Überblick über Geschäftsnachrichten

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Geschäftsmemoranden

Für die interne Kommunikation innerhalb einer Organisation verwenden Sie das Memorandum-Format. Die tatsächlichen Inhalte eines Memos können sehr ähnlich denen eines Geschäftsbriefs oder eines kurzen Berichts sein—der entscheidende Punkt ist das Memorandum-Format.

Wie bei formellen, gedruckten Geschäftsbriefen fragen Sie sich vielleicht, ob gedruckte Mitteilungen im Internetzeitalter notwendig sind. Ihre Organisation könnte strenge Richtlinien haben, wann E-Mails nicht zulässig sind. Das zentrale Anliegen ist die Vertraulichkeit; jede E-Mail könnte von jedem gesehen werden. Aus diesem Grund sind Stellenangebote, Anfragen nach Gehaltserhöhungen und Beschwerden über einen Mitarbeiter gute Beispiele dafür, wann man keine E-Mails verwenden sollte.

Standardkomponenten von Memoranden

Das Format für Memoranden ist viel einfacher als das für Geschäftsbriefe. Das Bild unten veranschaulicht die standardmäßigen Komponenten.

DATUM: Während die Formate variieren, setzen Sie das Datum, an dem Sie das Memo senden, in den Kopfbereich. Das folgende Beispiel zeigt es als dritte Zeile im Kopf; in einigen Designs ist es die erste Zeile.

AN: Geben Sie den Namen des Empfängers oder den Gruppennamen in dieses Feld ein. Der Grad der Formalität ist hier sehr deutlich. Sie können "Elizabeth", "Elizabeth Bennet" oder "Frau Elizabeth Bennet, Direktorin der Personalabteilung" einfügen, je nach Ihrem Kenntnisstand über den Empfänger und der Formalität der Situation.

Verwendung von speziellen Formatierungen, in diesem Fall einer nummerierten Liste (um eine geordnete Folge anzuzeigen)

Der Kopfbereich des Memo-Formats variiert je nach Platzierung dieser Elemente, aber sie sind alle erforderlich.

Betreffzeile: identifiziert klar das Thema und, in diesem Fall, den Kontext der Kommunikation

Verweis auf vorige Kommunikation. Wenn die Betreffzeile den Kontext der Kommunikation nicht klärt, tun Sie dies im ersten Absatz des Schreibens. Zum Beispiel: "Sarah, ich stimme vollkommen zu" spezifiziert nicht, worin der Verfasser des Schreibens einverstanden ist.

VON: Setzen Sie hier Ihren eigenen Namen oder den Namen der Person oder Gruppe ein, für die Sie das Memo schreiben. Nochmals, Vertrautheit und Formalität bestimmen, ob Sie nur Ihren Vornamen, Ihren vollständigen Namen oder Ihren vollständigen Namen und Titel angeben. Traditionell schreiben Sie als Verfasser des Memos Ihre Initialen oder Ihren Vornamen handschriftlich direkt nach Ihrem gedruckten Namen.

BETREFF: In diesem Feld platzieren Sie eine Formulierung, die das Thema und den Zweck des Schreibens erfasst. Für eine Umfrage zu Grammatikprüfsoftware könnte das Thema „Ergebnisse unserer Umfrage zur Grammatikprüfsoftware“ lauten. Die tatsächliche Bezeichnung für dieses Element variiert: Einige Stile verwenden „RE:“ oder „SUBJ.:“. Wenn Ihr Memo eine Antwort ist, formulieren Sie die Betreffzeile entsprechend. Zum Beispiel: „Re: Ihre Anfrage zu einer Umfrage über piezoelektrische Geräte.“

Körper. Der Text beginnt direkt nach der Überschrift. Der Text ist einfach zeilenabständig; die ersten Zeilen der Absätze sind nicht eingerückt; und es wird doppelter Zeilenabstand zwischen den Absätzen verwendet. (Für Schreibstrategien und Stil, die im Text verwendet werden sollen, siehe „Schreibstil für geschäftliche Korrespondenz“ weiter vorne in diesem Kapitel.)

Unterschriftenblock. In formellen Memorandum-Stilen fügen die Autoren tatsächlich die gleiche Art von höflichem Abschluss und Unterschriftsblock ein, die man in Geschäftsbriefen sieht. Andernfalls wird der Unterschriftsblock in Memoranden nicht verwendet.

Memoranda Schreibstil

Was den Stil in Memos angeht, hier sind einige Vorschläge:

Informalität. Passen Sie den Ton Ihres Memos an die Empfänger und die Situation an. Informalität ist bei Memos üblich, aber überlegen Sie es sich zweimal, ob Sie Humor oder Sarkasmus gegenüber Geschäftskunden und Führungskräften verwenden, insbesondere bei denen, deren Muttersprache nicht Englisch ist.

Kurzheit. Memos sind normalerweise eher kurz—zum Beispiel weniger als ein Dutzend Zeilen—und die Absätze sind ebenfalls kurz.

Spezifische Betreffzeilen. Um sicherzustellen, dass Ihr Memo gelesen wird und die gewünschte Wirkung erzielt, machen Sie die Betreffzeile spezifisch und ansprechend. Wenn die Empfänger 60 bis 70 Nachrichten im Posteingang haben und nur die Betreffzeilen sehen können, werden sie eher die lesen, die wichtig oder interessant aussehen.

Wichtige Informationen zuerst. Wenn Menschen viele Memos erhalten, neigen sie dazu, schnell das Interesse oder die Geduld zu verlieren. Die Menschen sind beschäftigt! Stellen Sie die wichtigsten Informationen an den Anfang Ihres Memos. Verwenden Sie die folgenden Sätze für Ausführungen.

Ein Thema, Problem, Frage, Anfrage pro Memo. Manchmal erhält nur der erste Punkt in Ihrem Memo eine Antwort. Ja, die Leute sind beschäftigt. Wenn Sie zwei Anfragen haben, stellen Sie eine Anfrage in einem Memo und die andere in einem nachfolgenden Memo.

kurze Absätze und Abstand zwischen den Absätzen. Wann immer möglich, unterteilen Sie Ihre Memos in Absätze von drei oder vier Zeilen. Und wenn Sie Ihre Nachricht in Absätze gliedern, lassen Sie eine Zeile zwischen ihnen frei.

Hervorhebung und Betonung. Verwenden Sie typografische Effekte (Fett, Kursiv, Farbe, verschiedene Schriftarten), Tabellen und Grafiken konsequent und in Maßen. Sie können auch Tabellen und Grafiken verwenden, um Ihre Memos zu untermauern (siehe Kapitel 7).

Überschriften. Wenn Ihr Memo eine volle Seite oder länger ist, verwenden Sie Überschriften, um die Unterthemen zu kennzeichnen. Für diese Überschriften verwenden Sie eine leicht größere Schriftgröße und Fettdruck. (Siehe Kapitel 3 für Einzelheiten zu Überschriften.)

Listen. Wenn Sie wichtige Punkte hervorheben möchten oder Schritt-für-Schritt-Informationen präsentieren, verwenden Sie Aufzählungs- und nummerierte Listen.

automatische Antworten. Wenn Sie Memos online lesen, seien Sie vorsichtig mit der Antwortfunktion. Es kann eine Katastrophe sein, die darauf wartet, zu passieren. Da Memos oft an mehrere Empfänger gerichtet sind, ist es leicht, eine Antwort an alle zu senden, wenn Sie nur an einen antworten wollten. Stellen Sie sich vor, Sie stellen in der Antwort an einen Partner eines Projekts die Kompetenz eines anderen Partners bei demselben Projekt in Frage. Aber was ist, wenn diese Antwort auch an beide Partner geht? Oh je ...

Geschäfts-E-Mail

hinzuzufügen

Geschäftsbriefe (Oberflächenpost)

gemeinsame Komponenten

Die folgenden Informationen beziehen sich auf die mechanischen und physischen Details von Geschäftsbriefen. Alle in den folgenden Abschnitten besprochenen Komponenten sind im Folgenden veranschaulicht:


gemeinsame Komponenten von Geschäftsschreiben

Überschrift. Die Überschrift enthält die Adresse des Schreibers und das Datum des Briefes. Der Name des Schreibers ist nicht enthalten; nur ein Datum ist in Überschriften auf Briefkopfpapier erforderlich. Denken Sie daran, dass Sie bei der Verwendung von Briefkopfpapier, bei dem die erste Seite ein aufwändiges Briefkopfdesign und Logo enthält, keinen solchen Seitenstil auf folgenden Seiten verwenden. Verwenden Sie das Briefpapier für die folgenden Seiten, das mit dem Logo-Seitenpapier geliefert wird.

Wenn du in einem Schreibkurs bist, warum nicht dein eigenes schickes Logo erstellen, komplett mit einem erfundenen Firmennamen und Adresse (wenn dein Lehrer es erlaubt)? Betrachte diese beiden Beispiele:


eine Möglichkeit für erfundenes Logo-Papierwaren


eine weitere Möglichkeit für erfundene Logo-Stationery

Innere Adresse. Die innere Anschrift zeigt den Namen und die Adresse des Empfängers des Briefes. Diese Informationen können helfen, Verwirrung in den Büros des Empfängers zu vermeiden. Außerdem hilft die innere Anschrift festzustellen, was mit dem Brief zu tun ist, falls der Empfänger umgezogen ist. In der inneren Anschrift sollte der angemessene Respekttitel des Empfängers enthalten sein, und der Name des Unternehmens sollte genau so kopiert werden, wie das Unternehmen ihn schreibt. Wenn Sie die Namen von Einzelpersonen haben, denken Sie daran, sie angemessen anzusprechen: Frau, Fräulein, Herr, Dr. und so weiter. Wenn Sie sich nicht sicher sind, was für eine Einzelperson korrekt ist, versuchen Sie herauszufinden, wie diese Person Briefe unterzeichnet, oder konsultieren Sie den Abschnitt zu Anredeformen in einem Wörterbuch.

Gruß. Die Anrede spricht direkt den Empfänger des Briefes an und wird von einem Doppelpunkt gefolgt (außer wenn ein freundlicher, vertrauter, geselliger Ton beabsichtigt ist, in diesem Fall wird ein Komma verwendet).

Hinweis: Beginnen Sie ein neues Dokument in Microsoft Word, und Sie werden sehen, dass alle Anschreiben-Vorlagen die Anrede mit einem Komma punctuieren. Die Zeichensetzung mit einem Doppelpunkt in Geschäftsschreiben ist eindeutig festgelegt in Geschäftsautorenbegleiter (2011).

beachten Sie, dass im vereinfacht Brief Im Format wird die Anredezeile ganz entfernt. Wenn Sie nicht wissen, ob der Empfänger ein Mann oder eine Frau ist, war es traditionell üblich, "Sehr geehrter Herr" oder "Sehr geehrte Herren"— zu schreiben, aber das ist sexistisch! Um dieses Problem zu vermeiden, wurden Anreden wie "Sehr geehrter Herr oder Frau," "Sehr geehrte Damen und Herren," "Liebe Freunde," oder "Liebe Leute" ausprobiert—aber ohne viel allgemeine Akzeptanz. Die Anredezeile ganz zu löschen oder "an wen es auch immer betrifft" an ihrer Stelle einzufügen, ist normalerweise auch keine gute Lösung—es ist unpersönlich.

Die beste Lösung ist, einen kurzen, anonymen Anruf bei der Organisation zu tätigen und nach einem Namen zu fragen; oder die Anrede an einen Abteilungsnamen, Ausschussnamen oder eine Positionsbezeichnung zu richten: "Sehr geehrte Personalabteilung," "Sehr geehrter Auswahl Ausschuss," "Sehr geehrte/r Vorsitzende/r," "Sehr geehrter Direktor für finanzielle Unterstützung," zum Beispiel.

BLOCKBUCHSTABENFORMAT

Betreff oder Referenzzeile. wie in der gezeigt Bestellbrief, die Betreffzeile ersetzt die Anrede oder ist zusammen mit ihr enthalten. die Betreffzeile kündigt das Hauptanliegen des Schreibens an.

Text des Briefes. die eigentliche Nachricht ist natürlich im Text des Briefes enthalten, in den Absätzen zwischen der Anrede und dem Schlussgruß. Strategien für das Schreiben des Briefinhalts werden im Abschnitt über Geschäftskorrespondenzstil.

freundliche Grüße. der "sincerely yours"-Teil des Geschäftsschreibens wird als Schlussformel bezeichnet. Andere gängige sind "sincerely yours," "cordially," "respectfully," oder "respectfully yours." Sie können Ihre eigene gestalten, aber seien Sie vorsichtig, keine blumigen oder umständlichen zu erstellen. Beachten Sie, dass nur der erste Buchstabe großgeschrieben wird und er immer von einem Komma gefolgt ist.

Signaturblock. In der Regel tippen Sie Ihren Namen vier Zeilen unter dem freundlichen Abschluss und unterschreiben Ihren Namen dazwischen. Wenn Sie eine Frau sind und Ihren Familienstand klarstellen möchten, verwenden Sie Miss, Ms. oder Mrs. in Klammern vor der getippten Version Ihres Vornamens. Wann immer möglich, fügen Sie Ihren Titel oder den Namen der Position, die Sie innehaben, direkt unter Ihrem Namen hinzu. Zum Beispiel, "Technikschreibstudentin," "Studierende im zweiten Jahr der Datenverarbeitung," oder "Studentin am Tarrant County Community College" sind vollkommen akzeptabel.

Endnotizen. Direkt unter dem Unterschriftsblock befinden sich oft mehrere Abkürzungen oder Phrasen, die wichtige Funktionen haben.

• Initialen. Die Initialen in Großbuchstaben in den vorhergehenden Figuren sind die des Schreibers des Briefes, und die in Kleinbuchstaben direkt nach dem Doppelpunkt sind die des Schreibkrafts.
• Beilagen. Um sicherzustellen, dass der Empfänger weiß, dass dem Brief im selben Umschlag Gegenstände beigefügt sind, verwenden Sie solche Hinweise wie "Beilage, " "Beil., " "Beilagen (2). " Zum Beispiel, wenn Sie einen Lebenslauf und ein Schreibmuster mit Ihrem Bewerbungsschreiben senden, würden Sie Folgendes tun: "Beil.: Lebenslauf und Schreibmuster." Wenn die Beilage verloren geht, wird der Empfänger informiert sein.
• Kopien. Wenn Sie Kopien eines Briefes an andere senden, geben Sie dies auch in den Endnotizen an. Wenn Sie beispielsweise von der Handhabung Ihrer Reparaturprobleme durch einen örtlichen Händler verärgert waren und eine Kopie Ihres Briefes an das Better Business Bureau senden würden, würden Sie Folgendes schreiben: "cc: Better Business Bureau." Wenn Sie planen, eine Kopie an Ihren Anwalt zu senden, schreiben Sie etwas wie: "cc: Herr Raymond Mason, Anwalt."

Folgende Seiten. Wenn Ihr Brief länger als eine Seite ist, kann die Kopfzeile oben auf den folgenden Seiten auf eine der unten gezeigten Arten gestaltet werden. Die Informationen in der folgenden Seitenkopfzeile sind die Name des Empfängers, Datum und Seitenzahl:

Beispiele für das Format der Kopfzeile auf der folgenden Seite.

Wenn Sie Briefpapier verwenden, denken Sie daran, es nicht für nachfolgende Seiten zu verwenden. Sie müssen jedoch leeres Papier von derselben Qualität, dem gleichen Gewicht und der gleichen Textur wie das Briefpapier verwenden (in der Regel wird das Briefpapier mit passendem leeren Papier geliefert).

Geschäftsbriefformate

Wenn Sie einen Geschäftsbrief schreiben, wählen Sie eines der gängigen Formate aus, die in den unten stehenden Beispielbriefen gezeigt werden. Dazu gehören der Blockbrief, der Halbblockbrief, der alternative Blockbrief und der vereinfachte Brief.

• Siehe die BLOCKBUCHSTABEN.
• Siehe die halbblockbuchstaben.
• Siehe die alternative Blockschrift.
• Für die vereinfachter Brief.

Welches dieser Formate zu verwenden ist hängt von den in Ihrer Organisation oder der Situation, in der Sie schreiben, gängigen ab. Verwenden Sie den vereinfachten Brief, wenn Ihnen der Name einer Person oder Abteilung fehlt, an die Sie schreiben möchten.

Stil in Geschäftsnachrichten

Das Schreiben von Geschäftsbriefen und Memos unterscheidet sich in bestimmten wichtigen Punkten vom Schreiben von Berichten. Beachten Sie die folgenden Hinweise, wenn Sie schreiben und insbesondere wenn Sie Ihre Geschäftsbriefe oder Memos überarbeiten.

Nennen Sie sofort das Hauptgeschäft, den Zweck oder das Thema. Lassen Sie den Leser bereits im ersten Satz wissen, worum es in Ihrem Schreiben geht. Denken Sie daran, dass es für Geschäftsleute beim Öffnen eines Briefes am wichtigsten ist, zu erfahren, worum es in dem Brief geht, was sein Zweck ist und warum sie ihre Zeit mit dem Lesen verbringen sollten. Vermeiden Sie daher umständliche Einleitungen. Wenn Sie sich um einen Job bewerben, beginnen Sie am besten mit etwas wie: "Ich schreibe Ihnen, um mich auf die derzeit offene Position zu bewerben...." Wenn Sie jemandem schlechte Nachrichten überbringen müssen, sollten Sie nicht alles davon im ersten Satz mitteilen. Hier ist ein Beispiel, wie Sie negative Formulierungen vermeiden können: "Ich schreibe als Antwort auf Ihren Brief vom 24. Juli XXXX, in dem Sie Probleme mit einer von unserem Unternehmen gekauften elektronischen Tabelle ansprechen." Im Folgenden wird ein weiteres Beispiel gezeigt.

Nennen Sie sofort den Hauptzweck oder das Geschäft des Schreibens. Die problematische Version fängt sofort an, wild herumzufuchteln. Die überarbeitete Version legt zumindest den Zweck des Briefes fest (und beginnt dann ebenfalls zu fuchteln).

Wenn Sie auf einen Brief antworten, nennen Sie in dem ersten Absatz oder Satz dieses Schreibens dessen Betreff und Datum. Beschäftigte Empfänger, die selbst viele Briefe schreiben, erinnern sich möglicherweise nicht an ihre Briefe an Sie. Um Probleme zu vermeiden, geben Sie das Datum und das Thema des Briefes an, auf den Sie antworten:

Halten Sie die Absätze der meisten Geschäftsbriefe kurz. Die Absätze von Geschäftsbriefen sind in der Regel kurz, einige nur einen Satz lang. Geschäftsbriefe werden nicht auf die gleiche Weise wie Artikel, Berichte oder Bücher gelesen. Üblicherweise werden sie schnell gelesen. Große, dicke, dichte Absätze über zehn Zeilen, die viel Konzentration erfordern, werden möglicherweise nicht aufmerksam gelesen—oder gar nicht gelesen.

Um dem Empfänger zu ermöglichen, Ihre Briefe schneller zu lesen und die wichtigen Fakten oder Ideen zu verstehen und zu merken, erstellen Sie relativ kurze Absätze von drei bis acht Zeilen. In Geschäftsschreiben sind Absätze, die nur aus einem einzigen Satz bestehen, üblich und völlig akzeptabel. In diesem Kapitel sehen Sie Beispiele für die kürzeren Absätze, die häufig in Geschäftsschreiben verwendet werden.

"Gliedern" Sie den Inhalt Ihres Schreibens. Wenn Sie "die Inhalte"eines Geschäftsbriefs —in verschiedene Abschnitte—unterteilen, setzen Sie jedes verschiedene Thema des Briefes in einen eigenen Absatz. Wenn Sie einen Beschwerdebrief über Probleme mit der Systemeinheit Ihres Personal Computers schreiben würden, könnten Sie diese Absätze haben:

• Eine Beschreibung der Probleme, die Sie damit hatten.
• Die ineffektiven Reparaturarbeiten, die Sie hatten
• Die Vergütung, die Sie für angemessen halten, und warum.

Untersuchen Sie jeden Absatz Ihrer Briefe auf seinen Zweck, Inhalt oder Funktion. Wenn Sie einen Absatz finden, der mehr als eine Sache macht, ziehen Sie in Betracht, ihn in zwei Absätze zu teilen. Wenn Sie zwei kurze, separate Absätze entdecken, die dasselbe tun, denken Sie darüber nach, sie zu einem zusammenzufassen.

Geben Sie Themenindikatoren zu Beginn der Absätze an. Analysieren Sie einige der Briefe, die Sie in diesem Kapitel sehen, hinsichtlich des Inhalts oder Zwecks ihrer einzelnen Absätze. Im ersten Satz eines jeden Hauptabsatzes eines Geschäftsbriefes versuchen Sie, ein Wort oder eine Phrase zu finden, die das Thema dieses Absatzes anzeigt. Wenn ein Absatz Ihre Probleme mit einem persönlichen Computer behandelt, fügen Sie das Wort "Probleme" oder die Phrase "Probleme mit meinem persönlichen Computer" in den ersten Satz ein. Dies gibt den Empfängern einen klaren Eindruck vom Inhalt und Zweck jedes Absatzes. Hier ist ein Auszug, bevor und nachdem die Themenindikatoren integriert wurden:

Listen oder aufzählen, wann immer möglich, in einem Geschäftsbrief. Die Aufzählung verteilt den Text des Briefes und erleichtert es, die wichtigen Punkte schnell zu erfassen. Listen können auf verschiedene Weise gestaltet werden, wie im Kapitel über Listen erläutert. Für Beispiele von Listen in der Geschäftskorrespondenz siehe das Blockschriftformat im vorhergehenden, der Anfragebrief, und Bestellbrief.

Platzieren Sie wichtige Informationen strategisch in Geschäftsbriefen. Informationen in den ersten und letzten Zeilen von Absätzen werden tendenziell leichter gelesen und eher erinnert. Dies sind Hochsichtbarkeitspunkte. Informationen, die in der Mitte langer Absätze begraben sind, werden leicht übersehen oder vergessen. Zum Beispiel sollten in Bewerbungsschreiben, die potenzielle Arbeitgeber davon überzeugen müssen, dass Sie für einen Job geeignet sind, Informationen über Ihre ansprechenden Qualitäten zu Beginn oder am Ende der Absätze platziert werden, um eine stärkere Betonung zu erzielen. Weniger positive oder nachteilige Informationen sollten in weniger hochsichtbare Punkte eingefügt werden. Wenn Sie einige schwierige Dinge zu sagen haben, ist eine gute (und ehrliche) Strategie, sie durch Platzierung in Bereichen mit weniger Betonung zu de-emphasieren. Wenn ein Job drei Jahre Erfahrung erfordert und Sie nur eines haben, verstecken Sie diese Tatsache in der Mitte oder im unteren Teil eines Absatzes des Bewerbungsschreibens. Der resultierende Brief wird ehrlich und vollständig sein; er wird lediglich schwache Punkte nicht unnötig betonen. Hier sind einige Beispiele für diese Ideen:

Finden Sie positive Wege, um schlechte Nachrichten in Ihren Geschäftsw letters auszudrücken. Oft müssen Geschäftsschreiben schlechte Nachrichten übermitteln: Eine defekte Computer-Tastatur kann nicht ersetzt werden oder eine Person kann nicht eingestellt werden. Solche schlechten Nachrichten können taktvoll übermittelt werden. Dadurch werden die Chancen verringert, dass die Geschäftsbeziehungen mit dem Empfänger der schlechten Nachricht enden. Um schlechte Nachrichten positiv zu vermitteln, vermeiden Sie möglichst solche Wörter wie "kann nicht," "verweigern," "fehlerhaft," "unmöglich," "ablehnen," "verbieten," "einschränken," und "bestreiten". Die ersten Versionen der nachfolgenden Beispielsätze sind in einer recht kalten und unfreundlichen negativen Art formuliert; die zweiten Versionen sind viel positiver, herzlicher und taktvoller:

Konzentrieren Sie sich auf die Bedürfnisse, Ziele oder Interessen des Empfängers und nicht auf Ihre eigenen. Vermeide einen selbstzentrierten Fokus auf deine eigenen Anliegen anstelle der des Empfängers. Auch wenn du in einem Geschäftsbrief viel über dich selbst sprechen musst, solltest du dies auf eine Weise tun, die deine Anliegen mit denen des Empfängers in Verbindung bringt. Dieser empfängerorientierte Stil wird oft als "Du-Haltung" bezeichnet, was nicht bedeutet, mehr "Du" zu verwenden, sondern den Empfänger zur Hauptfokus des Briefes zu machen.

Vermeiden Sie pompöse, aufgeblähte, rechtlich klingende Formulierungen. Achten Sie auf aufgeblähten, wichtig klingenden Sprachgebrauch. Diese Art von Sprache mag zunächst geschäftsmäßig erscheinen; sie ist in Wirklichkeit lächerlich. Natürlich ist eine solche Formulierung in rechtlichen Dokumenten offenbar notwendig; aber warum sie in anderen Schreibsituationen verwenden? Wenn Sie einen Geschäftsbrief schreiben, stellen Sie sich als eine Person vor, die klar und mit gesundem Menschenverstand spricht (aber vermeiden Sie Slang). Schauen Sie sich die folgenden Beispiele für eine ernsthafte Dosis von Bürokratiesprache an.

Hier ist ein weiteres Beispiel—vorher und nachher:

Vermeiden Sie schwülstige, amtlich klingende Schreibweise. Nicht nur ist der Ton der Problemversion beleidigend, sie ist fast doppelt so lang wie die überarbeitete Version!

Geben Sie Ihrem Geschäftsbrief einen "handlungsauffordernden"Abschluss, wann immer es angebracht ist. Eine "Handlungsaufforderung" macht deutlich, was der Verfasser des Schreibens vom Empfänger erwartet und wann. Unwirksame Schlussfolgerungen in Geschäftsschreiben enden oft mit eher schwachen, unverbindlichen Aussagen wie "Hoffe, bald von Ihnen zu hören" oder "Lassen Sie mich wissen, ob ich Ihnen weiterhelfen kann." Stattdessen oder zusätzlich sollten Sie die Handlung angeben, die der Empfänger durchführen soll, sowie den Zeitplan dafür. Wenn Sie zum Beispiel einen Anfragebrief schreiben, bitten Sie den Redakteur höflich, Sie über seine Entscheidung zu informieren, falls möglich, innerhalb eines Monats. Wenn Sie ein Bewerbungsschreiben verfassen, versuchen Sie subtil, ein Datum und eine Uhrzeit für ein Interview zu vereinbaren. Hier sind einige Beispiele:

Professionelle E-Mails schreiben. Michael Alley, Penn State

Ich würde Ihre Gedanken, Reaktionen und Kritiken zu diesem Kapitel schätzen: deine Antwort—David McMurrey.