Nota:
  • Este capítulo, así como el resto del libro de Redacción Técnica, se enfoo ca en las habilidades de redacción técnica. No se garantiza que el contt enido técnico aquí presentado sea exitoso, preciso o esté actualizado.
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Este capítulo le presenta los documentos de procedimiento operativo estándar (SOP). Sin embargo, no proporciona detalles definitivos sobre cómo planificar, redactar, dar formato y completar estos documentos. Sí proporciona enlaces a páginas web que lo hacen, junto con algunos consejos sobre cómo mantener un alcance razonable para un proyecto de SOP si usted está en un curso de redacción técnica o empresarial.

Consulte estos ejemplos de procedimientos operativos estándar.

Y consulte esta plantilla de SOP adaptada con permiso de Smartsheet: Intelligent Work Management Platform.

Procedimientos Operativos Estándar: Descripción general

Los procedimientos operativos estándar y los documentos de políticas y procedimientos son aproximadamente lo mismo: establecen normas para realizar actividades y presentan procedimientos específicos paso a paso para llevarlas a cabo. Aunque estas distinciones se difuminan en la práctica:

  • Los documentos de políticas y procedimientos se centran con mayor frecuencia en el comportamiento esperado de los empleados (por ejemplo, tabaquismo, abuso de sustancias, acoso sexual).
  • Los procedimientos operativos estándar se centran más en expectativas normativas para la realización de tareas específicas, como el lavado de manos por parte de profesionales de la salud o la colocación de un implante dental en un laboratorio dental.

Las organizaciones utilizan documentos de políticas y procedimientos para registrar sus normas y reglamentos: políticas de asistencia, políticas de abuso de sustancias, procedimientos de flujo de trabajo, entre otros. Una vez registradas, las políticas y los procedimientos están disponibles para que todos en la organización los consulten, y estos documentos se convierten en el medio para resolver la mayoría de las disputas dentro de la organización. Para distinguir entre estos dos términos:

  • Políticas son similares a leyes, declaraciones normativas: por ejemplo, la mayoría de las organizaciones cuentan con políticas contra el acoso que imitan leyes promulgadas por el gobierno.
  • Procedimientos, por otro lado, son los métodos paso a paso para llevar a cabo esas políticas. Por supuesto, algunas políticas no requieren procedimientos. Si la organización tiene una política de no fumar (policy), eso es todo lo que debe indicarse. Sin embargo, si alguien infringe esa política, se necesita un procedimiento para manejar esa situación.

Procedimientos Operativos Estándar: Proyectos de Escritura

Si usted está inscrito en un curso asociado con esta página, se encuentra en un curso de redacción, no en un curso de administración empresarial. Nuestro enfoque está en la buena redacción, en documentos bien diseñados, en documentos que cumplan su propósito y en documentos que satisfagan las expectativas comunes en cuanto a contenido, organización y formato. Los procedimientos operativos estándar y los documentos de políticas y procedimientos constituyen, evidentemente, una aplicación importante de la redacción y pueden contener información técnica sustancial sobre las operaciones de una organización. Sin embargo, no considere este capítulo como la última palabra sobre estos temas, especialmente en términos legales.

Procedimientos Operativos Estándar: Estructura

Como puede observar en los procedimientos operativos estándar en Instructions, Policies & Procedures, Standard Operating Procedures, existen algunos elementos comunes:

  • Sistema de numeración decimal: esto permite que las políticas o procedimientos puedan ser “citados”. Por ejemplo, si un empleado fuma en la entrada de un edificio, usted puede citar la política administrativa 23.1.4 (o simplemente emitir una advertencia y dejar pasar el asunto por esta vez).
  • Uso frecuente de predicados e imperativos (“Establecer” esto, “promover” aquello).
  • Distinción entre políticas y procedimientos en el ejemplo del lavado de manos. Las políticas indican a los empleados qué deben hacer; los procedimientos les indican exactamente cómo hacerlo.
  • Números de seguimiento para facilitar la referencia.
  • Se especifican los nombres de los responsables y de quienes aprueban.
  • Fechas de revisión, para que los empleados sepan si están consultando la versión más reciente.
  • Definiciones para establecer los significados precisos de términos clave.
  • Uso de “will” para indicar un requisito (el estilo más antiguo utiliza “shall”).

Procedimientos Operativos Estándar: Recursos

A continuación se presentan algunos recursos sobre procedimientos operativos estándar:

Indicaciones (Prompts) de IA para Procedimientos Operativos Estándar

Las listas de verificación, que típicamente no se leen, pueden utilizarse como fuente para indicaciones (prompts) de IA con algunas modificaciones. Copie lo siguiente, péguelo en un sistema de IA como Gemini de Google y observe qué podría haber pasado por alto.

Nota: Todas las referencias al contenido, formato y estilo de los documentos técnicos (techdocs) o sus componentes pueden encontrarse en el libro de texto en línea de redacción técnica.

    ¡Próximamente!

Agradecería sus comentarios, reacciones y críticas con respecto a este capítulo: su respuesta—David McMurrey.