Một nhiệm vụ phổ biến trong các khóa học viết kỹ thuật—không đề cập đến trong môi trường làm việc—là chuẩn bị và trình bày một bài thuyết trình miệng. Bạn có thể tự hỏi một miệng báo cáo đang thực hiện trong một viết văn Lớp học. Các nhà tuyển dụng chắc chắn tìm kiếm khóa học và kinh nghiệm trong việc chuẩn bị các tài liệu viết, nhưng họ cũng tìm kiếm một số kinh nghiệm trong các bài thuyết trình. Đó là lý do tại sao tên thực sự của các khóa học như thế này nên là "Giới thiệu về Giao tiếp Kỹ thuật."
Nội dung sau được viết cho một môi trường lớp học trực tiếp tiêu chuẩn. Nếu bạn đang tham gia phiên bản trực tuyến của viết kỹ thuật, các báo cáo miệng có thể được gửi dưới dạng "kịch bản", hoặc với thiết bị phù hợp, các phiên bản âm thanh có thể được truyền trực tiếp hoặc ghi âm. Trong mọi trường hợp, sinh viên đánh giá các báo cáo miệng của nhau bằng cách điền vào một mẫu như mẫu được cung cấp ở cuối chương này.
Chủ đề và Tình huống cho Buổi Thuyết trình Miệng
Để báo cáo miệng trong một khóa học viết kỹ thuật, hãy tưởng tượng rằng bạn đang chính thức bàn giao phần cuối cùng của mình. viết báo cáo cho những người mà bạn đã thiết lập hợp đồng hoặc thỏa thuận giả định. Ví dụ, hãy tưởng tượng rằng bạn đã ký hợp đồng với một công ty phần mềm để viết hướng dẫn sử dụng của nó. Khi bạn đã hoàn thành, bạn sẽ có một cuộc họp với các giám đốc để chính thức bàn giao hướng dẫn. Bạn sẽ dành một chút thời gian để định hướng cho họ về hướng dẫn, cho họ thấy cách nó được tổ chức và viết, và thảo luận về một số điểm nổi bật của nó. Mục tiêu của bạn là giúp họ làm quen với hướng dẫn và khuyến khích họ đặt ra bất kỳ mối quan tâm hoặc câu hỏi nào. (Lớp học của bạn sẽ vui vẻ giả vờ là bất kỳ ai bạn muốn trong suốt cuộc trò chuyện của bạn.)
Như bạn có thể thấy, bạn không nên phải làm bất kỳ nghiên cứu nào để chuẩn bị cho nhiệm vụ này—chỉ cần lên kế hoạch chi tiết cho bài nói của bạn và chuẩn bị ít nhất một hình ảnh trực quan. Nếu bạn có một chủ đề báo cáo mà bạn không muốn trình bày bằng lời, hãy thảo luận về các khả năng khác với giáo viên của bạn. Dưới đây là một số ý tưởng để bạn cân nhắc nếu bạn muốn trình bày một cái gì đó khác:
- Mục đích: Một cách để tìm một chủ đề là suy nghĩ về mục đích của bài nói của bạn. Nó là để hướng dẫn (ví dụ, giải thích cách chạy một chương trình chỉnh sửa văn bản trên máy tính), để thuyết phục (bỏ phiếu cho hoặc chống lại một vấn đề trái phiếu có tính chất kỹ thuật nhất định), hoặc chỉ đơn giản là để thông báo (báo cáo về sự tham gia của công dân trong chương trình tái chế mới).
- Mục đích thông tin: Một báo cáo bằng miệng có thể chủ yếu là thông tin. Ví dụ, là một thành viên của một ủy ban liên quan đến một dự án di dời nhà máy, nhiệm vụ của bạn có thể là trình bày một báo cáo bằng miệng về tình trạng của tòa nhà và khuôn viên tại một trong những địa điểm được đề xuất mua. Hoặc, bạn có thể được yêu cầu đến trước hội đồng thành phố và báo cáo về sự thành công của dự án tái chế mới do thành phố tài trợ.
- Mục đích hướng dẫn: Một báo cáo trình bày có thể chủ yếu mang tính hướng dẫn. Nhiệm vụ của bạn có thể là đào tạo nhân viên mới sử dụng một số thiết bị hoặc thực hiện một số nhiệm vụ thường lệ.
- Mục đích thuyết phục: Một báo cáo miệng có thể chủ yếu mang tính thuyết phục. Bạn có thể muốn thuyết phục các thành viên của các tổ chức công dân địa phương ủng hộ một chương trình tái chế trên toàn thành phố. Bạn có thể xuất hiện trước hội đồng thành phố để thuyết phục các thành viên của nó dành một số đất thuộc sở hữu thành phố cho các khu vực công viên, sân bóng mềm và bóng chày, hoặc vườn cộng đồng.
- Chủ đề: Bạn có thể bắt đầu bằng cách nghĩ đến một chủ đề kỹ thuật, ví dụ như, pin mặt trời, vi xử lý, hệ thống tưới nhỏ giọt, hoặc phẫu thuật bằng laser. Đối với báo cáo miệng của bạn, hãy nghĩ đến một chủ đề mà bạn sẽ muốn nói đến, nhưng tìm một lý do tại sao khán giả lại muốn nghe báo cáo miệng của bạn.
- Địa điểm hoặc tình huống: Bạn có thể tìm kiếm các chủ đề cho bài thuyết trình miệng hoặc lập kế hoạch chi tiết hơn cho chúng bằng cách suy nghĩ về địa điểm hoặc tình huống mà bài thuyết trình miệng của bạn có thể được diễn ra một cách tự nhiên: tại một hiệp hội khu phố? tại cuộc họp hiệp hội phụ huynh và giáo viên? tại một cuộc họp của nhà thờ? tại câu lạc bộ làm vườn? tại cuộc họp của hội đồng thành phố? tại cuộc họp của ban giám đốc hoặc các giám đốc cấp cao của một công ty? Suy nghĩ về bài thuyết trình miệng theo cách này giúp bạn tập trung vào khán giả, lý do mà họ lắng nghe bạn, cũng như mối quan tâm và bối cảnh của họ.
Nội dung và yêu cầu cho bài thuyết trình miệng
Sự tập trung cho bài thuyết trình của bạn là một bài trình bày rõ ràng, dễ hiểu; thảo luận được tổ chức tốt, lên kế hoạch tốt và đúng thời gian. Bạn không cần phải là Mr. hoặc Ms. Slick-Operator—, chỉ cần trình bày những điều thiết yếu mà bạn muốn nói một cách bình tĩnh, có tổ chức, và có kế hoạch tốt.
Khi bạn thực hiện bài thuyết trình, chúng tôi sẽ lắng nghe những điều giống nhau. Sử dụng các yêu cầu dưới đây như một danh sách, để tập trung vào việc chuẩn bị của bạn:
- Kế hoạch để giải thích với lớp về tình hình báo cáo miệng của bạn là gì, bạn là ai, và họ nên tưởng tượng rằng họ là ai. Hãy đảm bảo rằng có một sự tách biệt rõ ràng giữa phần giải thích ngắn này và phần bắt đầu báo cáo miệng thực tế của bạn.
- Đảm bảo rằng báo cáo miệng của bạn không kéo dài quá thời gian tối đa được quy định bởi ban tổ chức sự kiện hoặc giảng viên của bạn. Nếu bạn đang trong lớp viết kỹ thuật, hãy yêu cầu giảng viên sử dụng tín hiệu để chỉ ra khi nào thời gian tối đa đang đến gần, đã đến hoặc đã qua.
- Chú ý đặc biệt đến phần giới thiệu của bài nói của bạn:
- Chỉ ra mục đích báo cáo miệng của bạn
- cung cấp một tổng quan của nội dung của nó
- tìm một cách để lãi suất khán giả.
- Sử dụng ít nhất một phương tiện trực quan—tốt nhất là trang trình bày bằng phần mềm trình chiếu (như PowerPoint) hoặc bảng trong cho máy chiếu. Bảng lật và các vật thể để trưng bày là được. Nhưng tránh viết nguệch ngoạc trên bảng đen hoặc bảng trắng hoặc chỉ dựa hoàn toàn vào tài liệu phát tay.
- Hãy chắc chắn bạn thảo luận về các yếu tố chính của hình ảnh của bạn. Đừng chỉ đưa chúng lên mà không chú ý đến chúng. Hãy chỉ ra những điều về chúng; giải thích cho khán giả.
- Kế hoạch giải thích bất kỳ khía cạnh kỹ thuật nào của chủ đề của bạn một cách rõ ràng và dễ hiểu. Đừng vội vàng qua những phần phức tạp, kỹ thuật—hãy chậm lại và giải thích cẩn thận để chúng ta hiểu.
- Sử dụng "tiêu đề đã nói"—bây giờ, bạn đã quen với việc sử dụng tiêu đề trong công việc viết của mình. Có một mối tương quan trong các báo cáo bằng miệng. Với những cái này, bạn gửi đến khán giả của mình một tín hiệu rất rõ ràng rằng bạn đang chuyển từ một chủ đề hoặc phần của bài nói sang chủ đề hoặc phần tiếp theo. (Xem các ví dụ của tiêu đề nói.)
- Lập kế hoạch cho báo cáo của bạn trước và luyện tập nó để nó trở nên đã được tổ chức. Đảm bảo rằng người nghe biết bạn đang nói về điều gì và tại sao, bạn đang ở phần nào của bài nói, và điều gì sẽ đến tiếp theo. Các tóm tắt và tiêu đề thoại rất góp phần tạo cảm giác tổ chức này.
- Kết thúc với một kết luận rõ ràng. Đôi khi mọi người quên lên kế hoạch cho cách kết thúc một bài báo cáo miệng và chỉ kết thúc bằng cách lảm nhảm không rõ ràng. Hãy nhớ rằng trong phần kết luận, bạn có thể:
- tóm tắt (đi qua những điểm nổi bật mà bạn đã thảo luận)
- kết thúc (đưa ra một kết luận hợp lý dựa trên những gì bạn đã trình bày)
- cung cấp một số suy nghĩ cuối cùng (kết thúc bằng một điểm thú vị cuối cùng nhưng đủ chung để không cần giải thích)
- hoặc một số kết hợp của ba điều này
- Và chắc chắn, bạn sẽ muốn khuyến khích khán giả đặt câu hỏi và bày tỏ mối quan tâm.
- Như đã đề cập ở trên, hãy chắc chắn rằng bài báo cáo miệng của bạn được thời gian cẩn thận theo thời gian tối đa cho phép. Một số ý tưởng về cách thực hiện điều này sẽ được trình bày ở phần tiếp theo.
Sơ đồ của bài thuyết trình.
chuẩn bị cho bài thuyết trình miệng
Chọn phương pháp chuẩn bị cho buổi nói chuyện mà phù hợp nhất với mức độ thoải mái của bạn với việc nói trước công chúng và với chủ đề của bạn. Tuy nhiên, hãy thực hiện một số loại chuẩn bị hoặc diễn tập—một số người cho rằng họ chỉ có thể nhảy lên và nói tự do theo khung thời gian mong đợi và cảm thấy thoải mái, không trang trọng. Thực tế thường không diễn ra như vậy—việc không nhớ gì là trải nghiệm phổ biến hơn.
Dưới đây là những khả năng rõ ràng cho việc chuẩn bị và giao hàng:
- Viết một kịch bản, luyện tập nó; giữ nó gần bên để tham khảo nhanh trong suốt buổi nói chuyện của bạn.
- Lập dàn bài cho bài nói của bạn; thực hành với nó, mang theo để tham khảo.
- Chuẩn bị thẻ nhắc, tập luyện với chúng và sử dụng chúng trong buổi nói của bạn.
- Viết một kịch bản và đọc từ đó (càng tốt, thỉnh thoảng liếc qua nó).
Tất nhiên, các phương pháp ứng biến hoặc không chuẩn bị cũng có sẵn cho những người dũng cảm và thích mạo hiểm. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng có tới 25 người sẽ lắng nghe bạn—bạn nợ họ một bài thuyết trình tốt, rõ ràng, dễ hiểu, được lên kế hoạch kỹ lưỡng, có tổ chức và phù hợp với mục đích và đối tượng của bạn.
Không quan trọng bạn sử dụng phương pháp nào để chuẩn bị cho buổi nói chuyện. Tất nhiên, việc đọc báo cáo của bạn trực tiếp từ kịch bản theo phong cách cúi đầu có những vấn đề của nó. Hầu như không có sự giao tiếp bằng mắt hoặc tương tác với khán giả. Cách trình bày có xu hướng đi vào một âm điệu đơn điệu buồn tẻ, khiến người nghe chán nản hoặc khó hiểu.
Vì một lý do nào đó, mọi người thường cảm thấy lo lắng nếu họ mới tham gia các bài thuyết trình. Hãy cố gắng nhớ rằng các bạn cùng lớp và giảng viên của bạn là một nhóm rất khoan dung và ủng hộ. Bạn không cần phải là một người trình diễn nổi bật— chỉ cần rõ ràng, có tổ chức và dễ hiểu. Cảm giác lo lắng sẽ dần giảm đi theo thời gian, càng nhiều thuyết trình miệng bạn thực hiện.
Bắt đầu Bài Thuyết Trình: Phần Giới Thiệu
Để khởi đầu bài thuyết trình của bạn một cách tốt đẹp, hãy lên kế hoạch thực hiện các điều sau đây:
- Xin chào, tôi là một trí tuệ nhân tạo được phát triển để hỗ trợ và cung cấp thông tin. Tôi có khả năng trả lời câu hỏi, giải thích khái niệm và giúp người dùng tìm hiểu về nhiều chủ đề khác nhau. Tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn!
- Chỉ ra chủ đề và mục đích của bài thuyết trình của bạn.
- Tìm một cách ngắn gọn để chỉ ra tầm quan trọng của chủ đề—khơi dậy sự quan tâm.
- Cung cấp một danh sách ngắn gọn trong câu về những gì bài thuyết trình của bạn sẽ đề cập; cung cấp một lộ trình.
Hãy xem cách những phần tử này được xử lý trong ví dụ sau:
Những nhận xét mở đầu trong một bài thuyết trình.
Sử dụng tiêu đề nói trong một bài thuyết trình
Lập kế hoạch cho đầu mục nói chuyện bạn sẽ sử dụng trong bài thuyết trình của mình. Những điều này cho thấy bạn đang chuyển từ một tiểu đề này sang tiểu đề khác, hoặc chúng thông báo về một tiểu đề mới. Chúng giống như những biển chỉ đường bằng lời nói giúp người nghe giữ được cảm giác về cách thức tổ chức của bài thuyết trình của bạn. Đây chính xác là ý tưởng giống như được trình bày trong chương về tiêu đề trong tài liệu in ấn. Một số diễn giả sử dụng một loạt câu hỏi để chỉ ra các chủ đề phụ mới. Hãy xem các tiêu đề nói (gọi là "tiêu đề bằng lời") trong phần sau:
Ví dụ về các tiêu đề nói trong một bài thuyết trình.
Trình bày một bài nói chuyện bằng miệng
Khi bạn trình bày một báo cáo bằng miệng, hãy tập trung vào những khu vực vấn đề thường gặp như thế này:
- Thời gian—Hãy chắc chắn rằng bạn giữ trong giới hạn thời gian dự kiến. Bất cứ điều gì quá ít cũng là một vấn đề. Hãy diễn tập, viết kịch bản, hoặc tìm cách khác để có thời gian chính xác.
- Thể tích—Rõ ràng, bạn phải chắc chắn nói đủ lớn để tất cả khán giả của bạn có thể nghe thấy bạn. Bạn có thể tìm cách thực hành nói lớn hơn một chút trong những ngày trước buổi thuyết trình.
- Tốc độ, nhịp độĐôi khi, những người thuyết trình bằng miệng hơi lo lắng nói quá nhanh. Tất cả những adrenaline đó khiến họ nói nhanh trong bài thuyết trình. Điều này làm cho khán giả khó theo dõi. Nói chung, nó giúp người nghe hiểu bạn tốt hơn nếu bạn nói chậm và có chủ ý hơn so với cuộc trò chuyện bình thường. Hãy chậm lại, thư giãn, và nói rõ ràng.
- Cử chỉ và tư thế—Hãy cẩn thận với những đôi tay lo âu bay múa khắp nơi. Điều này cũng có thể gây phân tâm—và có phần hài hước. Đồng thời, đừng biến mình thành một con búp bê. Hãy lên kế hoạch để giữ tay nắm chặt với nhau hoặc bám vào bục và chỉ thỉnh thoảng làm một số cử chỉ. Về tư thế, hãy tránh việc cúi người ở bục và tựa vào tường.
- Cái nạng ngôn từ—Cẩn thận với việc sử dụng quá nhiều "ừ," "bạn biết đấy," "được không" và các loại thói quen nói năng căng thẳng khác. Thay vì nói "ừ" hoặc "bạn biết đấy" mỗi ba giây, hãy cố gắng không nói gì cả. Trong những ngày trước khi bạn thuyết trình, hãy thực hành nói mà không cần những điểm tựa ngôn ngữ này. Sự im lặng thay thế chúng không phải là điều tồi tệ—nó cho phép người nghe có thời gian để tiếp thu những gì bạn đang nói.
Lập kế hoạch và Chuẩn bị Hình ảnh cho Bài thuyết trình Miệng
Chuẩn bị ít nhất một hình ảnh cho báo cáo này. Dưới đây là một số ý tưởng cho "medium" để sử dụng cho các hình ảnh của bạn:
- Phần mềm trình bày trang trình chiếu—Việc trình chiếu hình ảnh ("slides") bằng phần mềm như Powerpoint đã trở thành tiêu chuẩn, mặc dù bị chỉ trích bởi một số người. Một vấn đề phổ biến trong việc xây dựng các slide này là nhồi nhét quá nhiều thông tin vào từng slide. Một tìm kiếm nhanh về các thuật ngữ như Bài thuyết trình PowerPoint sẽ cho phép bạn đọc về việc tạo ra những slide này và thiết kế chúng một cách thông minh. Tất nhiên, phòng mà bạn sử dụng những slide này phải có một máy chiếu máy tính.
- Bảng trong suốt cho máy chiếu trên cao—Máy chiếu overhead sử dụng với các tấm trong suốt dường như đã bị coi là lỗi thời—nhưng không hoàn toàn. Trong phương pháp này, bạn thiết kế hình ảnh của mình trên một tờ giấy trắng, sau đó sao chép nó, và sau đó có được một tấm trong suốt của nó.
- Biểu đồ cỡ bảng quảng cáoMột khả năng khác là lấy một tấm bìa cứng và vẽ, viết chữ những gì bạn muốn khán giả thấy. Tất nhiên, không dễ để làm cho các biểu đồ trông gọn gàng và chuyên nghiệp.
- Tài liệu phát tay—Bạn có thể in ra các bản sao của những gì bạn muốn khán giả thấy và phát cho họ trước hoặc trong khi bạn nói. Tuỳ chọn này thậm chí kém hiệu quả hơn hai tuỳ chọn đầu tiên vì bạn không thể chỉ vào những gì bạn muốn khán giả thấy và vì tài liệu phát tay sẽ làm giảm sự chú ý của khán giả khỏi bạn. Tuy nhiên, cho một số nhu cầu hình ảnh nhất định, tài liệu phát tay là lựa chọn duy nhất.
- Đối tượng—Nếu bạn cần trình bày một số quy trình nhất định, bạn có thể cần mang theo các vật thể thực. Tập dượt những gì bạn sẽ làm với những đối tượng này; đôi khi chúng có thể tốn nhiều thời gian hơn bạn mong đợi.
Tránh chỉ viết nguệch ngoạc hình ảnh của bạn trên bảng phấn hoặc bảng trắng. Bất cứ điều gì bạn viết có thể được chuẩn bị gọn gàng và biến thành một slide trình bày, bản trong suốt, hoặc biểu đồ kích thước poster. Dành một chút thời gian để làm cho hình ảnh của bạn trông sắc nét và chuyên nghiệp—cố gắng hết sức để đảm bảo rằng chúng có thể đọc được cho toàn bộ khán giả.
Về nội dung của hình ảnh của bạn, hãy xem xét những ý tưởng này:
- Bản vẽ hoặc sơ đồ của các đối tượng chính—Nếu bạn mô tả hoặc đề cập đến bất kỳ vật thể nào trong cuộc nói chuyện của mình, hãy cố gắng có hình ảnh của chúng để bạn có thể chỉ vào các thành phần hoặc tính năng khác nhau.
- Bảng, biểu đồ, đồ thịNếu bạn thảo luận về dữ liệu thống kê, hãy trình bày nó theo một dạng nào đó như bảng, biểu đồ hoặc đồ thị. Nhiều thành viên trong khán giả của bạn có thể cảm thấy thoải mái hơn khi nhìn thấy dữ liệu đó hơn là chỉ nghe về nó.
- Dàn bài cho bài nói, báo cáo hoặc cả haiNếu bạn không biết nên sử dụng hình ảnh gì cho bài thuyết trình của mình, hoặc nếu bài thuyết trình của bạn phức tạp, hãy chuẩn bị một dàn bài mà bạn có thể trình bày tại các thời điểm khác nhau trong suốt bài nói.
- Thuật ngữ chính và định nghĩaMột ý tưởng tốt cho hình ảnh (đặc biệt khi bạn không nghĩ ra ý tưởng nào khác) là thiết lập một danh sách hai cột các thuật ngữ chính mà bạn sử dụng trong bài thuyết trình miệng với các định nghĩa ở cột thứ hai.
- Các khái niệm hoặc điểm chínhTương tự, bạn có thể liệt kê các điểm chính của mình và trình bày chúng bằng hình ảnh. (Dàn ý, thuật ngữ chính và các điểm chính đều là những cách hợp lý, hợp pháp để đưa hình ảnh vào các bài thuyết trình khi bạn không nghĩ ra cách nào khác.)
Trong báo cáo miệng thực tế của bạn, hãy đảm bảo thảo luận về hình ảnh của bạn, đề cập đến chúng, hướng dẫn người nghe qua những điểm chính trong hình ảnh của bạn. Thật là một vấn đề lớn khi chỉ đặt một hình ảnh lên màn hình mà không bao giờ đề cập đến nó.
Mẫu Đánh Giá
Thông tin liên quan
Bài kiểm tra đọc. Sử dụng bài kiểm tra này để kiểm tra hiểu biết của bạn về chương này.
Không có câu hỏi nào ngu ngốc.. Đây là các kỹ sư chuyên nghiệp đang cố gắng giải thích những vấn đề kỹ thuật như độ tự cảm. Họ làm điều đó tốt đến mức nào?
Tôi rất trân trọng ý kiến, phản ứng và sự phê bình của bạn về chương này: phản hồi của bạn—David McMurrey.
