يرجى النقر هنا للمساعدة ديفيد مك موراي الدفع لاستضافة الويب:
تبرع بأي مبلغ صغير تستطيع!
ستظل الكتابة التقنية على الإنترنت مجانية.
جمهور الوثيقة التقنية—أو أي قطعة كتابة في هذا الشأن—هو القارئ أو القراء المقصودين أو المحتملين. بالنسبة لمعظم الكتاب التقنيين، هذا هو الأهم اعتبار في التخطيط، الكتابة، ومراجعة الوثيقة. يجب عليك "تكييف" كتابتك لتلبية احتياجات واهتمامات وخلفية القراء الذين سيقومون بقراءة كتابتك.
يبدو أن المبدأ بسيط وواضح بشكل مدهش. إنه يشبه كثيرًا إخبار شخص ما، "تحدث بحيث يتمكن الشخص الذي أمامك من فهم ما تقوله." إنه مثل قول، "لا تتحدث بلغة علم الصواريخ أمام طفل في السادسة من عمره." هل نحتاج إلى دورة في ذلك؟ لا يبدو كذلك. ولكن، في الواقع، فإن نقص تحليل الجمهور والتكيف يعتبر واحدًا من الأسباب الجذرية لمعظم المشاكل التي تجدها في المستندات المهنية والتقنية—خصوصًا التعليمات حيث تظهر هذه المشاكل بشكل واضح.
ملاحظات:
- بمجرد أن تقرأ قسم الجماهير، حاول استخدام الـ مخطط الجمهور. عليك ملء الفراغات بإجابات عن أسئلة مفصلة تتعلق بجمهورك ثم إرسالها إلى بريدك الإلكتروني، وخيارياً، إلى معلمك.
- أيضًا، يتضمن هذا الفصل قسمًا عن الوضع. حاول استخدام الـ مخطط الوضع لتطوير فكرة عن الوضع الذي يجد فيه جمهورك نفسه.
أحد أول الأشياء التي يجب القيام بها عند تحليل الجمهور هو تحديد نوعه (أو أنواعه — نادراً ما يكون هناك نوع واحد فقط). التقسيم الشائع للجماهير إلى فئات هو كما يلي:
- المتخصصون: هؤلاء هم الأشخاص الذين يعرفون النظرية والمنتج بداخلها وخارجها. هم من صمموا المنتج، واختبروه، ويعرفون كل شيء عنه. غالبًا ما يحملون درجات متقدمة ويعملون في البيئات الأكاديمية أو في مجالات البحث والتطوير في عوالم الحكومة والتكنولوجيا. القارئ غير المتخصص هو الأقل احتمالاً لفهم ما يقوله هؤلاء الأشخاص، ولكنه أيضًا لديه أقل دافع للمحاولة. أكثر الأحيان، التحدي في التواصل الذي يواجهه الخبير هو التواصل مع الفني والمدير التنفيذي.
- الفنيون: هؤلاء هم الأشخاص الذين يبنون ويشغلون ويصونون ويصلحون الأشياء التي يقوم الخبراء بتصميمها والنظرية حولها. إن معرفتهم تقنية للغاية أيضًا، لكن بطبيعة أكثر عملية.
- تنفيذيون: هؤلاء هم الأشخاص الذين يتخذون قرارات تجارية واقتصادية وإدارية وقانونية وحكومية وسياسية بشأن الأمور التي يعمل عليها الخبراء والفنيون. إذا كان منتجًا جديدًا، فإنهم يقررون ما إذا كان يجب إنتاجه وتسويقه. إذا كانت تقنية طاقة جديدة، فإنهم يقررون ما إذا كان ينبغي على المدينة تنفيذها. من المحتمل أن تكون المعرفة الفنية للمدراء عن الموضوع قليلة مثل غير المتخصصين.
- غير المتخصصين: هؤلاء القراء لديهم أقل معرفة تقنية من جميع الآخرين. قد يكون اهتمامهم عمليًا مثل اهتمام الفنيين، ولكن بطريقة مختلفة. إنهم يريدون أن يفهموا تكنولوجيا الطاقة الجديدة بما يكفي ليعرفوا ما إذا كانوا سيميلون للتصويت لصالحها أو ضدها في الانتخابات القادمة للسندات. أو قد يكونون فضوليين بشأن مسألة تقنية معينة ويريدون التعلم عنها—ولكن بدون سبب عملي محدد.
تحليل الجمهور
من المهم تحديد أي من الفئات الأربع التي تم مناقشتها تنتمي إليها القراء المحتملون لوثيقتك، ولكن ليس هذا كل شيء. يجب أيضًا تحليل الجماهير، بغض النظر عن الفئة، من حيث الخصائص مثل ما يلي:
- خلفية__الكيان_0__المعرفة، الخبرة، التدريب: أحد أهم اهتماماتك هو مقدار المعرفة أو الخبرة أو التدريب الذي يمكن أن تتوقعه في قرائك. إذا كنت تتوقع أن بعض قرائك يفتقرون إلى خلفية معينة، هل تقوم تلقائيًا بتوفيرها في مستندك؟ اعتبر مثالًا: تخيل أنك تكتب دليلًا لاستخدام برنامج يستخدم تحت نظام Microsoft Windows. ما مقدار ما يمكنك توقع قرائك معرفته عن ويندوز؟ إذا كان من المحتمل أن يعرف بعضهم القليل عن ويندوز، هل يجب عليك تقديم تلك المعلومات؟ إذا أجبت بلا، فإنك تخاطر بأن يشعر العملاء بالإحباط من منتجك. إذا أجبت بنعم لإضافة معلومات خلفية عن ويندوز، فإنك تزيد من جهدك وتضيف إلى عدد صفحات المستند (وبالتالي إلى التكلفة). من الواضح أنه لا يوجد جواب سهل على هذا السؤال. جزء من الإجابة قد ينطوي على مقدار ضئيل من الجمهور الذي يحتاج إلى تلك المعلومات الخلفية.
- الاحتياجات والاهتمامات: لتخطيط مستندك، تحتاج إلى معرفة ما يتوقعه جمهورك من هذا المستند. تخيل كيف سيرغب القراء في استخدام مستندك؛ ماذا سيطلبون منه. على سبيل المثال، تخيل أنك تكتب دليلًا حول كيفية استخدام هاتف ذكي جديد — ماذا يتوقع قراؤك أن يجدوه فيه؟ تخيل أنك تحت عقد لكتابة تقرير خلفي عن الاحتباس الحراري لجمعية عقارية وطنية — ماذا يريدون أن يقرؤوا عنه؛ والأهم من ذلك، ماذا يريدون لَا ماذا تريد أن تقرأ عنه؟
- ثقافات مختلفة: إذا كنت تكتب لجمهور دولي، فكن على علم بأن تنسيقات الإشارة إلى الوقت والتواريخ، والمبالغ المالية، والأرقام تختلف حول العالم. كما يجب أن تكون مدركًا أن الفكاهة واللغة المجازية (كما في "حقق نجاحًا كبيرًا") من غير المرجح أن تُفهم خارج ثقافتنا الخاصة. تقدم جامعة تكساس أيه آند إم الفصل 6"كتابة للقراء الدوليين"، من الإبلاغ عن المعلومات الفنية، إليزابيث تيبو، وآخرون. للاطلاع على المعايير، انظر قائمة بمراجع الأسلوب من ويكيبيديا. (شكرًا للزائر المجهول الذي ساهم بهذه الأفكار المهمة.)
- خصائص ديموغرافية أخرى: وبالطبع هناك العديد من الخصائص الأخرى عن قرائك التي قد لديها تأثير على كيفية تصميم وكتابة مستندك — على سبيل المثال، الفئات العمرية، نوع السكن، منطقة السكن، الجنس، التفضيلات السياسية، وما إلى ذلك.
يمكن أن تصبح تحليل الجمهور معقدًا بسبب عاملين على الأقل: أنواع جماهير مختلطة لوثيقة واحدة، تباين واسع داخل الجمهور، وجماهير غير معروفة.
- أكثر من جمهور واحد. من المحتمل أن تجد أن مستندك موجه لأكثر من جمهور واحد. على سبيل المثال، قد يراه أشخاص تقنيون (خبراء وفنيون) وأشخاص إداريون (تنفيذيون). ماذا تفعل؟ يمكنك إما كتابة جميع الأقسام بحيث يفهمها جميع جمهور مستندك (حظ سعيد!). أو يمكنك كتابة كل قسم بشكل صارم للجمهور الذي سيكون مهتمًا به، ثم استخدام العناوين ومقدمات الأقسام لإبلاغ جمهورك عن المكان الذي يجب أن يذهبوا إليه وما ينبغي عليهم تجنبه في مستندك.
- تنوع واسع في الجمهور. قد تدرك أنه، على الرغم من أن لديك جمهورًا يتناسب فقط مع فئة واحدة، إلا أن هناك تفاوتًا واسعًا في خلفياته. هذه واحدة صعبة—إذا كتبت لأدنى مستوى مشترك بين القراء، فمن المحتمل أن تنتهي بكتاب ضخم وممل سيفقد اهتمام غالبية القراء. ولكن إذا لم تكتب لهذا المستوى الأدنى، ستفقد تلك الفئة من قرائك. ماذا تفعل؟ معظم الكتاب يركزون على غالبية القراء ويضحون بتلك الأقلية التي تحتاج إلى مزيد من المساعدة. آخرون يضعون المعلومات الإضافية في ملاحق أو يدرجون مراجع متقاطعة إلى كتب المبتدئين.
مثال على تحليل الجمهور
إذا كنت تأخذ دورة في الكتابة التقنية، قد يُتوقع منك إضافة وصف للجمهور إلى مستنداتك التقنية. إليك مثالاً:
| ملاحظة للمدرب: هذه التعليمات موجهة للأفراد الذين يرغبون في تبسيط حساباتهم باستخدام مايكروسوفت إكسل، باستخدام وحدات الماكرو لحساب بياناتهم بكفاءة. إنهم يفهمون كيفية إدخال البيانات في مايكروسوفت إكسل ولديهم معرفة أساسية بمجموعة مايكروسوفت أوفيس. إنهم مرتاحون في استخدام برامج ويندوز وعلى دراية بالقدرات الحسابية الأساسية للتحقق من حساباتهم والتحقق من وجود أخطاء منطقية في الحساب. |
تكييف الجمهور
حسناً! لقد قمت بتحليل جمهورك حتى تعرفهم أفضل مما تعرف نفسك. ما الفائدة من ذلك؟ كيف تستخدم هذه المعلومات؟ كيف تتجنب كتابة شيء سيظل غير مفهوم أو عديم الفائدة لقرائك؟
عمل الكتابة إلى قد يكون لجمهورك علاقة كبيرة بالموهبة الفطرية، والحدس، وحتى الغموض. ولكن هناك بعض الضوابط التي يمكنك استخدامها لتحظى بفرصة أفضل للتواصل مع قرائك. الضوابط التالية تتعلق في الغالب بجعل المعلومات التقنية أكثر قابلية للفهم للجماهير غير المتخصصة:
- أضف المعلومات التي يحتاجها القارئون لفهم مستندك. تحقق مما إذا كانت بعض المعلومات الأساسية مفقودة—على سبيل المثال، سلسلة حرجة من الخطوات من مجموعة تعليمات؛ خلفية مهمة تساعد المبتدئين على فهم المناقشة الرئيسية؛ تعريف المصطلحات الأساسية. (انظر الفصل عن أفكار للمحتوى للحصول على التفاصيل.)
- تجنب تقديم معلومات غير ضرورية لقراءك. يمكن أن تتسبب المعلومات غير الضرورية أيضًا في إرباك واحباط القراء—فبعد كل شيء، هي موجودة ليشعروا بأنهم ملزمون بقراءتها. على سبيل المثال، يمكنك على الأرجح حذف النقاش النظري من التعليمات الأساسية.
- غيّر مستوى المعلومات التي لديك حاليًا. قد تكون لديك المعلومات الصحيحة ولكن قد تكون "موجهة" على مستوى تقني مرتفع جدًا أو منخفض جدًا. قد تكون موجهة للجمهور الخاطئ—على سبيل المثال، لجمهور الخبراء بدلاً من جمهور الفنيين. يحدث هذا غالبًا عندما تُعتبر ملاحظات تصميم المنتج تعليمات.
- أضف أمثلة لمساعدة القراء على الفهم. الأمثلة هي واحدة من أقوى الطرق للتواصل مع الجماهير، خاصة في التعليمات. حتى في النصوص غير التعليمية، على سبيل المثال، عندما تحاول شرح مفهوم تقني، تعتبر الأمثلة مساعدة كبيرة—خصوصاً التشبيهات.
- غيّر مستوى أمثلتك. قد تستخدم أمثلة، لكن المحتوى الفني أو المستوى قد لا يكون مناسبًا لقرائك. قد لا تكون الأمثلة البسيطة مفيدة للخبراء؛ بينما قد تفوت التقنية العالية قرائك غير المتخصصين تمامًا.
- غيّر تنظيم معلوماتك. أحيانًا، يمكنك أن تمتلك جميع المعلومات الصحيحة ولكن ترتبها بطريقة خاطئة. على سبيل المثال، قد يكون هناك الكثير من المعلومات الخلفية في البداية (أو القليل جدًا) مما يجعل بعض القراء يشعرون بالضياع. أحيانًا، تحتاج المعلومات الخلفية إلى أن تندمج في المعلومات الرئيسية—على سبيل المثال، في التعليمات يكون من الأفضل في بعض الأحيان إدخال قطع من المعلومات الخلفية في النقاط التي تحتاجها على الفور. (انظر الفصول حول هيكل و تنظيم معلومات في وثيقة.)
- تعزيز الانتقالات. قد يكون من الصعب على القراء، وخصوصًا غير المتخصصين، رؤية العلاقات بين الأقسام الرئيسية في مستندك، وبين الفقرات الفردية، وأحيانًا حتى بين الجمل الفردية. يمكنك توضيح هذه الروابط عن طريق إضافة كلمات الانتقال ومن خلال الصدى الكلمات الرئيسية بدقة أكبر. كلمات مثل "لذلك،" "على سبيل المثال،" "ومع ذلك" هي كلمات انتقالية—تشير إلى المنطق الذي يربط بين الفكرة السابقة والفكرة القادمة. يمكنك أيضًا تعزيز الانتقالات من خلال تكرار نفس الكلمات الرئيسية بدقة. في الكتابة الفنية، من المهم لا من الجيد تنويع اختيار الكلمات—استخدام نفس الكلمات حتى لا يزداد حيرة الناس أكثر مما قد يكونوا عليه بالفعل. (انظر الفصل حول الانتقالات.)
- اكتب مقدمات أقوى — لكل الوثيقة وأيضًا للأقسام الرئيسية. يبدو أن الناس يقرؤون بثقة وفهم أكبر عندما تكون لديهم "الصورة الكبيرة"—رؤية لما هو قادم، وكيف يرتبط بما قرأوه للتو. لذلك، تأكد من أن لديك مقدمة قوية للوثيقة بالكامل—تكون واضحة حول الموضوع، والهدف، والجمهور، ومحتويات تلك الوثيقة. ولكل قسم رئيسي داخل وثيقتك، استخدم مقدمات صغيرة تشير على الأقل إلى موضوع القسم وتقدم لمحة عامة عن الموضوعات الفرعية التي سيتم تناولها في ذلك القسم. (انظر الفصل عن مقدمات لكل من التقارير الكاملة والأقسام داخل التقارير.)
- إنشاء جمل موضوعية للفقراات ومجموعات الفقرات. يمكن أن يساعد القراء بشكل كبير من خلال إعطائهم فكرة عن الموضوع وهدف القسم (مجموعة من الفقرات)، وبشكل خاص من خلال إعطائهم لمحة عن المواضيع الفرعية التي ستتم تغطيتها. خرائط الطريق تساعد عندما تكون في حالة مختلفة! (انظر الفصل عن استخدام المقدمات وجمل الموضوع.)
- أعد صياغة الجمل وغيّر طولها. كيف تكتب—على مستوى الجمل الفردية—يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا أيضًا. في التعليمات، على سبيل المثال، فإن استخدام الصوت الإمبراطوري و"أنت" يعبّر بطريقة قابلة للفهم أكثر بكثير من الصوت المبني للمجهول أو الصياغة بالتحدث عن الغائب. لسبب ما، فإن تخصيص أسلوب كتابتك وجعله أكثر استرخاءً وغير رسمي يمكن أن يجعله أكثر وصولاً وفهماً. الكتابة السلبية التي تخلو من الشخصيات أصعب في القراءة—اجعل الأشخاص والفعل في كتابتك. بالمثل، اختر الأفعال النشطة بدلاً من كن عبارات الأفعال. كل هذا يجعل كتابتك أكثر مباشرة وفورية—لا يتعين على القراء البحث عنها. (انظر الفصل عن مشاكل شائعة في جمل الأسلوب للمزيد من التفاصيل.)
ومن الواضح أن طول الجملة مهم أيضًا. يتراوح المتوسط بين 15 و 25 كلمة لكل جملة وهو مناسب؛ يجب عدم الثقة بالجمل التي تتجاوز 30 كلمة. - العمل على وضوح الجمل واقتصاديتها. هذا مرتبط ارتباطاً وثيقاً بـ "السيطرة" السابقة ولكنه يستحق مكانه الخاص. غالبًا ما يمكن أن يكون أسلوب الكتابة مزدحمًا بالكلمات لدرجة أنه يصبح من الصعب أو المحبط قراءته. عندما تُراجع مسوداتك الأولية، ضعها في نظام غذائي— واستعرض المسودة سطرًا بسطر في محاولة لتقليل العدد الإجمالي للكلمات أو الصفحات أو الخطوط بنسبة 20 في المئة. جربها كتجربة وراقب كيف ستكون النتائج. ستجد الكثير من التفاصيل المتكلفة وغير الضرورية والتعبيرات المتضخمة التي يمكنك حذفها. (انظر الفصل عن مشاكل شائعة في الأسلوب والجملة والوضوح للحصول على التفاصيل.)
- استخدم المزيد من الرسوم البيانية أو رسوماً مختلفة. لجماهير غير المتخصصين، قد ترغب في استخدام المزيد من الرسوم البيانية—وأبسط منها كذلك. الرسوم البيانية للمتخصصين تكون أكثر تفصيلاً وتقنية. في الوثائق الفنية غير المتخصصة، غالبًا ما توجد رسوم "زخرفية"أكثر—تكون جذابة ولكنها لا تخدم أي غرض معلوماتي أو إقناعي صارم على الإطلاق. (انظر الفصل عن رسوم بيانية للتفاصيل.)
- قم بتقسيم النص إلى أجزاء ذات معنى وقابلة للاستخدام أو دمج النصوص معًا. للقراء غير المتخصصين، قد تحتاج إلى استخدام فقرات أقصر. ربما يكون الحد الأقصى المعتاد هو فقرة من 6 إلى 8 خطوط. لاحظ كم أن الفقرات أطول في الوثائق التقنية المكتوبة للمتخصصين.
- أضف إشارات مرجعية إلى المعلومات المهمة. في المعلومات التقنية، يمكنك مساعدة القراء غير المتخصصين من خلال توجيههم إلى مصادر خلفية. إذا لم تتمكن من شرح موضوع ما بالكامل في الحال، فوجههم إلى قسم أو فصل يتناول ذلك. (انظر الفصل عن المراجع المتقاطعة للتفاصيل.)
- استخدم العناوين والقوائم. يمكن أن يشعر القراء بالرهبة من الفقرات الكبيرة والعميقة من الكتابة، غير المقسمة سوى بسطر فارغ من حين لآخر. ابحث في مسوداتك عن طرق لإدخال العناوين—ابحث عن التغييرات في الموضوع أو الموضوع الفرعي. ابحث في كتابتك عن قوائم الأشياء—يمكن تحويلها إلى قوائم عمودية. ابحث عن القوائم المزدوجة مثل المصطلحات وتعريفاتها—يمكن تحويلها إلى قوائم عمودية مزدوجة. بالطبع، كن حذرًا من عدم فرض هذا التنسيق الخاص—لا تفرط في استخدامه. (انظر الفصول حول عناوين و قوائم للتفاصيل.)
- استخدم الطباعة الخاصة، وعمل مع الهوامش، وطول السطر، وتباعد السطور، وحجم الخط، وأسلوب الخط. بالنسبة للقراء غير المتخصصين، يمكنك القيام بأشياء مثل جعل الأسطر أقصر (بتقريب الهوامش)، واستخدام أحجام خط أكبر، وغيرها من التكتيكات المشابهة. يُعتقد أن بعض أنماط الخطوط أكثر ودية وأسهل في القراءة من غيرها. (حاول العثور على شخص مرتبط بالنشر للحصول على بعض الأفكار حول الخطوط.)
هذه هي أنواع "التحكمات" التي يستخدمها الكتّاب الفنيون المحترفون لتدقيق أعمالهم وجعلها سهلة الفهم قدر الإمكان. وعلى النقيض من ذلك، فإن تراكم الكثير من المشاكل في هذه المجالات—حتى تلك التي تبدو تافهة—يؤدي إلى صعوبة قراءة وفهم الوثيقة. غالباً ما يتساءل غير المحترفين عن سبب إصرار الكتّاب والمحررين المحترفين على الانشغال بتفاصيل تبدو تافهة ودقيقة في الكتابة—لكنها جميعاً تتراكم! تذكرني بطريقة الإعدام الصينية القديمة المسماة "الموت بألف جرح." ومع ذلك، في هذه الحالة، سيكون "الحيرة بسبب ألف مشكلة صغيرة."
تحليل الوضع والاختراع
ليس كافياً ببساطة اختيار موضوع وتحديد جمهور لمشروع الكتابة التقنية. تحتاج إلى معرفة (أو اختراع) الـ الوضع في أي سياق يعمل هذا الجمهور— وما هي أهدافه: حل مشكلة، تمكين التحسين، دعم اتخاذ القرار؟ من المحتمل أن تكون المواقف المتعلقة بكتابة الوثائق التقنية لا نهائية مثل العلاقات الاجتماعية الإنسانية. تنطوي حالة الوثيقة التقنية على جمهور يحتاج أو يطلب نوعًا معينًا من الوثائق التقنية لتلبية احتياجاته واستخداماته المحددة. لمزيد من التفاصيل، انظر تحليل الوضع والاختراع
معلومات متعلقة
اختبار القراءة. استخدم هذا الاختبار لتقييم فهمك لهذا الفصل.
تدريب متاح. الحصول على بعض الممارسة في الكتابة باستخدام مكموري كمدرس لك.
استخدام الاستطلاعات لكشف رؤى الجمهور. برايت توك
جمهورجامعة نورث كارولينا في تشابل هيل
أقدر آرائك، ردود أفعالك، ونقدك بشأن هذا الفصل: ردك—ديفيد مك موري
