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टिप्पणियाँ:
- यह अध्याय, तथा यह पूरा technical writing पाठ्यपुस्तक, technical writing skills पर केंद्रित है। यहाँ दिया गया तकनीकी विषयवस्तु सफल, सटीक, या अद्यतन होने की गारंटी नहीं देता।
- इस अध्याय का अनुवाद Open AI ChatGPT द्वारा किया गया है। भाषा से संबंधित समस्याओं की सूचना admin@mcmassociates.io पर दें।
प्रारंभिक बातें
जब आप शुरुआत करें, तो यह सुनिश्चित करें कि आप प्रस्तावों के लिए उपयोग की जा रही परिभाषा को समझते हैं। साथ ही, यदि आप technical writing का कोई पाठ्यक्रम ले रहे हैं, तो प्रस्ताव असाइनमेंट को भी ठीक से समझें—केवल कोई भी प्रस्ताव लिखना नहीं, बल्कि ऐसा प्रस्ताव लिखना है जो कम से कम आंशिक रूप से किसी दस्तावेज़ को लिखने का प्रस्ताव करता हो।
वास्तविक प्रस्ताव। किसी प्रस्ताव की योजना बनाना शुरू करते समय, मूल परिभाषा को याद रखें: प्रस्ताव किसी व्यक्ति या संस्था के लिए किसी विशिष्ट परियोजना को करने का प्रस्ताव या बोली होता है। प्रस्तावों में अन्य तत्व भी शामिल हो सकते हैं—जैसे तकनीकी पृष्ठभूमि, सिफारिशें, सर्वेक्षण के परिणाम, व्यवहार्यता (feasibility) से संबंधित जानकारी, आदि। लेकिन किसी दस्तावेज़ को प्रस्ताव बनाने वाली मुख्य बात यह है कि वह पाठक से प्रस्तावित परियोजना को स्वीकृत करने, वित्तपोषित करने, या उसे करने की अनुमति देने का अनुरोध करता है।
यदि आप परामर्शदाता बनने या अपना स्वयं का व्यवसाय चलाने की योजना बना रहे हैं, तो लिखित प्रस्ताव आपके लिए व्यवसाय प्राप्त करने के सबसे महत्वपूर्ण साधनों में से एक हो सकते हैं। और यदि आप किसी सरकारी एजेंसी, गैर-लाभकारी संगठन, या बड़ी कंपनी में कार्य करते हैं, तो प्रस्ताव ऐसे प्रोजेक्ट शुरू करने का एक उपयोगी साधन हो सकता है जो संगठन या आप—कर्मचारी-प्रस्तावक—दोनों के लिए लाभकारी हों।
एक प्रस्ताव में ऐसी जानकारी होनी चाहिए जिससे उसका पाठक यह निर्णय ले सके कि परियोजना को स्वीकृति दी जाए या नहीं, आपको कार्य करने के लिए नियुक्त किया जाए या नहीं, या दोनों। एक सफल प्रस्ताव लिखने के लिए, स्वयं को अपने पाठक—प्रस्ताव के प्राप्तकर्ता—की स्थिति में रखें और यह सोचें कि उसे किन प्रकार की जानकारी चाहिए ताकि वह आपको परियोजना सौंपने में आत्मविश्वास महसूस करे।
NotebookLM द्वारा निर्मित इस अध्याय का इन्फोग्राफ़िक
प्रस्तावों के प्रकार। उन परिस्थितियों पर विचार करें जिनमें प्रस्ताव सामने आते हैं। कोई कंपनी किसी विशिष्ट परियोजना के लिए प्रस्ताव आमंत्रित करते हुए सार्वजनिक घोषणा जारी कर सकती है। यह सार्वजनिक घोषणा—जिसे Requests for Proposals (RFP) कहा जाता है—अख़बारों, व्यापारिक पत्रिकाओं, चैंबर ऑफ़ कॉमर्स के माध्यमों, या व्यक्तिगत पत्रों के माध्यम से जारी की जा सकती है। परियोजना में रुचि रखने वाली कंपनियाँ या व्यक्ति तब प्रस्ताव लिखते हैं जिनमें वे अपनी योग्यताओं, परियोजना की समय-सारिणी और लागत का सार प्रस्तुत करते हैं, तथा परियोजना के प्रति अपने दृष्टिकोण पर चर्चा करते हैं। इन सभी प्रस्तावों का प्राप्तकर्ता उनका मूल्यांकन करता है, सर्वोत्तम उम्मीदवार का चयन करता है, और फिर अनुबंध तैयार करता है।
प्रस्तावित कार्य का विवरण (परियोजना के परिणाम)। अधिकांश प्रस्तावों में प्रस्तावित परियोजना के अंतिम उत्पाद का विवरण होना चाहिए। technical writing के किसी पाठ्यक्रम में, इसका अर्थ है उस लिखित दस्तावेज़ का वर्णन करना जिसे आप लिखने का प्रस्ताव करते हैं, उसके लक्षित पाठक और उद्देश्य का उल्लेख करना; एक रूपरेखा (outline) प्रदान करना; तथा उसकी लंबाई, ग्राफ़िक्स (graphics), बाइंडिंग (binding), आदि जैसे पहलुओं पर चर्चा करना। आपके द्वारा परिभाषित परिदृश्य में, अन्य कार्य भी शामिल हो सकते हैं, जैसे प्रशिक्षण सेमिनार (training seminars) आयोजित करना या निरंतर सेवा (ongoing service) प्रदान करना। इन्हें भी शामिल करें।
विधि, प्रक्रिया, सिद्धांत। कुछ प्रस्तावों में, आपको यह स्पष्ट करना होगा कि आप प्रस्तावित कार्य को कैसे पूरा करेंगे। यह एक अतिरिक्त प्रेरक तत्व (persuasive element) के रूप में कार्य करता है; यह पाठकों को दिखाता है कि आपके पास परियोजना के लिए एक ठोस और सुविचारित दृष्टिकोण है। इसके अतिरिक्त, यह कुछ प्रस्तावों के लिए आवश्यक पृष्ठभूमि का एक अन्य रूप भी प्रदान करता है। याद रखें कि पृष्ठभूमि अनुभाग (जिसकी चर्चा ऊपर की गई है) उस समस्या या आवश्यकता पर केंद्रित होता है जिसने प्रस्ताव को जन्म दिया। इसके विपरीत, इस अनुभाग में आप उन प्रक्रियाओं या तकनीकों से संबंधित तकनीकी पृष्ठभूमि पर चर्चा करते हैं जिन्हें आप प्रस्तावित कार्य में उपयोग करने की योजना बनाते हैं। उदाहरण के लिए, forestry से संबंधित प्रस्ताव में, लेखक लकड़ी प्रबंधन (timber management) की प्रक्रिया पर संक्षिप्त पृष्ठभूमि प्रदान करता है। एक बार फिर, यह आपको—प्रस्ताव लेखक—यह दिखाने का अवसर देता है कि आप विषय को अच्छी तरह समझते हैं और पाठकों में विश्वास उत्पन्न करता है।
अनुसूची। अधिकांश प्रस्तावों में एक ऐसा अनुभाग होता है जो न केवल अनुमानित पूर्णता तिथि को दर्शाता है, बल्कि परियोजना के प्रमुख चरणों (milestones) को भी प्रस्तुत करता है। यदि आप कई महीनों में फैली किसी बड़ी परियोजना पर कार्य कर रहे हैं, तो समयरेखा (timeline) में उन तिथियों को भी दर्शाया जाना चाहिए जब आप प्रगति रिपोर्ट (progress reports) प्रस्तुत करेंगे। और यदि आप विशिष्ट तिथियाँ नहीं दे सकते, तो परियोजना के प्रत्येक चरण के लिए आवश्यक समय अवधि का उल्लेख करें।
योग्यताएँ। अधिकांश प्रस्तावों में प्रस्ताव प्रस्तुत करने वाले व्यक्ति या संगठन की योग्यताओं का सारांश शामिल होता है, जो प्रस्तावित कार्य को करने की क्षमता दर्शाता है। यह प्रस्ताव में सम्मिलित एक लघु जीवनवृत्त (mini-resume) के समान होता है। प्रस्ताव के पाठक इसका उपयोग यह तय करने के लिए करते हैं कि आप परियोजना के लिए उपयुक्त हैं या नहीं। इसलिए, इस अनुभाग में कार्य अनुभव, समान परियोजनाएँ, संदर्भ (references), प्रशिक्षण, और शिक्षा का उल्लेख किया जाता है, जो परियोजना से आपकी परिचितता को दर्शाता है।
लागत, आवश्यक संसाधन। अधिकांश प्रस्तावों में परियोजना की लागत का विवरण देने वाला एक अनुभाग भी शामिल होता है, चाहे परियोजना आंतरिक हो या बाहरी। बाहरी परियोजनाओं में, आपको अपनी प्रति-घंटा दरें (hourly rates), अनुमानित कार्य घंटे, उपकरणों और आपूर्तियों की लागत, आदि सूचीबद्ध करनी पड़ सकती है, और फिर संपूर्ण परियोजना की कुल लागत की गणना करनी होती है। आंतरिक परियोजनाएँ भी निःशुल्क नहीं होतीं, इसलिए आपको फिर भी परियोजना की लागत सूचीबद्ध करनी चाहिए—जैसे परियोजना को पूरा करने में लगने वाला समय, उपयोग किए जाने वाले उपकरण और आपूर्तियाँ, संगठन के अन्य लोगों से मिलने वाली सहायता, आदि।
निष्कर्ष। प्रस्ताव का अंतिम अनुच्छेद या अनुभाग पाठकों का ध्यान परियोजना के सकारात्मक पहलुओं पर वापस केंद्रित करना चाहिए (क्योंकि आपने अभी-अभी लागतों को प्रस्तुत किया है)। अंतिम अनुभाग में, आप उन्हें परियोजना के विवरण तय करने के लिए संपर्क करने का आग्रह कर सकते हैं, परियोजना को पूरा करने के लाभों की याद दिला सकते हैं, और संभवतः अपने या अपने संगठन को परियोजना के लिए उपयुक्त विकल्प के रूप में अंतिम रूप से प्रस्तुत कर सकते हैं।
परियोजना-विशिष्ट विशेष अनुभाग। यह याद रखें कि ऊपर दिए गए अनुभाग लिखित प्रस्तावों में सामान्य या प्रचलित होते हैं, न कि अनिवार्य आवश्यकताएँ। हमेशा स्वयं से पूछें कि आपके पाठकों को परियोजना को समझने के लिए और क्या जानने की आवश्यकता हो सकती है—परियोजना की आवश्यकता, उससे होने वाले लाभ, उसमें आपकी भूमिका, और उसे पूरा करने के लिए आपकी योग्यताएँ। आपके पाठकों को और क्या देखने की आवश्यकता हो सकती है ताकि वे आपको परियोजना करने की अनुमति दें? और परियोजना को स्वीकृत करने तथा आपको उसे करने की स्वीकृति देने के लिए उन्हें और क्या जानना आवश्यक है?
प्रस्तावों का संगठन
जहाँ तक प्रस्ताव की सामग्री के संगठन का संबंध है, यह याद रखें कि यह मूलतः एक बिक्री या प्रचारात्मक दस्तावेज़ होता है। यह सामान्यतः निम्नलिखित मूल चरणों से होकर गुजरता है:
- आप प्रस्ताव का परिचय देते हैं और पाठकों को उसका उद्देश्य और सामग्री बताते हैं।
- आप पृष्ठभूमि प्रस्तुत करते हैं—वह समस्या, अवसर, या स्थिति जिसने प्रस्तावित परियोजना को जन्म दिया। पाठक को समस्या के प्रति चिंतित, अवसर के प्रति उत्साहित, या स्थिति में रुचि रखने वाला बनाएँ।
- आप यह स्पष्ट करते हैं कि समस्या के समाधान के लिए आप क्या प्रस्तावित करते हैं, अवसर का लाभ उठाने में पाठकों की कैसे सहायता करेंगे, या स्थिति से निपटने में उनकी कैसे मदद करेंगे।
- आप प्रस्तावित परियोजना को करने के लाभों और उसे स्वीकृत करने से मिलने वाले फ़ायदों पर चर्चा करते हैं।
- आप सटीक रूप से वर्णन करते हैं कि पूर्ण होने पर परियोजना में क्या शामिल होगा, वह कैसी दिखेगी, और कैसे कार्य करेगी—अर्थात परियोजना के परिणामों का विवरण देते हैं।
- आप उस विधि और सिद्धांत या दृष्टिकोण पर चर्चा करते हैं जिसके आधार पर वह विधि अपनाई जाएगी—ताकि पाठक समझ सकें कि आप प्रस्तावित कार्य को कैसे पूरा करेंगे।
- आप एक अनुसूची प्रदान करते हैं, जिसमें परियोजना के प्रमुख चरण या जाँच-बिंदु शामिल होते हैं।
- आप संक्षेप में परियोजना के लिए अपनी योग्यताओं की सूची देते हैं; अपनी पृष्ठभूमि का एक लघु जीवनवृत्त प्रस्तुत करते हैं जो यह दर्शाता है कि आप इस परियोजना के लिए उपयुक्त हैं।
- अब (और केवल अब), आप परियोजना की लागत और उसे पूरा करने के लिए आवश्यक संसाधनों की सूची देते हैं।
- आप परियोजना को करने के लाभों की पुनरावृत्ति के साथ निष्कर्ष निकालते हैं (यदि लागत अनुभाग का प्रभाव अधिक हो गया हो), और पाठकों से संपर्क करने या प्रस्ताव को स्वीकार करने का आग्रह करते हैं।
इन अनुभागों के माध्यम से होने वाली समग्र तार्किक प्रगति पर ध्यान दें: पहले आप पाठकों को समस्या के प्रति चिंतित या अवसर के प्रति रुचि रखने वाला बनाते हैं, फिर यह दिखाते हैं कि आप समस्या को कैसे हल करेंगे या परियोजना को कैसे पूरा करेंगे, फिर अपनी मजबूत योग्यताएँ प्रस्तुत करते हैं—उसके बाद लागतों को सामने रखते हैं, और फिर तुरंत परियोजना के सकारात्मक पहलुओं पर लौट आते हैं।
प्रस्तावों का प्रारूप
आपके प्रस्ताव के प्रारूप और प्रस्तुति के लिए निम्नलिखित विकल्प उपलब्ध हैं। इनमें से कौन-सा विकल्प चुनते हैं, यह महत्त्वपूर्ण नहीं है, बशर्ते आप आंतरिक प्रस्तावों के लिए memorandum format और बाहरी प्रस्तावों के लिए business-letter format का उपयोग करें।
- अलग प्रस्ताव के साथ कवर लेटर या मेमो: इस प्रारूप में, आप एक संक्षिप्त “कवर” लेटर या मेमो लिखते हैं और उसके बाद वास्तविक प्रस्ताव संलग्न करते हैं। कवर लेटर या मेमो संक्षेप में यह बताता है कि आगे एक प्रस्ताव है और उसकी सामग्री की रूपरेखा प्रस्तुत करता है। वास्तव में, कवर लेटर या मेमो की सामग्री लगभग वही होती है जो परिचय अनुभाग में होती है (जिसकी चर्चा पिछले अनुभाग में की गई है)। हालाँकि, कवर लेटर या मेमो के बाद आने वाले वास्तविक प्रस्ताव का परिचय, पहले कही गई बातों का काफी हद तक पुनरावर्तन करता है। इसका कारण यह है कि पत्र या मेमो प्रस्ताव से अलग हो सकता है, या प्राप्तकर्ता उसे पढ़े बिना सीधे प्रस्ताव पर ध्यान केंद्रित कर सकता है।
- संयुक्त बिज़नेस-लेटर या मेमो प्रस्ताव: इस प्रारूप में, आप पूरे प्रस्ताव को एक मानक बिज़नेस लेटर या मेमो के साथ संयुक्त करते हैं। आप शीर्षक और अन्य विशेष प्रारूप तत्वों का उपयोग ऐसे करते हैं जैसे यह कोई रिपोर्ट (report) हो। (इस संयुक्त मेमो प्रारूप को नीचे दिए गए चित्र के बाएँ भाग में दर्शाया गया है।)
संयुक्त मेमो प्रारूप का उपयोग करने वाला प्रस्ताव (बाएँ) और अपने कवर लेटर से अलग प्रस्ताव (दाएँ)
विशेष असाइनमेंट आवश्यकताएँ
यह याद रखें कि technical writing के किसी पाठ्यक्रम में, प्रस्ताव असाइनमेंट कई उद्देश्यों की पूर्ति करता है: (1) आपको प्रस्ताव लिखने का अनुभव देना; (2) आपके सेमेस्टर के तकनीकी दस्तावेज़ (techdoc) की योजना बनाने की शुरुआत कराना; (3) आपके प्रशिक्षक को आपकी रिपोर्ट परियोजना पर आपके साथ काम करने का अवसर देना, ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि आपके पास एक व्यावहारिक और कार्यान्वयन योग्य विषय है। दूसरे और तीसरे उद्देश्यों के लिए, आपको अपने प्रस्ताव में (या उसके साथ) कुछ विशिष्ट सामग्री शामिल करनी होगी, जिनमें से कुछ वास्तविक दुनिया के प्रस्ताव में उपयुक्त न लगें। यदि कोई सामग्री प्रस्ताव के मुख्य भाग में उपयुक्त न हो, तो उसे अपने प्रशिक्षक के लिए एक मेमो में शामिल करें, जैसा कि इस अध्याय की शुरुआत में सूचीबद्ध पहले उदाहरण प्रस्ताव में किया गया है।
यहाँ एक जाँच-सूची दी गई है कि प्रस्ताव में या प्रशिक्षक के लिए संलग्न मेमो में क्या शामिल किया जाना चाहिए:
- पाठक वर्ग: प्रस्ताव और प्रस्तावित रिपोर्ट के पाठक वर्ग का वर्णन करें (वे अलग-अलग हो सकते हैं) — जिस संगठन के लिए वे कार्य करते हैं, उनके पद और भूमिकाएँ, उनकी तकनीकी पृष्ठभूमि, और आपके द्वारा प्रस्तावित रिपोर्ट को समझने की उनकी क्षमता के संदर्भ में।
- स्थिति: प्रस्ताव के लक्षित पाठक वर्ग का वर्णन करें: वे कौन हैं, क्या करते हैं, और प्रस्ताव के विषय पर उनके ज्ञान और पृष्ठभूमि का स्तर क्या है। उस स्थिति का भी वर्णन करें जिसमें प्रस्ताव लिखा जा रहा है और जिसमें परियोजना की आवश्यकता है—कौन-सी समस्याएँ या आवश्यकताएँ हैं? वे किसे प्रभावित करती हैं? वे कहाँ स्थित हैं?
- रिपोर्ट का प्रकार: स्पष्ट करें कि आप किस प्रकार की रिपोर्ट लिखने का इरादा रखते हैं: क्या यह एक technical background report है? या एक feasibility report? पर्याप्त विवरण दें ताकि आपका प्रशिक्षक देख सके कि आप रिपोर्ट के प्रकार को समझते हैं। रिपोर्टों के प्रकार पर अध्याय देखें।
- सूचना स्रोत: सूचना स्रोतों की सूची बनाएँ; सुनिश्चित करें कि आपके विषय के लिए पर्याप्त जानकारी उपलब्ध है; विशिष्ट पुस्तकों, लेखों, संदर्भ ग्रंथों, और अन्य प्रकार के स्रोतों को सूचीबद्ध करें जिनके बारे में आप मानते हैं कि वे आपकी रिपोर्ट में योगदान देंगे।
- ग्राफ़िक्स: उन ग्राफ़िक्स की सूची बनाएँ जिनकी आपके रिपोर्ट को आवश्यकता होगी, उनके प्रकार और सामग्री के अनुसार। (यदि आप किसी भी ग्राफ़िक की कल्पना नहीं कर पा रहे हैं, तो संभव है कि आपका विषय अभी उपयुक्त न हो—अपने प्रशिक्षक के साथ विचार-मंथन करें।)
- रूपरेखा: उन विषयों और उपविषयों की एक रूपरेखा (outline) शामिल करें जिन्हें आप अपनी रिपोर्ट में शामिल करने की योजना बनाते हैं।