Üzleti Üzenetek Áttekintése

Kérlek, kattints ide a segítséghez. David McMurrey fizessen webtárhelyért:
Adományozz bármilyen kis összeget, amit tudsz!
Az Online Műszaki Írás továbbra is ingyenes marad.

Megjegyzés: Ha rákeresel a "standard business letter format" kifejezésre a Google-on, láthatod, hogy *egyik* példa sem használja a Microsoft sablonok által diktált több közökkel ellátott fejlécet és címzést. Ezenkívül a Microsoft üzleti levél sablonok vesszőt használnak a megszólítás végén. A hagyományos írásmódhoz kettőspont tartozik. üzlet korrespondencia. Nem hagyományos vessző az üzleti levél megszólításában: Megjegyzés: Használj egy : (jele) helyett!

Üzleti Memorandumok

Szervezeten belüli kommunikációhoz használj emlékeztető formát. Az emlékeztető tényleges tartalma nagyon hasonlíthat a hivatalos levélhez vagy egy rövid jelentéshez—a kulcs az emlékeztető formátum.

A hivatalos nyomtatott üzleti levelekhez hasonlóan talán azon tűnődsz, hogy a nyomtatott emlékeztetők szükségesek-e az Internet korában. Szervezetednek lehetnek szigorú szabályai arra vonatkozóan, mikor nem megengedett az e-mail használata. A középpontban a titoktartás áll; bármilyen e-mailt bárki láthat. Ezért egy állásajánlat, egy fizetésemelési kérelem és a munkavállalóval kapcsolatos panaszok jó példák arra, mikor ne használj e-mailt.

A memorandum szabványos összetevői

A memorandum formátuma sokkal egyszerűbb, mint az üzleti leveleké. Az alábbi kép a standard összetevőket illusztrálja.

DÁTUM: Bár a formátumok változóak, a memó küldésének dátumát a fejlécben kell feltüntetni. Az alábbi példa a fejléc harmadik soraként mutatja, de egyes dizájnokban ez az első sor.

Címzett: Írja be a címzett nevét vagy a csoport nevét ebbe a mezőbe. A formai szint itt nagyon nyilvánvaló. Írhat "Elizabeth", "Elizabeth Bennet" vagy "Ms. Elizabeth Bennet, Személyzeti Igazgató", attól függően, hogy mennyire ismeri a címzettet és a helyzet formaiságát.

Használjon speciális formázást, ebben az esetben számozott listát (a sorrend jelzésére).

Üzleti emlékeztető példája

A memo formátumának fejléc része az elemek elhelyezkedése szerint változik, de mindegyik szükséges.

Tárgy: világosan megfogalmazza a téma és, ebben az esetben, a kommunikáció kontextusát

Hivatkozás a korábbi kommunikációra. Ha a tárgysor nem tisztázza a kommunikáció kontextusát, úgy az emlékirat első bekezdésében tedd ezt meg. Például: "Sarah, teljesen egyetértek" nem pontosítja, mivel egyetértenek az emlékirat írója.

Üzleti emlékeztető példája

TŐL: Írd be a saját nevedet vagy annak a személynek vagy csoportnak a nevét, akinek a számára a memót írod ebbe a helyre. Ismét, a közelség és a formalitás határozza meg, hogy csak a keresztnevedet, a teljes nevedet, vagy a teljes nevedet és a titulust írd-e be. Hagyományosan, mint a memo írója, kézzel írd alá a magánlevél első betűit vagy a keresztnevedet a nyomtatott neved után.

TÁRGY: Ebben a mezőben helyezzen el egy kifejezést, amely megragadja a motívumot és a memo célját. Egy nyelvtani ellenőrző szoftverekkel kapcsolatos felmérésnél a téma lehet: „A nyelvtani ellenőrző szoftverekről szóló felmérésünk eredményei.” Ennek az elemnek a címkéje változó: Néhány stílus „RE:” vagy „TÁRGY:”-t használ. Ha a memo egy válasz, a tárgyat ennek megfelelően fogalmazza meg. Például: „Re: a piezoelektromos eszközökről szóló felmérés kérése.”

Test. A szöveg a cím után kezdődik. A szöveg egyes sorközzel íródott; a bekezdések első sora nem hagy behúzást; és dupla sorköz van a bekezdések között. (A test szerkesztési stratégiáiról és stílusáról, lásd a „Üzleti levelezés írási stílusa” fejezet korábbi részében.)

Aláírási blokkok. A hivatalos emlékeztetők stílusában a szerzők valóban beillesztik ugyanazt a kedves zárást és aláírási blokkot, amit az üzleti leveleken is láthatunk. Egyébként az aláírási blokkot nem használják az emlékeztetőkben.

Memorandum Írási Stílus

A memorandumok stílusával kapcsolatban itt van néhány javaslat:

Informalitás. Állítsd be a memo hangnemét a címzettek és a helyzet szerint. Az informális megközelítés gyakori a memókban, de gondolj kétszer is arra, hogy humor vagy szarkazmus használatával üzleti ügyfelek és magasabb szintű vezetők felé lépj, különösen azok esetében, akiknek az angol nem az anyanyelve.

Rövidség. A jegyzetek általában meglehetősen rövidek—például egy tucat sor alatt—és a bekezdések is rövidek.

Konkrét tárgysorok. Azt, hogy a megjegyzésed eljusson és a kívánt hatást keltse, tedd a tárgysort specifikussá és figyelemfelkeltővé. Ha a címzetteknek 60-70 üzenetet kell várniuk a postaládában, és csak a tárgysorokat látják, valószínűbb, hogy azokat olvassák el, amelyek fontosnak vagy érdekesnek tűnnek.

Fontos információk először. amikor az emberek sok emlékeztetőt kapnak, hajlamosak gyorsan elveszíteni az érdeklődésüket vagy a türelmüket. az emberek elfoglaltak! helyezd a legfontosabb információt a memo elejére. a következő mondatokat használhatod a részletezésre.

Egy téma, probléma, kérdés, kérés egy emlékeztetőn. Néha csak az első tételre kap választ a jegyzetedben. Igen, az emberek elfoglaltak. Ha két kérésed van, tedd az egyiket egy jegyzetbe; a másikat egy következő jegyzetbe.

rövid bekezdések és tér a bekezdések között. Ha lehetséges, osztd fel a jegyzeteidet három vagy négy soros bekezdésekre. És amikor felosztod az üzeneted bekezdésekre, hagyj egy sort a közöttük.

kiemelés és hangsúlyozás. Használj tipográfiai effektusokat (félkövér, dőlt, szín, különböző betűtípusok) következetesen és mérsékelten. Asztalokat és grafikákat is használhatsz, hogy megerősítsd a jegyzeteidet (lásd a 7. fejezetet).

címek. ha a memója teljes oldal vagy annál hosszabb, használjon címeket a szalcímek azonosításához. ezekhez a címekhez használjon egy kicsit nagyobb betűtípust és félkövér formázást. (lásd a 3. fejezetet a címekről szóló részletekért.)

listák. ha vannak kulcspontok, amelyeket hangsúlyozni szeretne, vagy ha lépésről lépésre bemutatni kívánt információkat oszt meg, használjon felsorolásokat és számozott listákat.

automatikus válaszok. Ha online olvasod a memókat, légy óvatos a válasz funkció használatával. Ez katasztrófához vezethet. Mivel a memók gyakran több címzettnek szólnak, könnyen elküldhetsz egy választ mindannyiuknak, amikor csak egynek szántad. Képzeld el, hogy amikor egy projekten lévő partnert válaszolsz, megkérdőjelezed egy másik partner kompetenciáját ugyanabban a projektben. De mi van, ha ez a válasz mindkét partnerhez eljut? Ó, jaj...

üzleti e-mail

hozzá kell adni

üzleti levelek (postai levélként)

általános alkatrészek

a következő a hivatalos levelek mechanikai és fizikai részleteivel foglalkozik. az alábbiakban megvitatott összes összetevőt az alábbiakban illusztráljuk:


üzleti levelek közös összetevői

cím. a fejléc tartalmazza a levél írójának címét és a levél dátumát. az író neve nincs feltüntetve; a fejlécben csak a dátum szükséges levélpapíron. ne feledd, hogy ha olyan levélpapírt használsz, amelynek az első oldala díszes fejlécet és logót tartalmaz, akkor a következő oldalakon ne használd ezt a fajta oldalt. használd a következő oldalakhoz azt a levélpapírt, amely a logóval ellátott papírral jár.

ha írótanfolyamon vagy, miért ne készítenél saját elegáns logót, kitalált cégnevével és címmel (ha az oktatód megengedi)? fontold meg ezeket a két példát:


egy lehetőség kitalált logóval ellátott papírárura


egy másik lehetőség az újonnan tervezett logós papíráru számára

bennünket cím. A belső címzés tartalmazza a levél címzettjének nevét és címét. Ez az információ segíthet elkerülni a félreértéseket a címzett irodájában. Ezenkívül, ha a címzett áttelepült, a belső címzés segít meghatározni, mit tegyünk a levéllel. A belső címzésben tüntessük fel a címzett megfelelő tiszteleti címét; és másoljuk a cég nevét pontosan úgy, ahogy azt a cég írja. Amikor személyek neveit használjuk, ne felejtsük el megfelelően megszólítani őket: asszony, hölgy, úr, doktor, és így tovább. Ha nem vagyunk biztosak abban, mi a helyes egy adott személy számára, próbáljunk meg kideríteni, hogyan ír alá az illető, vagy nézzük meg a címzési formák szakaszát egy szótárban.

üdvözlet. A megszólítás közvetlenül a levél címzettjéhez szól, és egy kettőspont követi (kivéve, ha barátságos, közvetlen, társasági hangnemet kívánunk megjeleníteni, ekkor vesszőt használunk).

jegyzet: nyiss egy új dokumentumot a microsoft wordben, és látni fogod, hogy minden kísérőlevél sablon egy vesszővel zárja a megszólítást. az üzleti levelekben a kétszeres pontozás szigorúan meg van határozva. üzleti író kísérője (2011).

értesítés, hogy a egyszerűsített levél a formátumban a köszöntési sort teljesen eltávolítják. ha nem tudod, hogy a címzett férfi vagy nő, a hagyományos gyakorlat az volt, hogy "tiszteletteljes uram" vagy "tiszteletteljes urak"— de ez szexista! ennek elkerülésére olyan köszöntések, mint "tiszteletteljes uram vagy asszonyom," "tiszteletteljes hölgyeim és uraim," "tiszteletteljes barátaim," vagy "tiszteletteljes emberek" is próbálkozásra kerültek— de nem nyertek el túl nagy általános elfogadottságot. a köszöntési sor teljes eltávolítása vagy "akinek esetleg érdekelt" beillesztése a helyére szintén nem a legjobb megoldás—ez személytelen.

A legjobb megoldás, ha gyors, névtelen telefonhívást indítunk a szervezetnek, és kérünk egy nevet; vagy az üdvözlést egy osztály, bizottság vagy pozíció nevéhez címzettük: " tisztelt személyzeti osztály," " tisztelt toborzási bizottság," " tisztelt elnök," " tisztelt pénzügyi támogatási igazgató," például.

NAGYBETŰS FORMÁTUM

téma vagy referencia sor. ahogy a megrendelő levél, a tárgysor helyettesíti a megszólítást vagy azzal együtt szerepel. a tárgysor bejelenti a levél fő témáját.

a levél törzse. a levél tényleges üzenete természetesen a levél törzsében található, a köszöntés és a záróformula közötti bekezdésekben. A levél törzsének megírási stratégiái a következő részben kerülnek tárgyalásra. üzleti levelezési stílus.

tiszteletteljes lezárás. a "sincerely yours" eleme az üzleti levélnek a köszönőformula. más gyakoriak "sincerely yours," "cordially," "respectfully," vagy "respectfully yours." megtervezheted a sajátodat, de légy óvatos, hogy ne hozz létre virágnyelvű vagy túlzottan bőbeszédű kifejezéseket. vedd észre, hogy csak az első betű nagybetűs, és mindig vessző követi.

aláírás blokk. általában négy sorral a baráti búcsúzás alatt írod a neved, és alatta írod alá a neved. ha nő vagy, és szeretnéd tisztázni a családi állapotodat, használj "kisasszony", "hölgy" vagy "asszony" zárójelben a keresztneved írott változata előtt. amikor csak lehetséges, tüntesd fel a címedet vagy a betöltött pozíciód nevét közvetlenül a neved alatt. például, "műszaki írás hallgató, " "másodéves adatfeldolgozás szakos, " vagy "tarrant megyei közösségi főiskola hallgatója" tökéletesen megfelelő.

végjegyzetek. A névjegy alatt gyakran szerepelnek különböző rövidítések vagy kifejezések, amelyek fontos funkciót töltenek be.

• Betűsorok. A fent említett számokban található, nagybetűs kezdőbetűk a levél írójának nevei, míg a kettőspont után található kisbetűs nevek a gépelőé.
• Mellékletek. Annak biztosítása érdekében, hogy a címzett tudja, hogy a levélben ugyanabban a borítékban tartoznak elemek, használjon olyan jelzéseket, mint például " Melléklet, " " Melléklet, " " Mellékletek (2). " Például, ha önéletrajzot és írásmintát küld a pályázati levelével, így járjon el: " Melléklet: Önéletrajz és Írásminta. " Ha a melléklet elveszik, a címzett tudni fog róla.
• Másolatok. Ha másoknak is küld másolatot egy levélből, jelezze ezt a tényet a végjegyzetek között is. Ha például fel volt háborodva egy helyi kereskedő kézbesítési problémáin, és egy másolatot küldött a Better Business Bureau-nak, ezt írná: "cc: Better Business Bureau." Ha tervezi, hogy másolatot küld a jogásznak, akkor valami ilyesmit írjon: "cc: Mr. Raymond Mason, ügyvéd."

Következő oldalak. Ha a leveled hosszabb, mint egy oldal, a további oldalakon található fejlécet az alábbiak egyik módján lehet kezelni. Az alábbi oldal fejlécében található információ a a címzett neve, dátum és oldalszám:

A következő oldali fejléc formátumának példái.

Ha levélpapírt használsz, ne felejtsd el, hogy a további oldalakat ne tedd rá. Azonban ugyanazt a minőségű, súlyú és textúrájú üres papírt kell használnod, mint a levélpapír (általában a levélpapírokat összepárosított üres papírral adják).

Üzleti Levél Formátumok

Ha üzleti levelet írsz, válassz az alábbi példa levelekben bemutatott gyakori formátumok közül. Ezek közé tartozik a blokklevél, a félblokk levél, az alternatív blokk levél és az egyszerűsített levél.

• Nézd meg a NAGYBETŰS ÍRÁS.
• Nézd meg a fél-blokkos betű.
• Nézd meg a alternatív blokk betűk.
• A egyszerűsített levél.

A használandó formátumok közül a választás az Ön szervezetében vagy az írás helyzetében általában használt formátumokon múlik. Használja a leegyszerűsített levelet, ha nincs neve egy adott személynek vagy osztálynak, akinek írhatna.

Stílus az Üzleti Üzenetekben

Az üzleti levelek és jegyzetek írása bizonyos fontos szempontokban eltér a jelentések írásától. Tartsd szem előtt az alábbi tanácsokat, amikor üzleti leveleket vagy jegyzeteket írsz, különösen amikor azokat átnézed.

Állítsa fel az üzlet fő célját, célját vagy tárgyát azonnal. Tudassa az olvasóval már az első mondatból, hogy miről szól a levele. Ne feledje, hogy amikor az üzletemberek kinyitnak egy levelet, elsődleges aggodalmuk az, hogy tudni akarják, miről szól a levél, mi a célja, és miért kell időt szánniuk arra, hogy elolvassák. Ezért kerülje az körülményes kezdéseket. Ha állásra pályázik, kezdje valami ilyesmivel: "Azért írok, hogy jelentkezem az Önök által jelenleg hirdetett pozícióra...." Ha rossz híre van valakinek, nem kell mindent az első mondatban elmondania. Íme egy példa arra, hogyan kerülheti el a negatív megfogalmazásokat: "Azért írok, mert válaszolni szeretnék a XXXX. július 24-i levelére, amelyben a cégünktől vásárolt elektronikus táblázattal kapcsolatos problémákat vitat meg." Az alábbiakban egy további példát mutatunk be.

Azonnal mondja el a levél fő célját vagy üzletét. A probléma verziója már a legelején elkezd kapálózni. A módosított verzió legalább meghatározza a levél célját (aztán elkezd kapálózni).

Ha egy levélre válaszolsz, az első bekezdésben vagy mondatban jelöld meg azt a levelet a tárgyával és a dátumával. A nagyon elfoglalt címzettek, akik maguk is sok levelet írnak, lehet, hogy nem emlékeznek a neked írt leveleikre. Problémák elkerülése érdekében jelöld meg a választott leveled dátumát és tárgyát:

Kedves Stout Úr: Az Ön 2024. szeptember 1-jei levelére írok, amelyben a fűrészeink egyikével kapcsolatos problémáit írja le. Sajnálom, hogy ilyen kellemetlenségek és költségek értek.

Kedves Cohen Úrnő: Éppen most kaptam meg az ön 2024. augusztus 4-i levelét, amelyben felsorolja azokat a neveket és egyéb forrásokat, ahonnan további információkat szerezhetek a műanyag palackok gyártásáról és használatáról az üdítőiparban....

Tartsa röviden a legtöbb üzleti levél bekezdéseit. A üzleti levelek bekezdései általában rövidek, néhány csak egy mondat hosszú. Az üzleti leveleket nem ugyanúgy olvassák, mint a cikkeket, jelentéseket vagy könyveket. Általában gyorsan olvassák. A nagy, vastag, sűrű bekezdések, amelyek több mint tíz sorból állnak, és nagy koncentrációt igényelnek, lehet, hogy nem kerülnek alaposan átolvasásra — vagy egyáltalán nem olvassák el őket.

Annak érdekében, hogy a címzett gyorsabban olvashassa a leveleit, és megértse, illetve emlékezzen a fontos tényekre vagy ötletekre, hozz létre viszonylag rövid bekezdéseket, amelyek három és nyolc sor közöttiek. Az üzleti levelekben gyakori és teljesen elfogadható, ha a bekezdések csupán egyetlen mondatból állnak. E fejezet során példákat fogsz látni az üzleti levelekben gyakran használt rövid bekezdésekre.

"Kategorizáld" a leveled tartalmát. Amikor "különböző szegmensekre"osztod egy üzleti levél tartalmát, minden különböző részt a megbeszélésből—a levél különböző témái—a saját bekezdésébe helyezed. Ha panaszos levelet írnál a személyi számítógéped rendszeregységével kapcsolatos problémákról, ezek a bekezdések lehetnek:

• A problémák leírása, amelyeket tapasztaltál vele kapcsolatban.
• A hatékonytalan javítási munkák, amikben részt vettél
• A kompenzáció, amit megérdemelsz, és miért.

Vizsgálj meg minden bekezdést a leveleidben a célja, tartalma vagy funkciója szempontjából. Amikor találsz egy bekezdést, ami több dolgot is csinál, fontold meg, hogy kettéválasztod két bekezdésre. Ha két rövid, különálló bekezdést találsz, amelyek ugyanazt csinálják, fontold meg, hogy egyesíted őket egybe.

Témaindikátorok a bekezdések elején. Elemzd az ebben a fejezetben látható levelek egyes bekezdéseit a tartalom vagy a cél szempontjából. Bármely üzleti levél bekezdésének első mondatában próbálj meg találni egy szót vagy kifejezést, amely jelzi annak a bekezdésnek a témáját. Ha egy bekezdés a személyi számítógépeddel kapcsolatos problémáidat tárgyalja, illeszd be a szó "problémák" vagy a kifejezést "problémák a személyi számítógépemmel" az első mondatba. Ezzel a címzettek világos képet kapnak a tartalomról és a bekezdések céljáról. Itt van egy részlet a témaindikátorok beépítése előtt és után:

Probléma: Hat éve dolgozom villanyszerelőként a Decatur, Illinois-i területen. 2022 óta a decatari város által engedélyezett villamos kivitelező vagyok, aki jogosult kereskedelmi és ipari munka, valamint lakóhelyi munkák elvégzésére. Felülvizsgálat: Ami a … -t illeti a munkatapasztalatom, körülbelül hat éve dolgozom villanyszerelőként a Decatur, Illinois területén. 2022 óta a Decatur város által engedéllyel rendelkező elektromos vállalkozó vagyok, aki alkalmas kereskedelmi és ipari munkák, valamint lakossági munkák elvégzésére.(Italics nem szerepel az eredetiben.)

Tételesen vagy felsorolásban add meg, ahol csak lehetséges egy üzleti levélben. A lista szélesebb teret ad a levél szövegének, így könnyebben kiemelhetők a fontos pontok. A listákat többféleképpen kezelhetjük, ahogy az a listákról szóló fejezetben is olvasható. Az üzleti levelezésben használt listák példáiért lásd az előző blokk betűs formátumot, a tájékoztató levél, és rendelési levél.

Helyezze el a fontos információkat stratégiailag az üzleti levelekben. A bekezdések első és utolsó sorában található információt hajlamosak vagyunk könnyebben elolvasni és megjegyezni. Ezek a jól látható pontok. A hosszú bekezdések közepébe rejtett információk könnyen figyelmen kívül hagyhatók vagy elfelejthetők. Például az olyan jelentkezési levelekben, amelyek meg kell győzzék a potenciális munkaadókat arról, hogy Ön a megfelelő jelölt a munkára, helyezze az vonzó tulajdonságaira vonatkozó információt a bekezdések elejére vagy végére a nagyobb hangsúly érdekében. A kevésbé pozitív vagy hátrányos információkat helyezze a kevésbé jól látható pontokba. Ha nehéz dolgokat kell mondania, egy jó (és őszinte) stratégia az, hogy csökkentse a hangsúlyt, és ezeket a kevesebb hangsúlyt kapó területeken helyezze el. Ha egy munkakör három év tapasztalatot kíván meg, és Ön csak egyet tud felmutatni, rejtsék el ezt a tényt a jelentkezési levél egy bekezdésének közepén vagy alsó felében. Az eredményül kapott levél őszinte és teljes lesz; csak nem fogja feleslegesen hangsúlyozni a gyenge pontokat. Íme néhány példa ezekre az ötletekre:

Probléma: Júliusban diplomázom a Kansas-i Egyetemen táplálkozási és dietetikai alapképzésből. Az elmúlt négy évben, míg ezt a diplomát kerestem, laborasszisztensként dolgoztam Dr. Alison Laszlónál, és aktívan részt vettem két kapcsolódó szervezetben, a Diák Dietetikai Szövetségben és az Amerikai Háztartási Gazdasági Szövetségben. A táplálkozási biokémiai és élelmiszer tudományi laborjaimban sok technikai jelentést és tudományos dolgozatot írtam. A múlt másfél évben dietetikai segédként dolgozom a St. David Kórházban Lawrence-ben. (A munka egy műszaki írót keres; hangsúlyozzuk ezt először, aztán említsük meg a többit!) Felülvizsgálat: A Kansas-i Egyetemen folytatott tanulmányaim során jelentős tapasztalatot szereztem technikai jelentések és tudományos munkák írásában. Ezek többsége a táplálkozás és a dietetika területén készült, amelyből idén júliusban fogom megszerezni a Bachelor of Science diplomámat. A négy évem alatt az Egyetemen sok papírmunkával is foglalkoztam Alison Laszlo doktornő laborasszisztenseként, valamint a Student Dietetic Association és az American Home Economics Association két kapcsolódó szervezetének tagjaként, és dietetikai segédként a St. David's Kórházban Lawrence-ben az elmúlt másfél évben.

Probléma: Jelenleg még nem végeztem független épületellenőrzést. Az elmúlt két évben Mr. Robert Packwood felügyelete alatt dolgoztam, aki gyakran adott nekem elsődleges felelősséget az ingatlanok átnézésére és ellenőrzésére. Mr. Packwood bíztatott arra, hogy pályázzak erre a pozícióra. Ezen kívül néhány régi ház felújítását is végeztem szerződéses alapon, és van némi tapasztalatom ipari építésben lakatosként, valamint egy nukleáris építkezésen ügyintézőként. (Ne hazudjunk a tapasztalatunk hiányáról, de ne is tegyük ki egy hirdetőtáblára!) Felülvizsgálat: A munkatapasztalatomat illetően az elmúlt két évben számos épületbejáráson és ingatlanellenőrzésen vettem részt Mr. Robert Packwood felügyelete alatt. Mr. Packwood, aki bátorított arra, hogy pályázzak erre a pozícióra, gyakran rám bízta a legtöbb ellenőrzési feladatot. Emellett néhány régi ház felújítását is végeztem szerződéses alapon, és van némi tapasztalatom az ipari építkezés terén hegesztőként és egy nukleáris építkezés területén ügyintézőként.

Tálalj pozitív módon rossz híreket az üzleti leveleidben. Gyakran előfordul, hogy az üzleti levelek rossz hírt közvetítenek: egy megsérült számítógép billentyűzetet nem lehet pótolni, vagy egy személyt nem lehet alkalmazni. Az ilyen rossz híreket taktikus módon is lehet közvetíteni. Ez csökkenti a lehetőségét annak, hogy a rossz hírt kapóval megszűnjenek az üzleti kapcsolatok. A rossz hír pozitív közvetítéséhez kerülje az olyan szavakat, mint a "nem tud, " "tilt, " "nem sikerül, " "lehetetlen, " "nem fogad el, " "tilt, " "korlátoz, " és "megtagad" lehetőség szerint. Az alábbi példa mondatok első verziói meglehetősen hideg és barátságtalan negatív módon vannak megfogalmazva, míg a második verziók sokkal pozitívabbak, barátságosabbak és taktikusabbak:

Probléma: A levélben kért információ mennyisége miatt egyszerűen nem tudok segíteni önnek anélkül, hogy komolyan megzavarnám a munkarendem. Felülvizsgálat: A leveledben sok információt kérdezel, amiben szeretnék segíteni neked. Azonban a munkámbeli kötelezettségeim miatt csak néhány kérdésre tudok válaszolni....

Probléma: Ha nem tölti ki és nem küldi vissza ezt a hirdetési szerződést XXXX. július 1-ig, nem fogja megkapni a hirdetési helyét az idei évben. Kapitoliumi vonalak. Ha a határidőig nem hallottunk Önről, az hirdetési helyet más ügyfélnek fogjuk értékesíteni. Felülvizsgálat: Kérjük, töltse ki a mellékelt szerződést, és küldje vissza nekünk legkésőbb július 1-ig, XXXX. E határidő után elkezdjük értékesíteni a megújítatlan hirdetési helyeket az idei évben. Kapitoliumi vonalak, úgyhogy remélem, hogy hallunk felőled addig.

Probléma: Bár hajlandó vagyok megvitatni a cikk bizonyos aspektusainak változásait vagy ötleteket más területek lefedésére, nem állok készen arra, hogy megváltoztassam a cikk alapvető témáját: a Victor mikroprocesszor rendszer használhatóságát. Javítás: Biztosan nyitott vagyok javaslatokra és megjegyzésekre a cikk specifikus szempontjaival kapcsolatban, vagy bármilyen gondolatodra olyan további területekről, amelyeket szerinted érdemes lenne tárgyalnom. Azonban szeretném megőrizni a cikk alapvető témáját: a Victor mikrocomputer rendszer használhatóságát.

Fókuszálj a címzett igényeire, céljaira vagy érdekeire a sajátjaid helyett. Kerüld el a saját aggályaidra való önző összpontosítást a címzettével szemben. Még ha sokat kell is beszélned magadról egy üzleti levélben, tedd ezt úgy, hogy összekapcsolod az aggályaidat a címzettével. Ezt a címzett-orientált stílust gyakran "te-attitűdnek" nevezik, ami nem azt jelenti, hogy több "te"-t használj, hanem hogy a címzettet tetted a levél fő fókuszává.

Probléma: Azért írok Önnek, mert a árképzési politikánkban egy változtatásról van szó, amely időt és pénzt takarít meg cégünk számára. Egy olyan működésnél, mint a miénk, hatalmas munkaidőt (és ezzel együtt költséget) jelent, hogy megmarkerjük és leöblítsük a használt étkészletet, amikor az nagybulikból visszajön. Ezenkívül jelentős költségeink adódtak a kicserélésre is, mert az anyagok, amelyeket foltok tettek tönkre, időben át lettek volna áztatva a buli után és megmenthetők lettek volna. Felülvizsgálat: Azért írok, hogy tájékoztassam Önt egy új szabályzatról, amelyet 2021. szeptember 1-jétől kezdünk alkalmazni, és amely lehetővé teszi számunkra, hogy gyakrabban és késedelem nélkül szolgáljuk ki a nagyobb rendezvények igényeit. Egy olyan működésnél, mint a miénk, ahol akár 500 fős rendezvényeket is kiszolgálunk, a forgalmi idő kritikus; az el nem takarított és le nem öblített étkészlet késedelmeket okoz a takarítási időben, és ami még fontosabb, ritkább és kevésbé gyors szolgáltatást nyújt Önnek, az ügyfélnek. Ezenkívül a foltos terítők extra díjait el lehet kerülni, ha azonnal áztatják őket a rendezvény után.

Probléma: Ezek miatt az új szabályzatunk, amely szeptember 1-jén lép életbe, XXXX, 15%-os plusz díjat számít fel a nem leöblített étkészletekre és a 75%-át a nagykereskedelmi értéknek a foltos textíliákra, amelyek nem lettek áztatva. Felülvizsgálat: Ezért, hogy lehetővé tegyük nagyobb létszámú rendezvényeik szükségleteinek gyors kielégítését, elkezdjük a 15%-os díjat felszámolni minden leöblítetlen étkészletre, valamint a 75%-os díjat a beáztatott foltos ágyneműk nagykereskedelmi értékéből, amelyek nincsenek beáztatva. Ezt a politikát reméljük, hogy ösztönözzük ügyfeleink konyhai munkatársait a gyors és egyszerű leöblítésre és/vagy beáztatásra a nagyobb rendezvények végén. Ezzel biztosítva lesz a gyorsabb és gyakoribb szolgáltatás.

Kerüld a feleslegesen bonyolult, hivatalos hangzású megfogalmazásokat. Óvatosan a felfújt, fontosnak hangzó nyelvezettel. Ez a fajta nyelvezet elsőre üzleti-szerűnek tűnhet; valójában nevetséges. Természetesen az ilyen megfogalmazás látszólag szükséges a jogi dokumentumokban; de miért használjuk más írási helyzetekben? Amikor üzleti levelet írsz, képzeld el magad egy egyszerűen beszélő, józan észre alapozó, közvetlen személynek (de kerüld a szlenget). Nézd meg a következő példákat egy komoly adag bürokratikus nyelvezetért.

Pompás nyelvű változat	Egyszerű angol változat
A tanároknak támogatniuk kell a diákokat az elektronikus konferenciás műveltségbe való belépésük folyamatában.	A tanároknak segíteniük kell a diákoknak hozzászokni az online konferenciákhoz.
A diákoknak meg kell tanulniuk, hogyan korlátozza és segíti elő ez a médium a diskurzusuk előállítását és cseréjét.	A diákoknak meg kell tanulniuk, hogyan befolyásolja az online konferálás a kommunikációjukat.
A tanároknak dinamikusan együtt kell kialakítaniuk a diákjaikkal az elektronikus konferencia szellemi, szociális és politikai terét.	A tanároknak meg kell teremteniük az online konferencia légkörét a diákjaikkal.
A diákoknak látnuk kell, hogy a folyamatosan változó szerepek, mint diskurzus előállítók és fogyasztók az interaktív diskurzuscsere dinamikájában egy gyors elektronikus terjesztési rendszerben, ugyanaz a retorikai jelenség, ami a beszélők és hallgatók között zajlik az élő beszélgetések során.	A diákoknak meg kell érteniük, hogy íróként és olvasóként az online konferenciákban betöltött szerepük gyorsan változik, hasonlóan ahhoz, ahogy beszélőként és hallgatóként a szóbeli beszélgetésekben.

Itt van még egy példa—előtt és után:

Kerüld a nagyképű, hivatalos hangvételt. A probléma verziója nemcsak, hogy sértő hangvételű, de majdnem kétszer olyan hosszú, mint a módosított verzió!

Adj üzleti levelednek "cselekvési zárást" mindig, amikor megfelelő. Egy "cselekvésvégi" világossá teszi, hogy a levél írója mit vár el a címzettől és mikor. A vállalati levelek hatástalan befejezései gyakran elég erőtlen, határozatlan kijelentésekkel zárulnak, mint például "Remélem, hamarosan hallok felőled" vagy "Kérlek, jelezd, ha bármiben segíthetek." Ehelyett, vagy kiegészítésképpen, pontosan határozd meg, hogy milyen cselekvést vársz el a címzettől és mikorra. Ha például kérdőlevelet írsz, udvariasan kérd meg a szerkesztőt, hogy amennyiben lehetséges, egy hónapon belül értesítsen döntéséről. Ha pályázati levelet írsz, finoman próbálj meg megbeszélni egy időpontot és órát egy interjúra. Íme néhány példa:

Amint jóváhagyja ezt a tervet, azonnal kapcsolatba lépek az értékesítési képviselőkkel, hogy megszervezzem a notebook számítógépek vásárlását és szállítását. Számíthatok arra, hogy a héten hallok Önről?

A legtöbb napon 14:00 után szabad vagyok. Be tudnánk ütemezni egy találkozót, hogy részletesebben megbeszéljük a hátteremet és ezt a pozíciót? Várom a válaszát.

Szakmai E-mailek Írása. Michael Alley, Penn State

Értékelném a gondolataidat, reakcióidat, kritikádat ezzel a fejezettel kapcsolatban: a válaszod—David McMurrey.