Descripción general de Business Messages

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Nota: Haz una búsqueda en Google de "formato estándar de carta comercial", y verás que *ningún* ejemplo utiliza el formato de espaciado múltiple de los encabezados y las direcciones internas dictado por las plantillas de Microsoft. Además, las plantillas de cartas comerciales de Microsoft colocan una coma en el saludo. Es tradicional usar dos puntos para negocio correspondencia. Coma no tradicional en el saludo de una carta comercial: Nota: Usa un : ¡(dos puntos) en su lugar!

Memorandos empresariales

Para las comunicaciones internas de una organización, utilice el formato de memorando. El contenido real de un memorando puede ser muy parecido al de una carta comercial o al de un informe breve—la clave es el formato de memorando.

Al igual que con las cartas comerciales impresas formales, puede que se pregunte si los memorandos impresos son necesarios en la era de Internet. Su organización puede tener políticas estrictas sobre cuándo el correo electrónico no está permitido. La preocupación central es la confidencialidad; cualquier correo electrónico probablemente será visto por cualquier persona. Por esa razón, una oferta de trabajo, una solicitud de aumento y las quejas sobre un empleado son buenos ejemplos de cuándo no usar el correo electrónico.

Componentes estándar de los memorandos

El formato de los memorandos es mucho más sencillo que el de las cartas comerciales. La imagen de abajo ilustra los componentes estándar.

FECHA: Aunque los formatos varían, coloque la fecha en que envía el memorando en el encabezado. El ejemplo que figura a continuación la muestra como la tercera línea del encabezado; en algunos diseños es la primera línea.

PARA: Introduce el nombre del destinatario o el nombre del grupo en este espacio. El nivel de formalidad es muy evidente aquí. Puedes poner "Elizabeth", "Elizabeth Bennet" o "Sra. Elizabeth Bennet, Directora de Personal", dependiendo de tu familiaridad con el destinatario y de la formalidad de la situación.

Uso de formato especial, en este caso una lista numerada (para indicar una secuencia ordenada)

Ejemplo de un memorando empresarial

La sección del encabezado del formato del memorándum varía según la ubicación de estos elementos, pero todos son necesarios.

Línea de asunto: identifica claramente el tema y, en este caso, el contexto de la comunicación

Referencia a la comunicación previa. Si la línea de asunto no aclara el contexto de la comunicación, aclárelo en el primer párrafo del memorando. Por ejemplo, "Sarah, estoy totalmente de acuerdo" no especifica con qué está de acuerdo el autor del memorando.

Ejemplo de un memorándum empresarial

DE: Ponga su propio nombre o el nombre de la persona o del grupo para el que está redactando el memorando en este espacio. Una vez más, la familiaridad y la formalidad determinan si debe poner solo su nombre de pila, su nombre completo, o su nombre completo y su título. Tradicionalmente, como autor del memorando, escriba a mano sus iniciales o su nombre de pila justo después de su nombre impreso.

ASUNTO: En este apartado, coloque una frase que capture el tema y el propósito del memorando. Para una encuesta sobre programas de corrección gramatical, el asunto podría ser «Resultados de nuestra encuesta sobre programas de corrección gramatical». La etiqueta real para este elemento varía: algunos estilos usan «RE:» o «SUBJ.:». Si su memorando es una respuesta, redacte la línea de asunto en consecuencia. Por ejemplo: «Re: su solicitud de una encuesta sobre dispositivos piezoeléctricos.»

Cuerpo. El cuerpo comienza justo después del encabezamiento. El texto tiene espaciado sencillo; las primeras líneas de los párrafos no están sangradas; y se usa doble espacio entre párrafos. (Para las estrategias de redacción y el estilo que debe emplearse en el cuerpo, consulte «Estilo de redacción para la correspondencia comercial» anteriormente en este capítulo.)

Bloque de firma. En los estilos formales de memorandos, los redactores realmente insertan el mismo tipo de fórmula de despedida y bloque de firma que se ve en las cartas comerciales. De lo contrario, el bloque de firma no se utiliza en los memorandos.

Estilo de redacción de memorandos

En cuanto al estilo en los memorandos, aquí hay algunas sugerencias:

Informalidad. Adapte el tono de su memorando según los destinatarios y la situación. La informalidad es común en los memorandos, pero piénselo dos veces antes de usar humor o sarcasmo con clientes empresariales y la alta dirección—especialmente con quienes no tienen el inglés como lengua materna.

Brevedad. Los memorandos suelen ser bastante cortos—por ejemplo, menos de una docena de líneas—y los párrafos también son breves.

Líneas de asunto específicas. Para asegurarte de que tu memorando sea leído y tenga el impacto deseado, haz que la línea de asunto sea específica y convincente. Si los destinatarios tienen entre 60 y 70 mensajes esperando en la bandeja de entrada y lo único que pueden ver son las líneas de asunto, es más probable que lean aquellos que parecen importantes o interesantes.

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Primero, información importante. Cuando las personas reciben muchos memorandos, tienden a perder interés o paciencia rápidamente. ¡La gente está ocupada! Coloque la información más importante al comienzo de su memorando. Utilice las oraciones siguientes para ampliar.

Un tema, un asunto, una pregunta o una solicitud por memorando. a veces, solo el primer elemento de tu memorando recibe una respuesta. sí, la gente está ocupada. si tienes dos solicitudes, pon una solicitud en un memorando; la otra en un memorando posterior.

párrafos cortos y espacio entre párrafos. Siempre que sea posible, divide tus memorandos en párrafos de tres o cuatro líneas. Y cuando dividas tu mensaje en párrafos, deja una línea en blanco entre ellos.

resaltado y énfasis. Utilice efectos tipográficos (negrita, cursiva, color, diferentes tipografías), tablas y gráficos de manera coherente y con moderación. También puede utilizar tablas y gráficos para reforzar sus memorandos (véase el capítulo 7).

títulos. Si su memorando tiene una página completa o más, utilice encabezados para identificar los subtemas. Para estos encabezados, use una fuente ligeramente mayor y en negrita. (Véase el capítulo 3 para detalles sobre los encabezados.)

listas. Si tiene puntos clave que enfatizar o si está presentando información paso a paso, utilice listas con viñetas y listas numeradas, respectivamente.

respuestas automáticas. Si lees memos en línea, ten cuidado al usar la función de responder. Puede ser un desastre a punto de suceder. Debido a que los memos suelen estar dirigidos a múltiples destinatarios, es fácil enviar una respuesta a todos ellos cuando pretendías responder solo a uno. Imagina que, al responder a un socio en un proyecto, cuestionas la competencia de otro socio en ese mismo proyecto. ¿Y si esta respuesta también les llega a ambos? ¡Ups...

correo electrónico empresarial

por añadirse

Cartas comerciales (correo por superficie)

componentes comunes

Lo siguiente trata de los detalles mecánicos y físicos de las cartas comerciales. Todos los componentes que se discuten a continuación están ilustrados en lo que sigue:


Componentes comunes de las cartas comerciales

encabezado. El encabezamiento contiene la dirección del remitente y la fecha de la carta. El nombre del remitente no se incluye; en los encabezados del papel con membrete solo se necesita la fecha. Recuerde que, si utiliza papel con membrete cuya primera página contiene una cabecera adornada y un logotipo, no utilice ese tipo de página en las páginas siguientes. Utilice el papel para las páginas siguientes que viene junto con el papel de la página con logotipo.

Si estás en un curso de redacción, ¿por qué no crear tu propio logotipo llamativo, completo con un nombre de empresa inventado y una dirección (si tu profesor lo permite)? Considera estos dos ejemplos:


Una posibilidad para papelería con un logotipo inventado.


otra posibilidad para papelería con logotipo inventado

dirección del destinatario. La dirección interna muestra el nombre y la dirección del destinatario de la carta. Esta información puede ayudar a evitar confusiones en las oficinas del destinatario. Además, si el destinatario se ha mudado, la dirección interna ayuda a determinar qué hacer con la carta. En la dirección interna, incluya el título de cortesía apropiado del destinatario; y copie el nombre de la empresa exactamente como lo escribe la propia empresa. Cuando tenga los nombres de las personas, recuerde dirigirse a ellas adecuadamente: Sra., Srta., Sr., Dr., y así sucesivamente. Si no está seguro de qué es correcto para una persona, intente averiguar cómo firma esa persona las cartas o consulte la sección de fórmulas de tratamiento en un diccionario.

saludo. El saludo se dirige directamente al destinatario de la carta y va seguido de dos puntos (excepto cuando se pretende un tono amistoso, familiar o sociable, en cuyo caso se utiliza una coma).

nota: Al empezar un nuevo documento en Microsoft Word, verás que todas las plantillas de cartas de presentación puntúan el saludo con una coma. El uso de dos puntos en las cartas comerciales está firmemente establecido en Guía para el escritor de negocios (2011).

nota que en el carta simplificada formato, la línea de salutación se elimina por completo. si no sabe si el destinatario es hombre o mujer, la práctica tradicional ha sido escribir "estimado señor" o "estimados señores"—¡pero eso es sexista! para evitar este problema, se han probado saludos tales como "estimado señor o señora," "estimadas señoras y señores," "queridos amigos," o "estimada gente" se han probado—pero sin mucha aceptación general. eliminar la línea de salutación por completo o insertar "a quien corresponda" en su lugar, por lo general tampoco es una buena solución—es impersonal.

la mejor solución es hacer una llamada telefónica rápida y anónima a la organización y pedir un nombre; o dirigir el saludo al nombre de un departamento, al nombre de un comité o al nombre de un cargo: "estimado departamento de personal," "estimado comité de reclutamiento," "estimado presidente," "estimado director de ayuda financiera," por ejemplo.

formato de carta en bloque

línea de asunto o referencia. como se muestra en el carta de pedido, la línea de asunto reemplaza el saludo o se incluye con él. la línea de asunto anuncia el asunto principal de la carta.

cuerpo de la carta. El mensaje real, por supuesto, está contenido en el cuerpo de la carta, los párrafos entre el saludo y el cierre de cortesía. Las estrategias para redactar el cuerpo de la carta se discuten en la sección sobre estilo de correspondencia empresarial.

fórmula de cortesía. El elemento "atentamente" de la carta comercial se llama el cierre de cortesía. Otras fórmulas comunes son "atentamente," "cordialmente," "respetuosamente," o "respetuosamente suyo." Puede diseñar la suya propia, pero tenga cuidado de no crear fórmulas floridas o verbosas. Fíjese que solo la primera letra se escribe con mayúscula, y siempre va seguida de una coma.

bloque de firma. por lo general, escribes tu nombre cuatro líneas debajo de la fórmula de cortesía, y firmas tu nombre en el espacio intermedio. si eres mujer y quieres dejar claro tu estado civil, utiliza "miss", "ms." o "mrs." entre paréntesis antes de la versión mecanografiada de tu nombre de pila. siempre que sea posible, incluye tu título o el nombre del puesto que ocupas justo debajo de tu nombre. por ejemplo, "estudiante de redacción técnica," "estudiante de segundo año con especialidad en procesamiento de datos," o "estudiante del Tarrant County Community College" son perfectamente aceptables.

notaciones finales. Justo debajo del bloque de firma suelen aparecer varias abreviaturas o frases que tienen funciones importantes.

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• Iniciales. Las iniciales en letras mayúsculas en las figuras anteriores pertenecen al autor de la carta, y las que están en minúsculas justo después de los dos puntos pertenecen al mecanógrafo.
• Anexos. Para asegurarse de que el destinatario sepa que los artículos acompañan la carta en el mismo sobre, use indicaciones tales como "Anexo," "Anex.," "Anexos (2)." Por ejemplo, si envía un currículum y una muestra de redacción con su carta de solicitud, haría esto: "Anexo: Currículum y muestra de redacción." Si el anexo se pierde, el destinatario lo sabrá.
• Copias. Si envía copias de una carta a otras personas, indique este hecho también entre las anotaciones finales. Si, por ejemplo, estuviera molesto por la forma en que un comerciante local manejó sus problemas de reparación y estuviera enviando una copia de su carta al Better Business Bureau, escribiría esto: "copia a: Better Business Bureau." Si planea enviar una copia a su abogado, escriba algo así: "copia a: Sr. Raymond Mason, Abogado."

Páginas siguientes. Si su carta tiene más de una página, el encabezado en la parte superior de las páginas siguientes puede manejarse de una de las formas que se muestran a continuación. La información en el siguiente encabezado de página es la nombre del destinatario, fecha y número de página:

Ejemplos del formato del encabezado para las páginas siguientes.

Si utiliza papelería con membrete, recuerde no usarla en las páginas posteriores. Sin embargo, debe utilizar papel en blanco de la misma calidad, gramaje y textura que el papel con membrete (normalmente, la papelería con membrete incluye papel en blanco a juego).

Formatos de cartas comerciales

Si está redactando una carta comercial, seleccione uno de los formatos comunes que se muestran en las cartas de ejemplo que se enumeran a continuación. Estos incluyen la carta en bloque, la carta en semi-bloque, la carta en bloque alternativa y la carta simplificada.

• Ver el letra de molde.
• Ver el carta semi-bloque.
• Ver el letra de molde alternativa.
• Para el carta simplificada.

Cuál de estos formatos utilizar depende de los que se empleen habitualmente en su organización o de la situación en la que se encuentre escribiendo. Utilice la carta simplificada si no dispone del nombre de la persona o del departamento a quienes dirigirla.

Estilo en los mensajes empresariales

Redactar cartas y memorandos comerciales difiere en ciertos aspectos importantes de la redacción de informes. Tenga en cuenta los siguientes consejos cuando escriba y, especialmente, cuando revise sus cartas o memorandos comerciales.

Indique de inmediato la actividad principal, el propósito o el asunto. Haga saber al lector desde la primera frase de qué trata su carta. Recuerde que cuando las personas de negocios abren una carta, su primera preocupación es saber de qué trata la carta, cuál es su propósito y por qué deben dedicar su tiempo a leerla. Por lo tanto, evite los comienzos indirectos. Si escribe para solicitar un puesto de trabajo, comience con algo como esto: "Le escribo para solicitar el puesto que actualmente tienen vacante...." Si tiene malas noticias para alguien, no necesita revelar todo en la primera frase. Aquí hay un ejemplo de cómo evitar una redacción negativa: "Le escribo en respuesta a su carta del 24 de julio de XXXX en la que expone los problemas que ha tenido con una hoja de cálculo electrónica comprada a nuestra empresa." A continuación se muestra un ejemplo adicional.

Indique de inmediato el propósito principal o el asunto de la carta. La versión problemática simplemente empieza a divagar desde el primer instante. La versión revisada al menos establece el propósito de la carta (y luego comienza a divagar).

Si está respondiendo a una carta, identifique esa carta por su asunto y fecha en el primer párrafo o en la primera oración. Los destinatarios ocupados que escriben muchas cartas pueden no recordar las cartas que le han escrito. Para evitar problemas, identifique la fecha y el asunto de la carta a la que responde:

Estimado Sr. Stout: Le escribo en respuesta a su carta del 1 de septiembre de 2024 en la que describe los problemas que ha tenido con una de nuestras motosierras. Lamento que haya sufrido este inconveniente y este gasto y....

Estimada Sra. Cohen: Acabo de recibir su carta del 4 de agosto de 2024 en la que enumera nombres y otras fuentes de las que puedo obtener información adicional sobre la fabricación y el uso de botellas de plástico en la industria de refrescos....

Mantenga los párrafos de la mayoría de las cartas comerciales cortos. Los párrafos de las cartas comerciales tienden a ser cortos; algunos tienen solo una oración. Las cartas comerciales no se leen de la misma manera que los artículos, los informes o los libros. Por lo general, se leen rápidamente. Los párrafos grandes, gruesos y densos de más de diez líneas, que requieren mucha concentración, pueden no leerse con atención—o leerse en absoluto.

Para permitir que el destinatario lea sus cartas más rápidamente y comprenda y recuerde los hechos o ideas importantes, cree párrafos relativamente cortos de entre tres y ocho líneas. En las cartas comerciales, los párrafos formados por una sola oración son habituales y perfectamente aceptables. A lo largo de este capítulo, verá ejemplos de los párrafos más cortos que suelen utilizarse en las cartas comerciales.

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"Compartimentar" el contenido de su carta. Cuando tú "compartimentas" el contenido de una carta de negocios, colocas cada segmento diferente de la discusión—cada tema diferente de la carta—en su propio párrafo. Si estuvieras escribiendo una carta de queja acerca de problemas con la unidad del sistema de tu ordenador personal, podrías tener estos párrafos:

• Una descripción de los problemas que ha tenido con él.
• Las reparaciones ineficaces que has tenido
• La compensación que crees que mereces y por qué

Estudie cada párrafo de sus cartas para determinar su propósito, contenido o función. Cuando localice un párrafo que cumpla más de una función, considere dividirlo en dos párrafos. Si descubre dos párrafos breves y separados que hacen lo mismo, considere unirlos en uno.

Proporcione indicadores de tema al comienzo de los párrafos. Analice algunas de las cartas que ve en este capítulo en términos del contenido o propósito de sus párrafos individuales. En la primera frase de cualquier párrafo del cuerpo de una carta comercial, intente localizar una palabra o frase que indique el tema de ese párrafo. Si un párrafo trata sobre sus "problemas" con una computadora personal, incorpore la palabra "problemas" o la frase "problemas con mi computadora personal" en la primera frase. Hacer esto da a los destinatarios una idea clara del contenido y propósito de cada párrafo. Aquí hay un extracto antes y después de que se hayan incorporado los indicadores de tema:

Problema: He trabajado como electricista en el área de Decatur, Illinois, durante aproximadamente seis años. Desde 2022, la ciudad de Decatur me ha otorgado la licencia como contratista eléctrico, cualificado para realizar trabajos comerciales e industriales, así como trabajos residenciales. Revisión: En cuanto a mi experiencia laboral, He trabajado como electricista en el área de Decatur, Illinois, durante aproximadamente seis años. Desde 2022 cuento con licencia por parte de la ciudad de Decatur como contratista eléctrico calificado para llevar a cabo trabajos comerciales e industriales, así como residenciales.(Las cursivas no están en el original.)

Enumere o desglose por puntos siempre que sea posible en una carta comercial. El uso de listas distribuye el texto de la carta, lo que facilita captar rápidamente los puntos importantes. Las listas se pueden manejar de varias maneras, como se explica en el capítulo sobre listas. Para ejemplos de listas en la correspondencia comercial, vea el formato de carta en bloque en la sección anterior, el carta de consulta, y carta de pedido.

Coloque la información importante de manera estratégica en las cartas comerciales. La información en las primeras y últimas líneas de los párrafos tiende a leerse y recordarse con mayor facilidad. Estos son puntos de alta visibilidad. La información enterrada en el medio de párrafos largos se pasa por alto o se olvida con facilidad. Por ejemplo, en las cartas de solicitud que deben convencer a los empleadores potenciales de que usted es la persona adecuada para un puesto, coloque la información sobre sus cualidades atractivas al principio o al final de los párrafos para darles mayor énfasis. Coloque la información menos positiva o perjudicial en puntos menos visibles. Si tiene cosas difíciles que decir, una buena (y honesta) estrategia es restarles importancia colocándolas en áreas de menor énfasis. Si un puesto requiere tres años de experiencia y usted solo tiene uno, oculte este hecho en el medio o en la mitad inferior de un párrafo del cuerpo de la carta de solicitud. La carta resultante será honesta y completa; simplemente no enfatizará innecesariamente los puntos débiles. Aquí hay algunos ejemplos de estas ideas:

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Problema: En julio me graduaré de la Universidad de Kansas con una Licenciatura en Ciencias en Nutrición y Dietética. Durante los últimos cuatro años en los que he cursado esta carrera, he trabajado como asistente de laboratorio de la Dra. Alison Laszlo y he participado activamente en dos organizaciones relacionadas: la Asociación Estudiantil de Dietética y la Asociación Estadounidense de Economía Doméstica. En mis laboratorios de bioquímica nutricional y ciencia de los alimentos, he redactado numerosos informes técnicos y artículos científicos. Además, durante el último año y medio he trabajado como auxiliar de dietética en el Hospital St. David's de Lawrence. (El puesto requiere un redactor técnico; pongamos eso primero, y luego mencionemos el resto!) Revisión: En mi formación en la Universidad de Kansas, he adquirido una amplia experiencia redactando informes técnicos y artículos científicos. La mayoría de estos informes y artículos han sido en el campo de la nutrición y la dietética, en el que obtendré mi licenciatura en Ciencias este julio. Durante mis cuatro años en la Universidad, también he gestionado una gran cantidad de papeleo como asistente de laboratorio de la Dra. Alison Laszlo, como miembro de dos organizaciones relacionadas, la Asociación Estudiantil de Dietética y la Asociación Americana de Economía Doméstica, y como auxiliar de dietética en el Hospital St. David's de Lawrence durante el último año y medio.

Problema: Hasta la fecha, no he realizado ninguna inspección de edificios de forma independiente. He trabajado durante los últimos dos años bajo la supervisión del señor Robert Packwood, quien con frecuencia me ha confiado la responsabilidad principal de los recorridos e inspecciones de propiedades. Fue el señor Packwood quien me animó a solicitar este puesto. También he realizado algunas reformas de casas antiguas por contrato y tengo cierta experiencia en la construcción industrial como soldador y como empleado administrativo en un sitio de construcción nuclear. (No mintamos sobre nuestra falta de experiencia, pero tampoco lo pongamos en una valla publicitaria.) Revisión: En cuanto a mi experiencia laboral, he realizado numerosos recorridos por edificios e inspecciones de propiedades bajo la supervisión del Sr. Robert Packwood durante los últimos dos años. El Sr. Packwood, quien me animó a solicitar este puesto, a menudo me ha confiado la responsabilidad principal de muchos trabajos de inspección. También he llevado a cabo algunas rehabilitaciones de viviendas antiguas por contrato y tengo algo de experiencia en construcción industrial como soldador y como administrativo en una obra de construcción nuclear.

Encuentre formas positivas de expresar malas noticias en sus cartas comerciales. A menudo, las cartas comerciales deben transmitir malas noticias: un teclado de ordenador roto no puede ser reemplazado, o no se puede contratar a una persona. Esas malas noticias pueden transmitirse de forma diplomática. Hacerlo reduce las posibilidades de que terminen las relaciones comerciales con el destinatario de las malas noticias. Para transmitir malas noticias de forma positiva, evite palabras como "no puede," "prohibir," "fallar," "imposible," "rechazar," "prohibir," "restringir," y "negar" en la medida de lo posible. Las primeras versiones de los ejemplos de oraciones que siguen están formuladas en un tono negativo, bastante frío y poco amistoso; las segundas versiones son mucho más positivas, cordiales y con tacto:

Problema: Debido a la cantidad de información que solicita en su carta, simplemente no puedo ayudarle sin alterar gravemente mi horario de trabajo. Revisión: En su carta solicita una buena cantidad de información que me gustaría ayudarle a localizar. Sin embargo, debido a mis compromisos de trabajo, solo podré responder a unas pocas de las preguntas....

Problema: Si no completa y devuelve este contrato de publicidad antes del 1 de julio de XXXX, no recibirá su espacio publicitario en la edición de este año. Líneas del Capitolio. Si no hemos recibido noticias suyas antes de esta fecha límite, le venderemos su espacio publicitario a otro cliente. Revisión: Por favor, complete el contrato adjunto y devuélvanoslo antes del 1 de julio de XXXX. Después de esta fecha límite, comenzaremos a vender cualquier espacio publicitario no renovado en la edición de este año Líneas del Capitolio, así que espero que recibamos noticias suyas antes de entonces.

Problema: Aunque estoy dispuesto a discutir cambios en aspectos específicos de este artículo o ideas sobre áreas adicionales a cubrir, no estoy preparado para cambiar el tema básico del artículo: la usabilidad del sistema de microordenador Victor. Revisión: Estoy ciertamente abierto a sugerencias y comentarios sobre aspectos específicos de este artículo, o cualquiera de sus ideas sobre áreas adicionales que piense que debería cubrir. Sin embargo, quiero conservar el tema básico del artículo: la usabilidad del sistema de microordenador Victor.

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Céntrate en las necesidades, objetivos o intereses del destinatario en lugar de los tuyos. Evite centrarse de manera egocéntrica en sus propias preocupaciones en lugar de en las del destinatario. Incluso si debe hablar mucho sobre sí mismo en una carta comercial, hágalo de manera que relacione sus inquietudes con las del destinatario. Este estilo orientado al destinatario suele llamarse "actitud de “usted”,", lo cual no significa usar más “tú” o “usted”, sino convertir al destinatario en el foco principal de la carta.

Problema: Le escribo acerca de un cambio en nuestra política de precios que ahorrará tiempo y dinero a nuestra empresa. En una operación como la nuestra, nos cuesta una gran cantidad de tiempo de mano de obra (y, por tanto, de gasto) raspar y enjuagar la vajilla usada cuando vuelve de grandes fiestas. Además, hemos incurrido en grandes gastos por el reemplazo de la mantelería que se ha arruinado por manchas que podrían haberse eliminado si se hubieran remojado inmediatamente después de la fiesta. Revisión: Le escribo para informarle de una nueva política que vamos a poner en marcha, con vigencia a partir del 1 de septiembre de 2021, que nos permitirá atender sus necesidades para eventos de gran tamaño con mayor frecuencia y sin demora. En una operación como la nuestra, en la que suministramos para fiestas de hasta 500 personas, el tiempo de rotación es crítico; la vajilla que no se raspa ni se enjuaga provoca retrasos en la limpieza y, lo que es más importante, un servicio menos frecuente y menos puntual para usted, el cliente. Además, las tarifas adicionales por mantelería manchada pueden evitarse remojando la mantelería inmediatamente después de la fiesta.

Problema: Por estas razones, nuestra nueva política, que entrará en vigor el 1 de septiembre de XXXX, consistirá en cobrar un 15% adicional sobre la vajilla sin enjuagar y el 75% del valor mayorista de la lencería manchada que no haya sido remojada. Revisión: Por lo tanto, para permitirnos atender sus necesidades para grandes reuniones con prontitud, empezaremos a cobrar un 15% por toda la vajilla sin enjuagar y el 75% del valor al por mayor de la mantelería manchada que no haya sido remojada. Esperamos que esta política anime al personal de cocina de nuestros clientes a efectuar el enjuague y/o remojo rápido y sencillo al final de las grandes fiestas. Hacerlo garantizará un servicio más rápido y más frecuente.

Evita un lenguaje pomposo, exagerado o con tono jurídico. Cuidado con el lenguaje pomposo que suena importante. Este tipo de lenguaje puede parecer empresarial al principio; en realidad es ridículo. Por supuesto, esa fraseología parece ser necesaria en documentos legales; pero ¿por qué usarla en otras situaciones de escritura? Cuando escribas una carta comercial, imagínate como una persona franca, con sentido común y con los pies en la tierra (pero evita la jerga). Consulta los siguientes ejemplos para una buena dosis de lenguaje burocrático.

Versión en lenguaje pomposo	Versión en inglés sencillo
Los profesores deben facilitar a los estudiantes su proceso de enculturación en la competencia para el uso de conferencias electrónicas.	Los profesores deben ayudar a los estudiantes a acostumbrarse a las conferencias en línea.
Los estudiantes deben aprender cómo este medio condiciona y posibilita la producción y el intercambio de sus discursos.	Los estudiantes deben aprender cómo las conferencias en línea afectan sus comunicaciones.
Los docentes deben coconstruir con sus estudiantes, de manera dinámica, el espacio intelectual, social y político que constituye la conferencia electrónica.	Los docentes deben crear el ambiente de la conferencia en línea junto con sus alumnos.
Los estudiantes deben comprender que lo retórico de los roles que cambian constantemente, como productores y consumidores del discurso, en la dinámica interactiva del intercambio discursivo en un sistema electrónico de entrega rápida, es el mismo que se da entre hablantes y oyentes durante la conversación oral.	Los estudiantes deben entender que sus roles como escritores y lectores en conferencias en línea cambian rápidamente, de la misma manera que cambian sus roles como hablantes y oyentes en las conversaciones orales.

Aquí tienes otro ejemplo—antes y después:

Evita un estilo de redacción pomposo y con un tono excesivamente oficial. ¡No solo el tono de la versión del problema es ofensivo, es casi el doble de larga que la versión revisada!

Dé a su carta comercial un "final orientado a la acción" siempre que sea apropiado. Un "action-ending" deja claro lo que el autor de la carta espera que el destinatario haga y cuándo. Las conclusiones ineficaces de las cartas comerciales a menudo terminan con declaraciones bastante débiles y poco comprometedoras, como "Hope to hear from you soon" o "Let me know if I can be of any further assistance." En su lugar, o además, especifique la acción que debe tomar el destinatario y el calendario para dicha acción. Si, por ejemplo, está escribiendo una carta de consulta, pídale al editor cortésmente que le comunique su decisión, si es posible, en el plazo de un mes. Si está escribiendo una carta de solicitud, intente sutilmente concertar una fecha y hora para una entrevista. Aquí tiene algunos ejemplos:

Tan pronto como apruebe este plan, comenzaré a ponerme en contacto con los representantes de ventas de inmediato para gestionar la compra y la entrega de los ordenadores portátiles. ¿Puedo esperar noticias suyas dentro de la semana?

Estoy disponible después de las 14:00 la mayoría de los días. ¿Podríamos concertar una cita para tratar con más detalle mi formación y este puesto? Quedo a la espera de su respuesta.

Redacción de correos electrónicos profesionales. Michael Alley, Universidad Estatal de Pensilvania

Agradecería sus opiniones, reacciones y críticas con respecto a este capítulo: tu respuesta—David McMurrey.