Resumen de Mensajes Empresariales

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Nota: Haz una búsqueda en Google sobre "formato estándar de carta comercial" y verás que *ningún* ejemplo utiliza el formato de múltiples espacios para los encabezados y direcciones internas dictado por las plantillas de Microsoft. Además, las plantillas de cartas comerciales de Microsoft muestran una coma que puntúa el saludo. Un dos puntos es tradicional para negocios correspondencia. Coma no tradicional en el saludo de una carta comercial: Nota: Usa un : ¡en su lugar!

Memorandos de Negocios

Para las comunicaciones internas de una organización, utiliza el formato de memorando. El contenido real de un memo puede ser muy similar al de una carta comercial o al de un informe breve—la clave es el formato de memorando.

Al igual que con las cartas de negocios impresas formales, podrías preguntarte si los memorandos impresos son necesarios en la era de Internet. Tu organización puede tener políticas estrictas sobre cuándo no se permite el correo electrónico. La preocupación central es la confidencialidad; cualquier correo electrónico es probable que sea visto por cualquiera. Por esa razón, una oferta de trabajo, una solicitud de aumento y quejas sobre un empleado son buenos ejemplos de cuándo no usar correo electrónico.

Componentes Estándar de los Memorandos

El formato para los memorandos es mucho más simple que el de las cartas comerciales. La imagen a continuación ilustra los componentes estándar.

FECHA: Aunque los formatos varían, coloca la fecha en que envías el memorando en el encabezado. El ejemplo a continuación la muestra como la tercera línea en el encabezado; en algunos diseños es la primera línea.

A: Ponga el nombre del destinatario o el nombre del grupo en este espacio. El nivel de formalidad es muy evidente aquí. Puede poner "Elizabeth", "Elizabeth Bennet", o "Sra. Elizabeth Bennet, Directora de Personal", dependiendo de su familiaridad con el destinatario y la formalidad de la situación.

Uso de formato especial, en este caso, una lista numerada (para indicar una secuencia ordenada)

Ejemplo de un memorando empresarial

La parte del encabezado del formato del memo varía según la ubicación de estos elementos, pero todos son necesarios.

Línea de asunto: identifica claramente el tema y, en este caso, el contexto de la comunicación

Referencia a la comunicación previa. Si la línea de asunto no aclara el contexto de la comunicación, házlo en el primer párrafo del memorando. Por ejemplo, "Sarah, estoy totalmente de acuerdo" no especifica con qué está de acuerdo el escritor del memorando.

Ejemplo de un memorando empresarial

DE: Ponga su propio nombre o el nombre de la persona o grupo para quien está escribiendo el memorándum en este espacio. Una vez más, la familiaridad y la formalidad dictan si debe poner solo su nombre, su nombre completo o su nombre completo y título. Tradicionalmente, como autor del memorándum, escriba a mano sus iniciales o su primer nombre justo después de su nombre impreso.

ASUNTO: En este espacio, coloca una frase que capte el tema y propósito del memorando. Para una encuesta sobre software de revisión gramatical, el asunto podría ser "Resultados de nuestra encuesta sobre software de revisión gramatical". La etiqueta real para este elemento varía: Algunos estilos utilizan "RE:" o "SUBJ.:". Si tu memorando es una respuesta, formula la línea de asunto en consecuencia. Por ejemplo: "Re: tu solicitud para una encuesta sobre dispositivos piezoeléctricos."

Cuerpo. El cuerpo comienza justo después del encabezado. El texto está a un solo interlineado; las primeras líneas de los párrafos no están sangradas; y se utiliza un interlineado doble entre párrafos. (Para estrategias de escritura y estilo a utilizar en el cuerpo, vea "Estilo de Escritura para Correspondencia Empresarial" más arriba en este capítulo.)

Bloque de firma. En los estilos de memorandos formales, los escritores realmente insertan el mismo tipo de cierre de cortesía y bloque de firma que se ve en las cartas comerciales. De lo contrario, el bloque de firma no se utiliza en los memorandos.

Estilo de redacción de memorandos

En cuanto al estilo en los memos, aquí hay algunas sugerencias:

Informalidad. Ajusta el tono de tu memorando según los destinatarios y la situación. La informalidad es común en los memorandos, pero piensa dos veces antes de usar humor o sarcasmo con clientes comerciales y gerentes de alto nivel, especialmente aquellos cuyo idioma nativo no es el inglés.

Brevedad. Los memos suelen ser bastante cortos—por ejemplo, menos de una docena de líneas—y los párrafos también son breves.

Líneas de asunto específicas. Para asegurarte de que tu memo sea leído y tenga el impacto deseado, haz que la línea de asunto sea específica y atractiva. Si los destinatarios tienen entre 60 y 70 mensajes esperando en la bandeja de entrada y solo pueden ver las líneas de asunto, es más probable que lean las que parecen importantes o interesantes.

información importante primero. cuando las personas reciben muchos memorandos, tienden a perder el interés o la paciencia rápidamente. ¡la gente está ocupada! coloca la información más importante al principio de tu memorando. utiliza las oraciones siguientes para elaboraciones.

un tema, problema, pregunta, solicitud por memo. a veces, solo el primer elemento en tu memo recibe una respuesta. sí, la gente está ocupada. si tienes dos solicitudes, coloca una solicitud en un memo; la otra en un memo posterior.

párrafos cortos y espacio entre párrafos. Siempre que sea posible, divide tus memorandos en párrafos de tres o cuatro líneas. Y cuando dividas tu mensaje en párrafos, deja un espacio entre ellos.

resaltado y énfasis. usa efectos tipográficos (negrita, cursiva, color, diferentes fuentes), tablas y gráficos de manera consistente y moderada. también puedes usar tablas y gráficos para reforzar tus memorandos (ver capítulo 7).

encabezados. si tu memo ocupa una página completa o más, usa encabezados para identificar los subtópicos. para estos encabezados, usa una fuente ligeramente más grande y en negrita. (consulta el capítulo 3 para más detalles sobre los encabezados.)

listas. si tienes puntos clave que enfatizar o si estás presentando información paso a paso, usa listas con viñetas y listas numeradas, respectivamente.

respuestas automáticas. si lees memorandos en línea, ten cuidado al usar la función de respuesta. puede ser un desastre que espera suceder. porque los memorandos a menudo se dirigen a múltiples destinatarios, es fácil enviar una respuesta a todos ellos cuando solo pretendías responder a uno. imagina que al responder a un socio en un proyecto, pones en duda la competencia de otro socio en ese mismo proyecto. pero, ¿y si esta respuesta también llega a ambos socios? uy ...

correo electrónico de negocios

para ser añadido

cartas comerciales (correo terrestre)

componentes comunes

lo siguiente se refiere a los detalles mecánicos y físicos de las cartas comerciales. todos los componentes discutidos a continuación están ilustrados en lo siguiente:


componentes comunes de las cartas comerciales

encabezado. el encabezado contiene la dirección del escritor y la fecha de la carta. el nombre del escritor no se incluye; solo se necesita una fecha en los encabezados del papel membretado. recuerda que si usas papel membretado en el que la primera página contiene un encabezado elegante y un logotipo, no uses ese tipo de página en las siguientes páginas. usa el papel de las páginas siguientes que viene con el papel de la página del logotipo.

si estás en un curso de escritura, ¿por qué no crear tu propio logotipo elegante, completo con un nombre de empresa inventado y dirección (si tu instructor lo permite)? considera estos dos ejemplos:


una posibilidad para papelería de logo inventado


otra posibilidad para papelería de logotipo inventado

dirección interna. la dirección interna muestra el nombre y la dirección del destinatario de la carta. esta información puede ayudar a prevenir confusiones en las oficinas del destinatario. además, si el destinatario se ha mudado, la dirección interna ayuda a determinar qué hacer con la carta. en la dirección interna, incluye el título de respeto apropiado del destinatario; y copia el nombre de la empresa exactamente como esa empresa lo escribe. cuando tengas los nombres de individuos, recuerda dirigirlos apropiadamente: sra., srta., sr., dr., y así sucesivamente. si no estás seguro de qué es correcto para un individuo, intenta averiguar cómo esa persona firma cartas o consulta la sección de fórmulas de trato en un diccionario.

saludo. la salutación se dirige directamente al destinatario de la carta y está seguida de dos puntos (excepto cuando se pretende un tono amistoso, familiar o sociable, en cuyo caso se usa una coma).

nota: Inicie un nuevo documento en Microsoft Word, y verá que todas las plantillas de carta de presentación puntúan el saludo con una coma. La puntuación con dos puntos en cartas comerciales está firmemente establecida en el compañero del escritor de negocios (2011).

nota que en el carta simplificada en el formato, la línea de saludo se elimina por completo. si no sabe si el destinatario es un hombre o una mujer, la práctica tradicional ha sido escribir "estimado señor" o "estimados señores"—¡pero eso es sexista! para evitar este problema, se han probado saludos como "estimado señor o señora," "estimadas damas y caballeros," "estimados amigos," o "estimadas personas" pero sin mucha aceptación general. eliminar la línea de saludo por completo o insertar "a quien corresponda" en su lugar, tampoco es normalmente una buena solución—es impersonal.

la mejor solución es hacer una llamada telefónica rápida y anónima a la organización y pedir un nombre; o, dirigir el saludo a un nombre de departamento, nombre de comité o nombre de puesto: "estimado departamento de personal," "estimado comité de reclutamiento," "estimado presidente," "estimado director de ayuda financiera," por ejemplo.

FORMATO DE LETRA EN MAYÚSCULAS

línea de asunto o referencia. como se muestra en el carta de pedido, la línea de asunto reemplaza el saludo o se incluye con él. la línea de asunto anuncia el tema principal de la carta.

cuerpo de la carta. el mensaje real, por supuesto, se encuentra en el cuerpo de la carta, los párrafos entre el saludo y el cierre de cortesía. las estrategias para escribir el cuerpo de la carta se discuten en la sección sobre estilo de correspondencia comercial.

cierre cortés. el "sinceramente suyo" elemento de la carta comercial se llama el cierre de cortesía. otros comunes son "sinceramente suyo," "cordialmente," "respetuosamente," o "respetuosamente suyo." puedes diseñar el tuyo propio, pero ten cuidado de no crear cierres floridos o verbosos. nota que solo la primera letra está en mayúscula y siempre es seguida de una coma.

bloque de firma. generalmente, escribes tu nombre cuatro líneas debajo del cierre cordial, y firmas tu nombre en medio. si eres mujer y quieres aclarar tu estado civil, usa señorita, sra. o srta. entre paréntesis antes de la versión escrita de tu primer nombre. siempre que sea posible, incluye tu título o el nombre del puesto que ocupas justo debajo de tu nombre. por ejemplo, "estudiante de redacción técnica," "estudiante de segundo año en procesamiento de datos," o "estudiante del colegio comunitario del condado de Tarrant" son perfectamente aceptables.

notaciones finales. justo debajo del bloque de firma a menudo hay varias abreviaturas o frases que tienen funciones importantes.

• Iniciales. Las iniciales en mayúsculas en las figuras anteriores son las del escritor de la carta, y las que están en minúsculas justo después de los dos puntos son las del mecanógrafo.
• Adjuntos. Para asegurarte de que el destinatario sepa que hay artículos que acompañan la carta en el mismo sobre, utiliza indicaciones como "Anexo, " "Anexo., " "Anexos (2)." Por ejemplo, si envías un currículum y una muestra de escritura con tu carta de solicitud, harías esto: "Anexo: Currículum y Muestra de Escritura." Si el anexo se pierde, el destinatario lo sabrá.
• Copias. Si envías copias de una carta a otros, indica este hecho entre las notas finales también. Si, por ejemplo, te molestó la forma en que un comerciante local manejó tus problemas de reparación y envías una copia de tu carta a la Oficina de Mejores Negocios, escribirías esto: "cc: Oficina de Mejores Negocios." Si planeas enviar una copia a tu abogado, escribe algo como esto: "cc: Sr. Raymond Mason, Abogado."

Páginas siguientes. Si su carta es más larga que una página, el encabezado en la parte superior de las páginas subsiguientes se puede manejar de una de las maneras que se muestran a continuación. La información en el encabezado de la siguiente página es el nombre del destinatario, fecha y número de página:

Ejemplos del formato de encabezado de página siguiente.

Si utiliza papel con membrete, recuerde no usarlo para las páginas posteriores. Sin embargo, debe usar papel en blanco de la misma calidad, peso y textura que el papel con membrete (por lo general, el papel con membrete viene con papel en blanco a juego).

Formatos de Cartas Comerciales

Si está redactando una carta comercial, seleccione uno de los formatos comunes como se muestra en las cartas de ejemplo listadas a continuación. Estos incluyen la carta en bloque, la carta semi-bloque, la carta en bloque alternativa y la carta simplificada.

• Ver el LETTERS EN MAYÚSCULAS.
• Ver el carta semi-bloque.
• Ver el letra de bloque alternativa.
• Para el carta simplificada.

Cuál de estos formatos usar depende de los que se utilizan comúnmente en tu organización o la situación en la que estés escribiendo. Usa la carta simplificada si te falta el nombre de un individuo o departamento a quien escribir.

Estilo en Mensajes Empresariales

Escribir cartas y memorandos comerciales difiere en ciertos aspectos importantes de escribir informes. Ten en cuenta el siguiente consejo cuando escribas y especialmente cuando revises tus cartas o memorandos comerciales.

Indique el negocio principal, propósito o tema de inmediato. Haga saber al lector desde la primera oración de qué trata su carta. Recuerde que cuando las personas de negocios abren una carta, su primera preocupación es saber de qué trata la carta, cuál es su propósito y por qué deben dedicar su tiempo a leerla. Por lo tanto, evite comienzos indirectos. Si está escribiendo para solicitar un empleo, comience con algo como esto: " Estoy escribiendo para postularme para el puesto que actualmente tiene disponible.... " Si tiene malas noticias para alguien, no necesita revelar todo en la primera oración. Aquí hay un ejemplo de cómo evitar una redacción negativa: " Estoy escribiendo en respuesta a su carta del 24 de julio de XXXX en la que discute los problemas que ha tenido con una hoja de cálculo electrónica comprada en nuestra empresa." Lo siguiente muestra un ejemplo adicional.

Indique el propósito principal o negocio de la carta de inmediato. La versión del problema simplemente empieza a dar golpes desde el principio. La versión revisada al menos establece el propósito de la carta (y luego comienza a dar golpes).

Si está respondiendo a una carta, identifique esa carta por su asunto y fecha en el primer párrafo o oración. Los destinatarios ocupados que escriben muchas cartas ellos mismos pueden no recordar sus cartas dirigidas a usted. Para evitar problemas, identifique la fecha y el asunto de la carta a la que está respondiendo:

Estimado Sr. Stout: Estoy escribiendo en respuesta a su carta del 1 de septiembre de 2024 en la que describe los problemas que ha tenido con una de nuestras motoserra. Lamento que haya sufrido esta inconveniencia y gasto y....

Estimada Sra. Cohen: Acabo de recibir su carta del 4 de agosto de 2024 en la que enumera nombres y otras fuentes de las cuales puedo obtener información adicional sobre la fabricación y el uso de botellas de plástico en la industria de bebidas gaseosas....

Mantén los párrafos de la mayoría de las cartas comerciales cortos. Los párrafos de las cartas comerciales tienden a ser cortos, algunos de solo una oración. Las cartas comerciales no se leen de la misma manera que artículos, informes o libros. Por lo general, se leen rápidamente. Párrafos grandes, gruesos y densos de más de diez líneas, que requieren mucha concentración, pueden no ser leídos cuidadosamente—o no ser leídos en absoluto.

Para permitir que el destinatario lea tus cartas más rápidamente y comprenda y recuerde los hechos o ideas importantes, crea párrafos relativamente cortos de entre tres y ocho líneas. En las cartas comerciales, los párrafos compuestos por una sola oración son comunes y perfectamente aceptables. A lo largo de este capítulo, verás ejemplos de los párrafos más cortos comúnmente utilizados en cartas comerciales.

"Comparta" el contenido de su carta. Cuando "compartimentalizas" el contenido de una carta comercial, colocas cada segmento diferente de la discusión—cada tema diferente de la carta—en su propio párrafo. Si estuvieras escribiendo una carta de queja sobre problemas con la unidad del sistema de tu computadora personal, podrías tener estos párrafos:

• Una descripción de los problemas que has tenido con ello.
• Los trabajos de reparación ineficaces que has tenido.
• La compensación que crees que mereces y por qué.

Estudia cada párrafo de tus cartas por su propósito, contenido o función. Cuando localices un párrafo que haga más de una cosa, considera dividirlo en dos párrafos. Si descubres dos párrafos cortos separados que hagan lo mismo, considera unirlos en uno.

Proporcione indicadores de tema al principio de los párrafos. Analiza algunas de las cartas que ves en este capítulo en términos de los contenidos o el propósito de sus párrafos individuales. En la primera oración de cualquier párrafo del cuerpo de una carta de negocios, intenta localizar una palabra o frase que indique el tema de ese párrafo. Si un párrafo discute tus problemas con una computadora personal, incorpora la palabra "problemas" o la frase "problemas con mi computadora personal" en la primera oración. Hacer esto le da a los destinatarios una clara sensación del contenido y propósito de cada párrafo. Aquí hay un extracto antes y después de que se hayan incorporado los indicadores de tema:

Problema: He trabajado como electricista en el área de Decatur, Illinois, durante aproximadamente seis años. Desde 2022 he sido licenciado por la ciudad de Decatur como contratista eléctrico calificado para realizar trabajos comerciales e industriales, así como trabajos residenciales. Revisión: En cuanto a mi experiencia laboral, He trabajado como electricista en el área de Decatur, Illinois, durante aproximadamente seis años. Desde 2022, he estado licenciado por la ciudad de Decatur como contratista eléctrico calificado para realizar trabajos comerciales e industriales, así como trabajos residenciales.(Itálicas no están en el original.)

Enumere o use viñetas siempre que sea posible en una carta comercial. La lista dispersa el texto de la carta, facilitando la rápida identificación de los puntos importantes. Las listas se pueden manejar de varias maneras, como se explica en el capítulo sobre listas. Para ejemplos de listas en correspondencia comercial, consulte el formato de letras en bloque en lo anterior, el carta de consulta, y carta de pedido.

Coloque la información importante estratégicamente en las cartas comerciales. La información en las primeras y últimas líneas de los párrafos tiende a ser leída y recordada más fácilmente. Estos son puntos de alta visibilidad. La información enterrada en el medio de párrafos largos es fácilmente pasada por alto o olvidada. Por ejemplo, en cartas de solicitud que deben convencer a los posibles empleadores de que eres el adecuado para un trabajo, coloca la información sobre tus cualidades atractivas al principio o al final de los párrafos para darles mayor énfasis. Coloca información menos positiva o perjudicial en puntos de menor visibilidad. Si tienes algunas cosas difíciles de decir, una buena (y honesta) estrategia es desincentivarlas colocándolas en áreas de menor énfasis. Si un trabajo requiere tres años de experiencia y sólo tienes uno, entierra este hecho en el medio o la parte baja de un párrafo del cuerpo de la carta de solicitud. La carta resultante será honesta y completa; simplemente no enfatizará los puntos débiles innecesariamente. Aquí hay algunos ejemplos de estas ideas:

Problema: En julio me graduaré de la Universidad de Kansas con una Licenciatura en Ciencias en Nutrición y Dietética. Durante los últimos cuatro años en los que he perseguido este grado, he trabajado como asistente de laboratorio para la Dra. Alison Laszlo y he estado activa en dos organizaciones relacionadas, la Asociación Estudiantil de Dietética y la Asociación Americana de Economía Doméstica. En mis laboratorios de bioquímica nutricional y ciencia de los alimentos, he escrito muchos informes técnicos y trabajos científicos. También he estado sirviendo como asistente de dieta en el Hospital St. David's en Lawrence durante el último año y medio. (El trabajo requiere un redactor técnico; ¡enfatizaremos eso primero, luego mencionaremos el resto!) Revisión: En mi educación en la Universidad de Kansas, he tenido una experiencia sustancial escribiendo informes técnicos y artículos científicos. La mayoría de estos informes y artículos han sido en el campo de la nutrición y la dietética en el que recibiré mi título de Bachelor of Science este julio. Durante mis cuatro años en la Universidad, también he manejado bastante documentación como asistente de laboratorio para la Dra. Alison Laszlo, como miembro de dos organizaciones relacionadas, la Asociación Estudiantil de Dietética y la Asociación Americana de Economía Doméstica, y como ayudante de dieta en el Hospital St. David en Lawrence en el último año y medio.

Problema: Hasta la fecha, no he realizado ninguna inspección de edificios de forma independiente. He estado trabajando los últimos dos años bajo la supervisión del Sr. Robert Packwood, quien a menudo me ha dado la responsabilidad principal de las inspecciones y recorridos por las propiedades. Fue el Sr. Packwood quien me animó a postularme para este puesto. También he realizado algunas remodelaciones de casas antiguas por contrato y tengo algo de experiencia en construcción industrial como soldador y como asistente en un sitio de construcción nuclear. (No mintamos sobre nuestra falta de experiencia, ¡pero tampoco la pongamos en una cartelera!) Revisión: En cuanto a mi experiencia laboral, he realizado numerosas inspecciones de edificios y recorridos por la propiedad bajo la supervisión del Sr. Robert Packwood en los últimos dos años. El Sr. Packwood, quien me animó a postularme para este puesto, a menudo me ha dado la responsabilidad principal de muchos trabajos de inspección. También he realizado algunas remodelaciones de casas antiguas en base a contrato y tengo algo de experiencia en construcción industrial como soldador y como asistente en un sitio de construcción nuclear.

Encuentra formas positivas de expresar malas noticias en tus cartas de negocios. A menudo, las cartas comerciales deben transmitir malas noticias: un teclado de computadora roto no puede ser reemplazado, o una persona no puede ser contratada. Tales malas noticias se pueden comunicar de manera discreta. Hacerlo reduce las posibilidades de un final de las relaciones comerciales con el destinatario de la mala noticia. Para transmitir malas noticias de manera positiva, evite palabras como "no puede," "prohibir," "fallar," "imposible," "rehusar," "prohibir," "restringir," y "negar" tanto como sea posible. Las primeras versiones de las frases de ejemplo a continuación están formuladas de manera bastante fría y poco amigable; las segundas versiones son mucho más positivas, cordiales y discretas:

Problema: Debido a la cantidad de información que solicitas en tu carta, simplemente no puedo ayudarte sin afectar seriamente mi horario de trabajo. Revisión: En tu carta pides una buena cantidad de información que me gustaría ayudarte a localizar. Sin embargo, debido a mis compromisos laborales, solo podré responder algunas de las preguntas....

Problema: Si no completa y devuelve este contrato de publicidad antes del 1 de julio de XXXX, no recibirá su espacio publicitario en este año. Líneas del Capitolio. Si no hemos recibido noticias suyas antes de esta fecha límite, venderemos su espacio publicitario a otro cliente. Revisión: Por favor, complete el contrato adjunto y devuélvalo a nosotros antes del 1 de julio de XXXX. Después de esta fecha límite, comenzaremos a vender cualquier espacio publicitario no renovado en este año. Líneas del Capitolio, así que espero saber de ti antes de eso.

Problema: Mientras estoy dispuesto a discutir cambios en aspectos específicos de este artículo o ideas sobre áreas adicionales a cubrir, no estoy preparado para cambiar el tema básico del artículo: la usabilidad del sistema microinformático Victor. Revisión: Estoy ciertamente abierto a sugerencias y comentarios sobre aspectos específicos de este artículo, o cualquier pensamiento que tengas sobre áreas adicionales que crees que debería cubrir. Sin embargo, quiero mantener el tema básico del artículo: la usabilidad del sistema microcomputadora Victor.

Enfócate en las necesidades, propósitos o intereses del destinatario en lugar de los tuyos. Evita un enfoque egocéntrico en tus propias preocupaciones en lugar de las del destinatario. Incluso si debes hablar mucho sobre ti mismo en una carta de negocios, hazlo de una manera que relacione tus preocupaciones con las del destinatario. Este estilo orientado al destinatario a menudo se llama "actitud tú", lo que no significa usar más "tú", sino hacer del destinatario el enfoque principal de la carta.

Problema: Le escribo sobre un cambio en nuestra política de precios que ahorrará a nuestra empresa tiempo y dinero. En una operación como la nuestra, nos cuesta una gran cantidad de tiempo laboral (y, por ende, gasto) limpiar y enjuagar nuestra vajilla usada cuando regresa de grandes eventos. También hemos incurrido en grandes gastos por la reposición de mantelería que se ha arruinado por manchas que podrían haber sido remojadas de inmediato después de la fiesta y salvadas. Revisión: Le escribo para informarle sobre una nueva política que comenzaremos, efectiva el 1 de septiembre de 2021, que nos permitirá atender sus necesidades de grandes grupos con más frecuencia y sin demora. En una operación como la nuestra, en la que suministramos para fiestas de hasta 500, el tiempo de respuesta es crítico; los utensilios sin limpiar y sin enjuagar causan retrasos en el tiempo de limpieza y, más importante, un servicio menos frecuente y menos ágil para usted, el cliente. Además, se pueden evitar cargos adicionales por sábanas manchadas mediante un remojo inmediato después de la fiesta.

Problema: Por estas razones, nuestra nueva política, que entrará en vigor el 1 de septiembre, XXXX, será cobrar un 15% adicional por la vajilla no enjuagada y el 75% del valor mayorista de la ropa de cama manchada que no haya sido remojada. Revisión: Por lo tanto, para permitirnos satisfacer sus necesidades para grandes grupos de manera oportuna, comenzaremos a cobrar un 15% en todos los utensilios de mesa no enjuagados y el 75% del valor mayorista de la ropa de mesa manchada que no ha sido remojada. Esperamos que esta política anime a los ayudantes de cocina de nuestros clientes a realizar el rápido y sencillo enjuague y/o remojo al final de las grandes fiestas. Hacer esto asegurará un servicio más rápido y frecuente.

Evita un lenguaje pomposo, inflado o que suene legal. Cuidado con el lenguaje pomposo y que suena importante. Este tipo de lenguaje puede parecer profesional al principio; en realidad es ridículo. Por supuesto, tal fraseo es aparentemente necesario en documentos legales; pero ¿por qué usarlo en otras situaciones de escritura? Cuando escribas una carta comercial, imagínate como una persona directa, de sentido común y sencilla (pero evita la jerga). Echa un vistazo a los siguientes ejemplos para una dosis seria de burocratés.

Versión en lenguaje pomposo	Versión en inglés sencillo
Los maestros deben facilitar a los estudiantes en su proceso de incorporación a la alfabetización en conferencias electrónicas.	Los maestros deben ayudar a los estudiantes a acostumbrarse a las conferencias en línea.
Los estudiantes deben aprender cómo este medio restringe y habilita su producción e intercambio de discursos.	Los estudiantes deben aprender cómo la conferencia en línea afecta sus comunicaciones.
Los maestros deben co-construir el espacio intelectual, social y político que es la conferencia electrónica con sus estudiantes de manera dinámica.	Los maestros deben construir la atmósfera de la conferencia en línea con sus estudiantes.
Los estudiantes deben ver que la retoricidad de los roles en constante cambio como productores y consumidores de discursos en la dinámica interactiva del intercambio discursivo en un sistema de entrega electrónica rápida es la misma que ocurre entre los hablantes y oyentes durante una conversación oral.	Los estudiantes deben entender que sus roles como escritores y lectores en conferencias en línea cambian rápidamente, de la misma manera que sus roles como hablantes y oyentes en conversaciones orales.

Aquí hay otro ejemplo—antes y después:

Evita un estilo de escritura pomposo y oficial. No solo el tono de la versión del problema es ofensivo, ¡sino que además es casi el doble de largo que la versión revisada!

Dale a tu carta de negocios un "cierre de acción" siempre que sea apropiado. Una "acción final" deja en claro lo que el escritor de la carta espera que el destinatario haga y cuándo. Las conclusiones ineficaces de las cartas de negocios a menudo terminan con declaraciones débiles y poco comprometedoras como "Espero tener noticias suyas pronto" o "Hágamelo saber si puedo ser de más ayuda." En su lugar, o además, especificar la acción que el destinatario debe tomar y el cronograma para esa acción. Si, por ejemplo, está escribiendo una carta de consulta, pida al editor amablemente que le informe de su decisión, si es posible, dentro de un mes. Si está escribiendo una carta de solicitud, intente sutilmente establecer una fecha y hora para una entrevista. Aquí hay algunos ejemplos:

Tan pronto como apruebe este plan, comenzaré a contactar a los representantes de ventas de inmediato para organizar la compra y entrega de las computadoras portátiles. ¿Puedo esperar noticias suyas dentro de la semana?

Estoy libre después de las 2:00 p.m. la mayoría de los días. ¿Podemos concertar una cita para discutir mi experiencia y este puesto más a fondo? Espero con interés su respuesta.

Escribiendo Correos Electrónicos Profesionales. Michael Alley, Penn State

Agradecería tus pensamientos, reacciones y críticas sobre este capítulo: tu respuesta—David McMurrey.