نظرة عامة على الرسائل التجارية

من فضلك انقر هنا للمساعدة ديفيد ماكموري ادفع مقابل استضافة الويب:
تبرع بأي مبلغ صغير يمكنك!
ستظل الكتابة التقنية عبر الإنترنت مجانية.

ملاحظة: قم ببحث على Google عن "تنسيق الرسالة التجارية القياسية"، وسترى أن *لا* أمثلة تستخدم تنسيق التباعد المتعدد للرؤوس والعناوين الداخلية الذي تفرضه قوالب مايكروسوفت. أيضًا، تظهر قوالب الرسائل التجارية من مايكروسوفت فاصلاً بعد التحية. النقطتان هما التقليديتان للـ الأعمال مراسلة. علامة الفاصلة غير التقليدية في تحية الرسالة التجارية: ملاحظة: استخدم a : بدلاً من ذلك!

مذكرات الأعمال

للاتصالات الداخلية في مؤسسة، استخدم تنسيق المذكرة. يمكن أن تكون المحتويات الفعلية للمذكرة مشابهة جداً لتلك الخاصة برسالة تجارية أو مثل تلك الخاصة بتقرير قصير—المفتاح هو تنسيق المذكرة.

كما هو الحال مع الرسائل الرسمية المطبوعة، قد تتساءل عما إذا كانت المذكرات المطبوعة ضرورية في عصر الإنترنت. قد تكون لدى منظمتك سياسات صارمة بشأن متى لا يجوز استخدام البريد الإلكتروني. القلق الرئيسي هو السرية؛ فمن المحتمل أن يتم رؤية أي بريد إلكتروني من قبل أي شخص. لهذا السبب، يعد عرض العمل، وطلب زيادة في الراتب، والشكاوى بشأن موظف أمثلة جيدة عندما لا ينبغي استخدام البريد الإلكتروني.

المكونات القياسية للمذكرات

صيغة المذكرات أبسط بكثير من تلك الخاصة برسائل الأعمال. توضح الصورة أدناه المكونات القياسية.

تاريخ: بينما تختلف الصيغ، ضع تاريخ إرسال المذكرات في الرأس. المثال أدناه يظهره كالسطر الثالث في الرأس؛ في بعض التصميمات يكون السطر الأول.

إلى: قم بوضع اسم المستلم أو اسم المجموعة في هذا المكان. مستوى الرسمية واضح جداً هنا. يمكنك وضع "إليزابيث" أو "إليزابيث بينيت" أو "السيدة إليزابيث بينيت، مديرة شؤون الموظفين"، حسب مدى معرفتك بالمستلم ورسمية الوضع.

استخدام التنسيق الخاص، في هذه الحالة، قائمة مرقمة (لإظهار تسلسل مرتب)

مثال على مذكرة عمل

ينتج عن الجزء العلوي من صيغة المذكرة تنوع في وضع هذه العناصر، لكن جميعها ضرورية.

خط الموضوع: يحدد بوضوح الموضوع، وفي هذه الحالة، سياق الاتصال.

إشارة إلى المراسلات السابقة. إذا كانت سطر الموضوع لا يوضح سياق التواصل، فقم بذلك في الفقرة الأولى من المذكرة. على سبيل المثال، "سارة، أنا أوافق تمامًا" لا يحدد ما الذي يوافق عليه كاتب المذكرة.

مثال على مذكرة عمل

من: ضع اسمك الخاص أو اسم الشخص أو المجموعة التي تكتب المذكرة من أجلها في هذا المكان. مرة أخرى، تحدد الألفة والرسمية ما إذا كنت ستضع اسمك الأول فقط، أو اسمك الكامل، أو اسمك الكامل مع اللقب. تقليديًا، ككاتب المذكرة، اكتب بخط اليد الأحرف الأولى من اسمك أو اسمك الأول مباشرة بعد اسمك المطبوع.

الموضوع: في هذا المكان، ضع عبارة تلخص موضوع memo والغرض منه. للاستطلاع حول برامج التحقق من القواعد، قد يكون الموضوع "نتائج استطلاعنا حول برامج التحقق من القواعد." التسمية الفعلية لهذا العنصر تختلف: بعض الأنماط تستخدم "RE:" أو "SUBJ.:". إذا كان مذكرتك هي رد، فقم بصياغة سطر الموضوع حسب ذلك. على سبيل المثال: "رد: طلبك لاستطلاع حول الأجهزة البيزوالكترونية."

جسم. يبدأ النص مباشرة بعد العنوان. النص مفصول بمسافة واحدة؛ لا يتم إدخال الأسطر الأولى من الفقرات؛ ويتم استخدام مسافة مزدوجة بين الفقرات. (للاستراتيجيات والأنماط الكتابية التي يجب استخدامها في النص، راجع "أسلوب الكتابة في المراسلات التجارية" في وقت سابق من هذا الفصل.)

كتلة التوقيع. في أنماط المذكرات الرسمية، يقوم الكتاب عادةً بإدخال نفس نوع التحية الختامية وكتلة التوقيع التي تراها في الرسائل التجارية. خلاف ذلك، لا تُستخدم كتلة التوقيع في المذكرات.

أسلوب كتابة المذكرات

فيما يتعلق بأسلوب المذكرات، إليك بعض الاقتراحات:

عدم الرسمية. قم بضبط نبرة مذكرتك بناءً على المستلمين والموقف. إن عدم الرسمية شائع في المذكرات، لكن فكر مرتين قبل استخدام الفكاهة أو السخرية مع العملاء التجاريين وإدارة المستوى الأعلى، خاصةً مع أولئك الذين ليست الإنجليزية لغتهم الأم.

الإيجاز. عادةً ما تكون المذكرات قصيرة جداً—على سبيل المثال، تحت اثني عشر سطراً—كما أن الفقرات قصيرة أيضاً.

عناوين موضوع محددة. لضمان قراءة مذكرتك وتحقيق الأثر المطلوب، اجعل عنوان الموضوع محددًا وجذابًا. إذا كان لدى المستلمين 60 إلى 70 رسالة تنتظر في صندوق الوارد وكل ما يمكنهم رؤيته هو عناوين الموضوع، فإنهم من المرجح أن يقرأوا الرسائل التي تبدو مهمة أو مثيرة للاهتمام.

المعلومات المهمة أولاً. عندما يتلقى الناس الكثير من المذكرات، يميلون إلى فقدان الاهتمام أو الصبر بسرعة. الناس مشغولون! ضع المعلومات الأكثر أهمية في بداية مذكرتك. استخدم الجمل التالية للتفصيل.

موضوع واحد، مسألة، سؤال، طلب لكل مذكرة. أحيانًا، يتلقى فقط العنصر الأول في مذكرتك ردًا. نعم، الناس مشغولون. إذا كان لديك طلبان، ضع طلبًا واحدًا في مذكرة واحدة؛ والآخر في مذكرة لاحقة.

فقرات قصيرة ومساحة بين الفقرات. عند الإمكان، قسم مذكراتك إلى فقرات من ثلاثة أو أربعة سطور. وعندما تقسم رسالتك إلى فقرات، اترك سطرًا بينهما.

التسليط الضوء والتأكيد. استخدم التأثيرات الطباعية (غامق، مائل، لون، خطوط مختلفة) بشكل متسق وباعتدال. يمكنك أيضًا استخدام الجداول والرسوم البيانية لتعزيز مذكراتك (راجع الفصل 7).

عناوين. إذا كانت مذكرتك صفحة كاملة أو أطول، فاستخدم العناوين لتحديد المواضيع الفرعية. بالنسبة لهذه العناوين، استخدم خطًا أكبر قليلاً وبلون عريض. (انظر الفصل 3 للحصول على تفاصيل حول العناوين.)

قوائم. إذا كان لديك نقاط رئيسية لتسليط الضوء عليها أو إذا كنت تقدم معلومات خطوة بخطوة، استخدم القوائم المنقطة والقوائم المرقمة، على التوالي.

الردود التلقائية. إذا كنت تقرأ الملاحظات عبر الإنترنت، كن حذرًا عند استخدام وظيفة الرد. فقد تكون كارثة في انتظار الحدوث. لأن الملاحظات غالبًا ما تكون موجهة لعدة مستلمين، من السهل أن ترسل ردًا للجميع عندما كنت تنوي الرد على واحد فقط. تخيل أنه أثناء ردك على شريك في مشروع، تشكك في كفاءة شريك آخر في نفس المشروع. لكن ماذا لو ذهب هذا الرد أيضًا إلى الشريكين؟ أوه...

بريد إلكتروني للأعمال

لإضافته

رسائل الأعمال (البريد السطحي)

المكونات الشائعة

يتعلق ما يلي بالتفاصيل الميكانيكية والفيزيائية لرسائل الأعمال. جميع المكونات التي يتم مناقشتها أدناه موضحة فيما يلي:


المكونات الشائعة لرسائل الأعمال

عنوان. يحتوي العنوان على عنوان الكاتب وتاريخ الرسالة. اسم الكاتب غير مذكور؛ فقط التاريخ مطلوب في عناوين الرسائل الرسمية. تذكر أنه إذا كنت تستخدم ورق رسمي يحتوي على رأس جميل وشعار في الصفحة الأولى، فلا تستخدم هذا النوع من الصفحات في الصفحات التالية. استخدم ورق الصفحات التالية الذي يأتي مع ورق الصفحات ذات الشعار.

إذا كنت في دورة الكتابة، لماذا لا تصنع شعارًا فخمًا خاصًا بك، مع اسم شركة مخترع وعنوان (إذا سمح معلمك بذلك)؟ اعتبر هذين المثالين:


إحدى الإمكانيات للقرطاسية ذات الشعار المخترع


إمكانية أخرى لتصميم لوجو جديد لل stationary

عنوان داخلي. تظهر العنوان الداخلي اسم وعنوان المستلم للرسالة. يمكن أن تساعد هذه المعلومات في منع الارتباك في مكاتب المستلم. أيضًا، إذا كان المستلم قد انتقل، يساعد العنوان الداخلي في تحديد ما يجب فعله بالرسالة. في العنوان الداخلي، أدرج اللقب المناسب للاحترام للمستلم؛ وانسخ اسم الشركة بالضبط كما تكتبه تلك الشركة. عندما يكون لديك أسماء الأفراد، تذكر أن تخاطبهم بشكل مناسب: مدام، الآنسة، السيد، الدكتور، وهكذا. إذا لم تكن متأكدًا مما هو صحيح لشخص معين، حاول معرفة كيف يوقع ذلك الشخص على الرسائل أو استشر قسم أشكال العناوين في القاموس.

تحية. التحية تخاطب مباشرةً مستلم الرسالة وتليها نقطتان (باستثناء حالات النغمة الودية أو الأليفة أو الاجتماعية التي تستخدم فيها فاصلة).

ملاحظة: ابدأ مستندًا جديدًا في برنامج مايكروسوفت وورد، وسترى أن جميع قوالب خطابات التغطية تدّون التحية بفاصلة. إن وضع علامات الترقيم مع نقطتين في الرسائل التجارية مُحدد بشكل صارم في رفيق كاتب الأعمال (2011).

لاحظ أنه في الـ رسالة مبسطة في الصيغة، يتم حذف سطر التحية تمامًا. إذا كنت لا تعرف ما إذا كان المرسل إليه رجلًا أم امرأة، كانت الممارسة التقليدية كتابة "عزيزي السيد" أو "أعزاء السادة"—لكن هذا تمييزي! لتجنب هذه المشكلة، تم تجربة تحيات مثل "عزيزي السيد أو السيدة،" "أعزائي السيدات والسادة،" "أعزائي الأصدقاء،" أو "أعزائي الناس" لكن بدون قبول عام كبير. حذف سطر التحية تمامًا أو إدراج "إلى من يهمه الأمر" بدلاً منه، ليس عادةً حلاً جيدًا أيضاً—إنه غير شخصي.

أفضل حل هو إجراء مكالمة سريعة ومجهولة للمنظمة وطلب اسم؛ أو توجيه التحية إلى اسم قسم، أو اسم لجنة، أو اسم وظيفة: "عزيزي قسم الموارد البشرية," "عزيزي لجنة التوظيف," "عزيزي رئيس اللجنة," "عزيزي مدير المساعدات المالية," على سبيل المثال.

صيغة حرفية كبيرة

موضوع أو سطر مرجعي. كما هو موضح في الـ رسالة الطلب، يستبدل سطر الموضوع التحية أو يتم تضمينه معها. يعلن سطر الموضوع عن النشاط الرئيسي للرسالة.

نص الرسالة. بالطبع، الرسالة الفعلية موجودة في نص الرسالة، الفقرات بين التحية والخاتمة. يتم مناقشة استراتيجيات كتابة نص الرسالة في القسم الخاص بـ أسلوب مراسلات الأعمال.

التوقيع الإلزامي. الـ " أخيراً الخاص بك " عنصر في خطاب العمل يسمى الإغلاق التكميلي. هناك بعض العبارات الشائعة الأخرى مثل " مع خالص التقدير، " " بحفاوة، " " بإخلاص، " أو " بإخلاصك. " يمكنك تصميم الخاصة بك، ولكن حذار من إنشاء عبارات مزخرفة أو طويلة. لاحظ أن الحرف الأول فقط هو الذي يتم كتابته بحرف كبير، ودائمًا ما يتبعه فاصلة.

كتلة التوقيع. عادةً، تقوم بكتابة اسمك بعد أربع أسطر من التحية، وتوقع باسمك بينهما. إذا كنت امرأة وترغبين في توضيح حالتك الاجتماعية، استخدمي الآنسة، أو السيدة، أو المديرة بين قوسين قبل النسخة المطبوعة من اسمك الأول. كلما أمكن، أضيفي لقبك أو اسم الوظيفة التي تشغلينها مباشرةً أسفل اسمك. على سبيل المثال، "طالب كتابة تقنية،" "طالبة سنة ثانية في معالجة البيانات،" أو "طالبة في كلية تارانيت كاونتي المجتمعية" مقبولة تمامًا.

نهايات التدوينات. تحت كتلة التوقيع غالباً ما توجد عدة اختصارات أو عبارات لها وظائف مهمة.

• الأحرف الأولى. الحروف الأولى بأحرف كبيرة في الأرقام السابقة هي خاصة بكاتب الرسالة، وتلك التي بأحرف صغيرة بعد النقطتين هي خاصة بالناسخ.
• مرفقات. للتأكد من أن المتلقي يعلم أن هناك مواد مرفقة مع الرسالة في نفس المغلف، استخدم مثل هذه الإشارات مثل "المرفقات، " "مرفق، " "المرفقات (2)." على سبيل المثال، إذا كنت ترسل سيرة ذاتية وعينة كتابية مع رسالة طلبك، يمكنك فعل ذلك: "مرفق: سيرة ذاتية وعينة كتابية." إذا فقد المرفق، سيكون المتلقي على علم بذلك.
• نسخ. إذا كنت ستقوم بإرسال نسخ من رسالة إلى الآخرين، فاشرِح هذا الأمر بين التدوينات النهائية أيضًا. إذا كنت، على سبيل المثال، مستاءً من تعامل تاجر محلي مع مشاكل الإصلاح الخاصة بك وكنت ترسل نسخة من رسالتك إلى مكتب الأعمال الأفضل، ستكتب هذا: "cc: مكتب الأعمال الأفضل." إذا كنت تخطط لإرسال نسخة إلى محاميك، فاكتب شيئًا مثل هذا: "cc: السيد ريموند ميسون، محامي."

الصفحات التالية. إذا كانت رسالتك أطول من صفحة واحدة، يمكن معالجة العنوان في أعلى الصفحات التالية بإحدى الطرق الموضحة أدناه. المعلومات في رأس الصفحة التالية هي اسم المستلم، التاريخ ورقم الصفحة:

أمثلة على تنسيق رأس الصفحة التالية.

إذا كنت تستخدم ورق المراسلات، تذكر ألا تستخدمه للصفحات اللاحقة. ومع ذلك، يجب عليك استخدام ورق فارغ بنفس الجودة والوزن والملمس كورق المراسلات (عادةً، يأتي ورق المراسلات مع ورق فارغ مطابق).

تنسيقات رسائل الأعمال

إذا كنت تكتب رسالة عمل، اختر واحدًا من التنسيقات الشائعة كما هو موضح في رسائل المثال المدرجة أدناه. هذه تشمل الرسالة الكاملة، الرسالة شبه الكاملة، الرسالة البديلة، والرسالة المبسطة.

• شاهد الـ حرف كبير.
• انظر إلى الـ خط نصف مغلق.
• شاهد الـ بديل للحروف الكبيرة.
• لـ رسالة مبسطة.

يعتمد اختيار أي من هذه الصيغ على الصيغ الشائعة الاستخدام في منظمتك أو الوضع الذي تكتب فيه. استخدم الرسالة المبسطة إذا كنت تفتقر إلى اسم فرد أو قسم للكتابة إليه.

أسلوب في الرسائل التجارية

كتابة رسائل العمل والمذكرات تختلف في بعض الطرق المهمة عن كتابة التقارير. تذكر النصائح التالية عندما تكتب وخاصةً عندما تنقح رسائل العمل أو المذكرات الخاصة بك.

حدد النشاط التجاري الرئيسي، والغرض، أو موضوع الأمر على الفور. دع القارئ يعرف من الجملة الأولى مباشرة ما هو موضوع رسالتك. تذكر أنه عندما يفتح رجال الأعمال رسالة، تكون أول اهتماماتهم معرفة ما يتعلق به الموضوع، وما هو الهدف منه، ولماذا يجب عليهم قضاء وقتهم في قراءته. لذا، تجنب البدايات الملتوية. إذا كنت تكتب لتقديم طلب وظيفة، ابدأ بشيء مثل: "أكتب للتقدم للوظيفة التي لديكم حالياً...." إذا كان لديك أخبار سيئة لشخص ما، ليس من الضروري أن تكشف كل شيء في الجملة الأولى. إليك مثال على كيفية تجنب الصياغة السلبية: "أكتب ردًا على رسالتك المؤرخة 24 يوليو، XXXX حيث تناقش المشاكل التي واجهتها مع جدول البيانات الإلكتروني الذي تم شراؤه من شركتنا." إليك مثال إضافي.

اذكر الغرض الرئيسي أو العمل في الرسالة على الفور. تبدأ النسخة المشكلة بالتخبط من البداية. على الأقل النسخة المنقحة تحدد هدف الرسالة (ثم تبدأ بالتخبط).

إذا كنت ترد على رسالة، قم بتحديد تلك الرسالة من خلال موضوعها وتاريخها في الفقرة أو الجملة الأولى. قد لا يتذكر المستلمون المشغولون الذين يكتبون الكثير من الرسائل رسائلهم إليك. لتجنب المشاكل، حدد تاريخ وموضوع الرسالة التي ترد عليها:

عزيزي السيد ستوت: أكتب ردًا على رسالتك بتاريخ 1 سبتمبر 2024 التي تصفين فيها المشاكل التي واجهتك مع إحدى مناشيرنا. يؤسفني أنك تعرضت لهذه الإزعاجات والنفقات و...

عزيزتي السيدة كوهين: لقد تلقيت للتو رسالتك بتاريخ 4 أغسطس 2024 والتي تذكر فيها الأسماء ومصادر أخرى يمكنني من خلالها الحصول على مزيد من المعلومات حول تصنيع واستخدام زجاجات البلاستيك في صناعة المشروبات الغازية....

اجعل فقرات معظم رسائل الأعمال قصيرة. تميل فقرات رسائل الأعمال إلى أن تكون قصيرة، وبعضها يتكون من جملة واحدة فقط. لا تُقرأ رسائل الأعمال بنفس طريقة قراءة المقالات أو التقارير أو الكتب. عادةً، تُقرأ بسرعة. الفقرات الكبيرة والسميكة والكثيفة التي تزيد عن عشرة أسطر، والتي تتطلب تركيزًا كبيرًا، قد لا تُقرأ بعناية أو قد لا تُقرأ على الإطلاق.

لتمكين المتلقي من قراءة رسائلك بسرعة أكبر وفهم وتذكر الحقائق أو الأفكار المهمة، قم بإنشاء فقرات قصيرة نسبيًا تتراوح بين ثلاث إلى ثماني سطور. في رسائل الأعمال، من الشائع والمقبول تمامًا أن تتكون الفقرات من جملة واحدة فقط. طوال هذا الفصل، سترى أمثلة على الفقرات القصيرة المستخدمة عادة في رسائل الأعمال.

"قم بتقسيم" محتويات رسالتك. عندما "تقسم" محتويات رسالة عمل، فإنك تضع كل جزء مختلف من المناقشة—كل موضوع مختلف في الرسالة—في فقرة خاصة به. إذا كنت تكتب رسالة شكوى تتعلق بمشاكل في وحدة النظام في حاسوبك الشخصي، فقد يكون لديك هذه الفقرات:

• وصف للمشاكل التي واجهتها معه
• وظائف الإصلاح غير الفعالة التي واجهتها
• التعويض الذي تعتقد أنك تستحقه ولماذا

ادرس كل فقرة من فقرات رسائلك من حيث الغرض، أو المحتوى، أو الوظيفة. عندما تعثر على فقرة تقوم بأكثر من شيء واحد، ضع في اعتبارك تقسيمها إلى فقرتين. إذا اكتشفت فقرتين قصيرتين منفصلتين تقومان بنفس الشيء، فكر في دمجهما في فقرة واحدة.

قم بتوفير مؤشرات المواضيع في بداية الفقرات. حلل بعض الرسائل التي تراها في هذا الفصل من حيث محتويات أو غرض فقراتها الفردية. في الجملة الأولى من أي فقرة في رسالة العمل، حاول تحديد كلمة أو عبارة تدل على موضوع تلك الفقرة. إذا كانت الفقرة تناقش مشاكلك مع الحاسوب الشخصي، استخدم الكلمة "مشاكل" أو العبارة "مشاكل مع حاسوبي الشخصي" في الجملة الأولى. إن القيام بذلك يعطي المستلمين فكرة واضحة عن محتوى وغرض كل فقرة. إليك مقتطف قبل وبعد إدراج مؤشرات الموضوع:

مشكلة: لقد عملت ككهربائي في منطقة ديكاتور، إلينوي، لمدة ست سنوات تقريبًا. منذ عام 2022، حصلت على رخصة من مدينة ديكاتور كمتعهد كهربائي مؤهل للعمل في المشاريع التجارية والصناعية بالإضافة إلى الأعمال السكنية. مراجعة: أما بالنسبة لـ خبرتي العمليةلقد عملت ككهربائي في منطقة ديكاتور، إلينوي، لمدة ست سنوات تقريبًا. منذ عام 2022، حصلت على ترخيص من مدينة ديكاتور كمقاول كهربائي مؤهل للقيام بأعمال تجارية وصناعية بالإضافة إلى الأعمال السكنية.(تمت إزالة الخط المائل من النص الأصلي.)

قم بإدراج النقاط أو تعدادها كلما كان ذلك ممكنًا في رسالة عمل. توزيع القوائم نص الرسالة، مما يسهل التقاط النقاط المهمة بسرعة. يمكن التعامل مع القوائم بعدة طرق، كما هو موضح في الفصل الخاص بالقوائم. للحصول على أمثلة عن القوائم في المراسلات التجارية، انظر تنسيق الكتابة بالحروف الكبيرة في السابق، الـ رسالة استفسار، و رسالة الطلب.

ضع المعلومات المهمة بشكل استراتيجي في الرسائل التجارية. تميل المعلومات في السطرين الأول والأخير من الفقرات إلى أن تُقرأ وتُذكر بسهولة أكبر. هذه نقاط ذات رؤية عالية. المعلومات المدفونة في وسط الفقرات الطويلة تُهمل أو تُنسى بسهولة. على سبيل المثال، في رسائل التقديم التي يجب أن تقنع أصحاب العمل المحتملين بأنك مناسب للوظيفة، ضع المعلومات حول الصفات الجذابة في بداية أو نهاية الفقرات من أجل زيادة التأكيد. ضع المعلومات الأقل إيجابية أو الضارة في نقاط أقل وضوحًا. إذا كان لديك بعض الأمور الصعبة التي تريد قولها، فإن الاستراتيجية الجيدة (والصادقة) هي تقليل التركيز عليها بوضعها في مناطق أقل أهمية. إذا كانت الوظيفة تتطلب ثلاث سنوات من الخبرة، ولديك سنة واحدة فقط، ضع هذه المعلومة في وسط أو النصف السفلي من فقرة جسم رسالة التقديم. ستكون الرسالة الناتجة صادقة وكاملة؛ فهي فقط لن تبرز النقاط الضعيفة دون مبرر. إليك بعض الأمثلة على هذه الأفكار:

مشكلة: في يوليو سأتخرج من جامعة كانساس بدرجة بكاليوس العلوم في التغذية والحمية. خلال السنوات الأربع الماضية التي سعت فيها للحصول على هذه الدرجة، عملت كمساعد مختبر للدكتورة أليسون لازلو وكنت نشطة في منظمتين ذوات صلة، جمعية الطلاب للتغذية وجمعية الاقتصاد المنزلي الأمريكية. في مختبرات الكيمياء الحيوية الغذائية وعلوم الطعام، كتبت العديد من التقارير الفنية والأوراق العلمية. كما كنت أعمل كمساعد تغذية في مستشفى سانت ديفيد في لورانس على مدار السنة والنصف الماضية. (تتطلب الوظيفة كاتبًا تقنيًا؛ دعنا نركز على ذلك أولاً، ثم نذكر الباقي!) مراجعة: في تعليمي في جامعة كانساس، حظيت بتجربة كبيرة في كتابة التقارير الفنية والأبحاث العلمية. كانت معظم هذه التقارير والأبحاث في مجال التغذية وعلوم الغذاء، حيث سأحصل على درجة البكالوريوس في العلوم هذا يوليو. خلال سنواتي الأربع في الجامعة، تعاملت أيضًا مع الكثير من الأعمال الورقية كمساعد مختبر للدكتور أليسون لازلو، وكعضو في منظمتين ذات صلة، وهي جمعية الطلاب لعلوم الغذاء وجمعية الاقتصاد المنزلي الأمريكية، وكمتعاون غذائي في مستشفى سانت ديفيد في لورينس خلال العام ونصف الماضيين.

مشكلة: حتى الآن، لم أقم بأي تفتيش بناء مستقل بمفردي. لقد كنت أعمل في العامين الماضيين تحت إشراف السيد روبرت باك وود الذي غالبًا ما منحني المسؤولية الرئيسية للجولات التفقدية وتفتيش الممتلكات. كان السيد باك وود هو الذي شجعني على التقدم لهذه الوظيفة. كما قمت ببعض تجديد المنازل القديمة على أساس تعاقدي ولدي خبرة معينة في البناء الصناعي كعامل لحام وكموظف في موقع بناء نووي. (لنكن صادقين بشأن نقص خبرتنا، ولكن لا ينبغي علينا أن نضع ذلك على لافتة أيضًا!) المراجعة: بالنسبة لخبرتي العملية، لقد قمت بالعديد من جولات الفحص في المباني وتفتيش العقارات تحت إشراف السيد روبرت باك وود على مدار العامين الماضيين. السيد باك وود، الذي شجعني على التقدم لهذا المنصب، قد منحني في كثير من الأحيان المسؤولية الأساسية عن العديد من مهام التفتيش. لقد قمت أيضًا ببعض تجديد المنازل القديمة على أساس عقد ولدي بعض الخبرة في البناء الصناعي كـ لحام وكمساعد في موقع البناء النووي.

ابحث عن طرق إيجابية للتعبير عن الأخبار السيئة في رسائلك التجارية. غالبًا ما يجب أن تنقل رسائل الأعمال أخبارًا سيئة: فقد تعذر استبدال لوحة مفاتيح الكمبيوتر التالفة، أو لا يمكن توظيف شخص ما. يمكن نقل مثل هذه الأخبار السيئة بطريقة لبقة. Doing so يقلل من فرصة إنهاء علاقات العمل مع متلقي الأخبار السيئة. لنقل الأخبار السيئة بشكل إيجابي، تجنب مثل هذه الكلمات مثل "لا " "تحظر، " "فشل، " "مستحيل، " "رفض، " "تحظر، " "تقييد، " و "إنكار " قدر الإمكان. النسخ الأولى من جمل المثال أدناه مصاغة بطريقة سلبية باردة وغير ودية؛ النسخ الثانية أكثر إيجابية وودية ولباقة:

مشكلة: بسبب كمية المعلومات التي تطلبها في رسالتك، لا أستطيع مساعدتك ببساطة دون أن أ disrupt جدول عملي بشكل خطير. مراجعة: في رسالتك تطلب كمية جيدة من المعلومات والتي أود مساعدتك في العثور عليها. ومع ذلك، بسبب التزامات عملي، سأكون قادرًا على الإجابة على عدد قليل فقط من الأسئلة....

مشكلة: إذا لم تكمل وتعيد عقد الإعلان هذا بحلول 1 يوليو، XXXX، فلن تتلقى مساحة إعلاناتك في هذا العام. خطوط الكابيتول. إذا لم نسمع منك قبل هذا الموعد النهائي، سنبيع لك مساحة الإعلان الخاصة بك لعميل آخر. مراجعة: يرجى إكمال العقد المرفق وإعادته إلينا بحلول 1 يوليو، XXXX. بعد هذا الموعد النهائي، سنبدأ في بيع أي مساحات إعلانات غير متجددة هذا العام. خطوط الكابيتول، آمل أن نسمع منك قبل ذلك.

مشكلة: بينما أنا مستعد لمناقشة التغييرات في جوانب معينة من هذه المقالة أو أفكار حول مجالات إضافية للتغطية، إلا أنني غير مستعد لتغيير الموضوع الأساسي للمقالة: قابلية استخدام نظام الكمبيوتر الميكروي فيكتور. تعديل: أنا بالتأكيد منفتح على الاقتراحات والتعليقات حول جوانب محددة من هذه المقالة، أو أي من أفكاركم حول مجالات إضافية تعتقدون أنه يجب أن أغطيها. ومع ذلك، أريد أن أحتفظ بالموضوع الأساسي للمقالة: قابلية استخدام نظام الكمبيوتر المصغر فيكتور.

ركز على احتياجات المستلم وأغراضه أو اهتماماته بدلاً من احتياجاتك الخاصة. تجنب التركيز الأناني على همومك الخاصة بدلاً من هموم المستلم. حتى إذا كان يجب عليك التحدث عن نفسك في رسالة عمل كثيرًا، فافعل ذلك بطريقة تربط همومك بهموم المستلم. يُطلق على هذا الأسلوب الموجه نحو المستلم غالبًا اسم "الموقف المتمحور حول "أنت""، والذي لا يعني استخدامك لمزيد من "أنت" ولكن جعل المستلم هو محور التركيز الرئيسي في الرسالة.

مشكلة: أكتب إليك بشأن تغيير في سياستنا التسعيرية التي ستوفر لشركتنا الوقت والمال. في عملية مثل عملياتنا، يكلفنا الأمر وقت عمل كبير (وبالتالي نفقات) لتنظيف وشطف أدوات المائدة المستخدمة عندما تعود من الحفلات الكبيرة. أيضًا، تحملنا نفقات كبيرة لاستبدال الأقمشة التي تضررت بسبب البقع التي كان من الممكن أن تُنقع على الفور بعد الحفلة وتُحفظ. مراجعة: أكتب لإبلاغكم عن سياسة جديدة سنبدأ بتطبيقها، وذلك اعتباراً من 1 سبتمبر 2021، والتي ستمكننا من تلبية احتياجات حفلاتكم الكبيرة بشكل متكرر وبدون تأخير. في مؤسسة مثل مؤسستنا التي تزود حفلات تصل إلى 500 شخص، فإن سرعة التنفيذ أمر حاسم؛ فإن الأطباق غير المنظفة وغير المغسولة تتسبب في تأخير في وقت التنظيف، والأهم من ذلك، تقديم خدمة أقل تكراراً وأقل سرعة لكم كعملاء. أيضاً، يمكن تجنب الرسوم الإضافية على الأقمشة المتسخة من خلال النقع الفوري بعد الحفلة.

مشكلة: لهذه الأسباب، ستصبح سياستنا الجديدة، سارية المفعول اعتبارًا من 1 سبتمبر XXXX، هي فرض رسوم إضافية تبلغ 15% على الأواني غير المغسولة و75% من القيمة بالجملة على الأقمشة المتسخة التي لم يتم نقعها. تنقيح: لذلك، لتمكيننا من تلبية احتياجات حفلاتكم الكبيرة بسرعة، سنبدأ بفرض 15% على جميع أدوات المائدة غير المغسولة و75% من القيمة الجملة للملابس المتسخة التي لم يتم نقعها. نأمل أن تشجع هذه السياسة المساعدين في مطابخ عملائنا على القيام بالغسل السريع والبسيط و/أو النقع في نهاية الحفلات الكبيرة. سيساعد ذلك على ضمان خدمة أسرع وأكثر تكرارًا.

تجنب العبارات المتكلفة، المرتفعة، التي تبدو قانونية. احترس من اللغة المنمقة والمهمة التي تبدو بليغة. قد تبدو هذه اللغة جدية في البداية؛ لكنها في الحقيقة سخيفة. بالطبع، هذا النوع من التعبيرات ضروري في الوثائق القانونية؛ لكن لماذا تستخدمه في مواقف الكتابة الأخرى؟ عندما تكتب رسالة عمل، تخيل نفسك كشخص يتحدث بوضوح، وذو حس سليم، وعملي (لكن تجنب استخدام العامية). تحقق من الأمثلة التالية لتتعرف على جرعة جدية من لغة البيروقراطية.

نسخة بلغة متعجرفة	نسخة باللغة الإنجليزية العادية
يجب على المعلمين تسهيل عملية تكامل الطلاب في مهارات الإلمام بالمؤتمرات الإلكترونية.	يجب على المعلمين مساعدة الطلاب على التكيف مع المؤتمرات عبر الإنترنت.
يجب على الطلاب أن يتعلموا كيف يقيّد هذا الوسيط ويتيح إنتاجهم وتبادلهم للحوار.	يجب على الطلاب أن يتعلموا كيف تؤثر المؤتمرات عبر الإنترنت على اتصالاتهم.
يجب على المعلمين أن يشيدوا مع طلابهم المساحة الفكرية والاجتماعية والسياسية التي تمثل المؤتمر الإلكتروني بطريقة ديناميكية.	يجب على المعلمين بناء جو المؤتمر عبر الإنترنت مع طلابهم.
يجب أن يرى الطلاب أن بلاغة الأدوار المتغيرة باستمرار كمنتجين ومستهلكين للخطاب في الديناميات التفاعلية للتبادل الخطابي في نظام التسليم الإلكتروني السريع هي نفسها التي تحدث بين المتحدثين والمستمعين خلال المحادثة الشفوية.	يجب أن يفهم الطلاب أن أدوارهم ككتّاب وقرّاء في المؤتمرات الإلكترونية تتغير بسرعة بنفس الطريقة التي تتغير بها أدوارهم كمتحدثين ومستمعين في المحادثات الشفوية.

ها هو مثال آخر—قبل وبعد:

تجنب الكتابة المتكلفة التي تبدو رسمية أو pompous. ليس فقط أن نبرة نسخة المشكلة مسيئة، بل إنها تقارب ضعف طول النسخة المنقحة!

أعطِ رسالة عملك نهاية "عمل" whenever appropriate. تجعل " نهاية العمل " واضحة ما يتوقعه كاتب الرسالة من المستلم ومتى. غالبًا ما تنتهي الاستنتاجات غير الفعالة في رسائل الأعمال بعبارات غير حاسمة مثل "آمل أن أسمع منك قريبًا" أو "دعني أعرف إذا كان بإمكاني تقديم أي مساعدة إضافية." بدلاً من ذلك، أو بالإضافة، حدد الإجراء الذي يجب على المستلم اتخاذه والجدول الزمني لذلك الإجراء. إذا كنت، على سبيل المثال، تكتب رسالة استفسار، اطلب بلطف من المحرر إبلاغك بقراره إذا كان ممكنًا خلال شهر. إذا كنت تكتب رسالة طلب وظيفة، حاول بشكل غير مباشر تحديد موعد وزمان للمقابلة. إليك بعض الأمثلة:

بمجرد أن توافق على هذا الاقتراح، سأبدأ على الفور بالاتصال بممثلي المبيعات لترتيب شراء وتسليم حواسيب النوت بوك. هل يمكنني أن أتوقع سماع رد منك خلال الأسبوع؟

أنا متاح بعد الساعة 2:00 مساءً في معظم الأيام. هل يمكننا تحديد موعد لمناقشة خلفيتي وهذه الوظيفة بشكل أكبر؟ أتطلع لسماع ردك.

كتابة رسائل إلكترونية احترافية. مايكل ألي، جامعة ولاية بنسلفانيا

سأكون ممتنًا لآرائك، ردود فعلك، وانتقاداتك بخصوص هذا الفصل: ردك—ديفيد مكماوري.