Die Einleitung ist einer der wichtigsten Abschnitte eines Berichts—oder, um genau zu sein, eines jeden Dokuments—aber Einleitungen sind oft schlecht geschrieben. Ein Grund dafür könnte sein, dass die Leute den Zweck von Einleitungen missverstehen. Eine Einleitung führt die Leser in den Bericht ein und nicht unbedingt, oder nur minimal, in die Thematik. "Einleitung" ist nicht gleichbedeutend mit "Hintergrund"; sie kann einige Hintergrundinformationen enthalten, aber nur minimal.

Leser haben ein nachvollziehbares Bedürfnis, einige grundlegende Informationen über einen Bericht zu kennen, bevor sie ihn lesen: wie zum Beispiel, worum es geht, warum er geschrieben wurde, wofür er gedacht ist, für wen er geschrieben wurde und was seine Hauptinhalte sind. Leser benötigen eine grundlegende Orientierung zum Thema, Zweck, Kontext und Inhalt eines Berichts—mit anderen Worten, eine Einführung.

Stellen Sie sich vor, Sie würden vor Jahren einen Empfehlungsbericht über CD-ROM-Computervorrichtungen schreiben. Sie könnten versucht sein, die Einführung zu nutzen, um den Hintergrund der Entwicklung von Compact Discs oder deren theoretischen Aspekt zu besprechen. Das könnte gute Informationen für den Bericht sein, und es gehört wahrscheinlich in den Bericht—, aber nicht in die Einführung, oder zumindest nicht im Detail oder in großer Länge.

Für Berichte mit 10 Seiten könnte die Einführung im Durchschnitt eine halbe bis eine volle Seite umfassen. Auf dieser einen Seite könnten Sie drei Abschnitte haben. Einer dieser Abschnitte könnte Hintergrundinformationen—behandeln, mit anderen Worten, das Thema einführen. Aber die anderen zwei Abschnitte müssen die Aufgabe übernehmen, den Bericht einzuführen und den Leser auf den Bericht auszurichten, wie im Folgenden erläutert.

Stellen Sie sicher, dass Sie die zusätzlichen Beispiele ansehen: Einführungen zu Anweisungen und Berichten.

Gemeinsame Elemente von Einleitungen

Hinweis: Wenn Sie ein kurzes Dokument von 1 bis 2 Seiten schreiben, lesen Sie bitte den folgenden Abschnitt über Einführungen in kurze Dokumente.

Jedes der folgenden Elemente ist nicht in allen Einführungen erforderlich, und einige Elemente kombinieren sich in denselben Satz. Anstatt diese Elemente mechanisch anzuwenden, schreibe die Einleitung, die dir gut erscheint, und komme dann zurück und suche nach diesen Elementen darin.

Thema. Früh in der Einleitung sollte das spezifische Thema des Berichts bezeichnet werden. Einige Einleitungen scheinen die Leser eine Weile in Spannung halten zu wollen, bevor sie das tatsächliche Thema angeben—das ist ein Risiko. Besser ist es, das Thema früh zu benennen—so dass man die Themenwörter in den ersten drei bis vier Zeilen umkreisen könnte.

Zweck und Situation. Eine gute Einleitung sollte angeben, warum sie geschrieben wurde, für wen und zu welchem Zweck. Wenn der Bericht Empfehlungen dazu gibt, ob ein Programm implementiert werden soll, muss die Einleitung diesen Zweck angeben. Sie könnten auch in Betracht ziehen, etwas über den Umfang des Berichts anzugeben—was er ist. nicht beabsichtigt zu erreichen.

Publikum. Geben Sie an, wer die entsprechenden oder vorgesehenen Leser des Berichts — sind, zum Beispiel " erfahrene Techniker, die auf dem HAL/6000 geschult sind. " Geben Sie an, welches Maß an Erfahrung oder Wissen die Leser benötigen, um den Bericht zu verstehen, falls erforderlich. Wenn kein Wissen notwendig ist, sagen Sie das. Wenn der Bericht für die Ratsmitglieder der Stadt Utopia, Texas, vorbereitet wurde, muss die Einleitung dies zum Ausdruck bringen.

Inhaltsübersicht. Geben Sie die Hauptinhalte des Berichts an. Sie können dies mit einer Aufzählung im Satz tun, wie die Beispiele zeigen. Wenn Sie sich über die übertriebenen Erwartungen der Leser Sorgen machen, geben Sie an, welche Themen der Bericht nicht behandelt. nicht Bedeckung.

Hintergrund zum Thema. Das ist Jedermanns Favorit! Ein minimaler Hintergrund ist normalerweise in einer Einführung—zum Beispiel, wichtige Definitionen, historische Hintergründe, Theorien, die Bedeutung des Themas. Solche Informationen wecken das Interesse der Leser, motivieren zum Lesen und verankern sie in einigen grundlegenden Konzepten. Pass jedoch auf—dass diese Diskussion von dir abkommen und mehr als eine Seite füllen kann. Wenn das passiert, ist das in Ordnung—alle Hoffnung ist nicht verloren. Verschiebe es in den Hauptteil des Berichts oder in einen Anhang.

Hintergrund zur Situation. Eine andere Art von Hintergrund ist ebenfalls ein guter Kandidat für Einleitungen—die Situation, die den Bedarf für den Bericht hervorrief. Zum Beispiel, wenn es viele widersprüchliche Daten über eine neue Technologie gab, die den Bedarf für die Forschung hervorrief, könnte dieser Hintergrund in der Einleitung zusammengefasst werden. Zum Beispiel, wenn ein Unternehmen neue Ausrüstung benötigte oder wenn das Unternehmen ein Problem oder Bedürfnis hatte und bestimmte Anforderungen in Bezug auf diese Ausrüstung—die Diskussion dieser Themen sollte in die Einleitung aufgenommen werden.

Beachten Sie in der Diskussion dieser Elemente, dass das Wort "anzeigen" immer wieder verwendet wird. Das liegt daran, dass Sie schwerfällige Formulierungen wie "Das Thema dieses Berichts ist..." oder "Dieser Bericht wurde geschrieben für..." vermeiden möchten. Beachten Sie, wie die Beispiel-Einführungen diese Art von Formulierung im Allgemeinen meiden.

Beispielhafte Einführung zu einem ausführlichen Bericht mit enthaltenen Vertragselementen. (Öffnet als Popup; Größe anpassen für bessere Ansicht.)

Beispiel für eine weitere ausführliche Einleitung eines Berichts, in der ebenfalls Vertragselemente enthalten sind. (Öffnet als Popup; für bessere Ansicht verkleinern.)

Gruppierung und Sequenzierung von Elementen in Einführungen

Gruppierung. Ein allgemeines Problem besteht darin, Hintergrundinformationen in verschiedenen Teilen einer Einleitung zu verstreuen. Während es gute Gründe geben kann, Hintergrundinformationen in disparate Teile einer Einleitung aufzuteilen, ist es normalerweise am besten, sie an einem Ort zu belassen:

Unordnung in einem einführenden Absatz.

Beachten Sie, dass der rot hervorgehobene Satz Hintergrundinformationen enthält. Diese zuverlässigen Hintergrundinformationen finden sich jedoch im ersten Absatz. Verschieben Sie sie in den ersten Absatz und formulieren Sie sie um.

Sequenzierung. Eine andere Möglichkeit, Einführungen zu analysieren, besteht darin, die Abfolge der Informationsarten zu betrachten, die darin vorkommen. Mit dem an unpassender Stelle platzierten Satz, der in den ersten Absatz verschoben wurde, könnte eine sinnvolle Abfolge der Informationsarten folgendermaßen aussehen:

Hintergrundinformation
Zu behandelnde Themen
Zielgruppe
Umfang: was nicht abgedeckt ist

Allgemein verwendete Reihenfolge von Informationstypen in einem einführenden Absatz.

Einführungen in kurze Dokumente

Achten Sie darauf, die zusätzlichen Beispiele anzusehen: Einführungen zu Anweisungen und Berichten.

Wenn Sie ein kurzes Dokument von 1 bis 2 Seiten schreiben, benötigen Sie nicht all jene Elemente, die in der vorhergehenden Sektion für Berichtsintrods behandelt wurden. Hier ist der Teil, den Sie wahrscheinlich benötigen:

Thema. Wenn du die Themenwörter irgendwo in den ersten drei bis vier Zeilen der Einleitung umkreisen kannst, bist du gut.

Zweck und Situation. In Anleitungen reicht es aus, den Lesern mitzuteilen, dass sie sehen werden, wie man etwas macht. In einem Empfehlungsbericht sollte man nur erwähnen, dass die Leser Schlussfolgerungen und Empfehlungen sehen werden.

Publikum. Geben Sie an, welches Erfahrungs- oder Wissensniveau die Leser benötigen, um das Dokument zu verstehen. Wenn keine erforderlich ist, sagen Sie das.

Inhaltsübersicht. Geben Sie die Hauptinhalte des Dokuments an. Eine einfache Auflistung im Satz genügt.

Hintergrund. Denke immer daran, dass eine Einführung keine Hintergrunddiskussion ist; sie kann einige enthalten, aber nur minimal.


Beispiel für eine kurze Einführung mit den meisten wichtigen Elementen.

Einführungen in Gliederungen

Wenn Sie eine Gliederung für ein Berichtsdokument entwickeln, stellen Sie möglicherweise fest, dass Sie den Abschnitt mit römischer Ziffer I für Hintergrundinformationen verwenden. Keine gute Idee. Denken Sie an die Richtlinie: Einleitungen bereiten die Leser darauf vor, das Dokument zu lesen.. Damit im Hinterkopf, ist es ziemlich einfach, die Einleitung eines Berichtdokumentes zu skizzieren. Hier ist ein Beispiel:

I. EINLEITUNG
A. Zweck
B. Umfang
C. Überblick (kurze Liste der behandelten Themen)
D. Situation und Publikum
II. HINTERGRUND . . .

Sie müssen nicht alle diese Elemente einfügen und auch nicht in dieser genauen Reihenfolge, und Sie sollten in der Lage sein, einige dieser Elemente geschickt in demselben Satz zu kombinieren.

Abschnitt Einführungen

Wir denken normalerweise nicht, dass es mehr als eine Einleitung in einem Bericht gibt. Allerdings benötigen in Berichten über 8 bis 10 oder mehr Seiten auch die einzelnen Abschnitte eine Art Einleitung. Diese können genannt werden Bereichseinführungen weil sie die Leser darauf vorbereiten, einen Abschnitt eines Berichts zu lesen—sie orientieren die Leser auf dessen Inhalt und Zweck und zeigen eine Verbindung zum vorhergehenden Abschnitt.

Natürlich muss eine Abschnittseinführung nicht alle Elemente einer Berichteinführung enthalten. Allerdings hat sie mehrere, die, wenn sie gut umgesetzt werden, einen großen Unterschied in der Klarheit und dem Fluss eines Berichts ausmachen können.

Beispiel Abschnitt Einführung. Beachten Sie, dass diese Abschnittseinführung nicht nur die vorhergehenden und kommenden Themen erwähnt, sondern auch zeigt, wie sie miteinander verbunden sind.

Themenanzeige. Wie bei der Einführung des Berichts, geben Sie das Thema des kommenden Abschnitts an. Aber denken Sie daran, dass es nicht das steife, schwerfällige... Das Thema dieses nächsten Abschnitts des Berichts ist...

Inhaltsübersicht. Wie bereits in der Einleitung des Berichts erwähnt, ist es eine gute Idee, die Hauptinhalte aufzulisten. Die Aufzählung im Satz erfüllt diesen Zweck gut.

Übergang. Ein Element, das in Abschnittseinführungen sehr nützlich ist, sind Übergangssätze, die anzeigen, wie der vorhergehende Abschnitt mit dem bevorstehenden Abschnitt in Beziehung steht. In Berichten jeglicher Länge und Komplexität ist es eine gute Technik—, die Leser zu leiten, indem sie ihnen zeigt, wie die Teile des Berichts zusammenpassen.

Überprüfungscheckliste für Einführungen

Achten Sie beim Überarbeiten Ihrer Einleitungen auf Probleme wie die folgenden:

  • Vermeiden Sie es, eine Einleitung zu schreiben, die nur aus Hintergrundinformationen besteht; verhindern Sie, dass Hintergrundinformationen die wesentlichen Elemente der Einleitung überwältigen.
  • Stellen Sie sicher, dass das Thema frühzeitig angesprochen wird.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie das Publikum und die Situation—angeben, was die Leser von dem Bericht erwarten sollten; welches Wissen oder welchen Hintergrund sie benötigen, um den Bericht zu verstehen; welche Situation den Bedarf für den Bericht hervorgebracht hat.
  • Stellen Sie sicher, dass es einen Überblick über den Inhalt des Berichts gibt, sowie Informationen zum Umfang—was der Bericht nicht abdeckt.

Ich würde Ihre Gedanken, Reaktionen und Kritik zu diesem Kapitel schätzen: Ihre Antwort—David McMurrey.