Danh sách rất hữu ích vì chúng nhấn mạnh thông tin đã chọn trong văn bản thường. Khi bạn thấy một danh sách ba hoặc bốn mục được trình bày dọc theo trang thay vì ở định dạng đoạn văn bình thường, bạn sẽ tự nhiên chú ý đến nó hơn và có khả năng sẽ tập trung hơn vào nó. Một số loại danh sách cũng giúp dễ đọc hơn. Chẳng hạn, trong hướng dẫn, việc số hóa mỗi bước và tách rời nó khỏi các bước trước và sau là một trợ giúp lớn. Danh sách cũng tạo ra nhiều khoảng trống hơn và phân tán văn bản để các trang không có vẻ như là những bức tường rắn chắc của từ ngữ.

Giống như tiêu đề, các loại danh sách khác nhau là một tính năng quan trọng trong viết kỹ thuật chuyên nghiệp: chúng giúp người đọc hiểu, nhớ và xem xét các điểm chính; chúng giúp người đọc theo dõi một chuỗi hành động hoặc sự kiện; và chúng làm ngắt quãng những đoạn văn dài.

Nhiệm vụ của bạn trong chương này là tìm hiểu về các loại và cách sử dụng danh sách khác nhau, cũng như học định dạng và phong cách cụ thể của chúng.

Danh sách: Hướng dẫn chung

Trong các bối cảnh viết kỹ thuật chuyên nghiệp, bạn phải sử dụng một phong cách danh sách cụ thể, như phong cách được trình bày ở đây.

Ghi chú: Danh sách trong câu có thể được gọi là danh sách "ngang". Tất cả các loại danh sách khác được trình bày ở đây đều là danh sách "dọc" vì chúng định dạng các mục theo chiều dọc thay vì theo định dạng đoạn văn.

Hướng dẫn cho Các Loại Danh Sách Cụ Thể

Thật khó để đưa ra hướng dẫn về việc chọn giữa các loại danh sách khác nhau, nhưng đây là một nỗ lực:

Các vấn đề thường gặp với danh sách

Vấn đề với danh sách thường bao gồm những điều sau đây:

Định dạng cho Danh sách

Sử dụng các thông tin sau đây về vốn chữ, kiểu chữ (in đậm, gạch dưới, các kiểu chữ khác nhau, các kích thước khác nhau), và khoảng cách cho từng loại danh sách.

Danh sách trong câu

Sử dụng các hướng dẫn này cho danh sách trong câu:

  1. Sử dụng dấu hai chấm để giới thiệu các mục trong danh sách: chỉ nếu một câu hoàn chỉnh đứng trước danh sách. Trong phiên bản vấn đề này, dấu hai chấm tách ngay giữa một câu (nó dám làm vậy!).
    2. Vấn đề: Để thực hiện dự án này, bạn cần: băng dính, kéo và bút xóa.
    Sửa đổi: Đối với dự án này, bạn cần băng keo, kéo và bút xoá.
  2. Sử dụng cả dấu ngoặc đơn mở và đóng cho các mục trong danh sách theo số hoặc chữ cái: (a) mục, (b) mục, v.v.
  3. Sử dụng số Ả Rập thông thường hoặc chữ cái thường trong dấu ngoặc, nhưng sử dụng chúng một cách nhất quán (không chấm ở cả hai) Sử dụng chữ thường cho văn bản của các mục trong danh sách trong câu, trừ khi quy tắc viết hoa thông thường yêu cầu viết hoa.
  4. Đánh dấu các mục trong câu bằng dấu phẩy nếu chúng không phải là câu hoàn chỉnh; dùng dấu chấm phẩy nếu chúng là câu hoàn chỉnh.
  5. Sử dụng cùng một khoảng cách cho các danh sách trong câu như trong văn bản không phải danh sách thông thường.
  6. Làm cho danh sách trong câu xuất hiện tại kết thúc câu của câu. Không bao giờ đặt một danh sách trong câu được giới thiệu bởi dấu hai chấm ở bất kỳ vị trí nào ngoài cuối câu, như trong ví dụ này:
    Vấn đề: Các món sau đây: băng keo, kéo, và chất xóa trắng là cần thiết cho dự án này.
    Sửa đổi: Các vật phẩm sau đây cần cho dự án này: băng dính, kéo, và bút xóa.

Indented material that elaborates on the parent list item
Ví dụ về danh sách trong câu.

Danh sách dọc đơn giản

Sử dụng những hướng dẫn này cho danh sách dọc đơn giản:

  1. Giới thiệu danh sách với một cụm từ hoặc mệnh đề mở đầu (cụm từ mở đầu không nhất thiết phải là một câu hoàn chỉnh; các mục trong danh sách có thể hoàn thành ngữ pháp được bắt đầu bởi cụm từ mở đầu). Dấu câu cụm từ mở đầu bằng dấu hai chấm:
  2. Sử dụng danh sách theo chiều dọc đơn giản khi các mục trong danh sách không cần được nhấn mạnh và được liệt kê theo chiều dọc chỉ để dễ đọc.
  3. Sử dụng phương pháp viết hoa kiểu câu cho các mục trong danh sách.
  4. Bắt đầu các dòng tiếp theo dưới văn bản của mục trong danh sách, không phải lề trái thông thường. Định dạng này được gọi là thụt đầu dòng lùi phong cách.
  5. Sử dụng tương đương của một dòng trống ở trên và dưới danh sách theo chiều dọc.
  6. Hoặc bắt đầu các mục danh sách bên trái hoặc thụt lề chúng không quá nửa inch.
  7. Sử dụng định dạng danh sách "chặt chẽ" nếu bạn chỉ có một vài mục danh sách, mỗi mục chỉ một dòng. Trong định dạng chặt chẽ, không có khoảng trống dọc giữa các mục danh sách. Sử dụng định dạng "lỏng"—khoảng trống dọc giữa các mục danh sách—nếu các mục danh sách dài nhiều dòng.
  8. Chỉ dấu câu các mục trong danh sách nếu chúng là câu hoàn chỉnh hoặc mệnh đề hoặc cụm từ hoàn thành câu đã bắt đầu bằng phần giới thiệu (và sử dụng dấu chấm trong hai trường hợp này).
  9. Cẩn thận với danh sách có hơn 6 hoặc 8 mục; đối với danh sách dài, hãy tìm cách phân chia hoặc hợp nhất.
  10. Khi có thể, bỏ các mạo từa, an, cái) từ đầu danh sách các mục không phải câu.

Example of a simple vertical list
Ví dụ về một danh sách dọc đơn giản. Không có số hoặc dấu chấm.

Danh sách có dấu chấm đầu dòng

Sử dụng những hướng dẫn này cho danh sách có dấu đầu dòng (còn được gọi là không có thứ tự danh sách):

  1. Giới thiệu danh sách với một cụm từ dẫn nhập hoặc phân câu (cụm từ dẫn nhập không cần phải là một câu hoàn chỉnh; các mục trong danh sách có thể hoàn thành ngữ pháp bắt đầu từ cụm từ dẫn nhập). Dấu câu sau cụm từ dẫn nhập bằng dấu hai chấm:
  2. - Sử dụng danh sách có dấu chấm để khi các mục trong danh sách không cần theo thứ tự nhất định nhưng bạn muốn nhấn mạnh các mục trong danh sách.
  3. Sử dụng dấu hoa thị hoặc dấu gạch ngang nếu bạn không có quyền truy cập vào một dấu đầu dòng thực sự. Sử dụng kiểu danh sách của phần mềm của bạn cho các danh sách theo chiều dọc này.
  4. Sử dụng kiểu viết hoa câu cho các mục trong danh sách.
  5. Bắt đầu chạy qua các dòng dưới văn bản của mục danh sách, không phải dấu đầu dòng. Định dạng này được gọi là indention treo phong cách.
  6. Sử dụng 0.25 inch cho đoạn thụt lề (giữa dấu đầu dòng và văn bản của mục danh sách).
  7. Sử dụng tương đương của một dòng trống ở trên và dưới các danh sách theo chiều dọc.
  8. Hoặc bắt đầu các mục danh sách lề trái hoặc thụt vào không quá nửa inch.
  9. Sử dụng định dạng danh sách "ngắn gọn" nếu bạn chỉ có một vài mục danh sách chỉ trong một dòng. Trong định dạng ngắn gọn, không có khoảng trống dọc giữa các mục danh sách. Sử dụng định dạng "lỏng lẻo" — khoảng cách dọc giữa các mục danh sách — nếu các mục danh sách dài nhiều dòng.
  10. Nếu bạn có các mục phụ trong danh sách nhiều dấu chấm, hãy sử dụng biểu tượng ít nổi bật hơn cho dấu chấm (chẳng hạn như dấu gạch hoặc đĩa trong suốt), và thụt lề các mục phụ để. văn bản các mục trong danh sách cấp cao hơn. (Chắc chắn có thể có các mục được đánh số trong một danh sách có dấu chấm, trong trường hợp đó hãy thụt lề giống như các mục được đánh dấu con.)
  11. Kết thúc các mục trong danh sách bằng dấu chấm chỉ khi mục trong danh sách là một câu hoàn chỉnh hoặc chứa một mệnh đề phụ.
  12. Hãy chú ý đến các danh sách gạch đầu dòng có hơn 6 hoặc 8 mục; đối với các danh sách gạch đầu dòng dài, hãy tìm cách chia tách hoặc hợp nhất.
  13. Tránh danh sách một mục. Nó giống như những cấu trúc truyền thống: nếu bạn có một số 1 hoặc một chữ a, bạn cần có số 2 hoặc chữ b.
  14. Khi có thể, bỏ qua mạo từa, an, cái) từ đầu danh sách mục.
Example of a bulleted list
Ví dụ về một danh sách có dấu đầu dòng. Các mục không theo thứ tự yêu cầu.

Danh sách ORed

Các nhà phát triển máy tính thích sử dụng "hoặc" như một động từ. Nếu hai phần tử được kết hợp một cách logic bằng "hoặc," chúng được cho là "được kết hợp bằng hoặc." Một danh sách được kết hợp bằng "hoặc" đơn giản là một danh sách có dấu đầu dòng với "hoặc" giữa các mục trong danh sách để nhấn mạnh. Đúng là bạn có thể kết thúc mục đầu tiên bằng "hoặc," nhưng những người ủng hộ việc sử dụng "hoặc" nghĩ rằng điều đó không đủ nhấn mạnh về mặt thị giác. Dưới đây là một ví dụ:

Example of an ORed list
Ví dụ về danh sách ORed. Cái hoặc giữa tạo ra sự nhấn mạnh.

Danh sách được đánh số

Sử dụng những hướng dẫn này cho các danh sách số (cũng được gọi là thứ tự danh sách):

  1. Giới thiệu danh sách với một cụm từ hoặc mệnh đề dẫn nhập (mệnh đề dẫn nhập không cần phải là một câu hoàn chỉnh; các mục trong danh sách có thể hoàn thiện ngữ pháp được bắt đầu bởi mệnh đề dẫn nhập). Dấu câu cho mệnh đề dẫn nhập là dấu hai chấm:
  2. Sử dụng danh sách đánh số khi các mục trong danh sách phải theo một thứ tự cụ thể (ví dụ, theo thời gian) hoặc cần được tham chiếu từ nơi khác trong văn bản.
  3. Gõ số theo sau là dấu chấm; không sử dụng dấu ngoặc đơn cho số. Sử dụng kiểu danh sách của phần mềm của bạn cho những danh sách dọc này.
  4. Sử dụng kiểu viết hoa câu cho các mục trong danh sách.
  5. Sử dụng định dạng danh sách "ngắn gọn" nếu bạn chỉ có một vài mục danh sách mỗi mục chỉ một dòng. Trong định dạng ngắn gọn, không có khoảng trống dọc giữa các mục danh sách. Sử dụng định dạng "rộng rãi"—khoảng trống dọc giữa các mục danh sách—nếu các mục danh sách dài nhiều dòng.
  6. Bắt đầu chạy các dòng quá khổ dưới văn bản của mục danh sách, không phải số. Định dạng này được gọi là thụt đầu dòng ngược kiểu dáng.
  7. Sử dụng 0.25 inch cho khoảng lùi (giữa số và văn bản của mục danh sách).
  8. Sử dụng tương đương với một dòng trống ở trên và dưới các danh sách dọc.
  9. Bắt đầu các mục danh sách sát bên trái hoặc thụt vào không quá nửa inch.
  10. Nếu bạn có các mục con trong danh sách đánh số, hãy sử dụng chữ cái thường, và thụt lề các mục con để vào bên trong. văn bản các mục danh sách cấp cao hơn. (Chắc chắn có thể có các mục con trong một danh sách đánh số, trong trường hợp đó hãy thụt lề chúng giống như các mục con đã được đánh số.)
  11. Nếu bạn có các mục trong danh sách phụ, hãy sử dụng một ký hiệu ít nổi bật hơn để đánh dấu (chẳng hạn như dấu gạch ngang hoặc đĩa trong suốt) hoặc một chữ cái viết thường cho các mục được đánh số phụ, và thụt lề các mục trong danh sách phụ đến mức độ. văn bản của các mục danh sách cấp cao hơn.
  12. Chỉ đặt dấu câu cho các mục trong danh sách đánh số nếu chúng là câu hoàn chỉnh hoặc cụm động từ hoàn thành câu được bắt đầu bởi phần mở đầu (và sử dụng dấu chấm trong hai trường hợp này).
  13. Cẩn thận với các danh sách đánh số có hơn 8 hoặc 10 mục; đối với các danh sách dài, hãy tìm cách phân chia hoặc hợp nhất.
  14. Tránh danh sách chỉ có một mục. Nếu bạn có 1 hoặc a, bạn cần có 2 hoặc b.
  15. Khi có thể, bỏ qua mạo từ.a, an, cái) từ đầu của các mục danh sách.

Example of a numbered vertical list
Ví dụ về một danh sách đứng được đánh số. Các mục phải theo thứ tự đã quy định.

Danh sách hai cột

Sử dụng các hướng dẫn này cho danh sách hai cột:

  1. Sử dụng danh sách hai cột khi bạn có một loạt các mục kết hợp, ví dụ, thuật ngữ và định nghĩa.
  2. Giới thiệu danh sách với một câu dẫn nhập hoàn chỉnh:
  3. Tiêu đề cột là tùy chọn; nếu được sử dụng, hãy căn lề chúng về phía lề trái của văn bản trong các cột.
  4. Hoặc bắt đầu các mục danh sách từ bên trái hoặc thụt vào không quá một inch rưỡi.
  5. Sử dụng định dạng danh sách "ngắn gọn" nếu bạn chỉ có một vài mục danh sách, mỗi mục chỉ trong một dòng. Trong định dạng ngắn gọn, không có khoảng trắng dọc giữa các mục danh sách. Sử dụng định dạng "rộng" — khoảng trắng dọc giữa các mục danh sách — nếu các mục danh sách dài nhiều dòng.
  6. Sử dụng cách viết chữ cái đầu câu cho cả hai cột.
  7. Chỉ đánh dấu câu trong các cột nếu chúng là câu hoàn chỉnh.
  8. Canh trái các mục trong cả hai cột.
  9. Khi có thể, bỏ qua mạo từ.a, an, cái) từ đầu danh sách mục.

Ghi chú: Cách tốt nhất để tạo danh sách hai cột là sử dụng bảng và ẩn các đường lưới. Nếu bạn sử dụng tab giữa các cột, bạn sẽ gặp rắc rối nếu văn bản thay đổi một chút.

Example of a two-column list
Ví dụ về danh sách hai cột (các cặp mục trong danh sách). Không được minh họa ở đây, tiêu đề cột thường được sử dụng để chỉ rõ nội dung của hai cột (ví dụ, ở đây có thể là "Thuật ngữ" làm tiêu đề cho cột 1 và "Định nghĩa" cho cột 2).

Danh sách có nhãn

Một biến thể nhỏ cuối cùng về danh sách là danh sách dọc với nhãn ở đầu các mục. Định dạng này được sử dụng rộng rãi trong cuốn sách này. Nó giống như một cách khác để thực hiện danh sách hai cột.

Bạn có thể sử dụng chữ in đậm hoặc chữ in nghiêng cho nhãn thực tế (chữ in nghiêng được sử dụng trong hình).

>Ví dụ về một danh sách dọc với nhãn
Ví dụ về danh sách dọc với nhãn. Rất hữu ích để chỉ rõ nội dung của từng mục trong một danh sách dọc dài khi danh sách hai cột không hoàn toàn phù hợp với tình huống.

Danh sách lồng nhau

Một lồng nhau Danh sách bao gồm hai hoặc nhiều cấp độ mục danh sách. Danh sách lồng có thể chứa mọi sự kết hợp của loại danh sách: các mục danh sách đánh số (123...) với các mục danh sách con bằng chữ cái thường (abc...), các mục danh sách dấu chấm đầy với các mục danh sách con bằng dấu chấm trống hoặc dấu gạch ngang; và các sự kết hợp khác của những thứ này.

Example of a nested list
Ví dụ về một danh sách lồng nhau. Nếu các mục trong danh sách phụ theo một thứ tự yêu cầu, chúng sẽ là abc....

Bây giờ đây là một ví dụ khác về danh sách lồng nhau:

Another example of a nested list
Một ví dụ khác về danh sách lồng nhau. Tiêu chuẩn là sử dụng chữ cái thường cho các mục trong danh sách con theo thứ tự yêu cầu.

Bây giờ đây là hai ví dụ cuối cùng về danh sách lồng nhau:

More nested lists
Danh sách lồng nhau hơn. Nếu các mục trong danh sách con không có thứ tự yêu cầu, hãy thử sử dụng biểu tượng đĩa tròn (chuẩn trong Word và Open Office) hoặc dấu gạch ngang.

Đoạn thụt vào treo

Lưu ý rằng tất cả các dòng "chạy quá" của mục danh sách trong văn bản và ví dụ này đều sử dụng định dạng "thụt lề treo". Đó là nơi mà bất kỳ dòng thứ hai và các dòng bổ sung của một mục danh sách đều căn chỉnh với văn bản của mục đầu tiên trong danh sách. Không phải là một ý tưởng tốt khi sử dụng tab hoặc khoảng trắng để đạt được định dạng này.

Trong hầu hết các phiên bản của Microsoft Word, hãy tạo định dạng này bằng cách chọn lề treo trong Định dạng > Đoạn văn và chỉ định độ lề là 0,25 inch. Thử nghiệm với các độ lề khác.

Tôi rất mong nhận được ý kiến, phản ứng, phê bình của bạn về chương này: phản hồi của bạn—David McMurrey.

Danh sách Đọc-Cùng

Các mục trong danh sách phải được đọc đúng ngữ pháp với phần mở đầu của chúng. Trong ví dụ này, hãy chú ý rằng bạn có thể đọc phần mở đầu. Mỗi yêu cầu thanh toán phải với mục đầu tiên trong danh sách Chứa quyền xác thực thanh toán... cũng như với ba món đồ khác:

Yêu cầu giải ngân phải được tài liệu hóa đúng cách để tiến hành thanh toán. Mỗi yêu cầu giải ngân phải:
  • chứa sự ủy quyền thanh toán và hóa đơn được ký bởi bộ phận phê duyệt.
  • bao gồm một bản sao của đơn đặt hàng và các biên lai khác như tài liệu vận chuyển, cùng với một thông báo chuyển tiền cho bất kỳ hàng hóa nào đã được trả lại.
  • >Cho phép một số giao dịch độc đáo theo từng trường hợp. Chẳng hạn, bảo trì phần cứng ngoài hợp đồng bảo trì tiêu chuẩn của chúng tôi yêu cầu một bản sao ước tính và hóa đơn cuối cùng.
  • bao gồm chứng nhận dịch vụ cho bất kỳ quảng cáo nào như bản sao của quảng cáo, đơn đặt hàng và sự chấp thuận.

Các mục trong danh sách phải được đọc với ngữ pháp đúng và phù hợp với phần mở đầu. Trong ví dụ này, hãy chú ý rằng bạn có thể đọc phần mở đầu. Mỗi yêu cầu chi tiền phải với mục đầu tiên trong danh sách Bao gồm việc ủy quyền thanh toán... cũng như với ba món đồ khác:

Thông tin liên quan

Danh sách có dấu đầu dòng 101: Khi nào, Tại sao và Cách sử dụng chúng. clickhelp.com

Tôi rất trân trọng ý kiến, phản ứng và sự phê bình của bạn về chương này: phản hồi của bạn—David McMurrey