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注意： 进行“标准商务信函格式”的谷歌搜索，您会发现*没有*示例使用 Microsoft 模板规定的多重间距格式的标题和内部地址。此外，Microsoft 商务信函模板在称谓后使用逗号进行标点，而传统上应该使用冒号。 商业 信函。 非传统的逗号在商业信件的称呼中： |
商务备忘录
对于组织内部的沟通，使用备忘录格式。备忘录的实际内容可以与商业信函或简短报告非常相似—关键在于备忘录格式。
与正式的商务信件一样，您可能会想知道在互联网时代，打印备忘录是否仍然必要。您的组织可能有严格的政策，规定何时不允许使用电子邮件。主要关注点是保密性；任何电子邮件都可能被任何人看到。因此，工作聘用、加薪请求以及有关员工的投诉都是不适合使用电子邮件的良好例子。
备忘录的标准组成部分
备忘录的格式比商务信件简单得多。下图展示了标准组成部分。
日期： 尽管格式有所不同，但请在标题中注明您发送备忘录的日期。下面的例子将其显示为标题中的第三行；在某些设计中，它是第一行。
收件人： 在这个空格中填写收件人姓名或团队名称。这里的正式程度非常明显。你可以写“伊丽莎白”，“伊丽莎白·班纳特”，或“伊丽莎白·班纳特女士，人事主管”，具体取决于你与收件人的熟悉程度和情况的正式性。
使用特殊格式，这里是一个编号列表（表示有序序列）
商业备忘录示例
备忘录格式的标题部分，虽然这些元素的位置有所不同，但都必不可少。
主题: 清晰地识别主题，在这种情况下，是沟通的背景
参考之前的沟通。 如果主题行没有澄清沟通的上下文，请在备忘录的第一段中说明。例如，“莎拉，我完全同意”并没有说明备忘录撰写者同意什么。
业务备忘录示例
从： 在此位置填写您自己的名字或您为其撰写备忘录的个人或团体的名称。再次强调，熟悉程度和正式程度决定了是填写姓名、全名，还是全名和职务。传统上，作为备忘录的撰写者，在打印的姓名后手写您的首字母或名字。
主题： 在这个位置，填写一个短语，概括备忘录的主题和目的。对于语法检查软件的调查，主题可以是“我们关于语法检查软件的调查结果。”该元素的实际标签因风格而异：一些风格使用“RE:”或“SUBJ.:”。如果您的备忘录是回复，请相应地措辞主题行。例如：“关于您请求的压电设备调查。”
身体。 正文部分紧接在标题之后。文本采用单倍行距；段落的首行不缩进；段落之间使用双倍行距。（有关在正文中使用的写作策略和风格，请参见本章前面的“商业通讯写作风格”。）
签名区。 在正式备忘录的写作风格中，作者实际上插入了与商务信函中看到的相同类型的礼貌结束语和签名区。否则，备忘录中不使用签名区。
备忘录写作风格
关于备忘录的风格，以下是一些建议：
非正式性。 根据收件人和情况调整备忘录的语气。备忘录中通常较为随意，但在与商业客户和高层管理人员—交流时，尤其是他们的母语不是英语时，使用幽默或讽刺要三思而后行。
简洁。 备忘录通常很简短—例如，不超过十二行—段落也很简短。
特定的主题行。 为了确保你的备忘录被阅读并产生预期的影响，请确保主题行具体且引人注目。如果收件箱中有60到70条待处理消息，而他们只能看到主题行，他们更可能阅读看起来重要或有趣的邮件。
重要信息在前。 当人们收到大量备忘录时，他们往往会很快失去兴趣或耐心。人们很忙！把最重要的信息放在备忘录的开头。用后面的句子进行详细说明。
每个备忘录一个主题、问题、请求。 有时候，你的备忘录中只有第一项内容会得到回应。是的，人们很忙。如果你有两个请求，最好把一个请求放在一个备忘录中；另一个请求放在随后的备忘录中。
简短的段落以及段落之间留有空白。 每当可能时，将您的备忘录分成三到四行的段落。当您将消息分成段落时，段落之间留一行空白。
突出和强调。 使用排版效果（粗体、斜体、颜色、不同字体）、表格和图形时要保持一致和适度。您还可以使用表格和图形来增强您的备忘录（见第7章）。
标题。 如果您的备忘录为整页或更长，请使用标题来识别子主题。对于这些标题，请使用稍大的字体并加粗。（有关标题的详细信息，请参见第3章。）
列表。 如果您有需要强调的关键点，或者如果您正在逐步呈现信息，请分别使用项目符号和编号列表。
自动回复。 如果你在线阅读备忘录，请小心使用回复功能。这可能会导致灾难的发生。因为备忘录通常是发给多个收件人的，所以当你只打算回复一个人时，很容易回复给所有人。想象一下，当你回复一个项目的合作伙伴时，质疑了同一项目中另一个合作伙伴的能力。但是，如果这个回复也发给了两个合作伙伴呢？哎呀……
商业电子邮件
待添加
商务信函（平信）
常见组件
以下内容与商业信函的机械和物理细节有关。以下讨论的所有组件均在下面示例中进行了说明：
商务信函的常见组成部分
标题。 抬头包含写信人的地址和信件日期。写信人的名字不需要包含；抬头上只需要日期。请记住，如果您使用了带有华丽抬头和标志的信头纸第一页，后续页面不要使用这种类型的页面。请使用随标志页信头纸附带的后续页面信纸。
如果你在写作课程中，为什么不创建一个自己的华丽标志，配上虚构的公司名称和地址（如果你的老师允许的话）？考虑这两个例子：
一种发明的 logo 文具可能性
另一个设计过的标志文具的可能性
内部地址。 内部地址显示了信件收件人的姓名和地址。这些信息可以帮助防止在收件人的办公室产生混淆。此外，如果收件人搬家，内部地址有助于确定该如何处理信件。在内部地址中，包含收件人的适当尊称；并且准确复制公司名称，保持其写法。当你知道个人的姓名时，记得适当地称呼他们：夫人、女士、先生、博士等等。如果你不确定某个人的称呼是否正确，可以尝试查找该个人签署信件的方式或查阅字典中的称谓部分。
问候。 称呼直接指向信件的收件人，并后面跟着冒号（除非是表达友好、熟悉、社交的语气，在这种情况下使用逗号）。
注意： 在微软Word中开始一个新文档，你会发现所有的求职信模板都用逗号来标点称呼。商务信件中的冒号标点使用是明确规定的。 商务写作伴侣 (2011).
注意到在 简化信件 在这种格式中，称呼行完全被省略。如果你不知道收件人是男性还是女性，传统做法是写“亲爱的先生”或“亲爱的各位”。但这很性别歧视！为了避免这个问题，像“亲爱的女士或先生”、“亲爱的各位”、“亲爱的朋友”或者“亲爱的人们”这样的称呼被尝试过，但没有得到广泛的接受。完全删除称呼行，或者用“致有关人士”代替，通常也不是一个好的解决方案，因为这显得冷漠。
最佳解决方案是快速、匿名地拨打组织的电话并询问一个名字；或者，将称呼写给一个部门、委员会或职位名称："亲爱的人事部，" "亲爱的招聘委员会，" "亲爱的主席，" "亲爱的助学金主任，"例如。
块字母格式
主题或参考行。 如图所示 订单信主题行代替问候语或与之一起包含。主题行宣布信件的主要业务。
信的正文。 信件的实际信息当然包含在信的正文中，即称呼和结束语之间的段落。撰写信件正文的策略在章节中讨论。 商务信函风格.
恭敬的结束语。 商业信函的"致以诚挚的问候"部分称为结束语。其他常见的有"诚挚的问候，" "亲切的，" "尊敬的，"或"尊敬的您。" 您可以自己设计，但要小心不要创造华丽或冗长的表达。注意，只有第一个字母是大写，并且后面总是跟着一个逗号。
签名区。 通常，您在致意结束的下方四行处输入您的姓名，并在中间签名。如果您是女性并希望明确您的婚姻状况，可以在打印的名字前用括号注明小姐、女士或夫人的称谓。尽可能在姓名下方包括您的职称或您所持职位的名称。例如，"技术写作学生，" "大二数据处理专业，" 或 "塔兰特县社区学院学生" 都是完全可以接受的。
结束标记。 签名块下方通常会有几个缩写或短语，它们具有重要的功能。
- 首字母。 前面数字中的所有大写字母缩写是信件写作者的缩写，而冒号后面的小写字母则是录入员的缩写。
- 附件。 为了确保收件人知道信件中包含了同一信封里的物品，可以使用如下指示：附件、附上、附件（2）。例如，如果您在申请信中附上简历和写作样本，您可以这样写：附件：简历和写作样本。如果附件丢失，收件人会知道。
- 副本。 如果您向他人发送信件的副本，请在结尾的注释中说明此事。例如，如果您对当地商家的维修问题处理感到不满，并且要将信件副本发送给商业局，您可以这样写："抄送：商业局." 如果您计划将副本发送给您的律师，请写类似这样的内容："抄送：雷蒙德·梅森律师."
接下来的页面。 如果您的信件超过一页，后续页面顶部的标题可以通过以下显示的方式之一来处理。以下页面标题中的信息是 收件人姓名, 日期和页码：
后续页面标题格式示例。
如果您使用信头信纸，请记住不要将其用于后续页面。 但是，您必须使用与信头纸质、重量和纹理相同的空白纸（通常，信头信纸配有相匹配的空白纸）。
商务信函格式
如果您正在撰写商务信函，请选择下面列出的示例信件中常见的格式之一。这些格式包括块信格式、半块信格式、备用块信格式和简化信格式。
使用哪种格式取决于您所在组织或写作情况中常用的格式。如果您没有要写的个人或部门的名称，请使用简化信函。
商业信息的风格
撰写商务信函和备忘录与撰写报告在某些重要方面有所不同。在撰写特别是修改您的商务信函或备忘录时，请记住以下建议。
立即陈述主要业务、目的或主题。 让读者从第一句话就知道你的信件内容。记住，当商业人士打开一封信时，他们首先关心的是这封信的主题、目的，以及为何要花时间阅读它。因此，避免绕圈子的开头。如果你是写申请工作，开头可以这样写：我写信是为了申请你们目前开放的职位……如果你有坏消息要告诉某人，不必在第一句就全盘托出。以下是避免消极措辞的一个例子：我写信是为了回应你在XXXX年7月24日的信件，其中讨论了你与我们公司购买的电子表格遇到的问题。以下是另一个例子。
立即陈述信件的主要目的或业务。 问题版本从一开始就开始乱打。修订版本至少确立了信的目的（然后开始乱打）。
如果您在回复一封信，请在第一段或句子中通过主题和日期识别该信件。 忙碌的收件人自己写了很多信件，可能不记得他们给你的信。为了避免问题，请注明你所回应的信件的日期和主题：
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亲爱的斯图特先生：
我写信是为了回应您2024年9月1日的信件，您在信中提到您在使用我们的一款链锯时遇到的问题。我对您遭受的这种不便和费用感到遗憾，并.... |
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亲爱的科恩女士：
我刚刚收到您2024年8月4日的信件，您在信中列出了可以获取关于软饮料行业塑料瓶的制造和使用的名字以及其他来源…… |
保持大多数商业信函的段落简短。 商务信件的段落往往很短，有些只有一句话。商务信件的阅读方式与文章、报告或书籍不同。通常，它们会被快速阅读。超过十行的大而厚、密集的段落需要大量集中精力，可能不会被仔细阅读—或根本不会被阅读。
为了让收信人更快速地阅读你的信件，并理解和记住重要的事实或想法，请创建相对较短的段落，长度在三到八行之间。在商务信件中，仅由一个句子构成的段落是常见且完全可以接受的。在本章中，你将看到商务信件中常用的较短段落的示例。
"将"您信件的内容进行分类。 当你"将"商务信件的内容分类时，你会将讨论的每个不同部分—信件的每个不同主题—放在自己的段落中。如果你正在写一封关于个人计算机系统单元问题的投诉信，你可能会有以下段落：
- 您遇到的问题的描述
- 你所经历的无效修理工作
- 你认为自己应得的报酬及其原因
仔细研究你信件的每个段落，了解其目的、内容或功能。当你找到一个段落同时承担多个功能时，可以考虑将其拆分为两个段落。如果你发现两个短的独立段落完成相同的事情，可以考虑将它们合并为一个段落。
在段落开头提供主题指示。 分析本章中看到的一些信件，关注它们各个段落的内容或目的。在商业信函的任何正文段落的第一句中，试着找到一个表示该段主题的词或短语。如果某段讨论了你在个人电脑方面的问题，可以在第一句中加入词语 "问题" 或短语 "我在个人电脑方面的问题"。这样做能让收信人清楚地了解每个段落的内容和目的。以下是加入主题指示器前后的摘录：
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问题： 我在伊利诺伊州德凯特地区当电工已约六年。自2022年起，我获得了德凯特市的电气承包商许可，能够承担商业和工业工作以及住宅工作。 修订： 至于 我的工作经验, 我在伊利诺伊州的德凯特工作了大约六年的电工。自2022年以来，我获得了德凯特市的电气承包商执照，资格可以从事商业、工业以及住宅工作。（斜体不在原文中。） |
在商业信函中尽可能列出或项目化。 列出内容可以将信件的文本展开，使人更容易快速抓住要点。 列表可以通过多种方式处理，如列表章节所述。 有关商业通信中列表的示例，请参见之前的区块字母格式， 询问信，和 订单信.
在商务信函中战略性地放置重要信息。 段落的首尾信息往往更容易被阅读和记忆。这些都是高可见性要点。长段落中埋藏的信息容易被忽视或遗忘。例如，在求职信中，为了让潜在雇主相信你适合这份工作，可以将你吸引人的品质的信息放在段落的开头或结尾，以增强强调效果。将较少积极或消极的信息放在不那么显眼的位置。如果你有一些难以启齿的内容，一个好的（且诚实的）策略是通过将其置于较不显眼的区域来降低强调。如果一份工作要求三年经验，而你只有一年，将这一事实埋在求职信主体段落的中间或下半部分。这样得到的信件将是诚实和完整的；不过它不会不必要地强调弱点。以下是这些想法的一些例子：
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问题： 在七月，我将从堪萨斯大学毕业，获得营养学与饮食学学士学位。在过去的四年中，我追求这个学位期间，曾担任阿利森·拉兹洛博士的实验室助理，并积极参与两个相关组织，学生饮食学协会和美国家庭经济学协会。在我的营养生物化学和食品科学实验室中，我撰写了许多技术报告和科学论文。在过去的一年半里，我还在劳伦斯的圣大卫医院担任饮食助理。 （这个职位需要一位技术写作人员；我们先强调这一点，然后再提及其他！） 修订： 在堪萨斯大学的教育中，我有着大量撰写技术报告和科学论文的经验。大部分这些报告和论文都涉及营养与饮食学，我将于今年七月获得理学学士学位。在大学的四年中，我还作为阿利森·拉斯洛博士的实验室助理、学生饮食协会和美国家庭经济学协会两个相关组织的成员，以及在过去一年半中作为劳伦斯圣大卫医院的饮食辅助员处理了大量文书工作。 |
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问题： 到目前为止，我没有独立进行过建筑检查。过去两年我一直在罗伯特·帕克伍德先生的监督下工作，他常常给予我巡视和物业检查的主要责任。正是帕克伍德先生鼓励我申请这个职位。我还在合同基础上进行过一些老房子的翻新，并在工业建筑中有一些作为焊工和核建筑工地办公室文员的经验。 （我们不要对自己的经验不足撒谎，但也不要把它放在广告牌上！） 修订： 关于我的工作经验，在过去的两年里，我在罗伯特·帕克伍德先生的监督下进行了许多建筑巡查和物业检查。帕克伍德先生鼓励我申请这个职位，并且常常让我负责许多检查工作。我还曾在合同基础上对一些老房子进行翻新，并在工业建筑方面有一些经验，担任焊工和核电建设现场的文员。 |
在您的商业信函中以积极的方式表达坏消息。 通常，商务信函必须传达坏消息：无法更换损坏的电脑键盘，或某人无法被雇佣。这样的坏消息可以以委婉的方式传达。这样可以减少与坏消息接收者的商业关系结束的可能性。为了积极地传达坏消息，尽量避免使用如 " 不能，" " 禁止，" " 失败，" " 不可能，" " 拒绝，" " 禁止，" " 限制，" 和 " 否认 " 这类词汇。下面示例句子的第一版本以冷淡和不友好的消极方式表达；第二版本则更加积极、热情和委婉：
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问题： 由于您信中请求的信息量，我实在无法在不严重打乱我的工作计划的情况下帮助您。 修订： 在你的信中，你要求提供相当多的信息，我希望能帮助你找到这些信息。然而，由于我工作上的承诺，我将只能回答少数几个问题…… |
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问题： 如果您在XXXX年7月1日之前没有完成并返回此广告合同，您将无法获得今年的广告位。 国会大厦线路如果我们在此截止日期之前没有收到您的回复，我们将把您的广告位出售给其他客户。 修订： 请完成附带的合同，并于 XXXX 年 7 月 1 日之前将其返回给我们。超过此截止日期，我们将开始出售今年未续订的广告位。 国会线所以我希望在那之前能听到你的消息。 |
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问题： 虽然我愿意讨论本文具体方面的变化或有关额外覆盖领域的想法，但我不准备改变文章的基本主题：维克多微型计算机系统的可用性。 修订： 我当然欢迎对这篇文章的具体方面提出建议和评论，或者任何你认为我应该涉及的其他领域的想法。不过，我确实想保留文章的基本主题：维克多微型计算机系统的可用性。 |
专注于接受者的需求、目的或兴趣，而不是你自己的。 避免自我中心地关注自己的问题，而不是收件人的问题。即使你在商务信函中必须大量谈论自己，也要以一种将你的关注与收件人的关注联系起来的方式进行。这种以收件人为导向的风格通常被称为“你态度”，这并不是说要多用“你”，而是要使收件人成为信函的主要焦点。
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问题： 我写信是关于我们定价政策的变化，这将为我们的公司节省时间和金钱。对于像我们这样的业务，清洗和冲洗从大型聚会上归还的旧餐具需要消耗大量的劳动力（因此也带来了费用）。此外，我们在更换因污渍而损坏的桌布上也花费了很多费用，这些污渍如果在聚会后及时浸泡是可以挽救的。 修订： 我写信是为了通知您，我们将于2021年9月1日开始实施一项新政策，以便我们能更频繁、及时地满足您的大型聚会需求。在我们这种为最多可容纳500人的聚会提供服务的业务中，周转时间至关重要；未清洗和未冲洗的餐具会导致清理时间延误，并且更重要的是，使我们对您客户的服务变得不够频繁和及时。此外，聚会后立即浸泡可以避免因污渍而产生的额外费用。 |
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问题： 为此，我们的新政策将于XXXX年9月1日起生效，对未冲洗的餐具收取额外15%的费用，以及对未浸泡的污渍床单收取批发价值的75%。 修订： 因此，为了使我们能够及时满足您大派对的需求，我们将对所有未冲洗的餐具收取15%的费用，以及对未浸泡的污渍床单收取批发价值的75%。 我们希望这一政策能鼓励我们的顾客厨房帮手在大型派对结束时进行快速和简单的冲洗和/或浸泡。这样做将确保更快和更频繁的服务。 |
避免使用浮夸、夸大的法律术语。 留意那些浮夸、听起来很重要的语言。这种语言乍一看似乎显得专业；但实际上很可笑。当然，这种措辞在法律文件中显得必不可少；但为什么在其他写作场合也要使用呢？在写商务信函时，把自己想象成一个说话直白、通情达理、脚踏实地的人（但要避免俚语）。请查看以下例子，感受一下官僚语言的严重性。
| 自以为是的语言版本 | 通俗英语版本 |
| 教师必须帮助学生在其电子会议素养的文化适应过程中。 | 老师必须帮助学生适应在线会议。 |
| 学生必须了解这种媒介如何限制和促进他们的 discourse 生产与交流。 | 学生必须了解在线会议如何影响他们的交流。 |
| 教师必须与他们的学生动态地共同构建电子会议所需的知识、社会和政治空间。 | 教师必须与学生一起营造在线会议的氛围。 |
| 学生必须认识到，在快速电子传递系统中，作为话语生产者和消费者的不断变换角色的修辞性，与口头交谈中说话者和听众之间发生的情况是相同的。 | 学生必须理解，他们在在线会议中作为写作者和读者的角色迅速变化，就像他们在口头交流中作为发言者和听众的角色一样。 |
这是另一个例子—之前和之后：
避免华而不实、官僚气息浓厚的写作。 问题版本的语气不仅冒犯，而且几乎是修改版本的两倍长！
在适当的时候，为您的商业信函添加一个 "行动结束语"。 一个"行动结束" 清楚地表明了信件的撰写者期望收信人做什么以及何时做。无效的商业信件结尾通常以相当软弱、不明确的语句结束，例如 "期待您的回音" 或 "如果我可以提供进一步帮助，请告诉我"。相反，或者补充地，明确说明收信人应该采取的行动及该行动的时间安排。例如，如果您正在写一封查询信，请礼貌地请求编辑如果可能的话在一个月内告知他的决定。如果您在写申请信，微妙地尝试设定一个面试的日期和时间。以下是一些例子：
| 一旦您批准这个计划，我将立即开始联系销售代表，安排购买和交付笔记本电脑。我可以期待在一周内收到您的回复吗？ |
| 我大多数天在下午2点后有空。我们可以安排一个会议进一步讨论我的背景和这个职位吗？我期待您的回复。 |
写专业邮件. 迈克尔·阿利，宾夕法尼亚州立大学
我希望您能分享您对这一章的想法、反应和批评： 你的回答—大卫·麦克穆雷.
