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Notas:
- Este capítulo, al igual que el resto de este libro de texto de technical writing, se centra en las habilidades de redacción técnica (technical writing skills). No se garantiza que el contenido técnico aquí presentado sea exitoso, preciso o esté actualizado.
- Este capítulo ha sido traducido con OpenAI ChatGPT. Por favor, informe sobre problemas de idioma a admin@mcmassociates.io
Algunas consideraciones preliminares
Al comenzar, asegúrese de comprender la definición que utilizamos para las propuestas. Además, si está tomando un curso de technical writing, asegúrese de comprender la asignación de la propuesta: no se trata de escribir cualquier propuesta, sino una que, al menos en parte, proponga escribir algo.
Propuestas reales. Para comenzar a planificar una propuesta, recuerde la definición básica: una propuesta es una oferta o licitación para realizar un determinado proyecto para alguien. Las propuestas pueden contener otros elementos—antecedentes técnicos, recomendaciones, resultados de encuestas, información sobre viabilidad (feasibility), etc. Pero lo que hace que una propuesta sea una propuesta es que solicita a la audiencia que apruebe, financie o conceda permiso para realizar el proyecto propuesto.
Si planea ser consultor o dirigir su propio negocio, las propuestas escritas pueden ser una de sus herramientas más importantes para atraer trabajo. Y si trabaja para una agencia gubernamental, una organización sin fines de lucro o una gran corporación, la propuesta puede ser una herramienta valiosa para iniciar proyectos que beneficien a la organización o a usted como empleado proponente (y, por lo general, a ambos).
Una propuesta debe contener información que permita a su audiencia decidir si aprueba el proyecto, si lo aprueba o lo contrata a usted para realizar el trabajo, o ambas cosas. Para redactar una propuesta exitosa, póngase en el lugar de su audiencia—el destinatario de la propuesta—y piense en qué tipo de información necesitaría esa persona para sentirse segura al confiarle el proyecto.
Infografía de este capítulo generada por NotebookLM
Tipos de propuestas. Considere las situaciones en las que surgen las propuestas. Una empresa puede emitir un anuncio público solicitando propuestas para un proyecto específico. Este anuncio público—llamado solicitud de propuestas (Requests for Proposals, RFP)—puede difundirse a través de periódicos, revistas comerciales, canales de cámaras de comercio o cartas individuales. Las empresas o personas interesadas en el proyecto redactan entonces propuestas en las que resumen sus calificaciones, cronogramas y costos del proyecto, y analizan su enfoque para llevarlo a cabo. El destinatario de todas estas propuestas las evalúa, selecciona al mejor candidato y posteriormente elabora un contrato.
Sin embargo, las propuestas también pueden surgir de manera mucho menos formal. Imagine que está interesado en realizar un proyecto en su trabajo (por ejemplo, investigar los beneficios de incorporar una nueva tecnología para aumentar la productividad). Imagine que habla con su supervisora e intenta convencerla de ello. Ella podría responder diciendo: "Escríbame una propuesta y la presentaré a la alta dirección". Como puede verse en estos ejemplos, las propuestas pueden dividirse en varias categorías:
- Propuestas internas y externas. Una propuesta dirigida a alguien dentro de su organización (una empresa, una agencia gubernamental, etc.) es una propuesta interna. En las propuestas internas, es posible que no tenga que incluir ciertas secciones (como las calificaciones) ni tanto detalle. Una propuesta externa es aquella que redacta una organización o individuo independiente para otra entidad. El ejemplo típico es el del consultor independiente que propone realizar un proyecto para otra empresa.
- Propuestas solicitadas y no solicitadas. Una propuesta solicitada es aquella que el destinatario ha pedido explícitamente. Normalmente, una empresa envía solicitudes de propuestas (RFP) por correo o las publica en algún medio informativo. Pero las propuestas también pueden solicitarse a nivel muy local: por ejemplo, usted podría estar explicándole a su jefe lo beneficioso que sería instalar una nueva tecnología en la oficina; su jefe podría interesarse y pedirle que redacte una propuesta para realizar un estudio formal de la idea. Las propuestas no solicitadas son aquellas que el destinatario no ha pedido. En estos casos, a veces es necesario convencer primero al destinatario de que existe un problema o una necesidad antes de comenzar la parte principal de la propuesta.
- Propuestas de “gran idea” (no propuestas).
Imagine que tiene una idea excelente para instalar una nueva tecnología en su lugar de trabajo. Escribe una explicación de cómo funciona y por qué es tan buena, y termina instando a la gerencia a llevarla a cabo. ¿Es eso una propuesta? No—no en este contexto. Se parece más a un informe de viabilidad (feasibility report), que estudia los méritos de un proyecto y luego recomienda a favor o en contra de él. Lo único que haría falta para convertir este documento en una propuesta sería añadir elementos que soliciten la aprobación de la gerencia y la autorización para que usted lleve a cabo el proyecto.
Otras opciones para la asignación de la propuesta. Puede que no sea posible encajar los planes de su proyecto de informe en el contexto de una propuesta. Otra opción es redactar una propuesta académica—dirigida a su instructor y sin pretensión de realismo. Consulte un ejemplo de este tipo de propuesta.
Descripción del trabajo propuesto (resultados del proyecto). La mayoría de las propuestas deben describir el producto final del proyecto propuesto. En un curso de redacción técnica (technical writing), esto significa describir el documento escrito que se propone redactar, su audiencia y su propósito; proporcionar un esquema (outline); y analizar aspectos como su extensión, los gráficos (graphics), la encuadernación (binding), y otros elementos similares. En el escenario que usted defina, también puede haber otro tipo de trabajo, como la realización de seminarios de capacitación (training seminars) o la prestación de un servicio continuo (ongoing service). Incluya también estos elementos.
Método, procedimiento, teoría. En algunas propuestas, será conveniente explicar cómo llevará a cabo el trabajo propuesto. Esto funciona como un elemento persuasivo adicional; demuestra a la audiencia que usted cuenta con un enfoque sólido y bien pensado para el proyecto. Además, cumple la función de un segundo tipo de antecedentes que algunas propuestas requieren. Recuerde que la sección de antecedentes (analizada anteriormente) se centra en el problema o la necesidad que da origen a la propuesta. Sin embargo, en esta sección se analizan los antecedentes técnicos relacionados con los procedimientos o la tecnología que se planea utilizar en el trabajo propuesto. Por ejemplo, en la propuesta sobre silvicultura (forestry), el autor proporciona información básica sobre cómo se lleva a cabo la gestión forestal (timber management). Una vez más, esto le brinda a usted, como redactor de la propuesta, la oportunidad de demostrar que domina el tema y de generar confianza en la audiencia.
Cronograma. La mayoría de las propuestas incluyen una sección que muestra no solo la fecha prevista de finalización, sino también los hitos clave (milestones) del proyecto. Si se trata de un proyecto grande que se extiende durante varios meses, la línea de tiempo (timeline) también debe indicar las fechas en las que se entregarán informes de avance (progress reports). Y si no es posible especificar fechas concretas, indique los periodos de tiempo correspondientes a cada fase del proyecto.
Calificaciones. La mayoría de las propuestas contienen un resumen de las calificaciones de la persona u organización que presenta la propuesta para llevar a cabo el trabajo propuesto. Es similar a un currículum breve (mini-resume) incluido dentro de la propuesta. La audiencia utiliza esta sección para decidir si usted es adecuado para el proyecto. Por ello, se enumeran aquí la experiencia laboral, proyectos similares, referencias (references), capacitación y formación académica que demuestran familiaridad con el proyecto.
Costos, recursos necesarios. La mayoría de las propuestas también incluyen una sección que detalla los costos del proyecto, ya sean internos o externos. En proyectos externos, puede ser necesario enumerar las tarifas por hora (hourly rates), las horas estimadas, los costos de equipos y suministros, entre otros, y luego calcular el costo total del proyecto completo. Los proyectos internos, por supuesto, no son gratuitos, por lo que también deben incluirse sus costos: por ejemplo, el tiempo necesario para completar el proyecto, los equipos y suministros que se utilizarán, la asistencia de otras personas dentro de la organización, y así sucesivamente.
Conclusiones. El párrafo o la sección final de la propuesta debe devolver la atención de los lectores a los aspectos positivos del proyecto (después de haber presentado los costos). En esta sección final, puede concluir instándolos a ponerse en contacto para concretar los detalles del proyecto, recordándoles los beneficios de llevarlo a cabo y, quizás, añadiendo un último argumento a favor de usted o de su organización como la opción adecuada para el proyecto.
Secciones especiales específicas del proyecto. Recuerde que las secciones anteriores son típicas o comunes en las propuestas escritas, pero no constituyen requisitos absolutos. Pregúntese siempre qué más podría necesitar su audiencia para comprender el proyecto, la necesidad de realizarlo, los beneficios que se derivan de él, su papel en el mismo y sus calificaciones para llevarlo a cabo. ¿Qué más podrían necesitar sus lectores para convencerse de permitirle realizar el proyecto? ¿Qué más necesitan ver para aprobar el proyecto y aprobarlo a usted para llevarlo a cabo?
Organización de las propuestas
En cuanto a la organización del contenido de una propuesta, recuerde que se trata esencialmente de un documento de carácter comercial o promocional. A continuación se indican los pasos básicos que suele seguir:
- Se presenta la propuesta, informando a los lectores sobre su propósito y contenido.
- Se exponen los antecedentes—el problema, la oportunidad o la situación que da origen al proyecto propuesto. Se busca que el lector se preocupe por el problema, se entusiasme con la oportunidad o se interese por la situación.
- Se indica qué se propone hacer frente al problema, cómo se planea ayudar a los lectores a aprovechar la oportunidad o de qué manera se pretende ayudarlos en la situación planteada.
- Se analizan los beneficios de llevar a cabo el proyecto propuesto y las ventajas que resultan de su aprobación.
- Se describe con precisión en qué consistirá el proyecto terminado, cómo se verá y cómo funcionará—es decir, se describen los resultados del proyecto.
- Se analizan el método y la teoría o el enfoque que sustentan dicho método—permitiendo que los lectores comprendan cómo se llevará a cabo el trabajo propuesto.
- Se presenta un cronograma que incluye los hitos principales o puntos de control del proyecto.
- Se enumeran brevemente las calificaciones del proponente para el proyecto; se ofrece un currículum resumido de los antecedentes que lo hacen adecuado para el mismo.
- Ahora (y solo ahora), se enumeran los costos del proyecto y los recursos necesarios para llevarlo a cabo.
- Se concluye con una revisión de los beneficios de realizar el proyecto (en caso de que el impacto de la sección de costos haya sido excesivo) y se insta a la audiencia a ponerse en contacto o a aceptar la propuesta.
Observe la lógica general del recorrido por estas secciones: primero se genera preocupación por un problema o interés por una oportunidad; luego se entusiasma a los lectores con la forma en que se resolverá el problema o se llevará a cabo el proyecto; después se presentan las sólidas calificaciones del proponente—y solo entonces se introducen los costos, para volver inmediatamente a resaltar los aspectos positivos del proyecto.
Formato de las propuestas
Dispone de las siguientes opciones para el formato y la presentación de su propuesta. No importa cuál utilice, siempre que emplee el formato de memorando (memorandum format) para las propuestas internas y el formato de carta comercial (business-letter format) para las propuestas externas.
- Carta de presentación o memorando con propuesta separada: En este formato, se redacta una carta o memorando breve de “presentación” y se adjunta la propuesta propiamente dicha a continuación. La carta o el memorando anuncia brevemente que se incluye una propuesta y describe su contenido general. De hecho, el contenido de la carta o del memorando es prácticamente el mismo que el de la introducción (analizada en la sección anterior). Sin embargo, la introducción de la propuesta propiamente dicha, que sigue a la carta o memorando, repite gran parte de lo ya expuesto. Esto se debe a que la carta o el memorando pueden separarse de la propuesta, o bien el destinatario puede no leerlos y pasar directamente al texto de la propuesta.
- Propuesta consolidada en formato de carta comercial o memorando: En este formato, se consolida toda la propuesta con una carta comercial o memorando estándar. Se utilizan encabezados y otros elementos de formato especiales como si se tratara de un informe (report). (Este formato de memorando consolidado se ilustra en la parte izquierda de la siguiente imagen).
Propuesta que utiliza el formato de memorando consolidado (izquierda) y propuesta separada de su carta de presentación (derecha)
Requisitos especiales de la asignación
Recuerde que, en un curso de redacción técnica (technical writing), la asignación de la propuesta cumple varios propósitos: (1) brindarle experiencia en la redacción de propuestas; (2) ayudarle a comenzar la planificación de su documento técnico del semestre (techdoc); (3) ofrecer a su instructor la oportunidad de trabajar con usted en su proyecto de informe, para asegurarse de que cuenta con un tema viable. Para los dos últimos propósitos, debe incluir ciertos contenidos específicos en (o junto con) su propuesta, algunos de los cuales pueden no parecer apropiados en una propuesta del mundo real. Si no encajan en la propuesta propiamente dicha, colóquelos en un memorando dirigido a su instructor, tal como se muestra en el primer ejemplo de propuesta que aparece al inicio de este capítulo.
A continuación se presenta una lista de verificación de lo que debe incluirse en algún lugar de la propuesta o en un memorando adjunto al instructor:
- Audiencia: Describa la audiencia de la propuesta y del informe propuesto (pueden ser diferentes) en función de la organización para la que trabajan, sus cargos y funciones, su formación técnica y su capacidad para comprender el informe que se propone redactar.
- Situación: Describa la audiencia prevista de la propuesta: quiénes son, qué hacen y cuál es su nivel de conocimiento y experiencia en el tema de la propuesta. Describa la situación en la que se redacta la propuesta y en la que se necesita el proyecto: ¿qué problemas o necesidades existen?, ¿quién los tiene?, ¿dónde se encuentran?
- Tipo de informe: Explique qué tipo de informe tiene la intención de redactar: ¿se trata de un informe de antecedentes técnicos (technical background report)? ¿o de un informe de viabilidad (feasibility report)? Proporcione suficiente explicación para que su instructor pueda ver que comprende el tipo de informe. Consulte el capítulo sobre tipos de informes.
- Fuentes de información: Enumere las fuentes de información; asegúrese de que existe información suficiente para su tema; incluya libros, artículos, obras de referencia específicas y otros tipos de fuentes que considere que contribuirán a su informe.
- Gráficos: Enumere los gráficos que cree que necesitará su informe según su tipo y su contenido. (Si no puede pensar en ninguno que su informe necesite, es posible que aún no tenga un buen tema—realice una lluvia de ideas con su instructor).
- Esquema: Incluya un esquema (outline) de los temas y subtemas que cree que cubrirá en su informe.