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Le public d'un document technique—ou de toute autre écriture d'ailleurs—est le lecteur ou les lecteurs destinés ou potentiels. Pour la plupart des rédacteurs techniques, cela est le plus important considération dans la planification, la rédaction et la révision d'un document. Vous "adaptez" votre écriture pour répondre aux besoins, aux intérêts et aux antécédents des lecteurs qui liront votre écriture.
Le principe semble absurde de simplicité et évident. C'est un peu comme dire à quelqu'un, "Parle de manière à ce que la personne en face de toi puisse comprendre ce que tu dis." C'est comme dire, "Ne parle pas de science des fusées à ton enfant de six ans." Avons-nous besoin d'un cours là-dessus ? Ça ne semble pas le cas. Mais, en fait, le manque d'analyse et d'adaptation au public est l'une des causes profondes de la plupart des problèmes que l'on trouve dans les documents professionnels et techniques—particulièrement dans les instructions où cela se manifeste de manière la plus flagrante.
Remarques :
- Une fois que vous avez lu la section sur les publics, essayez d'utiliser le planificateur d'audience. Vous remplissez les blancs avec des réponses à des questions détaillées sur votre public, puis vous vous l'envoyez par e-mail et, optionnellement, à votre instructeur.
- De plus, ce chapitre comprend une section sur situation. Essayez d'utiliser le planificateur de situation pour développer une idée de la situation dans laquelle votre audience se trouve.
L'une des premières choses à faire lorsque vous analysez un public est d'identifier son type (ou types—il n'y a rarement qu'un seul type). La division courante des publics en catégories est la suivante :
- Experts : Ce sont les personnes qui connaissent la théorie et le produit sur le bout des doigts. Ils l'ont conçu, ils l'ont testé, ils savent tout à son sujet. Souvent, ils ont des diplômes avancés et travaillent dans des milieux académiques ou dans les domaines de la recherche et du développement au sein des gouvernements et des secteurs technologiques. Le lecteur non spécialiste est le moins susceptible de comprendre ce que ces personnes disent—mais a aussi le moins de raisons d'essayer. Plus souvent, le défi de communication auquel est confronté l'expert est de communiquer avec le technicien et l'exécutif.
- Techniciens : Ce sont les personnes qui construisent, exploitent, entretiennent et réparent les choses dont les experts conçoivent et théorisent. Leur connaissance est également très technique, mais d'une nature plus pratique.
- Cadres : Ce sont les personnes qui prennent des décisions commerciales, économiques, administratives, juridiques, gouvernementales et politiques sur les sujets avec lesquels les experts et les techniciens travaillent. Si c'est un nouveau produit, elles décident s'il faut le produire et le commercialiser. Si c'est une nouvelle technologie énergétique, elles décident si la ville doit l'implémenter. Les dirigeants ont probablement aussi peu de connaissances techniques sur le sujet que les non-spécialistes.
- Non-spécialistes : Ces lecteurs ont le moins de connaissances techniques de tous. Leur intérêt peut être aussi pratique que celui des techniciens, mais d'une manière différente. Ils veulent comprendre la nouvelle technologie énergétique suffisamment pour savoir s'ils doivent voter pour ou contre lors de la prochaine élection de l'obligation. Ou bien, ils peuvent simplement être curieux d'un sujet technique spécifique et vouloir en apprendre davantage à ce sujet—mais sans raison pratique spécifique.
Analyse de l'audience
Il est important de déterminer à laquelle des quatre catégories tout juste discutées appartiennent les lecteurs potentiels de votre document, mais ce n'est pas la fin. Les audiences, quelle que soit leur catégorie, doivent également être analysées en fonction de caractéristiques telles que les suivantes :
- Connaissances__ENTITÉ_0__savoirs, expérience, formation : L'une de vos préoccupations les plus importantes est de savoir combien de connaissances, d'expérience ou de formation vous pouvez attendre de vos lecteurs. Si vous vous attendez à ce que certains de vos lecteurs manquent de certaines bases, devez-vous automatiquement les fournir dans votre document ? Considérons un exemple : imaginez que vous rédigez un guide sur l'utilisation d'un produit logiciel qui fonctionne sous Microsoft Windows. Que pouvez-vous attendre que vos lecteurs sachent sur Windows ? Si certains sont susceptibles de peu connaître Windows, devez-vous fournir cette information ? Si vous répondez non, vous courez le risque de frustrer vos clients avec votre produit. Si vous répondez oui à l'ajout d'informations de base sur Windows, vous augmentez votre charge de travail et ajoutez au nombre de pages du document (et donc au coût). Évidemment, il n'y a pas de réponse facile à cette question—une partie de la réponse peut impliquer la taille de segment du public qui a besoin de ces informations de base.
- Besoins et intérêts : Pour planifier votre document, vous devez savoir ce que votre public va attendre de ce document. Imaginez comment les lecteurs vont vouloir utiliser votre document ; que vont-ils en exiger. Par exemple, imaginez que vous rédigez un manuel sur comment utiliser un nouveau smartphone—qu'est-ce que vos lecteurs s'attendent à y trouver ? Imaginez que vous êtes sous contrat pour rédiger un rapport de fond sur le réchauffement climatique pour une association nationale de l'immobilier—de quoi veulent-ils lire ; et, tout aussi important, que veulent-ils pas Que voulez-vous lire à propos de ?
- Différentes cultures : Si vous écrivez pour un public international, soyez conscient que les formats pour indiquer l'heure et les dates, les montants monétaires et les quantités numériques varient à travers le monde. Soyez également conscient que l'humour et le langage figuré (comme dans "frapper un coup de circuit") ne seront probablement pas compris en dehors de notre propre culture. L'université Texas A&M met à disposition Chapitre 6, "Écrire pour des lecteurs internationaux," de Rapport d'informations techniques, Elizabeth Tebeaux, et al. Pour les normes, voir Liste des guides de style de Wikipédia. (Merci à l'invité anonyme qui a contribué à ces idées importantes.)
- Autres caractéristiques démographiques : Et bien sûr, il y a beaucoup d'autres caractéristiques concernant vos lecteurs que pourrait avoir une influence sur la façon dont vous devriez concevoir et rédiger votre document—par exemple, les tranches d'âge, le type de résidence, la zone de résidence, le sexe, les préférences politiques, et ainsi de suite.
L'analyse du public peut devenir compliquée par au moins deux autres facteurs : des types de publics mixtes pour un même document, une grande variabilité au sein du public et des audiences inconnues.
- Plus d'un public. Vous constaterez probablement que votre document est destiné à plus d'un public. Par exemple, il peut être vu par des personnes techniques (experts et techniciens) et des personnes administratives (dirigeants). Que faire ? Vous pouvez soit rédiger toutes les sections de manière à ce que tous les publics de votre document puissent les comprendre (bonne chance !). Ou bien vous pouvez rédiger chaque section strictement pour le public qui s'y intéressera, puis utiliser des titres et des introductions de sections pour avertir votre public sur où aller et quoi éviter dans votre document.
- Grande diversité dans un public. Vous pouvez réaliser que, bien que vous ayez un public qui s'inscrit dans une seule catégorie, il y a une grande variabilité dans ses antécédents. C'est un défi—si vous écrivez pour le dénominateur commun le plus bas des lecteurs, vous risquez de finir avec un livre encombrant et ennuyeux qui rebutera la majorité des lecteurs. Mais si vous n'écrivez pas à ce niveau le plus bas, vous perdez ce segment de vos lecteurs. Que faire ? La plupart des écrivains choisissent la majorité des lecteurs et sacrifient cette minorité qui a besoin de plus d'aide. D'autres mettent les informations complémentaires dans des annexes ou insèrent des renvois à des livres pour débutants.
Exemple d'analyse de l'audience
Si vous suivez un cours de rédaction technique, on peut s'attendre à ce que vous ajoutiez une description du public à vos documents techniques. Voici un exemple :
| Note à l'instructeur : Ces instructions s'adressent aux personnes qui souhaitent simplifier leurs calculs à l'aide de Microsoft Excel en utilisant des macros pour traiter efficacement leurs données. Elles savent comment saisir des données dans Microsoft Excel et ont une connaissance de base de la suite Microsoft Office. Elles sont à l'aise avec les logiciels Windows et maîtrisent des compétences arithmétiques de base pour vérifier leurs calculs et contrôler les erreurs logiques dans le calcul. |
Adaptation de l'audience
D'accord ! Donc, vous avez analysé votre audience jusqu'à ce que vous la connaissiez mieux que vous ne vous connaissez vous-même. À quoi bon ? Comment utilisez-vous cette information ? Comment éviter d'écrire quelque chose qui sera toujours incompréhensible ou inutile pour vos lecteurs ?
Le métier d'écrire à votre public peut avoir beaucoup à voir avec le talent inné, l'intuition, et même le mystère. Mais il existe certains contrôles que vous pouvez utiliser pour avoir une meilleure chance de vous connecter avec vos lecteurs. Les "contrôles" suivants ont principalement pour but de rendre les informations techniques plus compréhensibles pour des publics non spécialisés :
- Ajoutez les informations nécessaires pour que les lecteurs comprennent votre document. Vérifiez si certaines informations clés manquent—par exemple, une série d'étapes critiques d'un ensemble d'instructions ; un contexte important qui aide les débutants à comprendre la discussion principale ; définition des termes clés. (Voir le chapitre sur idées de contenu pour plus de détails.)
- Omettez les informations dont vos lecteurs n'ont pas besoin. Les informations inutiles peuvent également confondre et frustrer les lecteurs—après tout, elles sont là pour qu'ils se sentent obligés de les lire. Par exemple, vous pouvez probablement éliminer la discussion théorique desinstructions de base.
- Changez le niveau des informations que vous avez actuellement. Vous pouvez avoir les bonnes informations mais elles peuvent être "mal" adaptées à un niveau technique trop élevé ou trop bas. Elles peuvent être destinées au mauvais type de public— par exemple, à un public d'experts plutôt qu'à un public de techniciens. Cela se produit le plus souvent lorsque des notes de conception de produit sont présentées comme des instructions.
- Ajoutez des exemples pour aider les lecteurs à comprendre. Les exemples sont l'un des moyens les plus puissants de se connecter avec le public, en particulier dans les instructions. Même dans un texte non instructif, par exemple, lorsque vous essayez d'expliquer un concept technique, les exemples sont d'une grande aide—les analogies en particulier.
- Changez le niveau de vos exemples. Vous utilisez peut-être des exemples, mais le contenu ou le niveau technique peuvent ne pas être appropriés pour vos lecteurs. Des exemples simples peuvent ne pas être utiles aux experts ; des exemples très techniques peuvent complètement échapper à vos lecteurs non spécialistes.
- Changez l'organisation de vos informations. Parfois, vous pouvez avoir toutes les bonnes informations mais les organiser de la mauvaise manière. Par exemple, il peut y avoir trop d'informations de fond au début (ou trop peu) de sorte que certains lecteurs se perdent. Parfois, les informations de fond doivent être consolidées dans l'information principale—par exemple, dans des instructions, il est parfois préférable d'introduire des portions de fond aux moments où elles sont immédiatement nécessaires. (Voir les chapitres sur structure et organisation d'informations dans un document.)
- Renforcez les transitions. Il peut être difficile pour les lecteurs, en particulier les non-spécialistes, de voir les liens entre les sections principales de votre document, entre les paragraphes individuels, et parfois même entre les phrases individuelles. Vous pouvez rendre ces connexions beaucoup plus claires en ajoutant mots de transition et en échoant mots-clés plus précisément. Des mots comme "donc," "par exemple," "cependant" sont des mots de transition—ils indiquent la logique reliant la pensée précédente à la pensée à venir. Vous pouvez également renforcer les transitions en écho soigneusement les mêmes mots clés. Dans la prose technique, c'est pas une bonne idée de varier le choix des mots—utiliser les mêmes mots afin que les gens ne soient pas plus confus qu'ils ne le sont déjà. (Voir le chapitre sur transitions.)
- Rédigez des introductions plus percutantes—à la fois pour l'ensemble du document et pour les principales sections. Les gens semblent lire avec plus de confiance et de compréhension quand ils ont la "vue d'ensemble"—une vision de ce qui arrive, et comment cela se rapporte à ce qu'ils viennent de lire. Par conséquent, assurez-vous d'avoir une introduction solide à l'ensemble du document—qui clarifie le sujet, l'objectif, le public et le contenu de ce document. Et pour chaque section importante de votre document, utilisez des mini-introductions qui indiquent au moins le sujet de la section et donnent un aperçu des sous-sujets qui seront couverts dans cette section. (Voir le chapitre sur introductions à la fois pour des rapports complets et pour des sections au sein des rapports.)
- Créez des phrases thématiques pour des paragraphes et des groupes de paragraphes. Il peut énormément aider les lecteurs de leur donner une idée du sujet et de l'objectif d'une section (un groupe de paragraphes) et, en particulier, de leur donner un aperçu des sous-thèmes qui vont être abordés. Les plans d'action aident quand vous êtes dans un état différent ! (Voir le chapitre sur utilisant des aperçus et des phrases introductrices.)
- Changer le style et la longueur des phrases. Comment vous rédigez—au niveau de chaque phrase—peut aussi faire une grande différence. Dans les instructions, par exemple, utiliser la voix impérative et "vous"des formulations est nettement plus compréhensible que la voix passive ou les formulations à la troisième personne. Pour une raison quelconque, personnaliser votre style d'écriture et le rendre plus détendu et informel peut le rendre plus accessible et compréhensible. L'écriture passive, sans personne, est plus difficile à lire—mettez des gens et de l'action dans votre écriture. De même, optez pour des verbes actifs plutôt que être phrasing des verbes. Tout cela rend votre écriture plus directe et immédiate—les lecteurs n'ont pas à chercher. (Voir le chapitre sur problèmes courants de style de phrase pour plus de détails.)
Et évidemment, la longueur des phrases compte aussi. Une moyenne d'environ 15 à 25 mots par phrase est à peu près idéale ; les phrases de plus de 30 mots sont à méfiance. - Travaillez sur la clarté et l'économie des phrases. Cela est étroitement lié au "contrôle" précédent mais mérite sa propre place. Souvent, le style d'écriture peut être tellement verbeux qu'il est difficile ou frustrant à lire. Lorsque vous révisez vos brouillons, mettez-les au régime— parcourez un brouillon ligne par ligne en essayant de réduire le nombre total de mots, de pages ou de lignes de 20 pour cent. Essayez-le comme une expérience et voyez comment cela se passe. Vous trouverez beaucoup de détails minutieux et inutiles ainsi que des formulations gonflées que vous pouvez couper. (Voir le chapitre sur problèmes courants de style de phrase et de clarté pour les détails.)
- Utilisez plus ou d'autres graphiques. Pour un public non spécialiste, vous voudrez peut-être utiliser plus de graphiques—et des graphiques plus simples. Les graphiques pour spécialistes sont plus détaillés, plus techniques. Dans les documents techniques pour non spécialistes, il y a également tendance à avoir plus de "graphiques"décoratifs—qui sont attrayants mais ne servent à aucun objectif informatif ou persuasif strict. (Voir le chapitre sur graphismes pour plus de détails.)
- Divisez le texte ou regroupez-le en morceaux significatifs et utilisables. Pour les lecteurs non spécialistes, il peut être nécessaire d'avoir des paragraphes plus courts. Un paragraphe de 6 à 8 lignes est généralement le maximum habituel. Remarquez à quel point les paragraphes sont plus longs dans les documents techniques rédigés pour les spécialistes.
- Ajoutez des références croisées à des informations importantes. Dans les informations techniques, vous pouvez aider les lecteurs non spécialisés en les dirigeant vers des sources de référence. Si vous ne pouvez pas expliquer complètement un sujet sur le moment, indiquez une section ou un chapitre où cela est traité. (Voir le chapitre sur renvois croisés pour les détails.)
- Utilisez des titres et des listes. Les lecteurs peuvent être intimidés par de gros paragraphes denses, découpés uniquement par une ligne vide de temps en temps. Recherchez dans vos brouillons des moyens d'incorporer des titres—cherchez des changements de sujet ou de sous-sujet. Recherchez dans votre écriture des listes de choses—celles-ci peuvent être transformées en listes verticales. Recherchez des listes associées telles que des termes et leurs définitions—celles-ci peuvent être transformées en listes à deux colonnes. Bien sûr, faites attention à ne pas forcer ce formatage spécial—ne le surexagérez pas. (Voir les chapitres sur titres et listes pour plus de détails.)
- Utilisez une typographie spéciale et travaillez avec les marges, la longueur des lignes, l'espacement des lignes, la taille des caractères et le style de police. Pour les lecteurs non spécialistes, vous pouvez faire des choses comme raccourcir les lignes (réduire les marges), utiliser des tailles de police plus grandes et d'autres tactiques similaires. Certains styles de police sont considérés comme plus conviviaux et plus lisibles que d'autres. (Essayez de trouver quelqu'un impliqué dans l'édition pour obtenir des conseils sur les polices.)
Ce sont les sortes de "contrôles" que les rédacteurs techniques professionnels utilisent pour peaufiner leur travail et le rendre aussi facilement compréhensible que possible. Et en contraste, c'est l'accumulation de nombreux problèmes dans ces domaines—même des problèmes apparemment triviaux—qui s'additionnent pour rendre un document difficile à lire et à comprendre. Les non-professionnels se demandent souvent pourquoi les rédacteurs et les éditeurs professionnels insistent pour s'occuper de détails apparemment pointilleux, triviaux, dérisoires dans l'écriture—mais ils s'accumulent tous ! Cela me rappelle la méthode d'exécution chinoise ancienne appelée "mort par mille coupures." Cependant, dans ce cas, ce serait "perplexité par mille problèmes mineurs."
Analyse de la situation et invention
Il ne suffit pas de choisir un sujet et de définir un public pour un projet de rédaction technique. Vous devez connaître (ou inventer) le situation dans laquelle ce public opère — quels sont ses objectifs : résoudre un problème, permettre une amélioration, soutenir la prise de décision ? Les situations pour l'écriture de techdoc sont probablement aussi infinies que les relations sociales humaines. Une situation de techdoc implique un public ayant besoin ou demandant un certain type de techdoc pour ses besoins et utilisations spécifiques. Pour plus de détails, voir Analyse de la situation et invention
Informations connexes
Utiliser des enquêtes pour découvrir des insights sur le public. BrightTalk
Public. Université de Caroline du Nord à Chapel Hill
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