Một nhiệm vụ phổ biến trong các khóa học viết kỹ thuật—chưa kể đến nơi làm việc—là chuẩn bị và trình bày một bài thuyết trình miệng. Bạn có thể tự hỏi điều gì là một miệng Báo cáo đang thực hiện trong một viết lách Lớp. Các nhà tuyển dụng chắc chắn tìm kiếm khóa học và kinh nghiệm trong việc chuẩn bị tài liệu viết, nhưng họ cũng tìm kiếm một số kinh nghiệm trong các bài thuyết trình miệng. Đó là lý do tên thực sự của các khóa học như thế này nên là "Giới thiệu về Giao tiếp Kỹ thuật."
Phần tiếp theo được viết cho một lớp học trực tiếp tiêu chuẩn. Nếu bạn đang tham gia phiên bản online của viết kỹ thuật, các báo cáo bằng miệng có thể được gửi dưới dạng "kịch bản," hoặc với thiết bị phù hợp, phiên bản âm thanh có thể được truyền trực tiếp hoặc ghi âm. Trong mọi trường hợp, sinh viên đánh giá các báo cáo bằng miệng của nhau bằng cách điền vào một mẫu như mẫu được cung cấp ở cuối chương này.
Chủ đề và Tình huống cho Bài thuyết trình Miệng
Đối với bài thuyết trình miệng trong khóa học viết kỹ thuật, hãy tưởng tượng rằng bạn đang chính thức bàn giao sản phẩm cuối cùng của mình. đã viết báo cáo với những người mà bạn đã thiết lập hợp đồng hoặc thỏa thuận giả định. Ví dụ, hãy tưởng tượng rằng bạn đã hợp tác với một công ty phần mềm để viết hướng dẫn sử dụng của họ. Khi bạn đã hoàn thành, bạn sẽ có một cuộc họp với các giám đốc để chính thức bàn giao hướng dẫn. Bạn sẽ dành một chút thời gian để định hướng cho họ về hướng dẫn, chỉ cho họ cách nó được tổ chức và viết ra sao, và thảo luận về một số điểm nổi bật của nó. Mục tiêu của bạn là giúp họ làm quen với hướng dẫn và khuyến khích họ đặt ra bất kỳ mối quan tâm hoặc câu hỏi nào. (Lớp học của bạn sẽ vui vẻ giả vờ là bất kỳ ai bạn yêu cầu trong buổi nói chuyện của bạn.)
Như bạn có thể thấy, bạn không cần phải nghiên cứu gì để chuẩn bị cho nhiệm vụ này—chỉ cần lên kế hoạch cho các chi tiết của bài nói và chuẩn bị ít nhất một hình ảnh. Nếu bạn có một chủ đề báo cáo mà bạn không muốn trình bày bằng lời, hãy thảo luận các khả năng khác với giảng viên của bạn. Dưới đây là một số ý tưởng để brainstorm trong trường hợp bạn muốn trình bày một thứ gì đó khác:
- Mục đích: Một cách để tìm một chủ đề là suy nghĩ về mục đích của bài nói của bạn. Nó có phải để hướng dẫn (ví dụ, giải thích cách sử dụng một chương trình chỉnh sửa văn bản trên máy tính), để thuyết phục (bỏ phiếu ủng hộ hoặc phản đối một vấn đề trái phiếu có tính chất kỹ thuật nào đó), hoặc chỉ đơn giản là để thông báo (báo cáo về sự tham gia của công dân trong chương trình tái chế mới).
- Mục đích thông tin: Một báo cáo miệng có thể chủ yếu mang tính thông tin. Ví dụ, là một thành viên của ủy ban liên quan đến dự án di dời nhà máy, nhiệm vụ của bạn có thể là trình bày báo cáo miệng về tình trạng của tòa nhà và khu vực đất tại một trong những địa điểm được đề xuất mua. Hoặc, bạn có thể được yêu cầu đến trước hội đồng thành phố và báo cáo về sự thành công của dự án tái chế do thành phố tài trợ.
- Mục đích hướng dẫn: Một báo cáo miệng có thể chủ yếu là hướng dẫn. Nhiệm vụ của bạn có thể là huấn luyện nhân viên mới sử dụng một số thiết bị nhất định hoặc thực hiện một số nhiệm vụ thường xuyên.
- Mục đích thuyết phục: Một báo cáo truyền miệng có thể chủ yếu mang tính thuyết phục. Bạn có thể muốn thuyết phục các thành viên của các tổ chức cộng đồng địa phương ủng hộ một chương trình tái chế trên toàn thành phố. Bạn có thể xuất hiện trước hội đồng thành phố để thuyết phục các thành viên của nó dành một số khu đất thuộc sở hữu của thành phố cho các khu vực công viên, công viên bóng mềm và bóng chày, hoặc vườn cộng đồng.
- Chủ đề: Bạn có thể bắt đầu bằng cách nghĩ đến một chủ đề kỹ thuật, ví dụ như pin mặt trời, vi xử lý, tưới nhỏ giọt, hoặc phẫu thuật bằng laser. Đối với báo cáo bằng miệng của bạn, hãy nghĩ đến một chủ đề mà bạn sẽ thích nói về, nhưng hãy tìm một lý do tại sao khán giả lại muốn nghe báo cáo bằng miệng của bạn.
- Nơi chốn hoặc tình huống: Bạn có thể tìm các chủ đề cho bài thuyết trình miệng hoặc lập kế hoạch chi tiết hơn cho chúng bằng cách suy nghĩ về nơi hoặc tình huống mà bài thuyết trình miệng của bạn có thể tự nhiên được thực hiện: tại một hội đồng khu phố? tại cuộc họp hội phụ huynh và giáo viên? tại một cuộc họp của nhà thờ? tại câu lạc bộ làm vườn? tại một cuộc họp của hội đồng thành phố? tại một cuộc họp của ban giám đốc hoặc các giám đốc cấp cao của một công ty? Suy nghĩ về một bài thuyết trình miệng theo cách này giúp bạn tập trung vào khán giả, lý do mà họ lắng nghe bạn và sở thích cũng như bối cảnh của họ.
Nội dung và yêu cầu cho bài thuyết trình bằng miệng
Trọng tâm cho bài thuyết trình của bạn là trình bày rõ ràng, dễ hiểu; thảo luận được tổ chức tốt, lên kế hoạch tốt và có thời gian hợp lý. Bạn không cần phải là ông hay bà. Người hoạt động lưu loát—chỉ cần trình bày những điều cần thiết mà bạn muốn nói một cách bình tĩnh, có tổ chức và lên kế hoạch kỹ lưỡng.
Khi bạn trình bày miệng, tất cả chúng tôi sẽ lắng nghe những điều giống nhau. Hãy sử dụng những điều sau đây như một danh sách yêu cầu, như một cách để tập trung vào việc chuẩn bị của bạn:
- Kế hoạch giải thích cho lớp về tình huống báo cáo miệng của bạn là gì, bạn là ai, và họ nên tưởng tượng họ là ai. Đảm bảo rằng có một sự tách biệt rõ ràng giữa phần giải thích ngắn này và phần bắt đầu thực sự của báo cáo miệng của bạn.
- Hãy chắc chắn rằng bài thuyết trình của bạn không kéo dài quá thời gian tối đa do ban tổ chức sự kiện hoặc giảng viên của bạn quy định. Nếu bạn đang trong lớp viết kỹ thuật, hãy yêu cầu giảng viên sử dụng các tín hiệu để chỉ ra khi thời gian tối đa đang đến gần, đã đến, hoặc đã qua.
- Chú ý đặc biệt đến phần giới thiệu trong bài nói của bạn:
- Chỉ ra mục đích bài báo cáo miệng của bạn
- đưa một tổng quan nội dung của nó
- tìm một cách để lãi suất khán giả.
- Sử dụng ít nhất một hình ảnh—tốt nhất là slide sử dụng phần mềm trình bày (như Powerpoint) hoặc các tấm trong suốt cho máy chiếu. Các bảng flip và đồ vật để trưng bày đều được chấp nhận. Nhưng tránh việc viết nguệch ngoạc trên bảng phấn hoặc bảng trắng, hoặc chỉ dựa vào tài liệu phát tay.
- Hãy chắc chắn bạn thảo luận về các yếu tố chính của hình ảnh. Đừng chỉ đưa chúng lên mà bỏ qua. Hãy chỉ ra những điều về chúng; giải thích cho khán giả.
- Kế hoạch để giải thích bất kỳ khía cạnh kỹ thuật nào của chủ đề của bạn một cách rõ ràng và dễ hiểu. Đừng vội vàng qua những vấn đề phức tạp, kỹ thuật—hãy chậm lại và giải thích cẩn thận để chúng ta có thể hiểu nó.
- Sử dụng "tiêu đề nói"— giờ đây, bạn đã quen với việc sử dụng tiêu đề trong công việc viết của mình. Có một tương tự trong các báo cáo miệng. Với những diễn đạt này, bạn gửi cho khán giả một tín hiệu rất rõ ràng rằng bạn đang chuyển từ một chủ đề hoặc phần của bài nói sang phần tiếp theo. (Xem các ví dụ về tiêu đề nói chuyện.)
- Lên kế hoạch cho báo cáo của bạn trước và luyện tập nó để nó trở thành có tổ chức. Hãy chắc chắn rằng người nghe biết bạn đang nói về điều gì và tại sao, bạn đang ở phần nào của buổi nói chuyện, và những gì sắp đến. Các tóm tắt và tiêu đề nói cũng góp phần lớn vào cảm giác tổ chức này.
- Kết thúc với một kết luận thực sự. Mọi người đôi khi quên lập kế hoạch cho cách kết thúc một báo cáo miệng và chỉ kết thúc bằng cách lặng lẽ nói nhỏ dần. Hãy nhớ rằng trong phần kết luận, bạn có thể:
- tóm tắt (đi qua những điểm quan trọng mà bạn đã thảo luận)
- kết thúc (đưa ra một kết luận hợp lý dựa trên những gì bạn đã trình bày)
- cung cấp một số suy nghĩ cuối cùng (kết thúc với một điểm thú vị cuối cùng nhưng đủ chung chung để không cần phải giải thích thêm)
- hoặc một sự kết hợp nào đó của ba cái này
- Và chắc chắn, bạn sẽ muốn khuyến khích khán giả đặt câu hỏi và bày tỏ lo ngại.
- Như đã đề cập ở trên, hãy chắc chắn rằng bài thuyết trình miệng của bạn được thời gian cẩn thận theo quy định tối đa cho phép. Một số ý tưởng về cách làm điều này sẽ được trình bày trong phần tiếp theo.
Sơ đồ của bài thuyết trình.
Chuẩn bị cho bài thuyết trình miệng
Chọn phương pháp chuẩn bị cho buổi nói chuyện phù hợp nhất với mức độ thoải mái của bạn với việc nói trước công chúng và với chủ đề của bạn. Tuy nhiên, hãy làm một số chuẩn bị hoặc tập dượt—một số người giả định rằng họ có thể chỉ đứng lên đó và nói tự phát trong khoảng thời gian được mong đợi và cảm thấy thoải mái, không chính thức. Thường thì không diễn ra theo cách đó—trải nghiệm thường gặp hơn là bị trống rỗng trong đầu.
Dưới đây là những khả năng rõ ràng cho việc chuẩn bị và giao hàng:
- Viết một kịch bản, luyện tập nó; giữ nó bên mình để tham khảo nhanh trong suốt buổi nói chuyện.
- Thiết lập một dàn bài cho bài nói của bạn; luyện tập với nó, mang theo để tham khảo.
- Thiết lập thẻ ghi nhớ, luyện tập với chúng và sử dụng chúng trong bài nói của bạn.
- Viết kịch bản và đọc từ đó (càng tốt, thỉnh thoảng hãy nhìn vào đó).
Tất nhiên, những phương pháp tự phát hoặc bộc phát cũng có sẵn cho những người dũng cảm và mạo hiểm. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng có tới 25 người sẽ lắng nghe bạn—bạn nợ họ một bài thuyết trình tốt, rõ ràng, dễ hiểu, được lên kế hoạch và tổ chức tốt, cũng như phù hợp với mục đích và khán giả của bạn.
Không quan trọng bạn sử dụng phương pháp nào để chuẩn bị cho buổi nói chuyện. Tất nhiên, việc đọc báo cáo trực tiếp từ kịch bản theo phong cách cúi đầu có những vấn đề của nó. Gần như không có sự giao tiếp bằng mắt hoặc tương tác với khán giả. Cách trình bày nghiêng về một giọng điệu đơn điệu nhàm chán, có thể làm khán giả cảm thấy chán hoặc khó hiểu.
Vì một lý do nào đó, mọi người có xu hướng cảm thấy lo lắng khi họ mới bắt đầu thuyết trình. Hãy cố gắng nhớ rằng các bạn học và giảng viên của bạn là một nhóm rất độ lượng và hỗ trợ. Bạn không cần phải là một người giải trí khéo léo—chỉ cần rõ ràng, có tổ chức và dễ hiểu. Sự hồi hộp sẽ giảm bớt theo thời gian, càng nhiều lần bạn thuyết trình miệng.
Bắt đầu bài thuyết trình: phần Giới thiệu
Để bắt đầu bài thuyết trình của bạn một cách suôn sẻ, hãy lên kế hoạch làm những điều sau:
- Xin chào, tôi là một người hướng dẫn ảo. Tôi có khả năng cung cấp thông tin, hỗ trợ học tập và trả lời câu hỏi về nhiều chủ đề khác nhau. Tôi luôn sẵn sàng giúp đỡ và chia sẻ kiến thức.
- Xác định chủ đề và mục đích của bài thuyết trình của bạn.
- Tìm cách ngắn gọn để chỉ ra tầm quan trọng của chủ đề của bạn — khơi dậy sự quan tâm.
- Cung cấp một danh sách ngắn gọn trong câu về những nội dung mà bài thuyết trình của bạn sẽ đề cập; cung cấp một lộ trình.
Hãy xem cách những yếu tố này được xử lý trong ví dụ sau:
Những phát biểu giới thiệu trong một buổi thuyết trình.
Sử dụng Tiêu đề Nói trong một Bài thuyết trình
Lập kế hoạch cho tiêu đề nói chuyện bạn sẽ sử dụng trong buổi thuyết trình của mình. Chúng cho thấy bạn đang chuyển từ một tiểu đề này sang tiểu đề khác, hoặc chúng thông báo một tiểu đề mới. Chúng giống như những biển chỉ dẫn bằng lời giúp người nghe duy trì cảm giác về cách bài thuyết trình của bạn được tổ chức. Đây chính là ý tưởng giống hệt như đã trình bày trong chương về tiêu đề trong tài liệu in ấnMột số người nói sử dụng một loạt câu hỏi để chỉ ra các tiểu đề mới. Hãy xem xét các tiêu đề nói (gọi là "tiêu đề bằng lời nói") trong phần sau:
Ví dụ về các tiêu đề được phát biểu trong một bài thuyết trình.
Trình bày một bài thuyết trình miệng
Khi bạn trình bày báo cáo miệng, hãy tập trung vào những lĩnh vực vấn đề thường gặp như những điều sau:
- Thời gian—Hãy chắc chắn rằng bạn giữ trong giới hạn thời gian mong đợi. Bất cứ thứ gì quá thấp cũng là một vấn đề. Hãy tập dượt, viết kịch bản, hoặc tìm cách khác để có thời gian chính xác.
- Âm lượng—Rõ ràng, bạn phải chắc chắn nói đủ to để tất cả khán giả của bạn đều có thể nghe thấy. Bạn có thể tìm cách để luyện tập nói lớn hơn một chút trong những ngày trước buổi thuyết trình.
- Nhịp độ, tốc độĐôi khi, những người thuyết trình bằng miệng hơi lo lắng nói quá nhanh. Tất cả adrenaline đó khiến họ nói vội vàng. Điều đó làm cho khán giả khó theo dõi. Nói chung, sẽ giúp người nghe hiểu bạn tốt hơn nếu bạn nói chậm lại một chút và có chủ đích hơn so với cuộc trò chuyện bình thường. Hãy chậm lại, thư giãn, và rõ ràng.
- Cử chỉ và tư thế—Hãy cẩn thận với những đôi tay hồi hộp bay khắp nơi. Điều này cũng có thể gây phân tâm—và có phần buồn cười. Đồng thời, đừng biến mình thành một bức tượng. Hãy lên kế hoạch giữ cho đôi tay của bạn nắm chặt với nhau hoặc nắm lấy bục và chỉ thỉnh thoảng mới tạo ra một cử chỉ nào đó. Về tư thế, tránh cong lưng tại bục và dựa vào tường.
- Cái nẹp ngữ pháp—Cẩn thận với việc nói quá nhiều "ừm," "bạn biết đấy," "được rồi" và những thói quen nói năng lo lắng khác. Thay vì nói "uh" hoặc "bạn biết" mỗi ba giây, thì đừng nói gì cả. Vào những ngày trước khi trình bày trực tiếp, hãy luyện tập nói mà không cần những hỗ trợ ngôn ngữ này. Sự im lặng mà thay thế chúng không phải là điều xấu—nó cho người nghe thời gian để tiếp thu những gì bạn đang nói.
Lập kế hoạch và Chuẩn bị Hình ảnh cho các Buổi Thuyết trình Miệng
Chuẩn bị ít nhất một hình ảnh cho báo cáo này. Dưới đây là một số ý tưởng cho "medium" để sử dụng cho hình ảnh của bạn:
- Phần mềm trình chiếu các trang chiếu—Việc trình chiếu hình ảnh ("slides") bằng phần mềm như Powerpoint đã trở thành tiêu chuẩn, mặc dù bị một số người chê bai. Một vấn đề phổ biến với việc tạo ra những slide này là nhồi nhét quá nhiều thông tin vào từng slide. Một tìm kiếm nhanh trên các từ khóa như Bài thuyết trình Powerpoint sẽ cho phép bạn đọc về việc tạo ra những slide này và thiết kế chúng một cách thông minh. Tất nhiên, căn phòng mà bạn sử dụng những slide này phải có một máy chiếu máy tính.
- Bảng trong suốt cho máy chiếu overheadMáy chiếu overhead sử dụng với các tấm trong suốt có vẻ như đã bị coi là lỗi thời nhưng không hoàn toàn. Trong phương pháp này, bạn thiết kế hình ảnh của mình trên một tờ giấy trắng, sau đó sao chép nó, và sau đó tạo một tấm trong suốt từ đó.
- Bảng biểu kích thước posterMột khả năng khác là lấy một tấm bìa và vẽ cùng với chữ viết những gì bạn muốn khán giả thấy. Tất nhiên, không dễ để làm cho các biểu đồ trông gọn gàng và chuyên nghiệp.
- Tài liệu phát tay—Bạn có thể in ra những bản sao của những gì bạn muốn người nghe thấy và phát cho họ trước hoặc trong khi bạn nói. Tùy chọn này thậm chí còn kém hiệu quả hơn hai tùy chọn đầu tiên vì bạn không thể chỉ vào những gì bạn muốn người nghe thấy và vì tài liệu phát tay sẽ khiến sự chú ý của người nghe bị phân tâm khỏi bạn. Tuy nhiên, đối với một số nhu cầu về hình ảnh nhất định, tài liệu phát tay là sự lựa chọn duy nhất.
- Vật thể—Nếu bạn cần trình bày một số quy trình nhất định, bạn có thể cần mang theo các vật thể vật lý thực tế. Hãy tập dượt những gì bạn sẽ làm với những vật thể này; đôi khi chúng có thể chiếm nhiều thời gian hơn bạn mong đợi.
Tránh việc chỉ viết nguệch ngoạc hình ảnh của bạn trên bảng phấn hoặc bảng trắng. Dù bạn viết gì, nó cũng có thể được chuẩn bị gọn gàng và chuyển thành slide trình bày, bản trong suốt, hoặc bảng biểu kích thước poster. Dành một chút thời gian để làm cho hình ảnh của bạn trông sắc nét và chuyên nghiệp—cố gắng hết sức để đảm bảo rằng chúng dễ đọc cho toàn bộ khán giả.
Về nội dung của các hình ảnh của bạn, hãy xem xét những ý tưởng này:
- Sơ đồ hoặc hình vẽ các đối tượng chínhNếu bạn mô tả hoặc đề cập đến bất kỳ đối tượng nào trong buổi nói chuyện của mình, hãy cố gắng có hình ảnh của chúng để bạn có thể chỉ vào các thành phần hoặc tính năng khác nhau.
- Bảng, biểu đồ, đồ thị—Nếu bạn thảo luận về dữ liệu thống kê, hãy trình bày nó dưới dạng bảng, biểu đồ hoặc đồ thị. Nhiều thành viên trong khán giả của bạn có thể không thoải mái "nghe" những dữ liệu như vậy so với việc nhìn thấy nó.
- Dàn ý cho bài nói, báo cáo, hoặc cả haiNếu bạn không biết nên sử dụng hình ảnh nào cho buổi thuyết trình của mình, hoặc nếu bài thuyết trình của bạn phức tạp, hãy có một dàn bài mà bạn có thể trình bày vào những điểm khác nhau trong suốt bài nói của mình.
- Thuật ngữ và định nghĩaMột ý tưởng hay cho hình ảnh (đặc biệt khi bạn không nghĩ ra bất kỳ ý tưởng nào khác) là tạo ra một danh sách hai cột của các thuật ngữ chính bạn sử dụng trong bài thuyết trình của mình với định nghĩa của chúng ở cột thứ hai.
- Các khái niệm hoặc điểm chínhTương tự, bạn có thể liệt kê các điểm chính của mình và hiển thị chúng dưới dạng hình ảnh. (Các dàn ý, thuật ngữ chính và điểm chính đều là những cách hợp lệ để kết hợp hình ảnh vào các buổi thuyết trình bằng miệng khi bạn không nghĩ ra cách nào khác.)
Trong báo cáo miệng thực tế của bạn, hãy chắc chắn thảo luận về hình ảnh của bạn, tham khảo chúng, hướng dẫn người nghe qua các điểm chính trong hình ảnh của bạn. Chỉ đơn giản là đưa một hình ảnh lên màn hình mà không hề đề cập đến nó là một vấn đề lớn.
Mẫu Đánh Giá
Thông tin liên quan
Bài kiểm tra đọc. Sử dụng bài kiểm tra này để kiểm tra hiểu biết của bạn về chương này.
Không Có Câu Hỏi Ngốc Nghếch. Đây là các kỹ sư chuyên nghiệp đang cố gắng giải thích những thứ kỹ thuật như độ tự cảm là gì. Họ làm tốt đến mức nào?
Tôi rất trân trọng ý kiến, phản ứng, và phê bình của bạn về chương này: phản hồi của bạn—David McMurrey.
