व्यवसाय संदेशों का अवलोकन

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नोट: Google पर "standard business letter format," की खोज करें, और आप देखेंगे कि *कोई भी* उदाहरण Microsoft टेम्पलेट्स द्वारा निर्धारित हेडिंग और अंदर के पते के बहु-रिक्ति स्वरूप का उपयोग नहीं करते। इसके अलावा, Microsoft बिजनेस-लेटर टेम्पलेट्स अभिवादन पर विराम चिह्न के रूप में कॉमा दिखाते हैं। परंपरागत रूप से इसके लिए कोलन (:) प्रयोग किया जाता है व्यवसाय पत्राचार. व्यवसायिक पत्र के संबोधन में गैर-पारंपरिक अल्पविराम: नोट: एक का उपयोग करें : (कोलन) के बजाय!

व्यवसायिक ज्ञापन

संगठन के आंतरिक संचार के लिए ज्ञापन प्रारूप का उपयोग करें। एक ज्ञापन کی वास्तविक सामग्री व्यावसायिक पत्र की सामग्री या एक संक्षिप्त रिपोर्ट जैसी हो सकती है—मुख्य बात यह है कि ज्ञापन प्रारूप है।

जैसा कि औपचारिक मुद्रित व्यावसायिक पत्रों के साथ होता है, आप विचार कर सकते हैं कि इंटरनेट के युग में मुद्रित ज्ञापन आवश्यक हैं या नहीं। आपकी संस्था की ऐसी कठोर नीतियाँ हो सकती हैं जो यह निर्धारित करती हैं कि कब ईमेल स्वीकार्य नहीं है। मुख्य चिंता गोपनीयता है; किसी भी ईमेल को कोई भी देख सकता है। इसलिए, नौकरी का प्रस्ताव, वेतन वृद्धि का अनुरोध और किसी कर्मचारी के बारे में शिकायतें उन उदाहरणों में से हैं जब ईमेल का उपयोग नहीं करना चाहिए।

स्मरण-पत्रों के मानक घटक

मेमोरेंडम का प्रारूप व्यावसायिक पत्रों के प्रारूप की तुलना में कहीं अधिक सरल होता है। नीचे दी गई छवि मानक घटकों को दर्शाती है।

तारीख: फॉर्मेट भिन्न हो सकते हैं, लेकिन मेमो भेजने की तारीख हेडर में डालें। नीचे दिया गया उदाहरण इसे हेडिंग की तीसरी पंक्ति के रूप में दिखाता है; कुछ डिज़ाइनों में यह पहली पंक्ति होती है।

प्रति: इस स्लॉट में प्राप्तकर्ता का नाम या समूह का नाम डालें। यहाँ औपचारिकता का स्तर बहुत स्पष्ट है। आप "एलिज़ाबेथ", "एलिज़ाबेथ बेनेट", या "सुश्री एलिज़ाबेथ बेनेट, कर्मचारी निदेशक" लिख सकते हैं, यह इस बात पर निर्भर करता है कि आप प्राप्तकर्ता से कितने परिचित हैं और स्थिति कितनी औपचारिक है।

विशेष स्वरूपण का उपयोग, इस मामले में एक क्रमांकित सूची (एक क्रमबद्ध अनुक्रम को दर्शाने के लिए)

एक व्यावसायिक ज्ञापन का उदाहरण

मेमो प्रारूप के हेडर भाग में इन तत्वों की स्थिति के अनुसार भिन्नता होती है, लेकिन ये सभी आवश्यक हैं।

विषय पंक्ति: स्पष्ट रूप से विषय और, इस मामले में, संचार के संदर्भ की पहचान करता है।

पिछली बातचीत का संदर्भ। यदि विषय पंक्ति संचार के संदर्भ को स्पष्ट नहीं करती है, तो मेमो के पहले पैराग्राफ में इसे स्पष्ट करें। उदाहरण के लिए, "सारा, मैं पूरी तरह सहमत हूँ" यह निर्दिष्ट नहीं करता कि मेमो लेखक किस बात से सहमत है।

व्यावसायिक ज्ञापन का उदाहरण

प्रेषक: इस स्थान पर अपना नाम या उस व्यक्ति/समूह का नाम डालें जिनके लिए आप यह ज्ञापन लिख रहे हैं। फिर से, परिचितता और औपचारिकता यह निर्धारित करती हैं कि आप केवल अपना पहला नाम रखें, अपना पूरा नाम रखें, या अपना पूरा नाम और पद लिखें। परंपरागत रूप से, ज्ञापन के लेखक के रूप में छपे हुए नाम के ठीक बाद अपने आद्याक्षर या पहला नाम हस्तलिखित करें।

विषय: इस स्थान में एक ऐसा वाक्यांश रखें जो ज्ञापन के विषय और उद्देश्य को दर्शाए। व्याकरण-जाँच सॉफ़्टवेयर के सर्वेक्षण के लिए, विषय हो सकता है: "हमारे व्याकरण-जाँच सॉफ़्टवेयर सर्वेक्षण के परिणाम।" इस तत्व के लिए वास्तविक लेबल भिन्न-भिन्न होते हैं: कुछ शैलियाँ "संदर्भ:" या "विषय:" का उपयोग करती हैं। यदि आपका ज्ञापन किसी उत्तर के रूप में है, तो विषय पंक्ति को तदनुसार व्यक्त करें। उदाहरण के लिए: "संदर्भ: पाइज़ोइलेक्ट्रिक उपकरणों के सर्वेक्षण के लिए आपका अनुरोध।"

शरीर। मुख्य भाग शीर्षक के ठीक बाद शुरू होता है। पाठ एकल पंक्ति अंतर में होता है; अनुच्छेदों की पहली पंक्तियाँ इंडेंट नहीं की जातीं; और अनुच्छेदों के बीच दोहरी पंक्ति दूरी का उपयोग किया जाता है। (मुख्य भाग में उपयोग करने के लिए लेखन रणनीतियों और शैली के बारे में, इस अध्याय के पहले के ‘‘व्यावसायिक पत्राचार के लिए लेखन शैली’’ अनुभाग को देखें।)

हस्ताक्षर खंड। औपचारिक स्मरण‑पत्र शैली में, लेखक वास्तव में वही प्रकार का विनम्र समापन और हस्ताक्षर खंड डालते हैं जो आप व्यावसायिक पत्रों में देखते हैं। अन्यथा, हस्ताक्षर खंड स्मरण‑पत्रों में प्रयुक्त नहीं होता।

मेमोरेंडम लिखने की शैली

मेमो की शैली के लिए, यहाँ कुछ सुझाव दिए जा रहे हैं:

अनौपचारिकता। अपने मेमो का स्वर प्राप्तकर्ताओं और स्थिति के अनुसार समायोजित करें। मेमो में अनौपचारिकता सामान्य है, लेकिन व्यावसायिक क्लाइंट्स और उच्च-स्तरीय प्रबंधन—के साथ हास्य या व्यंग्य का प्रयोग करने के बारे में दो बार सोचें, विशेषकर उन लोगों के साथ जिनकी मातृभाषा अंग्रेज़ी नहीं है।

संक्षिप्तता। मेमो सामान्यतः काफी संक्षिप्त होते हैं—उदाहरण के लिए, एक दर्जन से कम पंक्तियाँ—और अनुच्छेद भी छोटे होते हैं।

विशिष्ट विषय पंक्तियाँ। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका मेमो पढ़ा जाए और उसमें वांछित प्रभाव पड़े, विषय पंक्ति को विशिष्ट और आकर्षक बनाएँ। यदि प्राप्तकर्ताओं के इनबॉक्स में 60 से 70 संदेश प्रतीक्षा में हों और वे केवल विषय पंक्तियाँ ही देख पाते हों, तो वे उन संदेशों को पढ़ने की अधिक संभावना रखते हैं जो महत्वपूर्ण या रोचक दिखते हैं।

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सबसे पहले महत्वपूर्ण जानकारी। जब लोगों को बहुत सारे मेमो मिलते हैं, तो वे जल्दी ही रुचि या धैर्य खोने लगते हैं। लोग व्यस्त हैं! अपने मेमो की शुरुआत में सबसे महत्वपूर्ण जानकारी रखें। विस्तार के लिए बाद के वाक्यों का उपयोग करें।

प्रत्येक मेमो में केवल एक विषय, समस्या, प्रश्न या अनुरोध। कभी-कभी, आपके मेमो में केवल पहला आइटम ही उत्तर मिलता है। हाँ, लोग व्यस्त होते हैं। यदि आपके पास दो अनुरोध हैं, तो एक अनुरोध एक मेमो में रखें; दूसरा अगले मेमो में रखें।

छोटे पैराग्राफ और पैराग्राफों के बीच रिक्त स्थान। जहाँ भी संभव हो, अपने मेमो को तीन या चार पंक्तियों वाले पैराग्राफ़ों में बाँटें। और जब आप अपना संदेश पैराग्राफ़ों में बाँटते हैं, तो उनके बीच एक खाली पंक्ति छोड़ें।

हाइलाइट करना और ज़ोर देना. टाइपोग्राफ़िकल प्रभावों (बोल्ड, इटैलिक्स, रंग, विभिन्न फ़ॉन्ट), तालिकाओं और ग्राफिक्स का लगातार और संयमपूर्वक उपयोग करें। आप अपने मेमो को सुदृढ़ करने के लिए तालिकाओं और ग्राफिक्स का भी उपयोग कर सकते हैं (अध्याय 7 देखें)।

शीर्षक। यदि आपका मेमो एक पूरा पृष्ठ या उससे लंबा है, तो उपविषयों की पहचान करने के लिए शीर्षक का उपयोग करें। इन शीर्षकों के लिए, फ़ॉन्ट थोड़ा बड़ा रखें और बोल्ड करें। (शीर्षकों के बारे में विवरण के लिए अध्याय 3 देखें।)

सूचियाँ. यदि आपके पास जोर देने के लिए मुख्य बिंदु हैं या यदि आप चरण-दर-चरण जानकारी प्रस्तुत कर रहे हैं, तो क्रमशः बुलेटेड और क्रमांकित सूचियाँ उपयोग करें।

स्वचालित उत्तर। यदि आप ऑनलाइन मेमो पढ़ते हैं, तो रिप्लाई फ़ंक्शन का उपयोग करते समय सावधान रहें। यह एक संभावित आपदा बन सकता है। क्योंकि ई‑मेमो अक्सर कई प्राप्तकर्ताओं के नाम भेजे जाते हैं, जब आप केवल एक को जवाब देने का इरादा रखते हैं तो गलती से सभी को उत्तर भेज देना आसान हो सकता है। कल्पना कीजिए कि किसी परियोजना पर एक साझेदार को जवाब देते समय आप उसी परियोजना के किसी दूसरे साझेदार की क्षमता पर सवाल उठा दें। लेकिन अगर यह उत्तर दोनों साझेदारों को भी चला जाए तो? उफ़...

व्यावसायिक ईमेल

शामिल किया जाना है

व्यवसायिक पत्र (सतही डाक)

सामान्य घटक

निम्नलिखित व्यावसायिक पत्रों के यांत्रिक और भौतिक विवरणों से संबंधित है। निम्नलिखित में चर्चा किए गए सभी घटकों को निम्नलिखित में चित्रित किया गया है:


व्यावसायिक पत्रों के सामान्य घटक

शीर्षक. शीर्षक में लेखक का पता और पत्र की तारीख होती है। लेखक का नाम शामिल नहीं किया जाता; लेटरहेड स्टेशनेरी पर शीर्षकों में केवल तारीख की आवश्यकता होती है। याद रखें कि यदि आप ऐसी लेटरहेड स्टेशनेरी का उपयोग करते हैं जिसमें पहले पृष्ठ पर सजावटी मास्टहेड और लोगो होता है, तो उसी प्रकार के पृष्ठों का उपयोग आगे के पन्नों पर न करें। लोगो-पृष्ठ वाली स्टेशनेरी के साथ आने वाली अगले-पृष्ठ की स्टेशनेरी का उपयोग करें।

यदि आप किसी लेखन पाठ्यक्रम में हैं, तो अपना खुद का शानदार लोगो क्यों न बनाएं, जिसमें काल्पनिक कंपनी का नाम और पता भी शामिल हों (यदि आपके प्रशिक्षक अनुमति देते हैं)? इन दो उदाहरणों पर विचार करें:


कल्पित लोगो स्टेशनरी के लिए एक संभावना


इजाद किए गए लोगो स्टेशनरी के लिए एक और संभावना

आंतरिक पता। अंदर का पता पत्र के प्राप्तकर्ता के नाम और पते को दर्शाता है। यह जानकारी प्राप्तकर्ता के कार्यालयों में भ्रम को रोकने में मदद कर सकती है। साथ ही, यदि प्राप्तकर्ता स्थानांतरित हो गया है, तो अंदर का पता यह निर्धारित करने में मदद करता है कि पत्र के साथ क्या किया जाए। अंदर के पते में प्राप्तकर्ता का उपयुक्त सम्मानात्मक शीर्षक शामिल करें; और कंपनी का नाम उसी प्रकार नकल करें जैसे वह कंपनी उसे लिखती है। जब आपके पास व्यक्तियों के नाम हों, तो उन्हें उपयुक्त रूप से संबोधित करना याद रखें: श्रीमती, सुश्री, श्री, डॉ., और इसी तरह। यदि आप किसी व्यक्ति के लिए क्या सही है यह सुनिश्चित नहीं कर पा रहे हैं, तो यह जानने की कोशिश करें कि वह व्यक्ति पत्रों पर कैसे हस्ताक्षर करता है या शब्दकोश में संबोधन-रूपों वाले अनुभाग से परामर्श लें।

अभिवादन. सलामी सीधे पत्र के प्राप्तकर्ता को संबोधित होती है और इसके बाद कोलन लगाया जाता है (सिवाय तब जब मैत्रीपूर्ण, परिचित, मिलनसार लहजा अपनाया गया हो; ऐसी स्थिति में कॉमा का उपयोग किया जाता है)।

नोट: Microsoft Word में एक नया दस्तावेज़ प्रारंभ करें, और आप देखेंगे कि सभी कवर-लेटर टेम्पलेट्स अभिवादन के बाद अल्पविराम का प्रयोग करते हैं। व्यावसायिक पत्रों में कॉलन के साथ विराम-चिन्ह के प्रयोग को दृढ़ता से कहा गया है। व्यवसायिक लेखक का साथी (2011).

ध्यान दें कि इसमें सरलीकृत पत्र इस प्रारूप में, अभिवादन पंक्ति पूरी तरह हटा दी जाती है। अगर आपको पता न हो कि प्राप्तकर्ता पुरुष है या महिला, पारंपरिक प्रथा यह रही है कि लिखा जाए "प्रिय महोदय" या "प्रिय महोदयगण"—लेकिन यह लिंगभेदी है! इस समस्या से बचने के लिए, निम्नलिखित अभिवादनों का प्रयोग किया गया है "प्रिय महोदय या महोदया," "प्रिय देवियों और सज्जनों," "प्रिय मित्रों," या "प्रिय लोग" किए गए हैं—लेकिन इन्हें व्यापक रूप से स्वीकार नहीं किया गया है। अभिवादन पंक्ति को पूरी तरह हटाना या उसकी जगह "जिससे यह संबंधित हो" लिखना भी सामान्यतः अच्छा समाधान नहीं है—यह व्यक्तिगत नहीं है।

सबसे अच्छा समाधान यह है कि आप संगठन को एक त्वरित, गुमनाम फोन कॉल करके किसी का नाम पूछें; या, संबोधन को किसी विभाग के नाम, समिति के नाम, या पद के नाम पर रखें: "प्रिय कर्मचारी विभाग," "प्रिय भर्ती समिति," "प्रिय अध्यक्ष," "प्रिय वित्तीय सहायता निदेशक," उदाहरण के लिए।

ब्लॉक अक्षरों का प्रारूप

विषय या संदर्भ पंक्ति। जैसा कि इसमें दिखाया गया है ऑर्डर पत्रविषय पंक्ति अभिवादन के स्थान पर आती है या उसके साथ शामिल होती है। विषय पंक्ति पत्र के मुख्य विषय की घोषणा करती है।

पत्र का मुख्य भाग। वास्तविक संदेश बेशक पत्र के मुख्य भाग में निहित होता है, वे अनुच्छेद जो संबोधन और समापन अभिवादन के बीच होते हैं। पत्र के मुख्य भाग को लिखने की रणनीतियों पर चर्चा की गई है। व्यवसायिक पत्राचार शैली.

समापन अभिवादन। व्यावसायिक पत्र के "ईमानदारी से आपका" तत्व को समापन अभिवादन कहा जाता है। अन्य सामान्य विकल्प हैं "ईमानदारी से आपका," "हार्दिक," "सम्मानपूर्वक," या "सम्मानपूर्वक आपका." आप अपना खुद का बना सकते हैं, लेकिन सावधान रहें कि वे भड़कीले या शब्द-बहुल न हों। ध्यान दें कि केवल पहला अक्षर बड़ा लिखा जाता है, और इसके बाद हमेशा एक अल्पविराम आता है।

हस्ताक्षर ब्लॉक। आमतौर पर, आप शिष्ट समापन से चार पंक्तियाँ नीचे अपना नाम टाइप करते हैं, और बीच में उस पर अपना हस्ताक्षर करते हैं। यदि आप एक महिला हैं और अपनी वैवाहिक स्थिति स्पष्ट करना चाहती हैं, तो अपनी टाइप किए गए पहले नाम के पहले कोष्ठकों में कुमारी, सुश्री या श्रीमती लिखें। जहाँ तक संभव हो, अपने नाम के ठीक नीचे अपना पदनाम या जिस पद पर आप कार्यरत हैं उसका नाम शामिल करें। उदाहरण के लिए, "टेक्निकल राइटिंग छात्र," "दूसरे वर्ष का डेटा प्रोसेसिंग प्रमुख," या "टैरंट काउंटी कम्युनिटी कॉलेज का छात्र" पूरी तरह स्वीकार्य हैं।

नोटेशन समाप्त करें। हस्ताक्षर ब्लॉक के ठीक नीचे अक्सर कई संक्षेपाक्षर या ऐसे वाक्यांश होते हैं जिनकी महत्वपूर्ण भूमिकाएँ होती हैं।

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• प्रारंभिक अक्षर। पिछली आकृतियों में सभी बड़े अक्षरों में दिए गए प्रारम्भिक अक्षर पत्र के लेखक के हैं, और कोलन के ठीक बाद छोटे अक्षरों में दिए गए वे प्रारम्भिक अक्षर टाइपिस्ट के हैं।
• संलग्नक। यह सुनिश्चित करने के लिए कि प्राप्तकर्ता को पता चले कि उसी लिफाफे में पत्र के साथ वस्तुएँ संलग्न हैं, ऐसे संकेतों का उपयोग करें जैसे "संलग्नक," "संलग्न.," "संलग्नक (2)." उदाहरण के लिए, यदि आप अपने आवेदन पत्र के साथ एक रिज़्यूमे और लेखन का नमूना भेजते हैं, तो आप ऐसा करेंगे: "संलग्नक: रिज़्यूमे और लेखन का नमूना." यदि संलग्नक खो जाता है, तो प्राप्तकर्ता को पता चल जाएगा।
• नकलें। यदि आप किसी पत्र की प्रतियाँ दूसरों को भेजते हैं, तो इसका उल्लेख अंत में दिए गए नोट्स में भी करें। उदाहरण के लिए, यदि आप स्थानीय व्यापारी द्वारा आपकी मरम्मत संबंधी समस्याओं के निपटान से परेशान थे और आप अपना पत्र बेटर बिज़नेस ब्यूरो को भेज रहे थे, तो आप इस प्रकार लिखेंगे: "प्रति: बेटर बिज़नेस ब्यूरो." यदि आप अपने वकील को एक प्रति भेजने की योजना बना रहे हैं, तो इस प्रकार लिखें: "प्रति: श्री रेमंड मेसन, वकील."

निम्नलिखित पृष्ठ। यदि आपका पत्र एक पृष्ठ से लंबा है, तो बाद के पृष्ठों के शीर्ष पर शीर्षक को नीचे दिखाए गए तरीकों में से किसी एक के अनुसार संभाला जा सकता है। निम्नलिखित पृष्ठ हेडर में जानकारी है प्राप्तकर्ता का नाम, तिथि और पृष्ठ संख्या:

अगले पृष्ठ के हेडर प्रारूप के उदाहरण।

यदि आप लेटरहेड स्टेशनरी का उपयोग करते हैं, तो याद रखें कि इसका उपयोग बाद के पन्नों पर न करें। हालांकि, आपको लेटरहेड कागज़ जैसी ही गुणवत्ता, मोटाई और बनावट वाला खाली कागज़ उपयोग करना चाहिए (आमतौर पर, लेटरहेड स्टेशनरी के साथ मेल खाने वाला खाली कागज़ आता है)।

व्यवसायिक पत्र प्रारूप

यदि आप एक व्यवसायिक पत्र लिख रहे हैं, तो नीचे सूचीबद्ध उदाहरण पत्रों में दिखाए गए सामान्य प्रारूपों में से किसी एक को चुनें। इनमें ब्लॉक पत्र, अर्ध-ब्लॉक पत्र, वैकल्पिक ब्लॉक पत्र और सरलीकृत पत्र शामिल हैं।

• देखें ब्लॉक अक्षर.
• देखें सेमी-ब्लॉक पत्र.
• देखें वैकल्पिक ब्लॉक अक्षर.
• के लिए सरलीकृत पत्र.

इनमें से किस प्रारूप का उपयोग करना है यह इस बात पर निर्भर करता है कि आपकी संस्था में सामान्यतः कौन-से प्रारूप प्रचलित हैं या आप किस परिस्थिति में लिख रहे हैं। यदि आपके पास किसी व्यक्ति या विभाग का नाम नहीं है जिसे संबोधित करना हो, तो सरलीकृत पत्र का उपयोग करें।

व्यवसायिक संदेशों की शैली

व्यवसायिक पत्र और मेमो लिखना रिपोर्ट लिखने से कुछ महत्वपूर्ण तरीकों में भिन्न होता है। जब आप अपने व्यवसायिक पत्र या मेमो लिखते हैं, और विशेष रूप से जब आप उन्हें संशोधित करते हैं, तो निम्नलिखित सलाह को ध्यान में रखें।

मुख्य व्यवसाय, उद्देश्य, या विषय-वस्तु तुरंत बताएं। पाठक को पहले वाक्य से ही बताइए कि आपका पत्र किस बारे में है। याद रखें कि जब व्यवसायिक लोग कोई पत्र खोलते हैं, तो उनकी पहली चिंता यह होती है कि पत्र किस बारे में है, इसका उद्देश्य क्या है, और उन्हें इसे पढ़ने में अपना समय क्यों व्यतीत करना चाहिए। इसलिए, घुमावदार शुरुआत से बचें। यदि आप नौकरी के लिए आवेदन कर रहे हैं, तो कुछ इस प्रकार शुरू करें: "मैं उस पद के लिए आवेदन करने के लिए लिख रहा/रही हूँ जो आपके यहाँ वर्तमान में खाली है...." यदि किसी के लिए आपके पास बुरी खबर है, तो आपको सारी बात पहले वाक्य में बता देने की आवश्यकता नहीं है। नकारात्मक अभिव्यक्ति से बचने का एक उदाहरण इस प्रकार है: "मैं आपके 24 जुलाई, XXXX के पत्र के जवाब में लिख रहा/रही हूँ, जिसमें आपने हमारी कंपनी से खरीदी गई एक इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट के साथ हुई समस्याओं का उल्लेख किया है।" निम्नलिखित एक अतिरिक्त उदाहरण दर्शाता है।

पत्र का मुख्य उद्देश्य या विषय तुरंत बताइए। समस्या वाला संस्करण तो बिल्कुल शुरुआत से ही हाथ-पाँव मारने लगता है। संशोधित संस्करण कम से कम पत्र का उद्देश्य तो स्पष्ट कर देता है (और फिर वही हाथ-पाँव मारना शुरू कर देता है)।

यदि आप किसी पत्र का उत्तर दे रहे हैं, तो पहले पैराग्राफ़ या वाक्य में उस पत्र को उसके विषय और तारीख के द्वारा पहचानें। जो स्वयं कई पत्र लिखते हैं और व्यस्त रहते हैं वे आपको लिखे गए अपने पत्रों को याद नहीं रख सकते। समस्याओं से बचने के लिए, उस पत्र की तारीख और विषय बताइए जिसका आप उत्तर दे रहे हैं:

प्रिय श्री स्टाउट: मैं आपके 1 सितंबर, 2024 के पत्र के जवाब में लिख रहा/रही हूँ जिसमें आपने हमारे एक चेनसॉ के साथ जो समस्याएँ हुईं, उनका वर्णन किया है। मुझे खेद है कि आपको इस असुविधा और खर्च का सामना करना पड़ा और....

प्रिय सुश्री कोहेन: मुझे अभी-अभी आपका 4 अगस्त, 2024 का पत्र मिला है जिसमें आपने उन नामों और अन्य स्रोतों की सूची दी है जहाँ से सॉफ्ट-ड्रिंक उद्योग में प्लास्टिक बोतलों के निर्माण और उपयोग के बारे में अतिरिक्त जानकारी प्राप्त की जा सकती है....

अधिकांश व्यावसायिक पत्रों के अनुच्छेद छोटे रखें। व्यावसायिक पत्रों के अनुच्छेद आम तौर पर छोटे होते हैं, कुछ केवल एक वाक्य लंबे होते हैं। व्यावसायिक पत्रों को लेखों, रिपोर्टों या पुस्तकों की तरह पढ़ा नहीं जाता। आमतौर पर इन्हें तेजी से पढ़ा जाता है। दस पंक्तियों से अधिक लंबे बड़े, मोटे, सघन अनुच्छेद, जिनके लिए अधिक एकाग्रता की आवश्यकता होती है, सावधानीपूर्वक नहीं पढ़े जा सकते—या बिल्कुल भी पढ़े नहीं जा सकते।

प्राप्तकर्ता को आपके पत्रों को तेज़ी से पढ़ने और महत्वपूर्ण तथ्यों या विचारों को समझने व याद रखने में सक्षम बनाने के लिए तीन से आठ पंक्तियों के बीच अपेक्षाकृत छोटे अनुच्छेद बनाएं। व्यावसायिक पत्रों में केवल एक वाक्य से बने अनुच्छेद सामान्य और पूरी तरह स्वीकार्य होते हैं। इस पूरे अध्याय में, आप उन छोटे अनुच्छेदों के उदाहरण देखेंगे जो व्यावसायिक पत्रों में आमतौर पर उपयोग किए जाते हैं।

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"Compartmentalize" अपने पत्र की सामग्री को अलग-अलग हिस्सों में विभाजित करें। जब आप "खंडबद्ध करते हैं" किसी व्यावसायिक पत्र की सामग्री को, आप चर्चा के प्रत्येक अलग खंड—पत्र के प्रत्येक अलग विषय—को उसके अपने पैराग्राफ में रखते हैं। यदि आप अपने व्यक्तिगत कंप्यूटर के सिस्टम यूनिट से संबंधित समस्याओं के बारे में एक शिकायत पत्र लिख रहे होते, तो आपके पास ये पैराग्राफ हो सकते हैं:

• इसके साथ आपकी जो समस्याएँ हुई हैं उनका विवरण
• आपके द्वारा कराए गए अप्रभावी मरम्मत कार्य
• आप जो मुआवजा समझते हैं कि आप हकदार हैं, और क्यों

अपने पत्रों के प्रत्येक पैराग्राफ का उसके उद्देश्य, सामग्री, या कार्य के अनुसार अध्ययन करें। जब आप कोई ऐसा पैराग्राफ पाते हैं जो एक से अधिक काम कर रहा हो, तो उसे दो पैराग्राफों में बाँटने पर विचार करें। यदि आप पाते हैं कि दो छोटे, अलग-अलग पैराग्राफ एक ही कार्य कर रहे हैं, तो उन्हें एक में जोड़ने पर विचार करें।

अनुच्छेदों की शुरुआत में विषय-सूचक प्रदान करें। इस अध्याय में आप जो पत्र देखते हैं, उनमें से कुछ पत्रों के प्रत्येक अनुच्छेद की सामग्री या उद्देश्य के संदर्भ में विश्लेषण करें। व्यावसायिक पत्र के किसी भी मुख्य अनुच्छेद के पहले वाक्य में, उस अनुच्छेद के विषय को दर्शाने वाला कोई शब्द या वाक्यांश खोजने का प्रयास करें। यदि कोई अनुच्छेद आपके व्यक्तिगत कंप्यूटर के साथ आपकी समस्याओं पर चर्चा करता है, तो पहले वाक्य में शब्द "problems" या वाक्यांश "problems with my personal computer" का प्रयोग करें। ऐसा करने से प्राप्तकर्ताओं को प्रत्येक अनुच्छेद की सामग्री और उद्देश्य का स्पष्ट ज्ञान होता है। यहाँ एक अंश दिया गया है, विषय संकेतक शामिल करने से पहले और बाद:

समस्या: मैंने डीकैटर, इलिनॉयस क्षेत्र में लगभग छह वर्षों तक इलेक्ट्रिशियन के रूप में काम किया है। 2022 से मुझे डीकैटर नगर द्वारा विद्युत ठेकेदार के रूप में लाइसेंस प्राप्त है, जो आवासीय कार्य के साथ-साथ वाणिज्यिक और औद्योगिक कार्य करने के लिए योग्य है। पुनरीक्षण: जहाँ तक मेरा कार्य अनुभव, मैं लगभग छह वर्षों से डेकैटर, इलिनॉयस क्षेत्र में इलेक्ट्रीशियन के रूप में काम कर रहा हूँ। 2022 से मुझे डेकैटर शहर द्वारा एक इलेक्ट्रिकल ठेकेदार के रूप में लाइसेंस प्राप्त है, जो वाणिज्यिक और औद्योगिक कार्यों के साथ-साथ आवासीय कार्य भी करने के लिए योग्य है।(इटैलिक्स मूल में नहीं हैं।)

व्यावसायिक पत्र में जहाँ भी संभव हो, सूचीबद्ध करें या मदों में विभाजित करें। सूचियाँ पत्र के पाठ को फैलाती हैं, जिससे महत्वपूर्ण बिंदुओं को शीघ्रता से पकड़ना आसान हो जाता है। सूचियों को कई तरीकों से संभाला जा सकता है, जैसा कि सूचियों के अध्याय में समझाया गया है। व्यावसायिक पत्राचार में सूचियों के उदाहरणों के लिए, पूर्ववर्ती में ब्लॉक-लेटर प्रारूप देखें, उक्त पूछताछ पत्र, और आदेश पत्र.

व्यावसायिक पत्रों में महत्वपूर्ण जानकारी को रणनीतिक रूप से रखें। अनुच्छेदों की पहली और आखिरी पंक्तियों में दी गई जानकारी को पढ़ा और याद रखा जाना अपेक्षाकृत अधिक होता है। ये उच्च-दृश्यता वाले बिंदु होते हैं। लंबे अनुच्छेदों के बीच में दबी हुई जानकारी आसानी से अनदेखी या भुला दी जाती है। उदाहरण के लिए, आवेदन पत्रों में जिनका उद्देश्य संभावित नियोक्ताओं को यह मनवाना होता है कि आप किसी नौकरी के लिए उपयुक्त हैं, अपने आकर्षक गुणों की जानकारी को अधिक ज़ोर देने के लिए अनुच्छेदों की शुरुआत या अंत में रखें। कम सकारात्मक या हानिकर जानकारी को कम दिखाई देने वाले स्थानों पर रखें। अगर आपको कुछ कठिन बातें कहनी हों, तो उन्हें कम-प्रमुख हिस्सों में रखकर उनका महत्त्व कम करना एक अच्छी (और ईमानदार) रणनीति है। यदि किसी नौकरी के लिए तीन साल का अनुभव आवश्यक है और आपके पास केवल एक साल है, तो इस तथ्य को आवेदन पत्र के मुख्य अनुच्छेद के मध्य या निचले हिस्से में दबा दें। परिणामी पत्र ईमानदार और पूरा होगा; यह केवल कमजोर बिंदुओं पर अनावश्यक रूप से ज़ोर नहीं देगा। इन विचारों के कुछ उदाहरण यहाँ दिए गए हैं:

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समस्या: जुलाई में मैं कैनसस विश्वविद्यालय से पोषण और आहारशास्त्र में विज्ञान स्नातक की डिग्री प्राप्त करूँगा। पिछले चार वर्षों में, जिनमें मैंने यह डिग्री हासिल की है, मैंने डॉ. एलिसन लाज़लो के लिए प्रयोगशाला सहायक के रूप में काम किया है और संबंधित दो संगठनों—स्टूडेंट डाइटेटिक एसोसिएशन और अमेरिकन होम इकॉनोमिक्स एसोसिएशन—में सक्रिय रहा हूँ। अपनी पोषण जैव रसायन और खाद्य विज्ञान प्रयोगशालाओं में मैंने कई तकनीकी रिपोर्टें और वैज्ञानिक लेख लिखे हैं। मैं पिछले डेढ़ साल से लॉरेन्स के सेंट डेविड्स अस्पताल में आहार सहायक के रूप में सेवा दे रहा हूँ। (यह नौकरी एक तकनीकी लेखक की मांग करती है; पहले इसे ज़ोर देकर बताएं, फिर बाकी का उल्लेख करें!) संशोधन: कैनसस विश्वविद्यालय में अपनी शिक्षा के दौरान मुझे तकनीकी रिपोर्टें और वैज्ञानिक लेख लिखने का पर्याप्त अनुभव प्राप्त हुआ है। इन रिपोर्टों और लेखों में से अधिकांश पोषण और आहारशास्त्र के क्षेत्र से संबंधित रहे हैं, जिनमें मुझे इस जुलाई में विज्ञान स्नातक की डिग्री प्राप्त होगी। विश्वविद्यालय में अपने चार वर्षों के दौरान, मैंने डॉ. एलीसन लास्ज़लो के लिए प्रयोगशाला सहायक के रूप में, दो संबंधित संगठनों—छात्र आहारशास्त्र संघ और अमेरिकी गृहविज्ञान संघ—का सदस्य होने के नाते, और पिछले डेढ़ साल से लॉरेंस के सेंट डेविड्स अस्पताल में आहार सहायक के रूप में बहुत सारा कागजी काम संभाला है।

समस्या: अब तक, मैंने अपने दम पर कोई स्वतंत्र भवन निरीक्षण नहीं किया है। मैं पिछले दो वर्षों से श्री रॉबर्ट पैकवुड की देखरेख में कार्यरत हूँ, जिन्होंने अक्सर मुझे वॉक-थ्रू और संपत्ति निरीक्षणों की मुख्य जिम्मेदारी सौंपी है। इन्हीं श्री पैकवुड ने मुझे इस पद के लिए आवेदन करने के लिए प्रोत्साहित किया। मैंने संविदात्मक आधार पर कुछ पुराने मकानों का नवीनीकरण भी किया है और मुझे औद्योगिक निर्माण में वेल्डर के रूप में तथा एक परमाणु निर्माण स्थल पर क्लर्क के रूप में कुछ अनुभव भी है। (आइए अपनी अनुभवहीनता के बारे में झूठ न बोलें, लेकिन इसे किसी बिलबोर्ड पर भी न लगाएँ!) संशोधन: जहाँ तक मेरे कार्य अनुभव की बात है, पिछले दो वर्षों में मैंने श्री रॉबर्ट पैकवुड की देखरेख में कई इमारतों के वॉक-थ्रू और संपत्ति निरीक्षण किए हैं। श्री पैकवुड, जिन्होंने मुझे इस पद के लिए आवेदन करने के लिए प्रोत्साहित किया, ने अक्सर कई निरीक्षण कार्यों की प्राथमिक जिम्मेदारी मुझे सौंपी है। मैंने अनुबंध के आधार पर कुछ पुराने घरों का नवीनीकरण भी किया है और औद्योगिक निर्माण में वेल्डर के रूप में तथा एक परमाणु निर्माण स्थल पर क्लर्क के रूप में भी कुछ अनुभव प्राप्त किया है।

अपने व्यावसायिक पत्रों में बुरी खबर को व्यक्त करने के सकारात्मक तरीके खोजें। अक्सर व्यापारिक पत्रों को बुरी खबरें पहुँचानी पड़ती हैं: एक टूटे हुए कंप्यूटर कीबोर्ड को बदला नहीं जा सकता, या किसी व्यक्ति को नियुक्त नहीं किया जा सकता। ऐसी बुरी खबरें शालीन तरीके से बताई जा सकती हैं। ऐसा करने से बुरी खबर प्राप्तकर्ता के साथ व्यावसायिक संबंध समाप्त होने की संभावना कम हो जाती है। बुरी खबर को सकारात्मक तरीके से पहुँचाने के लिए, यथासंभव निम्नलिखित शब्दों से बचें: 'नहीं कर सकता', 'मना करना', 'असफल होना', 'असंभव', 'इंकार करना', 'प्रतिबंधित करना', 'सीमित करना' और 'नकार देना'। नीचे दिए गए उदाहरण वाक्यों के पहले संस्करण अपेक्षाकृत ठंडे और अमित्रतापूर्ण नकारात्मक अंदाज़ में लिखे गए हैं; दूसरे संस्करण कहीं अधिक सकारात्मक, सौहार्दपूर्ण और शालीन हैं:

समस्या: आपके पत्र में मांगी गई जानकारी की मात्रा के कारण, बिना मेरी कार्य-सूची को गंभीर रूप से बाधित किए आपकी सहायता कर पाना मेरे लिए संभव नहीं है। संशोधन: आपके पत्र में आपने काफी जानकारी माँगी है जिसे ढूँढने में मैं आपकी मदद करना चाहूँगा। हालांकि, मेरे कार्य संबंधी प्रतिबद्धताओं के कारण मैं केवल कुछ प्रश्नों के उत्तर ही दे पाऊँगा....

समस्या: यदि आप इस विज्ञापन अनुबंध को 1 जुलाई, XXXX तक पूरा करके वापस नहीं करते हैं, तो आपको इस वर्ष के विज्ञापन स्थान नहीं मिलेगा कैपिटल लाइनेंयदि हमें इस निर्धारित समय-सीमा तक आपसे कोई उत्तर प्राप्त नहीं होता है, तो हम आपका विज्ञापन स्थान किसी अन्य ग्राहक को बेच देंगे। संशोधन: कृपया संलग्न अनुबंध पूरा करके हमें 1 जुलाई, XXXX तक लौटाकर दें। इस समय-सीमा के बाद, हम इस वर्ष के किसी भी नवीनीकृत नहीं किए गए विज्ञापन स्थान को बेचने शुरू कर देंगे कैपिटोल लाइनें, तो मुझे उम्मीद है कि हम उससे पहले आपसे सुनेंगे।

समस्या: हालाँकि मैं इस लेख के विशिष्ट पहलुओं में परिवर्तनों या अतिरिक्त क्षेत्रों को कवर करने के विचारों पर चर्चा करने के लिए इच्छुक हूँ, मैं लेख की मूल थीम: विक्टर माइक्रोकंप्यूटर प्रणाली की उपयोगिता, को बदलने के लिए तैयार नहीं हूँ। पुनरीक्षण: मैं निश्चित रूप से इस लेख के विशिष्ट पहलुओं के बारे में सुझावों और टिप्पणियों के लिए खुला हूँ, या उन अतिरिक्त क्षेत्रों के बारे में आपकी किसी भी राय के लिए जिनके बारे में आप सोचते हैं कि मुझे उन्हें शामिल करना चाहिए। हालांकि, मैं लेख के मूल विषय — विक्टर माइक्रो कंप्यूटर सिस्टम की उपयोगिता — को बनाए रखना चाहता हूँ।

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अपनी ज़रूरतों, उद्देश्यों या रुचियों के बजाय प्राप्तकर्ता की ज़रूरतों, उद्देश्यों या रुचियों पर ध्यान दें। प्राप्तकर्ता की चिंताओं के बजाय अपनी स्वयं की चिंताओं पर आत्मकेंद्रित ध्यान देने से बचें। यहाँ तक कि यदि आपको किसी व्यावसायिक पत्र में अपने बारे में बहुत अधिक बात करनी ही पड़े, तो ऐसा तरीके से करें कि आपकी चिंताएँ प्राप्तकर्ता की चिंताओं से संबंधित हों। इस प्राप्तकर्ता-उन्मुख शैली को अक्सर "you-attitude," कहा जाता है, जिसका अर्थ अधिक 'आप' शब्दों का उपयोग करना नहीं है, बल्कि प्राप्तकर्ता को पत्र का मुख्य केंद्र बनाना है।

समस्या: मैं आपको हमारी मूल्य निर्धारण नीति में एक परिवर्तन के बारे में लिख रहा हूँ जो हमारी कंपनी का समय और पैसा बचाएगा। हमारे जैसे संचालन में, बड़े आयोजनों से लौटने पर उपयोग किए गए बर्तनों को खुरचना और कुल्ला करना हमें बहुत अधिक श्रम समय (और इस प्रकार खर्च) पड़ता है। इसके अलावा, हमें उन लिननों के प्रतिस्थापन पर भारी खर्च उठाना पड़ा है जो दाग़ों के कारण खराब हो गए हैं, जिन्हें पार्टी के तुरंत बाद भिगो देने पर बचाया जा सकता था। पुनरीक्षण: यह पत्र आपको सूचित करने के लिए लिखा जा रहा है कि हम एक नई नीति शुरू कर रहे हैं, जो 1 सितंबर 2021 से लागू होगी, और जिससे हम आपकी बड़ी पार्टियों की आवश्यकताओं को अधिक बार और बिना देरी के पूरा कर सकेंगे। हमारी तरह के संचालन में जहाँ हम 500 तक की पार्टियों के लिए आपूर्ति करते हैं, टर्न-अराउंड समय अत्यन्त महत्वपूर्ण होता है; बिना खाद्य अवशेष हटाए और बिना कुल्ले किए हुए बर्तन सफाई में देरी पैदा करते हैं और, उससे भी अधिक महत्वपूर्ण, आपको ग्राहक के रूप में कम बार और कम शीघ्र सेवा मिलती है। इसके अलावा, पार्टी के तुरंत बाद दागदार लिनन को भिगो देने से अतिरिक्त शुल्क से बचा जा सकता है।

समस्या: इन कारणों से, हमारी नई नीति, जो 1 सितंबर, XXXX से प्रभावी होगी, यह होगी कि बिना कुल्ले किए गए बर्तनों पर अतिरिक्त 15% और दागदार लिनन (जो भिगोए नहीं गए हैं) पर थोक मूल्य का 75% लिया जाएगा। पुनरीक्षण: इसलिए, ताकि हम आपकी बड़ी पार्टियों की आवश्यकताओं को शीघ्रता से पूरा कर सकें, हम बिना कुल्ला किए गए बर्तनों पर 15% और जिन्हें भिगोया नहीं गया है ऐसे दागदार लिनेन की थोक मूल्य का 75% चार्ज करना शुरू कर रहे हैं। हमें उम्मीद है कि यह नीति हमारे ग्राहकों के रसोई सहायकों को बड़ी पार्टियों के अंत में त्वरित और साधारण कुल्ला और/या भिगोने का काम करने के लिए प्रेरित करेगी। ऐसा करने से तेज़ और अधिक बार सेवा सुनिश्चित होगी।

घमंडी, बढ़ा-चढ़ा हुआ या कानूनी-सा लगता हुआ भाषा इस्तेमाल न करें। फूला-फूला और महत्वपूर्ण सुनाई देने वाली भाषा से सावधान रहें। इस प्रकार की भाषा पहले तो व्यावसायिक-सी लग सकती है; पर वास्तव में यह हास्यास्पद है। बेशक, ऐसी अभिव्यक्ति कानूनी दस्तावेजों में जाहिर तौर पर आवश्यक होती है; पर इसे अन्य लेखन परिस्थितियों में क्यों उपयोग किया जाए? जब आप कोई व्यावसायिक पत्र लिखते हैं, तो खुद को सीधे-सादे बोलने वाला, सामान्य-समझ वाला और जमीन से जुड़ा हुआ व्यक्ति समझकर लिखें (लेकिन स्लैंग से बचें)। निम्नलिखित उदाहरण देखें ताकि आपको नौकरशाही भाषा की एक गंभीर खुराक मिल सके।

आडंबरपूर्ण भाषा संस्करण	सरल अंग्रेज़ी संस्करण
शिक्षकों को छात्रों को इलेक्ट्रॉनिक कॉन्फ्रेंसिंग साक्षरता में सांस्कृतिक रूप से ढलने की प्रक्रिया में मदद करनी चाहिए।	शिक्षकों को छात्रों को ऑनलाइन सम्मेलनों के आदी होने में मदद करनी चाहिए।
छात्रों को यह सीखना चाहिए कि यह माध्यम उनके विमर्श के निर्माण और आदान-प्रदान को कैसे सीमित करता है और कैसे सक्षम बनाता है।	छात्रों को यह सीखना चाहिए कि ऑनलाइन कॉन्फ्रेंसिंग उनके संचार को कैसे प्रभावित करती है।
शिक्षकों को अपने छात्रों के साथ मिलकर उस बौद्धिक, सामाजिक और राजनीतिक स्थान का सह-निर्माण गतिशील तरीके से करना चाहिए जो इलेक्ट्रॉनिक सम्मेलन है।	शिक्षकों को अपने छात्रों के साथ मिलकर ऑनलाइन सम्मेलन का माहौल तैयार करना चाहिए।
छात्रों को यह समझना चाहिए कि द्रुत इलेक्ट्रॉनिक-प्रेषण प्रणाली में संवाद विनिमय की परस्पर क्रियात्मक गतिशीलता में संवाद के उत्पादक और उपभोक्ता के रूप में लगातार बदलती भूमिकाओं की वक्तृत्वात्मकता वही है जो मौखिक बातचीत के दौरान वक्ताओं और श्रोताओं के बीच होती है।	छात्रों को यह समझना चाहिए कि ऑनलाइन सम्मेलनों में लेखक और पाठक के रूप में उनकी भूमिकाएँ ठीक उसी तरह तेज़ी से बदलती हैं जैसे मौखिक संवादों में वक्ता और श्रोता के रूप में बदलती हैं।

यहाँ एक और उदाहरण है—पहले और बाद में:

घमंडी और अत्यधिक आधिकारिक-सा लगने वाले लेखन से बचें। समस्या वाले संस्करण का लहजा न केवल अपमानजनक है, यह संशोधित संस्करण की तुलना में लगभग दोगुना लंबा भी है!

जब उपयुक्त हो तो अपने व्यावसायिक पत्र को "क्रियात्मक समापन" दें। एक "कार्य-समाप्ति" यह स्पष्ट करती है कि पत्र का लेखक प्राप्तकर्ता से क्या और कब करने की अपेक्षा रखता है। व्यावसायिक पत्रों के अप्रभावी निष्कर्ष अक्सर कुछ इस प्रकार के कमजोर, बिना प्रतिबद्धता वाले वाक्यों पर समाप्त होते हैं, जैसे "आपसे जल्द सुनने की उम्मीद है" या "यदि मैं किसी और सहायता के लिए उपयोगी हो सकूँ तो बताइए।" इसके बजाय, या इसके अतिरिक्त, उस कार्य को और उसके लिए निर्धारित समय-सारिणी को निर्दिष्ट करें जिसे प्राप्तकर्ता को करना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आप एक पूछताछ पत्र लिख रहे हैं, तो संपादक से विनम्रतापूर्वक अनुरोध करें कि यदि संभव हो तो वह एक महीने में अपना निर्णय आपको सूचित कर दे। यदि आप एक आवेदन पत्र लिख रहे हैं, तो सूक्ष्म रूप से साक्षात्कार के लिए एक तिथि और समय तय करने का प्रयास करें। यहाँ कुछ उदाहरण दिए गए हैं:

आप इस योजना को अनुमोदित करते ही मैं नोटबुक कंप्यूटरों की खरीद और डिलीवरी की व्यवस्था के लिए तुरंत बिक्री प्रतिनिधियों से संपर्क करना शुरू कर दूँगा। क्या मुझे उम्मीद करनी चाहिए कि मुझे इस सप्ताह के भीतर आपसे सुनने को मिलेगा?

मैं ज्यादातर दिनों में दोपहर 2:00 बजे के बाद उपलब्ध हूँ। क्या हम मेरी पृष्ठभूमि और इस पद के बारे में और अधिक चर्चा करने के लिए एक मुलाक़ात तय कर सकते हैं? आपकी प्रतिक्रिया का इंतज़ार रहेगा।

पेशेवर ईमेल लिखना. माइकल एली, पेन स्टेट

मैं इस अध्याय के बारे में आपके विचारों, प्रतिक्रियाओं और आलोचनाओं की सराहना करूँगा: आपका उत्तर—डेविड मैकमरे.