براہ کرم یہاں کلک کریں تاکہ مدد کریں ڈیوڈ مکمرے ویب ہوسٹنگ کے لئے ادائیگی کریں:
کچھ بھی چھوٹی رقم عطیہ کریں جو آپ دے سکتے ہیں!
آن لائن تکنیکی تحریر مفت رہے گی۔
ایک تکنیکی دستاویز کا سامع—یا کسی بھی تحریر کا سامع—وہ مزعومہ یا ممکنہ قاری ہے۔ زیادہ تر تکنیکی لکھاریوں کے لیے، یہ ہے سب سے اہم دستاویز کی منصوبہ بندی، تحریر، اور جائزہ لینے میں غور و فکر۔ آپ "اپنی تحریر کو" ان قارئین کی ضروریات، دلچسپیوں، اور پس منظر کے مطابق ڈھالتے ہیں جو آپ کی تحریر پڑھیں گے۔
یہ اصول واضح طور پر سادہ اور ظاہر ہوتا ہے۔ یہ کچھ ایسا ہی ہے جیسے کسی کو کہنا، "بات اس طرح کرو کہ آپ کے سامنے والا آپ کی بات سمجھے." یہ ایسا ہی ہے جیسے کہا جائے، "اپنے چھ سال کے بچے سے راکٹ سائنس کی بات مت کرو." کیا ہمیں اس میں ایک کورس کی ضرورت ہے؟ ایسا نہیں لگتا۔ لیکن، دراصل، ناظرین کے تجزیے اور ان کے مطابق ڈھالنے کی کمی زیادہ تر پیشہ ورانہ، تکنیکی دستاویزات میں پائی جانے والی زیادہ تر مشکلات کی ایک بنیادی وجہ ہے—خاص طور پر ہدایات میں جہاں یہ سب سے زیادہ واضح طور پر سامنے آتا ہے۔
نوٹس:
- جب آپ نے سامعین کے حصے کو پڑھ لیا، تو کوشش کریں کہ ناظرین کا منصوبہ ساز. آپ خالی جگہوں کو اپنے سامعین کے بارے میں تفصیلی سوالات کے جوابات سے بھر دیتے ہیں اور پھر اسے اپنے آپ کو اور، اگر چاہیں، اپنے استاد کو ای میل کرتے ہیں۔
- اس باب میں ایک سیکشن بھی شامل ہے صورتحال. کوشش کریں کہ استعمال کریں صورتحال منصوبہ ساز اپنی سامعین کی موجودہ صورت حال کے تصور کو ترقی دینے کے لیے۔
جب آپ ایک سامعین کا تجزیہ کرتے ہیں تو سب سے پہلے چیزوں میں سے ایک یہ ہے کہ اس کی قسم (یا قسمیں—) کو شناخت کیا جائے۔ سامعین کی عام تقسیم کے زمرے مندرجہ ذیل ہیں:
- ماہرین: یہ وہ لوگ ہیں جو نظریے اور مصنوعات کے بارے میں مکمل آگاہی رکھتے ہیں۔ انہوں نے اسے ڈیزائن کیا، انہوں نے اس کی جانچ کی، وہ اس کے بارے میں سب کچھ جانتے ہیں۔ اکثر، ان کے پاس اعلیٰ ڈگریاں ہوتی ہیں اور وہ تعلیمی ماحول یا حکومت اور ٹیکنالوجی کی دنیا میں تحقیق و ترقی کے شعبوں میں کام کرتے ہیں۔ غیر متخصص پڑھنے والے کے لئے یہ سمجھنا سب سے کم ممکن ہے کہ یہ لوگ کیا کہہ رہے ہیں—لیکن اس کے پاس کوشش کرنے کی بھی سب سے کم وجہ ہے۔ زیادہ تر، ماہر کے سامنے جو رابطے کا چیلنج ہوتا ہے وہ تکنیکی ماہر اور انتظامیہ کے ساتھ بات چیت کرنا ہے۔
- تکنیشنز: یہ وہ لوگ ہیں جو ان چیزوں کو بناتے ہیں، چلاتے ہیں، برقرار رکھتے ہیں، اور مرمت کرتے ہیں جن کے بارے میں ماہرین نظریہ لگاتے ہیں۔ ان کا علم بھی بہت تکنیکی ہے، لیکن زیادہ عملی نوعیت کا ہے۔
- ایگزیکٹوز: یہ وہ لوگ ہیں جو کاروباری، اقتصادی، انتظامی، قانونی، حکومتی، سیاسی فیصلے کرتے ہیں ان چیزوں پر جن پر ماہرین اور تکنیکی افراد کام کرتے ہیں۔ اگر یہ ایک نئی مصنوعات ہے تو وہ فیصلہ کرتے ہیں کہ آیا اسے تیار اور مارکیٹ کیا جائے یا نہیں۔ اگر یہ ایک نئی پاور ٹیکنالوجی ہے تو وہ فیصلہ کرتے ہیں کہ آیا شہر کو اسے نافذ کرنا چاہئے یا نہیں۔ ایگزیکٹوز کے پاس اس موضوع کے بارے میں غیر تخصیصی افراد کی طرح کم تکنیکی علم ہونے کا امکان ہے۔
- غیر ماہرین: یہ پڑھنے والے سب سے کم تکنیکی علم رکھتے ہیں۔ ان کی دلچسپی تکنیکی ماہرین کی طرح عملی ہو سکتی ہے، لیکن ایک مختلف طریقے سے۔ وہ نئی پاور ٹیکنالوجی کو اس حد تک سمجھنا چاہتے ہیں کہ یہ جان سکیں کہ آئندہ بانڈ انتخابات میں اس کے حق میں یا اس کے خلاف ووٹ دینا ہے یا نہیں۔ یا، وہ کسی خاص تکنیکی معاملے کے بارے میں صرف تجسس رکھتے ہیں اور اس کے بارے میں جاننا چاہتے ہیں—لیکن کسی خاص عملی وجہ کے بغیر۔
ناظرین کا تجزیہ
یہ تعین کرنا ضروری ہے کہ آپ کے دستاویز کے ممکنہ قارئین کس چار زمرے میں آتے ہیں، لیکن یہ ختم نہیں ہوتا۔ ناظرین، زمرے کی پرواہ کیے بغیر، درج ذیل خصوصیات کے لحاظ سے بھی تجزیہ کیے جانے چاہئیں:
- پس منظر__انٹیٹی_0__علم، تجربہ، تربیت: آپ کی سب سے اہم تشویشوں میں سے ایک یہ ہے کہ آپ اپنے قارئین میں علم، تجربہ، یا تربیت کی کس حد تک توقع کر سکتے ہیں۔ اگر آپ کی توقع ہے کہ کچھ قارئین کے پاس مخصوص پس منظر نہیں ہے، تو کیا آپ اپنی دستاویز میں حقیقتاً اسے فراہم کرتے ہیں؟ ایک مثال پر غور کریں: فرض کریں کہ آپ مائیکروسافٹ ونڈوز کے تحت کام کرنے والے سافٹ ویئر پروڈکٹ کا استعمال کرنے کے لئے ایک گائیڈ لکھ رہے ہیں۔ آپ اپنے قارئین سے ونڈوز کے بارے میں کتنا جاننے کی توقع کر سکتے ہیں؟ اگر کچھ قارئین ممکنہ طور پر ونڈوز کے بارے میں کم جانتے ہیں، تو کیا آپ کو یہ معلومات فراہم کرنی چاہئیں؟ اگر آپ جواب نہ میں دیتے ہیں، تو آپ اپنے صارفین کو آپ کی پروڈکٹ کے ساتھ مایوسی کے خطرے میں ڈال دیتے ہیں۔ اگر آپ ونڈوز کے بارے میں پس منظر کی معلومات شامل کرنے کے لیے ہاں کہتے ہیں، تو آپ اپنی محنت میں اضافہ کرتے ہیں اور دستاویز کے صفحات کی تعداد میں اضافہ کرتے ہیں (اس طرح سے قیمت بھی بڑھتی ہے)۔ واضح طور پر، اس سوال کا کوئی آسان جواب نہیں ہے—جواب کا ایک حصہ اس بات میں شامل ہو سکتا ہے کہ کتنے چھوٹے طبقے کو اس پس منظر کی معلومات کی ضرورت ہے۔
- ضرورتیں اور دلچسپیاں: اپنے دستاویز کی منصوبہ بندی کرنے کے لیے، آپ کو یہ جاننا ہوگا کہ آپ کا قارئین اس دستاویز سے کیا توقع رکھتا ہے۔ تصور کریں کہ قارئین آپ کے دستاویز کو کیسے استعمال کرنا چاہیں گے؛ وہ اس میں سے کیا مانگیں گے۔ مثال کے طور پر، تصور کریں کہ آپ ایک نئی سمارٹ فون کے استعمال کے بارے میں ایک ہدایت نامہ لکھ رہے ہیں—تو آپ کے قارئین اس میں کیا تلاش کریں گے؟ تصور کریں کہ آپ کو ایک قومی ریئل اسٹیٹ ایسوسی ایشن کے لیے عالمی گرمی کی تبدیلی پر ایک پس منظر رپورٹ لکھنے کے لیے معاہدہ کیا گیا ہے—تو وہ اس بارے میں کیا پڑھنا چاہیں گے؛ اور، اسی طرح اہم، وہ کیا چاہتے ہیں کہ آپ شامل کریں۔ نہیں آپ کیا پڑھنا چاہتے ہیں؟
- مختلف ثقافتیں: اگر آپ بین الاقوامی سامعین کے لیے لکھ رہے ہیں، تو آگاہ رہیں کہ وقت اور تاریخ، مالی مقدار اور عددی مقدار کی نشاندہی کے لیے فارمیٹ دنیا بھر میں مختلف ہوتے ہیں۔ یہ بھی جان لیں کہ مزاح اور تشبیہی زبان (جیسا کہ "ہوم رن مارنا") ہماری اپنی ثقافت کے باہر سمجھنے کے امکانات کم ہیں۔ ٹیکساس اے اینڈ ایم یونیورسٹی دستیاب کرتی ہے باب 6"بین الاقوامی پڑھنے والوں کے لیے لکھنا" تکنیکی معلومات کی رپورٹنگ، الزبتھ ٹیبو، وغیرہ۔ معیارات کے لیے، دیکھیں اسلوب رہنما کی فہرست وکیپیڈیا سے۔ (ان نامعلوم مہمان کا شکریہ جنہوں نے ان اہم خیالات کا تعاون دیا۔)
- دیگر آبادیاتی خصوصیات: اور یقیناً آپ کے قارئین کے بارے میں اور بھی بہت سی خصوصیات ہیں جو شاید آپ کے دستاویز کو ڈیزائن اور لکھنے کے طریقے پر اثر انداز ہونے والے عوامل—مثال کے طور پر، عمر کے گروپ، رہائش کی قسم، رہائش کا علاقہ، جنس، سیاسی ترجیحات، وغیرہ۔
سامعین کا تجزیہ کم از کم دو دیگر عوامل کی وجہ سے پیچیدہ ہو سکتا ہے: ایک دستاویز کے لیے مختلف سامعین کی اقسام، سامعین میں وسیع متغیرات، اور نامعلوم سامعین۔
- ایک سے زیادہ حاضرین۔ آپ کو یہ معلوم ہوگا کہ آپ کا دستاویز ایک سے زیادہ سامعین کے لیے ہے۔ مثال کے طور پر، یہ تکنیکی لوگوں (ماہرین اور ٹیکنیشنز) اور انتظامی لوگوں (ایگزیکٹوز) کے ذریعے دیکھی جا سکتی ہے۔ کیا کریں؟ آپ یا تو تمام حصے اس طرح لکھ سکتے ہیں کہ آپ کے دستاویز کے تمام سامعین انہیں سمجھ سکیں (خوش قسمتی!)۔ یا آپ ہر حصے کو خاص طور پر اس سامعین کے لیے لکھ سکتے ہیں جس میں انہیں دلچسپی ہو، پھر سرخیوں اور سیکشن کے تعارف کا استعمال کرکے اپنے سامعین کو یہ بتا سکتے ہیں کہ انہیں کہاں جانا ہے اور آپ کے دستاویز میں کیا چیزیں نظرانداز کرنی ہیں۔
- ناظرین میں وسیع تغیرات۔ آپ یہ سمجھ سکتے ہیں کہ، حالانکہ آپ کا ایک مخصوص سامعین ہے جو صرف ایک زمرے میں آتا ہے، مگر اس کی پس منظر میں بڑی ورائٹی ہوتی ہے۔ یہ ایک مشکل معاملہ ہے—اگر آپ سب سے کم مشترکہ قاری کے معیار پر لکھتے ہیں، تو آپ ایک بھاری بھرکم، بورنگ کتاب جیسی چیز لے آئیں گے جو زیادہ تر قارئین کو بند کر دے گی۔ مگر اگر آپ اس کم ترین سطح پر نہیں لکھتے، تو آپ اپنے قارئین کے اس حصے کو کھو دیتے ہیں۔ کیا کیا جائے؟ زیادہ تر لکھاری زیادہ تر قارئین کے لیے لکھتے ہیں اور اس اقلیت کی قربانی دیتے ہیں جسے زیادہ مدد کی ضرورت ہوتی ہے۔ دوسرے لوگ اضافی معلومات کو ضمیموں میں شامل کرتے ہیں یا ابتدائی کتابوں کی کراس ریفرنس دیتے ہیں۔
ناظرین کا تجزیہ - مثال
اگر آپ ایک تکنیکی تحریر کا کورس لے رہے ہیں، تو آپ سے یہ توقع کی جا سکتی ہے کہ آپ اپنے تکنیکی دستاویزات کے ساتھ ایک سامع کی وضاحت شامل کریں گے۔ یہاں ایک مثال ہے:
| انسٹرکٹر کے لیے نوٹ: یہ ہدایات ان افراد کے لیے ہیں جو مائیکروسافٹ ایکسل میں میکروز کا استعمال کرتے ہوئے اپنے حسابات کو آسان بنانا چاہتے ہیں تاکہ وہ اپنے ڈیٹا کو مؤثر طریقے سے حساب کر سکیں۔ انہیں مائیکروسافٹ ایکسل میں ڈیٹا داخل کرنے کا علم ہے اور مائیکروسافٹ آفس سوٹ کی بنیادی معلومات ہے۔ وہ ونڈوز سافٹ ویئر کے استعمال میں آرام دہ ہیں اور اپنے حسابات کی تصدیق کے لیے بنیادی عددی صلاحیتوں کے ساتھ ساتھ حساب لگانے میں منطقی غلطیوں کی جانچ کرنے میں بھی آرام دہ ہیں۔ |
سامعین کی адапٹیشن
ٹھیک ہے! تو آپ نے اپنے ناظرین کا تجزیہ اس قدر کر لیا ہے کہ آپ انہیں اپنے بارے میں بہتر جانتے ہیں۔ یہ کس کام کا ہے؟ آپ اس معلومات کو کیسے استعمال کرتے ہیں؟ آپ کیسے یہ یقینی بناتے ہیں کہ آپ کچھ ایسا نہ لکھیں جو آپ کے قارئین کے لئے ابھی بھی ناقابل فہم یا بے کار ہو؟
لکھنے کا کاروبار تک آپ کا سامعین اکثر پیدائشی صلاحیت، بصیرت اور یہاں تک کہ اسرار سے بہت متاثر ہو سکتے ہیں۔ لیکن کچھ کنٹرولز ہیں جو آپ بہتر مواقع کے لئے اپنے قاری سے جڑنے کے لئے استعمال کر سکتے ہیں۔ درج ذیل "کنٹرولز" بنیادی طور پر تکنیکی معلومات کو غیر ماہر سامعین کے لئے زیادہ سمجھنے لائق بنانے سے متعلق ہیں:
- اپنے دستاویز کو سمجھنے کے لیے قارئین کو درکار معلومات شامل کریں۔ چیک کریں کہ آیا کوئی خاص اہم معلومات غائب ہے—مثال کے طور پر، ہدایات کے ایک سیٹ سے اہم مراحل کی ایک اہم سیریز؛ اہم پس منظر جو ابتدائیوں کو مرکزی بحث کو سمجھنے میں مدد دیتا ہے؛ اہم اصطلاحات کی تعریف۔ (جلد کا دیکھیں) مواد کے بارے میں خیالات تفصیلات کے لیے۔)
- اپنے قارئین کے لئے غیر ضروری معلومات چھوڑ دیں۔ غیر ضروری معلومات بھی قارئین کو کنفیوژن اور مایوسی میں مبتلا کر سکتی ہیں—آخر کار، یہ اس لیے موجود ہوتی ہیں تاکہ وہ اسے پڑھنے کے لیے مجبور محسوس کریں۔ مثلاً، آپ ممکنہ طور پر بنیادی ہدایات سے نظریاتی بحث کو کاٹ سکتے ہیں۔
- اپنی موجودہ معلومات کا درجہ تبدیل کریں۔ آپ کے پاس درست معلومات ہو سکتی ہیں لیکن یہ بہت زیادہ یا بہت کم تکنیکی سطح پر "پیش کی گئی" ہو سکتی ہیں۔ یہ غلط قسم کے سامعین — کے لیے پیش کی جا سکتی ہے، مثلاً ماہرین کے سامعین کے بجائے ٹیکنیشنز کے سامعین کے لیے۔ یہ اکثر اس وقت ہوتا ہے جب مصنوعات کے ڈیزائن کے نوٹس کو ہدایات کے طور پر پیش کیا جاتا ہے۔
- مثالیں شامل کریں تاکہ قارئین کو سمجھنے میں مدد ملے۔ مثالیں سامعین کے ساتھ جڑنے کے سب سے طاقتور طریقوں میں سے ایک ہیں، خاص طور پر ہدایات میں۔ یہاں تک کہ غیر ہدایت متن میں، مثال کے طور پر، جب آپ کسی تکنیکی تصور کو واضح کرنے کی کوشش کر رہے ہوں، تو مثالیں ایک بڑی مدد ہیں—تشبیہوں کے حوالے سے خاص طور پر۔
- اپنے مثالوں کی سطح کو تبدیل کریں۔ آپ مثالیں استعمال کر سکتے ہیں لیکن تکنیکی مواد یا سطح آپ کے قارئین کے لئے موزوں نہیں ہو سکتی۔ گھریلو مثالیں ماہرین کے لئے مفید نہیں ہو سکتیں؛ جب کہ انتہائی تکنیکی مثالیں آپ کے غیر ماہر قارئین کو مکمل طور پر چھوڑ سکتی ہیں۔
- اپنی معلومات کی تنظیم تبدیل کریں۔ کبھی کبھار، آپ کے پاس تمام درست معلومات ہو سکتی ہیں لیکن آپ اسے غلط طریقے سے ترتیب دیتے ہیں۔ مثال کے طور پر، کچھ قارئین کے لیے بہت زیادہ پس منظر کی معلومات (یا بہت کم) اس طرح سے ہو سکتی ہیں کہ وہ گم ہو جائیں۔ کبھی کبھار، پس منظر کی معلومات کو بنیادی معلومات میں ضم کرنے کی ضرورت ہوتی ہے—جیسے کہ ہدایات میں، کبھی کبھار بہتر ہوتا ہے کہ پس منظر کی معلومات کو اس مقام پر دی جائے جہاں ان کی فوری ضرورت ہوتی ہے۔ (بابوں کو دیکھیں) ساخت اور تنظیم ایک دستاویز میں معلومات کا۔
- منتقلی کو مضبوط کریں۔ یہ قارئین کے لیے، خاص طور پر غیر ماہرین کے لیے، آپ کے دستاویز کے اہم حصوں، انفرادی پیراگراف اور بعض اوقات انفرادی جملوں کے درمیان تعلقات دیکھنا مشکل ہو سکتا ہے۔ آپ ان تعلقات کو واضح تر بنانے کے لیے شامل کر سکتے ہیں۔ منتقلی کے الفاظ اور گونجتے ہوئے کلیدی الفاظ زیادہ درست طریقے سے۔ الفاظ جیسے "لہذا،" "مثال کے طور پر،" "تاہم" منتقلی کے الفاظ ہیں—یہ پچھلے خیال کو آنے والے خیال سے جوڑنے والی منطق کی نشاندہی کرتے ہیں۔ آپ مشابه اہم الفاظ کو احتیاط سے دہرا کر منتقلی کو بھی مضبوط کر سکتے ہیں۔ تکنیکی نثر میں، یہ نہیں لفظوں کا انتخاب تبدیل کرنا ایک اچھا خیال ہے—اسی الفاظ کا استعمال نہ کریں تاکہ لوگ اتنے ہی الجھن میں نہ پڑ جائیں جتنے وہ پہلے ہی ہو سکتے ہیں۔ (فصل دیکھیں) منتقل ہونا.)
- دستاویز کے لیے اور بڑے حصوں کے لیے مضبوط تعارف لکھیں۔ لوگوں کو زیادہ خود اعتمادی اور سمجھ کے ساتھ پڑھتے ہوئے نظر آتا ہے جب ان کے پاس "بڑا خاکہ"—آنے والے مواد کی ایک جھلک ہو، اور یہ کہ یہ ان چیزوں سے کس طرح متعلق ہے جو انہوں نے ابھی پڑھی ہیں۔ لہذا، یہ یقینی بنائیں کہ آپ کے پورے دستاویز کا ایک مضبوط تعارف ہو—جو موضوع، مقصد، سامعین، اور اس دستاویز کے مواد کو واضح طور پر بیان کرے۔ اور آپ کے دستاویز کے ہر بڑے سیکشن کے لیے، ایسی مائیکرو تعارف کا استعمال کریں جو کم از کم اس سیکشن کے موضوع کی نشاندہی کرے اور اس سیکشن میں زیر بحث آنے والے ذیلی موضوعات کا ایک جائزہ دے۔ (باب کو دیکھیں) تعارف پورے رپورٹس اور رپورٹس کے اندر کے سیکشنز دونوں کے لیے۔)
- پیراگرافز اور پیراگراف گروپز کے لیے موضوعی جملے بنائیں۔ یہ قارئین کی مدد کرنے کے لیے بے حد مفید ہو سکتا ہے کہ انہیں کسی سیکشن (پیراگراف کا ایک گروپ) کے موضوع اور مقصد کا خیال دیا جائے اور خاص طور پر انہیں زیر بحث آنے والے سب ٹاپکس کا مختصر جائزہ فراہم کیا جائے۔ روڈ میپس تب مددگار ہوتے ہیں جب آپ کسی مختلف حالت میں ہوں! (چپٹر پر دیکھیں) کا استعمال کرتے ہوئے جائزے اور موضوعاتی جملے.)
- جملے کے انداز اور لمبائی میں تبدیلی کریں۔ آپ کس طرح — کو انفرادی جملے کی سطح پر لکھتے ہیں — بھی ایک بڑے فرق کا باعث بن سکتا ہے۔ مثال کے طور پر، ہدایات میں، حکم دینے والے انداز اور " آپ " کی عبارت کا استعمال بہت زیادہ قابلِ فہم ہوتا ہے بجائے غیر فعال انداز یا تیسرے شخص کی عبارت کے۔ کسی وجہ سے، اپنے تحریری انداز کو ذاتی بنانا اور اسے زیادہ آرام دہ اور غیر رسمی بنانا اسے زیادہ قابل رسائی اور سمجھنے میں آسان بنا سکتا ہے۔ غیر فعال، شخص سے عاری تحریر پڑھنے میں مشکل ہوتی ہے — اپنی تحریر میں لوگوں اور عمل کو شامل کریں۔ اسی طرح، فعال فعل کا انتخاب کریں بجائے کہ ہو فعل کی عبارت۔ اس سب سے آپ کا لکھنا زیادہ براہ راست اور فوری ہوجاتا ہے— قارئین کو اس کے لیے کھدائی کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ (باب میں دیکھیں) عام جملہ طرز کے مسائل تفصیلات کے لیے۔)
اور ظاہر ہے، جملوں کی لمبائی بھی اہمیت رکھتی ہے۔ جملے میں اوسطاً 15 سے 25 الفاظ کا ہونا مناسب ہے؛ 30 الفاظ سے زیادہ والے جملوں پر بھروسہ نہیں کرنا چاہیے۔ - جملوں کی وضاحت اور مختصر کرنے پر کام کریں۔ یہ پچھلے "کنٹرول" سے قریب سے جڑا ہوا ہے لیکن اس کو اپنی جگہ ملنی چاہیے۔ اکثر، تحریری انداز اتنا لمبا ہو سکتا ہے کہ اسے پڑھنا مشکل یا مایوس کن ہو جاتا ہے۔ جب آپ اپنے ابتدائی مسودوں کا جائزہ لیتے ہیں تو انہیں ایک ڈائٹ پر رکھیں—ایک مسودے کو لائن بہ لائن پڑھیں اور کوشش کریں کہ مجموعی طور پر الفاظ، صفحات یا لائنوں کی تعداد کو 20 فیصد کم کریں۔ اسے ایک تجربے کے طور پر آزما کر دیکھیں کہ آپ کیسے کرتے ہیں۔ آپ کو بہت سی غیر ضروری تفصیل اور پھولا ہوا انداز ملے گا جسے آپ نکال سکتے ہیں۔ (دیکھیں باب پر عام جملوں کے انداز اور وضاحت کے مسائل تفصیلات کے لیے۔)
- زیادہ یا مختلف گرافکس کا استعمال کریں۔ غیر ماہر سامعین کے لئے، آپ کو زیادہ گرافکس استعمال کرنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے اور اس کے ساتھ زیادہ سادہ گرافکس۔ ماہرین کے لئے گرافکس زیادہ تفصیلی اور تکنیکی ہوتے ہیں۔ غیر ماہرین کے لئے تکنیکی دستاویزات میں عموماً زیادہ سجائشی گرافکس ہوتے ہیں، وہ ایسے ہوتے ہیں جو دلکش ہوتے ہیں لیکن ان کا کوئی سخت معلوماتی یا قائل کرنے والا مقصد نہیں ہوتا۔ (ابواب دیکھیں) گرافکس تفصیلات کے لیے۔)
- متن کو سمجھنے کے قابل اور استعمال میں آسان ٹکڑوں میں توڑیں یا ایک جگہ جمع کریں۔ غیر ماہر قارئین کے لیے، آپ کو چھوٹے پیراگراف رکھنا پڑ سکتا ہے۔ شاید 6 سے 8 لائنوں والا پیراگراف عام طور پر زیادہ سے زیادہ ہوتا ہے۔ ناکام ہنر کے لیے لکھے گئے تکنیکی دستاویزات میں پیراگراف کتنے لمبے ہوتے ہیں اس پر غور کریں۔
- اہم معلومات کے لیے کراس حوالہ جات شامل کریں۔ تکنیکی معلومات میں، آپ غیر ماہر قارئین کی مدد کر سکتے ہیں انہیں پس منظر کے ذرائع کی طرف اشارہ کر کے۔ اگر آپ کسی موضوع کی وضاحت فوری طور پر نہیں کر سکتے تو اس کے متعلقہ سیکشن یا باب کی طرف اشارہ کریں۔ (باب دیکھیں پر) صلیبی حوالہ جات تفصیلات کے لیے۔)
- عنوانات اور فہرستیں استعمال کریں۔ قارئین بڑے گھنے پیراگراف کی تحریروں سے خوفزدہ ہو سکتے ہیں، جن میں کبھی کبھار خالی لائن کے علاوہ کوئی دیگر تقسیم نہیں ہوتی۔ اپنے ابتدائی مسودوں میں عنوانات ڈالنے کے طریقے تلاش کریں—موضوع یا ذیلی موضوع میں تبدیلیوں کے لیے دیکھیں۔ اپنی تحریر میں چیزوں کی فہرستوں کے لیے تلاش کریں—ان کو عمودی فہرستوں میں تبدیل کیا جا سکتا ہے۔ ایسی جوڑی والی فہرستوں پر توجہ دیں جیسے اصطلاحات اور ان کی تعریفیں—ان کو دو کالم کی فہرستوں میں تبدیل کیا جا سکتا ہے۔ یقیناً، اس خاص فارمیٹنگ کو مجبور کرنے میں محتاط رہیں—اسے زیادہ نہ کریں۔ (باب دیکھیں سرخیاں اور فہرستیں تفصیلات کے لئے۔)
- خاص نوع ٹائپ کا استعمال کریں، اور مارجنز، لائن کی لمبائی، لائن کی جگہ، نوع کا سائز، اور نوع کا انداز کے ساتھ کام کریں۔ غیر ماہر قارئین کے لیے، آپ کچھ چیزیں جیسے لائنیں چھوٹی کرنا (مارجن کو اندر لانا)، بڑے حروف کے سائز کا استعمال کرنا، اور دیگر ایسے طریقے کر سکتے ہیں۔ کچھ طرزیں یقیناً دوسری طرزوں کی نسبت زیادہ دوستانہ اور قابل مطالعہ سمجھی جاتی ہیں۔ (کسی ایسے شخص کو تلاش کرنے کی کوشش کریں جو اشاعت کے شعبے سے وابستہ ہو تاکہ فونٹس کے بارے میں کچھ بصیرت حاصل کی جا سکے۔)
یہ وہ قسم کے "کنٹرول" ہیں جو پیشہ ور تکنیکی لکھاری اپنے کام کو بہتر بنانے اور اسے جتنا ممکن ہو آسانی سے سمجھنے کے قابل بنانے کے لئے استعمال کرتے ہیں۔ اور اس کے برعکس، یہ ان شعبوں میں بہت ساری مسائل کا جمع ہونا ہے— یہاں تک کہ بظاہر معمولی مسائل— جو ایک دستاویز کو پڑھنے اور سمجھنے میں مشکل بناتے ہیں۔ غیر پیشہ ور اکثر یہ سوال کرتے ہیں کہ پیشہ ور لکھاری اور ایڈیٹر کیوں ایسی بظاہر چھوٹی، معمولی، حقیر تفصیلات کے ساتھ بوجھ ڈالنے پر اصرار کرتے ہیں— لیکن یہ سب جمع ہو جاتے ہیں! یہ مجھے قدیم چینی سزائے موت کے طریقے کی یاد دلاتا ہے جسے "ہزار کٹوں سے موت" کہا جاتا ہے۔ تاہم، اس معاملے میں، یہ "ہزار معمولی مسائل سے الجھن" ہوگی۔
صورت حال کا تجزیہ اور ایجاد
صرف ایک موضوع چننا اور کسی سامعین کی وضاحت کرنا تکنیکی تحریر کے منصوبے کے لیے کافی نہیں ہے۔ آپ کو معلوم ہونا چاہیے (یا ایجاد کرنا چاہیے) صورتحال جس میں یہ سامعہ کام کرتا ہے — اس کے مقاصد کیا ہیں: کسی مسئلے کا حل، بہتری کی سہولت فراہم کرنا، فیصلہ سازی کی حمایت کرنا؟ ٹیک ڈاک لکھنے کی صورتیں انسانی سماجی تعلقات کی طرح تقریباً لا محدود ہیں۔ ایک ٹیک ڈاک کی صورت حال اس سامعہ کو شامل کرتی ہے جسے اپنی مخصوص ضروریات اور استعمالات کے لیے ایک مخصوص قسم کی ٹیک ڈاک کی ضرورت یا درخواست ہوتی ہے۔ تفصیلات کے لیے دیکھیں صورتحال کا تجزیہ اور اختراع
متعلقہ معلومات
پڑھائی کا کوئزاس کوئز کا استعمال اپنے اس باب کی تفہیم کا امتحان لینے کے لیے کریں۔
ٹریننگ دستیاب ہے. لکھنے کی مشق کریں میک مرے بطور آپ کاInstructor.
سروے کا استعمال کرکے سامعین کی بصیرت جانچنابرايٹ ٹاک
ناظرینیونیورسٹی آف نارتھ کیرولینا ایٹ چیپل ہل
میں اس باب کے بارے میں آپ کے خیالات، ردعمل، اور تنقید کی قدر کروں گا: آپ کا جواب—ڈیوڈ میک موریے
