تفقد المحتويات
أحد أهم الطرق التي يمكنك من خلالها مراجعة المسودة الأولية هو التحقق من المحتوى — كم هو واضح ذلك! جميع الانتقالات الجيدة، والتنظيم الجيد، وبنية الجمل الواضحة في العالم لن تفيد وثيقة التقنية التي لا تحتوي على المحتوى الصحيح. يمكن أن يكون محتوى وثيقة التقنية " خاطئ" بعدة طرق:
- يمكن أن يكون غائبًا تمامًا: على سبيل المثال، تخيل أن شخصًا كتب تقريرًا عن "المجتمعات الافتراضية" لكنه لم يكلف نفسه عناء تحديد ما يعنيه هذا المصطلح. سيكون من الصعب البدء من تلك النقطة في التقرير.
- إنه موجود ولكن ليس بكفاية: خذ نفس المثال — تخيل أن الكاتب اكتفى بعمل تصريحيات غير واضحة عن المجتمعات الافتراضية. ما كان مطلوبًا هو على الأقل فقرة حول هذا الموضوع، إن لم يكن قسم كامل يمتد لثلاث أو أربع صفحات.
- إنها موجودة ولكن على المستوى الخطأ للجمهور: من الممكن أيضًا تقديم المعلومات على المستوى الخاطئ من حيث معرفة القراء، وخلفيتهم، أو احتياجاتهم. تخيل أن الكاتب قد تضمن قسمًا من 3 صفحات عن تخزين البيانات لكن كتبه لمطوري المنتجات (جمهور "خبراء") بينما كانت التقرير موجهًا في الواقع لغير المختصين.
إذا كنت تستطيع أن تتشكل لديك فكرة عن مدى نقص المعلومات في مسودة التقرير، يجب أن تكون في طريقك لمعرفة ما يجب فعله تحديدًا لإجراء التعديلات. واحدة من الأدوات المفيدة للعصف الذهني هي التفكير من حيث أنواع من المحتوى.
استخدم الأسئلة المقدمة في محتويات الوثيقة لمراجعة المسودة الأولية الخاصة بك من أجل إضافة أو تغيير أنواع المعلومات.
تحقق من هيكلة محتوياتك
هناك طريقتان لرؤية تنظيم المعلومات في الوثيقة:
- الأول، الذي سيتم تغطيته في القسم التالي، يتضمن النظر إلى تسلسل أجزاء المعلومات، ورؤية ما إذا كانت مرتبة بشكل صحيح.
- يتعلق الأمر بLevels of information. يمكنك النظر إلى الجمل أو الفقرات في المسودة الأولية ورؤية أن بعض الجمل تتطرق إلى مستوى أعمق من المناقشة حول الموضوع أكثر من غيرها. بينما تعمل جمل أخرى كالإطار الذي تعتمد عليه تلك الجمل ذات المستوى الأعمق. من خلال النظر إلى الهيكل بهذه الطريقة، لا تتحقق فقط من تنظيمه، بل تحصل أيضًا على الكثير من الأفكار الجيدة حول كيفية تحسين محتوى النص.
تم توفير شرح أكثر تفصيلاً في التنسيق والتبعية في فقرات.
تحقق من التنظيم
إذا كان لديك المحتوى الصحيح في تقرير، على الأقل لديك كل الـ "الأشياء الصحيحة" المتاحة للقراء. ومع ذلك، قد لا تكون منظمًا بشكل كافٍ —مثل عندما تكون قد انتقلت للتو وكل شيء في فوضى أو لا يزال في صناديق. تحتاج إلى مهارتين أساسيتين لمراجعة تنظيم المسودة الأولية:
- تحديد موضوع أجزاء المعلومات على مستويات مختلفة. لتقييم تنظيم سلسلة من الفقرات، تبدأ بالتفكير في كلمة أو عبارة لتحديد موضوع كل فقرة — بعبارة أخرى، احصل على فكرة عن كل واحدة. ثم تبتعد عن تلك الكلمات أو العبارات، متConsidering whether they are in the right sequence. However, that's only one level. You can also look داخل فقرة فردية لتنظيمها. في هذه الحالة، تحدد موضوع كل جملة وتعتبر تسلسل تلك الجمل.
- اختر أفضل تسلسل لقطع المعلومات. بمجرد أن تعرف موضوع كل جزء من المعلومات (بأي مستوى كنت تتحقق منه)، يمكنك حينها أن تقرر ما إذا كانت في التسلسل الصحيح. تتضمن هذه القرار معرفة أنماط التسلسل الشائعة؛ إليك بعض الأمثلة:
- عام → محدد: تتمثل طريقة شائعة لتنظيم المحتوى في ترتيب أجزاء المحتوى من العام إلى الخاص. على سبيل المثال، تعريف الكل تعد مجمعات الطاقة الشمسية مناقشة أكثر عمومية من مناقشة الأنواع المختلفة لمجمعات الطاقة الشمسية. كما أن وصف تشغيل نوع معين من مجمع الطاقة الشمسية أقل عمومية. يتم توضيح هذا النمط هنا:
مراجعة باستخدام نمط التنظيم العام إلى الخاص. من الأكثر طبيعية أن نبدأ بتعريف ما تفعله جميع مجمعات الشمس، ثم ننتقل إلى أنواعها المختلفة. - بسيط، أساسي → معقد: طريقة أخرى لتنظيم وحدات المناقشة هي البدء بالبسيطة والأساسية والأساسية ثم الانتقال إلى الأكثر تعقيدًا وتقنية.
- الشيء الساكن → الشيء المتحرك: نمط تنظيم آخر يتضمن أولاً وصف الشيء (وكأنها صورة)، ثم مناقشة عمله أو عمليته (وكأنها فيديو). قد تعمل هذه الطريقة بشكل جيد لمناقشة نظام حقن الوقود.
- الحركة المكانية: — إذا كنت تصف التفاصيل الفيزيائية لشيء ما، فقد ترغب في استخدام نمط من الحركة الفيزيائية، على سبيل المثال، من الأعلى إلى الأسفل، أو من اليسار إلى اليمين، أو من الخارج إلى الداخل.
- الحركة الزمنية: — واحدة من أكثر الأنماط شيوعًا تعتمد على الحركة عبر الزمن؛ تنظيم مناقشة الأحداث فيما يتعلق بالتسلسل الزمني.
- تطبيق مفهوم →، أمثلةنمط تنظيمي شائع هو مناقشة مفهوم ما بشكل عام ثم مناقشة تطبيق له. على سبيل المثال، يتناول فصل آخر في هذا الكتاب الاقتراحات أولاً بشكل مفهومي ثم يناقش أمثلة على الاقتراحات.
- استنتاجات البيانات → : وسيلة أخرى لتنظيم المعلومات هي تقديم البيانات (الملاحظات، البيانات التجريبية، نتائج الاستطلاعات) ثم الانتقال إلى الاستنتاجات التي يمكن استخلاصها من تلك البيانات. (وفي بعض الأحيان يتم عكس هذا النمط: تقديم الاستنتاج أولاً، ثم البيانات التي تدعمه.)
- مشكلة، سؤال → حل، جواب: يمكنك أيضًا تنظيم المعلومات من خلال مناقشة مشكلة أولاً أو طرح سؤال ثم الانتقال إلى الحل أو الإجابة.
- نسخة مبسطة → نسخة مفصلة: طريقة مفيدة لشرح الأمور التقنية لغير المتخصصين هي البدء بمناقشة نسخة مبسطة من الشيء، وتأسيس فهم جيد له، ثم العودة وشرحه مرة أخرى ولكن هذه المرة مع إضافة التفاصيل التقنية بكثافة!
- الأهم → الأقل أهمية: طريقة أكثر "بلاغية" للتنظيم هي البدء بالمعلومات الأكثر أهمية، والأكثر جاذبية، والأكثر درامية أولاً ثم الانتقال إلى المعلومات التي تكون تدريجياً أقل أهمية. (ويمكن عكس هذه النمط: يمكنك البناء نحو ذروة، بدلاً من البدء بها.)
- أكثر إقناعاً → أقل إقناعاً: — بالمثل، يمكنك البدء بأقوى حجة تدعم موقفك — لجذب انتباه الجميع — ثم الانتقال إلى حجج أقل إقناعًا. (يمكن عكس هذا النمط أيضًا: يمكنك البناء حتى تصل إلى حججك الأكثر إقناعًا.)
- عام → محدد: تتمثل طريقة شائعة لتنظيم المحتوى في ترتيب أجزاء المحتوى من العام إلى الخاص. على سبيل المثال، تعريف الكل تعد مجمعات الطاقة الشمسية مناقشة أكثر عمومية من مناقشة الأنواع المختلفة لمجمعات الطاقة الشمسية. كما أن وصف تشغيل نوع معين من مجمع الطاقة الشمسية أقل عمومية. يتم توضيح هذا النمط هنا:
هذه مجرد بعض الاحتمالات. عندما يكون الهدف المعلوماتي، تقوم بتنظيم المعلومات لضمان فهم القراء للأساسيات قبل الانتقال إلى الأمور المعقدة والتقنية. عندما يكون الهدف الإقناعي، تنظم الأمور لتعظيم التأثير الإقناعي على القراء، على سبيل المثال، بوضع أقوى الحجج أولاً.
وفي أي حال، تجنب خلط هذه الأساليب—على سبيل المثال، التخلص من بعض البيانات، ثم ذكر بعض الاستنتاجات، ثم القيام بهذا ذهاباً وإياباً بطريقة عشوائية. حافظ على فصل التفاح عن البرتقال!
تعزيز جمل الموضوع والمُلخصات
أحد أفضل الأشياء التي يمكنك القيام بها هو العودة إلى المسودة الأولية والتحقق مما إذا كان يمكنك إدراج جمل موضوعية ونظرات عامة في نقاط رئيسية. عندما نكتب، لا نكون عادة متأكدين تمامًا من الاتجاه الذي تسير فيه فقرة أو قسم من حيث المحتوى والمنطق. بمجرد أن "تصل إلى هناك،" فإنه من الضروري غالبًا العودة إلى البداية وإضافة نوع من النظرة العامة أو تعديل ما هو موجود بالفعل لجعل النظرة العامة أكثر وضوحًا. يحتاج القراء إلى معرفة إلى أين يتجهون في تقرير، وما الذي سيأتي بعد ذلك، وإلى أين كانوا قد ذهبوا للتو.
إن وجود لمحة عامة في التقرير يشبه وجود خريطة عندما تكون في مدينة جديدة. تقدم جمل الموضوع والملخص وجهة نظر حول ما هو موجود: الموضوع، والمواضيع الفرعية، والغرض من المناقشة القادمة، وعلاقتها بالجزء السابق وبالوثيقة ككل. (الآن يتضمن بعض هذا الانتقالات، وهو العنصر التالي الذي سنراجعه.)
للحصول على معالجة مفصلة لهذا الموضوع، انظر جمل الموضوع والنظرات العامة.
تعزيز التماسك، الانتقالات
يمكن أن تمتلك المعلومات الصحيحة في تقرير وأن تكون منظمًا بشكل صحيح، لكن قد يحدث شيء مهم بشكل خاطئ. يمكن أن يفوت القراء "تدفق" الأفكار، ويواجهون صعوبة في إدراك كيفية ارتباط المعلومات أو اتصالها ببعضها البعض. ما يحتاجه القراء هو توجيه مستمر—وهو ما تقدمه أنت ككاتب. وما تستخدمه لتوفير هذا التوجيه يسمى الانتقالات—وهي مجموعة متنوعة من الأدوات التي تساعد القراء على التقدم خلال الوثيقة. هناك (أو يجب أن يكون هناك بالتأكيد) منطق يربط كل جملة في وثيقة ويحدد تسلسلًا معينًا لتلك الجمل.
انظر الفصل عن التناسق والانتقال للنقاش المفصل والأمثلة.
تحقق من طول الفقرة
آخر طريقة لمراجعة المسودة الأولية على مستوى الهيكل هي التحقق من كيفية تعريف فواصل الفقرات. الفقرات مخلوقات غريبة—يعتقد بعض علماء الكتابة أنها لا توجد وأنها مجرد نقاط تفتيش عشوائية يلقي بها الكتاب متى وأينما شاءوا. عذرًا—في الكتابة التقنية، الفقرة هي لاعب رئيسي في المعركة من أجل الوضوح والفهم. على الرغم من أنه ليس دائمًا ممكنًا، يجب أن تحدث الفقرات حيث يوجد تغيير ما في الموضوع أو العنوان الفرعي أو تغيير في طريقة مناقشة موضوع ما.
في صفحة كتابة مفردة المسافة، ابحث عن ما لا يقل عن فقرة إلى أربع فقرات. لا يوجد شيء سحري بشأن هذا المتوسط، لذلك لا تعامله كما لو كان قانونًا. فقط ألقي نظرة ثانية على تلك الفقرات الطويلة، وتحقق من إمكانية وجود فواصل للفقرة.
أود أن أقدر أفكارك، ردود أفعالك، وانتقاداتك بشأن هذا الفصل: ردك—دايفيد مك موري.
