L'introduction est l'une des sections les plus importantes d'un rapport—ou, pour le dire autrement, de tout document—mais les introductions sont souvent mal écrites. Une raison peut être que les gens ne comprennent pas l'objectif des introductions. Une introduction présente aux lecteurs le rapport et pas nécessairement, ou seulement de manière minimale, le sujet. "Introduction" n'est pas égal à "contexte" ; cela peut contenir un peu de contexte mais seulement de manière minimale.

Les lecteurs ont un besoin compréhensible de connaître quelques éléments de base sur un rapport avant de commencer à le lire : de quoi s'agit-il, pourquoi a-t-il été écrit, à quoi sert-il, pour qui est-il écrit et quels en sont les principaux contenus. Les lecteurs ont besoin d'une orientation de base sur le sujet, le but, la situation et le contenu d'un rapport—en d'autres termes, une introduction.

Imaginez que, il y a des années, vous écriviez un rapport de recommandation sur les dispositifs informatiques CD-ROM. Vous pourriez être tenté d'utiliser l'introduction pour discuter du contexte du développement des CD ou de son aspect théorique. Cela pourrait être des informations intéressantes à inclure dans le rapport, et cela appartient probablement au rapport—mais pas dans l'introduction, ou du moins pas avec beaucoup de détails ou de longueur.

Pour des rapports de 10 pages, les introductions peuvent en moyenne faire une demi-page à une pleine page. Sur cette page, vous pourriez avoir trois paragraphes. L'un de ces paragraphes pourrait être consacré aux informations de base—en d'autres termes, à l'introduction du sujet. Mais les deux autres paragraphes doivent remplir le rôle d'introduire le rapport et d'orienter le lecteur par rapport au rapport, comme discuté ci-après.

Assurez-vous de consulter les exemples supplémentaires : introductions aux instructions et rapports.

Éléments communs des introductions

Remarque : Si vous rédigez un document bref de 1 à 2 pages, assurez-vous de lire la section suivante sur introductions à des documents succincts.

Chacun des éléments suivants n'est pas nécessaire dans toutes les introductions, et certains éléments se combinent dans la même phrase. Plutôt que d'appliquer mécaniquement ces éléments, rédigez l'introduction qui vous semble bonne, puis revenez et recherchez ces éléments dans celle-ci.

Sujet. Dès le début de l'introduction, indiquez le sujet spécifique du rapport. Certaines introductions semblent vouloir tenir les lecteurs en haleine pendant un moment avant d'indiquer le véritable sujet—c'est un pari. Il est préférable d'indiquer le sujet tôt—de sorte que vous puissiez entourer les mots du sujet dans les trois à quatre premières lignes.

Objet et situation. Une bonne introduction doit indiquer pourquoi elle a été écrite, pour qui et dans quel but. Si le rapport fournit des recommandations sur l'implémentation d'un programme, l'introduction doit indiquer cet objectif. Vous pourriez également envisager d'indiquer quelque chose sur la portée du rapport — ce qu'il est. ne pas destiné à accomplir.

Public. Indiquez qui sont les lecteurs appropriés ou prévus du rapport — par exemple, " techniciens expérimentés formés sur le HAL/6000." Indiquez quel niveau d'expérience ou de connaissance les lecteurs doivent avoir pour comprendre le rapport, le cas échéant. Si aucun n'est nécessaire, dites-le. Si le rapport a été préparé pour les membres du conseil de la ville d'Utopia, Texas, l'introduction doit l'indiquer.

Aperçu du contenu. Indiquez les principaux contenus du rapport. Vous pouvez le faire avec une liste dans la phrase, comme les exemples l'illustrent. Si vous êtes préoccupé par les attentes excessives des lecteurs, indiquez quels sujets le rapport ne traite pas. pas couverture.

Contexte sur le sujet. C'est le favori de tout le monde ! Un peu de contexte minimal se trouve généralement dans une introduction—par exemple, des définitions clés, un contexte historique, une théorie, l'importance du sujet. Des informations comme celles-ci intéressent les lecteurs, les motivent à lire, les ancrent dans certains concepts fondamentaux. Attention, cependant—cette discussion peut vous échapper et remplir plus d'une page. Si c'est le cas, ce n'est pas grave—tout n'est pas perdu. Déplacez-le dans le corps du rapport, ou dans une annexe.

Contexte de la situation. Un autre type de contexte est également un bon candidat pour les introductions—la situation qui a suscité la nécessité du rapport. Par exemple, s'il y avait beaucoup de données contradictoires sur une nouvelle technologie, ce qui a entraîné le besoin de recherche, ce contexte pourrait être résumé dans l'introduction. Par exemple, si une entreprise avait besoin d'un nouvel équipement d'un certain type ou si l'entreprise avait un problème ou un besoin et certaines exigences par rapport à cet équipement—la discussion de ces questions devrait figurer dans l'introduction.

Remarquez dans la discussion de ces éléments que le mot "indique" continue d'être utilisé. C'est parce que vous souhaitez éviter un langage lourd comme "Le sujet de ce rapport est..." ou "Ce rapport a été écrit pour...". Remarquez comment les introductions d'exemples évitent généralement ce type de formulation.

Exemple d'introduction à un rapport long incluant des éléments de contrat. (S'ouvre en tant que fenêtre contextuelle ; redimensionnez pour mieux voir.)

Exemple d'une autre introduction de rapport longue, avec des éléments de contrat inclus. (Ouvre sous forme de fenêtre pop-up ; redimensionnez pour une meilleure visualisation.)

Regroupement et Séquençage des Éléments dans les Introductions

Regroupement. Un problème courant est de disperser les informations de contexte dans différentes parties d'une introduction. Bien qu'il puisse y avoir de bonnes raisons de diviser les informations de contexte en différentes parties d'une introduction, il est généralement préférable de les garder toutes au même endroit :

Désorganisation dans un paragraphe d'introduction.

Remarquez que la phrase surlignée en rouge est une information contextuelle. Cependant, l'information contextuelle se trouve dans le premier paragraphe. Déplacez-la dans le premier paragraphe et reformulez-la en utilisant "fiable" pour la transition.

Séquençage. Une autre façon d'analyser les introductions est de considérer la séquence des types d'informations qui s'y trouvent. Avec la phrase hors de propos déplacée au premier paragraphe, une séquence raisonnable de types d'informations pourrait être la suivante :

Informations de base
Sujets à aborder
Public cible
Champ : ce qui n'est pas couvert

Séquence couramment utilisée des types d'informations dans un paragraphe d'introduction.

Introductions aux Documents Courts

Assurez-vous de consulter les exemples supplémentaires : introductions aux instructions et rapports.

Si vous rédigez un bref document de 1 à 2 pages, vous n'avez pas besoin de tous ces éléments communs aux introductions de rapports discutés dans la section précédente. Voici le sous-ensemble de ce dont vous aurez probablement besoin :

Sujet. Si vous pouvez entourer les mots clés quelque part dans les trois à quatre premières lignes de l'introduction, c'est bon.

Objectif et situation. Dans les instructions, il suffit de dire aux lecteurs qu'ils vont voir comment faire quelque chose. Dans un rapport de recommandation, il suffit de mentionner que les lecteurs vont voir des conclusions et des recommandations.

Public. Indiquez quel niveau d'expérience ou de connaissance les lecteurs doivent avoir pour comprendre le document. S'il n'en faut aucun, dites-le.

Aperçu du contenu. Indiquez le contenu principal du document. Une simple liste en phrase fera l'affaire.

Contexte. Souvenez-vous toujours qu'une introduction n'est pas une discussion de fond ; elle peut en contenir un peu, mais seulement minimalement.


Exemple d'une brève introduction avec la plupart des éléments clés présents.

Introductions dans les Plans

Lorsque vous élaborez un plan pour un document de la longueur d'un rapport, vous pourriez vous retrouver à utiliser cette section en chiffres romains I pour des informations de base. Ce n'est pas une bonne idée. Rappelez-vous la directive : Les introductions préparent les lecteurs à lire le document.. Dans cette optique, esquisser l'introduction d'un document de type rapport est assez simple. Voici un exemple :

I. INTRODUCTION
A. Objectif
B. Portée
C. Aperçu (liste brève de ce qui sera couvert)
D. Situation et public
II. CONTEXTE . . .

Vous n'avez pas besoin d'inclure tous ces éléments ni dans cet ordre exact, et vous devriez être capable de combiner habilement certains de ces éléments dans la même phrase.

Introductions de section

Nous ne pensons généralement pas qu'il y a plus d'une introduction dans un rapport. Cependant, dans les rapports de plus de 8 à 10 pages ou plus, les sections individuelles ont également besoin d'une sorte d'introduction. Celles-ci peuvent être appelées introductions de section parce qu'ils préparent les lecteurs à lire une section d'un rapport—ils orientent les lecteurs vers son contenu et son objectif et montrent un lien avec la section précédente.

Bien sûr, une introduction de section n'a pas besoin d'avoir tous les éléments d'une introduction de rapport. Cependant, elle en contient plusieurs qui, s'ils sont bien abordés, peuvent faire une grande différence dans la clarté et le déroulement d'un rapport.

Exemple d'introduction de section. Notez que cette introduction de section mentionne non seulement les sujets précédents et à venir, mais montre également comment ils sont liés. (D'un rapport rédigé en 1983.)

Indication de sujet. Comme pour l'introduction du rapport, indiquez le sujet de la section à venir. Mais rappelez-vous—que cela n'a pas à être ennuyeux et lourd "Le sujet de cette prochaine section du rapport est..."

Aperçu du contenu. Tout comme dans l'introduction du rapport, il est bon de lister les principaux contenus. La liste intégrée dans la phrase sert bien cet objectif.

Transition. Un élément très utile dans les introductions de section est la phrase de transition qui indique comment la section précédente se rapporte à celle qui va commencer. Dans des rapports de n'importe quelle longueur et complexité, c'est une bonne technique — cela guide les lecteurs, leur montrant comment les différentes parties du rapport s'assemblent.

Liste de vérification de révision pour les introductions

En révisant vos introductions, attention aux problèmes tels que les suivants :

  • Évitez d'écrire une introduction composée uniquement d'informations de base ; évitez de permettre aux informations de base de submerger les éléments clés de l'introduction.
  • Assurez-vous d'indiquer le sujet tôt.
  • Assurez-vous d'indiquer le public et la situation—ce que les lecteurs doivent attendre du rapport ; quelles connaissances ou antécédents ils doivent avoir pour comprendre le rapport ; quelle situation a rendu nécessaire la rédaction du rapport.
  • Assurez-vous qu'il y a un aperçu du contenu du rapport, ainsi que des informations sur la portée—ce que le rapport ne couvre pas.

J'apprécierais vos réflexions, réactions, critiques concernant ce chapitre : votre réponse—David McMurrey.