Üzleti üzenetek áttekintése

Kérjük, kattintson ide, hogy segítsen. Dávid McMurrey Webtárhelyért fizetés:
Adományozz bármilyen kis összeget, amit csak tudsz!
Az Online Technical Writing továbbra is ingyenes marad.

Megjegyzés: Keressen rá a Google-on a „standard üzleti levél formátum” kifejezésre, és látni fogja, hogy egyetlen példa sem használja a Microsoft-sablonok által előírt fejlécek és belső címek többszörös sorközzel történő formátumát. Továbbá a Microsoft üzleti levélsablonokban a megszólítást vesszővel jelölik. A kettőspont hagyományos a üzlet levelezés. Hagyományostól eltérő vessző egy üzleti levél megszólításában: Megjegyzés: Használjon egy : (kettőspont) helyett!

Üzleti emlékeztetők

A szervezeten belüli kommunikációhoz használja a memorandum formátumát. A memorandum tényleges tartalma nagyon hasonlíthat egy üzleti levéléhez vagy egy rövid jelentéséhez—a lényeg a memorandum formátuma.

Ahogyan a formális nyomtatott üzleti leveleknél, felmerülhet a kérdés, szükségesek-e a nyomtatott emlékeztetők az internet korában. Szervezeténél szigorú szabályok lehetnek arra vonatkozóan, hogy mikor nem megengedett az e-mail használata. A legfőbb aggály a titoktartás; bármely e-mailt valószínűleg bárki megtekintheti. Emiatt az állásajánlat, a fizetésemelés kérése és az alkalmazottal kapcsolatos panaszok jó példák arra, mikor nem szabad e-mailt használni.

A memorandumok szabványos elemei

A feljegyzések formátuma sokkal egyszerűbb, mint az üzleti leveleké. Az alábbi kép a szabványos összetevőket illusztrálja.

DÁTUM: Bár a formátumok változóak, tüntesse fel a feljegyzés elküldésének dátumát a fejlécben. Az alábbi példa a fejléc harmadik soraként mutatja; egyes elrendezésekben ez az első sor.

Címzett: Írd be a címzett vagy a csoport nevét ebbe a mezőbe. A hivatalosság mértéke itt nagyon egyértelmű. Beírhatod: „Elizabeth”, „Elizabeth Bennet”, vagy „Elizabeth Bennet asszony, a személyzeti igazgató”, attól függően, mennyire ismered a címzettet és mennyire formális a helyzet.

Speciális formázás használata, ebben az esetben egy számozott lista (a rendezett sorrend jelzésére)

Példa üzleti feljegyzésekre

A memorandum formátumának fejlécrésze az elemek elhelyezkedésétől függően változik, de ezek mind szükségesek.

Tárgysor: egyértelműen meghatározza a témát és ebben az esetben a kommunikáció kontextusát

Hivatkozás a korábbi kommunikációra. Ha a tárgysor nem tisztázza a kommunikáció kontextusát, tegye meg ezt a feljegyzés első bekezdésében. Például a „Sarah, teljesen egyetértek” nem határozza meg, mivel ért egyet a feljegyzés írója.

Üzleti memorandum példája

FELADÓ: Írd be ebbe a mezőbe a saját nevedet, vagy annak a személynek vagy csoportnak a nevét, akinek a memo készült. Az ismeretség foka és a formalitás mértéke ismét meghatározza, hogy csak a keresztnevedet, a teljes nevedet, vagy a teljes nevedet és a titulust írod-e. Hagyományosan, mint a memo szerzője, kézzel írd a nyomtatott neved után a kezdőbetűidet vagy a keresztnevedet.

TÁRGY: Ebben a mezőben helyezzen el egy kifejezést, amely megragadja a feljegyzés témáját és célját. Egy, a nyelvtani ellenőrző szoftverekről készült felmérés esetén a tárgy lehet: „A nyelvtani ellenőrző szoftverekről végzett felmérésünk eredményei.” Ennek az elemnek a tényleges megnevezése változó: egyes stílusok „RE:” vagy „SUBJ.:” megjelölést használnak. Ha a feljegyzés válaszként készül, fogalmazza meg a tárgysort ennek megfelelően. Például: „Re: a piezoelektromos eszközökről készítendő felmérés iránti kérelme.”

Test. A főszöveg közvetlenül a fejléc után kezdődik. A szöveg sorköze egyszeres; a bekezdések első sorai nincsenek behúzva; a bekezdések között pedig dupla sorközt alkalmaznak. (A törzsben alkalmazandó írási stratégiákért és stílusért lásd a fejezet korábbi részében található „Üzleti levelezés írásstílája” című részt.)

Aláírásblokk. A formális memorandumok esetében a szerzők valójában ugyanazt az udvarias lezárást és aláírási blokkot illesztik be, amit az üzleti levelekben láthatunk. Egyébként az aláírási blokkot nem használják a memorandumokban.

Emlékeztetők írási stílusa

A feljegyzések stílusával kapcsolatban itt van néhány javaslat:

Informalitás. Igazítsa a feljegyzés hangnemét a címzettekhez és a helyzethez. A közvetlenség gyakori a feljegyzésekben, de fontolja meg kétszer is, mielőtt humort vagy szarkazmust használna üzleti ügyfelekkel és felsőbb szintű vezetőkkel—különösen azokkal, akiknek az anyanyelve nem angol.

Tömörség. A feljegyzések általában meglehetősen rövidek—például kevesebb, mint egy tucat sor—és a bekezdések is rövidek.

Konkrét tárgysorok. Annak biztosítása érdekében, hogy a feljegyzését elolvassák és elérje a kívánt hatást, tegye a tárgysort konkréttá és meggyőzővé. Ha a címzettek postaládájában 60–70 üzenet várakozik, és csak a tárgysorokat látják, nagyobb valószínűséggel olvassák el azokat, amelyek fontosnak vagy érdekesnek tűnnek.

<

Először a fontos információk. Amikor az emberek sok feljegyzést kapnak, hajlamosak gyorsan elveszíteni az érdeklődésüket vagy a türelmüket. Az emberek elfoglaltak! Helyezd a legfontosabb információt a feljegyzésed elejére. A további mondatokat használd a kifejtésre.

egy téma, ügy, kérdés vagy kérés memonként. néha csak az emlékeztetőd első pontjára érkezik válasz. igen, az emberek elfoglaltak. ha két kérésed van, tedd az egyik kérést egy emlékeztetőbe; a másikat egy későbbi emlékeztetőbe.

Rövid bekezdések és térköz a bekezdések között. Amikor csak lehetséges, bontsd az emlékeztetőidet három vagy négy soros bekezdésekre. És amikor bekezdésekre osztod az üzenetedet, hagyj egy üres sort közöttük.

Kiemelés és hangsúly. Használjon tipográfiai hatásokat (félkövér, dőlt, szín, különböző betűtípusok), táblázatokat és grafikákat következetesen és mértékkel. Táblázatokat és grafikákat is használhat feljegyzései megerősítésére (lásd a 7. fejezetet).

Címsorok. ha az emlékeztetőd egy teljes oldal vagy annál hosszabb, használj címsorokat az alfejezetek azonosításához. ezekhez a címsorokhoz használj kissé nagyobb betűméretet és félkövér stílust. (lásd a 3. fejezetet a címsorok részleteiért.)

listák. Ha kiemelendő pontjaid vannak, használj felsorolásjeleket; ha lépésről lépésre bemutatod az információt, használj számozott listákat.

automatikus válaszok. Ha online memókat olvasol, légy óvatos a válasz funkció használatával. Ez egy bekövetkezésre váró katasztrófa lehet. Mivel az e-memók gyakran több címzettnek szólnak, könnyen elküldheted a választ mindenkinek, amikor csak egynek szántad. Képzeld el, hogy egy projekten dolgozó partnernek válaszolva megkérdőjelezed egy másik, ugyanazon a projekten dolgozó partner kompetenciáját. De mi van, ha ez a válasz mindkét partnerhez eljut? Jaj...

üzleti e-mail

hozzáadandó

üzleti levelek (felszíni posta)

közös komponensek

A következő az üzleti levelek mechanikai és fizikai részleteivel foglalkozik. A következőkben tárgyalt összes alkotóelemet az alábbiak illusztrálják:


Üzleti levelek gyakori elemei

címsor. A fejléc tartalmazza a levélíró címét és a levél dátumát. A levélíró neve nincs feltüntetve; fejléces levélpapíron a fejlécben csak a dátum szükséges. Ne feledje, hogy ha olyan fejléces levélpapírt használ, amelynek az első oldalán díszes fejléc és logó található, ne használja ezt a típusú oldalt a további oldalakon. Használja a logós oldalhoz tartozó, a következő oldalakhoz való levélpapírt.

Ha írói kurzuson vagy, miért ne készítenél saját díszes logót, teljesen kitalált cégnévvel és címmel együtt (ha az oktatód engedi)? Tekintsd meg a következő két példát:


egy lehetséges változat a kitalált logóval ellátott levélpapírra


egy másik lehetőség a kitalált logós levélpapírra

a levélben szereplő cím. A belső címzés a levél címzettjének nevét és címét tartalmazza. Ezek az adatok segíthetnek elkerülni a félreértéseket a címzett hivatalainál. Emellett, ha a címzett elköltözött, a belső címzés segít eldönteni, mit kell tenni a levéllel. A belső címzésben tüntesse fel a címzett megfelelő tiszteleti megszólítását; és írja le a cég nevét pontosan úgy, ahogyan a cég azt írja. Ha megvannak az egyének nevei, ne felejtse el megfelelően megszólítani őket: Mrs., Ms., Mr., Dr., és így tovább. Ha nem biztos abban, mi a helyes egy adott személy esetében, próbálja meg kideríteni, hogyan írja alá az illető a leveleket, vagy nézze meg a megszólításokra vonatkozó részt egy szótárban.

köszöntés. A megszólítás közvetlenül a levél címzettjének szól, és kettőspont követi (kivéve, ha barátságos, ismerős, társas hangvétel a cél, ebben az esetben vesszőt használnak).

megjegyzés: Nyiss meg egy új dokumentumot a Microsoft Wordben, és látni fogod, hogy az összes kísérőlevél sablon a megszólítást vesszővel zárja. A kettőspont használatát az üzleti levelekben határozottan kimondja a Üzleti író kézikönyve (2011).

figyeld meg, hogy a(z) egyszerűsített levél ebben a formátumban a megszólító sort teljesen elhagyják. ha nem tudja, hogy a címzett férfi vagy nő, a hagyományos gyakorlat az volt, hogy írják "kedves uram" vagy "kedves urak"—de ez szexista! a probléma elkerülése érdekében olyan megszólításokat próbáltak ki, mint "kedves uram vagy asszonyom," "kedves hölgyek és urak," "kedves barátok," vagy "kedves emberek" megpróbálták—de nem arattak nagy általános elfogadást. a megszólító sor teljes eltávolítása vagy a helyére "az érintetteknek" való beillesztés sem általában jó megoldás—személytelen.

A legjobb megoldás az, ha gyors, névtelen telefonhívást intéz a szervezethez, és megkérdez egy nevet; vagy a megszólítást címezze egy osztály, bizottság vagy pozíció nevére: "Tisztelt Személyzeti Osztály," "Tisztelt Toborzási Bizottság," "Tisztelt Elnök," "Tisztelt Pénzügyi Támogatási Igazgató," például.

blokkszerkezetű levélformátum

Tárgy- vagy hivatkozási sor. ahogy az a ...-ban látható megrendelőlevél, a tárgysor helyettesíti a megszólítást, vagy együtt szerepel vele. a tárgysor jelzi a levél fő tárgyát.

a levél törzse. A tényleges üzenet természetesen a levél törzsében található, a megszólítástól a záró köszönésig terjedő bekezdésekben. A levél törzsének megírására vonatkozó stratégiákat a szakasz tárgyalja. Üzleti levelezési stílus.

levélzáró formula. Az "őszinte üdvözlettel" az üzleti levél ún. levélzáró formulája. Egyéb gyakoriak: "őszinte üdvözlettel," "üdvözlettel," "tisztelettel," vagy "őszinte tisztelettel." Sajátot is kialakíthat, de ügyeljen rá, hogy ne legyenek túl virágosak vagy bőbeszédűek. Figyelje meg, hogy csak az első betű nagybetűs, és azt mindig vessző követi.

aláírásblokk. Általában a nevét a záró formula alá négy sorral írja, és az aláírást a záró formula és a gépelt név közé helyezi. Ha nő vagy és meg akarod jelölni házassági állapotodat, használd a (Miss), (Ms.) vagy (Mrs.) megjelölést zárójelben a keresztneved gépelt változata előtt. Amennyiben lehetséges, tüntesd fel a titulust vagy a betöltött pozíció megnevezését közvetlenül a neved alatt. Például, "technikai írás hallgató," "másodéves adatfeldolgozás szakos hallgató," vagy "Tarrant megyei közösségi főiskolai hallgató" teljesen elfogadhatóak.

Notációk vége. Az aláírási blokk közvetlen alatt gyakran több rövidítés vagy kifejezés található, amelyeknek fontos szerepük van.

<

• Kezdetőbetűk. A fentebb látható ábrákban a kizárólag nagybetűkből álló kezdeti betűk a levél írójáé, míg a kettőspont után közvetlenül következő kisbetűs kezdeti betűk a gépíróé.
• Mellékletek. Annak biztosítására, hogy a címzett tudja, hogy a levelet ugyanabban a borítékban mellékletek kísérik, használjon olyan megjelöléseket, mint "Melléklet, " "Mell., " "Mellékletek (2)." Például, ha pályázati levelével önéletrajzot és írásmintát küld, így írná: "Mell.: Önéletrajz és írásminta." Ha a melléklet elveszik, a címzett tudni fogja.
• Másolatok. Ha másoknak is küldesz egy levélről másolatokat, ezt a tényt a levél végén, a megjegyzések között is tüntesd fel. Ha például felbosszantott egy helyi kereskedő a javítási problémáid kezelésével, és a leveled másolatát elküldenéd a Better Business Bureau-nak, így írnád: "másolat: Better Business Bureau." Ha azt tervezed, hogy másolatot küldesz az ügyvédednek, írj valami ilyesmit: "másolat: Mr. Raymond Mason, ügyvéd."

A következő oldalak. Ha a leveled hosszabb egy oldalnál, a következő oldalak tetején lévő fejlécet az alább bemutatott módok egyikével lehet kezelni. A következő oldali fejlécben szereplő információ a a címzett neve, dátum és oldalszám:

A következő oldal fejlécformátumának példái.

Ha fejléces levélpapírt használsz, ne használd a további oldalakon. Ugyanakkor ugyanolyan minőségű, grammsúlyú és felületű sima papírt kell használnod, mint a fejléces levélpapír (általában a fejléces levélpapírhoz illő sima lapok járnak).

Üzleti levélformátumok

Ha üzleti levelet ír, válasszon az alábbi példalevelekben bemutatott általános formátumok közül. Ezek közé tartozik a blokklevél, a félblokklevél, az alternatív blokklevél és az egyszerűsített levél.

• Lásd a nyomtatott betű.
• Lásd a félblokkos levél.
• Lásd a alternatív nyomtatott nagybetű.
• A(z) egyszerűsített levél.

Hogy ezek közül melyik formátumot használja, attól függ, melyiket használják általában az Ön szervezeténél, illetve az írás körülményeitől. Használja az egyszerűsített levelet, ha nincs meg annak a személynek vagy osztálynak a neve, akinek címezné a levelet.

Az üzleti üzenetek stílusa

Az üzleti levelek és feljegyzések megírása bizonyos fontos szempontokban eltér a jelentések megírásától. Tartsa szem előtt a következő tanácsokat, amikor üzleti leveleket vagy feljegyzéseket ír, és különösen akkor, amikor átdolgozza azokat.

Adja meg rögtön a fő tevékenységet, a célt vagy a tárgykört. Tájékoztassa az olvasót már az első mondatban arról, miről szól a levele. Ne feledje, hogy amikor üzletemberek kinyitnak egy levelet, elsődleges gondjuk annak megtudása, miről szól a levél, mi a célja, és miért kell az idejüket az olvasására fordítaniuk. Ezért kerülje a mellébeszélő kezdést. Ha munkára jelentkezik, kezdje valami ilyesmivel: "Azért írok, hogy jelentkezzem az Önök jelenleg megüresedett pozíciójára...." Ha rossz híre van valakinek, nem kell az egészet az első mondatban elárulnia. Íme egy példa arra, hogyan kerülhetjük a negatív megfogalmazást: "Azért írok, válaszul az Ön XXXX. július 24-i levelére, amelyben a cégünktől vásárolt elektronikus táblázatkezelővel kapcsolatban felmerült problémákat tárgyalja." Az alábbi egy további példát mutat.

A levél fő célját vagy tárgyát közölje azonnal. A problémás változat rögtön az elejétől kezdve kapkodni kezd. A javított változat legalább meghatározza a levél célját (és aztán elkezd kapkodni).

Ha egy levélre válaszol, az első bekezdésben vagy mondatban tüntesse fel a levél tárgyát és keltezését. A saját maga is sok levelet író, elfoglalt címzettek esetleg nem emlékeznek Önnek írt leveleikre. A problémák elkerülése érdekében jelölje meg annak a levélnek a dátumát és tárgyát, amelyre válaszol:

Tisztelt Stout Úr: Azért írok, válaszul az Ön 2024. szeptember 1-jei levelére, amelyben leírja azokat a problémákat, amelyek egy láncfűrészünkkel kapcsolatban adódtak. Sajnálom hogy ilyen kellemetlenséget és kiadást kellett elszenvednie, és....

Tisztelt Cohen asszony: Éppen most kaptam meg az Ön 2024. augusztus 4-i levelét, amelyben felsorolja a neveket és egyéb forrásokat, ahonnan további információkat szerezhetek a műanyag palackok gyártásáról és használatáról az üdítőital-iparban....

Tartsa röviden a legtöbb üzleti levél bekezdéseit. Az üzleti levelek bekezdései általában rövidek, néhány csak egy mondat hosszú. Az üzleti leveleket nem ugyanúgy olvassák, mint a cikkeket, a jelentéseket vagy a könyveket. Általában gyorsan olvassák őket. A tíz sor feletti, nagy, tömör, sűrű bekezdéseket, amelyek nagy koncentrációt igényelnek, lehet, hogy nem olvassák el gondosan—vagy egyáltalán nem olvassák el.

Annak érdekében, hogy a címzett gyorsabban el tudja olvasni a leveleit, illetve megértse és meg is jegyezze a fontos tényeket vagy gondolatokat, hozzon létre viszonylag rövid, három és nyolc sor közötti bekezdéseket. Az üzleti levelekben az egyetlen mondatból álló bekezdések gyakoriak és teljesen elfogadhatók. A fejezet során példákat fog látni a rövidebb, üzleti levelekben gyakran használt bekezdésekre.

<

"Ossza fel" a levele tartalmát. Amikor az üzleti levél tartalmát "elkülöníted", a megbeszélés minden különböző részét—a levél minden különböző témáját—külön bekezdésbe helyezed. Ha panaszlevelet írnál a személyi számítógéped rendszeregységével kapcsolatos problémákról, ezek a bekezdések lehetnének:

• A vele kapcsolatos problémák leírása
• Az általad tapasztalt hatástalan javítások
• Az az összeg, amelyet szerinted megérdemelsz, és hogy miért.

Tanulmányozza levelei minden bekezdését annak célja, tartalma vagy funkciója szempontjából. Amikor olyan bekezdést talál, amely több célt szolgál vagy több feladatot lát el, fontolja meg, hogy két bekezdésre bontsa. Ha két rövid, különálló bekezdést talál, amelyek ugyanazt a funkciót töltik be, fontolja meg, hogy egybevonja őket.

Helyezzen témajelzőket a bekezdések elejére. Elemezzen néhány, ebben a fejezetben látható levelet az egyes bekezdések tartalmának vagy céljának szempontjából. Egy üzleti levél bármely törzsbeli bekezdésének első mondatában próbáljon meg találni egy szót vagy kifejezést, amely jelzi az adott bekezdés témáját. Ha egy bekezdés a személyi számítógépével kapcsolatos problémáiról szól, illessze be az első mondatba a "problems" szót vagy a "problems with my personal computer" kifejezést. Ez világos képet ad a címzetteknek minden bekezdés tartalmáról és céljáról. Íme egy részlet a témajelölők beillesztése előtt és után:

Probléma: Körülbelül hat éve dolgozom villanyszerelőként Decatur, Illinois környékén. 2022 óta a Decatur városa által engedélyezett elektromos vállalkozó vagyok, aki jogosult kereskedelmi és ipari, valamint lakossági munkák elvégzésére. Felülvizsgálat: Ami pedig szakmai tapasztalatom, Körülbelül hat éve dolgozom villanyszerelőként a Decatur, Illinois térségében. 2022 óta a Decatur városa által kiadott engedéllyel rendelkezem elektromos vállalkozóként, így kereskedelmi és ipari munkákat, valamint lakossági munkákat is vállalhatok.(Dőlt betűk nem szerepelnek az eredetiben.)

Üzleti levélben, amikor csak lehetséges, sorolja fel vagy tüntesse fel tételesen. A felsorolás szétszórja a levél szövegét, így könnyebb gyorsan észrevenni a fontos pontokat. A felsorolásokat többféleképpen lehet kezelni, ahogyan azt a felsorolásokról szóló fejezet elmagyarázza. Az üzleti levelezésben előforduló felsorolások példáiért lásd az előző blokklevél-formátumot, a megkereső levél, és megrendelőlevél.

Helyezze stratégiailag a fontos információkat az üzleti levelekben. A bekezdések első és utolsó soraiban található információkat általában könnyebben olvassák és megjegyzik. Ezek magas láthatóságú pontok. A hosszú bekezdések közepébe temetett információ könnyen észrevétlen marad vagy elfelejtődik. Például az olyan jelentkezési levelekben, amelyeknek meg kell győzniük a leendő munkáltatókat arról, hogy Ön alkalmas az állásra, helyezze vonzó tulajdonságaira vonatkozó információkat a bekezdések elejére vagy végére, hogy nagyobb hangsúlyt kapjanak. A kevésbé pozitív vagy hátrányos információkat helyezze kevésbé látható pontokra. Ha vannak nehéz dolgok, amelyeket közölnie kell, egy jó (és őszinte) stratégia, hogy kevésbé hangsúlyozza őket azáltal, hogy kevésbé hangsúlyos helyekre teszi őket. Ha egy állás három év tapasztalatot követel meg, Önnek pedig csak egy van, temesse el ezt a tényt a jelentkezési levél törzsbeli bekezdésének közepébe vagy alsó felébe. Az így kapott levél őszinte és teljes lesz; egyszerűen nem emeli ki szükségtelenül a gyenge pontokat. Íme néhány példa ezekre az ötletekre:

<

Probléma: Júliusban diplomázom a Kansas Egyetemen táplálkozástudomány és dietetika alapképzésen (Bachelor of Science). Az elmúlt négy évben, amíg ezt a diplomát szereztem, laborasszisztensként dolgoztam Dr. Alison Laszlo mellett, és aktívan részt vettem két, a szakterülethez kapcsolódó szervezet munkájában: a Hallgatói Dietetikai Egyesületben és az Amerikai Háztartástudományi Egyesületben. Táplálkozási biokémia és élelmiszertudományi laborjaimban sok szakmai jelentést és tudományos dolgozatot írtam. Az elmúlt másfél évben a Lawrence-i St. David's Kórházban is diétás asszisztensként dolgozom. (Az állás műszaki írót igényel; emeljük ki ezt először, majd említsük meg a többit!) Felülvizsgálat: A Kansas Egyetemen folytatott tanulmányaim során jelentős tapasztalatot szereztem műszaki jelentések és tudományos dolgozatok írásában. Ezeknek a jelentéseknek és dolgozatoknak a többsége a táplálkozástan és dietetika területére vonatkozott, amelyből júliusban szerzem meg BSc diplomámat. Az egyetemen eltöltött négy év alatt rengeteg papírmunkát is intéztem Dr. Alison Laszlo laborasszisztensaként, két kapcsolódó szervezet, a Hallgatói Diétetikai Egyesület és az Amerikai Háztartástudományi Szövetség tagjaként, valamint az elmúlt másfél évben a Lawrence-i St. David's Kórház diétás kisegítőjeként.

Probléma: Eddig még nem végeztem önálló épületellenőrzést. Az elmúlt két évben Robert Packwood úr felügyelete alatt dolgoztam, aki gyakran bízta rám a bejárásokat és az ingatlanellenőrzéseket. Packwood úr bátorított, hogy jelentkezzek erre a pozícióra. Szerződéses alapon néhány régebbi ház felújítását is elvégeztem, továbbá van tapasztalatom ipari kivitelezésben hegesztőként és irodai ügyintézőként egy nukleáris építkezésen. (Ne hazudjunk a tapasztalatlanságunkról, de azt se tegyük ki óriásplakátra!) Felülvizsgálat: Munkahelyi tapasztalataimat tekintve az elmúlt két évben Robert Packwood úr felügyelete alatt számos épületbejárást és ingatlanellenőrzést végeztem. Packwood úr, aki bátorított, hogy pályázzak erre a pozícióra, gyakran bízott rám elsődleges felelősséget számos ellenőrzési munkánál. Szerződéses alapon régebbi házak felújítását is végeztem, továbbá van tapasztalatom ipari építkezésben hegesztőként és irodai alkalmazottként egy nukleáris építkezési helyszínen.

Találjon pozitív módokat arra, hogyan közölje a rossz híreket üzleti leveleiben. Gyakran az üzleti leveleknek rossz híreket kell közvetíteniük: egy törött számítógép-billentyűzetet nem lehet kicserélni, vagy egy személyt nem lehet felvenni. Az ilyen rossz híreket tapintatos módon is el lehet mondani. Ezzel csökken annak a valószínűsége, hogy a rossz hírt kapó fél megszünteti az üzleti kapcsolatot. Az ilyen rossz hírek pozitív közléséhez kerülni kell az olyan szavakat, mint "nem lehet," "tilt," "nem sikerül," "lehetetlen," "visszautasít," "megtilt," "korlátoz," és "megtagad" amennyire csak lehetséges. Az alábbi példamondatok első változatai meglehetősen hideg és barátságtalan negatív hangvételűek; a második változatok sokkal pozitívabbak, barátságosabbak és tapintatosabbak:

Probléma: A levelében kért információk mennyisége miatt egyszerűen nem tudok segíteni anélkül, hogy komolyan megzavarnám a munkarendemet. Felülvizsgálat: Levelében elég sok információt kér, amelynek megtalálásában szívesen segítenék. Munkakötelezettségeim miatt azonban csak néhány kérdésre fogok tudni válaszolni....

Probléma: Ha nem tölti ki és nem küldi vissza ezt a hirdetési szerződést XXXX. július 1-jéig, nem kapja meg az idei év hirdetési helyét. Kapitóliumi vonalak. Ha a megadott határidőig nem kapunk Öntől értesítést, az Önnek szánt hirdetési felületet egy másik ügyfélnek értékesítjük. Felülvizsgálat: Kérjük, töltse ki a mellékelt szerződést és küldje vissza nekünk legkésőbb XXXX. július 1-jéig. Ezt a határidőt követően elkezdjük értékesíteni az idei évben fel nem újított hirdetési felületeket Kapitólium-vonalak, szóval remélem, hogy addig még hallunk önöktől.

Probléma: Bár hajlandó vagyok megvitatni a cikk bizonyos aspektusaiban történő változtatásokat vagy további lefedendő területekre vonatkozó ötleteket, nem áll szándékomban megváltoztatni a cikk alapvető témáját: a Victor mikroszámítógép-rendszer használhatóságát. Felülvizsgálat: Természetesen nyitott vagyok javaslatokra és megjegyzésekre e cikk bizonyos aspektusaival kapcsolatban, illetve bármilyen gondolatodra azokról a további területekről, amelyeket szerinted még érintenem kellene. Ugyanakkor meg szeretném tartani a cikk alapvető témáját: a Victor mikroszámítógép-rendszer használhatóságát.

<

Összpontosíts a címzett szükségleteire, céljaira vagy érdeklődési köreire a sajátod helyett. Kerülje az önközpontú, a saját gondjaira való összpontosítást a címzett gondjai helyett. Még ha egy üzleti levélben sokat is kell magáról beszélnie, tegye azt úgy, hogy saját gondjai kapcsolódjanak a címzett gondjaihoz. Ezt a címzettorientált stílust gyakran "you-attitude,"-nek nevezik, ami nem azt jelenti, hogy több „you”-t kellene használni, hanem azt, hogy a címzett legyen a levél fő fókusza.

Probléma: Ezúton írok Önnek az árképzési politikánkban bekövetkező változásról, amely időt és pénzt takarít meg cégünk számára. Olyan működésnél, mint a miénk, hatalmas munkaidőbe (és ezáltal költségbe) kerül a visszatérő nagyobb rendezvényekről érkező használt asztali edényekről a maradékok lekaparása és leöblítése. Emellett jelentős kiadásaink keletkeztek a terítők és egyéb textíliák pótlására, amelyeket foltok tettek tönkre, pedig azokat a rendezvény után azonnal beáztatva meg lehetett volna menteni. Felülvizsgálat: Azért írok, hogy tájékoztassam Önöket egy új szabályzatról, amelyet 2021. szeptember 1-jétől bevezetünk, és amely lehetővé teszi, hogy nagy létszámú rendezvényeik kiszolgálását gyakrabban és késedelmek nélkül végezhessük. Olyan vállalkozásnál, mint a miénk, ahol akár 500 fős rendezvényeket szolgálunk ki, az átfutási idő kritikus; a le nem kapart és leöblítetlen edények késleltetik a takarítást, és ami még fontosabb, ritkább és kevésbé gyors kiszolgálást eredményeznek Önöknek. Emellett a foltos terítők után járó extra díjak elkerülhetők a rendezvény utáni azonnali áztatással.

Probléma: Ezen okok miatt új szabályzatunk, amely XXXX. szeptember 1-jétől lép hatályba, a következő lesz: az öblítetlen étkészlet után további 15%-ot, a ki nem áztatott foltos textíliák esetén pedig a nagykereskedelmi érték 75%-át számítjuk fel. Felülvizsgálat: Ezért, hogy gyorsan ki tudjuk elégíteni nagy rendezvényeik igényeit, 15% pótdíjat számítunk fel minden leöblítetlen asztali edény után, valamint a nem áztatott, foltos textíliák nagykereskedelmi értékének 75%-át. Ezt a szabályzatot reméljük, ösztönözni fogja ügyfeleink konyhai segítőit arra, hogy nagy rendezvények végén végezzenek gyors és egyszerű öblítést és/vagy áztatást. Ezáltal gyorsabb és gyakoribb kiszolgálást tudunk biztosítani.

Kerüld a nagyképű, felfújt, jogias hangzású megfogalmazásokat. Vigyázz a felfújt, fontosnak hangzó nyelvezettel. Ez a fajta nyelvezet eleinte üzletszerűnek tűnhet; valójában nevetséges. Természetesen az ilyen megfogalmazás látszólag szükséges a jogi dokumentumokban; de miért használjuk más írásos helyzetekben? Amikor üzleti levelet írsz, képzeld el magad közvetlen, józan eszű, gyakorlatias emberként (de kerüld a szlenget). Nézd meg a következő példákat, ha egy jó adag bürokratikus szóhasználatra vágysz.

Nagyképű nyelvezetű változat	Egyszerű, közérthető változat
A tanároknak elő kell segíteniük a diákok beavatását az elektronikus konferenciázási műveltségbe.	A tanároknak segíteniük kell a diákokat abban, hogy hozzászokjanak az online konferenciákhoz.
A diákoknak meg kell tanulniuk, hogyan korlátozza és egyben hogyan teszi lehetővé ez a médium a diskurzusuk létrehozását és cseréjét.	A diákoknak meg kell tanulniuk, hogy az online konferenciák hogyan befolyásolják a kommunikációjukat.
A tanároknak dinamikusan kell együtt kialakítaniuk diákjaikkal azt a szellemi, társadalmi és politikai teret, amely maga az elektronikus konferencia.	A tanároknak a diákjaikkal együtt kell megteremteniük az online konferencia légkörét.
A diákoknak meg kell érteniük, hogy a beszédtermelők és -fogyasztók folyamatosan változó szerepeinek retorikai jellege egy gyors elektronikus továbbítási rendszer diskurzuscseréjének interaktív dinamikájában ugyanaz, mint ami a beszélők és a hallgatók közötti szóbeli beszélgetés során megfigyelhető.	A diákoknak meg kell érteniük, hogy az online konferenciákon íróként és olvasóként betöltött szerepük gyorsan változik, akárcsak a szóbeli beszélgetésekben beszélőként és hallgatóként betöltött szerepek.

Íme egy másik példa—előtte és utána:

Kerüld a nagyképű, hivataloskodó hangvételű írást. Nemcsak hogy a problémás változat hangvétele sértő, de majdnem kétszer olyan hosszú, mint a javított változat!

Adj az üzleti levelednek egy "cselekvésre ösztönző befejezést", amikor az indokolt. Egy "action-ending" világossá teszi, mit vár a levél írója a címzettől és mikor. A hatástalan üzleti levelek befejezése gyakran meglehetősen erőtlen, elköteleződést kerülő kifejezéssel zárul, mint például "Hope to hear from you soon" vagy "Let me know if I can be of any further assistance." Ehelyett, vagy emellett határozza meg, milyen intézkedést vár el a címzettől, és annak ütemezését. Ha például egy megkereső levelet ír, kérje meg udvariasan a szerkesztőt, hogy lehetőség szerint egy hónapon belül tudassa Önnel döntését. Ha jelentkezési levelet ír, finoman próbáljon meg dátumot és időpontot egyeztetni egy interjúhoz. Íme néhány példa:

Amint jóváhagyja ezt a tervet, azonnal felveszem a kapcsolatot az értékesítési képviselőkkel, hogy intézzem a notebook számítógépek megvásárlását és kiszállítását. Számíthatok arra, hogy a héten hallok Öntől?

Általában délután 2 óra után szabad vagyok. Egyeztethetünk egy időpontot, hogy részletesebben megvitassuk a szakmai hátteremet és ezt a pozíciót? Várom mielőbbi visszajelzését.

Szakmai e-mailek írása. Michael Alley, Pennsylvania Állami Egyetem

Értékelném a gondolatait, reakcióit és kritikáját ezzel a fejezettel kapcsolatban: a válaszod—Dávid McMurrey.