الإشعارات الخاصة هي ميزة مهمة في الكتابة الفنية المهنية: فهي تبرز المعلومات الخاصة التي يحتاج القراء إلى معرفتها لفهم ما يقرؤونه، ولإنجاز ما يريدون القيام به، ولمنع تلف المعدات، ولتجنّب إيذاء أنفسهم أو الآخرين.
إشعارات خاصة جدًا. إشعارات متطورة مع تعليقات ذكية.
إرشادات لأنواع محددة من الإشعارات
يعرض هذا الفصل أسلوبًا معينًا للإشعارات. كن على دراية تامة بوجود أنماط وصيغ أخرى.
- استخدم إشعارات خاصة لتسليط الضوء على النقاط الرئيسية أو لتحذير القراء أو تنبيههم بشأن الأضرار أو الإصابات.
- كن حذرًا في استخدام أنواع الإشعارات الخاصة بدقة، لأغراضها المحددة. استخدم أنواع الإشعارات الأربعة بالطرق التالية:
ملاحظةالكيان 0 لتأكيد النقاط أو التذكيرات، أو للإشارة إلى مشاكل بسيطة في الإجراء.
تحذير— لتحذير القرّاء من احتمال تلف المعدات أو البيانات، أو من حدوث مشكلات محتملة في نتيجة ما يقومون به، أو من تجارب سلبية محتملة (مثل الإحراج).
تحذير— لتحذير القرّاء من احتمال تعرضهم أو تعرض الآخرين لإصابة طفيفة.
خطر— لتحذير القراء من احتمال وقوع إصابة خطيرة أو مميتة لأنفسهم أو للآخرين.
ملاحظة: ألقِ نظرة حول المرآب أو المطبخ لديك، ولاحظ الإشعارات الخاصة التي تراها على المنتجات. سترى تنوعًا كبيرًا، ومن المحتمل أن يكون ذلك معتمدًا على معايير صناعية محددة أو معايير شركة.
القرار بشأن نوع الإشعار الذي يجب استخدامه ليس علمًا دقيقًا. فقط لا تستخدم إشعار الخطر عندما يكون التحذير أكثر ملاءمة (نفس الشيء مثل "إطلاق إنذار كاذب"). أيضًا، استخدم الإشعارات بطريقة متسقة عبر المستند بأكمله. افعل لا أنشئ إشعاراتك الخاصة، مثل وضع "هام:" بدلاً من "تحذير."
- ضع الإشعارات الخاصة في الموضع داخل النص حيثما تكون مطلوبة. على سبيل المثال، ضع تحذيراً أو إشعار خطر قبل ذلك مباشرة أو مباشرة بعد مناقشة خطوة قد تُؤذي القرّاء أنفسهم.
- تجنّب وجود عدد كبير جدًا من الإشعارات الخاصة في أي نقطة من النص. وإلا فستفقد فعالية تنسيقها الخاص. (إذا كان لديك الكثير منها، فاجمعها.)
- مع التحذيرات والتنبيهات وإشعارات الخطر، اشرح عواقب عدم الانتباه إلى الإشعار. اذكر ما سيحدث إذا لم يلتزم القارئ بالإشعار.
- تستخدم الأمثلة في هذا القسم التنسيق الغامق. تجنّب استخدام الحروف الكبيرة بالكامل في نص أي إشعار خاص.
ملاحظة: في مساحة نشر مُعَدَّة بشكل صحيح، لن يضطر الكتاب التقنيون إلى تقرير أي نوع من الإشعارات يجب استخدامه أو حتى إلى صياغة نص الإشعار. يجب أن تكون هذه مهمة محامي المؤسسة. ومع ذلك، قد يكون هؤلاء المحامون مشغولين للغاية لمراجعة إشعاراتكم، وبالتالي قد يظل العبء على عاتقكم ككاتب تقني أو محرر.
تنسيق الإشعارات الخاصة
استخدم ما يلي للحصول على تفاصيل محددة حول استخدام الأحرف الكبيرة، والطباعة (الخط العريض، التسطير، خطوط مختلفة، أحجام خطوط مختلفة)، والتباعد لكل نوع من الإشعارات الخاصة.
ملاحظة
استخدم التنسيق التالي للملاحظات البسيطة:
- اكتب الوسم "ملاحظة" متبوعًا بنقطتين. (على الرغم من أن بعض الأمثلة التالية تستخدم الخط الغامق، فمن الأفضل استخدام الخط المائل لتجنب الالتباس البصري مع العناوين.)
- ابدأ بكتابة نص الملاحظة بمسافة واحدة بعد النقطتين. (لكن لا تضع نص الملاحظة بالخط العريض أو بالخط المائل.)
- استخدم تباعد سطر واحد داخل نص الملاحظة؛ اترك سطرًا فارغًا واحدًا أعلى الملاحظة وأسفلها.
- ابدأ الأسطر الممتدة عند هامش اليسار العادي.
- قم بمحاذاة الملاحظة مع النص الذي تشير إليه (كما هو موضح في المثال الثاني).
مثال على مذكرة بسيطة
مثال على ملاحظة ضمن قائمة نقطية (ليست نصًا متصلًا عاديًا). ينطبق نفس المبدأ (أن الإشعارات الخاصة تتوافق مع النص الذي تشير إليه) على الأنواع الأخرى من الإشعارات الخاصة أيضًا.
ملاحظات
استخدم التنسيق التالي للملاحظات المتعددة:
- استخدم هذا التنسيق عندما يكون لديك الكثير من الملاحظات لدرجة أنها ستشتت الانتباه إذا عُرضت كل واحدة على حدة.
- اكتب التسمية "ملاحظات" متبوعةً بنقطتين. (على الرغم من أن بعض الأمثلة التالية تستخدم الخط العريض، فمن الأفضل استخدام الخط المائل لتجنُّب الالتباس البصري مع العناوين.)
- استخدم قائمة مرقمة للملاحظات الفردية؛ وضمنها اتبع قواعد القوائم المرقمة. (لا تستخدم الخط العريض أو المائل للملاحظات الفردية.)
- قم بمحاذاة الملاحظات مع النص الذي تُشير إليه؛ اترك فراغًا يعادل سطرًا واحدًا أعلى وأسفل الملاحظات.
مثال على ملاحظة متعددة. استخدم هذا التنسيق إذا كان لديك الكثير من الملاحظات وتريد جمعها كلها في مكان واحد لمنع التشتت.
تحذير
استخدم التنسيق التالي لإشعارات التحذير:
- اكتب التسمية "Caution" واتبعها بنقطتين، واجعل كلًا من التسمية والنقطتين بخط عريض.
- اترك سطراً فارغاً واحداً وابدأ نص التحذير بمحاذاة بداية ملصق التحذير.
- اجعل تباعد الأسطر في نص التحذير مفردًا؛ اترك سطرًا واحدًا فارغًا فوق الإشعار وتحتَه.
- قم بمحاذاة إشعار التحذير مع النص الذي يشير إليه (في النص السابق، يظهر إشعار التحذير داخل قائمة مرقمة ويتم وضعه بمسافة بادئة مناسبة).
مثال على إشعار تحذيري. استخدم هذا لتنبيه القرّاء لاحتمال حدوث ضرر للمعدات أو لوجود مشكلات في الإجراء.
تحذير
استخدم الصيغة التالية للتحذيرات:
- اكتب التسمية "تحذير,"، اجعلها مائلة، واتبعها بنقطتين:
- إما أن تضغط مفتاح Tab إلى بداية نص التحذير، أو تستخدم تنسيق المسافة البادئة المعلقة (وهو أفضل بكثير). يستخدم تنسيق المسافة البادئة المعلقة للتحذير في المثال أدناه 0.63 بوصة لكل من تبويب البداية والمسافة البادئة المعلقة، لكن أحجام الخطوط ستؤدي إلى اختلاف هذه القيمة.
ملاحظة: انظر إنشاء مسافة بادئة معلقة لفيديو حول إنشاء تنسيق المسافة البادئة المعلقة في مايكروسوفت وورد.
- استخدم خط الجسم العادي لنص إشعار التحذير (بدون عريض، بدون مائل، بدون أحرف كبيرة بالكامل، بدون لون).
- قم بمحاذاة إشعار التحذير مع النص الذي يُشير إليه.
- تجاوز ما يعادل سطراً واحداً فوق إشعار التحذير وسطراً واحداً تحت إشعار التحذير.
مثال على إشعار تحذيري. استخدم هذا لتنبيه القرّاء إلى احتمال حدوث إصابة طفيفة.
خطر
استخدم التنسيق التالي لإشعارات الخطر:
- اكتب الملصق "خطر" بخط عريض وبأحرف كبيرة.
- قم بمحاذاة إشعار الخطر مع النص الذي يشير إليه.
- اجعل نص إشعار الخطر متباعدًا بمقدار سطر واحد؛ اترك سطرًا فارغًا واحدًا فوق إشعار الخطر وسطرًا فارغًا واحدًا تحته.
- استخدم النص الغامق في نص إشعار الخطر إذا كان لديك واحد (ولكن لا تستخدم الحروف الكبيرة بالكامل).
- إذا كانت لديك إمكانيات رسومية، ارسم مربعًا حول إشعار الخطر (بما في ذلك التسمية).
تحذير: خطر. استخدم هذا لتنبيه القراء لاحتمال حدوث إصابات خطيرة أو وفاة.
صور الإشعارات (الأيقونات)
يرجى الاطلاع صور الإشعارات الشائعة.
مشكلات تنسيق أخرى
فيما يلي بعض النقاط الإضافية التي ينبغي أخذها بعين الاعتبار فيما يتعلق بالإشعارات الخاصة:
محاذاة خاصة. يجب أن تتماشى الإشعارات الخاصة مع النص الذي تشير إليه. على سبيل المثال، إذا كان لديك ملاحظة تضيف بعض التفاصيل الخاصة إلى شيء ما في عنصر من عناصر القائمة النقطية، يجب أن تُحاذي تلك الملاحظة مع الـ نص من عنصر القائمة المنقطة. بالطبع، إذا تلت الملاحظة قائمة منقطة ولكنها تشير إلى القائمة بأكملها، فيمكنك حينئذٍ استخدام الهامش الأيسر العادي.
نص بمسافة مفردة. جميع الأمثلة والنقاش في هذه الوحدة مبنية على نص بمسافة واحدة بين الأسطر. اترك إما سطرًا فارغًا واحدًا بين النص الجاري والإشعارات الخاصة—اعتمادًا على ما يبدو لك الأفضل. (وطبعًا سيكون كل من النص الجاري ونص الإشعارات الخاصة بمسافة واحدة بين الأسطر.)
مكان وضع الإشعارات الخاصة. ضع إشعارات خاصة قبل قليل أو بعد ذلك مباشرة النقطة التي تكون فيها ذات صلة. على سبيل المثال، يمكنك تحذير القرّاء بأن يقوموا بعمل نسخة احتياطية من جميع البيانات قبل تخبرهم بإعادة تهيئة القرص الصلب لديهم. ومع ذلك، عمليًا تُوضَع الإشعارات التحذيرية الخاصة الجادة في بداية الإجراء مباشرةً عندما يكون من المحتمل حدوث ضرر كبير للبيانات أو للمعدات أو للأشخاص.
إحدى التقنيات التي يستخدمها الكتاب الحذرون جدًا (ربما أولئك الذين تعرضوا لتجارب سلبية) هي وضع جميع الإشعارات الجادة (التحذيرات والاحتياطات والمخاطر) في مكان ما في بداية الوثيقة، ثم تكرارها بشكل منفصل حيث تنطبق. من المحتمل أن تمتلك المؤسسة دليل أسلوب يحدد متطلبات وضع الإشعارات.
مخطط معاني الإشعارات الخاصة. غالبًا ما تضع أدلة المستخدم جدولًا لمعاني الأنواع المختلفة من الإشعارات في المقدمة، كما هو موضح جزئيًا في أسفل هذا الشكل. يُلاحظ أنه في هذا المثال لا يوجد نوع إشعار تحذيري، وهذا يوضّح فقط كيف تختلف الإشعارات عبر الصناعات:
مخطط الإشعارات. لاحظ في هذا المثال أنه لا يوجد نوع إشعار تحذيري، مما يوضح كيف تختلف الإشعارات بين الصناعات.
إشعارات خاصة متعددة. قد تصادف حالات يكون لديك فيها ثلاث أو أربع ملاحظات خاصة، كلها مكتظة معًا في نفس جزء النص، كل واحدة تلي الأخرى. هذه مشكلة لأن الغرض كله من التنسيق الخاص بالملاحظات يضيع: فالأمر مميز لأنه مختلف عن المحيط. الحل لهذه المشكلة هو إنشاء عنوان واحد يحددها (على سبيل المثال، "ملاحظات وتحذيرات")، ثم سرد الملاحظات تحته (سواء كانت مدرجة بنقاط أو مرقمة).
معلومات ذات صلة
تعريفات ANSI لعلامات الخطر والتحذير والتنبيه أو الإشعار. يتضمن صورًا قابلة للتنزيل.
1910.145 - المواصفات الخاصة بلافتات وبطاقات منع الحوادث. إدارة السلامة والصحة المهنية (أوشا)
فئات لافتات السلامة الخاصة بإدارة السلامة والصحة المهنية (OSHA) (50487). الكثير من الصور القابلة للتنزيل.
ماذا تعني الألوان المختلفة لعلامات السلامة؟. يتضمن صورًا قابلة للتنزيل. مورد السلامة الإبداعي
أقدّر أفكارك وردود فعلك ونقدك بشأن هذا الفصل: ردك—ديفيد ماكموراي.
