Aperçu des Messages d'Entreprise

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Remarque : Faites une recherche Google sur "format standard de lettre d'affaires", et vous verrez que *aucun* exemple n'utilise le format à Interlignage multiple pour les titres et les adresses internes dicté par les modèles de Microsoft. De plus, les modèles de lettres d'affaires de Microsoft montrent une virgule ponctuant la salutation. Un deux-points est traditionnel pour entreprise correspondance. Virgule non traditionnelle dans une salutation de lettre commerciale : Remarque : Utilisez un : : à la place !

Mémorandums d'affaires

Pour les communications internes à une organisation, utilisez le format de mémo. Le contenu réel d'un mémo peut ressembler beaucoup à celui d'une lettre d'affaires ou à celui d'un court rapport—la clé est le format de mémo.

Comme pour les lettres d'affaires formelles imprimées, vous vous demandez peut-être si les mémorandum imprimés sont nécessaires à l'ère d'Internet. Votre organisation peut avoir des politiques strictes sur les moments où l'e-mail n'est pas permis. La préoccupation centrale est la confidentialité ; tout e-mail est susceptible d'être vu par n'importe qui. Pour cette raison, une offre d'emploi, une demande d'augmentation et des plaintes concernant un employé sont de bons exemples de situations où il ne faut pas utiliser l'e-mail.

Composants standards des mémorandums

Le format des mémorandums est beaucoup plus simple que celui des lettres commerciales. L'image ci-dessous illustre les composants standard.

DATE : Bien que les formats varient, mettez la date à laquelle vous envoyez le mémo dans l'en-tête. L'exemple ci-dessous l'affiche comme la troisième ligne de l'en-tête ; dans certains designs, c'est la première ligne.

À : Mettez le nom du destinataire ou le nom du groupe dans cet emplacement. Le niveau de formalité est très apparent ici. Vous pouvez mettre "Elizabeth", "Elizabeth Bennet" ou "Mme Elizabeth Bennet, Directrice des Ressources Humaines", selon votre familiarité avec le destinataire et la formalité de la situation.

Utilisation d'un formatage spécial, dans ce cas, une liste numérotée (pour indiquer une séquence ordonnée)

Exemple d'un mémo d'entreprise

La partie en-tête du format du mémo varie selon le placement de ces éléments, mais ils sont tous nécessaires.

Ligne de sujet : identifie clairement le sujet et, dans ce cas, le contexte de la communication

Référence à la communication précédente. Si l'objet ne clarifie pas le contexte de la communication, faites-le dans le premier paragraphe du mémo. Par exemple, "Sarah, je suis tout à fait d'accord" ne spécifie pas avec quoi l'auteur du mémo est d'accord.

Exemple d'un mémorandum d'entreprise

DE : Mettez votre propre nom ou le nom de la personne ou du groupe pour qui vous rédigez le mémo dans cet espace. Encore une fois, la familiarité et la formalité dictent s'il faut mettre juste votre prénom, votre nom complet ou votre nom complet et votre titre. Traditionnellement, en tant qu'auteur du mémo, notez vos initiales ou votre prénom juste après votre nom imprimé.

SUJET : Dans cet espace, placez une phrase qui capte le sujet et l'objectif du mémo. Pour une enquête sur les logiciels de vérification grammaticale, le sujet pourrait être "Résultats de notre enquête sur les logiciels de vérification grammaticale." L'étiquette réelle pour cet élément varie : certains styles utilisent "RE :" ou "OBJ.:". Si votre mémo est une réponse, formulez la ligne de sujet en conséquence. Par exemple : « Re : votre demande d'enquête sur les dispositifs piézoélectriques. »

Corps. Le corps commence juste après le titre. Le texte est à interligne simple ; les premières lignes des paragraphes ne sont pas en retrait ; et un double interligne est utilisé entre les paragraphes. (Pour les stratégies d'écriture et le style à utiliser dans le corps, voir « Style d'écriture pour la correspondance professionnelle » plus tôt dans ce chapitre.)

Bloc de signature. Dans les styles de mémorandum formels, les rédacteurs insèrent en fait le même type de formule de politesse et de bloc de signature que vous voyez dans les lettres professionnelles. Sinon, le bloc de signature n'est pas utilisé dans les mémorandums.

Style de rédaction de mémorandum

En ce qui concerne le style dans les mémos, voici quelques suggestions :

Informalité. Adaptez le ton de votre mémo en fonction des destinataires et de la situation. L'informalité est courante dans les mémos, mais réfléchissez à deux fois avant d'utiliser de l'humour ou du sarcasme avec des clients professionnels et la direction, surtout ceux dont la langue maternelle n'est pas l'anglais.

Brevité. Les notes de service sont généralement plutôt courtes — par exemple, moins d'une douzaine de lignes — et les paragraphes sont courts également.

Sujets spécifiques. Pour s'assurer que votre note soit lue et ait l'impact souhaité, rendez la ligne de sujet spécifique et accrocheuse. Si les destinataires ont 60 à 70 messages en attente dans leur boîte de réception et qu'ils ne voient que les lignes de sujet, ils sont plus susceptibles de lire ceux qui semblent importants ou intéressants.

information importante d'abord. Lorsque les gens reçoivent beaucoup de notes, ils ont tendance à perdre rapidement leur intérêt ou leur patience. Les gens sont occupés ! Mettez les informations les plus importantes au début de votre note. Utilisez les phrases suivantes pour des développements.

un sujet, une question, un problème, une demande par mémo. parfois, seul le premier élément de votre mémo reçoit une réponse. oui, les gens sont occupés. si vous avez deux demandes, mettez une demande dans un mémo ; l'autre dans un mémo ultérieur.

paragraphes courts et espace entre les paragraphes. Chaque fois que possible, divisez vos mémos en paragraphes de trois ou quatre lignes. Et lorsque vous divisez votre message en paragraphes, laissez une ligne vide entre eux.

mise en évidence et accentuation. utilisez des effets typographiques (gras, italique, couleur, différentes polices), des tableaux et des graphiques de manière cohérente et modérée. vous pouvez également utiliser des tableaux et des graphiques pour renforcer vos mémos (voir le chapitre 7).

titres. Si votre mémo fait une pleine page ou plus, utilisez des titres pour identifier les sous-thèmes. Pour ces titres, utilisez une police légèrement plus grande et en gras. (voir le chapitre 3 pour des détails sur les titres.)

listes. Si vous avez des points clés à souligner ou si vous présentez des informations étape par étape, utilisez des listes à puces et des listes numérotées, respectivement.

réponses automatiques. Si vous lisez des mémos en ligne, faites attention à utiliser la fonction de réponse. Cela peut être un désastre en attente d'arriver. Comme les mémos sont souvent adressés à plusieurs destinataires, il est facile d'envoyer une réponse à tous lorsque vous aviez l'intention de répondre seulement à un. Imaginez que, en répondant à un partenaire sur un projet, vous remettiez en question la compétence d'un autre partenaire sur ce même projet. Mais que se passe-t-il si cette réponse est également envoyée aux deux partenaires ? Oups...

e-mail professionnel

à ajouter

lettres d'affaires (courrier postal)

composants communs

les éléments suivants concernent les détails mécaniques et physiques des lettres d'affaires. tous les composants discutés ci-dessous sont illustrés dans ce qui suit :


composants communs des lettres d'affaires

titre. L'en-tête contient l'adresse de l'expéditeur et la date de la lettre. Le nom de l'expéditeur n'est pas inclus ; seule une date est nécessaire dans les en-têtes sur papier à en-tête. N'oubliez pas que si vous utilisez du papier à en-tête avec un en-tête élégant et un logo sur la première page, ne pas utiliser ce type de page sur les pages suivantes. Utilisez le papier des pages suivantes qui accompagne le papier avec logo.

si vous êtes dans un cours d'écriture, pourquoi ne pas créer votre propre logo fantaisie, complet avec un nom de société inventé et une adresse (si votre instructeur le permet) ? considérez ces deux exemples :


une possibilité pour du papier à en-tête de logo inventé


une autre possibilité pour du papier à lettres de logo inventé

adresse interne. l'adresse interne indique le nom et l'adresse du destinataire de la lettre. ces informations peuvent aider à éviter toute confusion dans les bureaux du destinataire. de plus, si le destinataire a déménagé, l'adresse interne aide à déterminer quoi faire avec la lettre. dans l'adresse interne, incluez le titre approprié de respect du destinataire ; et reproduisez le nom de l'entreprise exactement comme cette entreprise l'écrit. lorsque vous avez les noms d'individus, n'oubliez pas de les adresser correctement : madame, mademoiselle, monsieur, docteur, et ainsi de suite. si vous n'êtes pas sûr de ce qui est correct pour un individu, essayez de découvrir comment cet individu signe ses lettres ou consultez la section des formes d'adresse dans un dictionnaire.

salutation. La salutation s'adresse directement au destinataire de la lettre et est suivie d'un deux-points (sauf lorsqu'un ton amical, familier ou sociable est souhaité, auquel cas une virgule est utilisée).

note : commencez un nouveau document dans Microsoft Word, et vous verrez que tous les modèles de lettres de motivation ponctuent la salutation avec une virgule. La ponctuation avec un deux-points dans les lettres professionnelles est fermement établie dans le compagnon de l'écrivain d'affaires (2011).

remarquez que dans le lettre simplifiée Dans ce format, la ligne de salutation est complètement éliminée. Si vous ne savez pas si le destinataire est un homme ou une femme, la pratique traditionnelle a été d'écrire "cher monsieur" ou "chers messieurs"—mais c'est sexiste ! Pour éviter ce problème, des salutations telles que "cher monsieur ou madame," "chers dames et messieurs," "cher amis," ou "cher peuple" ont été essayées—mais sans grande acceptation générale. Supprimer complètement la ligne de salutation ou insérer "à qui de droit" à la place, n'est généralement pas une bonne solution non plus—c'est impersonnel.

la meilleure solution est de passer un coup de téléphone rapide et anonyme à l'organisation et de demander un nom ; ou, d'adresser la salutation à un nom de département, un nom de comité ou un nom de poste : "cher département des ressources humaines," "cher comité de recrutement," "cher président," "cher directeur de l'aide financière," par exemple.

FORMAT EN LETTRES MAJUSCULES

sujet ou ligne de référence. comme indiqué dans le lettre de commande, l'objet remplace la salutation ou est inclus avec elle. l'objet annonce le principal sujet de la lettre.

corps de la lettre. le message réel est bien sûr contenu dans le corps de la lettre, les paragraphes entre la salutation et la formule de politesse. des stratégies pour rédiger le corps de la lettre sont discutées dans la section sur style de correspondance professionnelle.

formule de politesse. l'élément " cordialement " de la lettre commerciale s'appelle la formule de politesse. d'autres formules courantes sont " cordialement, " " respectueusement, " " respectueusement, " ou " respectueusement vôtre. " vous pouvez concevoir la vôtre, mais prenez soin de ne pas en faire des formules fleuries ou verbeuses. notez que seule la première lettre est en majuscule, et elle est toujours suivie d'une virgule.

bloc de signature. en général, vous tapez votre nom quatre lignes sous la formule de politesse, et signez votre nom entre les deux. si vous êtes une femme et souhaitez indiquer votre état civil, utilisez mademoiselle, mme, ou madame entre parenthèses avant la version tapée de votre prénom. chaque fois que cela est possible, incluez votre titre ou le nom du poste que vous occupez juste en dessous de votre nom. par exemple, "étudiant en rédaction technique," "étudiant de deuxième année en traitement de données," ou "étudiant du collège communautaire de Tarrant County" sont tout à fait acceptables.

notations de fin. juste en dessous du bloc de signature se trouvent souvent plusieurs abréviations ou phrases qui ont des fonctions importantes.

• Initiales. Les initiales en majuscules dans les figures précédentes sont celles de l’auteur de la lettre, et celles en minuscules juste après le deux-points sont celles du dactylographe.
• Pièces jointes. Pour vous assurer que le destinataire sait que des objets accompagnent la lettre dans la même enveloppe, utilisez des indications telles que "Pièce jointe," "PJ," "Pièces jointes (2)." Par exemple, si vous envoyez un CV et un échantillon d'écriture avec votre lettre de candidature, vous feriez ceci : "PJ : CV et échantillon d'écriture." Si la pièce jointe est perdue, le destinataire sera au courant.
• Copies. Si vous envoyez des copies d'une lettre à d'autres, indiquez ce fait parmi les notations finales également. Si, par exemple, vous étiez contrarié par la manière dont un commerçant local a géré vos problèmes de réparation et que vous envoyiez une copie de votre lettre au Bureau de protection des consommateurs, vous écririez ceci : "cc : Bureau de protection des consommateurs." Si vous prévoyez d'envoyer une copie à votre avocat, écrivez quelque chose comme ceci : "cc : M. Raymond Mason, Avocat."

Pages suivantes. Si votre lettre est plus longue qu'une page, l'en-tête en haut des pages suivantes peut être traité de l'une des manières indiquées ci-dessous. Les informations dans l'en-tête de la page suivante sont le nom du destinataire, date et numéro de page :

Exemples de format d'en-tête de page suivante.

Si vous utilisez du papier à en-tête, n'oubliez pas de ne pas l'utiliser pour les pages suivantes. Cependant, vous devez utiliser du papier vierge de la même qualité, poids et texture que le papier à en-tête (en général, le papier à en-tête est accompagné de papier vierge assorti).

Formats de lettres d'affaires

Si vous rédigez une lettre commerciale, choisissez l'un des formats courants comme indiqué dans les exemples de lettres ci-dessous. Ceux-ci incluent la lettre en bloc, la lettre semi-bloc, la lettre à bloc alternatif et la lettre simplifiée.

• Voir le LETTRES MAJUSCULES.
• Voir le lettres semi-bloquées.
• Voir le lettre bloc alternative.
• Pour le lettre simplifiée.

Le choix de ces formats dépend de ceux couramment utilisés dans votre organisation ou de la situation dans laquelle vous écrivez. Utilisez la lettre simplifiée si vous ne connaissez pas le nom d'un individu ou d'un département à qui écrire.

Style dans les messages d'affaires

La rédaction de lettres commerciales et de mémos diffère de manière importante de la rédaction de rapports. Gardez les conseils suivants à l'esprit lorsque vous écrivez et surtout lorsque vous révisez vos lettres commerciales ou mémos.

Indiquez immédiatement l'activité principale, l'objectif ou le sujet. Faites savoir au lecteur dès la première phrase de quoi parle votre lettre. Rappelez-vous que lorsque des personnes d'affaires ouvrent une lettre, leur première préoccupation est de savoir de quoi il s'agit, quel est son objectif et pourquoi elles doivent prendre le temps de la lire. Par conséquent, évitez les débuts détournés. Si vous écrivez pour postuler à un emploi, commencez par quelque chose comme ceci : "Je vous écris pour postuler au poste que vous avez actuellement ouvert...." Si vous avez de mauvaises nouvelles à annoncer, il n'est pas nécessaire de tout révéler dans la première phrase. Voici un exemple de la façon d'éviter une formulation négative : "Je vous écris en réponse à votre lettre du 24 juillet XXXX dans laquelle vous discutez des problèmes que vous avez rencontrés avec un tableur électronique acheté chez notre entreprise." Ce qui suit montre un exemple supplémentaire.

Indiquez immédiatement l'objectif principal ou l'objet de la lettre. La version problématique commence à se débattre dès le départ. La version révisée établit au moins le but de la lettre (et ensuite commence à se débattre).

Si vous répondez à une lettre, identifiez cette lettre par son sujet et sa date dans le premier paragraphe ou la première phrase. Les destinataires occupés qui écrivent eux-mêmes de nombreuses lettres peuvent ne pas se souvenir de leurs lettres à votre égard. Pour éviter les problèmes, identifiez la date et le sujet de la lettre à laquelle vous répondez :

Cher M. Stout : Je vous écris en réponse à votre lettre du 1er septembre 2024 dans laquelle vous décrivez les problèmes que vous avez rencontrés avec l'une de nos tronçonneuses. Je regrette que vous ayez subi cet inconvénient et cette dépense et....

Chère Mme Cohen : J'ai juste reçu votre lettre du 4 août 2024 dans laquelle vous listez des noms et d'autres sources à partir desquelles je peux obtenir des informations supplémentaires sur la fabrication et l'utilisation des bouteilles en plastique dans l'industrie des boissons gazeuses....

Gardez les paragraphes de la plupart des lettres d'affaires courts. Les paragraphes des lettres d'affaires ont tendance à être courts, certains ne faisant qu'une phrase. Les lettres d'affaires ne sont pas lues de la même manière que des articles, des rapports ou des livres. En général, elles sont lues rapidement. De gros paragraphes denses de plus de dix lignes, qui nécessitent beaucoup de concentration, peuvent ne pas être lus attentivement—ou ne pas être lus du tout.

Pour permettre au destinataire de lire vos lettres plus rapidement et de comprendre et retenir les faits ou idées importants, créez des paragraphes relativement courts de trois à huit lignes. Dans les lettres commerciales, les paragraphes composés d'une seule phrase sont courants et tout à fait acceptables. Tout au long de ce chapitre, vous verrez des exemples des paragraphes plus courts couramment utilisés dans les lettres commerciales.

"Compartimenter" le contenu de votre lettre. Lorsque vous "compartimentez" le contenu d'une lettre commerciale, vous placez chaque segment différent de la discussion—chaque sujet différent de la lettre—dans son propre paragraphe. Si vous rédigez une lettre de plainte concernant des problèmes avec l'unité centrale de votre ordinateur personnel, vous pourriez avoir ces paragraphes :

• Une description des problèmes que vous avez rencontrés avec celui-ci.
• Les réparations inefficaces que vous avez eues
• La compensation que vous pensez mériter et pourquoi

Étudiez chaque paragraphe de vos lettres pour son but, son contenu ou sa fonction. Lorsque vous trouvez un paragraphe qui fait plus d'une chose, envisagez de le diviser en deux paragraphes. Si vous découvrez deux courts paragraphes séparés qui font la même chose, envisagez de les joindre en un seul.

Fournir des indicateurs de sujet au début des paragraphes. Analysez certaines des lettres que vous voyez dans ce chapitre en termes de contenu ou d'objectif de leurs paragraphes individuels. Dans la première phrase de tout paragraphe du corps d'une lettre commerciale, essayez de repérer un mot ou une phrase qui indique le sujet de ce paragraphe. Si un paragraphe aborde vos problèmes avec un ordinateur personnel, intégrez le mot "problèmes" ou la phrase "problèmes avec mon ordinateur personnel" dans la première phrase. Cela donne aux destinataires une idée claire du contenu et de l'objectif de chaque paragraphe. Voici un extrait avant et après que les indicateurs de sujet aient été incorporés :

Problème : J'ai travaillé comme électricien dans la région de Decatur, Illinois, pendant environ six ans. Depuis 2022, je suis licencié par la ville de Decatur en tant qu'entrepreneur électricien qualifié pour réaliser des travaux commerciaux et industriels ainsi que des travaux résidentiels. Révision : Quant à mon expérience professionnelle, J'ai travaillé comme électricien dans la région de Decatur, Illinois, pendant environ six ans. Depuis 2022, je suis agréé par la ville de Decatur en tant qu'entrepreneur électricien qualifié pour entreprendre des travaux commerciaux et industriels ainsi que des travaux résidentiels.(Italique non dans l'original.)

Dressez une liste ou énumérez autant que possible dans une lettre d'affaires. La liste éparpille le texte de la lettre, facilitant ainsi la rapidité de repérage des points importants. Les listes peuvent être gérées de plusieurs manières, comme expliqué dans le chapitre sur les listes. Pour des exemples de listes dans la correspondance professionnelle, voir le format en lettres capitales dans ce qui précède, le lettre de demande, et lettre de commande.

placez les informations importantes de manière stratégique dans les lettres d'affaires. Les informations dans les premières et dernières lignes des paragraphes ont tendance à être lues et mémorisées plus facilement. Ce sont des points très visibles. Les informations enfouies au milieu de longs paragraphes sont facilement négligées ou oubliées. Par exemple, dans les lettres de candidature qui doivent convaincre les employeurs potentiels que vous êtes fait pour un poste, placez les informations sur vos qualités attrayantes au début ou à la fin des paragraphes pour un plus grand impact. Placez les informations moins positives ou nuisibles dans des points moins visibles. Si vous avez des choses difficiles à dire, une bonne (et honnête) stratégie consiste à les dé-emphasiser en les plaçant dans des zones de moindre emphase. Si un emploi nécessite trois ans d'expérience et que vous n'en avez qu'un, enfouissez ce fait au milieu ou dans la moitié inférieure d'un paragraphe du corps de la lettre de candidature. La lettre résultante sera honnête et complète ; elle ne mettra simplement pas inutilement l'accent sur des points faibles. Voici quelques exemples de ces idées :

Problème : En juillet, je vais obtenir mon diplôme de l'Université du Kansas avec un baccalauréat en sciences de la nutrition et diététique. Au cours des quatre dernières années durant lesquelles j'ai poursuivi ce diplôme, j'ai travaillé comme assistant de laboratoire pour le Dr Alison Laszlo et j'ai été actif dans deux organisations liées, l'Association des étudiants en diététique et l'Association américaine de sciences domestiques. Dans mes laboratoires de biochimie nutritionnelle et de science des aliments, j'ai rédigé de nombreux rapports techniques et travaux scientifiques. J'ai aussi été auxiliaire de diététique à l'hôpital St. David à Lawrence pendant l'année et demie écoulée. (Le poste recherche un rédacteur technique ; soulignons cela en premier, puis mentionnons le reste !) Révision : Dans ma formation à l'Université du Kansas, j'ai eu une expérience substantielle en rédaction de rapports techniques et d'articles scientifiques. La plupart de ces rapports et articles ont été dans le domaine de la nutrition et de la diététique, dans lequel je vais obtenir mon diplôme de Bachelor of Science ce juillet. Au cours de mes quatre années à l'université, j'ai également géré de nombreux documents en tant qu'assistant de laboratoire pour le Dr. Alison Laszlo, en tant que membre de deux organisations liées, l'Association des Diététiciens Étudiants et l'Association Américaine des Économistes Domestiques, et en tant qu'aide diététique à l'Hôpital St. David à Lawrence durant les dix-huit derniers mois.

Problème : À ce jour, je n'ai effectué aucune inspection de bâtiment indépendante par moi-même. J'ai travaillé ces deux dernières années sous la supervision de M. Robert Packwood qui m'a souvent confié la responsabilité principale des visites et des inspections de propriété. C'est M. Packwood qui m'a encouragé à postuler pour ce poste. J'ai également effectué des rénovations de maisons anciennes sur une base contractuelle et j'ai de l'expérience dans la construction industrielle en tant que soudeur et en tant que commis sur un site de construction nucléaire. (Ne mentons pas sur notre manque d'expérience, mais ne l'affichons pas sur un panneau non plus !) Révision : En ce qui concerne mon expérience professionnelle, j'ai réalisé de nombreuses visites de bâtiments et inspections de propriétés sous la supervision de M. Robert Packwood au cours des deux dernières années. M. Packwood, qui m'a encouragé à postuler pour ce poste, m'a souvent confié la responsabilité principale de nombreux travaux d'inspection. J'ai également effectué des rénovations de maisons anciennes sur une base contractuelle et j'ai une certaine expérience dans la construction industrielle en tant que soudeur et en tant que commis sur un site de construction nucléaire.

Trouvez des manières positives d'exprimer de mauvaises nouvelles dans vos lettres professionnelles. Souvent, les lettres professionnelles doivent transmettre de mauvaises nouvelles : un clavier d'ordinateur cassé ne peut pas être remplacé, ou une personne ne peut pas être embauchée. De telles mauvaises nouvelles peuvent être communiquées de manière délicate. Cela réduit les chances d'une fin de relations commerciales avec le destinataire de la mauvaise nouvelle. Pour transmettre des mauvaises nouvelles de manière positive, évitez des mots tels que "ne peut pas, " "interdit, " "échec, " "impossible, " "refuser, " "interdire, " "restrict, " et "nier" autant que possible. Les premières versions des phrases d'exemple ci-dessous sont formulées de manière plutôt froide et peu amicale ; les secondes versions sont beaucoup plus positives, cordiales et délicates :

Problème : En raison de la quantité d'informations que vous demandez dans votre lettre, je ne peux tout simplement pas vous aider sans perturber gravement mon emploi du temps. Révision : Dans votre lettre, vous demandez une bonne quantité d'informations que j'aimerais vous aider à trouver. En raison de mes engagements professionnels, cependant, je ne vais pouvoir répondre qu'à quelques questions....

Problème : Si vous ne complétez pas et ne renvoyez pas ce contrat de publicité d'ici le 1er juillet XXXX, vous ne recevrez pas votre espace publicitaire cette année. Lignes du Capitole. Si nous n'avons pas de vos nouvelles avant cette date limite, nous vendrons votre espace publicitaire à un autre client. Révision : Veuillez compléter le contrat ci-joint et nous le renvoyer d'ici le 1er juillet XXXX. Après cette date limite, nous commencerons à vendre tout espace publicitaire non renouvelé de cette année. Lignes du Capitole, donc j'espère que nous aurons de vos nouvelles d'ici là.

Problème : Bien que je sois disposé à discuter des changements dans des aspects spécifiques de cet article ou des idées sur des domaines supplémentaires à aborder, je ne suis pas prêt à changer le thème de base de l'article : l'utilisabilité du système microinformatique Victor. Révision : Je suis certainement ouvert aux suggestions et aux commentaires sur des aspects spécifiques de cet article, ou sur vos réflexions concernant d'autres domaines que vous pensez que je devrais aborder. Je tiens cependant à conserver le thème de base de l'article : l'utilisabilité du système microordinateur Victor.

Concentrez-vous sur les besoins, les objectifs ou les intérêts du destinataire plutôt que sur les vôtres. Évitez une attention centrée sur vos propres préoccupations plutôt que sur celles du destinataire. Même si vous devez parler beaucoup de vous-même dans une lettre professionnelle, faites-le d'une manière qui relie vos préoccupations à celles du destinataire. Ce style orienté vers le destinataire est souvent appelé l'**attitude vous**, ce qui ne signifie pas d'utiliser plus de "vous", mais de faire du destinataire le principal point focal de la lettre.

Problème : Je vous écris au sujet d'un changement dans notre politique de tarification qui fera gagner du temps et de l'argent à notre entreprise. Dans une opération comme la nôtre, cela nous coûte un grand nombre d'heures de travail (et donc des frais) de gratter et de rincer notre vaisselle usagée lorsqu'elle revient de grandes réceptions. De plus, nous avons engagé de grandes dépenses pour remplacer les nappes qui ont été endommagées par des taches qui auraient pu être trempées rapidement après la fête et sauvées. Révision : Je vous écris pour vous informer d'une nouvelle politique que nous mettons en place, à compter du 1er septembre 2021, qui nous permettra de répondre plus souvent et sans délai à vos besoins pour les grands groupes. Dans une opération comme la nôtre, où nous fournissons des services pour des fêtes allant jusqu'à 500 personnes, le temps de réponse est critique ; la vaisselle non grattée et non rinçée entraîne des retards dans le nettoyage et, plus important encore, un service moins fréquent et moins rapide pour vous, le client. De plus, des frais supplémentaires pour des linges tachés peuvent être évités par un trempage immédiat après la fête.

Problème : Pour ces raisons, notre nouvelle politique, effective le 1er septembre, XXXX, sera de facturer un supplément de 15 % sur la vaisselle non rincée et 75 % de la valeur de gros du linge taché qui n'a pas été trempé. Révision : Par conséquent, afin de nous permettre de répondre rapidement aux besoins de votre grand groupe, nous commencerons à facturer 15% sur toute la vaisselle non rincée et 75% de la valeur de gros des vêtements de table tachés qui n'ont pas été trempés. Nous espérons que cette politique encouragera le personnel de cuisine de nos clients à effectuer le rinçage et/ou le trempage rapides et simples à la fin des grandes parties. Cela garantira un service plus rapide et plus fréquent.

Évitez les phrases pompeuses, gonflées, au langage juridique. Attention à la langue pompeuse et prétentieuse. Ce type de langage peut sembler professionnel au premier abord ; il est en réalité ridicule. Bien sûr, de telles formulations sont apparemment nécessaires dans les documents légaux ; mais pourquoi les utiliser dans d'autres situations d'écriture ? Lorsque vous rédigez une lettre d'affaires, imaginez-vous comme une personne franche, sensée et réaliste (mais évitez le jargon). Consultez les exemples suivants pour une bonne dose de bureaucratique.

Version en langage pompeux	Version en français simple
Les enseignants doivent aider les étudiants dans leur processus d'acculturation à la compétence en conférence électronique.	Les enseignants doivent aider les étudiants à s'habituer aux conférences en ligne.
Les étudiants doivent apprendre comment ce médium contraint et permet leur production et échange de discours.	Les étudiants doivent apprendre comment la conférence en ligne affecte leurs communications.
Les enseignants doivent co-construire l'espace intellectuel, social et politique qu'est la conférence électronique avec leurs étudiants de manière dynamique.	Les enseignants doivent créer l'atmosphère de la conférence en ligne avec leurs étudiants.
Les étudiants doivent comprendre que la rhétorique des rôles en constante évolution en tant que producteurs et consommateurs de discours dans les dynamiques interactives de l'échange discursive dans un système de diffusion électronique rapide est la même que celle qui se produit entre les intervenants et les auditeurs lors d'une conversation orale.	Les étudiants doivent comprendre que leurs rôles en tant qu'écrivains et lecteurs dans des conférences en ligne changent rapidement, tout comme leurs rôles en tant que locuteurs et auditeurs le font dans des conversations orales.

Voici un autre exemple—avant et après :

Évitez un style d'écriture pompeux et officiel. Non seulement le ton de la version problématique est offensant, mais elle est presque deux fois plus longue que la version révisée !

Donnez à votre lettre d'affaires une "action finale" whenever appropriate. Une "action-se terminant" clarifie ce que l'écrivain de la lettre attend du destinataire et quand. Des conclusions inefficaces aux lettres d'affaires se terminent souvent par des déclarations plutôt faibles et sans engagement telles que "J'espère avoir de vos nouvelles bientôt" ou "Faites-moi savoir si je peux vous aider davantage." Au lieu de cela, ou en plus, précisez l'action que le destinataire doit entreprendre et le calendrier de cette action. Par exemple, si vous écrivez une lettre de demande, demandez poliment à l'éditeur de vous faire savoir sa décision si possible dans un mois. Si vous écrivez une lettre de candidature, essayez subtilement de fixer une date et une heure pour un entretien. Voici quelques exemples :

Dès que vous aurez approuvé ce plan, je commencerai à contacter les représentants commerciaux immédiatement pour organiser l'achat et la livraison des ordinateurs portables. Puis-je m'attendre à avoir de vos nouvelles dans la semaine ?

Je suis libre après 14h00 la plupart des jours. Pouvons-nous fixer un rendez-vous pour discuter de mon parcours et de ce poste plus en détail ? J'attends avec impatience de vos nouvelles.

Rédiger des e-mails professionnels. Michael Alley, Penn State

J'apprécierais vos réflexions, réactions, critiques concernant ce chapitre : votre réponse—David McMurrey.