Danh sách rất hữu ích vì chúng nhấn mạnh thông tin đã chọn trong văn bản thông thường. Khi bạn thấy một danh sách gồm ba hoặc four mục được sắp xếp theo chiều dọc trên trang thay vì theo định dạng đoạn văn bình thường, bạn sẽ tự nhiên chú ý đến nó hơn và có khả năng chú ý nhiều hơn đến nó. Một số loại danh sách cũng giúp việc đọc dễ hơn. Ví dụ, trong các hướng dẫn, việc mỗi bước được đánh số và tách biệt với các bước trước và sau là một sự trợ giúp lớn. Danh sách cũng tạo ra nhiều không gian trắng hơn và trải đều văn bản để các trang không trông giống như những bức tường rắn chắc của từ ngữ.

Như tiêu đề, các loại danh sách khác nhau là một tính năng quan trọng của viết kỹ thuật chuyên nghiệp: chúng giúp người đọc hiểu, ghi nhớ và xem lại các điểm chính; chúng giúp người đọc theo dõi một chuỗi hành động hoặc sự kiện; và chúng làm ngắt quãng những đoạn văn dài.

Nhiệm vụ của bạn trong chương này là tìm hiểu về các loại và cách sử dụng danh sách khác nhau và tìm hiểu định dạng và phong cách cụ thể của chúng.

Danh sách: Hướng dẫn chung

Trong các bối cảnh viết kỹ thuật chuyên nghiệp, bạn phải sử dụng một phong cách danh sách cụ thể, như phong cách được trình bày ở đây.

Ghi chú: Các danh sách trong câu có thể được gọi là danh sách "ngang". Tất cả các loại danh sách khác được trình bày ở đây đều là danh sách "dọc" vì chúng định dạng các mục theo chiều dọc thay vì theo định dạng đoạn văn.

Hướng dẫn cho Các Loại Danh Sách Cụ Thể

Thật khó để đưa ra hướng dẫn về việc chọn lựa giữa các loại danh sách khác nhau, nhưng đây là một cố gắng:

Các Vấn Đề Thường Gặp với Danh Sách

Các vấn đề với danh sách thường bao gồm các điểm sau:

Định dạng cho Danh sách

Sử dụng các chi tiết sau đây cho việc viết hoa, kiểu chữ (in đậm, gạch chân, phông chữ khác nhau, kích thước chữ khác nhau) và khoảng cách cho mỗi loại danh sách.

Trong các danh sách trong câu

Sử dụng các hướng dẫn này cho danh sách trong câu:

  1. Sử dụng dấu hai chấm để giới thiệu các mục danh sách: chỉ nếu một câu hoàn chỉnh đứng trước danh sách. Trong phiên bản vấn đề này, dấu hai chấm xen ngang giữa một câu (thật là bất lịch sự!):
    2. Vấn đề: Đối với dự án này, bạn cần: băng keo, kéo và bút xóa.
    Sửa đổi: Đối với dự án này, bạn cần băng dính, kéo, và bột xóa.
  2. Sử dụng cả dấu ngoặc mở và đóng cho các số hoặc chữ cái trong mục danh sách: (a) mục, (b) mục, v.v.
  3. Sử dụng số Ả Rập thông thường hoặc chữ cái thường trong ngoặc, nhưng sử dụng chúng một cách nhất quán. (Không đánh dấu chấm câu cho cả hai) Sử dụng chữ thường cho các mục trong danh sách trong câu, trừ khi các quy tắc viết hoa thông thường yêu cầu viết hoa.
  4. Dấu câu trong danh sách trong câu cần sử dụng dấu phẩy nếu chúng không phải là câu hoàn chỉnh; sử dụng dấu chấm phẩy nếu chúng là câu hoàn chỉnh.
  5. Sử dụng khoảng cách giống như trong các câu không có danh sách cho các danh sách trong câu.
  6. Làm cho danh sách trong câu diễn ra tại kết thúc của câu. Không bao giờ đặt một danh sách trong câu được giới thiệu bởi dấu hai chấm ở bất kỳ đâu nhưng không phải ở cuối câu, như trong ví dụ này:
    Vấn đề: Các vật phẩm sau đây: băng keo, kéo, và chất xóa trắng cần thiết cho dự án này.
    Sửa đổi: Các mục sau đây cần thiết cho dự án này: băng keo, kéo và bút xóa.

Indented material that elaborates on the parent list item
Ví dụ về danh sách trong câu.

Danh sách dọc đơn giản

Sử dụng những hướng dẫn này cho các danh sách dọc đơn giản:

  1. Giới thiệu danh sách với một cụm từ hoặc mệnh đề đầu vào (cụm đầu vào không nhất thiết phải là một câu hoàn chỉnh; các mục trong danh sách có thể hoàn thành ngữ pháp được bắt đầu bởi cụm đầu vào). Dấu câu cụm đầu vào với dấu hai chấm:
  2. Sử dụng danh sách dọc đơn giản khi các mục trong danh sách không cần được nhấn mạnh và được liệt kê dọc chỉ để dễ đọc.
  3. Sử dụng viết hoa theo kiểu câu cho các mục trong danh sách.
  4. Bắt đầu các dòng chèn bên dưới văn bản của mục danh sách, không phải lề trái thông thường. Định dạng này được gọi là thụt đầu dòng treo phong cách.
  5. Sử dụng tương đương với một dòng trống ở trên và dưới các danh sách thẳng đứng.
  6. Bắt đầu các mục danh sách hoặc căn lề bên trái, hoặc thụt lề không quá nửa inch.
  7. Sử dụng định dạng danh sách "compact" nếu bạn chỉ có vài mục danh sách, mỗi mục chỉ trên một dòng. Trong định dạng compact, không có khoảng cách dọc giữa các mục danh sách. Sử dụng định dạng "loose" có khoảng cách dọc giữa các mục danh sách nếu các mục là nhiều dòng dài.
  8. Chỉ đánh dấu câu các mục trong danh sách nếu chúng là câu hoàn chỉnh hoặc mệnh đề hoặc cụm từ hoàn thành câu bắt đầu bởi phần mở đầu (và sử dụng dấu chấm trong hai trường hợp này).
  9. Cảnh giác với các danh sách có hơn 6 hoặc 8 mục; đối với các danh sách dài, hãy tìm cách phân chia hoặc hợp nhất.
  10. Khi có thể, hãy bỏ qua mạo từ.a, an, cái) từ đầu danh sách các mục không phải câu.

Example of a simple vertical list
Ví dụ về một danh sách đơn giản theo chiều dọc. Không có số hoặc dấu đầu dòng.

Danh sách có dấu chấm đầu dòng

Sử dụng các hướng dẫn này cho danh sách có dấu đầu dòng (còn được gọi là không có thứ tự danh sách):

  1. Giới thiệu danh sách với một câu mở đầu hoặc cụm từ (câu mở đầu không cần phải là một câu hoàn chỉnh; các mục trong danh sách có thể hoàn thành ngữ pháp đã bắt đầu bởi câu mở đầu). Dấu hai chấm nên được sử dụng để chấm dứt câu mở đầu:
  2. - Sử dụng danh sách có dấu chấm khi các mục trong danh sách không cần sắp xếp theo thứ tự nhưng bạn muốn nhấn mạnh các mục trong danh sách.
  3. Sử dụng dấu sao hoặc dấu gạch ngang nếu bạn không có quyền truy cập vào dấu đầu dòng thực tế. Sử dụng các kiểu danh sách của phần mềm của bạn cho những danh sách theo chiều dọc này.
  4. Sử dụng kiểu chữ hoa câu cho các mục danh sách.
  5. Bắt đầu các dòng chạy dưới văn bản của mục danh sách, không phải dấu đầu dòng. Định dạng này được gọi là thụt đầu dòng treo phong cách.
  6. Sử dụng 0.25 inches cho độ thụt lề (giữa dấu đầu dòng và văn bản của mục danh sách).
  7. Sử dụng tương đương với một dòng trống ở trên và dưới danh sách theo chiều dọc.
  8. Bắt đầu các mục danh sách thẳng sang trái hoặc thụt vào không quá nửa inch.
  9. Sử dụng định dạng danh sách "gọn gàng" nếu bạn chỉ có một vài mục danh sách, mỗi mục chỉ một dòng. Trong định dạng gọn gàng, không có khoảng trống dọc giữa các mục danh sách. Sử dụng định dạng "lỏng lẻo" — khoảng trống dọc giữa các mục danh sách — nếu các mục danh sách dài hơn một dòng.
  10. Nếu bạn có các mục danh sách phụ trong một danh sách có dấu đầu dòng, hãy sử dụng một ký hiệu ít nổi bật hơn cho dấu đầu dòng (chẳng hạn như dấu gạch ngang hoặc đĩa trong suốt), và thụt lề các mục danh sách phụ vào. văn bản của các mục trong danh sách cấp cao hơn. (Chắc chắn có thể có các mục được đánh số con trong một danh sách có dấu chấm, trong trường hợp đó hãy thụt lề chúng giống như các mục có dấu chấm con.)
  11. Kết thúc các mục trong danh sách có dấu chấm chỉ nếu mục trong danh sách là một câu hoàn chỉnh hoặc chứa một mệnh đề phụ.
  12. Cảnh giác với các danh sách có nhiều hơn 6 hoặc 8 mục; đối với các danh sách dài, hãy tìm cách phân chia hoặc hợp nhất lại.
  13. Tránh các danh sách chỉ có một mục. Nó giống như các dàn bài truyền thống: nếu bạn có 1 hoặc a, bạn cần có 2 hoặc b.
  14. Khi có thể, bỏ qua mạo từ (a, an, cái) từ đầu danh sách mục.
Example of a bulleted list
Ví dụ về danh sách có gạch đầu dòng. Các mục không theo thứ tự nào yêu cầu.

Danh sách ORed

Các nhà phát triển máy tính thích sử dụng "OR" trong ngữ pháp như một động từ. Nếu hai yếu tố được kết hợp bằng "hoặc," chúng được gọi là "ORed." Một danh sách ORed đơn giản là một danh sách có dấu đầu dòng với "hoặc" giữa các mục trong danh sách để nhấn mạnh. Đúng là bạn có thể kết thúc mục đầu tiên bằng "hoặc," nhưng những người ủng hộ ORed nghĩ rằng điều đó không đủ nhấn mạnh về mặt hình thức. Đây là một ví dụ:

Example of an ORed list
Ví dụ về một danh sách OR. The hoặc giữa tạo ra sự nhấn mạnh.

Danh sách được đánh số

Sử dụng các hướng dẫn này cho danh sách đánh số (còn được gọi là đã đặt hàng danh sách):

  1. Giới thiệu danh sách với một cụm từ hoặc mệnh đề dẫn nhập (cụm dẫn nhập không cần phải là một câu hoàn chỉnh; các mục trong danh sách có thể hoàn thành ngữ pháp bắt đầu bởi cụm dẫn nhập). Dấu câu ở cụm dẫn nhập là dấu hai chấm:
  2. Sử dụng danh sách được đánh số khi các mục trong danh sách phải theo thứ tự nhất định (ví dụ, theo trình tự thời gian) hoặc phải được tham chiếu từ nơi khác trong văn bản.
  3. Gõ số theo sau là dấu chấm; không sử dụng dấu ngoặc đơn cho số. Sử dụng kiểu danh sách của phần mềm của bạn cho những danh sách dọc này.
  4. Sử dụng kiểu chữ hoa đầu câu cho các mục trong danh sách.
  5. Sử dụng định dạng danh sách "ngắn gọn" nếu bạn chỉ có một vài mục danh sách, mỗi mục chỉ một dòng. Trong định dạng ngắn gọn, không có khoảng cách dọc giữa các mục danh sách. Sử dụng định dạng "rời rạc" —có khoảng cách dọc giữa các mục danh sách—nếu các mục danh sách dài nhiều dòng.
  6. Bắt đầu chạy qua các dòng dưới văn bản của mục trong danh sách, không phải số. Định dạng này được gọi là lề treo hình thức.
  7. Sử dụng 0.25 inch cho khoảng lùi treo (giữa số và văn bản của mục danh sách).
  8. Sử dụng tương đương với một dòng trống ở trên và dưới các danh sách theo chiều dọc.
  9. Bắt đầu các mục danh sách thẳng trái hoặc thụt vào không quá nửa inch.
  10. Nếu bạn có các mục danh sách phụ trong một danh sách đánh số, hãy sử dụng chữ cái thường và thụt lề các mục danh sách phụ. văn bản các mục danh sách cấp cao hơn. (Chắc chắn có thể có các mục con trong danh sách đánh số, trong trường hợp đó hãy thụt lề chúng giống như các mục con có số.)
  11. Nếu bạn có các mục trong danh sách con, hãy sử dụng một ký hiệu ít nổi bật hơn cho dấu đầu dòng (chẳng hạn như dấu gạch hoặc đĩa rõ) hoặc chữ cái thường cho các mục đánh số phụ, và thụt lề các mục trong danh sách con. văn bản các mục danh sách cấp cao hơn.
  12. Chỉ đánh dấu danh sách đánh số nếu chúng là câu hoàn chỉnh hoặc cụm động từ hoàn thành câu bắt đầu bằng câu dẫn (và sử dụng dấu chấm trong hai trường hợp này).
  13. Hãy cẩn thận với các danh sách số có hơn 8 hoặc 10 mục; đối với các danh sách số dài, hãy tìm cách chia nhỏ hoặc kết hợp lại.
  14. Tránh các danh sách chỉ có một mục. Nếu bạn có một 1 hoặc a, bạn cần có 2 hoặc b.
  15. Khi có thể, bỏ qua các mạo từ.a, an, cái) từ đầu danh sách mục.

Example of a numbered vertical list
Ví dụ về một danh sách dọc có đánh số. Các mục phải theo thứ tự yêu cầu.

Danh sách hai cột

Sử dụng những hướng dẫn này cho danh sách hai cột:

  1. Sử dụng danh sách hai cột khi bạn có một loạt các mục được ghép đôi, ví dụ, thuật ngữ và định nghĩa.
  2. Giới thiệu danh sách với một câu mở đầu đầy đủ:
  3. Tiêu đề cột là tùy chọn; nếu được sử dụng, hãy căn lề chúng về phía bên trái của văn bản trong các cột.
  4. Hoặc bắt đầu các mục danh sách ở bên trái hoặc thụt vào không quá nửa inch.
  5. Sử dụng định dạng danh sách "mật" nếu bạn chỉ có một vài mục danh sách chỉ một dòng mỗi mục. Trong định dạng mật, không có khoảng trống dọc giữa các mục danh sách. Sử dụng định dạng "lỏng"—khoảng trống dọc giữa các mục danh sách—nếu các mục danh sách dài nhiều dòng.
  6. Sử dụng chữ đầu câu cho cả hai cột.
  7. Chỉ đánh dấu câu trong các cột nếu chúng là câu hoàn chỉnh.
  8. Căn trái các mục trong cả hai cột.
  9. Khi có thể, bỏ qua mạo từ.a, an, the) từ đầu danh sách mục.

Lưu ý: Cách tốt nhất để tạo danh sách hai cột là sử dụng bảng và ẩn các đường lưới. Nếu bạn dùng tab giữa các cột, bạn sẽ gặp rắc rối nếu văn bản thay đổi một chút.

Example of a two-column list
Ví dụ về danh sách hai cột (cặp mục trong danh sách). Không được minh họa ở đây, các tiêu đề cột thường được sử dụng để chỉ ra nội dung của hai cột (ví dụ, ở đây có thể là "Thuật ngữ" như tiêu đề cho cột 1 và "Định nghĩa" cho cột 2).

Danh sách có nhãn

Một biến thể nhỏ cuối cùng về danh sách là danh sách dọc với nhãn ở đầu mục. Định dạng này được sử dụng rộng rãi trong cuốn sách này. Nó giống như một cách khác để thực hiện danh sách hai cột.

Bạn có thể sử dụng chữ đậm hoặc chữ nghiêng cho nhãn thực tế (chữ nghiêng được sử dụng trong hình).

>Ví dụ về một danh sách dọc với nhãn
Ví dụ về một danh sách dọc với nhãn. Rất hữu ích để chỉ ra nội dung của từng mục trong một danh sách dọc dài khi danh sách hai cột không hoàn toàn phù hợp với tình huống.

Danh sách lồng nhau

A lồng ghép danh sách chứa hai hoặc nhiều cấp độ của các mục danh sách. Các danh sách lồng nhau có thể chứa mọi sự kết hợp của loại danh sách: các mục danh sách đánh số (123...) với các mục danh sách con bằng chữ cái viết thường (abc...), các mục danh sách bằng đầu bulleted có đầy đủ với các mục danh sách con bằng đầu bulleted trống hoặc có gạch; và các sự kết hợp khác của các loại này.

Example of a nested list
Ví dụ về một danh sách lồng nhau. Nếu các mục trong danh sách con phải theo thứ tự, chúng sẽ là abc....

Bây giờ đây là một ví dụ khác về danh sách lồng nhau:

Another example of a nested list
Một ví dụ khác về danh sách lồng nhau. Tiêu chuẩn là sử dụng chữ cái thường cho các mục trong danh sách con mà có thứ tự yêu cầu.

Bây giờ đây là hai ví dụ cuối cùng về danh sách lồng nhau:

More nested lists
Nhiều danh sách lồng nhau. Nếu các mục trong danh sách phụ không cần theo thứ tự cụ thể, hãy thử sử dụng vòng tròn trống (tiêu chuẩn trong Word và Open Office) hoặc dấu gạch ngang.

Indents treo

Lưu ý rằng tất cả các dòng "chạy vượt" của mục danh sách trong văn bản và ví dụ này đều sử dụng định dạng "thụt đầu dòng". Đó là nơi mà bất kỳ dòng thứ hai và các dòng bổ sung của một mục danh sách sẽ căn chỉnh với văn bản của mục đầu tiên trong danh sách. Không phải là ý tưởng hay khi sử dụng tab hoặc khoảng trắng để đạt được định dạng này.

Trong hầu hết các phiên bản của Microsoft Word, tạo định dạng này bằng cách chọn thụt lề lơ lửng trong Định dạng > Đoạn văn và chỉ định một thụt lề là 0.25 inches. Thử nghiệm với các thụt lề khác.

Tôi sẽ rất trân trọng những suy nghĩ, phản ứng, và chỉ trích của bạn về chương này: phản hồi của bạn—David McMurrey.

Danh sách Đọc-Cùng

Danh sách các mục phải được đọc một cách ngữ pháp với phần giới thiệu của chúng. Trong ví dụ này, hãy chú ý rằng bạn có thể đọc phần giới thiệu. Mỗi yêu cầu thanh toán phải với mục đầu tiên trong danh sách Chứa sự ủy quyền thanh toán... cũng như với ba món còn lại:

Các yêu cầu chi tiêu phải được tài liệu hóa đúng cách để xử lý thanh toán. Mỗi yêu cầu chi tiêu phải:
  • chứa sự ủy quyền thanh toán và hóa đơn được ký bởi bộ phận phê duyệt.
  • bao gồm một bản sao tiếp nhận của đơn đặt hàng và các biên nhận khác như tài liệu vận chuyển, cùng với một khoản thanh toán cho bất kỳ hàng hóa nào được trả lại.
  • >cho phép một số mua sắm độc đáo theo từng trường hợp cụ thể. Ví dụ, bảo trì phần cứng ngoài hợp đồng bảo trì tiêu chuẩn của chúng tôi yêu cầu một bản sao ước tính và hóa đơn cuối cùng.
  • bao gồm bằng chứng phục vụ cho bất kỳ quảng cáo nào như bản sao quảng cáo, đơn đặt hàng và sự ủy quyền.

Danh sách các mục phải được đọc một cách ngữ pháp với phần giới thiệu của chúng. Trong ví dụ này, lưu ý rằng bạn có thể đọc phần giới thiệu. Mỗi yêu cầu giải ngân phải với mục đầu tiên trong danh sách Chứa quyền xác nhận thanh toán... cũng như với ba mục còn lại:

Thông tin liên quan

Danh sách Có Dấu Chấm 101: Khi Nào, Tại Sao và Cách Sử Dụng Chúng. clickhelp.com

Tôi rất mong nhận được suy nghĩ, phản ứng và những lời phê bình của bạn về chương này: phản hồi của bạn—David McMurrey