القوائم مفيدة لأنها تُبرز معلومات مختارة ضمن النص العادي. عندما ترى قائمة مكوّنة من ثلاثة أو أربعة عناصر مرتّبة عمودياً على الصفحة بدلاً من صياغتها في فقرة عادية، فإنك بطبيعة الحال تلاحظها أكثر ومن المحتمل أن تُوليها اهتماماً أكبر. بعض أنواع القوائم تجعل القراءة أسهل أيضاً. على سبيل المثال، في الإرشادات، يكون من المفيد جداً أن تُرقم كل خطوة وتكون منفصلة عن الخطوة السابقة واللاحقة. كما تُضيف القوائم مساحة بيضاء وتُفرّق النص بحيث لا تبدو الصفحات كجدران صلبة من الكلمات.
كما هو الحال مع العناوين، تُعدّ الأنواع المختلفة من القوائم ميزة مهمة في الكتابة التقنية الاحترافية: فهي تساعد القراء على فهم النقاط الرئيسية وتذكّرها ومراجعتها؛ وتساعدهم على تتبّع تسلسل الإجراءات أو الأحداث؛ وتكسر فترات طويلة من النص المتصل.
مهمتك في هذا الفصل هي التعرف على الأنواع المختلفة للقوائم واستخداماتها، وتعلّم تنسيقها وأسلوبها المحدد.
القوائم: الإرشادات العامة
في سياقات الكتابة التقنية المهنية، يجب عليك استخدام نمط محدد من القوائم، مثل النمط المعروض هنا.
- استخدم القوائم لإبراز النص أو لتأكيده، أو لتعداد العناصر المتسلسلة.
- استخدم بالضبط التباعد، والإزاحة البادئة، وعلامات الترقيم، ونمط الأحرف الكبيرة الموضح في المناقشة والرسوم التوضيحية التالية.
- اصنع عناصر قائمة متوازي في الصياغة.
- تأكد من أن كل عنصر في القائمة يتوافق نحويًا مع العبارة التمهيدية.
- استخدم تمهيدًا لتقديم عناصر القائمة وللدلالة على معنى أو غرض القائمة (وقُم بوضع نقطتين رأسيتين:)
- عندما يكون عنصران بديلين، استخدم قائمة نقطية (مع أو بين). لا تستخدم القوائم المرقمة للعناصر المتصلة بـ أو. ستسمي القيم البوليانية هذه العناصر بأنها عناصر مرتبطة بواسطة عامل "OR". أشِر إلى علاقة "أو" هذه في مُقدِّمة القائمة.
- عندما تتبع ملاحظة منفصلة أو فقرة توضيحية بندًا، قم بمسافة بادئة لتلك المادة المنفصلة إلى الـ نص من عنصر القائمة الأب.
مادة ذات مسافة بادئة توضح بند القائمة الأصلية. - تجنّب استخدام العناوين كمقدمات للقوائم.
- تجنّب الإفراط في استخدام القوائم؛ فالإكثار من القوائم يدمر فعاليتها.
- استخدم أنواعًا متشابهة من القوائم بشكل متسق في النصوص المماثلة داخل نفس المستند. على سبيل المثال، إذا كان لديك منطقتان من النص تعرضان خطوات تنفيذ مهمة، كلاهما يجب استخدام نفس تنسيق القائمة — في هذه الحالة، وهو القوائم المرقمة.
- استخدم تنسيق "المسافة البادئة المعلقة" لعناصر القوائم التي تتكون من سطرين أو أكثر. يُوضَح هذا التنسيق في القسم المتعلق بـ المسافات البادئة المعلقة.
- استخدم وظيفة "الأنماط" في برنامجك لإنشاء قوائم عمودية بدلاً من إنشائها يدوياً. انظر هذا الدرس القصير حول استخدام أنماط القوائم.
ملاحظة: يمكن تسمية القوائم داخل الجملة بـ«القوائم الأفقية». جميع أنواع القوائم الأخرى المعروضة هنا هي «قوائم عمودية» لأنها تنسق العناصر عمودياً بدلاً من تنسيقها على شكل فقرة.
إرشادات لأنواع محددة من القوائم
من الصعب وضع إرشادات حول كيفية الاختيار بين الأنواع المختلفة من القوائم، ولكن إليك محاولة في هذا الشأن:
- الأهم من ذلك، استخدم مرقّم قوائم للعناصر التي تكون بترتيب مطلوب (مثل التعليمات خطوة بخطوة) أو للعناصر التي يجب الإشارة إليها برقم العنصر. استخدم على شكل نقاط قوائم للعناصر التي لا يوجد لها ترتيب مطلوب.
- في القوائم داخل الجملة، لا توجد اتفاقيات تحدد متى يُستخدم الحروف (a)، (b)، وما إلى ذلك، مقابل الأرقام (1)، (2)، وما إلى ذلك. إذا كنت في قائمة مرقمة وتحتاج إلى قائمة فرعية، فاستخدم حروفًا صغيرة لتمييزها عن الأرقام. بخلاف ذلك، يبدو أنه لا توجد إرشادات متفق عليها على نطاق واسع—فقط كن متسقًا!
- استخدم القوائم الرأسية بدلًا من القوائم داخل الجملة عندما تريد التأكيد الذي يوفره العرض العمودي. القوائم داخل الجملة توفر قدرًا ضئيلًا فقط من التأكيد؛ القوائم الرأسية توفر قدرًا أكبر بكثير.
- داخل التقرير الفردي، استخدم القوائم داخل الجملة والقوائم العمودية بشكل متسق في المواقف المماثلة. على سبيل المثال، إذا كان لديك ملخصات للمواضيع لكل قسم من أقسام التقرير، فاستخدم قوائم داخل الجملة أو قوائم عمودية للملخص—لكن لا تخلط بينهما في ذلك الاستخدام المحدد.