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Please provide the text you would like translated. 做一个关于“标准商业信函格式”的谷歌搜索，你会发现*没有*例子采用微软模板所规定的标题和内部地址的多空格格式。同时，微软的商业信函模板在称谓后使用逗号。传统上应该用冒号。 商业 信件往来。 非传统逗号在商业信件的称呼上： |
商業備忘錄
For communication within an organization, use the memo format. The actual contents of a memo can be quite similar to a business letter or a short report—the key is the memo format.
就像正式的印刷商业信函一样，你可能会想在互联网时代，印刷备忘录是否还必要。你的组织可能对何时不能使用电子邮件有严格的政策。主要的关注点是保密；任何电子邮件都有可能被任何人看到。出于这个原因，工作邀请、加薪请求和对员工的投诉是一些不适合使用电子邮件的好例子。
备忘录的标准组成部分
Memorandum punya format yang jauh lebih simple berbanding surat bisnes. Gambar di bawah menunjukkan komponen standard.
日期： 虽然格式不同，但请在标题中放入您发送备忘录的日期。下面的示例将其显示为标题的第三行；在某些设计中，它是第一行。
至： Isikan nama penerima atau nama kumpulan di ruang ini. Tahap formaliti sangat jelas di sini. Anda boleh masukkan "Elizabeth", "Elizabeth Bennet", atau "Cik Elizabeth Bennet, Pengarah Personel", bergantung kepada tahap kes familiaran anda dengan penerima dan formaliti situasi tersebut.
使用特殊格式，在这种情况下，使用编号列表（以指示有序序列）
MEMORANDUM To: All Staff From: Management Date: [Insert Date] Subject: Update on Company Policies Dear Team, We want to take a moment to inform you about some important updates to our company policies. These changes will take effect starting [Insert Effective Date]. 1. **Remote Work Policy** We are pleased to announce that our remote work policy has been revised to give greater flexibility. Employees can now work from home up to three days a week, subject to manager approval. 2. **Leave Entitlement** There will be an increase in annual leave entitlement from 14 to 18 days. This change reflects our commitment to employee well-being. 3. **Training and Development** We believe in continuous learning. From next month, additional training sessions will be available, aimed at enhancing employee skills. Details will follow soon. Please reach out to your managers if you have any questions regarding these updates. We appreciate your hard work and dedication to the company. Thank you. Best, Management
Memo header format ada banyak cara letak elemennya, tapi semua tu penting.
Subject line: 清楚地识别主题，以及在这种情况下，沟通的背景
参考之前的沟通。 如果主题行没有清楚说明沟通的背景，请在备忘录的第一段中说明。例如，“Sarah，我完全同意”并没有具体说明备忘录作者同意什么。
Business Memorandum To: All Employees From: Management Date: [Insert Date] Subject: Upcoming Team Meeting Dear Team, We will be holding a team meeting on [Insert Date and Time]. The purpose of the meeting is to discuss upcoming projects, address any concerns, and enhance our team collaboration. Please make it a priority to attend, as your input is valuable. If you have any topics you would like to add to the agenda, kindly send them to me by [Insert Deadline]. Thank you for your cooperation. Best Regards, [Your Name] [Your Position]
SEND/TO: 请在此填写您自己的名字或您所写备忘录的人的名字或团体名。再次强调，熟悉程度和正式性决定了是只写名、全名还是全名及职称。通常，作为备忘录的撰写者，请在您的打印名字后手写您的首字母或名字。
主题: In this slot, place a phrase that captures the topic and purpose of the memo. For a survey of grammar-checking software, the subject might be "Results of our survey on grammar-checking software." The actual label for this element varies: Some styles use "RE:" or "SUBJ.:". If your memo is a response, phrase the subject line accordingly. For example: "Re: your request for a survey of piezoelectric devices."
Badan. The body starts right after the heading. Text is single spaced; first lines of paragraphs are not indented; and there is double spacing between paragraphs. (For writing strategies and style to use in the body, see ‘‘Writing Style for Business Correspondence’’ earlier in this chapter.)
签名块。 在正式的备忘录风格中，作者实际上会插入与商业信函中看到的相同类型的礼貌结束语和签名区。否则，备忘录中不会使用签名区。
备忘录写作风格
关于备忘录的风格，这里有一些建议：
非正式。 Adjust the tone of your memo based on who you're sending it to and the situation. While informal language is common in memos, be cautious with humor or sarcasm, especially with business clients and higher-level management, particularly if English isn’t their first language.
简洁。 Memos biasanya agak pendek—contohnya, kurang daripada selusin baris—dan perenggan juga pendek.
具体的主题行。 为确保你的备忘录被阅读并产生预期的影响，主题行要具体且吸引人。如果收件箱里有60到70条消息等着处理，而他们只能看到主题行，他们更有可能阅读那些看起来重要或有趣的邮件。
重要信息优先。 当人们收到很多备忘录时，他们往往会很快失去兴趣或耐心。人们很忙！把最重要的信息放在备忘录的开头。后面的句子用来详细说明。
一个备忘录只涵盖一个主题、问题、问题或请求。 有时候，你的备忘录中只有第一个项目会收到回复。是的，人们很忙。如果你有两个请求，把一个请求放在一个备忘录里；另一个请求放在后一个备忘录里。
short paragraphs and space between paragraphs. 每当可能时，将你的备忘录分成三到四行的段落。并且当你将信息分成段落时，段落之间留一行空白。
突出和强调。 使用排版效果（粗体、斜体、颜色、不同字体），表格和图形要保持一致和适度。你也可以使用表格和图形来增强你的备忘录（见第7章）。
judul. 如果你的备忘录是整页或更长，使用标题来识别子主题。对于这些标题，使用稍大一点的字体并加粗。（详见第3章有关标题的内容。）
senarai. 如果你有要强调的重点，或者你在呈现逐步信息，请分别使用项目符号和编号列表。
自动回复。 if you read memos online, must be careful with the reply function. can be a disaster waiting to happen. since memos often sent to many people, easy to reply all when you only meant to reply to one. imagine if you reply to a partner about a project, questioning another partner's ability on that same project. but what if this reply also goes to both partners? uh oh ...
perniagaan e-mel
待添加
商业信件（平信）
biasa komponen
以下内容涉及商业信函的机械和物理细节。接下来讨论的所有组件将在以下内容中说明：
商业信件的常见组成部分
heading. 标题包含写信人的地址和日期。写信人的名字不需要包含；在信头文具的标题中只需要日期。记得如果你使用带有华丽页眉和标志的信纸第一页，后续页面就不要使用这种类型的页面。使用带有标志的信纸所附的后续页面信纸。
if you are in a writing course, why not create your own fancy logo, complete with an invented company name and address (if your instructor allows)? consider these two examples:
一个可能的设计是创意标志文具
另一个发明的标志文具的可能性
dalam alamat. 内部地址显示了收信人的姓名和地址。这些信息可以帮助避免在收信人办公室的混淆。此外，如果收信人已经搬家，内部地址可以帮助确定如何处理信件。在内部地址中，包含收信人的适当尊称；并且准确复制公司名称与该公司所写的一致。当你有个人的名字时，记得要适当地称呼他们：夫人、女士、先生、博士等等。如果你不确定某个人的正确称呼，尽量查明该个人是如何签署信件的，或查阅字典中的称谓部分。
问候。 信件的称呼直接针对收件人，后面跟着一个冒号（如果想要友好、熟悉和社交的语气，则使用逗号）。
noted: 开始一个新的 Microsoft Word 文档，你会发现所有的求职信模板在称呼后用逗号标点。在商务信件中使用冒号的标点规则是明确的。 商业写作指引 (2011).
注意到在这个 简化信件 format, the salutation line is eliminated altogether. if you don't know whether the recipient is a man or woman, the traditional practice has been to write dear sir or dear sirs but that's sexist! to avoid this problem, salutations such as dear sir or madame, dear ladies and gentlemen, dear friends, or dear people have been tried but without much general acceptance. deleting the salutation line altogether or inserting to whom it may concern in its place, is not ordinarily a good solution either it's impersonal.
最好的解决方案是快速匿名拨打电话给该组织，询问一个名字；或者将称呼写给一个部门名称、委员会名称或职位名称："亲爱的人事部门，" "亲爱的招聘委员会，" "亲爱的主席，" "亲爱的财政援助主任，" 例如。
BLOCK LETTER FORMAT
主题或参考行。 如图所示 order letter, subject line menggantikan sapaan atau disertakan bersamanya. subject line mengumumkan urusan utama surat tersebut.
信件的正文。 实际的信息当然包含在信件的正文中，即在称呼与结束语之间的段落。写作正文的策略将在相关部分讨论。 商业信函风格.
友好结尾。 the "sincerely yours" element of the business letter is called the complimentary close. other common ones are "sincerely yours," "cordially," "respectfully," or "respectfully yours." you can design your own, but be careful not to create florid or wordy ones. notice that only the first letter is capitalized, and it is always followed by a comma.
签名区块。 通常，您在结尾祝福后的第四行输入您的名字，并在其中签名。如果您是女性，并想明确您的婚姻状态，可以在您的名字前用括号写上小姐、女士或太太。尽可能在您的名字下方写上您的职称或职位名称。例如，技术写作学生、二年级数据处理专业学生或塔兰特县社区学院学生都是完全可以接受的。
结束符号。 就在签名块下方，通常会有几个缩写或短语，它们具有重要的功能。
- I.N. 之前数字中的所有大写字母是信件的作者的缩写，而冒号后面的所有小写字母则是打字员的缩写。
- 附件。 To make sure that the recipient knows that items accompany the letter in the same envelope, use such indications as Enclosure, Encl., or Enclosures (2). For example, if you send a resume and writing sample with your application letter, you'd do this: Encl.: Resume and Writing Sample. If the enclosure is lost, the recipient will know.
- 副本。 如果你把信的副本寄给其他人，请在结尾的注释中注明这一点。比如，如果你对本地商家处理你的维修问题感到不满，并且把信的副本寄给更好的商业局，你可以这样写："抄送: 更好的商业局。" 如果你打算把副本寄给你的律师，可以写成这样："抄送: 雷蒙德·梅森先生，律师。"
接下来的页面。 If your letter is longer than one page, the heading at the top of subsequent pages can be handled in one of the ways shown below. The information in the following page header is the 收件人姓名, tarikh dan nombor halaman:
以下是跟随页面标题格式的例子。
如果你使用信头文具，记得后续页面不要用它。不过，你必须使用与信头纸相同质量、重量和质地的空白纸（通常，信头文具会配有匹配的空白纸）。
商业信函格式
如果你在写商务信件，请选择以下示例信件中展示的一种常见格式。这些格式包括：整体格式信件、半整体格式信件、替代整体格式信件和简化信件。
- See the 区块字母.
- See the 半块字母.
- See the alternative block letter.
- Sorry, it seems like your text is incomplete. Can you please provide the full text you would like to have translated? 简化信件.
选择使用哪种格式取决于您所在组织中常用的格式或您写作的情况。如果您不知道要写给的个人或部门的名字，请使用简化信件。
商务信息的风格
撰写商业信函和备忘录与撰写报告有一些重要区别。在您撰写及修订商业信函或备忘录时，请牢记以下建议。
直接讲明主要的业务、目的或主题。 让读者从第一句话就知道你信的主题是什么。记住，商务人士在打开信件时，首先关心的是信件的内容、目的，以及为何他们需要花时间阅读。因此，避免拐弯抹角的开头。如果你是在申请工作，可以这样开始："我写信是为了申请你们目前开放的职位...."如果你有坏消息要告诉某人，不需要在第一句话就全部倾泻出来。以下是一个如何避免负面表述的例子："我写信是回应你于XXXX年7月24日的信件，信中提到你与从我们公司购买的电子表格所遇到的问题。"以下是另一个例子。
直接说明信的主要目的或业务。 The problem version just starts flailing from the very beginning. The revised version at least sets the purpose of the letter (and then starts flailing).
如果您是在回复一封信，请在第一段或句子中通过其主题和日期来识别该信件。 忙碌的收信人如果自己写很多信，可能会忘记他们寄给你的信。为了避免问题，请注明你回复的信件的日期和主题：
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亲爱的斯图特先生：
I am writing in response to your September 1, 2024 letter where you describe issues you've faced with one of our chainsaws. I regret that you've gone through this inconvenience and expense and.... |
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Dear Ms. Cohen:
I just got your letter dated August 4, 2024, where you listed names and other sources that I can check for more information on how plastic bottles are made and used in the soft-drink industry.... |
保持大部分商业信件的段落简短。 商业信件的段落通常很简短，有的只有一句话。商业信件的阅读方式和文章、报告或书籍不同。通常，人们会快速阅读它们。大块、厚重、密集的段落超过十行，需要高度集中，可能不会被仔细阅读—或根本不会被阅读。
为了让收件人更快阅读你的信件，理解并记住重要的事实或想法，尽量写三到八行的短段落。在商务信函中，只有一个句子的段落是很常见且完全可以接受的。在本章中，你会看到商务信函中常用的短段落示例。
"将"你的信件内容进行整理。 When you " compartmentalize " the contents of a business letter, you place each different segment of the discussion — each different topic of the letter — in its own paragraph. If you were writing a complaint letter concerning problems with the system unit of your personal computer, you might have these paragraphs:
- 你对它遇到的问题的描述
- 你做过的无效修理工作
- 你认为自己应得的薪酬是多少，为什么？
逐段审视你的信件，思考每个段落的目的、内容或功能。当你找到一个段落同时做了多件事时，可以考虑将其拆成两个段落。如果你发现有两个短的独立段落在做相同的事情，可以考虑将它们合并成一个段落。
提供段落开头的主题指示。 分析一下你在这一章中看到的信件，看看每个段落的内容或目的。在商务信件的任意主体段落的第一句话中，试着找出一个词或短语，指示该段落的主题。如果一个段落讨论了你在个人电脑上的问题，可以在第一句中加上词 "问题" 或短语 "我个人电脑上的问题"。这样可以让收件人清楚了解到每个段落的内容和目的。以下是添加了主题指示词前后的摘录：
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Masalah: 我在伊利诺伊州的德凯特地区做了大约六年的电工。自2022年起，我获得了德凯特市的电气承包商执照，资格可以从事商业和工业工作，以及住宅工作。 修订： 至于 my kerja pengalaman, I have worked as an electrician in the Decatur, Illinois area for about six years. Since 2022, I have been licensed by the city of Decatur as an electrical contractor qualified to undertake commercial and industrial work, as well as residential work.(Italics not in the original.) |
在商业信函中尽可能列出或列条目。 Listing helps to spread out the text of the letter, making it easier to quickly identify the important points. Lists can be managed in various ways, as discussed in the chapter on lists. For examples of lists in business letters, refer to the block-letter format mentioned earlier, the 查询信, 和 order letter.
Strategically let people know important info in business letters. 段落的首尾信息通常更容易被阅读和记住。这些是高可见性点。长段落中埋藏的信息则容易被忽视或遗忘。例如，在求职信中，你必须说服潜在雇主相信你适合这个工作，因此可以将你吸引人的品质信息放在段落的开头或结尾，以增强强调。将那些较少积极或有害的信息放在不那么显眼的地方。如果你有一些难以启齿的事情要说，一个好的（且诚实的）策略是通过将它们放在较少强调的地方来降低其重要性。如果一份工作需要三年的经验，而你只有一年，可以将这条信息埋在求职信正文段落的中间或下半部分。这样，求职信将是诚实和完整的；它只是不会不必要地强调弱点。以下是这些想法的一些例子：
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Masalah: 在七月，我将从堪萨斯大学毕业，获得营养与饮食学的科学学士学位。在过去的四年里，我一直在追求这个学位期间，曾担任阿利森·拉兹洛博士的实验室助理，并积极参与两个相关组织，即学生饮食协会和美国家庭经济学协会。在我的营养生物化学和食品科学实验室中，我撰写了许多技术报告和科学论文。过去一年半，我还在劳伦斯的圣大卫医院担任饮食助理。 （这个工作需要一位技术写作人员；我们先强调这一点，然后再提其他的！） 修订： In my education at the University of Kansas, I have had substantial experience writing technical reports and scientific papers. Most of these reports and papers have been in the field of nutrition and dietetics in which I will be receiving my Bachelor of Science degree this July. During my four years at the University, I have also handled plenty of paperwork as a lab assistant for Dr. Alison Laszlo, as a member of two related organizations, the Student Dietetic Association and the American Home Economics Association, and as a diet aide at St. David's Hospital in Lawrence in the past year and a half. |
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Problem: 截至目前，我还没有独立进行过建筑检查。我在过去两年里一直在罗伯特·帕克伍德先生的监督下工作，他经常让我负责房屋检查和物业巡查。正是帕克伍德先生鼓励我申请这个职位。我也曾在合同基础上对老房子进行一些翻新，并且在工业建筑方面有一些经验，担任过焊工和核电建设现场的文员。 (不要对我们缺乏经验撒谎，但也不要把它写在广告牌上！) 修订： 关于我的工作经验，过去两年我在罗伯特·帕克伍德先生的监督下进行了许多建筑巡查和物业检查。帕克伍德先生鼓励我申请这个职位，常常让我负责许多检查工作。我还在合同基础上进行了老房子的翻新，并作为焊工和核电建设工地的文员，拥有一些工业建筑的经验。 |
寻找积极的方式在您的商务信函中表达坏消息。 常常，商业信函必须传达坏消息：一台坏掉的电脑键盘无法更换，或者某人无法被雇佣。这类坏消息可以以一种得体的方式传达。这样做可以减少与接收坏消息的人结束商业关系的可能性。为了积极地传达坏消息，尽量避免使用诸如 " 不能，" " 禁止，" " 失败，" " 不可能，" " 拒绝，" " 禁止，" " 限制，" 和 " 拒绝 " 这类词汇。下面的示例句子的第一种版本用一种冷漠和不友好的负面方式表达；第二种版本则更加积极、亲切和得体：
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Masalah: 因为你在信中请求的信息量太大，我实在无法在不严重影响我的工作安排的情况下帮助你。 修订： 在你的信中，你请求了很多信息，我很乐意帮你找到。不过，由于我的工作承诺，我只能回答几个问题…… |
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Masalah: 如果你在XXXX年7月1日之前没有完成并返回这个广告合同，你将无法获得今年的广告位。 Capitol Lines. 如果我们在这个截止日期之前没有收到你的回复，我们将把你的广告位出售给其他客户。 修订： 请完成附带的合同，并在 7 月 1 日，XXXX 前将其寄回给我们。过了这个截止日期，我们将开始出售今年未续订的广告位。 Capitol Lines, jadi saya harap kami mendengar daripada anda sebelum itu. |
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Masalah: 虽然我愿意讨论关于这篇文章某些具体方面的变化或者其他需要讨论的领域，我并不准备改变文章的基本主题：Victor 微型计算机系统的可用性。 修订： 我当然愿意听取关于这篇文章具体方面的建议和评论，或者你认为我应该覆盖的其他领域的想法。不过，我想保持文章的基本主题：Victor 微型计算机系统的可用性。 |
专注于收件人的需求、目的或兴趣，而不是你自己的。 Avoid being too self-focused on your own issues instead of those of the person receiving your message. Even if you need to talk quite a bit about yourself in a business letter, ensure it connects your concerns to theirs. This recipient-oriented approach is often referred to as the "you-attitude," which means not just using more "you" but also making the recipient the primary focus of the letter.
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Masalah: I am writing to inform you about a change in our pricing policy that will help our company save time and money. In our operation, it takes a lot of labour time (and costs) to scrape and rinse our used tableware after large events. Additionally, we have faced high costs in replacing linens that got ruined by stains which could have been soaked right after the event to save them. 修订： Saya ingin memaklumkan kepada anda mengenai dasar baru yang akan kami mulakan, berkuat kuasa 1 September 2021, yang akan membolehkan kami memenuhi keperluan pesta besar anda dengan lebih kerap dan tanpa kelewatan. Dalam operasi seperti kami yang membekalkan untuk pesta sehingga 500 orang, masa penyelesaian adalah kritikal; pinggan mangkuk yang tidak dibersihkan dan tidak dibilas menyebabkan kelewatan dalam masa pembersihan dan, lebih penting lagi, perkhidmatan yang kurang kerap dan tidak cepat kepada anda sebagai pelanggan. Selain itu, yuran tambahan untuk kain linen yang tercemar dapat dielakkan dengan merendamnya segera selepas pesta. |
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Masalah: For these reasons, our new policy, effective September 1, XXXX, will be to charge an additional 15% on unrinsed tableware and 75% of the wholesale value of stained linens that have not been soaked. 修订： Therefore, to help us meet your large party needs quickly, we will start charging 15% on all unrinsed tableware and 75% of the wholesale value of stained linens that haven’t been soaked. We hope this policy will encourage your kitchen staff to do the quick and simple rinsing and/or soaking after large parties. This will ensure faster and more frequent service. |
Avoid complicated and formal language that sounds overly legal. 小心那些夸大的、听起来很重要的语言。这种语言一开始可能显得很正式，但其实很可笑。当然，这种措辞在法律文件中似乎是必需的；但为什么要在其他写作场合中使用呢？当你写商务信函时，要把自己想象成一个直话直说、讲常识、脚踏实地的人（但避免使用俚语）。看看以下例子，体验一下官僚语言的痕迹。
| Pompous-language version | Sure, please provide the text you would like me to translate into plain English. |
| Teachers must help students in their process of adapting to electronic conferencing skills. | 教师必须帮助学生适应在线会议。 |
| 学生必须了解这个媒介如何限制和促进他们的交流和产出。 | 学生们必须学习在线会议如何影响他们的沟通。 |
| 教师必须与学生以动态的方式共同构建电子会议的智力、社交和政治空间。 | 教师必须与学生一起营造在线会议的氛围。 |
| 学生们必须明白，在快速的电子传递系统中，作为话语生产者和消费者的角色不断变化的修辞性，与口头对话中说话者和听众之间发生的情况是一样的。 | 学生们必须明白，在线会议中他们作为写作者和读者的角色会像在口头对话中作为说话者和听众的角色一样迅速变化。 |
这是另一个例子—之前和之后：
避开华丽、官方的写作风格。 唔止问题版本嘅语气令人反感，佢几乎系修订版本嘅两倍长！
Give your business letter an "行動結尾" whenever appropriate. An "action-ending" makes it clear what the writer of the letter expects the recipient to do and when. Ineffective conclusions to business letters often end with rather weak, noncommittal statements such as "Hope to hear from you soon" or "Let me know if I can be of any further assistance." Instead, or in addition, specify the action the recipient should take and the timeline for that action. If, for example, you are writing a query letter, politely ask the editor to inform you of his decision if possible within a month. If you are writing an application letter, subtly try to propose a date and time for an interview. Here are some examples:
| 一旦你批准这个计划，我会立刻开始联系销售代表，安排购买和交付笔记本电脑。我可以期待在这一周内听到你的回复吗？ |
| 我大多数日子在下午2点后有空。我们可以安排一个时间来讨论我的背景和这个职位吗？我期待着你的回复。 |
撰写专业电子邮件. Michael Alley, Penn State
Saya hargai pendapat, reaksi, dan kritikan anda mengenai bab ini: Sorry, I don't have any specific text to translate. Could you please provide the text you want to be translated?—大卫·麦克穆里.
