व्यापार संदेशों का अवलोकन

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नोट: "मानक व्यवसाय पत्र प्रारूप" पर गूगल खोजें, और आप देखेंगे कि *कोई* उदाहरण Microsoft टेम्पलेट द्वारा निर्धारित शीर्षकों और अंदर के पते के लिए कई-स्पेसिंग प्रारूप का उपयोग नहीं करते। इसके अलावा, Microsoft व्यवसाय-पत्र टेम्पलेट में अभिवादन को विराम चिह्न के रूप में अल्पविराम दिखाते हैं। पारंपरिक रूप से कॉलन का उपयोग होता है। व्यापार पत्राचार। गैर-पारंपरिक अलंकार व्यापार-पत्र अभिवादन पर: नोट: एक का उपयोग करें : (कोलन) इसके बजाय!

व्यावसायिक ज्ञापन

किसी संगठन के भीतर संचार के लिए, मेमोरेडम प्रारूप का उपयोग करें। एक मेमो की वास्तविक सामग्री व्यापारी पत्र या छोटे रिपोर्ट के समान हो सकती है—मुख्य बिंदु मेमोरेडम प्रारूप है।

जैसे औपचारिक प्रिंटेड बिजनेस लेटर के साथ होता है, आपको यह सोचना हो सकता है कि इंटरनेट के युग में प्रिंटेड मेमोरेनडम आवश्यक हैं या नहीं।您的 संगठन में ईमेल के प्रयोग के लिए सख्त नीतियाँ हो सकती हैं। केंद्रीय चिंता गोपनीयता है; कोई भी ईमेल किसी के द्वारा देखा जा सकता है। इस कारण, जॉब ऑफर, वेतन बढ़ाने के लिए अनुरोध, और एक कर्मचारी के खिलाफ शिकायतें ऐसी अच्छी उदाहरण हैं जब ईमेल का उपयोग नहीं करना चाहिए।

ज्ञापन के मानक घटक

सूचनापत्र का प्रारूप व्यापार पत्रों की तुलना में बहुत सरल है। नीचे दी गई छवि मानक घटकों को दर्शाती है।

तारीख: हालांकि प्रारूप भिन्न होते हैं, जिस दिन आप मेमो भेजते हैं, उसे हेडर में डालें। नीचे दिया गया उदाहरण इसे शीर्षक के तीसरे पंक्ति के रूप में दिखाता है; कुछ डिज़ाइन में यह पहली पंक्ति होती है।

के लिए: इस स्लॉट में प्राप्तकर्ता या समूह का नाम डालें। औपचारिकता का स्तर यहां बहुत स्पष्ट है। आप "एलिज़ाबेथ", "एलिज़ाबेथ बेनेट", या "सु. एलिज़ाबेथ बेनेट, जनसंपर्क निदेशक" डाल सकते हैं, जो आपके प्राप्तकर्ता के साथ परिचय और स्थिति की औपचारिकता पर निर्भर करता है।

विशेष फॉर्मैटिंग का उपयोग, इस मामले में, एक संख्या सूची (क्रमबद्ध अनुक्रम को इंगीत करने के लिए)

व्यापार सन्देश का उदाहरण

मेमो प्रारूप के हेडर भाग का आकार इन तत्वों की स्थिति के आधार पर भिन्न होता है, लेकिन ये सभी आवश्यक हैं।

विषय: स्पष्ट रूप से विषय और, इस मामले में, संचार का संदर्भ पहचानता है।

पिछली बातचीत के संदर्भ में। यदि विषय रेखा संचार के संदर्भ को स्पष्ट नहीं करती है, तो मेमो के पहले पैराग्राफ में ऐसा करें। उदाहरण के लिए, "सारा, मैं पूरी तरह से सहमत हूँ" यह निर्दिष्ट नहीं करता कि मेमो लेखक किस बात से सहमत है।

व्यापार ज्ञापन का उदाहरण

से: इस स्लॉट में अपना नाम या उस व्यक्ति या समूह का नाम डालें जिसके लिए आप मेमो लिख रहे हैं। एक बार फिर, परिचय और औपचारिकता यह निर्धारित करते हैं कि क्या सिर्फ आपका पहला नाम, आपका पूरा नाम, या आपका पूरा नाम और शीर्षक डालना है। पारंपरिक रूप से, मेमो के लेखक के रूप में, अपने मुद्रित नाम के ठीक बाद अपने शुरुआती अक्षर या पहले नाम को हाथ से लिखें।

विषय: इस स्लॉट में, एक वाक्यांश डालें जो मेमो के विषय और उद्देश्य को दर्शाता है। व्याकरण-चेकिंग सॉफ्टवेयर पर एक सर्वे के लिए, विषय हो सकता है "व्याकरण-चेकिंग सॉफ्टवेयर पर हमारे सर्वे के परिणाम।" इस तत्व के लिए वास्तविक लेबल भिन्न हो सकता है: कुछ शैलियों में "RE:" या "SUBJ.:" का उपयोग किया जाता है। यदि आपका मेमो किसी उत्तर है, तो विषय रेखा को उसी अनुसार रखें। उदाहरण: "Re: आपके अनुरोध के लिए पाईज़ोइलेक्ट्रिक उपकरणों के सर्वे के लिए।"

शरीर। शरीर शीर्षक के तुरंत बाद शुरू होता है। पाठ एकल स्पेस पर है; पैरा के पहले पंक्तियाँIndented नहीं हैं; और पैरा के बीच डबल स्पेसिंग का उपयोग किया गया है। (शरीर में उपयोग के लिए लेखन रणनीतियाँ और शैली देखने के लिए, इस अध्याय में ‘‘व्यापार पत्राचार के लिए लेखन शैली’’ देखें।)

हस्ताक्षर ब्लॉक। औपचारिक ज्ञापनों की शैलियों में, लेखक वास्तव में उसी प्रकार का समर्पण और हस्ताक्षर खंड डालते हैं जो आप व्यापार पत्रों में देखते हैं। अन्यथा, ज्ञापनों में हस्ताक्षर खंड का उपयोग नहीं किया जाता।

स्मरण पत्र लेखन शैली

नोट्स में शैली के लिए, यहां कुछ सुझाव हैं:

अनौपचारिकता। अपने मेमो का स्वर प्राप्तकर्ताओं और स्थिति के अनुसार समायोजित करें। मेमो में अनौपचारिकता आम है, लेकिन व्यापारिक ग्राहकों और ऊपरी प्रबंधन के साथ हास्य या व्यंग्य का उपयोग करने से पहले दो बार सोचें, विशेषकर उन लोगों के लिए जिनकी मातृभाषा अंग्रेजी नहीं है।

संक्षिप्तता। मेमो सामान्यतः काफी छोटे होते हैं—उदाहरण के लिए, एक दर्जन से कम पंक्तियाँ—और पैरा भी छोटे होते हैं।

विशिष्ट विषय पार्श्व। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका मेमो पढ़ा जाए और इसके इच्छित प्रभाव पड़े, विषय रेखा को विशेष और आकर्षक बनाएं। यदि प्राप्तकर्ताओं के पास इनबॉक्स में 60 से 70 संदेशों का इंतजार है और वे केवल विषय रेखाएँ ही देख सकते हैं, तो वे उन संदेशों को पढ़ने की अधिक संभावना रखते हैं जो महत्वपूर्ण या दिलचस्प लगते हैं।

पहली महत्वपूर्ण जानकारी। जब लोगों को बहुत सारे मेमो मिलते हैं, वे जल्दी ही रुचि या धैर्य खोने लगते हैं। लोग व्यस्त होते हैं! अपने मेमो की सबसे महत्वपूर्ण जानकारी को शुरुआत में रखें। विस्तार के लिए आगे के वाक्यों का उपयोग करें।

एक मेमो में एक विषय, समस्या, प्रश्न, अनुरोध हों। कभी-कभी, आपकी मेमो में केवल पहले आइटम का ही जवाब मिलता है। हाँ, लोग व्यस्त हैं। यदि आपके पास दो अनुरोध हैं, तो एक अनुरोध को एक मेमो में रखें; दूसरा अगले मेमो में।

छोटे पैराग्राफ और पैराग्राफ के बीच में जगह। जब भी संभव हो, अपने मेमो को तीन या चार पंक्तियों के पैराग्राफ में विभाजित करें। और जब आप अपने संदेश को पैराग्राफ में विभाजित करें, तो उनके बीच एक पंक्ति छोड़ें।

हाइलाइटिंग और जोर देना। टाइपोग्राफ़िकल प्रभावों (बोल्ड, इटैलिक, रंग, विभिन्न फ़ॉन्ट) का उपयोग लगातार और संयम में करें। आप अपने मेमो को मजबूत करने के लिए तालिकाएँ और ग्राफ़िक्स का भी उपयोग कर सकते हैं (देखें अध्याय 7)।

शीर्षक। यदि आपका मेमो एक पूरा पृष्ठ या उससे लंबा है, तो उपविषयों की पहचान के लिए शीर्षक का उपयोग करें। इन शीर्षकों के लिए, थोड़ा बड़ा फ़ॉन्ट और बोल्ड का उपयोग करें। (शीर्षकों के विवरण के लिए अध्याय 3 देखें।)

सूचियाँ। यदि आपके पास जोर देने के लिए मुख्य बिंदु हैं या यदि आप चरण-दर-चरण जानकारी प्रस्तुत कर रहे हैं, तो क्रमशः बुलेटेड और संख्या सूची का उपयोग करें।

स्वचालित उत्तर। यदि आप ऑनलाइन मेमो पढ़ते हैं, तो उत्तर कार्यक्षमता का उपयोग करते समय सावधान रहें। यह एक आपदा होने की प्रतीक्षा कर सकता है। क्योंकि ई-मेमो अक्सर कई प्राप्तकर्ताओं को संबोधित होते हैं, इसलिए यदि आप केवल एक को उत्तर देने का इरादा रखते हैं, तो सभी को उत्तर भेजना आसान हो जाता है। कल्पना करें कि जब आप एक परियोजना पर एक साथी को उत्तर दे रहे हैं, तो आप उसी परियोजना पर एक अन्य साथी की क्षमता पर सवाल उठाते हैं। लेकिन अगर यह उत्तर दोनों साथियों तक भी पहुंच जाए? ओह...

व्यवसायिक ई-मेल

जोड़ा जाएगा

बिजनेस पत्र (सतह मेल)

सामान्य घटक

निम्नलिखित व्यावसायिक पत्रों के यांत्रिक और भौतिक विवरणों से संबंधित है। निम्नलिखित में चर्चा किए गए सभी घटकों को निम्नलिखित में दर्शाया गया है:


बिजनेस पत्रों के सामान्य तत्व

शीर्षक। शीर्षक में लेखक का पता और पत्र की तारीख होती है। लेखक का नाम शामिल नहीं होता; शीर्षकों में केवल तारीख की आवश्यकता होती है। याद रखें कि यदि आप उस लेटरहेड स्टेशनरी का उपयोग करते हैं जिसमें पहले पृष्ठ पर एक सुंदर मास्टहेड और-logo है, तो अगली पृष्ठों पर उस प्रकार का पृष्ठ न उपयोग करें। उन अगली पृष्ठों की स्टेशनरी का उपयोग करें जो-logo-पृष्ठ की स्टेशनरी के साथ आती है।

यदि आप एक लेखन पाठ्यक्रम में हैं, तो क्यों न अपना खुद का फैंसी लोगो बनाएं, इसमें एक आविष्कृत कंपनी नाम और पता भी शामिल करें (यदि आपके शिक्षिका अनुमति दें)? इन दो उदाहरणों पर विचार करें:


आविष्कृत लोगो स्टेशनरी के लिए एक संभावना


आविष्कारित लोगो स्टेशनरी के लिए एक और संभावना

भीतर का पता। आवश्यक पते के अंदर पत्र के प्राप्तकर्ता का नाम और पता दिखाता है। यह जानकारी प्राप्तकर्ता के कार्यालयों में भ्रम से बचने में मदद कर सकती है। इसके अलावा, यदि प्राप्तकर्ता स्थानांतरित हो गया है, तो आवश्यक पता यह निर्धारित करने में मदद करता है कि पत्र के साथ क्या करना है। आवश्यक पते में, प्राप्तकर्ता के सम्मान का उपयुक्त शीर्षक शामिल करें; और कंपनी के नाम को उसी तरह लिखें जैसे कि वह कंपनी इसे लिखती है। जब आपके पास व्यक्तियों के नाम हों, तो उन्हें उपयुक्त रूप से संबोधित करना याद रखें: श्रीमती, श्री, विशेषण, डॉ, और इसी तरह। यदि आप किसी व्यक्ति के लिए सही नहीं जानते हैं, तो कोशिश करें कि पता करें कि वह व्यक्ति पत्रों पर कैसे हस्ताक्षर करता है या किसी शब्दकोष के संबोधन के अनुभाग को देखें।

नमस्कार। प्रणाम सीधे पत्र के प्राप्तकर्ता को संबोधित करता है और इसके बाद कोलन आता है (सिवाय जब एक मित्रवत, परिचित, सामाजिक स्वर intended है, इस मामले में अल्पविराम का उपयोग किया जाता है)।

नोट: माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में एक नया दस्तावेज़ शुरू करें, और आप देखेंगे कि सभी कवर-लेटर टेम्पलेट salutations को अल्पविराम के साथ लिखते हैं। व्यावसायिक पत्रों में कॉलन के साथ विराम चिह्न का उपयोग स्पष्ट रूप से निर्धारित है। बिजनेस लेखक की साथी (2011).

ध्यान दें कि में सरल पत्र फॉर्मेट में, अभिवादन रेखा पूरी तरह से हटा दी जाती है। अगर आपको नहीं पता कि प्राप्तकर्ता पुरुष है या महिला, तो पारंपरिक प्रथा "प्रिय सर" या "प्रिय सज्जनों"—लिखने की रही है, लेकिन यह सेक्सिस्ट है! इस समस्या से बचने के लिए, "प्रिय सर या मैडम," "प्रिय देवियों और सज्जनों," "प्रिय दोस्तों," या "प्रिय लोगों" का उपयोग किया गया है—लेकिन इसका व्यापक रूप से स्वीकार्यता नहीं हुई। अभिवादन रेखा को पूरी तरह से हटाना या इसकी जगह "जिसे यह संबंधित हो" डालना आमतौर पर एक अच्छा समाधान नहीं है—यह निःसंग है।

सर्वश्रेष्ठ समाधान यह है कि संगठन को एक त्वरित, अनाम फोनcall करें और नाम मांगें; या, अभिवादन को एक विभाग नाम, समिति नाम, या एक पद नाम के लिए संबोधित करें: "प्रिय व्यक्ति विभाग," "प्रिय भर्ती समिति," "प्रिय अध्यक्ष," "प्रिय वित्तीय सहायता निदेशक," उदाहरण के लिए।

ब्लॉक लेटर फॉर्मेट

विषय या संदर्भ पंक्ति। जैसा कि दिखाया गया है आदेश पत्र, विषय रेखा अभिवादन की जगह लेती है या इसके साथ शामिल होती है। विषय रेखा पत्र के मुख्य व्यवसाय की घोषणा करती है।

पत्र का मुख्य भाग। असली संदेश निश्चित रूप से पत्र के शरीर में निहित होता है, salutations और complementary close के बीच के पैराग्राफ। पत्र के शरीर को लिखने के लिए रणनीतियाँ संबंधित अनुभाग में चर्चा की जाती हैं व्यावसायिक-पत्राचार शैली.

सादर समापन। व्यवसाय पत्र का "सच्ची दुआएँ" तत्व को सौजन्य समाप्ति कहा जाता है। अन्य सामान्य हैं "सच्ची दुआएँ," "सादर," "आदर सहित," या "आदर सहित दुआएँ." आप अपना खुद का डिजाइन कर सकते हैं, लेकिन ध्यान रहे कि बहुत अतिशयोक्ति या शब्दों से भरे नहीं बनाएं। ध्यान दें कि केवल पहला अक्षर बड़ा होता है, और इसे हमेशा एक अल्पविराम द्वारा अनुसरण किया जाता है।

हस्ताक्षर खंड। आमतौर पर, आप अपनी नाम परामर्श बंदी के चार पंक्तियों नीचे टाइप करते हैं, और बीच में अपने नाम पर हस्ताक्षर करते हैं। यदि आप महिला हैं और अपनी वैवाहिक स्थिति स्पष्ट करना चाहती हैं, तो कृपया अपने पहले नाम के टाइप किए गए संस्करण से पहले गोल ब्रैकेट में मिस, मिसेज, या श्रीमती का प्रयोग करें। जब भी संभव हो, अपने नाम के ठीक नीचे अपनी शीर्षक या जिस पद पर आप हैं उसका नाम शामिल करें। उदाहरण के लिए, " तकनीकी लेखन छात्र, " " सॉफमोर डेटा प्रोसेसिंग मेजर, " या " टैरंट काउंटी कम्युनिटी कॉलेज छात्र " पूरी तरह से स्वीकार्य हैं।

समापन नोटेशन। हस्ताक्षर ब्लॉक के ठीक नीचे अक्सर कई संक्षिप्ताक्षर या वाक्यांश होते हैं जो महत्वपूर्ण कार्य करते हैं।

• अनुक्षण. ऊपर दिए गए आंकड़ों में सभी बड़े अक्षरों में लिखे गए आद्याक्षर पत्र के लेखक के हैं, और कोलन के ठीक बाद लिखे गए छोटे अक्षरों में आद्याक्षर टाइपिस्ट के हैं।
• संलग्नक। यह सुनिश्चित करने के लिए कि प्राप्तकर्ता जानता है कि पत्र के साथ उसी लिफाफे में आइटम हैं, ऐसे संकेतों का उपयोग करें जैसे "सामग्री," "संलग्न.," "संलग्नक (2)." उदाहरण के लिए, यदि आप अपने आवेदन पत्र के साथ एक रिज्यूमे और लेखन नमूना भेजते हैं, तो आप ऐसा करेंगे: "संलग्न: रिज्यूमे और लेखन नमूना." यदि सामग्री खो जाती है, तो प्राप्तकर्ता को पता होगा।
• प्रतियां। यदि आप किसी पत्र की प्रतियां अन्य लोगों को भेजते हैं, तो अंत में इस बात का उल्लेख करें। यदि, उदाहरण के लिए, आप एक स्थानीय व्यापारी द्वारा आपकी मरम्मत समस्याओं के निपटारे से परेशान थे और अपने पत्र की एक प्रति बेहतर व्यवसाय ब्यूरो को भेज रहे थे, तो आप यह लिखेंगे: "cc: बेहतर व्यवसाय ब्यूरो." यदि आप एक प्रति अपने वकील को भेजने की योजना बना रहे हैं, तो कुछ इस तरह लिखें: "cc: श्री रेयान मैसन, वकील."

अगले पन्ने। यदि आपका पत्र एक पृष्ठ से लंबा है, तो अगले पृष्ठों के शीर्ष पर शीर्षक को नीचे दर्शाए गए तरीकों में से किसी एक से संभाला जा सकता है। निम्नलिखित पृष्ठ शीर्षक में जानकारी है। प्राप्तकर्ता का नाम, तारीख और पृष्ठ संख्या:

पृष्ठ के शीर्षक प्रारूप के उदाहरण।

अगर आप लेटरहेड स्टेशनेरी का उपयोग करते हैं, तो याद रखें कि इसे अगले पृष्ठों के लिए न इस्तेमाल करें। हालांकि, आपको लेटरहेड पेपर की समान गुणवत्ता, वजन, और बनावट का खाली पेपर इस्तेमाल करना चाहिए (आम तौर पर, लेटरहेड स्टेशनेरी के साथ मेल खाते हुए खाली पेपर आते हैं)।

व्यवसाय पत्र प्रारूप

यदि आप एक व्यवसाय पत्र लिख रहे हैं, तो नीचे सूचीबद्ध उदाहरण पत्रों में से एक सामान्य प्रारूप चुनें। इनमें ब्लॉक पत्र, सेमी-ब्लॉक पत्र, वैकल्पिक ब्लॉक पत्र और सरल पत्र शामिल हैं।

• देखिए ये ब्लॉक लेखन.
• देखें अर्ध-ब्लॉक अक्षर.
• देखें वैकल्पिक ब्लॉक अक्षर.
• के लिए सरलीकृत पत्र.

इनमें से किस प्रारूप का उपयोग करना है, यह आपके संगठन में सामान्य रूप से उपयोग किए जाने वाले या जिस स्थिति में आप लिख रहे हैं, उस पर निर्भर करता है। यदि आपके पास किसी व्यक्ति या विभाग का नाम नहीं है, तो सरलित पत्र का उपयोग करें।

व्यावसायिक संदेशों में शैली

व्यापार पत्र और मेमो लिखना रिपोर्ट लिखने से कुछ महत्वपूर्ण तरीकों में भिन्न है। जब आप अपने व्यापार पत्र या मेमो लिखें और विशेष रूप से जब आप उन्हें सुधारें, तो निम्नलिखित सलाह को ध्यान में रखें।

मुख्य व्यवसाय, उद्देश्य, या विषय वस्तु तुरंत बताएं। पाठक को पहले वाक्य से यह बताएं कि आपका पत्र किस बारे में है। याद रखें कि जब व्यवसायिक लोग एक पत्र खोलते हैं, तो उनकी पहली चिंता यह होती है कि पत्र किस बारे में है, इसका उद्देश्य क्या है, और उन्हें इसे पढ़ने में अपना समय क्यों व्यतीत करना चाहिए। इसलिए, घुमावदार शुरुआत से बचें। यदि आप नौकरी के लिए आवेदन कर रहे हैं, तो कुछ इस प्रकार से शुरू करें: "मैं उस पद के लिए आवेदन कर रहा हूँ जो आपके पास वर्तमान में खुला है...." यदि आपके पास किसी को बुरी खबर देने का मामला है, तो आपको इसे पहले वाक्य में पूरी तरह से नहीं बताना चाहिए। यहाँ नकारात्मक वाक्यांश से बचने का एक उदाहरण है: " मैं आपके 24 जुलाई, XXXX के पत्र के जवाब में लिख रहा हूँ जिसमें आप हमारे द्वारा खरीदे गए इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट से संबंधित समस्याओं पर चर्चा करते हैं।" निम्नलिखित एक अतिरिक्त उदाहरण दिखा रहा है।

पत्र का मुख्य उद्देश्य या व्यवसाय तुरंत बताएं। समस्या के संस्करण ने शुरुआत से ही बेतरतीब तरीके से प्रतिक्रिया करना शुरू कर दिया। संशोधित संस्करण कम से कम पत्र का उद्देश्य स्थापित करता है (और फिर बेतरतीब तरीके से प्रतिक्रिया करना शुरू कर देता है)।

यदि आप एक पत्र का उत्तर दे रहे हैं, तो पहले पैराग्राफ या वाक्य में उस पत्र की विषय और तारीख के द्वारा पहचान करें। व्यस्त प्राप्तकर्ता जो स्वयं कई पत्र लिखते हैं, वे आपके पत्रों को याद नहीं कर सकते हैं। समस्याओं से बचने के लिए, उस पत्र की तारीख और विषय को पहचानें जिसका आप उत्तर दे रहे हैं:

प्रिय श्री स्टाउट: मैं आपके 1 सितंबर, 2024 के पत्र के संदर्भ में लिख रहा हूँ जिसमें आपने हमारी एक चेनसॉ के साथ हुई समस्याओं का वर्णन किया है। मुझे खेद है कि आपको इस असुविधा और खर्च का सामना करना पड़ा है और....

प्रिय श्रीमती कोहेन: मैंने अभी आपका 4 अगस्त, 2024 का पत्र प्राप्त किया है जिसमें आपने नाम और अन्य स्रोतों की सूची दी है जिनसे मैं सॉफ्ट-ड्रिंक उद्योग में प्लास्टिक की बोतलों के निर्माण और उपयोग के बारे में अतिरिक्त जानकारी प्राप्त कर सकता हूँ....

व्यापार पत्रों के अधिकांश अनुच्छेदों को संक्षेप में रखें। बिजनेस पत्रों के अनुच्छेद आमतौर पर छोटे होते हैं, कुछ केवल एक वाक्य के लंबे होते हैं। बिजनेस पत्रों को लेखों, रिपोर्टों, या पुस्तकों की तरह नहीं पढ़ा जाता। आमतौर पर, इन्हें तेजी से पढ़ा जाता है। बड़े, घने, दस लाइनों से अधिक लंबे अनुच्छेद, जो बहुत ध्यान की मांग करते हैं, शायद सावधानी से नहीं पढ़े जाएंगे या बिल्कुल भी नहीं पढ़े जाएंगे।

प्राप्तकर्ता को आपके पत्रों को तेजी से पढ़ने और महत्वपूर्ण तथ्यों या विचारों को समझने और याद रखने में सक्षम बनाने के लिए, तीन से आठ पंक्तियों के बीच के अपेक्षाकृत छोटे पैराग्राफ बनाएं। व्यवसाय पत्रों में, केवल एक साधारण वाक्य से बने पैराग्राफ सामान्य हैं और पूरी तरह से स्वीकार्य हैं। इस अध्याय में, आप व्यवसाय पत्रों में आमतौर पर उपयोग किए जाने वाले छोटे पैराग्राफ के उदाहरण देखेंगे।

अपने पत्र के सामग्री को भागों में विभाजित करें। जब आप "व्यापार पत्र" की सामग्री को विभाजित करते हैं, तो आप चर्चा के प्रत्येक विभिन्न खंड को— पत्र के प्रत्येक विभिन्न विषय— में अपने-अपने पैरे में रखते हैं। यदि आप अपने व्यक्तिगत कंप्यूटर की प्रणाली इकाई से संबंधित समस्याओं के बारे में एक शिकायत पत्र लिख रहे हैं, तो आपके पास ये पैराग्राफ हो सकते हैं:

• आपके द्वारा इससे जुड़ी समस्याओं का एक विवरण।
• आपके द्वारा किए गए अनुचित मरम्मत कार्य
• आपके अनुसार आपको क्या मुआवजा मिलना चाहिए और क्यों

अपनी चिट्ठियों के प्रत्येक अनुच्छेद का उसके उद्देश्य, सामग्री या कार्य के लिए अध्ययन करें। जब आप किसी अनुच्छेद को ढूंढें जो एक से अधिक चीजें करता है, तो उसे दो अनुच्छेदों में विभाजित करने पर विचार करें। यदि आप दो छोटे अलग-अलग अनुच्छेदों को पाते हैं जो वही काम करते हैं, तो उन्हें एक में मिलाने पर विचार करें।

अनुच्छेदों की शुरुआत में विषय संकेतक प्रदान करें। इस अध्याय में आप जो पत्र देखते हैं, उनके कुछ अनुच्छेदों की सामग्री या उद्देश्य के संदर्भ में विश्लेषण करें। किसी व्यापार पत्र के किसी भी मुख्य अनुच्छेद के पहले वाक्य में, एक शब्द या वाक्यांश खोजने की कोशिश करें जो उस अनुच्छेद के विषय को इंगीत करता है। यदि एक अनुच्छेद आपके व्यक्तिगत कंप्यूटर के साथ आपकी समस्याओं पर चर्चा करता है, तो पहला वाक्य शब्द "समस्याएँ" या वाक्यांश "मेरे व्यक्तिगत कंप्यूटर के साथ समस्याएँ" को शामिल करें। ऐसा करने से प्राप्तकर्ताओं को प्रत्येक अनुच्छेद की सामग्री और उद्देश्य की स्पष्ट समझ मिलती है। यहाँ एक अंश है, जिसमें विषय संकेतक शामिल किए जाने से पहले और बाद का हिस्सा दिया गया है:

समस्या: मैंने डेकाटर, इलिनोइस क्षेत्र में लगभग छह वर्षों तक बिजली मिस्त्री के रूप में काम किया है। 2022 से मुझे डेकाटर शहर द्वारा एक इलेक्ट्रिकल ठेकेदार के रूप में लाइसेंस प्राप्त है, जोcommercial और industrial कार्य के साथ-साथ residential कार्य करने के लिए योग्य है। संशोधन: जैसे कि मेरा कार्य अनुभवमैंने इलिनोइस के डेकाटूर क्षेत्र में लगभग छह साल तक एक इलेक्ट्रिशियन के रूप में काम किया है। 2022 से, मुझे डेकाटूर शहर द्वारा एक इलेक्ट्रिकल ठेकेदार के रूप में लाइसेंस प्राप्त है, जो वाणिज्यिक और औद्योगिक कार्य के साथ-साथ आवासीय कार्य करने के लिए योग्य है।(इटैलिक्स मूल में नहीं हैं।)

व्यावसायिक पत्र में जब भी संभव हो, सूची या वस्तुवादी रूप में जानकारी दें। सूची पत्र के पाठ को फैलाती है, जिससे महत्वपूर्ण बिंदुओं को तेजी से पहचानना आसान हो जाता है। सूचियों को कई तरीकों से संभाला जा सकता है, जैसा कि सूचियों के अध्याय में समझाया गया है। व्यावसायिक पत्राचार में सूचियों के उदाहरणों के लिए, पूर्व में ब्लॉक-लेटर प्रारूप देखें। पूछताछ पत्र, और आदेश पत्र.

व्यावसायिक पत्रों में महत्वपूर्ण जानकारी को रणनीतिक रूप से रखें। अनुच्छेदों की पहली और अंतिम पंक्तियों में जानकारी को पढ़ा और याद किया जाता है। ये उच्च-दृश्यमान बिंदु हैं। लंबे अनुच्छेदों के बीच में दबी जानकारी को आसानी से नजरअंदाज किया जा सकता है या भुला दिया जाता है। उदाहरण के लिए, आवेदन पत्रों में जो संभावित नियोक्ताओं को यह विश्वास दिलाना आवश्यक है कि आप उस काम के लिए सही हैं, अपनी आकर्षक विशेषताओं की जानकारी को अनुच्छेदों की शुरुआत या अंत में रखें ताकि उस पर अधिक जोर दिया जा सके। कम सकारात्मक या नुकसानदायक जानकारी को कम उच्च-दृश्यमान बिंदुओं में रखें। यदि आपको कुछ कठिन बातें कहनी हैं, तो एक अच्छी (और ईमानदार) रणनीति है कि उन्हें कम महत्व वाले क्षेत्रों में रखकर कम अहमियत दें। यदि किसी नौकरी के लिए तीन वर्षों का अनुभव आवश्यक है और आपके पास केवल एक है, तो इस तथ्य को आवेदन पत्र के मुख्य अनुच्छेद के बीच या निचले हिस्से में रख दें। अंततः ऐसा पत्र ईमानदार और पूर्ण होगा; यह कमजोर बिंदुओं पर अनावश्यक रूप से जोर नहीं देगा। यहाँ इन विचारों के कुछ उदाहरण हैं:

समस्या: जुलाई में मैं कंसास विश्वविद्यालय से पोषण और आहार शास्त्र में बैचलर ऑफ़ साइंस के साथ स्नातक करूंगा। पिछले चार वर्षों में जिस दौरान मैंने यह डिग्री प्राप्त की, मैंने डॉ. एलिसन लाज़लो के लिए एक प्रयोगशाला सहायक के रूप में काम किया और दो संबंधित संगठनों, छात्र आहारशास्त्री संघ और अमेरिकन होम इकोनॉमिक्स संघ में सक्रिय रहा। अपने पोषण जैव रसायन और खाद्य विज्ञान प्रयोगशालाओं में, मैंने कई तकनीकी रिपोर्ट और वैज्ञानिक पेपर लिखे हैं। मैं पिछले डेढ़ साल से लॉरेंस के सेंट डेविड्स अस्पताल में एक आहार सहायक के रूप में भी सेवा कर रहा हूँ। (यह नौकरी एक तकनीकी लेखक की मांग करती है; पहले इसे जोर दें, फिर बाकी बातें करें!) समीक्षा: कैंसास विश्वविद्यालय में मेरी शिक्षा के दौरान, मुझे तकनीकी रिपोर्ट और वैज्ञानिक पत्र लिखने का पर्याप्त अनुभव मिला है। इनमें से अधिकांश रिपोर्ट और पत्र पोषण और आहार विज्ञान के क्षेत्र में हैं, जिसमें मैं इस जुलाई में अपनी बैचलर ऑफ साइंस डिग्री प्राप्त कर रहा हूँ। विश्वविद्यालय में अपने चार वर्षों के दौरान, मैंने डॉ. एलीसन लाज़्लो के लिए लैब सहायक के रूप में, दो संबंधित संगठनों - छात्र आहार विज्ञान संघ और अमेरिकी गृह अर्थशास्त्र संघ - के सदस्य के रूप में, और पिछले डेढ़ साल में लॉरेंस में सेंट डेविड्स अस्पताल में आहार सहायक के रूप में भी बहुत सारा कागजी काम संभाला है।

समस्या: आज तक, मैंने अपनी स्वतंत्रता में कोई निर्माण निरीक्षण नहीं किया है। मैं पिछले दो वर्षों से श्री रॉबर्ट पैकवुड की देखरेख में काम कर रहा हूँ, जिन्होंने अक्सर मुझे वॉक-थ्रू और संपत्ति निरीक्षणों की प्राथमिक जिम्मेदारी दी है। यह श्री पैकवुड ही थे जिन्होंने मुझे इस पद के लिए आवेदन करने के लिए प्रोत्साहित किया। मैंने कुछ पुराने घरों की नवीनीकरण भी ठेके पर किया है और औद्योगिक निर्माण में वेल्डर और एक नाभिकीय निर्माण साइट में क्लर्क के रूप में कुछ अनुभव है। (आइए हम अपनी अनुभव की कमी के बारे में झूठ न बोलें, लेकिन इसे बिलबोर्ड पर भी न रखें!) संशोधन: मेरे कार्य अनुभव के बारे में, मैंने पिछले दो वर्षों में श्री रॉबर्ट पैकवुड के पर्यवेक्षण में कई भवनों की निरीक्षण और संपत्ति की जाँच की है। श्री पैकवुड, जिन्होंने मुझे इस पद के लिए आवेदन करने के लिए प्रोत्साहित किया, ने अक्सर मुझे कई निरीक्षण कार्यों की प्राथमिक जिम्मेदारी दी है। मैंने ठेके के आधार पर पुराने घरों का कुछ नवीकरण भी किया है और औद्योगिक निर्माण में एक वेल्डर और एक परमाणु निर्माण स्थल पर क्लर्क के रूप में कुछ अनुभव है।

अपने व्यवसायिक पत्रों में बुरी खबरों को सकारात्मक तरीके से व्यक्त करने के तरीके खोजें। अधिकतर, व्यवसायिक पत्रों में बुरी खबरों को साझा करना पड़ता है: एक टूटी हुई कंप्यूटर कीबोर्ड को नहीं बदला जा सकता, या किसी व्यक्ति को भर्ती नहीं किया जा सकता। ऐसी बुरी खबरों को एक सूझ-बूझ वाले तरीके से व्यक्त किया जा सकता है। ऐसा करने से बुरी खबर के प्राप्तकर्ता के साथ व्यावसायिक संबंधों के समाप्त होने की संभावना कम हो जाती है। बुरी खबर को सकारात्मक रूप से व्यक्त करने के लिए ऐसे शब्दों से बचें जैसे "नहीं हो सकता," " मना," " असफल," " असंभव," " इनकार," " प्रतिबंधित," " सीमित," और " अस्वीकृति" जितना संभव हो। नीचे दिए गए उदाहरण वाक्य के पहले संस्करण को एक अपेक्षाकृत कठोर और असामान्य नकारात्मक तरीके से व्यक्त किया गया है; दूसरे संस्करण बहुत अधिक सकारात्मक, मित्रवत और सूझ-बूझ वाले हैं:

समस्या: आपके पत्र में मांगी गई जानकारी की मात्रा के कारण, मैं अपने काम के कार्यक्रम को गंभीरता से बाधित किए बिना आपकी मदद नहीं कर सकता। समीक्षा: अपने पत्र में आपने बहुत सारी जानकारी मांग की है जिसे मैं आपकी मदद करने के लिए ढूंढना चाहता हूँ। हालांकि, अपने कार्य संबंधी प्रतिबंधों के कारण, मैं केवल कुछ सवालों का ही जवाब दे पाऊँगा....

समस्या: यदि आप इस विज्ञापन अनुबंध को 1 जुलाई, XXXX तक पूरा और वापस नहीं करते हैं, तो आपको इस वर्ष के लिए आपका विज्ञापन स्थान नहीं मिलेगा। कैपिटल लाइन्सयदि हम इस समय सीमा तक आपसे नहीं सुने, तो हम आपकी विज्ञापन स्थान किसी अन्य ग्राहक को बेच देंगे। संशोधन: कृपया संलग्न अनुबंध को पूरा करें और इसे हमें 1 जुलाई, XXXX तक वापस भेजें। इस समय सीमा के बाद, हम इस वर्ष के किसी भी नवीनीकरण न किए गए विज्ञापन स्थान को बेचना शुरू करेंगे। कैपिटल लाइन्सतो मैं आशा करता हूँ कि हमें आपसे तब तक कोई खबर मिलेगी।

समस्या: मैं इस लेख के विशिष्ट पहलुओं में बदलाव या अतिरिक्त क्षेत्रों पर विचार करने के लिए तैयार हूँ, लेकिन मैं लेख के मूल थीम: विक्टर माइक्रोकंप्यूटर सिस्टम की उपयोगिता को बदलने के लिए तैयार नहीं हूँ। संशोधन: मैं निश्चित रूप से इस लेख के विशिष्ट पहलुओं के बारे में सुझाव और टिप्पणियों के लिए खुला हूँ, या आपके किसी भी विचार पर कि अतिरिक्त क्षेत्रों को मैं कवर करना चाहिए। हालांकि, मैं लेख की मूल थीम को बनाए रखना चाहता हूँ: विक्टर माइक्रोकंप्यूटर सिस्टम की उपयोगिता।

प्रापक की जरूरतों, उद्देश्यों, या रुचियों पर ध्यान दें, न कि अपनी। अपने स्वयं के चिंताओं पर ध्यान केंद्रित करने से बचें, बल्कि प्राप्तकर्ता की चिंताओं पर ध्यान दें। यहां तक कि अगर आपको एक व्यापारिक पत्र में अपने बारे में बहुत बात करनी है, तो इसे इस तरह करें कि आपकी चिंताएँ प्राप्तकर्ता की चिंताओं से संबंधित हों। इस प्राप्तकर्ता-केंद्रित शैली को अक्सर "आप-मानसिकता" कहा जाता है, जिसका मतलब यह नहीं है कि अधिक "आप" का उपयोग किया जाए, बल्कि पत्र का मुख्य फोकस प्राप्तकर्ता को बनाना है।

समस्या: मैं आपको हमारे मूल्य निर्धारण नीति में एक परिवर्तन के बारे में लिख रहा हूँ जो हमारी कंपनी का समय और पैसा बचाएगा। हमारे जैसे ऑपरेशन में, जब बड़ी पार्टियों से वापसी के बाद हमारे उपयोग किए गए बर्तन को खुरचने और धोने में हमें बहुत सारा श्रम समय (और इस प्रकार खर्च) लगता है। साथ ही, हमें उन लिननों के प्रतिस्थापन पर भी भारी खर्च हुआ है जो दागों से खराब हो गए हैं जिन्हें पार्टी के तुरंत बाद भिगोकर बचाया जा सकता था। संशोधन: मैं आपको एक नई नीति के बारे में सूचित करने के लिए लिख रहा हूँ जो हम 1 सितंबर, 2021 से शुरू कर रहे हैं, जिससे हम आपके बड़े पार्टी की जरूरतों को अधिक बार और बिना देरी के पूरा कर सकेंगे। हमारी तरह के संचालन में, जहां हम 500 लोगों की पार्टियों के लिए सेवा प्रदान करते हैं, टर्न-अराउंड समय महत्वपूर्ण होता है; बिना साफ किए और बिना धोये हुए बर्तन सफाई के समय में देरी का कारण बनते हैं और, इससे भी महत्वपूर्ण, आपके जैसे ग्राहकों को सेवा में कम और कम तेजी से प्रदान करते हैं। इसके अलावा, दाग लगे लिनन के लिए अतिरिक्त शुल्क से बचा जा सकता है यदि पार्टी के बाद तुरंत भिगोया जाए।

समस्या: इन कारणों से, हमारी नई नीति, जो 1 सितंबर, XXXX से प्रभावी होगी, यह होगी कि बिना धोए गए बर्तन पर अतिरिक्त 15% शुल्क लिया जाएगा और दागी कपड़ों पर जिनका भिगोया नहीं गया है, थोक मूल्य का 75% शुल्क लिया जाएगा। संशोधन: इसलिए, आपके बड़े समूह की जरूरतों को तुरंत पूरा करने के लिए, हम सभी बिना धोए गए टेबलवेयर पर 15% और बिना भिगोए गए दाग वाले लिनेन के थोक मूल्य का 75% चार्ज करना शुरू करेंगे। हम आशा करते हैं कि यह नीति हमारे ग्राहकों के रसोई सहायक को बड़े पार्टियों के अंत में त्वरित और सरल धोने और/या भिगोने के लिए प्रोत्साहित करेगी। ऐसा करने से तेजी और अधिक बार सेवा सुनिश्चित होगी।

अधिकतर भारी-भरकम, औपचारिक, कानूनी जैसे वाक्यांशों से बचें। फुलाए हुए, महत्वपूर्ण लगने वाले भाषा से सावधान रहें। इस तरह की भाषा पहली नज़र में व्यवसायिक लग सकती है; लेकिन यह वाकई में हास्यास्पद है। बेशक, ऐसी भाषा कानूनी दस्तावेजों में आवश्यक प्रतीत होती है; लेकिन इसे अन्य लेखन स्थितियों में क्यों प्रयोग करें? जब आप एक व्यावसायिक पत्र लिखते हैं, तो खुद को एक सरल-भाषी, सामान्य-समझ, जमीन से जुड़े व्यक्ति के रूप में चित्रित करें (लेकिन स्लैंग से बचें)। व्यूरोक्रेटीज़ का गंभीर डोज़ पाने के लिए निम्नलिखित उदाहरण देखें।

गंभीर-भाषा संस्करण	सादा-अंग्रेज़ी संस्करण
शिक्षकों को छात्रों को इलेक्ट्रॉनिक सम्मेलन साक्षरता में संकुलन के उनके प्रक्रिया में सहायता करनी चाहिए।	शिक्षकों को छात्रों को ऑनलाइन सम्मेलन के लिए अभ्यस्त करने में मदद करनी चाहिए।
छात्रों को यह सीखना चाहिए कि यह माध्यम उनके संवाद उत्पादन और विनिमय को कैसे सीमित और सक्षम करता है।	छात्रों को यह सीखना चाहिए कि ऑनलाइन सम्मेलन उनकी संचार प्रक्रिया को कैसे प्रभावित करता है।
शिक्षकों को अपने छात्रों के साथ मिलकर बौद्धिक, सामाजिक और राजनीतिक स्थान को, जो इलेक्ट्रॉनिक सम्मेलन है, गतिशील तरीके से सह-निर्माण करना चाहिए।	शिक्षकों को अपने छात्रों के साथ ऑनलाइन सम्मेलन का माहौल बनाना चाहिए।
छात्रों को यह समझना चाहिए कि बातचीत के आदान-प्रदान की इंटरैक्टिव गतिशीलता में निरंतर बदलते भूमिकाओं के संवाद उत्पादकों और उपभोक्ताओं के रूप में, एक तेज़ इलेक्ट्रॉनिक वितरण प्रणाली में, वही रेटोरिकिटी होती है जो मौखिक वार्तालाप के दौरान वक्ताओं और श्रुताओं के बीच होती है।	छात्रों को यह समझना चाहिए कि ऑनलाइन कॉन्फ्रेंस में लेखक और पाठक के रूप में उनकी भूमिकाएँ तेजी से बदलती हैं जैसे कि मौखिक वार्तालाप में बोलने वाले और सुनने वाले के रूप में उनकी भूमिकाएँ बदलती हैं।

यहाँ एक और उदाहरण—पहले और बाद में:

घमंडी, औपचारिक भाषा का इस्तेमाल करने से बचें। समस्या के संस्करण का स्वर न केवल आपत्तिजनक है, बल्कि यह संशोधित संस्करण से लगभग दो गुना लंबा है!

जब भी उपयुक्त हो, अपने व्यवसाय पत्र को एक "क्रियात्मक अंत" दें। एक "क्रिया-समापन" से स्पष्ट होता है कि पत्र के लेखक को प्राप्तकर्ता से क्या करने और कब करने की अपेक्षा है। व्यापार पत्रों के लिए प्रभावहीन निष्कर्ष अक्सर काफी कमजोर, अनिर्णयशील बयानों के साथ समाप्त होते हैं जैसे "आपसे जल्द सुनने की आशा है" या "अगर मैं किसी और सहायता में मदद कर सकूं तो मुझे बताएं." इसके बजाय, या इसके अलावा, उस क्रिया को निर्दिष्ट करें जो प्राप्तकर्ता को करनी चाहिए और उस क्रिया के लिए समयसीमा। यदि, उदाहरण के लिए, आप एक प्रश्न पत्र लिख रहे हैं, तो संपादक से विनम्रता से अनुरोध करें कि यदि संभव हो तो वो आपको एक महीने के भीतर अपने निर्णय के बारे में बताएं। यदि आप एक आवेदन पत्र लिख रहे हैं, तो साक्षात्कार के लिए एक तारीख और समय निर्धारित करने की कोशिश करें। यहां कुछ उदाहरण हैं:

जैसे ही आप इस योजना को मंजूरी देंगे, मैं तुरंत बिक्री प्रतिनिधियों से संपर्क करना शुरू कर दूंगा ताकि नोटबुक कंप्यूटर की खरीद और वितरण की व्यवस्था की जा सके। क्या मुझे सप्ताह के भीतर आपसे सुनने की उम्मीद कर सकती हूं?

मैं अधिकांश दिनों में दोपहर 2:00 बजे के बाद फ्री हूँ। क्या हम एक नियुक्ति तय कर सकते हैं ताकि मैं अपनी पृष्ठभूमि और इस पद के बारे में और चर्चा कर सकूँ? मैं आपकी प्रतिक्रिया का इंतज़ार करूँगा।

व्यावसायिक ईमेल लिखना. माइकल एली, पेन स्टेट

मुझे इस अध्याय के बारे में आपके विचार, प्रतिक्रियाएँ, आलोचना की सराहना होगी: आपकी प्रतिक्रिया—डेविड मैकमरेय.