비즈니스 메시지 개요

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노트: "표준 비즈니스 편지 형식"에 대해 구글 검색을 해보면, *어떤* 예시도 마이크로소프트 템플릿에 의해 지시된 제목과 내부 주소의 여러 간격 형식을 사용하지 않는 것을 볼 수 있습니다. 또한, 마이크로소프트 비즈니스 편지 템플릿에서는 인사말에 쉼표를 사용하고 있습니다. 콜론은 전통적입니다. 비즈니스 서신. 비전통적인 비즈니스 서한 인사말의 쉼표: 노트: 사용하다 a : 대신 (!colon)!

비즈니스 메모랜덤

조직 내부의 커뮤니케이션을 위해서는 메모 형식을 사용하십시오. 메모의 실제 내용은 비즈니스 서신이나 짧은 보고서와 매우 비슷할 수 있습니다—핵심은 메모 형식입니다.

인터넷 시대에 인쇄된 메모가 필요한지 궁금할 수 있습니다. 귀하의 조직에는 이메일이 허용되지 않는 시기에 대한 엄격한 정책이 있을 수 있습니다. 가장 중요한 문제는 기밀성입니다; 어떤 이메일도 누구나 볼 수 있을 가능성이 높습니다. 그런 이유로, 구직 제안, 급여 인상 요청, 그리고 직원에 대한 불만은 이메일을 사용하지 말아야 할 좋은 예입니다.

메모의 표준 구성 요소

메모의 형식은 비즈니스 편지의 형식보다 훨씬 간단합니다. 아래 이미지는 표준 구성 요소를 설명합니다.

날짜: 형식은 다양하지만, 메모를 보낸 날짜를 헤더에 포함하세요. 아래 예시는 제목의 세 번째 줄에 날짜를 표시하고 있으며, 일부 디자인에서는 첫 번째 줄에 표시됩니다.

받는 사람: 이 칸에 수신자 이름이나 그룹 이름을 적으세요. 여기에서 형식의 정도가 매우 명확하게 드러납니다. 수신자와의 친숙도와 상황의 공식성에 따라 "엘리자베스", "엘리자베스 베넷" 또는 "인사부 이사 엘리자베스 베넷 여사"를 적을 수 있습니다.

특별한 형식 사용, 이 경우 번호 매기기 목록(순서를 나타내기 위해)

업무 메모 예시

메모 형식의 헤더 부분은 이러한 요소들의 배치에 따라 달라지지만, 모두 필요합니다.

제목: 주제를 명확히 식별하고, 이 경우에는 의사소통의 맥락을 나타냅니다.

이전 통신에 대한 참조입니다. 주제 줄이 커뮤니케이션의 맥락을 명확히 하지 않으면, 메모의 첫 단락에서 이를 설명하십시오. 예를 들어, "사라, 나는 전적으로 동의해"라고 하면 메모 작성자가 무엇에 동의하는지 명시하지 않습니다.

사업 메모의 예

에서: 이 자리에 당신의 이름이나 메모를 작성하고 있는 사람 또는 그룹의 이름을 넣으십시오. 다시 말해, 친숙함과 공식성이 당신의 이름, 전체 이름, 또는 전체 이름과 직책을 적을지를 결정합니다. 전통적으로 메모의 작성자로서 인쇄된 이름 바로 뒤에 이니셜이나 이름을 손으로 쓰는 것이 좋습니다.

제목: 이 슬롯에 메모의 주제와 목적을 담은 문구를 넣으세요. 문법 검사 소프트웨어 조사에서는 주제가 "문법 검사 소프트웨어에 대한 우리의 조사 결과"일 수 있습니다. 이 요소의 실제 레이블은 다양합니다: 일부 스타일은 "RE:" 또는 "SUBJ.:"를 사용합니다. 메모가 응답인 경우, 주제 행을 그에 맞게 표현하세요. 예: "Re: 압전 장치 조사를 요청하신 것에 대해."

몸. 본문은 제목 바로 다음에서 시작합니다. 텍스트는 단일 간격으로 작성되며, 단락의 첫 줄은 들여쓰기가 없고, 단락 사이에는 이중 간격이 사용됩니다. (본문에서 사용할 작문 전략과 스타일에 대한 내용은 이 장의 앞부분에 있는 "비즈니스 서신을 위한 작문 스타일"을 참조하세요.)

서명란. 공식 메모 스타일에서는 작성자가 실제로 비즈니스 편지에서 보는 것과 같은 종류의 인사말과 서명 블록을 삽입합니다. 그렇지 않으면 서명 블록은 메모에서 사용되지 않습니다.

메모 작성 스타일

메모 스타일에 대한 몇 가지 제안은 다음과 같습니다:

비공식성. 수신인과 상황에 따라 메모의 어조를 조정하세요. 메모에서는 비공식적인 표현이 일반적이지만, 비즈니스 고객이나 고위 관리층, 특히 모국어가 영어가 아닌 사람들과의 커뮤니케이션에서는 유머나 빈정거림 사용에 대해 신중해야 합니다.

간결함. 메모는 보통 꽤 짧습니다—예를 들어, 1페이지도 안 되는 분량입니다—단락도 짧습니다.

특정 주제의 제목. 메모가 읽히고 원하는 영향을 미치도록 하려면, 주제 줄을 구체적이고 매력적으로 만들어야 합니다. 수신자가 받은 편지함에 60에서 70개의 메시지가 대기 중일 때, 그들이 볼 수 있는 것은 주제 줄뿐이므로 중요하거나 흥미로워 보이는 것들을 읽을 가능성이 더 높습니다.

중요한 정보부터. 사람들이 많은 메모를 받으면, 빠르게 흥미를 잃거나 인내심을 잃는 경향이 있습니다. 사람들은 바쁩니다! 메모의 가장 중요한 정보를 처음에 적으세요. 이후의 문장은 자세한 설명을 위해 사용하세요.

메모당 하나의 주제, 문제, 질문, 요청. 가끔, 메모의 첫 번째 항목만 답변을 받습니다. 맞아요, 사람들은 바쁩니다. 요청이 두 개 있을 경우, 하나의 요청은 한 메모에; 다른 요청은 다음 메모에 넣으세요.

짧은 단락과 단락 사이의 공간. 가능할 때마다 메모를 3 또는 4줄의 단락으로 나누세요. 메시지를 단락으로 나눌 때는 단락 사이에 한 줄을 띄우세요.

강조와 강조. 서체 효과(굵게, 기울임, 색상, 다른 글꼴)를 일관되게 사용하고 적당히 사용하세요. 표와 그래픽을 사용하여 메모를 보강할 수도 있습니다(7장 참조).

제목. 메모가 한 페이지 이상인 경우, 하위 주제를 식별하기 위해 제목을 사용하세요. 이 제목에는 약간 큰 글꼴과 굵은 글씨를 사용하세요. (제목에 대한 자세한 내용은 3장을 참조하세요.)

목록들. 핵심 포인트를 강조하거나 단계별 정보를 제시할 경우, 각각 글머리 기호와 번호 매기기 목록을 사용하세요.

자동 응답. 온라인에서 메모를 읽을 때, 답장 기능을 사용하는 데 주의하세요. 이는 발생할 재앙이 될 수 있습니다. 메모는 종종 여러 수신자에게 발송되기 때문에, 한 사람에게만 답장하려고 했을 때 모든 수신자에게 답장을 전송하는 것이 쉽습니다. 프로젝트의 파트너에게 답장하면서 같은 프로젝트의 다른 파트너의 능력에 의문을 제기한다고 상상해 보세요. 그런데 이 답장이 두 파트너 모두에게 간다면? 어허...

비즈니스 이메일

추가될 예정입니다.

비즈니스 서신 (일반 우편)

일반 구성 요소

다음은 비즈니스 편지의 기계적 및 물리적 세부사항에 관한 것입니다. 다음에서 논의된 모든 구성 요소는 다음과 같이 설명됩니다:


비즈니스 편지의 일반적인 구성 요소

헤딩. 머리말에는 발신자의 주소와 날짜가 포함됩니다. 발신자의 이름은 포함되지 않으며, 머리말에는 날짜만 필요합니다. 로고가 포함된 편지지의 첫 페이지에 화려한 제목과 로고가 있는 경우, 이후 페이지에는 그와 같은 페이지를 사용하지 마십시오. 로고 페이지 편지지와 함께 제공되는 다음 페이지 편지지를 사용하세요.

작문 수업에 있다면, 고유의 멋진 로고를 만들어보는 것은 어떨까요? 가상의 회사 이름과 주소도 포함해서 말이죠(교사가 허락하는 경우에 한 해). 다음 두 가지 예를 고려해보세요:


발명된 로고 문구류의 한 가지 가능성


발명된 로고 문구류에 대한 또 다른 가능성

내부 주소. 내부 주소는 편지의 수신자 이름과 주소를 보여줍니다. 이 정보는 수신자의 사무실에서 혼란을 방지하는 데 도움이 될 수 있습니다. 또한, 수신자가 이사한 경우, 내부 주소는 편지를 어떻게 처리할지 결정하는 데 도움이 됩니다. 내부 주소에는 수신자의 적절한 존칭을 포함하고, 해당 회사의 이름을 그 회사가 쓰는 대로 정확히 복사해야 합니다. 개인의 이름이 있을 경우, 적절하게 주소를 붙이는 것을 기억하세요: Mrs., Ms., Mr., Dr. 등. 개인에 대한 정확한 표현이 확실하지 않다면, 그 개인이 편지에 서명하는 방법을 찾아보거나 사전의 호칭 구문 섹션을 참조하세요.

인사. 인사말은 편지의 수신자를 직접 언급하며, 콜론으로 이어집니다 (친근하고 익숙한, 사교적인 톤이 의도된 경우에는 쉼표가 사용됩니다).

메모: 마이크로소프트 워드에서 새 문서를 시작하면 모든 커버 레터 템플릿이 인사말에 쉼표로 구분되어 있음을 알 수 있습니다. 비즈니스 편지에서 콜론으로 구분하는 문장은 확고하게 정해져 있습니다. 비즈니스 작가의 동반자 (2011).

주목하세요, 이 간단한 편지 형식상, 인사말 줄이 완전히 삭제됩니다. 수신자가 남성인지 여성인지 모를 경우, 전통적인 관행은 "친애하는 선생님" 또는 "친애하는 여러분"—라고 쓰는 것이었습니다. 하지만 이는 성차별적입니다! 이 문제를 피하기 위해 "친애하는 남녀 여러분," "친애하는 신사와 숙녀 여러분," "친애하는 친구들," 또는 "친애하는 여러분"과 같은 인사말이 시도되었습니다—하지만 일반적인 수용은 크지 않았습니다. 인사말 줄을 완전히 삭제하거나 "관계자 분께"를 대신 넣는 것은 일반적으로 좋은 해결책도 아닙니다—이건 비인격적이니까요.

가장 좋은 해결책은 조직에 빠르고 익명으로 전화를 걸어 이름을 요구하는 것이거나, 인사부서, 위원회 이름 또는 직위명으로 인사말을 여는 것입니다: "인사부에 귀하께," "채용 위원회에 귀하께," "위원장님께," "재정 지원 담당자님께," 예를 들어.

블록 레터 형식

주제 또는 참조 줄. 에서 보여진 것처럼 주문서, 제목란은 인사말을 대체하거나 함께 포함됩니다. 제목란은 편지의 주요 내용을 알립니다.

편지 본문. 편지의 실제 메시지는 물론 인사말과 맺음말 사이의 본문에 담겨 있습니다. 편지 본문을 쓰기 위한 전략은 해당 섹션에서 논의됩니다. 비즈니스 편지 스타일.

종결 인사. 비즈니스 서신의 " 진심으로 당신의 " 부분은 감사 인사라고 불립니다. 다른 일반적인 표현으로는 " 진심으로 당신의, " " 정중히, " " 존경하는, " 또는 " 존경을 표합니다." 당신만의 것을 디자인할 수 있지만, 화려하거나 장황한 표현은 피하는 것이 좋습니다. 첫 글자만 대문자로 시작하며, 항상 쉼표 뒤에 오는 점에 유의하세요.

서명 블록. 보통, 여러분의 이름을 감사 인사 아래 네 줄 내려서 입력하고, 그 사이에 서명합니다. 만약 여러분이 여성이고 혼인 상태를 명확히 하고 싶다면, 타이틀을 입력하기 전에 소괄호 안에 miss, ms., 또는 mrs.를 사용하세요. 가능하다면, 여러분의 이름 바로 아래에 직함이나 맡고 있는 직위의 이름을 포함하세요. 예를 들어, "기술 작문 학생," " 데이터 처리 전공 2학년," 또는 "타란트 카운티 커뮤니티 칼리지 학생"는 완벽하게 허용됩니다.

종료 표기법. 서명 블록 바로 아래에는 중요한 기능을 가진 여러 약어 또는 문구가 종종 있습니다.

• 이니셜. 앞서 언급된 숫자에서 모든 대문자는 편지를 쓴 사람의 이니셜이며, 콜론 뒤에 있는 소문자는 타이피스트의 이니셜입니다.
• 첨부파일. 받는 사람이 같은 봉투에 편지와 함께 아이템이 동봉되어 있음을 알 수 있도록, "동봉," "Encl.," "동봉물 (2)."과 같은 표시를 사용하세요. 예를 들어, 지원 편지와 함께 이력서와 글 샘플을 보낸다면, 이렇게 적습니다: "동봉: 이력서 및 글 샘플." 만약 동봉물이 분실되면 받는 사람이 알 수 있습니다.
• 복사본. 편지를 다른 이에게 보내고 있다면, 끝부분의 주석에 이 사실을 표시하세요. 예를 들어, 지역 상인의 수리 문제 처리 방식에 불만이 있어 그 편지를 소비자 보호국에 복사하여 보낸다면, 다음과 같이 작성할 것입니다: "cc: 소비자 보호국." 변호사에게 복사본을 보낼 계획이라면, 다음과 같이 작성하세요: "cc: 레이먼드 메이슨 변호사."

다음 페이지. 당신의 편지가 한 페이지보다 길다면, 다음 페이지 상단의 머리말은 아래 보여진 방법 중 하나로 처리할 수 있습니다. 다음 페이지 머리말의 정보는 받는 사람의 이름, 날짜 및 페이지 번호:

다음 페이지 헤더 형식의 예시.

편지지 스테이셔너리를 사용할 경우, 이후 페이지에는 사용하지 않도록 하십시오. 그러나 반드시 편지지와 동일한 품질, 무게, 질감을 가진 백지(일반적으로 편지지 스테이셔너리는 일치하는 백지와 함께 제공됨)를 사용해야 합니다.

비즈니스 편지 양식

비즈니스 편지를 쓰고 있다면, 아래에 나열된 예시 편지들처럼 일반적인 형식 중 하나를 선택하세요. 여기에는 블록 편지, 반 블록 편지, 대체 블록 편지, 간소화된 편지가 포함됩니다.

• 보세요 블록 문자.
• 보세요 반블록 글자.
• 보세요 대체 블록 글자.
• 대해 간단한 편지.

어떤 형식을 사용할지는 귀하의 조직에서 일반적으로 사용되는 형식이나 귀하가 글을 쓰고 있는 상황에 따라 다릅니다. 개인이나 부서의 이름이 없을 경우 간단한 편지를 사용하십시오.

비즈니스 메시지의 스타일

비즈니스 서신과 메모를 작성하는 것은 보고서를 작성하는 것과 몇 가지 중요한 방식에서 다릅니다. 비즈니스 서신이나 메모를 작성하고 특히 수정할 때 다음 조언을 염두에 두십시오.

주요 사업, 목적 또는 주제를 즉시 명시하십시오. 독자에게 첫 문장에서 편지의 내용을 알려주십시오. 비즈니스 사람들은 편지를 열었을 때 가장 먼저 편지가 무엇에 관한 것인지, 그 목적이 무엇인지, 그리고 왜 시간을 할애해 읽어야 하는지를 걱정합니다. 따라서 빙 둘러서 시작하는 것은 피하십시오. 만약 당신이 일을 지원하기 위해 편지를 쓰고 있다면, 다음과 같이 시작하세요: "현재 공개된 직위에 지원하기 위해 편지를 씁니다...." 누군가에게 나쁜 소식을 전하려면 첫 문장에서 모든 것을 쏟아낼 필요는 없습니다. 다음은 부정적인 표현을 피하는 방법의 예입니다: "귀하의 7월 24일 자 편지에 답변하기 위해 편지를 씁니다. 그 편지에서 귀하는 우리 회사에서 구입한 전자 스프레드시트와 관련된 문제에 대해 논의하셨습니다." 다음은 추가적인 예를 보여줍니다.

편지의 주요 목적이나 비즈니스를 바로 밝히세요. 문제 버전은 아주 처음부터 무작정 손을 휘두르기 시작합니다. 수정된 버전은 적어도 편지의 목적을 세우고 나서(그런 다음 무작정 손을 휘두르기 시작합니다).

편지에 답장하는 경우, 첫 문단이나 문장에서 그 편지의 주제와 날짜를 명시하십시오. 바쁘신 수신자들은 자신이 작성한 많은 편지를 기억하지 못할 수 있습니다. 문제를 피하기 위해 응답하는 편지의 날짜와 주제를 명시하세요:

친애하는 Stout 씨: 귀하의 2024년 9월 1일자 편지에 대해 답변을 드립니다. 그 편지에서는 저희 체인톱 중 하나와 관련하여 겪으신 문제를 설명해 주셨습니다. 이러한 불편과 비용을 겪으신 것에 대해 유감스럽게 생각합니다.

친애하는 코헨님: 2024년 8월 4일자 편지를 방금 받았습니다. 그 편지에는 탄산음료 산업에서 플라스틱 병의 제조 및 사용에 대해 추가 정보를 얻을 수 있는 이름 및 기타 출처가 나열되어 있습니다....

비즈니스 편지의 단락은 되도록 짧게 유지하세요. 비즈니스 서한의 단락은 짧은 경향이 있으며, 어떤 것은 단 한 문장만으로 이루어져 있습니다. 비즈니스 서한은 기사, 보고서 또는 책과 같은 방식으로 읽히지 않습니다. 일반적으로 빠르게 읽히며, 10줄이 넘는 크고 두껍고 밀집된 단락은 많은 집중을 요구하므로 주의 깊게 읽히지 않거나 아예 읽히지 않을 수 있습니다.

받는 사람이 귀하의 편지를 더 빠르게 읽고 중요한 사실이나 아이디어를 이해하고 기억할 수 있도록, 3줄에서 8줄 사이의 비교적 짧은 단락을 작성하십시오. 비즈니스 편지에서는 단 한 문장으로 구성된 단락이 일반적이며 완전히 수용 가능합니다. 이 장에서는 비즈니스 편지에서 일반적으로 사용되는 짧은 단락의 예를 볼 수 있습니다.

편지의 내용을 "구분하여"하세요. 비즈니스 편지의 내용을 "구분할" 때, 각 다른 주제에 대한 토론의 각 다른 부분을 —편지의 각 주제—자신의 단락에 배치합니다. 개인 컴퓨터의 시스템 유닛과 관련된 문제에 대한 불만 편지를 작성하고 있다면, 다음과 같은 단락을 가질 수 있습니다:

• 그것에 대한 문제를 설명해주세요.
• 당신이 겪은 비효율적인 수리 작업들
• 당신이 받을 자격이 있다고 생각하는 보상과 그 이유

각 단락의 목적, 내용 또는 기능을 위해 당신의 편지를 공부하세요. 한 단락이 여러 가지 일을 하고 있다면, 두 개의 단락으로 나누는 것을 고려해보세요. 같은 일을 하는 두 개의 짧은 단락이 발견된다면, 하나로 합치는 것을 고려해보세요.

단락의 시작에 주제 지표를 제공하세요. 이 장에서 볼 수 있는 몇 가지 편지를 각 단락의 내용이나 목적 측면에서 분석하세요. 비즈니스 편지의 본문 단락 첫 문장에서 해당 단락의 주제를 나타내는 단어 또는 구를 찾아보세요. 개인 컴퓨터와 관련된 문제를 논의하는 단락에서는 단어 "문제" 또는 구 "내 개인 컴퓨터의 문제"를 첫 문장에 포함시키세요. 이렇게 하면 수신자에게 각 단락의 내용과 목적을 명확하게 전달할 수 있습니다. 다음은 주제 지시어가 포함되기 전후의 발췌문입니다:

문제: 나는 일리노이주 디케이터 지역에서 전기 기사로 약 6년간 일해왔습니다. 2022년부터는 디케이터 시에서 상업 및 산업 작업뿐만 아니라 주거 작업을 수행할 수 있는 전기 계약자로 라이센스를 취득했습니다. 수정: 으로서는 내 작업 경험저는 일리노이주 디케이터 지역에서 약 6년 동안 전기기사로 근무해왔습니다. 2022년부터 저는 디케이터 시에서 상업 및 산업 작업뿐만 아니라 주거 작업을 수행할 자격이 있는 전기 계약자로 면허를 받고 일하고 있습니다.(기울임꼴은 원본에 없음.)

비즈니스 편지에서는 가능한 경우 목록이나 항목화하십시오. 목록은 편지의 텍스트를 펼쳐 놓아 중요 사항을 신속하게 파악하기 쉽게 만듭니다. 목록은 여러 가지 방식으로 처리할 수 있으며, 목록에 관한 장에서 설명합니다. 비즈니스 서신에서의 목록 예시는 앞서 언급한 블록 글자 형식을 참조하세요. 문의서, 그리고 주문서.

비즈니스 서신에서 중요한 정보를 전략적으로 배치하세요. 단락의 첫 번째와 마지막 줄에 있는 정보는 더 쉽게 읽히고 기억되는 경향이 있습니다. 이들은 높은 가시성을 가진 포인트입니다. 긴 단락의 중간에 묻혀 있는 정보는 쉽게 간과되거나 잊혀질 수 있습니다. 예를 들어, 잠재적인 고용주에게 자신이 직무에 적합하다는 것을 설득해야 하는 지원서에서는 매력적인 자질에 대한 정보를 단락의 처음이나 끝에 배치하여 강조하는 것이 좋습니다. 덜 긍정적이거나 부정적인 정보는 덜 눈에 띄는 위치에 배치하세요. 전달하기 어려운 내용이 있다면, 좋은(그리고 정직한) 전략은 강조를 줄이기 위해 그런 내용들을 덜 중요하게 보이는 영역에 배치하는 것입니다. 만약 직무에 3년의 경험이 필요하고 당신이 1년밖에 없다면, 이 사실을 지원서 본문 단락의 중간이나 하반부에 묻어두세요. 그렇게 작성된 지원서는 정직하고 완전할 것입니다; 단지 약점을 불필요하게 강조하지 않을 뿐입니다. 다음은 이러한 아이디어의 몇 가지 예입니다:

문제: 7월에 나는 캔자스 대학교에서 영양 및 식이요법 학사 학위를 취득할 예정이다. 지난 4년 동안 이 학위를 pursuing하며, 나는 알리슨 라즐로 박사님의 실험실 조수로 일했으며, 학생 식이요법 협회와 미국 가정 경제학 협회라는 두 관련 조직에서 활동해 왔다. 영양 생화학 및 식품 과학 실험실에서 나는 많은 기술 보고서와 과학 논문을 작성했다. 또한, 지난 1년 반 동안 로렌스의 세인트 데이비드 병원에서 식이 보조원으로 일해왔다. (이 직무는 기술 작가를 요구합니다; 먼저 그것을 강조하고, 그 다음에 나머지를 언급합시다!) 개정: 캔자스 대학교에서의 교육 과정에서, 저는 기술 보고서와 과학 논문 작성에 대한 실질적인 경험을 쌓았습니다. 이 보고서와 논문의 대부분은 영양학 및 식이요법 분야에 관한 것으로, 저는 이번 7월에 이 분야에서 과학 학사 학위를 받을 예정입니다. 대학교에서의 4년 동안 저는 Alison Laszlo 박사님을 위한 실험실 조수로서, 두 개의 관련 조직인 학생 영양학 협회와 미국 가정 경제학 협회의 일원으로서, 그리고 지난 1년 반 동안 로렌스의 세인트 데이비드 병원에서 식이 보조원으로서 많은 서류 업무를 처리했습니다.

문제: 지금까지 저는 독립적인 건물 검사를 한 적이 없습니다. 지난 2년 동안 저는 로버트 팩우드 씨의 감독 하에 일해 왔으며, 그는 종종 저에게 통과 검사 및 재산 검사의 주요 책임을 부여했습니다. 팩우드 씨가 이 직위에 지원하라고 격려해 주셨습니다. 저는 또한 계약 기반으로 오래된 주택을 리모델링한 경험이 있으며, 용접공과 핵건설 현장의 사무원으로서 산업 건설에 대한 경험도 있습니다. (우리의 경험 부족에 대해 거짓말하지 말자, 하지만 그것을 광고판에 붙이지도 말자!) 개정: 저의 근무 경험에 관해서 말씀드리자면, 지난 2년 동안 로버트 팩우드 씨의 감독 아래에서 여러 건물 검토 및 재산 점검을 수행하였습니다. 팩우드 씨는 제가 이 직책에 지원하도록 격려하였으며, 많은 점검 작업에 대해 주된 책임을 맡겨주셨습니다. 또한, 계약 조건으로 오래된 집을 리폼한 경험도 있고, 산업 건설 분야에서 용접공 및 원자력 건설 현장에서 사무원으로 일한 경험이 있습니다.

비즈니스 편지에서 나쁜 소식을 긍정적으로 표현하는 방법을 찾아보세요. 종종, 비즈니스 서신은 나쁜 소식을 전달해야 할 필요가 있다: 고장난 컴퓨터 키보드는 교체할 수 없거나, 개인을 고용할 수 없다는 것. 이러한 나쁜 소식은 신중하게 전달할 수 있다. 그렇게 함으로써 나쁜 소식의 수신자와의 비즈니스 관계 종료 가능성을 줄일 수 있다. 나쁜 소식을 긍정적으로 전달하기 위해서는 "할 수 없다," "금지하다," "실패하다," "불가능하다," "거절하다," "금지하다," "제한하다," 및 "거부하다"와 같은 단어를 가능한 한 피하라. 아래 예문들의 첫 번째 버전은 꽤 차갑고 비우호적인 부정적인 방식으로 표현되었으며, 두 번째 버전은 훨씬 더 긍정적이고 친근하며 신중한 표현이다:

문제: 귀하의 편지에서 요청하신 정보량 때문에 제 작업 일정을 심각하게 방해하지 않고는 도와드릴 수 없습니다. 개정: 당신의 편지에서 많은 정보를 요청하셨는데, 제가 도움이 되고 싶습니다. 하지만 제 업무 약속 때문에 몇 가지 질문에만 답변할 수 있을 것 같습니다.

문제: 이 광고 계약서를 7월 1일 XXXX까지 작성하고 반송하지 않으면, 올해의 광고 공간을 받을 수 없습니다. 캐피톨 라인. 만약 이 기한까지 당신의 소식을 듣지 못하면, 우리는 당신의 광고 공간을 다른 고객에게 판매할 것입니다. 개정: 첨부된 계약서를 작성하신 후 XXXX년 7월 1일까지 저희에게 반송해 주시기 바랍니다. 이 기한 이후에는 올해의 갱신되지 않은 광고 공간을 판매하기 시작할 것입니다. 국회의사당 라인그러므로 그때까지 당신의 소식을 듣기를 희망합니다.

문제: 나는 이 기사 특정 측면에 대한 변경이나 추가적으로 다룰 아이디어에 대해 논의할 의향은 있지만, 기사의 기본 주제인 빅터 마이크로컴퓨터 시스템의 유용성은 변경할 준비가 되어 있지 않습니다. 수정: 이 기사에 대한 특정 측면이나 여러분이 다루어야 한다고 생각하는 추가적 영역에 대한 제안과 의견에 확실히 열려 있습니다. 하지만 기사 기본 주제인 빅터 마이크로컴퓨터 시스템의 유용성을 유지하고 싶습니다.

수신자의 필요, 목적 또는 관심사에 초점을 맞추고 자신의 것에 집중하지 마십시오. 받는 사람의 문제보다는 자신의 문제에 자아 중심적으로 집중하는 것을 피하십시오. 비즈니스 서신에서 자신에 대해 많이 이야기해야 하더라도, 자신의 문제를 받는 사람의 문제와 연결짓는 방식으로 하십시오. 이러한 수신자 중심의 스타일은 종종 "당신 태도"라고 불리며, 이는 더 많은 '당신'을 사용하는 것이 아니라 받는 사람을 서신의 주요 초점으로 만드는 것을 의미합니다.

문제: 저는 우리 회사의 시간과 비용을 절약할 수 있는 가격 정책 변경에 대해 말씀드리기 위해 글을 씁니다. 우리와 같은 운영에서는 대규모 파티에서 돌아온 사용한 식기를 긁고 헹구는 데 많은 노동 시간이 소요되며 (그래서 비용이 발생합니다). 또한, 우리는 파티 후 즉시 처리할 수 있었던 얼룩으로 인해 망가진 리넨을 교체하는 데 많은 비용이 들었습니다. 개정: 저는 2021년 9월 1일부터 시행되는 새로운 정책에 대해 알려드리기 위해 글을 쓰고 있습니다. 이 정책은 귀하의 대규모 파티 요구를 더 자주, 지체 없이 제공할 수 있도록 도와줄 것입니다. 500명까지의 파티를 지원하는 저희 운영에서 회전 시간이 매우 중요합니다; 닦지 않고 헹구지 않은 식기류는 청소 시간에 지연을 초래하고, 더 중요한 것은 고객인 귀하에게 덜 자주, 덜 신속한 서비스를 제공합니다. 또한, 파티 후 즉시 담금으로 얼룩진 린넨에 대한 추가 요금을 피할 수 있습니다.

문제: 이러한 이유로, 9월 1일부터 시행되는 우리의 새로운 정책은, 헹구지 않은 식기에는 추가 15%를, 세탁되지 않은 얼룩진 린넨에는 도매가의 75%를 부과하는 것입니다. 수정: 그러므로 귀하의 대규모 파티 요구를 신속하게 충족하기 위해, 우리는 헹구지 않은 식기에는 15%를, 세척하지 않은 얼룩진 린넨에는 도매가의 75%를 부과하기 시작할 것입니다. 이 정책은 고객의 주방 직원들이 대규모 파티가 끝난 후 빠르고 간단하게 헹구거나 담그도록 장려하는 데 도움이 되기를 바랍니다. 이렇게 함으로써 더 빠르고 빈번한 서비스를 보장할 수 있습니다.

거창하고 부풀려진, 법적인 어투는 피하세요. 부풀려진, 중요하게 들리는 언어에 주의하세요. 이러한 언어는 처음에는 비즈니스 같아 보일 수 있지만, 사실은 터무니없습니다. 물론, 이러한 표현은 법적 문서에서는 필요할 수 있지만, 다른 글쓰기 상황에서는 왜 사용해야 할까요? 비즈니스 편지를 쓸 때는 소통이 간단하고 상식적인, 현실적인 사람이라고 상상해 보세요(하지만 속어는 피하세요). 다음 예시에서 관료적 언어의 심각한 용례를 확인해 보세요.

허세가 가득한 언어 버전	일상적인 영어 버전
교사는 학생들이 전자 회의 문해력에 스며드는 과정을 원활하게 도와야 합니다.	선생님들은 학생들이 온라인 회의에 익숙해지도록 도와야 합니다.
학생들은 이 매체가 그들의 담론 생산 및 교환을 어떻게 제약하고 가능하게 만드는지를 배워야 한다.	학생들은 온라인 회의가 그들의 커뮤니케이션에 어떤 영향을 미치는지 배워야 한다.
교사는 학생들과 동적인 방식으로 전자 회의라는 지적, 사회적, 정치적 공간을 공동으로 구축해야 합니다.	교사는 학생들과 함께 온라인 회의의 분위기를 조성해야 합니다.
학생들은 빠른 전자 전달 시스템에서 담화 교환의 상호작용적 역학에서 담화 생산자와 소비자로서 끊임없이 변화하는 역할의 수사성이 구술 대화 중 화자와 청중 사이에서 발생하는 수사성과 같다는 것을 이해해야 한다.	학생들은 온라인 회의에서 작가와 독자의 역할이 구술 대화에서 말하는 사람과 듣는 사람의 역할처럼 빠르게 바뀐다는 것을 이해해야 합니다.

또 다른 예입니다—전과 후:

거창하고 권위 있는 느낌의 글쓰기를 피하세요. 문제 버전의 어조는 불쾌할 뿐만 아니라, 수정된 버전보다 거의 두 배나 길다!

비즈니스 편지에 적절할 때마다 "행동 마무리"를 추가하세요. "행동 종료"는 편지의 작성자가 수신자에게 기대하는 행동과 그 행동을 언제 할지를 명확히 합니다. 비즈니스 편지의 비효율적인 결론은 종종 "곧 소식 듣기를 기대합니다." 또는 "추가적인 도움이 필요하면 알려주세요."와 같은 다소 미지근하고 비공식적인 문장으로 끝납니다. 대신 혹은 추가적으로, 수신자가 취해야 할 행동과 그 행동의 일정을 구체적으로 제시하세요. 예를 들어, 쿼리 레터를 작성하는 경우, 편집자에게 가능하다면 한 달 내에 그의 결정에 대해 알려 달라고 정중히 요청하세요. 지원서를 작성하는 경우, 면접을 위한 날짜와 시간을 미묘하게 설정해 보세요. 다음은 몇 가지 예입니다:

이 계획을 승인하시는 즉시, 저는 노트북 컴퓨터의 구매 및 배송을 정리하기 위해 즉시 영업 담당자에게 연락을 시작하겠습니다. 그 주 안에 귀하로부터 소식을 들을 수 있을까요?

대부분의 날 오후 2시 이후에 자유롭습니다. 제 배경과 이 직위에 대해 더 논의할 수 있는 약속을 정할 수 있을까요? 당신의 답변을 기다리겠습니다.

전문적인 이메일 작성. 마이클 앨리, 펜 주립대학교

이 장에 대한 당신의 생각, 반응, 비판을 주시면 감사하겠습니다: 당신의 응답—데이비드 맥머리.