Aperçu des messages d'entreprise

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Remarque : Faites une recherche sur Google avec "format standard de lettre commerciale", et vous verrez qu'aucun exemple n'utilise le format à plusieurs espaces pour les en-têtes et les adresses internes dicté par les modèles Microsoft. De plus, les modèles de lettre commerciale de Microsoft montrent une virgule ponctuant la salutation. Un deux-points est traditionnel pour entreprise correspondance. Virgule non traditionnelle dans une salutation de lettre professionnelle : Remarque : Utilisez un : (:) à la place !

Mémorandums d'affaires

Pour les communications internes à une organisation, utilisez le format de mémorandum. Le contenu réel d'un mémorandum peut ressembler beaucoup à celui d'une lettre d'affaires ou à celui d'un court rapport—la clé est le format de mémorandum.

Comme pour les lettres d'affaires imprimées formelles, vous vous demandez peut-être si des mémorandums imprimés sont nécessaires à l'ère d'Internet. Votre organisation peut avoir des politiques strictes sur les moments où l'email n'est pas permis. La préoccupation centrale est la confidentialité ; tout email est susceptible d'être vu par n'importe qui. Pour cette raison, une offre d'emploi, une demande d'augmentation et des plaintes concernant un employé sont de bons exemples de moments où il ne faut pas utiliser l'email.

Composants standards des mémorandums

Le format des notes de service est beaucoup plus simple que celui des lettres commerciales. L'image ci-dessous illustre les composants standards.

DATE : Bien que les formats varient, indiquez la date à laquelle vous envoyez le mémo dans l'en-tête. L'exemple ci-dessous la montre comme la troisième ligne dans l'en-tête ; dans certains designs, c'est la première ligne.

À : Mettez le nom du destinataire ou le nom du groupe dans cet espace. Le niveau de formalité est très apparent ici. Vous pouvez mettre "Elizabeth", "Elizabeth Bennet" ou "Mme Elizabeth Bennet, Directrice des Ressources Humaines", en fonction de votre familiarité avec le destinataire et de la formalité de la situation.

Utilisation d'un formatage spécial, dans ce cas, une liste numérotée (pour indiquer une séquence ordonnée)

Exemple de mémorandum d'entreprise

La partie en-tête du format du mémo varie selon le placement de ces éléments, mais ils sont tous nécessaires.

Ligne d'objet : identifie clairement le sujet et, dans ce cas, le contexte de la communication

Référence à la communication précédente. Si l'objet ne clarifie pas le contexte de la communication, faites-le dès le premier paragraphe du mémo. Par exemple, "Sarah, je suis totalement d'accord" ne précise pas avec quoi l'auteur du mémo est d'accord.

Exemple d'un mémorandum d'entreprise

DE : Mettez votre propre nom ou le nom de la personne ou du groupe pour lequel vous rédigez le mémo dans cet emplacement. Encore une fois, la familiarité et la formalité dictent s'il faut mettre seulement votre prénom, votre nom complet, ou votre nom complet et votre titre. Traditionnellement, en tant que rédacteur du mémo, écrivez vos initiales ou votre prénom juste après votre nom imprimé.

OBJET : Dans cet espace, placez une phrase qui saisit le sujet et l'objectif du mémo. Pour une enquête sur les logiciels de vérification grammaticale, le sujet pourrait être "Résultats de notre enquête sur les logiciels de vérification grammaticale." L'étiquette réelle pour cet élément varie : certains styles utilisent "RE :" ou "OBJ. :". Si votre mémo est une réponse, formulez la ligne du sujet en conséquence. Par exemple : « Re : votre demande pour une enquête sur les dispositifs piézoélectriques. »

Corps. Le corps commence juste après le titre. Le texte est à simple interligne ; les premières lignes des paragraphes ne sont pas indentées ; et un double espacement est utilisé entre les paragraphes. (Pour des stratégies d'écriture et un style à utiliser dans le corps, voir « Style d'écriture pour la correspondance commerciale » plus tôt dans ce chapitre.)

Bloc de signature. Dans les styles de mémorandum formel, les rédacteurs insèrent en réalité le même type de formule de politesse et de bloc de signature que l'on voit dans les lettres commerciales. Sinon, le bloc de signature n'est pas utilisé dans les mémorandums.

Style d'écriture des mémorandums

En ce qui concerne le style dans les mémos, voici quelques suggestions :

Informalité. Ajustez le ton de votre mémo en fonction des destinataires et de la situation. L'informalité est courante dans les mémos, mais réfléchissez à deux fois avant d'utiliser l'humour ou le sarcasme avec des clients professionnels et des cadres supérieurs—surtout ceux dont la langue maternelle n'est pas l'anglais.

Brevité. Les mémos sont généralement assez courts—par exemple, une douzaine de lignes—et les paragraphes sont également courts.

Lignes de sujet spécifiques. Pour s'assurer que votre mémo soit lu et ait l'impact souhaité, rendez l'objet spécifique et accrocheur. Si les destinataires ont 60 à 70 messages en attente dans leur boîte de réception et qu'ils ne peuvent voir que les lignes d'objet, ils sont plus susceptibles de lire ceux qui semblent importants ou intéressants.

informations importantes d'abord. Lorsque les gens reçoivent beaucoup de mémos, ils ont tendance à perdre rapidement intérêt ou patience. Les gens sont occupés ! Mettez les informations les plus importantes au début de votre mémo. Utilisez les phrases suivantes pour des éclaircissements.

un sujet, problème, question, demande par mémo. parfois, seul le premier élément de votre note reçoit une réponse. oui, les gens sont occupés. si vous avez deux demandes, mettez une demande dans une note ; l'autre dans une note ultérieure.

paragraphes courts et espace entre les paragraphes. Chaque fois que possible, divisez vos mémos en paragraphes de trois ou quatre lignes. Et lorsque vous divisez votre message en paragraphes, laissez une ligne entre eux.

mise en évidence et accentuation. utilisez des effets typographiques (gras, italique, couleur, différentes polices), des tableaux et des graphiques de manière cohérente et modérée. vous pouvez également utiliser des tableaux et des graphiques pour renforcer vos mémos (voir le chapitre 7).

titres. si votre mémo occupe une page entière ou plus, utilisez des titres pour identifier les sous-thèmes. pour ces titres, utilisez une police légèrement plus grande et en gras. (voir le chapitre 3 pour des détails sur les titres.)

listes. si vous avez des points clés à mettre en avant ou si vous présentez des informations étape par étape, utilisez des listes à puces et des listes numérotées, respectivement.

réponses automatiques. si vous lisez des mémos en ligne, faites attention à utiliser la fonction de réponse. cela peut être un désastre en attente. parce que les mémos sont souvent adressés à plusieurs destinataires, il est facile de diffuser une réponse à tous alors que vous aviez l'intention de répondre à un seul. imaginez que, en répondant à un partenaire sur un projet, vous remettez en question la compétence d'un autre partenaire sur ce même projet. mais que se passe-t-il si cette réponse va aussi aux deux partenaires ? oups...

e-mail professionnel

à ajouter

lettres d'affaires (courrier postal)

composants communs

les éléments suivants concernent les détails mécaniques et physiques des lettres d'affaires. tous les composants discutés ci-après sont illustrés dans ce qui suit :


éléments communs des lettres commerciales

en-tête. l'en-tête contient l'adresse de l'expéditeur et la date de la lettre. le nom de l'expéditeur n'est pas inclus ; seule une date est nécessaire dans les en-têtes sur du papier à en-tête. rappelez-vous que si vous utilisez du papier à en-tête dont la première page contient un en-tête et un logo sophistiqués, n'utilisez pas ce type de page pour les pages suivantes. utilisez le papier pour les pages suivantes qui accompagne le papier avec le logo.

si vous suivez un cours d'écriture, pourquoi ne pas créer votre propre logo fantaisiste, complet avec un nom d'entreprise inventé et une adresse (si votre instructeur le permet) ? considérez ces deux exemples :


une possibilité pour un logo inventé papeterie


une autre possibilité pour du papier à lettres de logo inventé

adresse intérieure. l'adresse intérieure indique le nom et l'adresse du destinataire de la lettre. ces informations peuvent aider à éviter toute confusion dans les bureaux du destinataire. de plus, si le destinataire a déménagé, l'adresse intérieure aide à déterminer quoi faire de la lettre. dans l'adresse intérieure, incluez le titre de respect approprié du destinataire ; et copiez le nom de l'entreprise exactement comme cette entreprise l'écrit. lorsque vous avez les noms des individus, n'oubliez pas de les adresser correctement : madame, mademoiselle, monsieur, docteur, etc. si vous n'êtes pas sûr de ce qui est correct pour un individu, essayez de découvrir comment cet individu signe ses lettres ou consultez la section des formes d'adresse dans un dictionnaire.

salutation. La salutation s'adresse directement au destinataire de la lettre et est suivie d'un deux-points (sauf lorsque un ton amical, familier ou sociable est souhaité, auquel cas une virgule est utilisée).

note : commencez un nouveau document dans Microsoft Word, et vous verrez que tous les modèles de lettres de motivation ponctuent la salutation d'une virgule. La ponctuation avec un deux-points dans les lettres professionnelles est fermement établie dans le compagnon de l'écrivain d'affaires (2011).

remarquez que dans le lettre simplifiée dans ce format, la ligne de salutation est complètement éliminée. si vous ne savez pas si le destinataire est un homme ou une femme, la pratique traditionnelle a été d'écrire "cher monsieur" ou "chers messieurs"—mais c'est sexiste ! pour éviter ce problème, des salutations telles que "cher monsieur ou madame," "chères dames et messieurs," "chers amis," ou "chers amis" ont été essayées— mais sans beaucoup d'acceptation générale. supprimer complètement la ligne de salutation ou insérer "à qui cela concerne" à sa place, n'est ordinairement pas non plus une bonne solution—c'est impersonnel.

la meilleure solution est de passer un appel téléphonique rapide et anonyme à l'organisation et de demander un nom ; ou, d'adresser la salutation à un nom de département, un nom de comité ou un nom de poste : "cher département des ressources humaines," "cher comité de recrutement," "cher président," "cher directeur des aides financières," par exemple.

FORMAT EN LETTRES MAJUSCULES

ligne d'objet ou de référence. comme indiqué dans le lettre de commande, la ligne d'objet remplace la salutation ou est incluse avec elle. la ligne d'objet annonce l'objet principal de la lettre.

corps de la lettre. le message réel est bien sûr contenu dans le corps de la lettre, les paragraphes entre la salutation et la formule de politesse. Les stratégies pour rédiger le corps de la lettre sont discutées dans la section sur style de correspondance professionnelle.

formule de politesse. le "sincèrement vôtre" élément de la lettre d'affaires est appelé la formule de politesse. d'autres formules courantes sont "sincèrement vôtre," "cordialement," "respectueusement," ou "respectueusement vôtre." vous pouvez concevoir la vôtre, mais faites attention à ne pas en créer des fleuries ou verbeuses. notez que seule la première lettre est en majuscule, et elle est toujours suivie d'une virgule.

bloc de signature. en général, vous tapez votre nom quatre lignes en dessous de la formule de politesse et signez votre nom entre les deux. si vous êtes une femme et souhaitez préciser votre statut marital, utilisez mademoiselle, madame ou madame (mrs.) entre parenthèses avant la version tapée de votre prénom. chaque fois que cela est possible, incluez votre titre ou le nom du poste que vous occupez juste en dessous de votre nom. par exemple, "étudiant en rédaction technique," "étudiant en traitement de données en deuxième année," ou "étudiant au collège communautaire de Tarrant County" sont parfaitement acceptables.

notations de fin. juste en dessous du bloc de signature se trouvent souvent plusieurs abréviations ou phrases qui ont des fonctions importantes.

• Initiales. Les initiales en lettres majuscules dans les figures précédentes sont celles de l'auteur de la lettre, et celles en lettres minuscules juste après les deux-points sont celles du dactylographe.
• Pièces jointes. Pour s'assurer que le destinataire sait que des éléments accompagnent la lettre dans la même enveloppe, utilisez des indications telles que "Pièce jointe, " "PJ, " "Pièces jointes (2)." Par exemple, si vous envoyez un CV et un échantillon d'écriture avec votre lettre de candidature, vous feriez ceci : "PJ : CV et échantillon d'écriture." Si la pièce jointe est perdue, le destinataire le saura.
• Copies. Si vous envoyez des copies d'une lettre à d'autres, indiquez ce fait parmi les notations finales également. Par exemple, si vous étiez contrarié par la gestion de vos problèmes de réparation par un commerçant local et que vous envoyiez une copie de votre lettre au Bureau des Meilleures Pratiques Commerciales, vous écririez ceci : "cc : Bureau des Meilleures Pratiques Commerciales." Si vous prévoyez d'envoyer une copie à votre avocat, écrivez quelque chose comme ceci : "cc : M. Raymond Mason, Avocat."

Pages suivantes. Si votre lettre est plus longue qu'une page, l'en-tête en haut des pages suivantes peut être géré de l'une des manières montrées ci-dessous. Les informations dans l'en-tête de la page suivante sont le nom du destinataire, date et numéro de page :

Exemples de format d'en-tête de page suivante.

Si vous utilisez du papier à en-tête, rappelez-vous de ne pas l'utiliser pour les pages suivantes. Cependant, vous devez utiliser du papier blanc de la même qualité, poids et texture que le papier à en-tête (en général, le papier à en-tête est fourni avec du papier blanc assorti).

Formats de lettres d'affaires

Si vous rédigez une lettre commerciale, choisissez l'un des formats courants comme indiqué dans les exemples de lettres ci-dessous. Ceux-ci incluent la lettre en bloc, la lettre semi-bloc, la lettre en bloc alternatif et la lettre simplifiée.

• Voir le LETTRES MAJUSCULES.
• Voir le lettre semi-bloc.
• Voir le lettre en bloc alternative.
• Pour le lettre simplifiée.

Le choix de ces formats dépend de ceux couramment utilisés dans votre organisation ou de la situation dans laquelle vous écrivez. Utilisez la lettre simplifiée si vous ne connaissez pas le nom d'une personne ou d'un département à qui écrire.

Style dans les messages professionnels

Rédiger des lettres commerciales et des notes diffère de certaines manières importantes de la rédaction de rapports. Gardez à l'esprit les conseils suivants lorsque vous écrivez et surtout lorsque vous révisez vos lettres ou notes commerciales.

Énoncez immédiatement l'activité principale, l'objectif ou le sujet. Faites savoir au lecteur dès la première phrase de quoi traite votre lettre. Souvenez-vous que lorsque des professionnels ouvrent une lettre, leur première préoccupation est de connaître le sujet de la lettre, quel est son but et pourquoi ils doivent consacrer du temps à la lire. Évitez donc les débuts enroulés. Si vous écrivez pour postuler à un emploi, commencez par quelque chose comme ceci : "Je vous écris pour postuler au poste que vous avez actuellement ouvert...." Si vous avez de mauvaises nouvelles à annoncer, il n'est pas nécessaire de tout dévoiler dans la première phrase. Voici un exemple de manière d'éviter une formulation négative : "Je vous écris en réponse à votre lettre du 24 juillet XXXX dans laquelle vous discutez des problèmes que vous avez rencontrés avec une feuille de calcul électronique achetée auprès de notre entreprise." Voici un autre exemple supplémentaire.

Indiquez immédiatement le principal objectif ou l'objet de la lettre. La version originale commence à gesticuler dès le début. La version révisée établit au moins le but de la lettre (et ensuite commence à gesticuler).

Si vous répondez à une lettre, identifiez cette lettre par son sujet et sa date dans le premier paragraphe ou la première phrase. Les destinataires occupés qui écrivent eux-mêmes de nombreuses lettres peuvent ne pas se souvenir de leurs lettres à votre égard. Pour éviter les problèmes, identifiez la date et le sujet de la lettre à laquelle vous répondez :

Cher M. Stout : Je vous écris en réponse à votre lettre du 1er septembre 2024 dans laquelle vous décrivez les problèmes que vous avez rencontrés avec l'une de nos tronçonneuses. Je regrette que vous ayez subi cet inconvénient et cette dépense et....

Chère Mme Cohen : J'ai juste reçu votre lettre du 4 août 2024 dans laquelle vous listez des noms et d'autres sources à partir desquelles je peux obtenir des informations supplémentaires sur la fabrication et l'utilisation des bouteilles en plastique dans l'industrie des boissons non alcoolisées....

Gardez les paragraphes de la plupart des lettres commerciales courts. Les paragraphes des lettres commerciales tendent à être courts, certains ne faisant qu'une phrase. Les lettres commerciales ne sont pas lues de la même manière que des articles, des rapports ou des livres. En général, elles sont lues rapidement. Des paragraphes longs, épais et denses de plus de dix lignes, qui nécessitent beaucoup de concentration, peuvent ne pas être lus attentivement—ou ne pas être lus du tout.

Pour permettre au destinataire de lire vos lettres plus rapidement et de comprendre et se souvenir des faits ou idées importants, créez des paragraphes relativement courts de trois à huit lignes. Dans les lettres professionnelles, des paragraphes composés d'une seule phrase sont courants et tout à fait acceptables. Tout au long de ce chapitre, vous verrez des exemples des paragraphes plus courts couramment utilisés dans les lettres d'affaires.

"Compartimentez" le contenu de votre lettre. Lorsque vous "compartimentez" le contenu d'une lettre commerciale, vous placez chaque segment différent de la discussion—chaque sujet différent de la lettre—dans son propre paragraphe. Si vous écriviez une lettre de plainte concernant des problèmes avec l'unité centrale de votre ordinateur personnel, vous pourriez avoir ces paragraphes :

• Une description des problèmes que vous avez rencontrés avec cela.
• Les réparations inefficaces que vous avez eues
• La compensation que vous pensez mériter et pourquoi

Étudiez chaque paragraphe de vos lettres pour son but, son contenu ou sa fonction. Lorsque vous trouvez un paragraphe qui fait plus d'une chose, envisagez de le diviser en deux paragraphes. Si vous découvrez deux courts paragraphes séparés qui font la même chose, envisagez de les unir en un seul.

Fournir des indicateurs de sujet au début des paragraphes. Analysez certaines des lettres que vous voyez dans ce chapitre en termes de contenu ou d'objectif de leurs paragraphes individuels. Dans la première phrase de tout paragraphe d'un courrier professionnel, essayez de localiser un mot ou une phrase qui indique le sujet de ce paragraphe. Si un paragraphe parle de vos problèmes avec un ordinateur personnel, intégrez le mot "problèmes" ou la phrase "problèmes avec mon ordinateur personnel" dans la première phrase. Cela donne aux destinataires une idée claire du contenu et de l'objectif de chaque paragraphe. Voici un extrait avant et après que des indicateurs de sujet aient été incorporés :

Problème : J'ai travaillé comme électricien dans la région de Decatur, Illinois, pendant environ six ans. Depuis 2022, je suis licencié par la ville de Decatur en tant qu'entrepreneur électrique qualifié pour réaliser des travaux commerciaux et industriels ainsi que des travaux résidentiels. Révision : Quant à mon expérience professionnelle, J'ai travaillé comme électricien dans la région de Decatur, Illinois, pendant environ six ans. Depuis 2022, je suis licencié par la ville de Decatur en tant qu'entrepreneur électricien qualifié pour entreprendre des travaux commerciaux et industriels ainsi que des travaux résidentiels.(Italique non présent dans l'original.)

Listez ou énumérez autant que possible dans une lettre d'affaires. La liste étale le texte de la lettre, ce qui facilite la rapidité avec laquelle on peut saisir les points importants. Les listes peuvent être traitées de plusieurs manières, comme expliqué dans le chapitre sur les listes. Pour des exemples de listes dans la correspondance commerciale, voir le format en lettres majuscules ci-dessus, le lettre de demande, et lettre de commande.

Placez des informations importantes de manière stratégique dans les lettres commerciales. Les informations dans la première et la dernière ligne des paragraphes ont tendance à être lues et retenues plus facilement. Ce sont des points de haute visibilité. Les informations enfouies au milieu de longs paragraphes sont facilement négligées ou oubliées. Par exemple, dans les lettres de candidature qui doivent convaincre de potentiels employeurs que vous êtes le bon candidat pour un poste, placez les informations sur vos qualités attrayantes au début ou à la fin des paragraphes pour un plus grand impact. Placez les informations moins positives ou nuisibles dans des points moins visibles. Si vous avez des choses difficiles à dire, une bonne (et honnête) stratégie est de les dévaloriser en les plaçant dans des zones moins mises en avant. Si un emploi nécessite trois ans d'expérience et que vous n'en avez qu'une, enterrez ce fait au milieu ou dans la moitié inférieure d'un paragraphe du corps de la lettre de candidature. La lettre résultante sera honnête et complète ; elle ne mettra tout simplement pas en avant des points faibles de manière inutile. Voici quelques exemples de ces idées :

Problème : En juillet, je vais obtenir mon diplôme de l'Université du Kansas avec un Bachelor of Science en Nutrition et Diététique. Au cours des quatre dernières années durant lesquelles j'ai poursuivi ce diplôme, j'ai travaillé comme assistant de laboratoire pour le Dr Alison Laszlo et j'ai été actif dans deux organisations connexes, l'Association des Étudiants Diététiciens et l'Association Américaine d'Économie Domestique. Dans mes laboratoires de biochimie nutritionnelle et de sciences alimentaires, j'ai rédigé de nombreux rapports techniques et articles scientifiques. J'ai également été aide-diététicien à l'hôpital St. David à Lawrence pendant un an et demi. (Le poste requiert un rédacteur technique ; mettons d'abord cela en avant, puis évoquons le reste !) Révision : Dans ma formation à l'Université du Kansas, j'ai eu une expérience substantielle dans la rédaction de rapports techniques et d'articles scientifiques. La plupart de ces rapports et articles ont été dans le domaine de la nutrition et de la diététique, dans lequel je recevrai mon diplôme de Bachelor of Science en juillet prochain. Au cours de mes quatre années à l'université, j'ai également géré de nombreux documents en tant qu'assistant de laboratoire pour le Dr Alison Laszlo, en tant que membre de deux organisations connexes, l'Association des étudiants en diététique et l'Association américaine d'économie domestique, et en tant qu'aide diététique à l'hôpital St. David à Lawrence au cours de l'année et demie écoulée.

Problème : À ce jour, je n'ai effectué aucune inspection de bâtiment indépendante par moi-même. J'ai travaillé les deux dernières années sous la supervision de M. Robert Packwood qui m'a souvent confié la responsabilité principale des visites et des inspections de propriété. C'est M. Packwood qui m'a encouragé à postuler pour ce poste. J'ai également rénové quelques maisons anciennes en tant que contractuel et j'ai une certaine expérience dans la construction industrielle en tant que soudeur et en tant que commis sur un site de construction nucléaire. (Ne mentons pas sur notre manque d'expérience, mais ne l'affichons pas non plus sur un panneau d'affichage !) Révision : En ce qui concerne mon expérience professionnelle, j'ai réalisé de nombreuses visites de bâtiments et inspections de propriétés sous la supervision de M. Robert Packwood au cours des deux dernières années. M. Packwood, qui m'a encouragé à postuler pour ce poste, m'a souvent confié la responsabilité principale de nombreux travaux d'inspection. J'ai également effectué des rénovations de maisons anciennes sur une base contractuelle et j'ai une certaine expérience dans la construction industrielle en tant que soudeur et en tant que commis sur un site de construction nucléaire.

Trouvez des moyens positifs d'exprimer de mauvaises nouvelles dans vos lettres professionnelles. Souvent, les lettres professionnelles doivent transmettre de mauvaises nouvelles : un clavier d'ordinateur cassé ne peut pas être remplacé, ou une personne ne peut pas être embauchée. De telles mauvaises nouvelles peuvent être communiquées de manière délicate. Ce faisant, on réduit les chances de mettre fin à la relation d'affaires avec le destinataire de la mauvaise nouvelle. Pour transmettre de mauvaises nouvelles positivement, évitez des mots tels que " ne peut pas, " " interdire, " " échouer, " " impossible, " " refuser, " " interdire, " " restreindre, " et " nier " autant que possible. Les premières versions des phrases d'exemple ci-dessous sont formulées de manière plutôt froide et peu amicale ; les secondes versions sont beaucoup plus positives, cordiales et délicates :

Problème : En raison de la quantité d'informations que vous demandez dans votre lettre, je ne peux tout simplement pas vous aider sans perturber sérieusement mon emploi du temps. Révision : Dans votre lettre, vous demandez une quantité importante d'informations que je souhaiterais vous aider à trouver. Cependant, en raison de mes engagements professionnels, je ne pourrai répondre qu'à quelques-unes des questions....

Problème : Si vous ne complétez pas et ne retournez pas ce contrat publicitaire avant le 1er juillet XXXX, vous ne recevrez pas votre espace publicitaire cette année. Lignes du Capitole. Si nous n'avons pas de nouvelles de votre part avant cette date limite, nous vendrons votre espace publicitaire à un autre client. Révision : Veuillez compléter le contrat ci-joint et nous le retourner avant le 1er juillet XXXX. Après cette date limite, nous commencerons à vendre tout espace publicitaire non renouvelé cette année. Lignes du Capitole, donc j'espère avoir de vos nouvelles d'ici là.

Problème : Bien que je sois prêt à discuter des changements dans des aspects spécifiques de cet article ou des idées sur des domaines supplémentaires à couvrir, je ne suis pas disposé à changer le thème de base de l'article : l'utilisabilité du système de micro-ordinateur Victor. Révision : Je suis certainement ouvert aux suggestions et commentaires concernant des aspects spécifiques de cet article, ou toutes vos réflexions sur d'autres domaines que vous pensez que je devrais aborder. Je veux néanmoins conserver le thème principal de l'article : l'utilisabilité du système microordinateur Victor.

Concentrez-vous sur les besoins, les objectifs ou les intérêts du destinataire plutôt que sur les vôtres. Évitez de vous concentrer sur vos propres préoccupations plutôt que sur celles du destinataire. Même si vous devez parler beaucoup de vous-même dans une lettre d'affaires, faites-le d'une manière qui relie vos préoccupations à celles du destinataire. Ce style axé sur le destinataire est souvent appelé "l'attitude vous__," ce qui ne signifie pas d'utiliser plus de "vous", mais de faire du destinataire le principal sujet de la lettre.

Problème : Je vous écris au sujet d'un changement dans notre politique de tarification qui permettra à notre entreprise de gagner du temps et de l'argent. Dans une opération comme la nôtre, cela nous coûte un grand nombre d'heures de travail (et donc des dépenses) de gratter et de rincer notre vaisselle usagée lorsqu'elle revient de grandes soirées. De plus, nous avons engagé de grandes dépenses pour le remplacement de linges qui ont été ruinés par des taches qui auraient pu être trempées rapidement après la fête et sauvées. Révision : Je vous écris pour vous informer d'une nouvelle politique que nous mettons en place, à partir du 1er septembre 2021, qui nous permettra de mieux répondre à vos besoins pour de grandes réceptions, plus souvent et sans délai. Dans une opération comme la nôtre, où nous fournissons pour des fêtes regroupant jusqu'à 500 personnes, le temps de traitement est crucial ; la vaisselle non grattée et non rinçée entraîne des retards dans le temps de nettoyage et, plus important encore, un service moins fréquent et moins rapide pour vous, le client. De plus, des frais supplémentaires pour des linges tachés peuvent être évités par un trempage immédiat après la fête.

Problème : Pour ces raisons, notre nouvelle politique, applicable à partir du 1er septembre XXXX, sera de facturer un supplément de 15 % sur la vaisselle non rincée et 75 % de la valeur de gros des serviettes tachées qui n'ont pas été trempées. Révision : Par conséquent, pour nous permettre de répondre rapidement aux besoins de votre grand groupe, nous commencerons à facturer 15 % sur toute la vaisselle non rincée et 75 % de la valeur de gros du linge taché qui n'a pas été trempé. Nous espérons que cette politique encouragera le personnel de cuisine de nos clients à effectuer le rinçage et/ou le trempage rapides et simples à la fin des grandes fêtes. Cela garantira un service plus rapide et plus fréquent.

Évitez un langage pompeux, gonflé et juridique. Attention au langage pompeux et prétentieux. Ce type de langage peut sembler professionnel au début ; en réalité, c'est ridicule. Bien sûr, une telle formulation est apparemment nécessaire dans les documents juridiques ; mais pourquoi l'utiliser dans d'autres situations d'écriture ? Lorsque vous rédigez une lettre commerciale, imaginez-vous comme une personne de bon sens, terre à terre (mais évitez le jargon). Consultez les exemples suivants pour une bonne dose de jargon bureaucratique.

Version en langage pompeux	Version en anglais simple
Les enseignants doivent aider les étudiants dans leur processus d'enculturation à la littératie en conférence électronique.	Les enseignants doivent aider les élèves à s'habituer aux conférences en ligne.
Les étudiants doivent apprendre comment ce média contraint et permet leur production et échange de discours.	Les étudiants doivent apprendre comment la conférence en ligne affecte leurs communications.
Les enseignants doivent co-construire de manière dynamique l'espace intellectuel, social et politique qu'est la conférence électronique avec leurs étudiants.	Les enseignants doivent créer l'atmosphère de la conférence en ligne avec leurs étudiants.
Les étudiants doivent voir que la rhétoricité des rôles en constante évolution en tant que producteurs et consommateurs de discours dans la dynamique interactive de l'échange discursif dans un système de livraison électronique rapide est la même que celle qui se produit entre les locuteurs et les auditeurs lors d'une conversation orale.	Les étudiants doivent comprendre que leurs rôles en tant qu'écrivains et lecteurs dans les conférences en ligne évoluent rapidement de la même manière que leurs rôles en tant qu'orateurs et auditeurs le font dans les conversations orales.

Voici un autre exemple—avant et après :

Évitez un style d'écriture pompeux et officiel. Non seulement le ton de la version problématique est offensant, mais elle est quasiment deux fois plus longue que la version révisée !

Donnez à votre lettre d'affaires une "conclusion d'action" chaque fois que c'est approprié. Une "action-finale" clarifie ce que l'auteur de la lettre attend du destinataire et quand. Des conclusions inefficaces aux lettres commerciales se terminent souvent par des déclarations plutôt faibles et non engageantes telles que "J'espère avoir de vos nouvelles bientôt" ou "Faites-moi savoir si je peux vous être d'une quelconque aide." Au lieu de cela, ou en plus, spécifiez l'action que le destinataire doit entreprendre et le calendrier de cette action. Par exemple, si vous rédigez une lettre de demande, demandez à l'éditeur, poliment, de vous faire connaître sa décision si possible dans un mois. Si vous rédigez une lettre de candidature, essayez discrètement de fixer une date et une heure pour un entretien. Voici quelques exemples :

Dès que vous approuverez ce plan, je commencerai à contacter les représentants commerciaux immédiatement pour organiser l'achat et la livraison des ordinateurs portables. Puis-je m'attendre à avoir de vos nouvelles dans la semaine ?

Je suis libre après 14h00 la plupart des jours. Pouvons-nous fixer un rendez-vous pour discuter davantage de mon parcours et de ce poste ? J'attends votre réponse avec impatience.

Rédiger des e-mails professionnels. Michael Alley, Penn State

J'apprécierais vos réflexions, réactions, critiques concernant ce chapitre : votre réponse—David McMurrey.