Introductions

Dites-nous où vous êtes situé !

Contenu de cette section

Éléments communs des introductions

Regroupement et Séquençage d'Éléments

Introductions aux Documents Brèves

Introductions dans les Plans

Introductions de Section

Vos commentaires sur ce chapitre

Indice principal

L'introduction est l'une des sections les plus importantes d'un rapport—ou, en fait, de tout document—mais les introductions sont souvent mal rédigées. Une raison peut être que les gens mal comprennent le but des introductions. Une introduction présente aux lecteurs le rapport et pas nécessairement, ou seulement de manière minimale, le sujet. "Introduction" n'est pas égal à "contexte"; cela peut contenir un peu de contexte mais seulement de manière minimale.

Les lecteurs ont un besoin compréhensible de connaître quelques éléments de base sur un rapport avant de commencer à le lire : tels que de quoi s'agit-il, pourquoi a-t-il été écrit, à quoi sert-il, pour qui est-il écrit, et quels sont ses principaux contenus. Les lecteurs ont besoin d'une orientation de base sur le sujet, l'objectif, la situation et le contenu d'un rapport—en d'autres termes, une introduction.

Imaginez que, il y a des années, vous écriviez un rapport de recommandation sur les dispositifs informatiques CD-ROM. Vous pourriez être tenté d'utiliser l'introduction pour discuter de l'historique du développement des disques compacts ou de son aspect théorique. Cela pourrait être de bonnes informations à inclure dans le rapport, et cela appartient probablement au rapport—mais pas dans l'introduction, ou du moins pas en détail ou en longueur.

Pour des rapports de 10 pages, les introductions peuvent en moyenne faire une demi-page à une page entière. Sur cette page, vous pourriez avoir trois paragraphes. L'un de ces paragraphes pourrait être consacré aux informations de base—, en d'autres termes, à l'introduction du sujet. Mais les deux autres paragraphes doivent introduire le rapport et orienter le lecteur vers le rapport, comme discuté ci-après.

Assurez-vous de consulter les exemples supplémentaires : introduction aux instructions et rapports.

Remarque : Si vous rédigez un document bref de 1 à 2 pages, assurez-vous de lire la section suivante sur introductions aux documents brièvement.

Chacun des éléments suivants n'est pas requis dans toutes les introductions, et certains éléments peuvent se combiner dans la même phrase. Plutôt que d'appliquer mécaniquement ces éléments, écrivez l'introduction qui vous semble bonne, puis revenez et cherchez ces éléments dedans.

Sujet. Au début de l'introduction, indiquez le sujet spécifique du rapport. Certaines introductions semblent vouloir tenir les lecteurs en haleine un moment avant d'indiquer le véritable sujet—c'est un pari. Il vaut mieux indiquer le sujet tôt—de manière à ce que vous puissiez entourer les mots du sujet dans les trois à quatre premières lignes.

But et situation. Une bonne introduction doit indiquer pourquoi elle a été écrite, pour qui, et dans quel but. Si le rapport contient des recommandations sur la mise en œuvre d'un programme, l'introduction doit indiquer ce but. Vous pourriez également envisager d'indiquer quelque chose sur la portée du rapport—ce qu'il est. pas destiné à accomplir.

Audience. Indiquez qui sont les lecteurs appropriés ou prévus du rapport —, par exemple, " techniciens expérimentés formés sur le HAL/6000." Indiquez quel niveau d'expérience ou de connaissance les lecteurs doivent avoir pour comprendre le rapport, le cas échéant. S'il n'y en a pas, indiquez-le. Si le rapport a été préparé pour les membres du conseil de la Ville d'Utopia, Texas, l'introduction doit le préciser.

Aperçu du contenu. Indiquez les principaux contenus du rapport. Vous pouvez le faire avec une liste intégrée dans la phrase, comme l'illustrent les exemples. Si vous êtes préoccupé par les attentes exagérées des lecteurs, indiquez quels sujets le rapport ne traite pas. pas couverture.

Contexte sur le sujet. C'est le préféré de tout le monde ! Un minimum de contexte se trouve généralement dans une introduction—par exemple, des définitions clés, un contexte historique, une théorie, l'importance du sujet. Des informations comme celles-ci suscitent l'intérêt des lecteurs, les motivent à lire, les ancrent dans des concepts fondamentaux. Faites attention, cependant—cette discussion peut vous échapper et remplir plus d'une page. Si c'est le cas, ce n'est pas grave—tout n'est pas perdu. Déplacez-le dans le corps du rapport ou dans une annexe.

Contexte de la situation. Un autre type de contexte est également un bon candidat pour les introductions—la situation qui a engendré la nécessité du rapport. Par exemple, s'il y avait beaucoup de données contradictoires sur une nouvelle technologie, ce qui a suscité le besoin de recherche, ce contexte pourrait être résumé dans l'introduction. Par exemple, si une entreprise avait besoin d'un nouvel équipement de quelque sorte ou si l'entreprise avait un problème ou un besoin et des exigences en relation avec cet équipement—la discussion de ces affaires devrait figurer dans l'introduction.

Remarquez dans la discussion de ces éléments que le mot "indique" est souvent utilisé. C'est parce que vous souhaitez éviter un langage trop direct tel que "Le sujet de ce rapport est..." ou "Ce rapport a été rédigé pour...". Remarquez comment les introductions d'exemple évitent généralement ce type de formulation.

Exemple d'introduction à un rapport détaillé avec des éléments de contrat inclus. (Ouvre comme un popup ; redimensionnez pour un meilleur affichage.)

Exemple d'une autre introduction de rapport longue à nouveau, avec des éléments de contrat inclus. (Ouvre comme un popup ; redimensionnez pour une meilleure visualisation.)

Groupe. Un problème courant est de disperser les informations contextuelles dans différentes parties d'une introduction. Bien qu'il puisse y avoir de bonnes raisons de diviser les informations de fond en parties disparates d'une introduction, les garder toutes au même endroit est généralement préférable :

Désorganisation dans un paragraphe introductif.

Remarquez que la phrase surlignée en rouge est une information de fond. Cependant, l'information de fond se trouve dans le premier paragraphe. Déplacez-la au premier paragraphe et reformulez-la avec "fiable" pour la transition.

Séquençage. Une autre façon d'analyser les introductions est de considérer la séquence des types d'informations qui y apparaissent. Avec la phrase déplacée hors de son contexte mise au début du premier paragraphe, une séquence raisonnable des types d'informations pourrait être la suivante :

Séquence couramment utilisée des types d'informations dans un paragraphe introductif.

Assurez-vous de consulter les exemples supplémentaires : introductions aux instructions et rapports.

Si vous rédigez un document bref de 1 à 2 pages, vous n'avez pas besoin de tous ces éléments communs aux introductions de rapport abordés dans la section précédente. Voici l'ensemble des éléments dont vous aurez probablement besoin :

Sujet. Si vous pouvez entourer les mots-clés du sujet quelque part dans les trois à quatre premières lignes de l'introduction, c'est bon.

But et situation. Dans les instructions, il suffit de dire aux lecteurs qu'ils vont voir comment faire quelque chose. Dans un rapport de recommandation, il suffit de mentionner que les lecteurs verront des conclusions et des recommandations.

Public. Indiquez le niveau d'expérience ou de connaissance nécessaire pour comprendre le document. Si aucune n'est requise, dites-le.

Aperçu du contenu. Indiquez les principaux contenus du document. Une simple liste dans la phrase suffira.

Contexte. N'oubliez jamais qu'une introduction n'est pas une discussion de fond ; elle peut en contenir, mais seulement de manière minimale.

Exemple d'une brève introduction avec la plupart des éléments clés présents.

Lorsque vous élaborez un plan pour un document de longueur rapport, vous pourriez vous retrouver à utiliser cette section en chiffres romains I pour des informations générales. Ce n'est pas une bonne idée. Souvenez-vous de la directive : Les introductions préparent les lecteurs à lire le document.. Cela dit, esquisser l'introduction d'un document de longueur rapport est assez facile. Voici un exemple :

I. INTRODUCTION
A. Objectif
B. Portée
C. Aperçu (liste brève de ce qui sera couvert)
D. Situation et public
II. CONTEXTE . . .

Vous n'avez pas besoin d'inclure tous ces éléments ni dans cet ordre exact, et vous devriez pouvoir combiner habilement certains de ces éléments dans la même phrase.

Nous ne pensons généralement pas qu'il y ait plus d'une introduction dans un rapport. Cependant, dans les rapports de 8 à 10 pages ou plus, les sections individuelles ont également besoin d'une sorte d'introduction. Celles-ci peuvent être appelées introductions de section car ils préparent les lecteurs à lire une section d'un rapport—ils orientent les lecteurs vers son contenu et son objectif et montrent un lien avec la section précédente.

Bien sûr, une introduction de section n'a pas besoin d'avoir tous les éléments d'une introduction de rapport. Cependant, elle en a plusieurs qui, si elles sont bien traitées, peuvent faire une grande différence dans la clarté et le flux d'un rapport.

Introduction de la section exemple. Remarquez que cette introduction de section mentionne non seulement les sujets précédents et à venir, mais montre aussi comment ils sont liés. (D'un rapport écrit en 1983.)

Indication de sujet. Comme pour l'introduction du rapport, indiquez le sujet de la section à venir. Mais rappelez-vous—que cela ne doit pas être ennuyeux ou trop lourd"Le sujet de cette prochaine section du rapport est..."

Aperçu du contenu. Tout comme dans l'introduction du rapport, il est bon de lister les contenus principaux. La liste intégrée dans la phrase sert bien cet objectif.

Transition. Un élément très utile dans les introductions de sections est la phrase de transition qui indique comment la section précédente se rapporte à celle qui s'apprête à commencer. Dans les rapports de toute longueur et complexité, c'est une bonne technique — cela guide les lecteurs, leur montrant comment les différentes parties du rapport s'imbriquent.

En révisant vos introductions, faites attention aux problèmes tels que les suivants :

• Évitez d'écrire une introduction composée uniquement d'informations de base ; évitez que les informations de base n'écrasent les éléments clés de l'introduction.
• Assurez-vous d'indiquer le sujet tôt.
• Assurez-vous d'indiquer le public et la situation—ce que les lecteurs doivent attendre du rapport ; quelles connaissances ou antécédents ils ont besoin pour comprendre le rapport ; quelle situation a entraîné le besoin du rapport.
• Assurez-vous qu'il y a un aperçu des contenus du rapport, ainsi que des informations sur la portée—ce que le rapport ne couvre pas.

J'apprécierais vos réflexions, réactions, critiques concernant ce chapitre : votre réponse—David McMurrey.