विशेष सूचनाएँ पेशेवर तकनीकी लेखन की एक महत्वपूर्ण विशेषता हैं: वे उन विशेष जानकारियों को उजागर करती हैं जिन्हें पाठकों को यह समझने के लिए जानना आवश्यक है कि वे क्या पढ़ रहे हैं, जो वे करना चाहते हैं उसे पूरा करने के लिए, उपकरणों को क्षति से बचाने के लिए, और स्वयं या दूसरों को चोट पहुँचने से रोकने के लिए।
बहुत विशेष सूचनाएँ. अत्याधुनिक सूचनाएँ चतुर टिप्पणियों के साथ।
विशिष्ट प्रकार की सूचनाओं के लिए दिशानिर्देश
यह अध्याय सूचनाओं की एक विशिष्ट शैली प्रस्तुत करता है। ध्यान रखें कि अन्य शैलियाँ और प्रारूप भी मौजूद हैं।
- महत्वपूर्ण बिंदुओं पर ज़ोर देने या पाठकों को नुकसान या चोट के बारे में चेतावनी देने या सावधान करने के लिए विशेष सूचनाओं का उपयोग करें।
- विशेष सूचनाओं के प्रकारों का उनके परिभाषित प्रयोजनों के अनुसार सटीक रूप से उपयोग करने में सावधान रहें। निम्नलिखित तरीकों में चार प्रकार की विशेष सूचनाओं का उपयोग करें:
नोट— बिंदुओं या अनुस्मारकों पर जोर देने के लिए, या किसी प्रक्रिया में मामूली समस्याओं को इंगित करने के लिए।
सावधान— पाठकों को उपकरणों या डेटा को होने वाले संभावित नुकसान, उनके द्वारा किए जा रहे कार्य के परिणाम में संभावित समस्याओं, या संभावित नकारात्मक अनुभवों (जैसे शर्मिंदगी) के बारे में चेतावनी देने के लिए।
चेतावनी—पाठकों को स्वयं या दूसरों को मामूली चोट लगने की संभावना के बारे में चेतावनी देना।
खतरा— पाठकों को स्वयं या दूसरों को गंभीर या घातक चोट लगने की संभावना के बारे में चेतावनी देना।
नोट: अपने गैराज या किचन के आसपास देखें और उन उत्पादों पर जो विशेष सूचनाएँ दिखाई देती हैं उन्हें ध्यान से देखें। आप बहुत सारी विविधता देखेंगे, जो संभवतः विशिष्ट उद्योग या कॉर्पोरेट मानकों पर निर्भर करेगी।
किस प्रकार का नोटिस उपयोग करना है यह तय करना कोई सटीक विज्ञान नहीं है। बस जब चेतावनी अधिक उपयुक्त हो तो खतरे का नोटिस न इस्तेमाल करें (यह ठीक वैसा ही है जैसे "झूठा अलार्म")। इसके अलावा, पूरे दस्तावेज़ में नोटिसों का सुसंगत उपयोग करें। करें नहीं अपने खुद के नोटिस बनाएं, जैसे "महत्वपूर्ण:" को "चेतावनी." के स्थान पर रखना।
- जहाँ आवश्यकता हो, पाठ के उस स्थान पर विशेष सूचनाएँ रखें। उदाहरण के लिए, एक चेतावनी या खतरे की सूचना रखें। ठीक पहले या ठीक उसके बाद किसी ऐसे कदम पर चर्चा करना जिसमें पाठक खुद को चोट पहुँचा सकते हैं।
- पाठ में किसी एक ही स्थान पर बहुत अधिक विशेष सूचनाएँ न रखें। अन्यथा, उनके विशेष प्रारूप की प्रभावशीलता खो जाएगी। (यदि बहुत अधिक हों, तो उन्हें मिलाकर रखें।)
- चेतावनियाँ, सावधानियाँ और खतरे के नोटिसों के साथ, उस नोटिस पर ध्यान न देने के परिणामों की व्याख्या करें। बताइए कि यदि पाठक उस नोटिस का पालन नहीं करता/करती है तो क्या होगा।
- इस अनुभाग के उदाहरण बोल्ड (मोटे) अक्षरों का उपयोग करते हैं। किसी भी विशेष नोटिस के पाठ के लिए सभी बड़े अक्षरों (ऑल-कैप्स) से बचें।
नोट: एक सही तरीके से स्थापित प्रकाशन क्षेत्र में, तकनीकी लेखकों को यह तय करने की आवश्यकता नहीं होगी कि किस प्रकार का नोटिस इस्तेमाल करना है, या यहाँ तक कि नोटिस की भाषा तैयार करनी भी नहीं पड़ेगी। यह संगठन के वकीलों का काम होना चाहिए। फिर भी, वे वकील आपके नोटिसों की समीक्षा करने के लिए बहुत व्यस्त हो सकते हैं, और इसलिए यह बोझ फिर भी आप, यानी तकनीकी लेखक या संपादक, पर ही रह सकता है।
विशेष सूचनाओं के लिए प्रारूप
विशेष सूचनाओं के प्रत्येक प्रकार के लिए कैपिटलाइज़ेशन, टाइपोग्राफी (बोल्ड, रेखांकित, विभिन्न फ़ॉन्ट, विभिन्न फ़ॉन्ट आकार), और स्पेसिंग के विशिष्ट विवरणों के लिए निम्नलिखित का उपयोग करें।
नोट
सरल नोट्स के लिए निम्नलिखित प्रारूप का उपयोग करें:
- लेबल "Note" टाइप करें, उसके बाद कोलन लगाएँ। (हालाँकि कुछ निम्नलिखित उदाहरण बोल्ड का उपयोग करते हैं, शीर्षकों के साथ दृश्य भ्रम से बचने के लिए इटैलिक्स को प्राथमिकता दें।)
- कोलन के बाद एक स्पेस छोड़कर नोट का पाठ टाइप करना शुरू करें। (लेकिन नोट के पाठ को बोल्ड या इटैलिक में न रखें।)
- नोट के पाठ के भीतर पंक्तियों के बीच एकल अंतराल रखें; नोट के ऊपर और नीचे एक पंक्ति छोड़ें।
- रन-ओवर लाइनों को सामान्य बाएँ मार्जिन पर शुरू करें।
- टिप्पणी को उस पाठ के साथ संरेखित करें जिसका वह उल्लेख करती है (जैसा कि दूसरे उदाहरण में दर्शाया गया है)।
एक साधारण नोट का उदाहरण
बुललेट सूची के भीतर एक नोट का उदाहरण (सामान्य अनुच्छेदीय पाठ नहीं)। यह वही सिद्धांत (कि विशेष सूचनाएँ उस पाठ के अनुरूप संरेखित होती हैं जिनका वे संदर्भ देती हैं) अन्य प्रकार की विशेष सूचनाओं पर भी लागू होता है।
टिप्पणियाँ
कई नोट्स के लिए निम्नलिखित प्रारूप का उपयोग करें:
- जब आपके पास इतने सारे नोट्स हों कि उन्हें व्यक्तिगत रूप से प्रस्तुत करना ध्यान भंग कर देगा, तो इस प्रारूप का उपयोग करें।
- लेबल "टिप्पणियाँ" टाइप करें और उसके बाद कॉलन लगाएँ। (हालाँकि निम्नलिखित कुछ उदाहरण मोटे अक्षरों का उपयोग करते हैं, हेडिंग्स के साथ दृश्य भ्रम से बचने के लिए तिरछे अक्षरों को प्राथमिकता दें।)
- 1. व्यक्तिगत नोटों के लिए क्रमांकित सूची का उपयोग करें; इसमें क्रमांकित सूचियों के नियमों का पालन करें। 2. (व्यक्तिगत नोटों के लिए बोल्ड या इटैलिक्स का उपयोग न करें।)
- नोट्स को उस पाठ के साथ संरेखित करें जिसका वे संदर्भ देते हैं; नोट्स से ऊपर और नीचे समतुल्य एक पंक्ति छोड़ें।
कई नोटों का उदाहरण। यदि आपके पास बहुत सारी नोट्स हैं और आप सभी को एक ही जगह एकत्र करके ध्यान भंग होने से बचाना चाहते हैं, तो इस प्रारूप का उपयोग करें।
सावधानी
सावधानी सूचनाओं के लिए निम्नलिखित प्रारूप का उपयोग करें:
- लेबल "सावधानी" टाइप करें, उसके बाद कोलन लगाएँ, और लेबल और कोलन दोनों को बोल्ड करें।
- एक पंक्ति छोड़ें, और चेतावनी के पाठ की शुरुआत को चेतावनी लेबल की शुरुआत के साथ संरेखित करके शुरू करें।
- सावधानी के पाठ को एकल-पंक्ति अंतर पर रखें; सूचना के ऊपर और नीचे एक पंक्ति खाली छोड़ें।
- संदर्भित पाठ के साथ सावधानी सूचना को संरेखित करें (पूर्व में, चेतावनी सूचना एक क्रमांकित सूची के भीतर पाई जाती है और उसी के अनुसार इंडेंट की गई है)।
सावधान करने वाली सूचना का उदाहरण। इसे उपकरणों को संभवतः होने वाली क्षति या प्रक्रिया में आ सकने वाली समस्याओं के बारे में पाठकों को चेतावनी देने के लिए उपयोग करें।
चेतावनी
चेतावनियों के लिए निम्नलिखित प्रारूप का उपयोग करें:
- लेबल टाइप करें "चेतावनी,", इसे इटैलिक करें, और उसके बाद कोलन लगाएँ।
- चेतावनी के पाठ की शुरुआत तक टैब करें, या हैंगिंग-इंडेंट प्रारूप का उपयोग करें (जो कहीं बेहतर है)। निम्न उदाहरण में चेतावनी के लिए हैंगिंग-इंडेंट प्रारूप में टैब और हैंगिंग-इंडेंट दोनों के लिए 0.63 इंच का उपयोग किया गया है, लेकिन फ़ॉन्ट के आकार इस मान में परिवर्तन का कारण बनेंगे।
नोट: देखें एक हैंगिंग इंडेंट बनाएँ Microsoft Word में हैंगिंग-इंडेंट प्रारूप बनाने पर एक वीडियो के लिए।
- चेतावनी नोटिस के पाठ के लिए नियमित बॉडी फ़ॉन्ट का उपयोग करें (न तो बोल्ड, न तो इटैलिक, न तो सभी अक्षर बड़े, न ही कोई रंग)।
- चेतावनी नोटिस को जिस पाठ से वह संबंधित है उसके साथ संरेखित करें।
- चेतावनी नोटिस के ऊपर और नीचे एक पंक्ति के बराबर जगह छोड़ें।
चेतावनी सूचना का उदाहरण. इसे पाठकों को मामूली चोट की संभावना के बारे में आगाह करने के लिए उपयोग करें।
खतरा
खतरे की सूचनाओं के लिए निम्नलिखित प्रारूप का उपयोग करें:
- लेबल "DANGER" को सभी बड़े अक्षरों में और बोल्ड में टाइप करें।
- खतरे की सूचना को उस पाठ के साथ संरेखित करें जिसे वह संदर्भित करती है।
- खतरे की सूचना के पाठ को एकल पंक्ति अंतर पर रखें; खतरे की सूचना के ऊपर और नीचे एक-एक खाली पंक्ति छोड़ें।
- यदि आपके पास खतरे की सूचना का पाठ है, तो उसे बोल्ड में करें (लेकिन कभी भी सभी अक्षरों को बड़े अक्षरों में न लिखें)।
- यदि आपकी ग्राफ़िक्स क्षमता है, तो खतरे की चेतावनी (लेबल सहित) के चारों ओर एक बॉक्स खींचें।
खतरे की सूचना। इसका उपयोग पाठकों को गंभीर चोट या मृत्यु की संभावना के बारे में आगाह करने के लिए करें।
सूचना छवियाँ (आइकन)
कृपया देखें सामान्य सूचना छवियाँ.
अन्य स्वरूपण समस्याएँ
यहाँ विशेष सूचनाओं के संबंध में विचार करने के लिए कुछ अतिरिक्त बिंदु दिए गए हैं:
विशेष संरेखण। विशेष सूचनाएँ उस पाठ के साथ संरेखित होनी चाहिए जिससे वे संबंधित हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास कोई नोट है जो बुलेट सूची के किसी आइटम में किसी चीज़ को कुछ विशेष विवरण जोड़ता है, तो आपको वह नोट उसी पाठ के साथ संरेखित करना चाहिए। पाठ बुलेटेड आइटम का। बेशक, यदि नोट बुलेट सूची के बाद आता है लेकिन पूरे सूची को संदर्भित करता है, तो आप सामान्य बाएँ मार्जिन का उपयोग कर सकते हैं।
एकल रिक्ति वाला पाठ। इस इकाई में दिए गए सभी उदाहरण और चर्चा एकल पंक्ति अंतर वाले पाठ पर आधारित हैं। मुख्य पाठ और विशेष सूचनाओं—के बीच एक खाली पंक्ति छोड़ें, जो भी आपको सबसे अच्छा लगे। (और बेशक मुख्य पाठ और विशेष सूचनाओं का पाठ दोनों एकल पंक्ति अंतर वाले होंगे।)
विशेष सूचनाओं का स्थान। विशेष सूचनाएँ रखें ठीक पहले या ठीक उसके बाद जिस बिंदु पर वे प्रासंगिक होते हैं। उदाहरण के लिए, आप पाठकों को सभी डेटा का बैकअप लेने की चेतावनी दे सकते हैं पहले आप उन्हें अपना हार्ड ड्राइव फॉर्मैट करने के लिए कहते हैं। हालांकि, व्यवहार में गंभीर विशेष सूचनाएँ उस प्रक्रिया के बिल्कुल आरम्भ में रखी जाती हैं जहाँ डेटा, उपकरण, या लोगों को भारी नुकसान पहुँचने की संभावना होती है।
बहुत सावधान लेखकों (शायद जिनका पहले नुकसान हुआ हो) द्वारा उपयोग की जाने वाली एक तकनीक यह है कि सभी गंभीर सूचनाएँ (चेतावनियाँ, सावधानियाँ और खतरे) दस्तावेज़ की शुरुआत में कहीं रख दी जाएँ, और फिर जहाँ लागू हों उन्हें व्यक्तिगत रूप से दोहराया जाए। किसी संगठन के पास सूचनाओं की जगह के संबंध में आवश्यकताएँ बताने वाली एक शैली मार्गदर्शिका होने की संभावना रहती है।
विशेष सूचना के अर्थों का चार्ट। उपयोगकर्ता मार्गदर्शिकाएँ अक्सर भूमिका में सूचनाओं के विभिन्न प्रकारों के अर्थों के लिए एक चार्ट रखती हैं, जैसा कि इस चित्र के निचले हिस्से में आंशिक रूप से दर्शाया गया है। ध्यान दें कि इस उदाहरण में कोई 'सावधानी' सूचनाओं का प्रकार नहीं है; यह केवल यह दिखाने के लिए है कि सूचनाएँ उद्योगों के बीच कैसे भिन्न होती हैं:
सूचना चार्ट। ध्यान दें कि इस उदाहरण में कोई चेतावनी प्रकार की सूचना नहीं है, जो यह दर्शाता है कि सूचनाएँ उद्योगों के अनुसार कैसे भिन्न होती हैं।
कई विशेष सूचनाएँ। ऐसी परिस्थितियाँ आती हैं जब आपके पास तीन या चार विशेष सूचनाएँ होती हैं, जो सभी एक ही हिस्से में एक-दूसरे के बाद सटकर मौजूद होती हैं। यह एक समस्या है क्योंकि सूचनाओं के विशेष स्वरूपण का पूरा उद्देश्य खो जाता है: कोई चीज़ विशेष इसलिए होती है क्योंकि वह आसपास की चीज़ों से अलग होती है। इस समस्या का समाधान यह है कि एक पहचानने योग्य शीर्षक बनाया जाए (उदाहरण के लिए, "नोट्स और चेतावनियाँ"), और फिर उसके नीचे उन सूचनाओं को सूचीबद्ध किया जाए (या तो बुलेट पॉइंट्स में या क्रमांकित रूप में)।
संबंधित जानकारी
खतरा, चेतावनी, सावधानी या सूचना संकेतों के लिए ANSI परिभाषाएँ. डाउनलोड करने योग्य छवियाँ शामिल हैं।
1910.145 - दुर्घटना निवारण संकेतों और टैगों के लिए विनिर्देश. व्यावसायिक सुरक्षा और स्वास्थ्य प्रशासन (OSHA)
व्यावसायिक सुरक्षा और स्वास्थ्य प्रशासन (OSHA) सुरक्षा संकेत श्रेणियाँ (50487). बहुत सारी डाउनलोड करने योग्य छवियाँ।
सुरक्षा संकेतों के विभिन्न रंगों का क्या अर्थ होता है?. डाउनलोड करने योग्य छवियाँ शामिल हैं। क्रिएटिव सेफ़्टी सप्लाई
मैं इस अध्याय के बारे में आपके विचारों, प्रतिक्रियाओं और आलोचनाओं की सराहना करूँगा: आपका उत्तर—डेविड मैकमरी.
