Übersicht über Geschäftsnachrichten

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Hinweis: Führen Sie eine Google-Suche nach "Standardformat für Geschäftsbriefe" durch, und Sie werden sehen, dass *keine* Beispiele das mehrfachen Abstandformat für die Überschriften und die Innenadressen verwenden, das von Microsoft-Vorlagen diktiert wird. Außerdem zeigen Microsoft-Geschäftsbriefvorlagen ein Komma, das die Anrede punctuiert. Ein Doppelpunkt ist traditionell für Geschäft Korrespondenz. Nicht-traditionelles Komma in der Anrede eines Geschäftsbriefs: Hinweis: Verwende ein : : stattdessen!

Geschäftsnotizen

Für interne Kommunikation innerhalb einer Organisation verwenden Sie das Memorandum-Format. Der tatsächliche Inhalt eines Memos kann sehr ähnlich sein wie der eines Geschäftsschreibens oder wie der eines kurzen Berichts—der Schlüssel ist das Memorandum-Format.

Wie bei formellen, gedruckten Geschäftsschreiben fragen Sie sich vielleicht, ob gedruckte Memoranden im Internetzeitalter notwendig sind. Ihre Organisation hat möglicherweise strenge Richtlinien darüber, wann E-Mails nicht zulässig sind. Das zentrale Anliegen ist Vertraulichkeit; jede E-Mail wird wahrscheinlich von jedem eingesehen. Aus diesem Grund sind ein Stellenangebot, eine Gehaltsanfrage und Beschwerden über einen Mitarbeiter gute Beispiele dafür, wann keine E-Mail verwendet werden sollte.

Standardkomponenten von Memoranden

Das Format für Memoranden ist viel einfacher als das für Geschäftsbriefe. Das untenstehende Bild zeigt die standardmäßigen Komponenten.

DATUM: Während die Formate variieren, fügen Sie das Datum, an dem Sie das Memo senden, in den Kopf ein. Das Beispiel unten zeigt es als dritte Zeile im Kopf; in einigen Designs ist es die erste Zeile.

AN: Setzen Sie den Namen des Empfängers oder den Gruppennamen in dieses Feld. Der Grad der Formalität ist hier sehr deutlich. Sie können „Elizabeth“, „Elizabeth Bennet“ oder „Frau Elizabeth Bennet, Personaldirektorin“ verwenden, je nach Ihrer Vertrautheit mit dem Empfänger und der Formalität der Situation.

Verwendung spezieller Formatierung, in diesem Fall eine nummerierte Liste (um eine geordnete Reihenfolge anzuzeigen)

Beispiel eines Geschäftsmemorandums

Der Kopfbereich des Memo-Formats variiert je nach Platzierung dieser Elemente, aber sie sind alle notwendig.

Betreffzeile: identifiziert klar das Thema und in diesem Fall den Kontext der Kommunikation

Verweis auf frühere Kommunikation. Wenn die Betreffzeile den Kontext der Kommunikation nicht klärt, tun Sie dies im ersten Absatz des Memos. Zum Beispiel: "Sarah, ich stimme vollkommen zu" macht nicht klar, worüber der Verfasser des Memos zustimmt.

Beispiel eines Geschäfts-Memorandums

VON: Tragen Sie Ihren eigenen Namen oder den Namen der Person oder Gruppe, für die Sie das Memo schreiben, in diesen Slot ein. Noch einmal: Vertrautheit und Formalität bestimmen, ob Sie nur Ihren Vornamen, Ihren vollständigen Namen oder Ihren vollständigen Namen mit Titel angeben. Traditionell schreiben Sie als Verfasser des Memos Ihre Initialen oder Ihren Vornamen handschriftlich gleich nach Ihrem gedruckten Namen.

BETREFF: In diesem Feld platzieren Sie einen Satz, der das Thema und den Zweck des Memos einfängt. Bei einer Umfrage zu Grammatikprüfsoftware könnte das Thema „Ergebnisse unserer Umfrage zur Grammatikprüfsoftware“ lauten. Die tatsächliche Bezeichnung für dieses Element variiert: Einige Stile verwenden „RE:“ oder „SUBJ.:“. Wenn Ihr Memo eine Antwort ist, formulieren Sie die Betreffzeile entsprechend. Zum Beispiel: „Re: Ihre Anfrage zu einer Umfrage über piezoelektrische Geräte.“

Körper. Der Hauptteil beginnt direkt nach der Überschrift. Der Text ist einfach zeilenabständig; die ersten Zeilen der Absätze sind nicht eingerückt; und es wird doppelter Zeilenabstand zwischen den Absätzen verwendet. (Für Schreibstrategien und den Stil, der im Hauptteil verwendet werden soll, siehe „Schreibstil für geschäftliche Korrespondenz“ früher in diesem Kapitel.)

Unterschriftsblock. In formellen Memorandums-Stilen fügen die Autoren tatsächlich die gleiche Art von abschließendem Gruß und Unterschriftenblock ein, die man in Geschäftsbriefen sieht. Andernfalls wird der Unterschriftenblock in Memoranden nicht verwendet.

Memorandum Schreibstil

Was den Stil in Memos betrifft, hier sind einige Vorschläge:

Informalität. Passen Sie den Ton Ihres Memos an die Empfänger und die Situation an. Informalität ist in Memos üblich, aber überlegen Sie es sich gut, Humor oder Sarkasmus bei Geschäftskunden und höheren Führungskräften—insbesondere bei denen, deren Muttersprache nicht Englisch ist, zu verwenden.

Kurze Prägnanz. Memos sind normalerweise eher kurz—zum Beispiel weniger als ein Dutzend Zeilen—und die Absätze sind ebenfalls kurz.

Spezifische Betreffzeilen. Um sicherzustellen, dass Ihr Memo gelesen wird und die gewünschte Wirkung erzielt, machen Sie die Betreffzeile spezifisch und ansprechend. Wenn die Empfänger 60 bis 70 Nachrichten im Posteingang haben und sie nur die Betreffzeilen sehen können, lesen sie eher die, die wichtig oder interessant erscheinen.

wichtige Informationen zuerst. Wenn Menschen viele Mitteilungen erhalten, verlieren sie schnell das Interesse oder die Geduld. Die Leute sind beschäftigt! Platzieren Sie die wichtigsten Informationen am Anfang Ihres Schreibens. Verwenden Sie nachfolgende Sätze für Erläuterungen.

Ein Thema, Problem, Frage, Antrag pro Memo. Manchmal erhält nur der erste Punkt in Ihrem Memo eine Antwort. Ja, die Leute sind beschäftigt. Wenn Sie zwei Anfragen haben, legen Sie eine Anfrage in ein Memo und die andere in ein nachfolgendes Memo.

kurze Absätze und Abstand zwischen den Absätzen. Wann immer möglich, unterteilen Sie Ihre Memos in Absätze von drei oder vier Zeilen. Und wenn Sie Ihre Nachricht in Absätze aufteilen, lassen Sie eine Zeile zwischen ihnen frei.

Hervorhebung und Betonung. Verwenden Sie typografische Effekte (fett, kursiv, Farbe, verschiedene Schriftarten), Tabellen und Grafiken konsistent und in Maßen. Sie können auch Tabellen und Grafiken verwenden, um Ihre Memos zu verstärken (siehe Kapitel 7).

Überschriften. Wenn Ihr Memo eine volle Seite oder länger ist, verwenden Sie Überschriften, um die Unterthemen zu kennzeichnen. Für diese Überschriften verwenden Sie eine etwas größere Schriftart und fett. (Siehe Kapitel 3 für Einzelheiten zu Überschriften.)

Listen. Wenn Sie wichtige Punkte hervorheben oder Schritt-für-Schritt-Informationen präsentieren, verwenden Sie Aufzählungszeichen und nummerierte Listen.

automatische Antworten. Wenn Sie Memos online lesen, seien Sie vorsichtig beim Verwenden der Antwortfunktion. Es kann eine Katastrophe sein, die darauf wartet, passiert zu werden. Da Memos oft an mehrere Empfänger gerichtet sind, ist es leicht, eine Antwort an alle zu senden, wenn Sie nur an einen antworten wollten. Stellen Sie sich vor, Sie hinterfragen die Kompetenz eines anderen Partners in diesem Projekt, während Sie auf einen Partner antworten. Aber was, wenn diese Antwort auch an beide Partner geht? Uh oh ...

Geschäfts-E-Mail

hinzuzufügen

Geschäftsbriefe (Briefpost)

Gemeinsame Komponenten

Die folgenden Informationen befassen sich mit den mechanischen und physikalischen Details von Geschäftsbriefen. Alle in der Folge besprochenen Komponenten sind wie folgt dargestellt:


gemeinsame Komponenten von Geschäftsb briefe

Überschrift. Die Überschrift enthält die Adresse des Absenders und das Datum des Schreibens. Der Name des Absenders ist nicht enthalten; nur ein Datum ist in Überschriften auf Briefpapier erforderlich. Denken Sie daran, dass Sie, wenn Sie Briefpapier verwenden, dessen erste Seite einen ausgefallenen Briefkopf und ein Logo enthält, diese Art von Seite auf folgenden Seiten nicht verwenden. Verwenden Sie das Briefpapier für folgende Seiten, das mit dem Logo-Seiten-Briefpapier geliefert wird.

Wenn Sie in einem Schreibkurs sind, warum nicht ein eigenes schickes Logo erstellen, komplett mit erfundenem Firmennamen und Adresse (wenn Ihr Dozent es erlaubt)? Betrachten Sie diese beiden Beispiele:


eine Möglichkeit für entworfenes Logo-Stationery


eine weitere Möglichkeit für erfundenes Logo-Stationery

Innere Adresse. Die innere Adresse zeigt den Namen und die Adresse des Empfängers des Briefes. Diese Informationen können helfen, Verwirrung in den Büros des Empfängers zu vermeiden. Außerdem hilft die innere Adresse, zu bestimmen, was mit dem Brief zu tun ist, falls der Empfänger umgezogen ist. In der inneren Adresse sollten Sie den angemessenen Respekttitel des Empfängers einfügen und den Namen des Unternehmens genau so kopieren, wie es das Unternehmen schreibt. Wenn Sie die Namen von Einzelpersonen haben, denken Sie daran, sie angemessen anzusprechen: Frau, Fräulein, Herr, Dr. und so weiter. Wenn Sie sich nicht sicher sind, was für eine Person korrekt ist, versuchen Sie herauszufinden, wie diese Person Briefe unterschreibt, oder konsultieren Sie den Abschnitt über Anredeformen in einem Wörterbuch.

Gruß. Die Anrede richtet sich direkt an den Empfänger des Schreibens und wird von einem Doppelpunkt gefolgt (es sei denn, es ist ein freundlicher, vertrauter, geselliger Ton beabsichtigt, in diesem Fall wird ein Komma verwendet).

Hinweis: Beginnen Sie ein neues Dokument in Microsoft Word, und Sie werden feststellen, dass alle Lebenslaufvorlagen die Anrede mit einem Komma versehen. Die Zeichensetzung mit einem Doppelpunkt in Geschäftsschreiben ist eindeutig festgelegt in Begleiter für Geschäftsschreiber (2011).

beachten Sie, dass in der vereinfachter Brief Im Format wird die Anredezeile ganz entfernt. Wenn Sie nicht wissen, ob der Empfänger ein Mann oder eine Frau ist, war die traditionelle Praxis, "Sehr geehrter Herr" oder "Sehr geehrte Herren" —zu schreiben, aber das ist sexistisch! Um dieses Problem zu vermeiden, wurden Anreden wie "Sehr geehrter Herr oder Dame," "Sehr geehrte Damen und Herren," "Liebe Freunde," oder "Liebe Leute" ausprobiert—, aber ohne viel allgemeine Akzeptanz. Die Anredezeile ganz zu löschen oder "An wen es angeht" stattdessen einzufügen, ist normalerweise auch keine gute Lösung—es ist unpersönlich.

Die beste Lösung ist, einen schnellen, anonymen Anruf bei der Organisation zu tätigen und nach einem Namen zu fragen; oder die Anrede an einen Abteilungsnamen, Kommissionsnamen oder eine Positionsbezeichnung zu richten: "liebes Personalabteilung," "liebe Rekrutierungskommission," "liebe Vorsitzende," "lieber Direktor für finanzielle Unterstützung," zum Beispiel.

BLOCKBUCHSTABENFORMAT

Betreff oder Referenzzeile. wie im gezeigt Bestellbrief, die Betreffzeile ersetzt die Anrede oder ist zusammen mit ihr enthalten. Die Betreffzeile kündigt das Hauptanliegen des Schreibens an.

Körper des Briefes. Die eigentliche Botschaft ist natürlich im Text des Briefes enthalten, in den Absätzen zwischen der Anrede und dem Schlussgruß. Strategien für das Verfassen des Briefinhalts werden im Abschnitt über Geschäftsbriefstil.

abschlussformel. Der "sincerely yours"-Teil des Geschäftsbriefes wird als Schlussformel bezeichnet. Andere gängige sind "sincerely yours," "cordially," "respectfully," oder "respectfully yours." Sie können Ihre eigene gestalten, sollten jedoch darauf achten, keine geschwollenen oder umständlichen Formulierungen zu verwenden. Beachten Sie, dass nur der erste Buchstabe großgeschrieben wird und es immer mit einem Komma endet.

Unterschriftsblock. In der Regel geben Sie Ihren Namen vier Zeilen unter dem freundlichen Abschluss an und unterschreiben Ihren Namen dazwischen. Wenn Sie eine Frau sind und Ihren Familienstand klarstellen möchten, verwenden Sie bitte Miss, Ms. oder Mrs. in Klammern vor der maschinenschriftlichen Version Ihres Vornamens. Wann immer möglich, fügen Sie Ihren Titel oder die Bezeichnung der Position, die Sie innehaben, direkt unter Ihrem Namen hinzu. Zum Beispiel, "Studierende der Technischen Redaktion," "Studierende im zweiten Jahr der Datenverarbeitung," oder "Studierende des Tarrant County Community College" sind vollkommen akzeptabel.

Endnotizen. Direkt unter dem Unterschriftsblock befinden sich oft mehrere Abkürzungen oder Phrasen, die wichtige Funktionen haben.

• Initialen. Die Initialen in Großbuchstaben in den vorhergehenden Abbildungen sind die des Verfassers des Briefes, und die in Kleinbuchstaben direkt nach dem Doppelpunkt sind die des Schreibers.
• Beilagen. Um sicherzustellen, dass der Empfänger weiß, dass der Brief im gleichen Umschlag weitere Unterlagen enthält, verwenden Sie solche Hinweise wie " Anlage, " " Anl., " " Anlagen (2). " Zum Beispiel, wenn Sie einen Lebenslauf und ein Schreibbeispiel mit Ihrem Bewerbungsschreiben senden, würden Sie Folgendes tun: " Anl.: Lebenslauf und Schreibbeispiel. " Wenn die Anlage verloren geht, wird der Empfänger informiert sein.
• Kopien. Wenn Sie Kopien eines Briefes an andere senden, geben Sie diese Tatsache auch in den Endnotizen an. Wenn Sie beispielsweise von der Handhabung Ihrer Reparaturprobleme durch einen lokalen Händler verärgert sind und eine Kopie Ihres Briefes an das Better Business Bureau senden, würden Sie Folgendes schreiben: "cc: Better Business Bureau." Wenn Sie planen, eine Kopie an Ihren Anwalt zu senden, schreiben Sie etwas wie: "cc: Herr Raymond Mason, Anwalt."

Folgende Seiten. Wenn Ihr Brief länger als eine Seite ist, kann die Kopfzeile an der Oberseite der folgenden Seiten auf eine der unten gezeigten Arten gestaltet werden. Die Informationen in der Kopfzeile der folgenden Seite sind die Name des Empfängers, Datum und Seitenzahl:

Beispiele für das Format der Kopfzeile der folgenden Seite.

Wenn Sie Briefpapier verwenden, denken Sie daran, es nicht für nachfolgende Seiten zu verwenden. Sie müssen jedoch leeres Papier gleicher Qualität, Gewicht und Textur wie das Briefpapier verwenden (normalerweise wird Briefpapier mit passendem leeren Papier geliefert).

Geschäftsbrief Formate

Wenn Sie einen Geschäftsbrief schreiben, wählen Sie eines der gängigen Formate wie in den unten aufgeführten Beispielbriefen gezeigt. Dazu gehören der Blockbrief, der Halbblockbrief, der alternative Blockbrief und der vereinfachte Brief.

• Siehe die BLOCKBUCHSTABEN.
• Siehe die Halbblockschrift.
• Siehe die alternative Blockbuchstaben.
• Für die vereinfacht Brief.

Welches dieser Formate zu verwenden ist, hängt von den in Ihrer Organisation oder der Situation, in der Sie schreiben, häufig verwendeten ab. Verwenden Sie den vereinfachten Brief, wenn Ihnen der Name einer Person oder Abteilung fehlt, an die Sie schreiben möchten.

Stil in Geschäftsnachrichten

Das Schreiben von Geschäftsschreiben und Memos unterscheidet sich in bestimmten wichtigen Aspekten vom Schreiben von Berichten. Behalten Sie die folgenden Ratschläge im Hinterkopf, wenn Sie schreiben und insbesondere wenn Sie Ihre Geschäftsschreiben oder Memos überarbeiten.

Nennen Sie sofort das Hauptgeschäft, den Zweck oder das Thema. Lassen Sie den Leser schon im ersten Satz wissen, worum es in Ihrem Brief geht. Denken Sie daran, dass Geschäftsleute beim Öffnen eines Briefes zunächst erfahren möchten, worum es in dem Schreiben geht, was dessen Zweck ist und warum sie ihre Zeit mit dem Lesen verbringen sollten. Vermeiden Sie daher umständliche Einstiege. Wenn Sie sich um eine Stelle bewerben, beginnen Sie mit etwas wie: "Ich schreibe, um mich auf die Stelle zu bewerben, die Sie derzeit ausgeschrieben haben...." Wenn Sie jemandem schlechte Nachrichten überbringen müssen, müssen Sie nicht gleich im ersten Satz alles verraten. Hier ist ein Beispiel, wie man negative Formulierungen vermeiden kann: "Ich schreibe als Antwort auf Ihren Brief vom 24. Juli XXXX, in dem Sie Probleme besprechen, die Sie mit einer von unserem Unternehmen erworbenen elektronischen Tabellenkalkulation hatten." Das folgende zeigt ein weiteres Beispiel.

Nennen Sie sofort den Hauptzweck oder das Geschäft des Schreibens. Die Problemversion fängt von Anfang an an zu schlagen. Die überarbeitete Version stellt zumindest den Zweck des Schreibens fest (und beginnt dann zu schlagen).

Wenn Sie auf einen Brief antworten, nennen Sie diesen Brief im ersten Absatz oder Satz mit seinem Betreff und Datum. Beschäftigte Empfänger, die viele Briefe selbst schreiben, erinnern sich möglicherweise nicht an ihre Briefe an Sie. Um Probleme zu vermeiden, geben Sie das Datum und das Thema des Briefes an, auf den Sie antworten:

Sehr geehrter Herr Stout: Ich schreibe als Antwort auf Ihren Brief vom 1. September 2024, in dem Sie Probleme beschreiben, die Sie mit einer unserer Kettensägen hatten. Es tut mir leid, dass Sie diese Unannehmlichkeiten und Kosten hatten und....

Sehr geehrte Frau Cohen: Ich habe gerade Ihr Schreiben vom 4. August 2024 erhalten, in dem Sie Namen und andere Quellen auflisten, von denen ich weitere Informationen über die Herstellung und Verwendung von Plastikflaschen in der Softdrink-Industrie erhalten kann....

Halten Sie die Absätze in den meisten Geschäftsschreiben kurz. Die Absätze von Geschäftsschreiben sind in der Regel kurz, einige sind nur einen Satz lang. Geschäftsschreiben werden nicht auf dieselbe Weise gelesen wie Artikel, Berichte oder Bücher. Normalerweise werden sie schnell gelesen. Große, dicke, dichte Absätze über zehn Zeilen, die viel Konzentration erfordern, werden möglicherweise nicht sorgfältig gelesen oder gar nicht gelesen.

Um dem Empfänger zu ermöglichen, Ihre Briefe schneller zu lesen und die wichtigen Fakten oder Ideen zu verstehen und zu behalten, erstellen Sie relativ kurze Absätze von drei bis acht Zeilen. In Geschäftsbriefen sind Absätze, die aus nur einem einzigen Satz bestehen, üblich und völlig akzeptabel. In diesem Kapitel werden Sie Beispiele für die kürzeren Absätze sehen, die in Geschäftsbriefen häufig verwendet werden.

"Gliedern" Sie den Inhalt Ihres Briefes. Wenn Sie die Inhalte eines Geschäftsbriefs "kompartmentalisieren", platzieren Sie jedes unterschiedliche Segment der Diskussion—jedes unterschiedliche Thema des Briefes—in seinem eigenen Absatz. Wenn Sie einen Beschwerdebrief bezüglich Problemen mit dem Systemeinheit Ihres Personal Computers schreiben würden, könnten Sie diese Absätze haben:

• Eine Beschreibung der Probleme, die Sie damit hatten.
• Die ineffektiven Reparaturarbeiten, die Sie hatten
• Die Vergütung, die Sie für gerecht halten und warum

Studieren Sie jeden Absatz Ihrer Briefe hinsichtlich seines Zwecks, Inhalts oder seiner Funktion. Wenn Sie einen Absatz finden, der mehr als eine Sache tut, ziehen Sie in Betracht, ihn in zwei Absätze zu splitten. Wenn Sie zwei kurze, separate Absätze entdecken, die dasselbe tun, überlegen Sie, ob Sie sie zu einem zusammenfassen können.

Geben Sie Themenindikatoren am Anfang der Absätze an. Analysiere einige der Briefe, die du in diesem Kapitel siehst, hinsichtlich des Inhalts oder Zwecks ihrer einzelnen Absätze. Im ersten Satz eines beliebigen Hauptabsatzes eines Geschäftsbriefs versuche ein Wort oder eine Phrase zu finden, die das Thema dieses Absatzes anzeigt. Wenn ein Absatz deine Probleme mit einem Computer behandelt, arbeite das Wort "Probleme" oder die Phrase "Probleme mit meinem Personal Computer" in den ersten Satz ein. Dies gibt den Empfängern ein klares Verständnis für den Inhalt und Zweck jedes Absatzes. Hier ist ein Auszug, bevor und nachdem die Themenanzeiger integriert wurden:

Problem: Ich habe etwa sechs Jahre lang als Elektriker im Raum Decatur, Illinois, gearbeitet. Seit 2022 bin ich von der Stadt Decatur als Elektroinstallateur lizenziert und qualifiziert, um gewerbliche und industrielle Arbeiten sowie Wohnarbeiten durchzuführen. Überarbeitung: Was betrifft Meine Berufserfahrung, Ich habe ungefähr sechs Jahre lang als Elektriker im Raum Decatur, Illinois, gearbeitet. Seit 2022 bin ich von der Stadt Decatur als Elektroinstallateur lizenziert, der qualifiziert ist, gewerbliche und industrielle Arbeiten sowie Wohnarbeiten durchzuführen.(Der Kursivtext ist nicht im Original.)

Listen oder listen Sie nach Möglichkeit in einem Geschäftsbrief auf. Listen verteilen den Text des Schreibens, was es erleichtert, die wichtigen Punkte schnell aufzugreifen. Listen können auf verschiedene Weise behandelt werden, wie im Kapitel über Listen erklärt. Beispiele für Listen in der Geschäftskorrespondenz finden Sie im Blockbuchstabenformat im vorherigen, dem Anfragebrief, und Bestellbrief.

Platzieren Sie wichtige Informationen strategisch in Geschäftsschreiben. Informationen in der ersten und letzten Zeile von Absätzen werden tendenziell leichter gelesen und erinnert. Dies sind Punkte von hoher Sichtbarkeit. Informationen, die in der Mitte langer Absätze verborgen sind, werden leicht übersehen oder vergessen. Zum Beispiel sollten in Bewerbungsschreiben, die potenzielle Arbeitgeber überzeugen müssen, dass Sie für eine Stelle geeignet sind, Informationen über Ihre ansprechenden Eigenschaften am Anfang oder Ende der Absätze platziert werden, um mehr Betonung zu erreichen. Weniger positive oder nachteilige Informationen sollten an weniger sichtbaren Stellen platziert werden. Wenn Sie einige schwierige Dinge zu sagen haben, ist eine gute (und ehrliche) Strategie, sie weniger zu betonen, indem Sie sie in Bereiche mit weniger Betonung setzen. Wenn ein Job drei Jahre Erfahrung erfordert und Sie nur eines haben, verstecken Sie dieses Faktum in der Mitte oder im unteren Teil eines Hauptabsatzes des Bewerbungsschreibens. Der resultierende Brief wird ehrlich und vollständig sein; er wird einfach schwache Punkte nicht unnötig betonen. Hier sind einige Beispiele für diese Ideen:

Problem: Im Juli werde ich an der Universität von Kansas mit einem Bachelor of Science in Ernährung und Diätetik abschließen. In den letzten vier Jahren, in denen ich diesen Abschluss verfolgt habe, habe ich als Laborassistentin für Dr. Alison Laszlo gearbeitet und war aktiv in zwei verwandten Organisationen, der Student Dietetic Association und der American Home Economics Association. In meinen Laboren für Ernährungsbiochemie und Lebensmittelwissenschaft habe ich viele technische Berichte und wissenschaftliche Arbeiten verfasst. Außerdem habe ich im vergangenen Jahr und halb als Diätassistentin im St. David's Hospital in Lawrence gearbeitet. (Die Stelle erfordert einen Technical Writer; lassen Sie uns das zuerst betonen, dann den Rest erwähnen!) Überarbeitung: In meiner Ausbildung an der Universität von Kansas habe ich umfassende Erfahrungen in der Erstellung technischer Berichte und wissenschaftlicher Arbeiten gesammelt. Die meisten dieser Berichte und Arbeiten lagen im Bereich der Ernährung und Diätetik, in dem ich im Juli meinen Bachelor of Science-Abschluss erhalten werde. Während meiner vier Jahre an der Universität habe ich auch zahlreiche Verwaltungsarbeiten als Laborassistentin für Dr. Alison Laszlo, als Mitglied von zwei verwandten Organisationen, der Student Dietetic Association und der American Home Economics Association, sowie als Diätassistentin im St. David's Hospital in Lawrence im vergangenen Jahr und halb Jahr erledigt.

Problem: Bis heute habe ich keine eigenständige Bauinspektion durchgeführt. Ich habe in den letzten zwei Jahren unter der Aufsicht von Herrn Robert Packwood gearbeitet, der mir oft die Hauptverantwortung für Begehungen und Immobilieninspektionen übertragen hat. Es war Herr Packwood, der mich ermutigt hat, mich für diese Position zu bewerben. Ich habe auch einige Renovierungen älterer Häuser auf Vertragsbasis durchgeführt und habe Erfahrung im industriellen Bauwesen als Schweißer und als Angestellter auf einer nuklearen Baustelle. (Lass uns nicht über unsere mangelnde Erfahrung lügen, aber lass uns das auch nicht auf ein Plakat drucken!) Überarbeitung: Was meine Berufserfahrung betrifft, habe ich in den letzten zwei Jahren zahlreiche Gebäude-Begehungen und Immobilieninspektionen unter der Aufsicht von Herrn Robert Packwood durchgeführt. Herr Packwood, der mich ermutigt hat, mich für diese Stelle zu bewerben, hat mir oft die Hauptverantwortung für viele Inspektionsaufgaben übertragen. Ich habe auch einige ältere Häuser auf Vertragsbasis renoviert und habe Erfahrung im Industrie-Bau als Schweißer und als Büroangestellter auf einer nuklearen Baustelle.

Finden Sie positive Möglichkeiten, um schlechte Nachrichten in Ihren Geschäftsschreiben auszudrücken. Oft müssen Geschäftsbriefe schlechte Nachrichten übermitteln: Eine defekte Computertastatur kann nicht ersetzt werden, oder eine Person kann nicht eingestellt werden. Solche schlechten Nachrichten können taktvoll übermittelt werden. Dadurch werden die Chancen auf ein Ende der Geschäftsbeziehungen mit dem Empfänger der schlechten Nachricht verringert. Um schlechte Nachrichten positiv zu vermitteln, vermeiden Sie solche Wörter wie "kann" "verbieten" "fehlen" "unmöglich" "ablehnen" "verbieten" "einschränken" und "ablehnen" so weit wie möglich. Die ersten Versionen der BeispielSätze unten sind in einer eher kalten und unfreundlichen negativen Weise formuliert; die zweiten Versionen sind viel positiver, herzlicher und taktvoller:

Problem: Aufgrund der Menge an Informationen, die Sie in Ihrem Schreiben anfordern, kann ich Ihnen einfach nicht helfen, ohne meinen Arbeitszeitplan ernsthaft zu stören. Überarbeitung: In Ihrem Schreiben bitten Sie um eine Menge Informationen, die ich Ihnen gerne helfen würde zu finden. Aufgrund meiner beruflichen Verpflichtungen werde ich jedoch nur wenige der Fragen beantworten können....

Problem: Wenn Sie diesen Anzeigenvertrag nicht bis zum 1. Juli XXXX ausfüllen und zurücksenden, werden Sie Ihren Werbeplatz in diesem Jahr nicht erhalten. Kapitol Linien. Wenn wir bis zu diesem Stichtag nichts von Ihnen gehört haben, werden wir Ihren Werbeplatz an einen anderen Kunden verkaufen. Überarbeitung: Bitte vervollständigen Sie den beigefügten Vertrag und senden Sie ihn bis zum 1. Juli XXXX an uns zurück. Nach diesem Datum beginnen wir mit dem Verkauf von nicht erneuertem Werbeplatz in diesem Jahr. Kapitol Linien, ich hoffe, wir hören bis dahin von Ihnen.

Problem: Während ich bereit bin, Änderungen an spezifischen Aspekten dieses Artikels oder Ideen zu besprechen, welche zusätzlichen Bereiche abgedeckt werden sollen, bin ich nicht bereit, das grundlegende Thema des Artikels zu ändern: die Benutzerfreundlichkeit des Victor-Mikrocomputersystems. Revision: Ich bin auf jeden Fall offen für Vorschläge und Kommentare zu bestimmten Aspekten dieses Artikels oder zu Ihren Gedanken zu zusätzlichen Bereichen, die ich Ihrer Meinung nach abdecken sollte. Ich möchte jedoch das grundlegende Thema des Artikels beibehalten: die Benutzerfreundlichkeit des Victor-Mikrocomputersystems.

Konzentriere dich auf die Bedürfnisse, Ziele oder Interessen des Empfängers statt auf deine eigenen. Vermeiden Sie einen selbstbezogenen Fokus auf Ihre eigenen Anliegen anstelle derjenigen des Empfängers. Selbst wenn Sie in einem Geschäftsbrief viel über sich sprechen müssen, tun Sie dies auf eine Weise, die Ihre Anliegen mit den des Empfängers in Verbindung bringt. Dieser empfängerorientierte Stil wird oft als "Sie-Haltung" bezeichnet, was nicht bedeutet, mehr "Sie" zu verwenden, sondern den Empfänger in den Mittelpunkt des Schreibens zu stellen.

Problem: Ich schreibe Ihnen über eine Änderung unserer Preisgestaltung, die unserem Unternehmen Zeit und Geld sparen wird. In einem Betrieb wie unserem kostet es uns eine große Menge Arbeitszeit (und damit Kosten), unser benutztes Geschirr zu reinigen und abzuspülen, wenn es von großen Feiern zurückkommt. Außerdem haben wir hohe Kosten für den Ersatz von Tischdecken, die durch Flecken ruiniert wurden, die nach der Feier umgehend eingeweicht und gerettet hätten werden können. Überarbeitung: Ich schreibe Ihnen, um Sie über eine neue Richtlinie zu informieren, die wir am 1. September 2021 einführen werden, um Ihre großen Partyanfragen häufiger und ohne Verzögerung bedienen zu können. In einem Betrieb wie dem unseren, der für Partys von bis zu 500 Personen beliefert, ist die Bearbeitungszeit entscheidend; nicht gereinigtes und nicht ausgespültes Geschirr verursacht Verzögerungen bei der Aufräumzeit und, was noch wichtiger ist, weniger häufigen und weniger prompten Service für Sie als Kunde. Außerdem können zusätzliche Gebühren für verschmutzte Tischdecken vermieden werden, indem man nach der Party sofort einweicht.

Problem: Aus diesen Gründen wird unsere neue Richtlinie, die am 1. September XXXX in Kraft tritt, sein, einen Aufschlag von 15 % auf ungespültes Geschirr und 75 % des Großhandelspreises für fleckige Tischwäsche, die nicht eingeweicht wurde, zu erheben. Überarbeitung: Um es uns zu ermöglichen, die Bedürfnisse Ihrer großen Gruppe schnell zu erfüllen, werden wir 15 % auf sämtliches unrasiertes Geschirr und 75 % des Großhandelspreises von fleckigen Tischdecken, die nicht eingeweicht wurden, berechnen. Wir hoffen, dass diese Regelung unsere Kunden dazu ermutigt, ihr Küchenpersonal dazu zu bringen, am Ende großer Feiern das schnelle und einfache Abspülen und/oder Einweichen vorzunehmen. Dies wird einen schnelleren und häufigeren Service gewährleisten.

Vermeide pompöse, aufgeblähte, nach Rechtskram klingende Formulierungen. Achten Sie auf aufgeblähte, bedeutungsschwangere Sprache. Diese Art von Sprache mag auf den ersten Blick geschäftsmäßig erscheinen; sie ist tatsächlich lächerlich. Natürlich ist eine solche Formulierung in rechtlichen Dokumenten anscheinend notwendig; aber warum sollte man sie in anderen Schreibsituationen verwenden? Wenn Sie einen Geschäftsbrief schreiben, stellen Sie sich als einen klaren, vernünftigen, bodenständigen Menschen vor (aber vermeiden Sie Slang). Schauen Sie sich die folgenden Beispiele für eine ernsthafte Dosis Bürokratensprache an.

Hochnäsige Sprachversion	Einfaches Englisch-Version
Lehrer müssen die Schüler in ihrem Prozess der Eingliederung in die elektronische Konferenzkompetenz unterstützen.	Lehrer müssen den Schülern helfen, sich an Online-Konferenzen zu gewöhnen.
Studierende müssen lernen, wie dieses Medium ihre Diskursproduktion und ihren Austausch einschränkt und ermöglicht.	Studierende müssen lernen, wie Online-Konferenzen ihre Kommunikation beeinflussen.
Lehrer müssen gemeinsam mit ihren Schülern den intellektuellen, sozialen und politischen Raum, der die elektronische Konferenz bildet, auf dynamische Weise gestalten.	Lehrer müssen mit ihren Schülern die Atmosphäre der Online-Konferenz gestalten.
Die Studierenden müssen erkennen, dass die Rhetorik des ständig wechselnden Rollen als Diskursproduzenten und -konsumenten in den interaktiven Dynamiken des diskursiven Austauschs in einem schnellen elektronischen Liefersystem die gleiche ist, die zwischen Sprechern und Zuhörern während eines mündlichen Gesprächs auftritt.	Die Studierenden müssen verstehen, dass sich ihre Rollen als Schriftsteller und Leser in Online-Konferenzen schnell verändern, ähnlich wie sich ihre Rollen als Sprecher und Zuhörer in mündlichen Gesprächen verändern.

Hier ist ein weiteres Beispiel—vorher und nachher:

Vermeiden Sie pompöse, amtliche Schreibweise. Nicht nur ist der Ton der Problemversion beleidigend, sie ist fast doppelt so lang wie die überarbeitete Version!

Geben Sie Ihrem Geschäftsbrief ein "Handlungsende", wo immer es angebracht ist. Eine "Aktion-beendende" macht klar, was der Verfasser des Schreibens vom Empfänger erwartet und wann. Unwirksame Schlussfolgerungen in Geschäftsschreiben enden oft mit eher wackeligen, unverbindlichen Aussagen wie "Ich hoffe, bald von Ihnen zu hören" oder "Lassen Sie mich wissen, ob ich Ihnen weiterhelfen kann." Stattdessen oder zusätzlich sollte die Handlung, die der Empfänger ergreifen soll, und der Zeitplan für diese Handlung spezifiziert werden. Wenn Sie zum Beispiel einen Anfragebrief schreiben, bitten Sie den Herausgeber höflich, Sie über seine Entscheidung, wenn möglich, innerhalb eines Monats zu informieren. Wenn Sie ein Bewerbungsschreiben verfassen, versuchen Sie subtil, ein Datum und eine Uhrzeit für ein Vorstellungsgespräch festzulegen. Hier sind einige Beispiele:

Sobald Sie diesen Plan genehmigen, werde ich sofort beginnen, Vertriebsmitarbeiter zu kontaktieren, um den Kauf und die Lieferung der Notebooks zu arrangieren. Darf ich erwarten, innerhalb der Woche von Ihnen zu hören?

Ich bin an den meisten Tagen nach 14:00 Uhr frei. Können wir einen Termin vereinbaren, um meinen Werdegang und diese Position näher zu besprechen? Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören.

Professionelle E-Mails schreiben. Michael Alley, Penn State

Ich würde Ihre Gedanken, Reaktionen und Kritiken zu diesem Kapitel schätzen: Ihre Antwort—David McMurrey.