Présentations Orales

Une tâche courante dans les cours de rédaction technique—sans parler du milieu professionnel—est de préparer et de faire une présentation orale. Vous vous demandez peut-être ce qu'un oral le rapport est en train de faire dans un écriture classe. Les employeurs recherchent certainement des cours et de l'expérience dans la préparation de documents écrits, mais ils recherchent également une certaine expérience dans les présentations orales. C'est pourquoi le véritable nom de cours comme celui-ci devrait être "Introduction à la Communication Technique."

Ce qui suit a été écrit pour un cadre de classe traditionnel en présentiel. Si vous suivez la version en ligne de l'écriture technique, les exposés oraux peuvent être envoyés sous forme de « scripts », ou avec le bon équipement, des versions audio peuvent être diffusées en direct ou enregistrées. Dans tous les cas, les étudiants évaluent les exposés oraux des autres en remplissant un formulaire comme celui fourni à la fin de ce chapitre.

Assurez-vous de consulter le exemples.

Sujet et situation pour la présentation orale

Pour le rapport oral dans un cours de rédaction technique, imaginez que vous remettez officiellement votre travail final. écrit faites un rapport aux personnes avec qui vous avez établi le contrat ou l'accord hypothétique. Par exemple, imaginez que vous ayez contracté avec une entreprise de logiciels pour rédiger son manuel utilisateur. Une fois que vous l'avez terminé, vous auriez une réunion avec les responsables pour remettre officiellement le guide. Vous passeriez un certain temps à les orienter sur le guide, leur montrant comment il est organisé et rédigé, et discutant de certains de ses points forts. Votre objectif est de les familiariser avec le guide et de les inciter à poser des questions ou à exprimer des préoccupations. (Votre classe fera volontiers semblant d'être qui vous leur dites d'être pendant votre présentation.)

Comme vous pouvez le voir, vous ne devriez pas avoir à faire de recherches pour préparer ce devoir—il vous suffit de planifier les détails de votre discours et de préparer au moins un visuel. Si vous avez un sujet de rapport que vous préféreriez ne pas présenter oralement, discutez d'autres possibilités avec votre enseignant. Voici quelques pistes de réflexion au cas où vous voudriez présenter autre chose :

But : Une façon de trouver un sujet est de penser à l'objectif de votre discours. Est-ce pour instruire (par exemple, expliquer comment utiliser un programme de traitement de texte sur un ordinateur), persuader (de voter pour ou contre un certain projet d'obligation orienté sur la technique), ou simplement informer (faire un rapport sur la participation des citoyens au nouveau programme de recyclage).
- But de l'information : Un rapport oral peut être principalement informatif. Par exemple, en tant que membre d'un comité impliqué dans un projet de relocalisation de l'usine, votre tâche pourrait être de faire un rapport oral sur l'état du bâtiment et des terrains sur l'un des sites proposés à l'achat. Ou, vous pourriez être amené à vous présenter devant le conseil municipal et faire un rapport sur le succès du nouveau projet de recyclage sponsorisé par la ville.
- But de l'instruction : Un rapport oral peut être principalement pédagogique. Votre tâche pourrait consister à former de nouveaux employés à utiliser certains équipements ou à effectuer certaines tâches routinières.
- But d'influencer : Un rapport oral peut être principalement persuasif. Vous pourriez vouloir convaincre des membres d'organisations civiques locales de soutenir un programme de recyclage à l'échelle de la ville. Vous pourriez vous présenter devant le conseil municipal pour persuader ses membres de réserver certains terrains appartenant à la ville pour des parcs, des terrains de softball et de baseball, ou des jardins communautaires.
Sujets : Vous pouvez commencer par penser à un sujet technique, par exemple, les panneaux solaires, les microprocesseurs, l'irrigation goutte à goutte ou la chirurgie au laser. Pour votre exposé oral, pensez à un sujet qui vous intéresserait, mais trouvez une raison pour laquelle le public voudrait écouter votre exposé oral.
Lieu ou situation : Vous pouvez trouver des sujets pour des exposés oraux ou élaborer des plans plus détaillés en réfléchissant à l'endroit ou à la situation dans laquelle votre exposé oral pourrait naturellement être donné : lors d'une association de quartier ? à la réunion de l'association des parents et des enseignants ? lors d'une réunion d'église ? au club de jardinage ? lors d'une réunion du conseil municipal ? lors d'une réunion du conseil d'administration ou des cadres supérieurs d'une entreprise ? Penser à un exposé oral de cette manière vous permet de vous concentrer sur le public, ses raisons de vous écouter, ainsi que sur ses intérêts et son parcours.

Contenu et Exigences pour la Présentation Orale

L'accent de votre présentation orale est sur une présentation claire et compréhensible ; une discussion bien organisée, bien planifiée et bien chronométrée. Vous n'avez pas besoin d'être M. ou Mme. Slick-Operator—il vous suffit de présenter les éléments essentiels de ce que vous avez à dire de manière calme, organisée et bien planifiée.

Lorsque vous ferez votre présentation orale, nous écouterons tous les mêmes choses. Utilisez ce qui suit comme une liste de critères, comme un moyen de concentrer vos préparations :

Plan d'expliquer à la classe quelle est la situation de votre exposé oral, qui vous êtes et qui ils devraient imaginer qu'ils sont. Assurez-vous qu'il y ait une séparation nette entre cette brève explication et le début de votre exposé oral.
Assurez-vous que votre rapport oral ne dure pas plus longtemps que le maximum stipulé par les organisateurs de l'événement ou votre instructeur. Si vous êtes dans un cours de rédaction technique, demandez à votre instructeur d'utiliser des signaux pour indiquer quand le maximum approche, est atteint ou a été dépassé.
Faites particulièrement attention à l'introduction de votre discours :
- Indique le but de votre exposé oral
- donnez un aperçu de son contenu
- trouver un moyen de intérêt le public.
(voir le texte d'exemple d'une introduction à un rapport oral.)
Utilisez au moins un visuel—de préférence des diapositives avec un logiciel de présentation (tel que Powerpoint) ou des transparents pour le projecteur. Les tableaux à feuillets et les objets d'exposition sont acceptables. Mais évitez d'écrire des choses au tableau noir ou au tableau blanc ou de vous fier uniquement aux documents distribués.
Assurez-vous de discuter des éléments clés de vos visuels. Ne vous contentez pas de les afficher sans y prêter attention. Mettez en avant des éléments à leur sujet ; expliquez-les à l'audience.
Prévoyez d'expliquer tout aspect technique de votre sujet de manière claire et compréhensible. Ne vous précipitez pas sur des éléments complexes et techniques—ralentissez et expliquez-les soigneusement afin que nous puissions les comprendre.
Utilisez "les titres parlés"—vous vous êtes maintenant familiarisé avec l'utilisation des titres dans vos travaux écrits. Il existe un corollaire dans les rapports oraux. Avec ceux-ci, vous donnez à votre public un signal très clair que vous passez d'un sujet ou d'une partie de votre discours à la suivante. (Voir les exemples de titre oral.)
Planifiez votre rapport à l'avance et entraînez-vous pour qu'il soit organisé. Assurez-vous que les auditeurs savent de quoi vous parlez et pourquoi, quelle partie de votre discours vous êtes en train de présenter, et ce qui va suivre. Les aperçus et les titres prononcés contribuent grandement à ce sens d'organisation.
Terminez par une véritable conclusion. Les gens oublient parfois de planifier comment conclure un exposé oral et finissent par se perdre dans un murmure. Rappelez-vous qu'aux conclusions, vous pouvez :
- résumer (revoir les points importants de ce que vous avez discuté)
- conclure (citez une conclusion logique basée sur ce que vous avez présenté)
- fournir quelques dernière pensée (finir par un point final intéressant mais suffisamment général pour ne pas nécessiter d'élaboration)
- ou une combinaison de ces trois
Et certainement, vous voudrez inciter le public à poser des questions et à exprimer des préoccupations.
Comme mentionné ci-dessus, assurez-vous que votre rapport oral est soigneusement chronométré selon le maximum autorisé. Quelques idées sur la façon de procéder seront présentées dans la section suivante.

Diagramme de la présentation orale.

Préparation pour la Présentation Orale

Choisissez la méthode de préparation pour la présentation qui convient le mieux à votre niveau de confort avec la prise de parole en public et avec votre sujet. Cependant, faites une sorte de préparation ou de répétition— certaines personnes supposent qu'elles peuvent simplement se lever et improviser pendant le temps prévu et être détendues, informelles. Cela ne fonctionne souvent pas de cette façon— avoir un trou de mémoire est l'expérience la plus courante.

Voici les possibilités évidentes pour la préparation et la livraison :

Écrivez un script, entraînez-vous ; gardez-le à portée de main pour une consultation rapide pendant votre discours.
Préparez le plan de votre discours ; entraînez-vous avec, apportez-le pour référence.
Préparez des fiches de rappel, exercez-vous avec elles et utilisez-les pendant votre présentation.
Écrivez un script et lisez-le (de préférence, jetez-y un coup d'œil de temps en temps).

Bien sûr, les méthodes extemporanées ou improvisées sont également là pour les courageux et les aventuriers. Cependant, veuillez garder à l'esprit que jusqu'à 25 personnes vous écouteront—vous leur devez une bonne présentation, une qui soit claire, compréhensible, bien planifiée, organisée et en phase avec votre objectif et votre public.

Peu importe la méthode que vous utilisez pour vous préparer à la présentation. Bien sûr, le style "tête baissée" de lire votre rapport directement d'un script a ses problèmes. Il y a peu ou pas de contact visuel ou d'interaction avec le public. La présentation tend vers un monotone ennuyeux qui soit rebute les auditeurs, soit est difficile à comprendre.

Pour une raison quelconque, les gens ont tendance à devenir nerveux s'ils sont nouveaux dans les présentations orales. Essayez de vous rappeler que vos camarades de classe et votre instructeur forment un groupe très indulgent et soutenant. Vous n'avez pas besoin d'être un artiste hors pair—juste d'être clair, organisé et compréhensible. Le stress s'estompera un jour, au fur et à mesure que vous ferez des présentations orales.

Commencer la présentation : l'introduction

Pour bien commencer votre présentation, prévoyez de faire ce qui suit :

Je m'appelle [Votre Nom] et je suis ravi de me présenter. J'aime explorer de nouvelles idées et apprendre constamment. Dans mon temps libre, je suis passionné par la lecture et le voyage. J'apprécie également passer du temps avec ma famille et mes amis.
Indiquez le sujet et l'objectif de votre présentation.
Trouvez une façon brève d'indiquer l'importance de votre sujet—suscitez de l'intérêt.
Fournissez une brève liste en une phrase de ce que votre présentation couvrira ; fournissez une feuille de route.

Regardez comment ces éléments sont gérés dans l'exemple suivant :

Remarques introductives dans une présentation orale.

Utiliser des titres oraux dans une présentation

Planifiez le en-têtes parlés vous utiliserez dans votre présentation. Ceux-ci indiquent que vous passez d'un sous-thème à un autre, ou qu'ils annoncent un nouveau sous-thème. Ce sont comme des panneaux indicateurs verbaux qui aident vos auditeurs à garder une idée de l'organisation de votre présentation. C'est exactement la même idée que celle présentée dans le chapitre sur titres dans les documents imprimés. Certains orateurs utilisent une série de questions pour indiquer de nouveaux sous-thèmes. Regardez les titres oraux (appelés "titres verbaux") dans ce qui suit :

Exemples de titres parlés dans une présentation orale.

Faire une présentation orale

Lorsque vous faites un rapport oral, concentrez-vous sur des domaines problématiques courants tels que ceux-ci :

Chronométrage—Assurez-vous de respecter le délai prévu. Tout excès de temps est également un problème. Faites des répétitions, écrivez un script ou trouvez un autre moyen d'obtenir le timing parfait.
Volume—Évidemment, vous devez vous assurer de parler suffisamment fort pour que tout votre public puisse vous entendre. Vous pourriez trouver un moyen de pratiquer un peu plus fort les jours précédant la présentation orale.
Rythme, vitesse—Parfois, les présentateurs oraux qui sont un peu nerveux parlent trop vite. Toute cette adrénaline les pousse à aller trop vite dans leur discours. Cela rend difficile le suivi pour le public. En général, il aide les auditeurs à mieux vous comprendre si vous parlez un peu plus lentement et délibérément que dans une conversation normale. Ralentissez, détendez-vous, soyez clair.
Gestes et posture—Faites attention aux mains nerveuses qui volent partout. Cela peut aussi être distrayant—et un peu comique. En même temps, ne vous transformez pas en mannequin. Prévoyez de garder vos mains jointes ou de vous tenir au pupitre et de faire seulement occasionnellement un geste. En ce qui concerne la posture, évitez de vous affaisser au pupitre et de vous appuyer contre le mur.
Béquilles verbales—Faites attention à ne pas trop "heu," "vous savez," "d'accord" et à d'autres sortes d'habitudes verbales nerveuses. Au lieu de dire "heu" ou "vous savez" toutes les trois secondes, ne dites simplement rien du tout. Dans les jours précédant votre présentation orale, entraînez-vous à parler sans ces béquilles verbales. Le silence qui les remplace n'est pas une mauvaise chose—il donne aux auditeurs le temps de traiter ce que vous dites.

Planification et préparation des visuels pour les présentations orales

Préparez au moins un visuel pour ce rapport. Voici quelques idées pour le "média" à utiliser pour vos visuels :

Diapositives de logiciel de présentation—Projeter des images ("diapositives") à l'aide de logiciels tels que Powerpoint est devenu la norme, même s'il est critiqué par certains. Un problème courant lors de la création de ces diapositives est de trop comprimer d'informations sur des diapositives individuelles. Une recherche rapide sur des termes comme Présentation PowerPoint vous permettra de lire sur la création de ces diapositives et de les concevoir intelligemment. Bien sûr, la salle dans laquelle vous utilisez ces diapositives doit être équipée d'un projecteur d'ordinateur.
Transparences pour projecteur à rétroprojectionLe projecteur overhead utilisé avec des transparents semble avoir été relégué à l'antiquité mais pas complètement. Dans cette méthode, vous concevez votre visuel sur une feuille de papier blanc, puis vous le photocopiez, et ensuite vous en obtenez un transparent.
Graphiques de la taille d'un panneau d'affichageUne autre possibilité est de prendre du carton et de dessiner et écrire ce que vous voulez que votre public voie. Bien sûr, ce n'est pas facile de rendre les graphiques propres et professionnels.
Documents distribuésVous pouvez imprimer des copies de ce que vous voulez que vos auditeurs voient et les distribuer avant ou pendant votre discours. Cette option est même moins efficace que les deux premières, car vous ne pouvez pas montrer ce que vous voulez que vos auditeurs voient et parce que les documents imprimés détournent l'attention des auditeurs de vous. Néanmoins, pour certains besoins visuels, les documents sont le seul choix.
Objets—Si vous devez démontrer certaines procédures, vous devrez peut-être apporter des objets physiques réels. Répétez ce que vous allez faire avec ces objets ; parfois, ils peuvent prendre beaucoup plus de temps que vous ne l'attendez.

Évitez de simplement griffonner votre visuel sur le tableau noir ou blanc. Tout ce que vous griffonnez peut être soigneusement préparé et transformé en diapositive de présentation, transparence, ou graphique de taille panneau. Prenez le temps de rendre vos visuels nets et professionnels—faites de votre mieux pour vous assurer qu'ils sont lisibles par l'ensemble du public.

En ce qui concerne le contenu de vos visuels, envisagez ces idées :

Dessin ou schéma des objets clés—Si vous décrivez ou faites référence à des objets pendant votre discours, essayez d'obtenir des visuels de ceux-ci afin que vous puissiez montrer différents composants ou caractéristiques.
Tableaux, graphiques, diagrammes—Si vous discutez des données statistiques, présentez-les sous forme de tableau, de graphique ou de diagramme. De nombreux membres de votre audience peuvent être moins à l'aise "d'entendre" ces données plutôt que de les voir.
Aperçu de votre discours, rapport, ou les deux—Si vous ne savez pas quels visuels utiliser pour votre présentation orale, ou si votre présentation est complexe, ayez un aperçu que vous pouvez montrer à différents moments de votre discours.
Termes clés et définitionsUne bonne idée pour les visuels (surtout quand vous ne pouvez penser à aucun autre) est de créer une liste à deux colonnes de termes clés que vous utilisez pendant votre présentation orale avec leurs définitions dans la deuxième colonne.

Concepts ou points clés—De même, vous pouvez lister vos points clés et les présenter sous forme visuelle. (Des plans, des termes clés et des points principaux sont tous de bonnes manières légitimes d'incorporer des visuels dans des présentations orales quand vous ne pouvez pas penser à d'autres.)

Lors de votre présentation orale, assurez-vous de discuter de vos visuels, de vous y référer, et de guider vos auditeurs à travers les points clés de vos visuels. C'est un gros problème de simplement projeter un visuel à l'écran sans jamais y faire référence.

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