비즈니스 메시지 개요

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노트: "표준 비즈니스 서신 형식"으로 구글 검색을 해 보세요. 그러면 마이크로소프트 템플릿에서 지시하는 여러 간격 형식의 제목 및 내부 주소를 사용하는 *예시가 하나도* 없다는 것을 알게 될 것입니다. 또한 마이크로소프트 비즈니스 서신 템플릿은 인사말에 쉼표를 사용하고 있습니다. 전통적으로 콜론이 사용됩니다. 비즈니스 서신. 비전통적인 쉼표가 있는 비즈니스 편지 인사말: 메모: 사용하다 a : 대신에 (콜론)!

비즈니스 메모란

조직 내부 커뮤니케이션을 위해 메모 형식을 사용하십시오. 메모의 실제 내용은 비즈니스 서신이나 간단한 보고서와 매우 유사할 수 있지만, 핵심은 메모 형식입니다.

정식으로 인쇄된 비즈니스 편지와 마찬가지로, 인터넷 시대에 인쇄된 메모가 필요한지 궁금할 수 있습니다. 귀하의 조직에는 이메일이 허용되지 않는 시기에 대한 엄격한 정책이 있을 수 있습니다. 주요 관심사는 기밀성입니다; 모든 이메일은 누구든지 볼 수 있습니다. 그런 이유로, 채용 제안, 급여 인상 요청, 직원에 대한 불만은 이메일을 사용하지 말아야 하는 좋은 예입니다.

메모의 표준 구성 요소

메모의 형식은 비즈니스 서신보다 훨씬 간단합니다. 아래 이미지는 표준 구성 요소를 보여줍니다.

날짜: 형식은 다양하지만, 메모를 보낸 날짜를 헤더에 기재하세요. 아래 예시는 헤딩의 세 번째 줄에 날짜를 표시하고 있으며, 일부 디자인에서는 첫 번째 줄에 표시됩니다.

수신: 이 칸에 수신인의 이름이나 그룹 이름을 적으세요. 격식의 정도가 여기서 매우 뚜렷합니다. 수신자와의 친밀도 및 상황의 격식에 따라 "엘리자베스", "엘리자베스 베넷" 또는 "엘리자베스 베넷 씨, 인사부장"을 사용할 수 있습니다.

특수 서식 사용, 이 경우에는 번호 매기기 목록(순서를 나타내기 위해)

비즈니스 메모의 예

메모 형식의 헤더 부분은 이러한 요소의 배치에 따라 다르지만, 모든 요소가 필요합니다.

제목 줄: 명확하게 주제를 식별하고, 이 경우 커뮤니케이션의 맥락을 나타냅니다.

이전 커뮤니케이션에 대한 언급. 주제란이 커뮤니케이션의 맥락을 명확히 하지 않는 경우, 메모의 첫 번째 단락에서 이를 설명하세요. 예를 들어, "사라, 나는 전적으로 동의해"는 메모 작성자가 무엇에 동의하고 있는지를 명시하지 않습니다.

비즈니스 메모 예시

발신: 이 자리에 여러분의 이름이나 메모를 작성하는 사람 또는 그룹의 이름을 입력하세요. 다시 말해, 친숙함과 공식성에 따라 이름을 첫 번째 이름만 넣을지, 전체 이름을 넣을지, 아니면 전체 이름과 직함을 모두 넣을지를 결정합니다. 전통적으로 메모의 작성자로서 인쇄된 이름 바로 뒤에 이니셜이나 이름을 손으로 씁니다.

주제: 이 공간에는 메모의 주제와 목적을 포착하는 문구를 넣으세요. 문법 체크 소프트웨어를 조사하는 경우, 주제는 "문법 체크 소프트웨어에 대한 조사 결과"일 수 있습니다. 이 요소의 실제 레이블은 다양합니다: 일부 스타일은 "RE:" 또는 "SUBJ.:"를 사용합니다. 메모가 응답인 경우, 주제 줄을 그에 맞게 작성하세요. 예: 'Re: 당신의 압전 장치 조사 요청에 대한 답변.'

몸. 본문은 제목 바로 아래에서 시작됩니다. 텍스트는 단일 간격으로 작성되며, 단락의 첫 번째 줄은 들여쓰기가 없고, 단락 사이에는 이중 간격이 사용됩니다. (본문에 사용할 작성 전략 및 스타일은 이 장의 ‘‘비즈니스 서신을 위한 작성 스타일’’을 참조하세요.)

서명 블록. 공식 메모 양식에서는 작가가 실제로 비즈니스 서신에서 보는 것과 같은 종류의 감사 인사와 서명 블록을 삽입합니다. 그렇지 않으면 서명 블록은 메모에서 사용되지 않습니다.

메모 작성 스타일

메모 스타일에 대한 몇 가지 제안은 다음과 같습니다:

비공식성. 수신자와 상황에 맞게 메모의 어조를 조정하세요. 메모에서는 비공식적인 톤이 일반적이지만, 비즈니스 클라이언트나 고위 경영진과의 대화에서 유머나 풍자를 사용하는 것에 대해 신중해야 합니다. 특히 영어가 모국어가 아닌 사람들과의 경우 더욱 그러합니다.

간결함. 메모는 일반적으로 꽤 짧습니다—예를 들어, 열 줄이 안 되고—단락도 짧습니다.

특정 주제의 제목. 메모가 읽히고 원하는 효과를 얻기 위해, 제목을 구체적이고 매력적으로 작성하세요. 수신자가 60에서 70개의 메시지가 대기 중인 경우, 그리고 그들이 볼 수 있는 것이 제목일 뿐이라면, 중요해 보이거나 흥미로운 제목의 메시지를 읽을 가능성이 더 높습니다.

중요한 정보를 먼저. 사람들이 많은 메모를 받으면, 빠르게 흥미나 인내심을 잃는 경향이 있습니다. 사람들은 바쁩니다! 메모의 가장 중요한 정보를 맨 앞에 두세요. 이후 문장을 사용하여 자세히 설명하세요.

메모당 하나의 주제, 이슈, 질문, 요청. 가끔, 메모의 첫 번째 항목만 응답을 받습니다. 네, 사람들은 바쁩니다. 요청이 두 개가 있다면, 하나의 요청은 한 메모에; 다른 요청은 다음 메모에 넣으세요.

짧은 단락과 단락 사이의 공백. 가능할 때마다 메모를 3~4줄 단락으로 나누세요. 그리고 메시지를 단락으로 나눌 때는 그 사이에 줄을 건너뛰세요.

강조 및 강조. 서체 효과(굵게, 기울임, 색상, 다양한 글꼴)를 일관되고 적절히 사용하세요. 메모를 강화하기 위해 표와 그래픽을 사용할 수도 있습니다(7장 참조).

제목. 메모가 한 페이지 이상인 경우, 부제목을 식별하기 위해 제목을 사용하세요. 이러한 제목에는 약간 더 큰 글꼴과 굵게 표시하세요. (제목에 대한 세부사항은 3장을 참조하세요.)

목록들. 핵심 사항을 강조하거나 단계별 정보를 제공해야 하는 경우, 각각 글머리 기호와 번호 매기기 목록을 사용하세요.

자동 응답. 온라인에서 메모를 읽을 때, 답장 기능을 사용하는 데 주의하십시오. 이는 재앙이 기다리고 있을 수 있습니다. 메모가 종종 여러 수신자에게 발송되기 때문에, 한 명에게만 답장할 의도였을 때 모두에게 답장을 보내기가 쉽습니다. 프로젝트의 파트너에게 답장하면서 같은 프로젝트의 또 다른 파트너의 역량을 의심한다면 어떨까요? 하지만 이 답장이 두 파트너 모두에게 간다면? 어머 ...

비즈니스 이메일

추가될 예정입니다.

비즈니스 서신 (일반 우편)

일반적인 구성 요소

다음 내용은 비즈니스 서신의 기계적 및 물리적 세부 사항과 관련이 있습니다. 다음에서 논의된 모든 구성 요소는 다음에서 설명됩니다:


비즈니스 편지의 일반적인 구성 요소

제목. 헤딩에는 작가의 주소와 편지 날짜가 포함됩니다. 작가의 이름은 포함되지 않으며, 헤딩에는 날짜만 필요합니다. 만약 첫 페이지에 화려한 마스트헤드와 로고가 있는 편지지 머리를 사용한다면, 다음 페이지에서는 그런 유형의 페이지를 사용하지 마세요. 로고가 있는 페이지와 함께 제공되는 다음 페이지 용 편지지를 사용하세요.

작문 과정을 듣고 있다면, 허락이 된다면 직접 창의적인 로고를 만들고, 가상의 회사 이름과 주소를 포함해보는 것은 어떨까요? 다음 두 가지 예를 고려해 보세요:


발명된 로고 문구류에 대한 한 가지 가능성


창작된 로고 문구류에 대한 또 다른 가능성

내부 주소. 받는 사람의 이름과 주소를 보여주는 것이 내부 주소입니다. 이 정보는 받는 사람의 사무실에서 혼란을 방지하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 또한, 받는 사람이 이사했을 경우, 내부 주소는 편지 처리 방법을 결정하는 데 도움이 됩니다. 내부 주소에는 받는 사람의 적절한 존칭을 포함하고, 회사 이름은 그 회사가 쓰는 대로 정확히 복사하십시오. 개인의 이름이 있을 경우에는 적절하게 호칭을 붙이는 것을 잊지 마십시오: Mrs., Ms., Mr., Dr. 등. 개인에게 적합한 호칭이 확실하지 않은 경우, 그 개인이 편지에 서명하는 방법을 알아보거나 사전의 호칭 섹션을 참조하십시오.

인사. 인사말은 편지의 수신자를 직접적으로 언급하며 콜론 다음에 오고 (친근하고 익숙하며 사교적인 톤이 의도된 경우에는 쉼표가 사용됨).

노트: 마이크로소프트 워드에서 새로운 문서를 시작하면, 모든 커버 레터 템플릿이 인사말 뒤에 쉼표로 구두점을 찍는 것을 볼 수 있습니다. 비즈니스 서신에서 콜론으로 구두점을 찍는 것은 확고하게 명시되어 있습니다. 비즈니스 작가의 동반자 (2011).

주의: 간단한 편지 형식상, 인사말 줄이 완전히 삭제됩니다. 수신인이 남자인지 여자인지 모를 경우, 전통적인 관례는 "친애하는 여러분" 또는 "존경하는 여러분" —이지만, 이것은 성차별적입니다! 이 문제를 피하기 위해 "친애하는 신사 숙녀 여러분," "친애하는 여러분과 신사 여러분," "친애하는 친구들," 또는 "친애하는 사람들"이 시도되었지만—별로 일반적인 수용을 얻지 못했습니다. 인사말 줄을 완전히 삭제하거나 그 대신 "관계자 분께"넣는 것도 일반적으로 좋은 해결책이 아닙니다—그것은 비인격적입니다.

가장 좋은 해결책은 빠르고 익명으로 기관에 전화하여 이름을 요청하는 것이며, 또는 인사말을 부서명, 위원회명 또는 직위명으로 작성하는 것입니다: " 인사부에 존경을 표합니다, " " 채용 위원회에 존경을 표합니다, " " 의장님께 존경을 표합니다, " " 재정 지원 담당 이사님께 존경을 표합니다, " 예를 들어.

블록 레터 형식

제목 또는 참조 줄. 으로 나타난 주문서, 제목이 인사를 대체하거나 함께 포함됩니다. 제목은 편지의 주요 내용을 알립니다.

편지 본문. 실제 메시지는 물론 편지 본문에 담겨 있으며, 인사말과 맺음말 사이의 문단들입니다. 편지 본문의 작성 전략은 섹션에서 논의됩니다. 비즈니스 서신 스타일.

종결 인사. 비즈니스 편지의 "진심으로" 요소는 보통 종료 인사라고 불립니다. 다른 일반적인 인사말로는 "진심으로," "진정으로," "존경스럽게," 또는 "존경스럽게 yours." 자신만의 인사를 디자인할 수 있지만, 화려하거나 장황한 표현을 피해야 합니다. 첫 글자만 대문자로 표기되며 항상 쉼표가 뒤따릅니다.

서명란. 보통 당신의 이름은 감사 인사의 네 줄 아래에 입력하고, 그 사이에 서명합니다. 만약 당신이 여성이고 결혼 여부를 명확히 하고 싶다면, 타이틀인 미스, 미즈, 또는 미세스를 괄호 안에 붙여 첫 이름 입력 전에 사용하세요. 가능하다면 당신의 직함이나 맡고 있는 직위의 이름을 당신의 이름 바로 아래에 포함하세요. 예를 들어, "기술 작문 학생," "2학년 데이터 처리 전공," 또는 "탐랜트 카운티 커뮤니티 칼리지 학생"는 완벽하게 허용됩니다.

끝 표기법. 서명 블록 바로 아래에는 종종 중요한 기능을 가진 여러 약어 또는 구문이 있습니다.

• 이니셜. 앞서 제시된 숫자에서 모든 대문자는 편지의 작성자의 이니셜이며, 콜론 뒤에 있는 소문자는 타이피스트의 이니셜입니다.
• 동봉물. 받는 사람이 같은 봉투에 편지와 함께 항목이 동봉되어 있음을 알 수 있도록 "동봉, " " 동봉, " " 동봉물(2)"와 같은 표시를 사용하세요. 예를 들어, 지원서와 이력서 및 작성 샘플을 보낼 경우, 다음과 같이 기재합니다: "동봉: 이력서 및 작성 샘플." 동봉물이 분실되면 받는 사람이 알 수 있습니다.
• 복사본. 다른 사람에게 편지 사본을 보내는 경우, 끝 표기에도 이 사실을 표시하세요. 예를 들어, 지역 상인이 귀하의 수리 문제를 처리하는 방식에 불만이 있어 귀하의 편사본을 소비자 보호 기관에 보내고 있다면, 이렇게 작성하세요: "cc: 소비자 보호 기관." 변호사에게 사본을 보낼 계획이라면, 다음과 같이 작성하세요: "cc: 레이먼드 메이슨 변호사."

다음 페이지. 만약 귀하의 편지가 한 페이지를 초과하면, 이후 페이지 상단의 머리글은 아래에 표시된 방법 중 하나로 처리할 수 있습니다. 다음 페이지 머리글에 포함된 정보는 수신인의 이름, 날짜 및 페이지 번호:

다음 페이지 헤더 형식의 예.

편지지 문구를 사용할 경우, 후속 페이지에 사용하지 않도록 기억하세요. 그러나 편지지와 동일한 품질, 중량 및 질감의 빈 용지를 사용해야 합니다(일반적으로 편지지 문구와 일치하는 빈 용지가 함께 제공됩니다).

비즈니스 레터 형식

비즈니스 편지를 작성할 때 아래에 나열된 예시 편지에서 보여준 일반적인 형식 중 하나를 선택하십시오. 이러한 형식에는 블록 편지, 반블록 편지, 대체 블록 편지, 단순 편지가 포함됩니다.

• 보세요 블록 글자.
• 보다 세미 블록 문자.
• 보다 대체 블록 글자.
• 위해서 간편화된 편지.

이러한 형식 중 어느 것을 사용할지는 귀하의 조직에서 일반적으로 사용되는 형식이나 귀하가 글을 쓰는 상황에 따라 다릅니다. 개인이나 부서의 이름이 없을 경우 간소화된 편지를 사용하세요.

비즈니스 메시지의 스타일

비즈니스 편지와 메모를 작성하는 것은 보고서를 작성하는 것과 몇 가지 중요한 방식에서 다릅니다. 비즈니스 편지나 메모를 작성할 때, 특히 수정할 때 다음의 조언을 염두에 두십시오.

주요 사업, 목적 또는 주제를 즉시 명시하십시오. 독자에게 첫 문장에서 편지의 내용을 알려줍니다. 비즈니스 사람들이 편지를 열었을 때 가장 먼저 걱정하는 것은 편지가 무엇에 대한 것인지, 그 목적이 무엇인지, 그리고 왜 시간을 들여 읽어야 하는지입니다. 따라서 우회적인 시작은 피하세요. 만약 직업에 지원하려고 편지를 쓴다면, 다음과 같이 시작하세요: "저는 현재 귀하가 열고 계신 직위에 지원하고자 합니다...." 누군가에게 나쁜 소식을 전해야 한다면, 첫 문장에서 모든 내용을 쏟아내지 않아도 됩니다. 다음은 부정적인 표현을 피하는 방법의 예입니다: "저는 XXXX년 7월 24일자 귀하의 편지에 대해 답변하기 위해 글을 씁니다. 이 편지에서는 저희 회사에서 구입한 전자 스프레드시트와 관련된 문제를 논의하고 계십니다." 다음은 추가적인 예를 보여줍니다.

편지의 주요 목적이나 사업을 즉시 명시하세요. 문제 버전은 시작부터 마구 휘두르기 시작합니다. 수정된 버전은 적어도 편지의 목적을 설정한 후 (그리고 나서 마구 휘두르기 시작합니다).

편지에 답장을 보낼 경우, 첫 문단이나 문장에서 그 편지의 주제와 날짜를 명시하십시오. 많은 편지를 스스로 쓰는 바쁜 수신자들은 당신에게 보낸 편지를 기억하지 못할 수 있습니다. 문제를 피하기 위해, 당신이 응답하는 편지의 날짜와 주제를 명시하십시오.

친애하는 Stout 씨: 귀하의 2024년 9월 1일자 편지에 대해 답신 드립니다. 그 편지에서는 우리 체인톱 중 하나와 관련하여 겪으신 문제들을 설명해 주셨습니다. 이로 인해 불편과 비용을 겪으신 점 유감으로 생각합니다.

친애하는 코헨 씨: 2024년 8월 4일자 편지를 방금 받았습니다. 그 편지에는 제가 탄산음료 산업에서 플라스틱 병의 제조 및 사용에 대한 추가 정보를 얻을 수 있는 이름과 기타 출처가 나열되어 있습니다.

비즈니스 편지의 단락은 가능한 짧게 유지하십시오. 비즈니스 편지의 단락은 짧은 경향이 있으며, 어떤 단락은 단지 한 문장으로 이루어져 있습니다. 비즈니스 편지는 기사, 보고서 또는 책과 같은 방식으로 읽히지 않습니다. 일반적으로, 그것들은 빠르게 읽힙니다. 10줄이 넘는 크고 두꺼운 단락은 집중이 많이 요구되므로 신중하게 읽히지 않거나 아예 읽히지 않을 수 있습니다.

받는 사람이 당신의 편지를 더 빠르게 읽고 중요한 사실이나 아이디어를 이해하고 기억할 수 있도록, 3에서 8줄 사이의 비교적 짧은 단락을 만드세요. 비즈니스 편지에서는 한 문장으로 구성된 단락이 일반적이며 완전히 수용 가능합니다. 이 장에서는 비즈니스 편지에서 일반적으로 사용되는 짧은 단락의 예를 볼 수 있습니다.

"당신의 편지 내용을"구분하세요. 비즈니스 편지의 내용을 "구분"할 때, 논의의 각 다른 부분을—편지의 각 다른 주제—각각의 문단에 배치합니다. 개인 컴퓨터의 시스템 유닛에 관한 불만 편지를 작성하고 있다면, 다음과 같은 문단을 가질 수 있습니다:

• 당신이 그것과 관련하여 겪었던 문제에 대한 설명.
• 당신이 경험한 비효율적인 수리 작업들
• 당신이 마땅히 받아야 한다고 생각하는 보상과 그 이유

각 단락의 목적, 내용 또는 기능을 위해 편지를 검토하세요. 한 단락이 여러 가지 일을 하는 것을 발견하면 두 개의 단락으로 나누는 것을 고려하세요. 같은 일을 하는 두 개의 짧은 단락이 발견되면 이를 하나로 합치는 것을 고려하세요.

단락의 시작 부분에 주제 지표를 제공하십시오. 이 장에서 볼 수 있는 몇 가지 편지를 각 단락의 내용이나 목적 측면에서 분석하세요. 비즈니스 편지의 본문 단락 첫 문장에서 해당 단락의 주제를 나타내는 단어 또는 구문을 찾아보세요. 만약 단락이 개인 컴퓨터에 대한 문제를 논의하고 있다면, 첫 문장에 "문제" 또는 구문 "내 개인 컴퓨터의 문제"를 삽입하세요. 이렇게 하면 수신자에게 각 단락의 내용과 목적에 대한 명확한 감각을 제공합니다. 다음은 주제 표시기가 통합되기 전과 후의 발췌입니다:

문제: 나는 일리노이주 디케이터 지역에서 전기기사로 약 6년간 일해 왔습니다. 2022년부터 나는 디케이터 시에서 상업 및 산업 작업뿐만 아니라 주거 작업을 수행할 수 있는 전기 계약자로 면허를 받았습니다. 수정: 로서 내 근무 경험, 저는 일리노이주 디케이터 지역에서 약 6년 동안 전기공으로 일해왔습니다. 2022년부터 저는 디케이터 시에서 상업 및 산업 작업뿐만 아니라 주거 작업을 수행할 수 있는 전기 계약자로 라이센스를 받았습니다.(기울임꼴은 원본에 없음.)

비즈니스 서신에서는 가능한 경우 목록이나 항목을 작성하세요. 목록은 편지의 텍스트를 펼쳐 중요한 포인트를 빠르게 파악하기 쉽게 만듭니다. 목록은 목록에 대한 장에서 설명된 여러 가지 방법으로 다룰 수 있습니다. 비즈니스 서신에서의 목록 예시는 앞쪽의 블록 레터 형식을 참조하십시오. 문의 편지, 그리고 주문서.

비즈니스 서신에서 중요한 정보를 전략적으로 배치하세요. 단락의 첫 번째와 마지막 줄의 정보는 더 쉽게 읽히고 기억됩니다. 이는 높은 가시성을 가진 포인트입니다. 긴 단락의 중간에 묻힌 정보는 쉽게 간과되거나 잊혀질 수 있습니다. 예를 들어, 잠재적 고용주에게 당신이 직무에 적합하다는 것을 설득해야 하는 지원서에서는 매력적인 자질에 대한 정보를 단락의 시작이나 끝에 배치하여 강조해야 합니다. 덜 긍정적이거나 해로운 정보는 가시성이 낮은 곳에 배치하세요. 만약 할 말이 어려운 것이라면, 좋은 (정직한) 전략은 덜 강조되는 부분에 배치하여 중요성을 줄이는 것입니다. 직무가 3년의 경험을 요구하고 당신이 단 1년의 경험만 있다면, 이 사실을 지원서의 본문 단락 중간이나 하반부에 숨기세요. 그렇게 하면 작성된 지원서는 정직하고 완전할 것이며, 약점을 불필요하게 강조하지 않을 것입니다. 다음은 이러한 아이디어의 몇 가지 예입니다:

문제: 7월에 저는 캔자스 대학교에서 영양학 및 식이요법학 학사 학위를 받게 됩니다. 지난 4년 동안 이 학위를 추구하면서, 저는 알리슨 라즐로 박사님의 실험실 조교로 일했으며, 학생 식이요법 협회와 미국 가정 경제학 협회라는 두 관련 단체에 적극 참여했습니다. 영양 생화학 및 식품 과학 실험실에서 저는 많은 기술 보고서와 과학 논문을 작성했습니다. 또한 지난 1년 반 동안 로렌스에 있는 세인트 데이비드 병원에서 영양 보조원으로 근무하고 있습니다. (이 직무는 기술 작가를 필요로 합니다; 먼저 그것을 강조하고, 그 다음에 나머지를 언급합시다!) 수정: 캔자스 대학교에서의 교육 과정 중, 저는 기술 보고서와 과학 논문 작성을 통해 상당한 경험을 쌓았습니다. 이러한 보고서와 논문의 대부분은 영양학 및 영양학 분야에 속하며, 저는 이번 7월에 이 전공으로 이학사 학위를 받을 예정입니다. 대학교 4년 동안 저는 Alison Laszlo 박사의 실험실 조교로서 많은 서류 작업을 처리했으며, 학생 영양학 협회와 미국 가정 경제학 협회의 두 관련 조직의 일원으로 활동하였고, 지난 1년 반 동안 로렌스의 St. David's Hospital에서 영양 보조로 근무했습니다.

문제: 현재까지 저는 혼자서 독립적인 건물 검사를 한 적이 없습니다. 지난 2년 동안 로버트 패크우드 씨의 감독 하에 일해왔으며, 그는 종종 저에게 익스포트와 재산 검사의 주된 책임을 맡겨주었습니다. 패크우드 씨가 저에게 이 직위에 지원하도록 격려했습니다. 또한 계약에 따라 구식 주택의 리모델링도 했으며, 산업 건설에서 용접공 및 원자력 건설 현장의 직원으로 경험이 있습니다. (우리의 경험 부족에 대해 거짓말하지 말고, 그렇다고 그것을 광고판에 올리지도 말자!) 수정: 저의 경력에 대해 말씀드리자면, 지난 2년 동안 로버트 팩우드 씨의 감독 하에 여러 건물 검토 및 부동산 점검을 수행했습니다. 팩우드 씨는 이 직책에 지원하도록 저를 격려했으며, 많은 점검 작업에 대해 주요 책임을 맡기기도 했습니다. 또한 старые 집의 개보수 작업을 계약 기반으로 진행했으며, 산업 건설 분야에서 용접공 및 원자력 건설 현장에서 사무원으로 일한 경험도 있습니다.

비즈니스 서신에서 나쁜 소식을 긍정적으로 표현하는 방법을 찾아보세요. 종종 비즈니스 서신은 좋지 않은 소식을 전달해야 합니다: 고장난 컴퓨터 키보드를 교체할 수 없거나, 개인을 고용할 수 없는 경우가 그렇습니다. 이러한 나쁜 소식도 신중하게 전달할 수 있습니다. 그렇게 하면 나쁜 소식을 받은 상대방과의 비즈니스 관계가 끝날 가능성을 줄일 수 있습니다. 나쁜 소식을 긍정적으로 전달하기 위해 "수 없다__, " "금지하다__, " "실패하다__, " "불가능하다__, " "거부하다__, " "금지하다__, " "제한하다__, " 그리고 "거부하다"와 같은 단어를 가능한 한 피하십시오. 아래의 예문 첫 번째 버전은 차가운 비우호적인 부정적인 방식으로 표현되어 있으며, 두 번째 버전은 훨씬 더 긍정적이고, 친근하며, 신중합니다:

문제: 귀하의 편지에서 요청하신 정보의 양 때문에, 제 작업 일정에 심각한 지장을 주지 않고는 도와드릴 수 없습니다. 수정: 당신의 편지에는 제가 도움을 줄 수 있는 많은 정보 요청이 있습니다. 그러나 제 업무 약속으로 인해 몇 가지 질문에만 대답할 수 있을 것입니다....

문제: 이 광고 계약서를 7월 1일 XXXX까지 작성하고 반송하지 않으면 올해 귀하의 광고 공간을 받지 못하게 됩니다. 국회 의회 라인. 이 기한까지 당신으로부터 소식을 듣지 못하면, 광고 공간을 다른 클라이언트에게 판매할 것입니다. 수정: 첨부된 계약서를 작성하여 7월 1일 XXXX까지 저희에게 반송해 주시기 바랍니다. 이 기한 이후에는 올해의 갱신되지 않은 광고 공간을 판매하기 시작할 것입니다. 국회선들, 그래서 그 전에 당신의 소식을 듣기를 바랍니다.

문제: 이 기사에서 특정 측면의 변화나 추가적으로 다룰 아이디어에 대해서는 기꺼이 논의할 준비가 되어 있지만, 이 기사의 기본 주제인 빅터 마이크로컴퓨터 시스템의 사용성은 변경할 생각이 없습니다. 수정: 저는 이 기사에 대한 특정 측면이나 제가 다루어야 한다고 생각하는 추가 분야에 대한 여러분의 의견과 댓글을 기꺼이 수용합니다. 그러나, 저는 기사의 기본 주제인 빅터 마이크로컴퓨터 시스템의 사용성을 유지하고 싶습니다.

수신자의 필요, 목적 또는 관심사에 집중하세요. 당신 자신의 것보다는요. 받는 사람의 걱정보다 자신의 걱정에만 집중하지 않도록 하세요. 비즈니스 편지에서 자신에 대해 많은 이야기를 해야 하더라도, 자신의 걱정을 받는 사람의 걱정과 연결된 방식으로 하세요. 이러한 수신자 지향 스타일은 종종 "너-태도"라고 불리며, 이는 더 많은 "너"를 사용하는 것이 아니라 편지의 주요 초점으로 받는 사람을 만드는 것을 의미합니다.

문제: 저는 우리 가격 정책의 변경에 대해 말씀드리려고 합니다. 이 변경은 우리 회사의 시간과 비용을 절약할 것입니다. 우리와 같은 운영에서, 대규모 파티 후에 사용된 식기를 긁어내고 헹구는 데 많은 노동 시간(그리고 그로 인한 비용)이 소모됩니다. 또한, 파티 후 즉시 세척했더라면 구할 수 있었던 얼룩으로 인해 손상된 린넨 교체에도 큰 비용이 발생했습니다. 수정: 새 정책에 대해 알려드리고자 합니다. 이 정책은 2021년 9월 1일부터 시행되며, 대규모 파티의 니즈를 보다 자주 그리고 지체 없이 충족할 수 있도록 도와줄 것입니다. 최대 500명의 파티를 공급하는 저희 운영에서는 처리 시간이 매우 중요합니다. 설거지 되지 않은 식기류는 정리 시간에 지연을 일으키고, 더 중요한 것은 고객님께 제공되는 서비스의 빈도와 신속함을 감소시킵니다. 또한, 파티 후 즉시 담가두면 얼룩이 있는 린넨에 대한 추가 요금을 피할 수 있습니다.

문제: 이러한 이유로, 9월 1일부터 발효되는 우리의 새로운 정책은 헹구지 않은 식기를 추가로 15% 부과하고, 담가두지 않은 얼룩진 린넨의 도매가의 75%를 부과하는 것입니다. 수정: 따라서 귀하의 대규모 파티 요구 사항을 신속하게 공급하기 위해, 씻지 않은 모든 식기에는 15%를 부과하고, 담가 놓지 않은 얼룩진 리넨의 도매 가치의 75%를 부과하기 시작할 것입니다. 이 정책이 고객의 주방 직원이 대규모 파티가 끝난 후 신속하고 간단한 헹굼 및/또는 담가 놓기를 하도록 독려하기를 바랍니다. 이를 통해 더 빠르고 빈번한 서비스를 보장할 수 있습니다.

거창하고 부풀려진 법적인 느낌의 문구는 피하세요. 부풀려진, 중요하게 들리는 언어에 주의하세요. 이런 종류의 언어는 처음에는 비즈니스처럼 보일 수 있지만, 사실은 터무니없습니다. 물론 이런 표현은 법적 문서에서 필요할 수 있지만, 왜 다른 글쓰기 상황에서 사용해야 할까요? 비즈니스 편지를 작성할 때는 속기식 흔한 말투의, 상식이 있는, 현실적인 사람의 모습으로 자신을 상상해 보세요(단, 속어는 피하세요). 다음 예시를 통해 관료주의적 언어의 심각한 예를 확인해 보세요.

거만한 언어 버전	쉬운 영어 버전
교사는 학생들이 전자 회의 리터러시에 적응하는 과정을 돕는 역할을 해야 한다.	교사는 학생들이 온라인 회의에 익숙해지도록 도와야 합니다.
학생들은 이 매체가 그들의 담론 생산 및 교환을 어떻게 제약하고 가능하게 하는지 배워야 한다.	학생들은 온라인 회의가 그들의 커뮤니케이션에 어떤 영향을 미치는지 배워야 한다.
교사들은 학생들과 함께 동적인 방식으로 전자 회의라는 지적, 사회적, 정치적 공간을 공동으로 구성해야 합니다.	교사들은 학생들과 함께 온라인 회의의 분위기를 만들어야 합니다.
학생들은 빠른 전자 전달 시스템의 담론 교환의 상호 작용적 역학에서 담론 생산자와 소비자로서 끊임없이 변화하는 역할의 수사성이 구술 대화 중 화자와 청중 사이에서 발생하는 것과 동일하다는 것을 인식해야 한다.	학생들은 온라인 회의에서 작가와 독자의 역할이 구술 대화에서 화자와 청중의 역할처럼 빠르게 변한다는 것을 이해해야 합니다.

여기 또 다른 예—전과 후:

허세 부리거나 권위 있는 느낌의 글쓰기를 피하세요. 문제 버전의 어조는 불쾌할 뿐만 아니라 수정된 버전보다 거의 두 배나 깁니다!

비즈니스 편지에 적절한 경우 "행동으로 끝내세요." "행동을 끝내는" 것은 편지 작성자가 수신자에게 무엇을 기대하는지와 언제 해야 하는지를 명확히 합니다. 비즈니스 편지의 비효율적인 결론은 종종 "곧 소식 듣기를 희망합니다." 또는 "더 도와드릴 일이 있으면 알려주세요."와 같은 다소 힘없는 비둘기 같은 진술로 끝납니다. 대신, 또는 추가로, 수신자가 취해야 할 행동과 그 행동의 일정에 대해 명확히 하십시오. 예를 들어, 쿼리 편지를 작성하는 경우 편집자에게 가능하다면 한 달 이내에 결정 사항을 알려주도록 정중하게 요청하십시오. 지원 편지를 작성하는 경우, 면접을 위한 날짜와 시간을 미묘하게 설정하려고 시도하십시오. 다음은 몇 가지 예입니다:

이 계획을 승인해 주시면, 즉시 판매 대표들과 연락하여 노트북 컴퓨터의 구매 및 배송을 준비하겠습니다. 이번 주 안에 연락을 받을 수 있을까요?

대부분의 날 오후 2시 이후에는 자유롭습니다. 저의 배경과 이 직무에 대해 더 이야기할 수 있는 약속을 잡을 수 있을까요? 연락 기다리겠습니다.

전문적인 이메일 작성하기. 마이클 앨리, 펜 대학교

이 챕터에 대한 여러분의 생각, 반응, 비판을 주시면 감사하겠습니다. 당신의 응답—데이비드 맥머리.