Die Einführung ist einer der wichtigsten Abschnitte eines Berichts—oder, um es klarzustellen, eines jeden Dokuments—aber Einführungen sind oft schlecht geschrieben. Ein Grund dafür könnte sein, dass die Menschen den Zweck von Einführungen missverstehen. Eine Einführung führt die Leser in den Bericht ein und nicht unbedingt, oder nur minimal, in das Thema. "Einführung" ist nicht gleichbedeutend mit "Hintergrund"; sie kann einige Hintergrundinformationen enthalten, aber nur minimal.

Leser haben ein verständliches Bedürfnis, einige grundlegende Informationen über einen Bericht zu kennen, bevor sie ihn lesen: wie zum Beispiel, worum es geht, warum er geschrieben wurde, wozu er dient, für wen er geschrieben ist und was seine Hauptinhalte sind. Leser benötigen eine grundlegende Orientierung zum Thema, Zweck, Situation und Inhalt eines Berichts—mit anderen Worten, eine Einführung.

Stellen Sie sich vor, Sie hätten vor Jahren einen Empfehlungsbericht über CD-ROM-Computervorrichtungen geschrieben. Sie könnten versucht sein, die Einleitung dazu zu nutzen, den Hintergrund der Entwicklung von Compact Discs oder deren theoretische Seite zu erörtern. Das könnte gute Informationen für den Bericht sein, und es gehört wahrscheinlich in den Bericht — aber nicht in die Einleitung, oder zumindest nicht in viel Detail oder Länge.

Für 10-seitige Berichte könnte die Einleitung im Durchschnitt halb bis eine volle Seite umfassen. Auf dieser einen Seite könnten Sie drei Absätze haben. Einer dieser Absätze könnte Hintergrundinformationen—widmen, um das Thema vorzustellen. Aber die anderen beiden Absätze müssen die Aufgabe erfüllen, den Bericht einzuführen und den Leser auf den Bericht einzustellen, wie im Folgenden besprochen.

Stellen Sie sicher, dass Sie die zusätzlichen Beispiele ansehen: Einführungen zu Anweisungen und Berichten.

Gemeinsame Elemente von Einführungen

Hinweis: Wenn Sie ein kurzes Dokument von 1 bis 2 Seiten schreiben, lesen Sie unbedingt den folgenden Abschnitt über Einführungen in kurze Dokumente.

Nicht alle der folgenden Elemente sind in jeder Einleitung erforderlich, und einige Elemente kombinieren sich in einem Satz. Anstatt diese Elemente mechanisch anzuwenden, schreibe die Einleitung, die dir gut erscheint, und suche dann danach, diese Elemente darin zu finden.

Thema. Früh in der Einleitung sollte das spezifische Thema des Berichts angegeben werden. Einige Einleitungen scheinen die Leser eine Weile in Spannung halten zu wollen, bevor sie das wahre Thema angeben—das ist ein Risiko. Besser ist es, das Thema früh anzugeben—sodass man die Themenwörter in den ersten drei bis vier Zeilen einkreisen könnte.

Zweck und Situation. Eine gute Einführung muss angeben, warum sie geschrieben wurde, für wen und zu welchem Zweck. Wenn der Bericht Empfehlungen gibt, ob ein Programm umgesetzt werden soll, muss die Einführung diesen Zweck angeben. Sie sollten auch in Betracht ziehen, etwas über den Umfang des Berichts anzugeben—was er ist. nicht beabsichtigt zu erreichen.

Publikum. Geben Sie an, wer die geeigneten oder vorgesehenen Leser des Berichts — sind, zum Beispiel " erfahrene Techniker, die im Umgang mit dem HAL/6000 geschult sind." Geben Sie an, welches Erfahrungs- oder Wissensniveau die Leser benötigen, um den Bericht zu verstehen, falls erforderlich. Wenn kein Wissen erforderlich ist, sagen Sie das. Wenn der Bericht für die Ratsmitglieder der Stadt Utopia, Texas, erstellt wurde, muss die Einleitung dies zum Ausdruck bringen.

Inhaltsübersicht. Geben Sie die Hauptinhalte des Berichts an. Sie können dies mit einer Aufzählung im Satz tun, wie die Beispiele zeigen. Wenn Sie besorgt sind über übertriebene Erwartungen der Leser, geben Sie an, welche Themen der Bericht nicht behandelt. nicht Deckblatt.

Hintergrund zum Thema. Das ist jedermanns Favorit! Ein minimaler Hintergrund ist normalerweise in einer Einführung—zum Beispiel, wichtige Definitionen, historische Hintergründe, Theorie, die Bedeutung des Themas. Solche Informationen wecken das Interesse der Leser, motivieren zum Lesen und verankern sie in grundlegenden Konzepten. Sei jedoch vorsichtig—diese Diskussion kann dir entgleiten und mehr als eine Seite füllen. Wenn das passiert, ist es okay—alles ist nicht verloren. Verschiebe es in den Hauptteil des Berichts oder in einen Anhang.

Hintergrund zur Situation. Eine andere Art von Hintergrund ist ebenfalls ein guter Kandidat für Einführungen—die Situation, die den Bedarf für den Bericht hervorgebracht hat. Zum Beispiel, wenn es viele widersprüchliche Daten über eine neue Technologie gab, die den Bedarf für die Forschung hervorbrachte, könnte dieser Hintergrund in der Einleitung zusammengefasst werden. Zum Beispiel, wenn ein Unternehmen neue Ausrüstung irgendeiner Art benötigte oder wenn das Unternehmen ein Problem oder einen Bedarf hatte und bestimmte Anforderungen im Zusammenhang mit dieser Ausrüstung—die Diskussion dieser Angelegenheiten sollte in die Einleitung aufgenommen werden.

Beachten Sie in der Diskussion dieser Elemente, dass das Wort "indizie" immer wieder verwendet wird. Das liegt daran, dass Sie schwere, eindringliche Formulierungen wie "Das Thema dieses Berichts ist..." oder "Dieser Bericht wurde geschrieben für..." vermeiden möchten. Beachten Sie, wie die einführenden Beispiele im Allgemeinen solche Formulierungen meiden.

Beispiel Einführung zu einem ausführlichen Bericht mit enthaltenen Vertragselementen. (Öffnet als Popup; Größe anpassen für bessere Ansicht.)

Beispiel für eine weitere umfassende Einleitung eines Berichts, die ebenfalls Vertragselemente enthält. (Öffnet sich als Popup; Größe ändern für bessere Übersicht.)

Gruppierung und Sequenzierung von Elementen in Einleitungen

Gruppierung. Ein häufiges Problem besteht darin, Hintergrundinformationen in verschiedenen Teilen einer Einleitung zu verstreuen. Obwohl es gute Gründe geben kann, Hintergrundinformationen in disparate Teile einer Einleitung aufzuteilen, ist es normalerweise am besten, sie an einem Ort zu belassen:

Unordnung in einem einleitenden Absatz.

Beachten Sie, dass der rot markierte Satz Hintergrundinformationen enthält. Zuverlässigerweise treten Hintergrundinformationen im ersten Absatz auf. Verschieben Sie es in den ersten Absatz und formulieren Sie es um.

Sequenzierung. Eine andere Möglichkeit, Einleitungen zu analysieren, besteht darin, die Reihenfolge der Informationsarten zu betrachten, die darin vorkommen. Mit dem an unpassender Stelle stehenden Satz, der in den ersten Absatz verschoben wird, könnte eine angemessene Reihenfolge der Informationsarten so aussehen:

Hintergrundinformationen
Zu behandelnde Themen
Zielgruppe
Umfang: was nicht abgedeckt ist

Allgemein verwendete Reihenfolge von Informationstypen in einem einleitenden Absatz.

Einführungen in kurze Dokumente

Sei sicher, die zusätzlichen Beispiele anzusehen: Einführungen zu Anleitungen und Berichten.

Wenn Sie ein kurzes Dokument von 1 bis 2 Seiten schreiben, benötigen Sie nicht all die Elemente, die in der vorhergehenden Sektion zu Einleitungen von Berichten besprochen wurden. Hier ist die Teilmenge dessen, was Sie wahrscheinlich benötigen:

Thema. Wenn du die Themenwörter irgendwo in den ersten drei bis vier Zeilen der Einführung umkreisen kannst, bist du gut.

Zweck und Situation. In Anweisungen reicht es aus, den Lesern zu sagen, dass sie sehen werden, wie man etwas tut. In einem Empfehlungbericht erwähnen Sie einfach, dass die Leser Schlussfolgerungen und Empfehlungen sehen werden.

Zielgruppe. Geben Sie an, welches Erfahrungs- oder Wissensniveau die Leser benötigen, um das Dokument zu verstehen. Wenn kein Wissen erforderlich ist, sagen Sie das.

Inhaltsübersicht. Geben Sie die Hauptinhalte des Dokuments an. Eine einfache Liste in einem Satz reicht aus.

Hintergrund. Denke immer daran, dass eine Einführung keine Hintergrunddiskussion ist; sie kann einige enthalten, aber nur minimal.


Beispiel für eine kurze Einführung mit den meisten wesentlichen Elementen.

Einführungen in Gliederungen

Wenn Sie eine Gliederung für ein Berichtsdokument erstellen, kann es sein, dass Sie den römischen Ziffer I-Abschnitt für Hintergrundinformationen verwenden. Keine gute Idee. Denken Sie an die Richtlinie: Einleitungen bereiten die Leser darauf vor, das Dokument zu lesen.. Mit diesem Gedanken im Hinterkopf ist es ziemlich einfach, die Einleitung für ein Berichtsdokument zu skizzieren. Hier ist ein Beispiel:

I. EINLEITUNG
A. Zweck
B. Geltungsbereich
C. Übersicht (kurze Liste dessen, was behandelt wird)
D. Situation und Publikum
II. HINTERGRUND . . .

Du musst nicht alle diese Elemente und auch nicht in dieser genauen Reihenfolge einbeziehen, und du solltest in der Lage sein, einige dieser Elemente geschickt im selben Satz zu kombinieren.

Abschnitt Einleitungen

Wir denken normalerweise nicht, dass es mehr als eine Einführung in einem Bericht gibt. Allerdings benötigen in Berichten über 8 bis 10 oder mehr Seiten auch die einzelnen Abschnitte eine Art von Einführung. Diese können genannt werden Abschnitt Einführungen weil sie die Leser darauf vorbereiten, einen Abschnitt eines Berichts—zu lesen, orientieren sie die Leser an dessen Inhalten und Zweck und zeigen eine Verbindung zum vorhergehenden Abschnitt.

Natürlich muss eine Abschnittseinführung nicht alle Elemente einer Berichteinführung enthalten. Sie hat jedoch mehrere, die, wenn sie gut behandelt werden, einen großen Unterschied in der Klarheit und dem Fluss eines Berichts machen können.

Beispiel Abschnitt Einführung. Beachten Sie, dass diese Abschnittseinführung nicht nur die vorhergehenden und kommenden Themen erwähnt, sondern auch zeigt, wie sie miteinander verbunden sind.

Themaanzeige. Wie im Einführungsteil des Berichts, geben Sie das Thema des kommenden Abschnitts an. Aber denken Sie daran, dass es nicht der steife, schwerfällige " sein muss. Das Thema dieses nächsten Abschnitts des Berichts ist..."

Inhaltsverzeichnis. Wie bereits in der Einleitung des Berichts erwähnt, ist es eine gute Idee, die Hauptinhalte aufzulisten. Die Aufzählung im Satz erfüllt diesen Zweck gut.

Übergang. Ein Element, das in Abschnittseinführungen sehr nützlich ist, sind Übergangswörter, die zeigen, wie der vorhergehende Abschnitt mit dem bevorstehenden zusammenhängt. In Berichten jeder Länge und Komplexität ist es eine gute Technik—, da sie die Leser führt und ihnen zeigt, wie die Teile des Berichts zusammenpassen.

Überarbeitungscheckliste für Einführungen

Achten Sie beim Überarbeiten Ihrer Einführungen auf Probleme wie die folgenden:

  • Vermeiden Sie es, eine Einleitung zu schreiben, die nur aus Hintergrundinformationen besteht; vermeiden Sie es, dass Hintergrundinformationen die wesentlichen Elemente der Einleitung überwältigen.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie das Thema frühzeitig angeben.
  • Seien Sie sicher, das Publikum und die Situation anzugeben—was die Leser von dem Bericht erwarten sollten; welches Wissen oder welche Kenntnisse sie benötigen, um den Bericht zu verstehen; welche Situation die Notwendigkeit des Berichts hervorgerufen hat.
  • Stellen Sie sicher, dass es eine Übersicht über den Inhalt des Berichts gibt, sowie Informationen zum Umfang—was der Bericht nicht abdeckt.

Ich würde Ihre Gedanken, Reaktionen und Kritiken zu diesem Kapitel schätzen: deine Antwort—David McMurrey.