Aperçu des Messages Professionnels

Veuillez cliquer ici pour aider David McMurrey payer pour l'hébergement web :
Donnez tout petit montant que vous pouvez !
L'écriture technique en ligne restera gratuite.

Remarque : Faites une recherche Google sur "format standard de lettre commerciale", et vous verrez que *aucun* exemple n'utilise le format avec plusieurs espaces pour les en-têtes et les adresses à l'intérieur dicté par les modèles de Microsoft. De plus, les modèles de lettres commerciales de Microsoft montrent une virgule ponctuant la salutation. Un deux-points est traditionnel pour entreprise correspondance. Non-traditional virgule dans une salutation de lettre d'affaires : Remarque : Utilisez un : (deux-points) à la place !

Mémorandums d'affaires

Pour les communications internes à une organisation, utilisez le format de mémo. Le contenu réel d'un mémo peut être très similaire à celui d'une lettre commerciale ou à celui d'un rapport court—l'essentiel est le format du mémo.

Comme pour les lettres d'affaires formelles imprimées, vous vous demandez peut-être si les mémorandums imprimés sont nécessaires à l'ère de l'Internet. Votre organisation peut avoir des politiques strictes concernant les situations où l'e-mail n'est pas permis. La préoccupation principale est la confidentialité ; tout e-mail est susceptible d'être vu par n'importe qui. Pour cette raison, une offre d'emploi, une demande d'augmentation et des plaintes au sujet d'un employé sont de bons exemples de moments où il ne faut pas utiliser l'e-mail.

Composants standards des mémorandum

Le format des mémorandums est beaucoup plus simple que celui des lettres commerciales. L'image ci-dessous illustre les composants standard.

DATE : Bien que les formats varient, mettez la date d'envoi du mémo dans l'en-tête. L'exemple ci-dessous la montre comme la troisième ligne de l'en-tête ; dans certains designs, c'est la première ligne.

À : Mettez le nom du destinataire ou le nom du groupe dans cet espace. Le niveau de formalité est très apparent ici. Vous pouvez mettre "Elizabeth", "Elizabeth Bennet" ou "Mme Elizabeth Bennet, Directrice du Personnel", selon votre familiarité avec le destinataire et la formalité de la situation.

Utilisation d'un formatage spécial, dans ce cas, une liste numérotée (pour indiquer une séquence ordonnée)

Exemple de note de service commerciale

La partie en-tête du format de mémo varie selon le placement de ces éléments, mais ils sont tous nécessaires.

Ligne d'objet : identifie clairement le sujet et, dans ce cas, le contexte de la communication

Référence à la communication précédente. Si la ligne de sujet ne clarifie pas le contexte de la communication, faites-le dans le premier paragraphe du mémo. Par exemple, "Sarah, je suis totalement d'accord" ne précise pas avec quoi l'auteur du mémo est d'accord.

Exemple de mémorandum d'entreprise

DE : Mettez votre propre nom ou le nom de la personne ou du groupe pour lequel vous rédigez le mémo dans cet espace. Encore une fois, la familiarité et la formalité dictent si vous devez mettre seulement votre prénom, votre nom complet, ou votre nom complet et votre titre. Traditionnellement, en tant que rédacteur du mémo, écrivez à la main vos initiales ou votre prénom juste après votre nom imprimé.

SUJET : Dans cet espace, placez une phrase qui capture le sujet et l'objectif du mémo. Pour une enquête sur les logiciels de correction grammaticale, le sujet pourrait être "Résultats de notre enquête sur les logiciels de correction grammaticale." L'étiquette réelle de cet élément varie : certains styles utilisent "RE :" ou "OBJ. :". Si votre mémo est une réponse, formulez la ligne de sujet en conséquence. Par exemple : ‘‘Re : votre demande pour une enquête sur les dispositifs piézoélectriques.’’

Corps. Le corps commence juste après le titre. Le texte est à double interligne ; les premières lignes des paragraphes ne sont pas en retrait ; et un double interligne est utilisé entre les paragraphes. (Pour les stratégies d'écriture et le style à utiliser dans le corps, voir « Style d'écriture pour la correspondance professionnelle » plus tôt dans ce chapitre.)

Bloc de signature. Dans les styles de mémorandum formels, les rédacteurs insèrent en fait le même type de formule de politesse et de bloc de signature que vous voyez dans les lettres d'affaires. Sinon, le bloc de signature n'est pas utilisé dans les mémorandums.

Style d'écriture des mémos

En ce qui concerne le style dans les mémos, voici quelques suggestions :

Informalité. Ajustez le ton de votre mémo en fonction des destinataires et de la situation. L'informalité est courante dans les mémos, mais réfléchissez à deux fois avant d'utiliser l'humour ou le sarcasme avec des clients commerciaux et des cadres supérieurs—surtout ceux dont la langue maternelle n'est pas l'anglais.

Brevité. Les mémos sont normalement assez courts — par exemple, moins d'une douzaine de lignes — et les paragraphes sont courts aussi.

Lignes de sujet spécifiques. Pour garantir que votre mémo soit lu et ait l'impact souhaité, rendez l'objet spécifique et accrocheur. Si les destinataires ont 60 à 70 messages en attente dans leur boîte de réception et qu'ils ne peuvent voir que les lignes d'objet, ils sont plus susceptibles de lire ceux qui semblent importants ou intéressants.

informations importantes d'abord. Lorsque les gens reçoivent beaucoup de notes, ils ont tendance à perdre rapidement tout intérêt ou patience. Les gens sont occupés ! Mettez les informations les plus importantes au début de votre note. Utilisez les phrases suivantes pour des éclaircissements.

un sujet, problème, question, demande par mémo. parfois, seul le premier élément de votre mémo reçoit une réponse. oui, les gens sont occupés. si vous avez deux demandes, mettez une demande dans un mémo ; l'autre dans un mémo suivant.

paragraphes courts et de l'espace entre les paragraphes. Chaque fois que possible, divisez vos notes en paragraphes de trois ou quatre lignes. Et lorsque vous divisez votre message en paragraphes, laissez une ligne vide entre eux.

mise en évidence et accentuation. utilisez des effets typographiques (gras, italique, couleur, différentes polices), des tableaux et des graphiques de manière cohérente et modérée. vous pouvez également utiliser des tableaux et des graphiques pour renforcer vos notes (voir chapitre 7).

titres. si votre mémo fait une page complète ou plus, utilisez des titres pour identifier les sous-thèmes. pour ces titres, utilisez une police légèrement plus grande et en gras. (voir le chapitre 3 pour les détails sur les titres.)

listes. si vous avez des points clés à souligner ou si vous présentez des informations étape par étape, utilisez des listes à puces et des listes numérotées, respectivement.

réponses automatiques. si vous lisez des mémos en ligne, faites attention à utiliser la fonction de réponse. cela peut être un désastre en attente. parce que les mémos sont souvent adressés à plusieurs destinataires, il est facile d'envoyer une réponse à tous lorsque vous aviez l'intention de répondre à un seul. imaginez que, en répondant à un partenaire d'un projet, vous remettiez en question la compétence d'un autre partenaire sur ce même projet. mais que se passe-t-il si cette réponse va aussi à ces deux partenaires ? oups...

e-mail commercial

à ajouter

lettres d'affaires (courrier postal)

composants communs

ce qui suit concerne les détails mécaniques et physiques des lettres commerciales. tous les composants discutés ci-après sont illustrés dans ce qui suit :


composants courants des lettres d'affaires

en-tête. L'en-tête contient l'adresse de l'expéditeur et la date de la lettre. Le nom de l'expéditeur n'est pas inclus ; seule une date est nécessaire dans les en-têtes sur du papier à en-tête. N'oubliez pas que si vous utilisez du papier à en-tête sur lequel la première page contient un en-tête luxueux et un logo, n'utilisez pas ce type de page sur les pages suivantes. Utilisez le papier des pages suivantes qui accompagne le papier avec le logo.

si vous êtes dans un cours d'écriture, pourquoi ne pas créer votre propre logo élégant, accompagné d'un nom d'entreprise inventé et d'une adresse (si votre instructeur le permet) ? considérez ces deux exemples :


une possibilité pour du papier à lettre de logo inventé


une autre possibilité pour un papier à lettres de logo inventé

adresse intérieure. L'adresse interne indique le nom et l'adresse du destinataire de la lettre. Cette information peut aider à prévenir toute confusion dans les bureaux du destinataire. De plus, si le destinataire a déménagé, l'adresse interne aide à déterminer quoi faire avec la lettre. Dans l'adresse interne, incluez le titre de respect approprié du destinataire ; et recopiez le nom de l'entreprise exactement comme celle-ci l'écrit. Lorsque vous avez les noms des individus, rappelez-vous de les adresser de manière appropriée : Mme, Mlle, M., Dr, et ainsi de suite. Si vous n'êtes pas sûr de ce qui est correct pour un individu, essayez de découvrir comment cet individu signe des lettres ou consultez la section des formes d'adresse dans un dictionnaire.

salutation. La salutation s'adresse directement au destinataire de la lettre et est suivie d'un deux-points (sauf lorsque l'on souhaite un ton amical, familier ou sociable, auquel cas une virgule est utilisée).

remarque : commencer un nouveau document dans Microsoft Word, et vous verrez que tous les modèles de lettres de motivation ponctuent la salutation par une virgule. La ponctuation avec deux-points dans les lettres professionnelles est fermement établie dans le compagnon du rédacteur d'affaires (2011).

remarquez que dans le lettre simplifiée dans ce format, la ligne de salutation est complètement supprimée. si vous ne savez pas si le destinataire est un homme ou une femme, la pratique traditionnelle a été d'écrire "cher monsieur" ou "chers messieurs"—mais c'est sexiste ! pour éviter ce problème, des salutations telles que "cher monsieur ou madame," "chers dames et messieurs," "chers amis," ou "chère population" ont été essayées—mais sans beaucoup d'acceptation générale. supprimer complètement la ligne de salutation ou insérer "à qui de droit" à sa place, n'est généralement pas une bonne solution non plus—c'est impersonnel.

la meilleure solution est de passer un appel téléphonique rapide et anonyme à l'organisation et de demander un nom ; ou, d'adresser la salutation à un nom de département, à un nom de comité, ou à un nom de poste : "cher département des ressources humaines," "cher comité de recrutement," "cher président," "cher directeur des aides financières," par exemple.

FORMAT EN LETTRES MAJUSCULES

ligne de sujet ou de référence. comme indiqué dans le lettre de commande, la ligne de sujet remplace la salutation ou est incluse avec elle. la ligne de sujet annonce l'objet principal de la lettre.

corps de la lettre. le message réel, bien sûr, est contenu dans le corps de la lettre, les paragraphes entre la salutation et la formule de politesse. des stratégies pour rédiger le corps de la lettre sont discutées dans la section sur style de correspondance commerciale.

formule de politesse. l'élément "sincèrement vôtre" de la lettre d'affaires s'appelle la formule de politesse. d'autres formules courantes sont "sincèrement vôtre," "cordialement," "respectueusement," ou "respectueusement vôtre." vous pouvez concevoir la vôtre, mais faites attention à ne pas créer des formules fleuries ou verbeuses. notez que seule la première lettre est en majuscule et qu'elle est toujours suivie d'une virgule.

bloc de signature. en général, vous tapez votre nom quatre lignes en dessous de la formule de politesse, et signez votre nom entre les deux. si vous êtes une femme et souhaitez préciser votre état civil, utilisez mademoiselle, madame, ou mme entre parenthèses avant la version tapée de votre prénom. chaque fois que c'est possible, incluez votre titre ou le nom de votre poste juste en dessous de votre nom. par exemple, "étudiant en rédaction technique," "étudiant en traitement de données en deuxième année," ou "étudiant au collège communautaire du comté de Tarrant" sont parfaitement acceptables.

notations de fin. juste en dessous du bloc de signature se trouvent souvent plusieurs abréviations ou phrases qui ont des fonctions importantes.

• Initiales. Les initiales en lettres majuscules dans les chiffres précédents sont celles de l'auteur de la lettre, et celles en lettres minuscules juste après le deux-points sont celles du dactylographe.
• Pièces jointes. Pour s'assurer que le destinataire sait que des articles accompagnent la lettre dans la même enveloppe, utilisez des indications comme "Enclosure," "Encl.," "Enclosures (2)." Par exemple, si vous envoyez un CV et un échantillon d'écriture avec votre lettre de candidature, vous feriez cela : "Encl. : CV et échantillon d'écriture." Si l'envoi est perdu, le destinataire le saura.
• Copies. Si vous envoyez des copies d'une lettre à d'autres, indiquez ce fait parmi les notations finales également. Si, par exemple, vous étiez contrarié par la gestion de vos problèmes de réparation par un commerçant local et que vous envoyiez une copie de votre lettre au Bureau de protection des consommateurs, vous écririez ceci : "cc : Bureau de protection des consommateurs." Si vous prévoyez d'envoyer une copie à votre avocat, écrivez quelque chose comme ceci : "cc : M. Raymond Mason, Avocat."

Pages suivantes. Si votre lettre fait plus d'une page, l'en-tête en haut des pages suivantes peut être présenté de l'une des manières suivantes. Les informations dans l'en-tête de la page suivante sont le nom du destinataire, date et numéro de page :

Exemples de format d'en-tête de page suivante.

Si vous utilisez du papier à en-tête, n'oubliez pas de ne pas l'utiliser pour les pages suivantes. Cependant, vous devez utiliser du papier vierge de la même qualité, poids et texture que le papier à en-tête (en général, le papier à en-tête est accompagné de papier vierge assorti).

Formats de lettres commerciales

Si vous rédigez une lettre d'affaires, choisissez l'un des formats courants comme indiqué dans les exemples de lettres ci-dessous. Ceux-ci incluent la lettre en bloc, la lettre semi-bloc, la lettre en bloc alternative et la lettre simplifiée.

• Voir le Lettres majuscules.
• Voir le lettres en semi-bloc.
• Voir le lettres majuscules alternatives.
• Pour le lettre simplifiée.

Le choix de ces formats dépend de ceux couramment utilisés dans votre organisation ou de la situation dans laquelle vous écrivez. Utilisez la lettre simplifiée si vous n'avez pas le nom d'un individu ou d'un service à qui écrire.

Style dans les messages d'affaires

La rédaction de lettres d'affaires et de mémos diffère à certains égards importants de la rédaction de rapports. Gardez les conseils suivants à l'esprit lorsque vous rédigez et surtout lorsque vous révisiez vos lettres d'affaires ou mémos.

Indiquez immédiatement la principale activité, le but ou le sujet. Informez le lecteur dès la première phrase du sujet de votre lettre. Rappelez-vous que lorsque des professionnels ouvrent une lettre, leur première préoccupation est de savoir de quoi il s'agit, quel est son objectif et pourquoi ils doivent passer du temps à la lire. Évitez donc les introductions alambiquées. Si vous écrivez pour postuler à un emploi, commencez par quelque chose comme ceci : "Je vous écris pour postuler au poste que vous avez actuellement à pourvoir...." Si vous avez de mauvaises nouvelles à annoncer, vous n'êtes pas obligé de tout révéler dès la première phrase. Voici un exemple de la façon d'éviter un langage négatif : "Je vous écris en réponse à votre lettre du 24 juillet XXXX dans laquelle vous discutez des problèmes que vous avez rencontrés avec un tableur électronique acheté auprès de notre entreprise." Ce qui suit montre un exemple supplémentaire.

Indiquez dès le départ le but principal ou l'objet de la lettre. La version initiale commence simplement à s'agiter dès le départ. La version révisée établit au moins le but de la lettre ( puis commence à s'agiter).

Si vous répondez à une lettre, identifiez cette lettre par son sujet et sa date dans le premier paragraphe ou phrase. Les destinataires occupés qui écrivent eux-mêmes de nombreuses lettres peuvent ne pas se souvenir de leurs lettres à votre intention. Pour éviter les problèmes, identifiez la date et le sujet de la lettre à laquelle vous répondez :

Cher Monsieur Stout : Je vous écris en réponse à votre lettre du 1er septembre 2024 dans laquelle vous décrivez les problèmes que vous avez rencontrés avec l'une de nos tronçonneuses. Je regrette que vous ayez subi cet inconvénient et ces frais et....

Chère Mme Cohen : Je viens de recevoir votre lettre du 4 août 2024 dans laquelle vous listez des noms et d'autres sources à partir desquelles je peux obtenir des informations supplémentaires sur la fabrication et l'utilisation des bouteilles en plastique dans l'industrie des boissons gazeuses....

Gardez les paragraphes de la plupart des lettres commerciales courts. Les paragraphes des lettres commerciales ont tendance à être courts, certains n'ayant qu'une phrase. Les lettres commerciales ne sont pas lues de la même manière que des articles, des rapports ou des livres. En général, elles sont lues rapidement. De grands paragraphes épais et denses de plus de dix lignes, qui nécessitent beaucoup de concentration, peuvent ne pas être lus attentivement—ou pas du tout.

Pour permettre au destinataire de lire vos lettres plus rapidement et de comprendre et se souvenir des faits ou idées importants, créez des paragraphes relativement courts de trois à huit lignes. Dans les lettres d'affaires, des paragraphes composés d'une seule phrase sont courants et tout à fait acceptables. Tout au long de ce chapitre, vous verrez des exemples de paragraphes plus courts couramment utilisés dans les lettres d'affaires.

"Compartimentez" le contenu de votre lettre. Lorsque vous "compartimentez" le contenu d'une lettre commerciale, vous placez chaque segment différent de la discussion—chaque sujet différent de la lettre—dans son propre paragraphe. Si vous écriviez une lettre de plainte concernant des problèmes avec l'unité centrale de votre ordinateur personnel, vous pourriez avoir ces paragraphes :

• Une description des problèmes que vous avez rencontrés avec cela.
• Les réparations inefficaces que vous avez eues
• La compensation que vous pensez mériter et pourquoi.

Étudiez chaque paragraphe de vos lettres pour son objectif, son contenu ou sa fonction. Lorsque vous repérez un paragraphe qui fait plus d'une chose, envisagez de le diviser en deux paragraphes. Si vous découvrez deux courts paragraphes séparés qui font la même chose, envisagez de les regrouper en un seul.

Fournir des indicateurs de sujet au début des paragraphes. Analysez certaines des lettres que vous voyez dans ce chapitre en termes de contenu ou d'objectif de leurs paragraphes individuels. Dans la première phrase de tout paragraphe principal d'une lettre commerciale, essayez de localiser un mot ou une phrase qui indique le sujet de ce paragraphe. Si un paragraphe parle de vos problèmes avec un ordinateur personnel, intégrez le mot "problèmes" ou la phrase "problèmes avec mon ordinateur personnel" dans la première phrase. Cela donne aux destinataires une idée claire du contenu et de l'objectif de chaque paragraphe. Voici un extrait avant et après que les indicateurs de sujet aient été intégrés :

Problème : J'ai travaillé en tant qu'électricien dans la région de Decatur, Illinois, pendant environ six ans. Depuis 2022, je suis autorisé par la ville de Decatur en tant qu'entrepreneur électrique qualifié pour entreprendre des travaux commerciaux et industriels ainsi que des travaux résidentiels. Révision : En ce qui concerne mon expérience professionnelle, J'ai travaillé comme électricien dans la région de Decatur, Illinois, pendant environ six ans. Depuis 2022, j'ai été licencié par la ville de Decatur en tant qu'entrepreneur électricien qualifié pour entreprendre des travaux commerciaux et industriels ainsi que des travaux résidentiels.(Italiques non présents dans l'original.)

Listez ou énumérez chaque fois que c'est possible dans une lettre professionnelle. L'énumération étale le texte de la lettre, ce qui facilite la lecture rapide des points importants. Les listes peuvent être présentées de plusieurs manières, comme expliqué dans le chapitre sur les listes. Pour des exemples de listes dans la correspondance professionnelle, voir le format en lettres à blocs dans le précédent, le lettre de demande, et lettre de commande.

Placez les informations importantes de manière stratégique dans les lettres commerciales. L'information dans les première et dernière lignes des paragraphes tend à être lue et retenue plus facilement. Ce sont des points très visibles. Les informations enfouies au milieu de longs paragraphes sont souvent négligées ou oubliées. Par exemple, dans les lettres de candidature qui doivent convaincre les employeurs potentiels que vous êtes fait pour un emploi, placez les informations sur vos qualités attractives au début ou à la fin des paragraphes pour un plus grand impact. Placez les informations moins positives ou néfastes dans des points moins visibles. Si vous avez des choses difficiles à dire, une bonne (et honnête) stratégie consiste à dé-emphasiser en les plaçant dans des zones moins importantes. Si un emploi nécessite trois ans d'expérience et que vous n'en avez qu'un, enfouissez ce fait au milieu ou dans la moitié inférieure d'un paragraphe du corps de la lettre de candidature. La lettre résultante sera honnête et complète ; elle ne mettra tout simplement pas en avant les points faibles de manière inutile. Voici quelques exemples de ces idées :

Problème : En juillet, je vais obtenir mon diplôme de l'Université du Kansas avec un Bachelor of Science en Nutrition et Diététique. Au cours des quatre dernières années pendant lesquelles j'ai poursuivi ce diplôme, j'ai travaillé comme assistant de laboratoire pour le Dr. Alison Laszlo et j'ai été actif dans deux organisations connexes, l'Association des Étudiants Diététiciens et l'Association Américaine des Économie Domestiques. Dans mes laboratoires de biochimie nutritionnelle et de sciences alimentaires, j'ai rédigé de nombreux rapports techniques et articles scientifiques. J'ai également été aide diététique à l'Hôpital St. David à Lawrence pendant un an et demi. (Le poste recherche un rédacteur technique ; mettons cela en avant d'abord, puis mentionnons le reste !) Révision : Dans ma formation à l'Université du Kansas, j'ai eu une expérience substantielle dans la rédaction de rapports techniques et d'articles scientifiques. La plupart de ces rapports et articles ont porté sur le domaine de la nutrition et de la diététique, domaine dans lequel je vais obtenir mon diplôme de Bachelor of Science en juillet. Au cours de mes quatre années à l'Université, j'ai également géré beaucoup de paperwork en tant qu'assistant de laboratoire pour le Dr Alison Laszlo, en tant que membre de deux organisations connexes, l'Association des Étudiants en Diététique et l'Association Américaine d'Histoire Économique, et en tant qu'aide diététique à l'Hôpital St. David à Lawrence durant l'année et demie écoulée.

Problème : À ce jour, je n’ai effectué aucune inspection de bâtiment de manière indépendante. Je travaille depuis deux ans sous la supervision de M. Robert Packwood qui m’a souvent donné la responsabilité principale des visites et des inspections de propriétés. C’est M. Packwood qui m’a encouragé à postuler pour ce poste. J'ai également effectué quelques rénovations de maisons anciennes sur une base contractuelle et j’ai une certaine expérience dans la construction industrielle en tant que soudeur et comme employé dans un site de construction nucléaire. (Ni mentons pas sur notre manque d'expérience, mais ne l'affichons pas non plus sur un panneau !) Révision : En ce qui concerne mon expérience professionnelle, j'ai effectué de nombreuses visites de bâtiments et inspections de propriétés sous la supervision de M. Robert Packwood au cours des deux dernières années. M. Packwood, qui m'a encouragé à postuler pour ce poste, m'a souvent confié la responsabilité principale de nombreux travaux d'inspection. J'ai également effectué quelques rénovations de maisons anciennes sur une base contractuelle et j'ai de l'expérience dans la construction industrielle en tant que serrurier et en tant que commis sur un site de construction nucléaire.

Trouvez des manières positives d'exprimer de mauvaises nouvelles dans vos lettres professionnelles. Souvent, les lettres d'affaires doivent transmettre de mauvaises nouvelles : un clavier d'ordinateur cassé ne peut pas être remplacé, ou une personne ne peut pas être embauchée. De telles mauvaises nouvelles peuvent être communiquées de manière délicate. Cela réduit les chances de mettre fin à la relation commerciale avec le destinataire de la mauvaise nouvelle. Pour transmettre une mauvaise nouvelle de manière positive, évitez autant que possible des mots comme "ne peut pas, " "interdit, " "échouer, " "impossible, " "refuser, " "interdire, " "restreindre, " et "nier". Les premières versions des exemples de phrases ci-dessous sont formulées de manière plutôt froide et peu amicale ; les secondes versions sont beaucoup plus positives, cordiales et délicates :

Problème : En raison de la quantité d'informations que vous demandez dans votre lettre, je ne peux tout simplement pas vous aider sans perturber sérieusement mon emploi du temps. Révision : Dans votre lettre, vous demandez un bon nombre d'informations que j'aimerais vous aider à trouver. Cependant, en raison de mes engagements professionnels, je vais seulement pouvoir répondre à quelques-unes des questions....

Problème : Si vous ne complétez pas et ne renvoyez pas ce contrat de publicité d'ici le 1er juillet XXXX, vous ne recevrez pas votre espace publicitaire cette année. Lignes du Capitole. Si nous n'avons pas de nouvelles de votre part avant cette date limite, nous vendrons votre espace publicitaire à un autre client. Révision : Veuillez compléter le contrat ci-joint et nous le retourner avant le 1er juillet XXXX. Après cette date limite, nous commencerons à vendre tout espace publicité non renouvelé de cette année. Lignes du Capitole, donc j'espère avoir de vos nouvelles d'ici là.

Problème : Bien que je sois prêt à discuter des changements dans des aspects spécifiques de cet article ou des idées sur des domaines supplémentaires à couvrir, je ne suis pas prêt à changer le thème de base de l'article : l'utilisabilité du système microordinateur Victor. Révision : Je suis certainement ouvert à des suggestions et des commentaires concernant des aspects spécifiques de cet article, ou sur vos pensées concernant d'autres domaines que vous pensez que je devrais aborder. Je souhaite cependant conserver le thème principal de l'article : l'utilisabilité du système de microordinateur Victor.

Concentrez-vous sur les besoins, les objectifs ou les intérêts du destinataire plutôt que sur les vôtres. Évitez une approche centrée sur vous-même, au lieu de vous concentrer sur les préoccupations du destinataire. Même si vous devez beaucoup parler de vous dans une lettre professionnelle, faites-le de manière à relier vos préoccupations à celles du destinataire. Ce style orienté vers le destinataire est souvent appelé l'"attitude vous__, " ce qui ne signifie pas utiliser plus de "vous" mais faire du destinataire le principal point focal de la lettre.

Problème : Je vous écris au sujet d'un changement dans notre politique de prix qui fera gagner du temps et de l'argent à notre entreprise. Dans une opération comme la nôtre, cela nous coûte une grande quantité de temps de travail (et donc de dépenses) de gratter et rincer notre vaisselle utilisée lorsqu'elle revient de grandes réceptions. De plus, nous avons encouru de grandes dépenses pour le remplacement de nappes qui ont été endommagées par des taches qui auraient pu être trempées rapidement après la fête et sauvées. Révision : Je vous écris pour vous informer d'une nouvelle politique que nous mettons en place, à compter du 1er septembre 2021, qui nous permettra de répondre plus souvent et sans délai à vos besoins pour de grands groupes. Dans une opération comme la nôtre, où nous fournissons pour des fêtes allant jusqu'à 500 personnes, le temps de traitement est critique ; la vaisselle non grattée et non rincée cause des retards dans le temps de nettoyage et, plus important encore, un service moins fréquent et moins rapide pour vous, le client. De plus, des frais supplémentaires pour des vêtements de table tachés peuvent être évités par un trempage immédiat après la fête.

Problème : Pour ces raisons, notre nouvelle politique, effective le 1er septembre XXXX, sera de facturer un supplément de 15 % sur la vaisselle non rincée et 75 % de la valeur de gros du linge taché qui n'a pas été trempé. Révision : Par conséquent, afin de nous permettre de répondre rapidement aux besoins de votre grand groupe, nous commencerons à facturer 15 % sur toute vaisselle non rincée et 75 % de la valeur de gros des linges tâchés qui n'ont pas été trempés. Nous espérons que cette politique encouragera les aides de cuisine de nos clients à effectuer le rinçage et/ou le trempage rapides et simples à la fin des grandes fêtes. Cela garantira un service plus rapide et plus fréquent.

Évitez un langage pompeux, gonflé et qui sonne légal. Attention au langage pompeux et important. Ce type de langage peut sembler professionnel au début ; il est en réalité ridicule. Bien sûr, cette façon de s'exprimer est apparemment nécessaire dans les documents légaux ; mais pourquoi l'utiliser dans d'autres situations d'écriture ? Lorsque vous rédigez une lettre commerciale, imaginez-vous comme une personne qui parle simplement, sensée et terre-à-terre (mais évitez l'argot). Consultez les exemples suivants pour une sérieuse dose de bureaucratese.

Version en langage pompeux	Version en français clair
Les enseignants doivent aider les étudiants dans leur processus d'acculturation à la littératie en conférence électronique.	Les enseignants doivent aider les élèves à s'habituer aux conférences en ligne.
Les étudiants doivent comprendre comment ce medium contraint et permet leur production et échange de discours.	Les étudiants doivent apprendre comment les conférences en ligne affectent leurs communications.
Les enseignants doivent co-construire de manière dynamique l'espace intellectuel, social et politique que représente la conférence électronique avec leurs étudiants.	Les enseignants doivent créer l'atmosphère de la conférence en ligne avec leurs étudiants.
Les étudiants doivent voir que la rhétoricité des rôles en constante évolution en tant que producteurs et consommateurs de discours dans la dynamique interactive de l'échange discursif dans un système de livraison électronique rapide est la même que celle qui se produit entre orateurs et auditeurs lors de la conversation orale.	Les étudiants doivent comprendre que leurs rôles en tant qu'écrivains et lecteurs dans des conférences en ligne changent rapidement tout comme leurs rôles en tant qu'orateurs et auditeurs dans des conversations orales.

Voici un autre exemple—avant et après :

Évitez un style d'écriture pompeux et officiel. Non seulement le ton de la version problématique est offensant, mais elle est presque deux fois plus longue que la version révisée !

Donnez à votre lettre commerciale une "conclusion action" chaque fois que cela est approprié. Une "action de conclusion" clarifie ce que l'écrivain de la lettre attend du destinataire et quand. Des conclusions inefficaces dans des lettres professionnelles se terminent souvent par des déclarations plutôt faibles et peu engageantes telles que "En espérant vous entendre bientôt" ou "Faites-moi savoir si je peux vous aider davantage." Au lieu de cela, ou en plus, spécifiez l'action que le destinataire doit prendre et le calendrier pour cette action. Par exemple, si vous écrivez une lettre de demande, demandez poliment à l'éditeur de vous faire part de sa décision si possible dans un mois. Si vous écrivez une lettre de candidature, essayez subtilement de fixer une date et une heure pour un entretien. Voici quelques exemples :

Dès que vous approuvez ce plan, je commencerai à contacter les représentants des ventes immédiatement pour organiser l'achat et la livraison des ordinateurs portables. Puis-je m'attendre à avoir de vos nouvelles dans la semaine ?

Je suis disponible après 14h00 la plupart des jours. Pouvons-nous fixer un rendez-vous pour discuter plus en détail de mon parcours et de ce poste ? J'attends votre réponse avec impatience.

Rédaction d'e-mails professionnels. Michael Alley, Penn State

J'apprécierais vos réflexions, réactions, critiques concernant ce chapitre : votre réponse—David McMurrey.