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注意： 在 Google 上搜索 "标准商务信函格式,"，你会看到 *没有* 示例使用由 Microsoft 模板规定的标题和内部地址的多重空行格式。此外，Microsoft 的商务信函模板在称呼处使用逗号作为标点。传统上称呼后用冒号 商业 通信. 商务信函称呼中的非传统逗号： |
商务备忘录
对于组织内部的沟通, 使用备忘录格式. 备忘录的实际内容可以非常像商务信函或简短报告的内容—关键在于备忘录的格式.
备忘录的标准组成部分
备忘录的格式比商务信函的格式简单得多。 下图说明了标准组成部分。
日期： 虽然格式各异, 请把你发送备忘录的日期放在页眉中. 下面的示例显示它在标题中作为第三行; 在某些设计中它是第一行.
收件人:
使用特殊格式, 在本例中, 编号列表 (用于表示有序序列)
商务备忘录示例
备忘录格式的抬头部分在这些要素的放置上有所不同，但它们都是必需的。
主题行： 清楚地指出了主题，并且，在本例中，明确了交流的语境
参照之前的沟通. 如果主题行没有明确说明沟通的背景，请在备忘录的第一段中说明。 例如, "Sarah, I totally agree" 并没有说明备忘录作者具体同意什么。
商务备忘录示例
发件人： 将你自己的名字或你为之撰写备忘录的个人或团体的名字填写在此处. 再次说明, 熟悉程度和正式程度决定你是只写你的名字, 写全名, 还是写全名并附上职称. 按照传统, 作为备忘录的撰写者, 在你打印的姓名之后紧接着手写你的姓名首字母或名字.
主题: 在此栏中，填写一句概括备忘录主题和目的的短语。对于一份关于语法检查软件的调查，主题可以是 "关于语法检查软件调查的结果." 该元素的实际标注会有所不同：有些格式使用 "RE:" 或 "SUBJ.:"。如果你的备忘录是回复性质，请相应地措辞主题行。例如：‘‘Re: 你请求我们对压电器件进行调查.’’
身体. 正文紧接在标题后面开始。 文本采用单倍行距； 段落首行不缩进； 并且段落之间使用双倍行距。 (有关在正文中使用的写作策略和风格，见本章前面的‘‘商务信函写作风格’’。)
签名块. 在正式的备忘录格式中，作者确实会插入与商务信函中相同类型的礼貌性结尾语和署名栏。否则，署名栏在备忘录中并不使用。
备忘录写作风格
至于备忘录的风格，以下是一些 建议:
非正式性. 调整备忘录的语气以适应收件人和具体情境。备忘录中通常可以比较随意，但在对商务客户和高层管理人员—尤其是那些母语不是英语的人使用幽默或讽刺时，应再三斟酌。
简洁. 备忘录通常相当简短—例如, 不到十二行—而段落也很短.
具体的主题行。 为了确保你的备忘录被阅读并产生预期效果，使主题行具体且有吸引力。 如果收件箱里有60到70封邮件在等待，而收件人只能看到主题行，他们更有可能阅读那些看起来重要或有趣的邮件。
<重要信息优先。 当人们收到大量备忘录时,他们往往很快就失去兴趣或耐心. 人们很忙! 把最重要的信息放在备忘录的开头. 使用后续 句子进行阐述.
每份备忘录仅限一个主题, 问题, 疑问, 或请求. 有时，只有你备忘录中的第一项会得到回应. 是的，人们很忙. 如果你有两个请求，把一个请求放在一份备忘录里; 另一个放在随后的备忘录里.
短段落，并在段落之间留出空行。 尽可能地，将你的备忘录分成每段三到四行。 并且当你把信息分成段落时，在段落之间空一行。
突出显示和强调.
标题. 如果你的备忘录是整页或更长, 使用标题来标识子主题. 对于这些标题, 使用略大一点的字体并加粗. (有关标题的详细信息见第3章.)
列表. 如果你有需要强调的要点或是在呈现逐步信息, 请分别使用项目符号列表和编号列表.
自动回复。 如果你在网上阅读备忘录，使用“回复”功能时要小心。它可能会酿成严重后果。因为备忘录通常同时发给多名收件人，当你只打算回复其中一人时，很容易不小心把回复发给所有人。想象一下：在回复项目中的一位合作者时，你质疑了同一项目中另一位合作者的能力。但如果这条回复也被同时发给两位合作者呢？糟了...
商务电子邮件
待添加
商务信函 (平邮)
常用组件
下文涉及商务信函的机械和物理细节。下文讨论的所有组成部分均在下列图示中说明：
商务信函的常见组成部分
标题.
如果你在写作课程中，为什么不设计你自己的精美标志，配上虚构的公司名称和地址（如果你的授课老师允许）？考虑下面这两个例子：
为虚构徽标信笺的一种可能性
另一个 为新创标志文具的可能性
信函内收件人地址.
问候。 称谓直接称呼信件的收件人，并在其后加冒号（除非想要友好、熟悉、随和的语气，此时使用逗号）。
注意： 开始在 Microsoft Word 中新建文档, 你会看到所有求职信模板在称呼后都使用逗号. 在商务信函中使用冒号作为标点有明确的规定 商务写作者手册 (2011).
请注意在 简化的 信件
印刷体格式
主题或参考行. 如图所示 订购信, 主题行代替称呼或与称呼一起出现. 主题行说明信件的主要内容.
信件正文. 实际的信息当然包含在信的正文中，也就是位于称呼和结尾敬辞之间的段落。 有关撰写信件正文的策略在…一节中讨论 商务函件风格.
礼貌性结尾语.
签名档.
结束注释. 就在签名块的正下方通常有几个缩写或短语，具有重要功能。
<- 首字母. 前面的图中全部大写字母的首字母是写信人的，而冒号后紧接的小写字母是打字员的。
- 附件。 为了确保收件人知道随信在同一信封中附有物品，请使用诸如 "Enclosure," "Encl.," "Enclosures (2)." 例如，如果您随申请信附上简历和写作样本，可以这样写： "Encl.: Resume and Writing Sample." 如果附件丢失，收件人就会知道。
- 副本. 如果你把信的副本寄给其他人，也要在结尾注释中说明这一点。 如果，例如，你因一家本地商家处理你维修问题的方式而感到不满，并将信的副本寄给 Better Business Bureau，你会这样写： "cc: Better Business Bureau." 如果你打算把副本寄给你的律师，可以这样写： "cc: Mr. Raymond Mason, Attorney."
以下页面. 如果您的信件超过一页，后续页面顶部的标题可以按下面示例中的任一种方式处理。以下页面页眉中的信息是 收件人姓名, 日期和页码：
以下是随后的页面页眉格式示例。
如果您使用信头信纸，请记住不要将其用于后续页。 但是，您必须使用与信头纸质量、克重和质地相同的空白纸张（通常，信头信纸会配有相配的空白纸）。
商务信函格式
如果您在撰写商务信函，请从下面列出的示例信件中选择一种常用格式。这些包括齐头式信、半齐头式信、替代齐头式信和简化式信。
应使用哪种格式取决于贵组织中常用的格式或你写作时的具体情形。 如果你不知道收件人的个人或部门名称，请使用简化信件。
商务信息的风格
撰写商务信函和备忘录在若干重要方面有别于撰写报告。撰写时，尤其在修改商务信函或备忘录时，请牢记以下建议。
立即说明主要业务、目的或主题事项。 让读者从第一句就知道你的信件是关于什么的。 记住，当商务人士打开一封信时，他们首先关心的是知道信件的内容、目的，以及为什么必须花时间阅读它。 因此，避免拐弯抹角的开头。 如果你是在写求职信，可以这样开头： "我写信是为了申请您目前空缺的职位...." 如果你要告诉某人坏消息，不必在第一句就把所有内容都说出来。 下面是一个避免消极表述的例子： "我写信是回复您 July 24, XXXX 的来信，信中您讨论了从我们公司购买的电子表格所遇到的问题." 以下展示了另一个例子。
立即说明信件的主要目的或事由. 有问题的版本从一开始就手忙脚乱。 修订版至少交代了信的目的 (然后又开始手忙脚乱)。
如果您正在回复一封信，请在第一段或第一句中标明该信件的主题和日期。 忙于撰写大量信件的收件人可能想不起来曾经写给你的信。为避免问题，请注明你所回复的信件的日期和主题:
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尊敬的斯托特先生：
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尊敬的科恩女士：
我刚刚收到了您于2024年8月4日的来信，在信中您列出了 姓名和其他来源，从中我可以获得更多关于 软饮料行业中塑料瓶的制造和使用的信息.... |
使大多数商务信函的段落保持简短. 商务信函的段落往往较短，有些只有一句话长。商务信函的阅读方式不同于文章、报告或书籍。通常，它们会被快速阅读。超过十行的冗长、密集的段落需要高度集中注意力，可能不会被仔细阅读—甚至根本不被阅读。
为使收信人能更快地阅读你的信件并理解和记住重要的事实或观点，应把段落写得相对较短，每段三到八行。 在商务信函中，仅由单句组成的段落很常见且完全可以接受。 在本章中，你将看到商务信函中常用的较短段落的示例。
<"把你信件的内容分门别类". When you "compartmentalize" the contents of a business letter, you place each different segment of the discussion__ENTITY_
- 你在使用它时遇到的问题描述
- 你曾经遇到过的无效修理工作
- 你认为自己应得的薪酬以及原因
研究你信件中每一段的目的、内容或功能。 当你发现某一段同时承担多项功能时，考虑把它分成两段。 如果你发现两段简短且各自独立但起着相同作用的段落，考虑把它们合并为一段。
在段落开头提供主题指示。 分析本章中你看到的一些信件，考虑其各段落的内容或目的。 在商务信函任何正文段落的第一句里，试着找出能表明该段主题的词语或短语。 如果某段讨论的是你在个人电脑方面的问题，请在第一句中加入单词 "problems" 或短语 "problems with my personal computer"。 这样做可以让收信人清楚地了解每段的内容和目的。 下面是在加入主题指示词前后的节选：
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问题: 修订： 至于 我的工作经历(斜体未出现在 原文中。) |
在商务信函中有策略地放置重要信息. 段落的第一行和最后一行的信息往往更容易被阅读和记住。 这些是显眼的位置。 埋在长段落中间的信息很容易被忽视或遗忘。 例如，在必须说服潜在雇主你适合某一职位的求职信中，应将关于你优点的信息放在段落的开头或结尾，以增强强调效果。 将不那么正面或不利的信息放在不那么显眼的位置。 如果你有难以启齿的内容，一个好的（也是诚实的）策略是通过把它们放在不那么突出的部分来弱化强调。 如果某份工作要求三年工作经验，而你只有一年经验，就把这一事实埋在求职信正文段落的中间或下半部分。 这样写出来的求职信既诚实又完整；只是不会不必要地突出弱点。 下面是这些观点的一些示例：
<|
问题: (这个 工作需要一名技术写作者；让我们先强调这一点， 然后再提其余的!) 修订: |
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问题: (别就我们缺乏 经验撒谎，但也别把它挂在广告牌上！) 修订: |
在您的商务信函中以积极的方式表达坏消息。
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问题: 修订： |
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问题： 如果您未填写并寄回此广告 合同，若未在 XXXX 年 7 月 1 日之前寄回，您将无法获得您的 今年的广告位 国会大厦 线条. 如果我们有 未在此截止日期前收到您的回复, 我们将把您所订的 广告位出售给其他客户. 修订: 国会大厦线, 所以我希望在那之前能收到你的回音. |
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问题: 尽管我愿意讨论本文某些具体方面的修改或 关于可额外涵盖领域的想法， 但我并不准备改变文章的基本主题: Victor 微型计算机系统的可用性. 修订: |
关注接收者的需求、目的或兴趣，而不是你自己的。 避免以自我为中心，关注自己的顾虑而不是收件人的顾虑。即使在商务信函中必须大量谈论自己，也要以将你的关切与收件人的关切联系起来的方式来表达。这种以收件人为导向的风格常被称为 "you-attitude," 这并不意味着多使用“you”，而是要使收件人成为信件的主要焦点。
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问题: 修订： |
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问题: 修订: |
避免浮夸、夸张、带有法律腔调的措辞。
| 浮夸的语言版本 | 通俗英文版 |
| 教师必须在学生融入电子会议文化并习得相应素养的过程中提供帮助. | 教师必须帮助学生适应在线会议。 |
| 学生必须学会这种媒介如何既限制又促成他们的话语产出与交流. | 学生必须学习在线会议如何影响他们的沟通。 |
| 教师必须以动态的方式与学生共同构建电子会议这一智力、社会与政治空间。 | 教师必须与学生一起营造线上会议的氛围。 |
| 学生必须认识到，在快速电子传递系统中，作为话语生产者和消费者不断转变的角色在话语交换的互动动态中的修辞性，与口头会话中说话者与听者之间发生的情形是相同的。 | 学生必须理解他们在在线会议中作为写作者和读者的角色会像在口头对话中作为说话者和听者的角色那样迅速转换。 |
这是另一个示例—之前和之后:
避免使用浮夸或摆官架子的写作。 不仅题目版本的语气令人反感，而且它的篇幅几乎是修订版的两倍！
在适当情况下，为您的商务信函添加一个 "action ending". 一个 "action-ending" 清楚地表明写信人期望收信人做什么以及何时去做。 Ineffective conclusions to business letters often end with rather limp, noncommittal statements such as "Hope to hear from you soon" or "Let me know if I can be of any further assistance.". 相反，或者另外，具体说明收信人应采取的行动以及该行动的时间安排。 如果，例如，你在写查询信，请礼貌地请求编辑在可能的情况下于一个月内告知你他的决定。 如果你在写求职信，巧妙地尝试约定面试的日期和时间。 下面是一些示例:
| 我在大多数日子的下午2:00以后有空。我们能安排一个 会面来进一步讨论我的背景和这个职位吗？ 我期待收到您的回复。 |
撰写专业电子邮件. Michael Alley, 宾夕法尼亚州立大学
我会很感激您对本章的想法、反应和批评： 你的回复—大卫 麦克默里.
