Paki-click dito upang tumulong David McMurrey magbayad para sa pagho-host ng website:
Magbigay ng kahit maliit na halaga na kaya mo !
Mananatiling libre ang Online Technical Writing.
Ang mambabasa ng isang teknikal na dokumento—o anumang piraso ng sulatin para sa bagay na iyon—ay ang inaasahan o potensyal na mambabasa o mga mambabasa. Para sa karamihan ng mga teknikal na manunulat, ito ay ang pinakamahalaga pagsasaalang-alang sa pagpaplano, pagsusulat, at pagrerebyu ng isang dokumento. Ikaw "adapt" ang iyong pagsusulat upang matugunan ang mga pangangailangan, interes, at antas ng kaalaman ng mga mambabasa na magbabasa ng iyong pagsusulat.
Mga Tala:
- Kapag nabasa mo na ang seksyon tungkol sa mga tagapakinig, subukang gamitin ang tagaplano ng madla. Pinupunan mo ang mga blangko ng mga sagot sa detalyadong mga tanong tungkol sa iyong mga tagapakinig at pagkatapos ay i-e-mail mo ito sa iyong sarili at, opsyonal, sa iyong instruktor.
- Gayundin, ang kabanatang ito ay naglalaman ng isang seksyon tungkol sa sitwasyon. Subukang gamitin ang tagapagplano ng sitwasyon upang makabuo ng ideya tungkol sa sitwasyong kinalalagyan ng iyong madla.
Isa sa mga unang bagay na dapat gawin kapag sinusuri mo ang isang madla ay tukuyin ang uri nito (o mga uri—madalang na iisa lang ito). Ang karaniwang paghahati ng mga madla sa mga kategorya ay ang mga sumusunod:
- Mga eksperto: Sila ang mga taong alam ang teorya at ang produkto nang lubusan. Dinisenyo nila ito, sinubok nila ito, alam nila ang lahat tungkol dito. Madalas, may mga advanced na degree sila at gumagawa sila sa akademya o sa mga yunit ng pananaliksik at pagpapaunlad ng gobyerno at ng mundo ng teknolohiya. Ang mambabasa na hindi espesyalista ang pinakakaunting posibilidad na makakaunawa sa sinasabi ng mga taong ito—ngunit siya rin ang may pinakakaunting dahilan para subukan. Mas madalas, ang hamon sa komunikasyon na hinaharap ng eksperto ay ang makipagkomunika sa tekniko at sa ehekutibo.
- Mga tekniko: Sila ang mga taong nagtatayo, nagpapatakbo, nagpapanatili, at nag-aayos ng mga bagay na dinidisenyo at pinag-iisipan ng mga eksperto. Mayroon din silang mataas na antas ng teknikal na kaalaman, ngunit mas praktikal ang kalikasan nito.
- Mga ehekutibo: Ito ang mga taong gumagawa ng mga desisyon sa negosyo, ekonomiya, administratibo, legal, pamahalaan, at pulitikal tungkol sa mga bagay na pinagtatrabahuhan ng mga eksperto at tekniko. Kung bagong produkto ito, sila ang magpapasya kung ipoprodyus at ipamaligya ito. Kung bagong teknolohiya sa enerhiya ito, sila ang magpapasya kung dapat ba itong ipatupad ng lungsod. Malamang na ang mga ehekutibo ay kasing-kulang sa teknikal na kaalaman tungkol sa paksa tulad ng mga hindi espesyalista.
- Mga hindi espesyalista: Ang mga mambabasa na ito ang may pinakamaliit na teknikal na kaalaman sa lahat. Maaaring praktikal ang kanilang interes tulad ng sa mga tekniko, ngunit sa ibang paraan. Nais nilang maunawaan ang bagong teknolohiya sa kuryente nang sapat upang malaman kung dapat ba silang bumoto pabor o laban dito sa nalalapit na botohan para sa bono. O, maaari rin silang mausisa lamang tungkol sa isang partikular na teknikal na bagay at nais nilang matuto tungkol dito—ngunit wala namang tiyak o praktikal na dahilan.
Pagsusuri ng Tagapakinig
Mahalagang tukuyin kung alin sa apat na kategorya na kakalipas lang nating tinalakay ang kinabibilangan ng mga potensyal na mambabasa ng iyong dokumento, ngunit hindi doon nagtatapos ang lahat. Ang mga mambabasa, anuman ang kategorya, ay dapat ding suriin ayon sa mga katangiang tulad ng mga sumusunod:
- Kaligirang—kaalaman, karanasan, pagsasanay:
- Mga pangangailangan at interes: hindi gusto mong basahin tungkol sa?
- Iba't ibang kultura: If you write for an international audience, be aware that formats for indicating time and dates, monetary amounts, and numerical amounts vary across the globe. Also be aware that humor and figurative language (as in "hit a home run") are not likely to be understood outside of our own culture. Texas A&M University makes available Kabanata 6, "Pagsusulat para sa mga Pandaigdigang Mambabasa," ng Pag-uulat ng Teknikal na Impormasyon, Elizabeth Tebeaux, at iba pa. Para sa mga pamantayan, tingnan Listahan ng mga gabay sa estilo mula sa Wikipedia. (Salamat sa hindi pinangalanang bisita na nag-ambag ng mga mahalagang ideyang ito.)
- Iba pang mga katangiang demograpiko: At siyempre may maraming iba pang katangian tungkol sa iyong mga mambabasa na maaaring may impluwensya sa kung paano mo dapat idisenyo at isulat ang iyong dokumento—halimbawa, mga pangkat ng edad, uri ng tirahan, lugar ng paninirahan, kasarian, mga pagkiling sa politika, at iba pa.
Ang pagsusuri sa tagapakinig ay maaaring maging kumplikado dahil sa hindi bababa sa dalawang iba pang salik: magkakahalong uri ng tagapakinig para sa isang dokumento, malawak na pagkakaiba-iba sa loob ng tagapakinig, at hindi kilalang mga tagapakinig.
- Higit sa isang madla. Malamang mapapansin mo na ang iyong dokumento ay para sa higit sa isang mambabasa. Halimbawa, maaaring makita ito ng mga teknikal na tao (mga eksperto at tekniko) at ng mga nasa administrasyon (mga ehekutibo). Ano ang gagawin? Maaari mong isulat ang lahat ng seksyon nang sa gayon ay maiintindihan ito ng lahat ng mga mambabasa ng iyong dokumento (sana!). O maaari mong isulat ang bawat seksyon nang nakatuon lamang sa mga mambabasang magiging interesado rito, at gumamit ng mga pamagat at pambungad ng mga seksyon upang ipabatid sa iyong mga mambabasa kung aling bahagi ang dapat basahin at alin ang dapat laktawan sa iyong dokumento.
- Malawak na pagkakaiba-iba sa isang madla. Maaaring mapagtanto mo na, kahit na ang iyong madla ay pasok lamang sa isang kategorya, malaki ang pagkakaiba-iba ng kanilang pinagmulan. Ito ay isang mahirap na usapin—kung susulat ka para sa pinakamababang antas ng mambabasa, malamang ay mauwi ka sa isang mabigat at nakakaumay na bagay na parang aklat na magpapalayas sa karamihan ng mga mambabasa. Ngunit
Halimbawa ng Pagsusuri ng Madla
Kung kumukuha ka ng kurso sa teknikal na pagsulat, maaaring asahan na maglalakip ka ng paglalarawan ng mambabasa sa iyong mga teknikal na dokumento. Narito ang isang halimbawa:
| Tala para sa Instruktor: Ang mga instruksyong ito ay inilaan para sa mga indibidwal na nais padaliin ang kanilang mga kalkulasyon sa Microsoft Excel gamit ang mga macro upang mabisang makalkula ang kanilang mga datos. Naiintindihan nila kung paano mag-input ng datos sa Microsoft Excel at may batayang kaalaman sa Microsoft Office Suite. Komportable sila sa paggamit ng Windows software at may kakayahan sa batayang aritmetika upang beripikahin ang kanilang mga kalkulasyon at suriin ang mga lohikal na pagkakamali sa pagkukwenta. |
Pag-aangkop para sa Madla
Okay! Kaya sinuri mo na ang iyong mga mambabasa hanggang sa kilala mo na sila nang mas mabuti kaysa sa sarili mo. Ano'ng silbi nito? Paano mo gagamitin ang impormasyong ito? Paano mo maiiwasang sumulat ng bagay na mananatiling hindi maintindihan o walang silbi para sa iyong mga mambabasa?
Ang negosyo ng pagsusulat sa Maaaring malaki ang kinalaman ng iyong madla sa likas na talento, intuwisyon, at maging misteryo. Ngunit may ilang kontrol na maaari mong gamitin upang mas malaki ang tsansa mong kumonekta sa iyong mga mambabasa. Ang sumusunod na "controls" ay karamihang tungkol sa pagpapalinaw ng teknikal na impormasyon para sa mga hindi espesyalista:
- Magdagdag ng impormasyon na kailangan ng mga mambabasa upang maunawaan ang iyong dokumento. Suriin kung may nawawalang ilang mahahalagang impormasyon—halimbawa, isang kritikal na serye ng mga hakbang mula sa isang hanay ng mga tagubilin; mahalagang konteksto na tumutulong sa mga nagsisimula na maunawaan ang pangunahing talakayan; kahulugan ng mga pangunahing termino. (Tingnan ang kabanata sa mga ideya tungkol sa nilalaman para sa mga detalye.)
- Huwag isama ang impormasyong hindi kailangan ng iyong mga mambabasa. Ang hindi kinakailangang impormasyon ay maaari ring magdulot ng kalituhan at pagka-frustrate sa mga mambabasa—sa katunayan, nandoon iyon kaya pakiramdam nila ay obligado silang basahin ito. Halimbawa, malamang na maaari mong alisin ang teoretikal na talakayan mula sa mga pangunahing tagubilin.
- Baguhin ang antas ng impormasyon na mayroon ka ngayon. Maaaring tama ang impormasyon na mayroon ka ngunit maaaring "pitched" sa masyadong mataas o masyadong mababang teknikal na antas. Maaaring ito ay nakatuon sa maling uri ng tagapakinig—halimbawa, sa mga eksperto kaysa sa mga tekniko. Ito ay kadalasang nangyayari kapag ang mga tala sa disenyo ng produkto ay ipinapasa bilang mga tag
- Magdagdag ng mga halimbawa upang makatulong sa pag-unawa ng mga mambabasa. Ang mga halimbawa ay isa sa mga pinakamakapangyarihang paraan para kumonekta sa mga tagapakinig, lalo na sa mga tagubilin. Kahit sa mga tekstong hindi instruksiyonal, halimbawa, kapag sinusubukan mong ipaliwanag ang isang teknikal na konsepto, malaking tulong—lalo na ang mga analohiya.
- Baguhin ang antas ng iyong mga halimbawa. Maaaring gumagamit ka ng mga halimbawa pero ang teknikal na nilalaman o antas ay maaaring hindi angkop para sa iyong mga mambabasa. Ang payak na mga halimbawa ay maaaring hindi maging kapaki-pakinabang sa mga eksperto; ang sobrang teknikal na mga halimbawa ay maaaring ganap na hindi maunawaan ng iyong mga mambabasang hindi espesyalista.
- Baguhin ang organisasyon ng iyong impormasyon. Minsan, maaari kang magkaroon ng lahat ng tamang impormasyon pero inaayos mo ito sa maling paraan. Halimbawa, maaaring masyadong maraming impormasyon sa konteksto sa simula (o masyadong kaunti) na nalilito ang ilang mambabasa. Minsan, kailangang isama ang impormasyon sa konteksto sa pangunahing impormasyon—halimbawa, sa mga tagubilin, mas mabuting ibigay ang mga bahagi ng konteksto sa mga puntong kailangan agad ang mga ito. (Tingnan ang mga kabanata tungkol sa istruktura at organisasyon ng impormasyon sa isang dokumento.)
- Palakasin ang mga transisyon. Maaaring mahirapan ang mga mambabasa, lalo na ang mga hindi espesyalista, na makita ang mga ugnayan sa pagitan ng mga pangunahing bahagi ng iyong dokumento, sa pagitan ng mga indibidwal na talata, at kung minsan pati na rin sa pagitan ng mga indibidwal na pangungusap. Maaari mong gawing mas malinaw ang mga ugnayang ito sa pamamagitan ng pagdaragdag ng mga salitang nag-uugnay at sa pamamagitan ng pag-uulit mga salitang susi hindi isang magandang ideya na mag-iba-iba ng mga salitang ginagamit—gamitin ang parehong mga salita upang hindi mas lalo pang malito ang mga tao kaysa sa kung gaano na sila nalilito. (Tingnan ang kabanata tungkol sa mga paglipat.)
- Isulat ang mas malakas na mga pambungad—pareho para sa buong dokumento at para sa mga pangunahing seksyon. mga pagpapakilala pareho para sa buong mga ulat at para sa mga seksyon sa loob ng mga ulat.)
- Gumawa ng mga pangungusap na naglalahad ng paksa para sa mga talata at mga pangkat ng talata. Malaki ang maitutulong sa mga mambabasa kung bibigyan sila ng ideya tungkol sa paksa at layunin ng isang bahagi (isang grupo ng mga talata) at lalo na kung bibigyan sila ng pangkalahatang-ideya ng mga subpaksa na malapit nang talakayin. Nakakatulong ang mga gabay kapag nasa ibang estado ka! (Tingnan ang kabanata tungkol sa paggamit ng mga pangkalahatang-ideya at mga paksang pangungusap.)
- Baguhin ang estilo at haba ng pangungusap. maging pagpapahayag ng pandiwa. Lahat ng ito ay ginagawang mas direkta at mas agarang ang iyong pagsulat—mga mambabasa ay hindi na kailangang maghukay para hanapin ito. (Tingnan ang kabanata tungkol sa mga karaniwang problema sa estilo ng pangungusap para sa mga detalye.)
At malinaw naman, mahalaga rin ang haba ng pangungusap. Ang karaniwang nasa pagitan ng 15 at 25 salita bawat pangungusap ang tama; ang mga pangungusap na mahigit sa 30 salita ay dapat pagdudahan. - Pagbutihin ang kalinawan at kaiksian ng mga pangungusap. mga karaniwang problema sa istilo ng pangungusap at kalinawan para sa mga detalye.)
- Gumamit ng mas maraming o ibang graphics. mga grapiko para sa mga detalye.)
- Hatiin ang teksto o pagsamahin ito sa mga makabuluhan at magagamit na bahagi. Para sa mga mambabasa na hindi dalubhasa, maaaring kailanganin mong magkaroon ng mas maiikling mga talata. Marahil ang karaniwang limitasyon ay 6- hanggang 8-linyang talata. Pansinin kung gaano mas mahahaba ang mga talata sa mga teknikal na dokumentong isinulat para sa mga espesyalista.
- Magdagdag ng mga cross-reference sa mahahalagang impormasyon. Sa impormasyong teknikal, matutulungan mo ang mga mambabasang hindi dalubhasa sa pamamagitan ng pagtuturo sa kanila ng mga pinagkukunan ng karagdagang impormasyon. Kung hindi mo kayang ipaliwanag nang buo ang isang paksa agad, ituro ang seksyon o kabanata kung saan ito matatagpuan. (Tingnan ang kabanata tungkol sa mga kaugnay na sanggunian para sa mga detalye.)
- # Gumamit ng mga heading at listahan. - Gumamit ng mga heading at listahan. mga pamagat at mga listahan para sa mga detalye.)
- Gumamit ng espesyal na tipograpiya, at ayusin ang mga margin, haba ng linya, pagitan ng mga linya, laki ng font, at estilo ng font. Para sa mga mambabasa na hindi espesyalista, maaari mong gawin ang mga bagay tulad ng pagpapaikli ng mga linya (pagpapaliit ng mga margin), paggamit ng mas malaking sukat ng font, at iba pang katulad na taktika. May mga istilo ng tipo na pinaniniwalaang mas magiliw at mas madaling basahin kaysa sa iba. (Subukang humanap ng taong may kinalaman sa paglalathala para makakuha ng ilang pananaw tungkol sa mga font.)
Pagsusuri ng Sitwasyon & Imbensyon
Hindi sapat na pumili lamang ng isang paksa at tukuyin ang isang mambabasa para sa isang proyekto ng teknikal na pagsulat. Kailangan mong malaman (o likhain) ang sitwasyon sa kung saan gumagana ang mambabasa na ito—ano ang mga layunin nito: lutasin ang isang problema, magbigay-daan sa pagpapabuti, tumulong sa paggawa ng desisyon? Ang mga sitwasyon para sa pagsulat ng techdoc ay marahil kasing-walang-hanggan ng mga ugnayang panlipunan ng tao. Ang isang tecdoc na sitwasyon ay kinapapalooban ng isang mambabasa na nangangailangan o humihiling ng isang tiyak na uri ng techdoc para sa mga partikular nitong pangangailangan at gamit. Para sa mga detalye, tingnan Pagsusuri ng Sitwasyon & Imbensyon
Kaugnay na Impormasyon
Pagsusulit sa pagbasa. Gamitin ang pagsusulit na ito upang subukin ang iyong pagkaunawa sa kabanatang ito.
Mayroong pagsasanay. Magpraktis ng pagsusulat gamit McMurrey bilang iyong instruktor.
Paggamit ng mga Sarbey para Matuklasan ang Mga Pananaw ng Madla. BrightTalk
Madla. Unibersidad ng North Carolina sa Chapel Hill
Magpapasalamat ako sa iyong mga saloobin, reaksyon, at kritisismo tungkol sa kabanatang ito: ang iyong tugon—David McMurrey
