Veuillez cliquer ici pour aider. David McMurrey payer pour l'hébergement web :
Faites un don du moindre montant que vous pouvez !
La rédaction technique en ligne restera gratuite.
Le public d'un document technique—ou de tout autre écrit d'ailleurs—est le lecteur ou les lecteurs intentionnels ou potentiels. Pour la plupart des rédacteurs techniques, cela est le plus important la considération dans la planification, la rédaction et la révision d'un document. Vous "adaptez" votre écriture pour répondre aux besoins, aux intérêts et au contexte des lecteurs qui liront votre texte.
Le principe semble incroyablement simple et évident. C'est à peu près comme dire à quelqu'un, "Parle de façon à ce que la personne en face de toi puisse comprendre ce que tu dis." C'est comme dire, "Ne parle pas de science spatiale à ton enfant de six ans." Avons-nous besoin d'un cours là-dessus ? Cela ne semble pas nécessaire. Mais, en fait, le manque d'analyse et d'adaptation à l'audience est l'une des causes profondes de la plupart des problèmes que l'on trouve dans les documents professionnels et techniques—en particulier les instructions où cela apparaît de manière la plus frappante.
Remarques :
- Une fois que vous avez lu la section sur les publics, essayez d'utiliser le planificateur d'audience. Vous remplissez les blancs avec les réponses à des questions détaillées sur votre public, puis vous vous l'envoyez par e-mail et, optionnellement, à votre instructeur.
- Aussi, ce chapitre comprend une section sur situation. Essayez d'utiliser le planificateur de situation pour développer une idée de la situation dans laquelle votre public se trouve.
L'une des premières choses à faire lorsque vous analysez un public est d'identifier son type (ou types— il n'y a rarement qu'un seul type). La division courante des publics en catégories est la suivante :
- Experts : Ce sont les personnes qui connaissent la théorie et le produit sur le bout des doigts. Ils l'ont conçu, ils l'ont testé, ils savent tout à son sujet. Souvent, ils ont des diplômes avancés et travaillent dans des milieux académiques ou dans des domaines de recherche et développement des secteurs public et technologique. Le lecteur non spécialiste est le moins susceptible de comprendre ce que ces personnes disent—mais a également le moins de raisons d'essayer. Plus souvent, le défi de communication auquel l'expert est confronté est de communiquer avec le technicien et l'exécutif.
- Techniciens : Ce sont les personnes qui construisent, exploitent, maintiennent et réparent les choses sur lesquelles les experts conçoivent et théorisent. Leur savoir est également très technique, mais de nature plus pratique.
- Cadres : Ceux-ci sont les personnes qui prennent des décisions commerciales, économiques, administratives, juridiques, gouvernementales et politiques sur les sujets avec lesquels les experts et les techniciens travaillent. S'il s'agit d'un nouveau produit, ils décident s'il faut le produire et le commercialiser. S'il s'agit d'une nouvelle technologie énergétique, ils décident si la ville doit l'implémenter. Les dirigeants ont probablement aussi peu de connaissances techniques sur le sujet que les non-spécialistes.
- Non-spécialistes : Ces lecteurs ont le moins de connaissances techniques de tous. Leur intérêt peut être aussi pratique que celui des techniciens, mais d'une manière différente. Ils veulent comprendre la nouvelle technologie énergétique suffisamment pour savoir s'ils doivent voter pour ou contre lors de la prochaine élection sur les obligations. Ou, ils peuvent simplement être curieux à propos d'une question technique spécifique et vouloir en apprendre davantage—mais sans raison pratique spécifique.
Analyse de l'audience
Il est important de déterminer à laquelle des quatre catégories justement discutées les lecteurs potentiels de votre document appartiennent, mais ce n'est pas tout. Les audiences, quelle que soit la catégorie, doivent également être analysées en termes de caractéristiques telles que les suivantes :
- Connaissances, expériences, formations : Une de vos préoccupations les plus importantes est de savoir quel niveau de connaissance, d'expérience ou de formation vous pouvez attendre de vos lecteurs. Si vous vous attendez à ce que certains de vos lecteurs manquent de certaines bases, devez-vous automatiquement les fournir dans votre document ? Considérons un exemple : imaginez que vous rédigez un guide sur l'utilisation d'un produit logiciel qui fonctionne sous Microsoft Windows. Combien pouvez-vous attendre que vos lecteurs sachent sur Windows ? Si certains sont susceptibles de peu connaître Windows, devez-vous fournir ces informations ? Si vous répondez non, vous prenez le risque de frustrer vos clients avec votre produit. Si vous répondez oui à l'ajout d'informations de base sur Windows, vous augmentez votre charge de travail et le nombre de pages du document (et donc le coût). Évidemment, il n'y a pas de réponse facile à cette question : une partie de la réponse peut impliquer combien de petits segments du public ont besoin de ces informations de base.
- Besoins et intérêts : Pour planifier votre document, vous devez savoir ce que votre audience va attendre de ce document. Imaginez comment les lecteurs voudront utiliser votre document ; que vont-ils en attendre. Par exemple, imaginez que vous écrivez un manuel sur comment utiliser un nouveau smartphone—qu'est-ce que vos lecteurs vont s'attendre à y trouver ? Imaginez que vous êtes sous contrat pour écrire un rapport de fond sur le réchauffement climatique pour une association nationale de l'immobilier—de quoi veulent-ils lire ; et, tout aussi important, que veulent-ils pas De quoi voulez-vous lire ?
- Différentes cultures : Si vous écrivez pour un public international, soyez conscient que les formats pour indiquer l'heure et les dates, les montants monétaires et les montants numériques varient à travers le monde. Soyez également conscient que l'humour et le langage figuratif (comme dans « frapper un home run ») ne seront probablement pas compris en dehors de notre propre culture. Texas A&M University met à disposition Chapitre 6, "Écrire pour des lecteurs internationaux," de Rapport d'Informations Techniques, Elizabeth Tebeaux, et al. Pour les normes, voir Liste des guides de style de Wikipédia. (Merci à l'invité anonyme qui a contribué à ces idées importantes.)
- Autres caractéristiques démographiques : Et bien sûr, il existe de nombreuses autres caractéristiques concernant vos lecteurs que pouvoir avoir une influence sur la manière dont vous devriez concevoir et rédiger votre document—par exemple, groupes d'âge, type de résidence, zone de résidence, sexe, préférences politiques, etc.
L'analyse de l'audience peut se compliquer par au moins deux autres facteurs : des types d'audience mélangés pour un document, une grande variabilité au sein de l'audience et des auditoires inconnus.
- Plus d'un public. Vous êtes susceptible de constater que votre document s'adresse à plus d'un public. Par exemple, il peut être consulté par des personnes techniques (experts et techniciens) et des personnes administratives (dirigeants). Que faire ? Vous pouvez soit rédiger toutes les sections de manière à ce que tous les publics de votre document puissent les comprendre (bonne chance !). Ou vous pouvez écrire chaque section strictement pour le public qui s'y intéresserait, puis utiliser des titres et des introductions de section pour alerter votre public sur où aller et quoi éviter dans votre document.
- Large variabilité dans un public. Vous pouvez réaliser que, bien que vous ayez un public qui entre dans une seule catégorie, il existe une grande variété dans son origine. C'est une situation délicate—si vous écrivez pour le dénominateur commun le plus bas du lecteur, vous risquez de vous retrouver avec un truc lourd et ennuyeux semblable à un livre qui rebutera la majorité des lecteurs. Mais si vous n'écrivez pas à ce niveau le plus bas, vous perdez ce segment de vos lecteurs. Que faire ? La plupart des écrivains se tournent vers la majorité des lecteurs et sacrifient cette minorité qui a besoin de plus d'aide. D'autres mettent les informations supplémentaires dans des annexes ou insèrent des renvois vers des livres pour débutants.
Exemple d'analyse de public
Si vous suivez un cours de rédaction technique, il se peut que l'on vous demande d'ajouter une description de l'audience à vos documents techniques. Voici un exemple :
| Remarque à l'instructeur : Ces instructions sont destinées aux personnes qui souhaitent simplifier leurs calculs en utilisant Microsoft Excel avec des macros pour traiter efficacement leurs données. Elles comprennent comment saisir des données dans Microsoft Excel et ont une connaissance de base de la suite Microsoft Office. Elles sont à l'aise avec les logiciels Windows et possèdent des compétences arithmétiques de base pour vérifier leurs calculs et détecter d'éventuelles erreurs logiques dans leurs calculs. |
Adaptation du public
D'accord ! Alors, vous avez analysé votre public jusqu'à ce que vous le connaissiez mieux que vous ne vous connaissez vous-même. À quoi bon ? Comment utilisez-vous cette information ? Comment éviter d'écrire quelque chose qui sera encore incompréhensible ou inutile pour vos lecteurs ?
L'art d'écrire à votre public peut avoir beaucoup à voir avec le talent inné, l'intuition et même le mystère. Mais il existe certains contrôles que vous pouvez utiliser pour augmenter vos chances de vous connecter avec vos lecteurs. Les "contrôles" suivants ont surtout trait à rendre les informations techniques plus compréhensibles pour des publics non spécialisés :
- Ajoutez des informations nécessaires pour que les lecteurs comprennent votre document. Vérifiez si certaines informations clés manquent—par exemple, une série d'étapes critiques d'un ensemble d'instructions ; des informations importantes qui aident les débutants à comprendre la discussion principale ; définition des termes clés. (Voir le chapitre sur idées de contenu pour les détails.)
- Omettez les informations dont vos lecteurs n'ont pas besoin. Des informations inutiles peuvent également troubler et frustrer les lecteurs— après tout, elles sont là pour qu'ils se sentent obligés de les lire. Par exemple, vous pouvez probablement couper la discussion théorique des instructions de base.
- Changez le niveau des informations que vous avez actuellement. Vous avez peut-être les bonnes informations mais elles peuvent être "présentées" à un niveau technique trop élevé ou trop bas. Elles peuvent être destinées au mauvais type de public—par exemple, à un public d'experts plutôt qu'à un public de techniciens. Cela se produit le plus souvent lorsque des notes de conception de produit sont confondues avec des instructions.
- Ajoutez des exemples pour aider les lecteurs à comprendre. Les exemples sont l'un des moyens les plus puissants de connecter avec les audiences, particulièrement dans les instructions. Même dans un texte non instructif, par exemple, lorsque vous essayez d'expliquer un concept technique, les exemples sont d'une grande aide—les analogies en particulier.
- Changez le niveau de vos exemples. Vous utilisez peut-être des exemples, mais le contenu ou le niveau technique peuvent ne pas être appropriés pour vos lecteurs. Des exemples simples peuvent ne pas être utiles aux experts ; des exemples très techniques peuvent totalement échapper à vos lecteurs non spécialisés.
- Changez l'organisation de vos informations. Parfois, vous pouvez avoir toutes les bonnes informations mais les organiser de la mauvaise manière. Par exemple, il peut y avoir trop d'informations contextuelles au départ (ou trop peu) de sorte que certains lecteurs se perdent. Parfois, les informations de fond doivent être consolidées dans l'information principale—par exemple, dans les instructions, il est parfois préférable de fournir des morceaux de contexte aux moments où ils sont immédiatement nécessaires. (Voir les chapitres sur structure et organisation d'informations dans un document.)
- Renforcez les transitions. Il peut être difficile pour les lecteurs, en particulier les non-spécialistes, de voir les liens entre les sections principales de votre document, entre les paragraphes individuels, et parfois même entre les phrases individuelles. Vous pouvez rendre ces connexions beaucoup plus claires en ajoutant mots de transition et en résonnant mots clés plus précisément. Des mots comme "donc," "par exemple," "cependant" sont des mots de transition—ils indiquent la logique reliant la pensée précédente à la pensée suivante. Vous pouvez également renforcer les transitions en répétant soigneusement les mêmes mots clés. Dans la prose technique, c'est pas une bonne idée de varier le choix des mots—utiliser les mêmes mots pour que les gens ne soient pas plus confus qu'ils ne le sont déjà. (Voir le chapitre sur transitions.)
- Rédigez des introductions plus percutantes—tant pour l'ensemble du document que pour les grandes sections. Les gens semblent lire avec plus de confiance et de compréhension quand ils ont une "vue d'ensemble"—une idée de ce qui s'en vient, et comment cela se rapporte à ce qu'ils viennent de lire. Par conséquent, assurez-vous d'avoir une introduction solide à l'ensemble du document—une introduction qui clarifie le sujet, l'objectif, le public et le contenu de ce document. Et pour chaque section majeure de votre document, utilisez des mini-introductions qui indiquent au moins le sujet de la section et donnent un aperçu des sous-sujets à couvrir dans cette section. (Voir le chapitre sur introductions à la fois pour des rapports complets et pour des sections à l'intérieur des rapports.)
- Créez des phrases d'accroche pour des paragraphes et des groupes de paragraphes. Cela peut aider les lecteurs énormément de leur donner une idée du sujet et de l'objectif d'une section (un groupe de paragraphes) et en particulier de leur donner un aperçu des sous-thèmes qui vont être abordés. Les feuilles de route aident quand vous êtes dans un état différent ! (Voir le chapitre sur utilisant des aperçus et des phrases de sujet.)
- Modifier le style et la longueur de la phrase. Comment vous rédigez — au niveau de chaque phrase — peut également faire une grande différence. Dans les instructions, par exemple, utiliser la voix impérative et "vous" une formulation est beaucoup plus compréhensible que la voix passive ou la formulation à la troisième personne. Pour une raison quelconque, personnaliser votre style d'écriture et le rendre plus détendu et informel peut le rendre plus accessible et compréhensible. L'écriture passive, sans personne, est plus difficile à lire — mettre des personnes et des actions dans votre écriture. De même, optez pour des verbes actifs plutôt que être la formulation des verbes. Tout cela rend votre écriture plus directe et immédiate—les lecteurs n'ont pas à chercher. (Voir le chapitre sur problèmes courants de style de phrase pour les détails.)
Et évidemment, la longueur des phrases compte également. Une moyenne de quelque part entre 15 et 25 mots par phrase est à peu près correcte ; les phrases de plus de 30 mots doivent être considérées avec méfiance. - Travaillez sur la clarté et l'économie des phrases. Cela est étroitement lié au précédent "contrôle" mais mérite sa propre place. Souvent, le style d'écriture peut être tellement verbeux qu'il est difficile ou frustrant à lire. Lorsque vous révisez vos ébauches, mettez-les au régime—parcourez un brouillon ligne par ligne en essayant de réduire le nombre total de mots, de pages ou de lignes de 20 pour cent. Essayez-le comme une expérience et voyez comment ça se passe. Vous trouverez beaucoup de détails précieux et inutiles ainsi que des tournures gonflées que vous pouvez supprimer. (Voir le chapitre sur problèmes courants de style de phrase et de clarté pour les détails.)
- Utilisez plus ou d'autres graphiques. Pour les publics non spécialisés, vous pourriez vouloir utiliser davantage de graphismes—et des graphismes plus simples. Les graphismes pour spécialistes sont plus détaillés, plus techniques. Dans les documents techniques pour non-spécialistes, il y a également tendance à avoir plus de graphismes "décoratifs" des graphismes —attrayants mais qui n'ont absolument aucun but informatif ou persuasif strict. (Voir le chapitre sur graphismes pour plus de détails.)
- Divisez le texte en morceaux significatifs et exploitables ou regroupez-le. Pour les lecteurs non spécialisés, il peut être nécessaire d'avoir des paragraphes plus courts. Peut-être qu'un paragraphe de 6 à 8 lignes est le maximum habituel. Remarquez combien les paragraphes sont plus longs dans les documents techniques écrits pour les spécialistes.
- Ajoutez des renvois à des informations importantes. Dans les informations techniques, vous pouvez aider les lecteurs non spécialistes en les dirigeant vers des sources de base. Si vous ne pouvez pas expliquer un sujet complètement sur le moment, indiquez une section ou un chapitre où cela est traité. (Voir le chapitre sur renvois croisés pour plus de détails.)
- Utilisez des titres et des listes. Les lecteurs peuvent être intimidés par de gros paragraphes denses, sans interruption autre qu'une ligne blanche de temps en temps. Recherchez dans vos ébauches des moyens d'incorporer des titres—cherchez des changements de sujet ou de sous-sujet. Examinez votre écriture pour des listes de choses—celles-ci peuvent être transformées en listes verticales. Recherchez des listes jumelées telles que des termes et leurs définitions—celles-ci peuvent être présentées sous forme de listes à deux colonnes. Bien sûr, faites attention à ne pas forcer ce formatage spécial—n'en faites pas trop. (Voir les chapitres sur titres et listes pour les détails.)
- Utilisez une typographie spéciale, et travaillez avec les marges, la longueur des lignes, l'espacement des lignes, la taille des caractères et le style de caractères. Pour les lecteurs non spécialisés, vous pouvez faire des choses comme réduire la longueur des lignes (réduire les marges), utiliser des tailles de police plus grandes, et d'autres tactiques similaires. Certains styles de police sont considérés comme plus conviviaux et plus lisibles que d'autres. (Essayez de trouver quelqu'un impliqué dans l'édition pour obtenir des conseils sur les polices.)
Ce sont les types de "contrôles" que les rédacteurs techniques professionnels utilisent pour peaufiner leur travail et le rendre aussi compréhensible que possible. Et en revanche, c'est l'accumulation de nombreux problèmes dans ces domaines—même ceux qui semblent triviaux—qui aboutit à un document difficile à lire et à comprendre. Les non-professionnels se demandent souvent pourquoi les rédacteurs et les éditeurs professionnels insistent pour s'occuper de ces détails apparemment fastidieux, triviaux et futiles dans l'écriture—mais tous s'additionnent ! Cela me rappelle la méthode d'exécution chinoise ancienne appelée "mort par mille coupures." Cependant, dans ce cas, ce serait "perplexité par mille petits problèmes."
Analyse de la situation et invention
Il ne suffit pas de choisir un sujet et de définir un public pour un projet de rédaction technique. Vous devez connaître (ou inventer) le situation dans lequel ce public opère — quels sont ses objectifs : résoudre un problème, permettre une amélioration, soutenir la prise de décision ? Les situations d'écriture de techdoc sont probablement aussi infinies que les relations sociales humaines. Une situation de techdoc implique un public ayant besoin ou demandant un certain type de techdoc pour ses besoins et utilisations spécifiques. Pour plus de détails, voir Analyse de la situation et invention
Informations connexes
Utiliser des enquêtes pour découvrir des insights sur l'audience. BrightTalk
Public. Université de Caroline du Nord à Chapel Hill
J'apprécierais vos réflexions, réactions, critiques concernant ce chapitre : votre réponse—David McMurrey
