A bevezetés a jelentés—vagy, ha úgy tetszik, bármely dokumentum—legfontosabb részei közé tartozik, de a bevezetések gyakran rosszul vannak megírva. Ennek egyik oka lehet, hogy az emberek félreértik a bevezetések célját. A bevezetés a jelentés olvasóit vezeti be, és nem feltétlenül, vagy csak minimálisan a tárgykörbe. A „Bevezetés” nem egyenlő a „háttér”-rel; tartalmazhat némi háttérinformációt, de csak minimálisan.
Az olvasóknak érthető igényük van arra, hogy néhány alapvető dolgot megtudjanak egy jelentésről, mielőtt elkezdenék olvasni: például miről szól, miért írták, mi célból készült, kinek írták, és mik a fő tartalmai. Az olvasóknak alapvető tájékozódásra van szükségük a jelentés témájáról, céljáról, helyzetéről és tartalmáról—más szóval, egy bevezetésre.
Képzeld el, hogy évekkel ezelőtt egy ajánlási jelentést írtál CD-ROM számítógépes eszközökről. Lehet, hogy kísértést éreznél, hogy a bevezetőben tárgyald a kompakt lemez fejlesztésének hátterét vagy annak elméleti oldalát. Ezek jó dolgok lehetnek, amelyeket érdemes felvenni a jelentésbe, és valószínűleg a jelentésbe—tartoznak, de nem a bevezetésbe, vagy legalábbis nem nagy részletességgel vagy hosszban.
10 oldalas jelentések esetén a bevezetők átlagosan fél- vagy egy egész oldalt tehetnek ki. Azon az egy oldalon három bekezdés is lehet. Ezek közül az egyik bekezdés szentelhető háttérinformációknak—más szóval a témakör bevezetésének. A másik két bekezdésnek azonban el kell látnia a jelentés bemutatását és az olvasó a jelentéshez való orientálását, ahogyan azt az alábbiakban tárgyaljuk.
Mindenképpen nézd meg a további példákat: bevezetések az utasításokhoz és a jelentésekhez.
A bevezetések közös elemei
Megjegyzés: Ha egy rövid, 1–2 oldalas dokumentumot ír, feltétlenül olvassa el a következő részt a rövid dokumentumok bevezetői.
Az alábbi elemek egyike sem kötelező minden bevezetőben, és néhány elem ugyanabban a mondatban egyesülhet. Ahelyett, hogy mechanikusan alkalmaznád ezeket az elemeket, írd meg azt a bevezetőt, amelyik szerinted jó, majd térj vissza, és keresd meg benne ezeket az elemeket.
Téma. A bevezető korai részében jelölje meg a jelentés konkrét témáját. Néhány bevezető úgy tűnik, mintha egy ideig feszültségben tartaná az olvasókat, mielőtt közölné a valódi témát—. Ez kockázatos. Jobb, ha a témát korán jelöli meg—, úgy, hogy az első három–négy sorban be tudná karikázni a témaszavakat.
Cél és helyzet. Egy jó bevezetőnek fel kell tüntetnie, hogy miért írták, kinek szól, és milyen céllal. Ha a jelentés arra vonatkozóan ad ajánlásokat, hogy egy programot megvalósítsanak-e, a bevezetőnek jeleznie kell ezt a célt. Érdemes azt is megfontolni, hogy jelezzen valamit a jelentés terjedelméről—mi az nem amelyet végrehajtani szándékoztak.
Közönség. Jelölje meg, kik a jelentés megfelelő vagy célzott olvasói— például, "a HAL/6000-en kiképzett tapasztalt technikusok." Jelölje meg, milyen tapasztalati vagy tudásszint szükséges az olvasóknak a jelentés megértéséhez, ha van ilyen. Ha nincs szükség rá, mondja ki. Ha a jelentést Utopia (Texas) város tanácsának tagjai számára készítették, a bevezetésnek ezt ki kell fejeznie.
A tartalom áttekintése. Jelölje meg a jelentés fő tartalmát. Ezt megteheti mondaton belüli felsorolással, ahogy a példák is szemléltetik. Ha aggódik az olvasók túlzó elvárásai miatt, jelezze, mely témákat tárgyal a jelentés. nem borító.
A téma háttere. Ez mindenki kedvence! Néhány minimális háttérinformáció általában a bevezetőben szerepel—például: a kulcsfogalmak, a történelmi háttér, az elmélet és a téma jelentősége. Az ilyen információk felkeltik az olvasók érdeklődését, motiválják őket az olvasásra, és megalapozzák őket néhány alapvető fogalomban. Vigyázzon azonban—ez a fejtegetés elszaladhat, és több mint egy oldalt is elfoglalhat. Ha ez megtörténik, az rendben van—még nincs minden veszve. Helyezze át a jelentés törzsébe, vagy egy függelékbe.
A helyzet háttere. Egy másfajta háttérinformáció szintén jó jelölt a bevezetésekhez—a helyzet, amely a jelentés szükségességét előidézte. Például, ha sok ellentmondó adat volt egy új technológiáról, ami a kutatás szükségességét eredményezte, ezt a háttérinformációt összefoglalhatják a bevezetésben. Például, ha egy vállalatnak valamilyen új berendezésre volt szüksége, vagy a vállalatnak volt valamilyen problémája vagy igénye, és bizonyos követelményei voltak ezzel a berendezéssel kapcsolatban—e kérdések megvitatásának a bevezetésben kell történnie.
Figyeld meg, hogy ezeknek az elemeknek a tárgyalásában az "indicate" szó folyamatosan felhasználásra kerül. Azért van ez, mert el szeretnéd kerülni a túl erőteljes megfogalmazásokat, például "A jelentés témája a következő:..." vagy "Ezt a jelentést ... számára írták...". Figyeld meg, hogy a példa bevezetők általában hogyan kerülik az effajta megfogalmazást.
Példa egy hosszú jelentés bevezetőjére, amely szerződéses elemeket is tartalmaz. (Felugró ablakban nyílik meg; a jobb megtekintéshez méretezze át.)
Példa egy újabb, terjedelmes jelentés bevezetőjére, amely ismét szerződéses elemeket is tartalmaz. (Felugró ablakban nyílik; a jobb megtekintéshez állítsa át a méretet.)
Bevezetések elemeinek csoportosítása és sorrendbe állítása
Csoportosítás. Gyakori probléma, hogy a háttérinformációkat a bevezető különböző részeire szórják szét. Bár lehetnek jó okok arra, hogy a háttérinformációkat a bevezető különálló részeire osszuk szét, általában jobb, ha mindent egy helyen tartunk:
Rendetlenség egy bevezető bekezdésben.
Figyeld meg, hogy a pirossal kiemelt mondat háttérinformáció. Azonban a háttérinformáció az első bekezdésben szerepel. Helyezd át az első bekezdésbe, és fogalmazd át átvezetésként a „megbízható” szó használatával.
Szekvenálás. A bevezetők elemzésének egy másik módja az, hogy figyelembe vesszük bennük előforduló információtípusok sorrendjét. Ha az oda nem illő mondatot áthelyezzük az első bekezdésbe, egy ésszerű információtípus-sorrend a következő lehet:
|
Háttérinformáció Foglalandó témák Célközönség Hatókör: mi nincs lefedve |
A bevezető bekezdésben gyakran használt információtípusok sorrendje.
Rövid dokumentumok bevezetései
Ne felejtsd el megnézni a további példákat: Bevezetők az utasításokhoz és a jelentésekhez.
Ha egy rövid, 1–2 oldalas dokumentumot ír, nincs szüksége mindazokra az elemekre, amelyek a jelentésbevezetőkre jellemzőek és amelyeket az előző szakaszban tárgyaltunk. Íme annak a részhalmaza, amire valószínűleg szüksége lesz:
Téma. Ha a bevezető első három-négy sorában valahol be tudod karikázni a témaszavakat, rendben vagy.
Cél és helyzet. Az utasításoknál elegendő közölni az olvasókkal, hogy meg fogják látni, hogyan kell valamit csinálni. Egy ajánlási jelentésben csupán említsük meg, hogy az olvasók következtetéseket és ajánlásokat fognak látni.
Közönség. Jelölje meg, milyen tapasztalati vagy tudásszintre van szükség az olvasóknak a dokumentum megértéséhez. Ha nincs szükség semmilyenre, jelezze.
A tartalom áttekintése. Jelölje meg a dokumentum fő tartalmát. Egy egyszerű, mondaton belüli felsorolás is megfelel.
Háttér. Mindig emlékezzen arra, hogy a bevezetés nem a háttér részletezése; tartalmazhat néhány háttérinformációt, de csak minimálisan.
Példa egy rövid bevezetésre, amelyben a kulcsfontosságú elemek többsége jelen van.
Bevezetők vázlatokban
Amikor vázlatot készítesz egy jelentés hosszúságú dokumentumhoz, előfordulhat, hogy azt a római I. szakaszt háttérinformációkra használod. Nem jó ötlet. Ne feledd az irányelvet: A bevezetések felkészítik az olvasókat a dokumentum elolvasására.. Ennek szem előtt tartásával egy jelentés hosszúságú dokumentum bevezetőjének vázlatát elkészíteni meglehetősen egyszerű. Íme egy példa:
I. BEVEZETÉS
A. Cél
B. Hatály
C. Áttekintés (rövid lista arról, mit fogunk áttekinteni)
D. Helyzet és közönség
II. HÁTTÉR . . .
Nem kell mindezeket az elemeket mind felvenned, és nem kell pontosan ebben a sorrendben szerepeltetned őket; képesnek kell lenned ügyesen kombinálni néhányat közülük ugyanabban a mondatban.
Szekciók bevezetői
Általában nem gondoljuk, hogy egy jelentésben több bevezető is lehet. Azonban 8–10 vagy annál több oldalas jelentésekben az egyes szakaszoknak is szükségük van valamilyen bevezetésre. Ezeket nevezhetjük Szakaszok bevezetői mert felkészítik az olvasókat egy jelentés egy szakaszának elolvasására—megismertetik az olvasókat annak tartalmával és céljával, és kapcsolatot mutatnak az előző szakaszhoz.
Természetesen egy szakasz bevezetőjének nem kell tartalmaznia egy jelentés bevezetőjének minden elemét. Ugyanakkor több olyan eleme van, amelyek, ha jól kezelik őket, sokat számítanak a jelentés világossága és gördülékenysége szempontjából.
Példa szakasz bevezetése. Vegye észre, hogy ennek a szakasz bevezetője nemcsak a megelőző és a következő témákat említi, hanem azt is megmutatja, hogyan kapcsolódnak egymáshoz. (Egy 1983-ban írt jelentésből.)
Téma megjelölése. A jelentés bevezetőjéhez hasonlóan jelezze a következő szakasz témáját. De ne feledje—nem kell, hogy legyen unalmas, erőltetett "A jelentés következő szakaszának témája a következő..."
Tartalom áttekintése. Ahogyan a jelentés bevezetőjében is, érdemes felsorolni a főbb tartalmakat. A mondaton belüli felsorolás jól szolgálja ezt a célt.
Átmenet. A szakaszbevezetésekben nagyon hasznos elem az átmeneti megfogalmazás, amely jelzi, hogy az előző rész hogyan viszonyul a következőhöz. Bármilyen hosszúságú és összetettségű jelentésekben jó technika—végigvezeti az olvasókat, megmutatva nekik, hogyan illeszkednek össze a jelentés részei.
Bevezetők felülvizsgálati ellenőrzőlistája
Amikor átdolgozod a bevezetőidet, figyelj az alábbiakhoz hasonló problémákra:
- Kerülje olyan bevezető írását, amely kizárólag háttérinformációból áll; kerülje, hogy a háttérinformáció elnyomja a bevezető kulcselemeit.
- Ügyelj rá, hogy a témát már az elején jelöld meg.
- Győződjön meg róla, hogy jelzi a közönséget és a helyzetet—mit várjanak az olvasók a jelentéstől; milyen tudásra vagy háttérismeretre van szükségük a jelentés megértéséhez; milyen helyzet okozta a jelentés szükségességét.
- Győződjön meg róla, hogy szerepel egy áttekintés a jelentés tartalmáról, valamint a hatókörre vonatkozó információk—amit a jelentés nem fed le.
Értékelném a gondolatait, reakcióit és kritikáját ezzel a fejezettel kapcsolatban: a válaszod—David McMurrey.
