Thư Xin Việc

Vui lòng nhấp vào đây để giúp đỡ. David McMurrey trả tiền cho dịch vụ lưu trữ web:
Hãy ủng hộ bất kỳ số tiền nhỏ nào bạn có thể!
Viết Kỹ Thuật Trực Tuyến sẽ vẫn miễn phí.

Chương này tập trung vào thư xin việc (đôi khi gọi là "thư bảo hiểm"), mà cùng với sơ yếu lý lịch thường được gọi là "gói công việc." Bạn có thể đã viết một hoặc cả hai tài liệu tìm kiếm việc làm này. Không sao cả. Hãy đọc và nghiên cứu phần này, sau đó áp dụng các hướng dẫn ở đây vào các sơ yếu lý lịch và thư xin việc mà bạn đã tạo trong quá khứ.

Trong nhiều đơn xin việc, bạn đính kèm một bức thư xin việc vào bản sơ yếu lý lịch của mình. Thực tế, bức thư đó đi kèm trước bản tóm tắt.

Vai trò của thư xin việc là tạo ra mối liên hệ rõ ràng giữa công việc bạn đang tìm kiếm và các bằng cấp được liệt kê trong sơ yếu lý lịch của bạn. Nói cách khác, thư này so sánh yêu cầu của công việc với các bằng cấp của bạn, nhấn mạnh cách bạn phù hợp cho công việc đó. Thư xin việc không phải là một bản tóm tắt dài dòng của sơ yếu lý lịch—không hề. Nó chọn lọc đề cập đến thông tin trong sơ yếu lý lịch, khi cần thiết.

Hãy chắc chắn kiểm tra ví dụ đi kèm với chương này.

Liên quan đến các vấn đề:

Xem phần về sơ yếu lý lịch cho bạn đồng hành của phần này.
Xem phần về định dạng và phong cách thư thương mại chung.

Đối với các câu hỏi liên quan đến lề đều so với lề phải không đều:

Căn giữa vs. Căn lề phải. fonts.com, n.d.
Văn bản được căn chỉnh đều so với văn bản thụt lề phải. Adams Drafting, 2007.

NotebookLM-generated infographic of this chapter Đồ họa thông tin do NotebookLM tạo ra cho chương này

Các Loại Thư Ứng Tuyển Thông Dụng

Để bắt đầu lập kế hoạch cho bức thư của bạn, hãy quyết định loại thư xin việc nào bạn cần. Quyết định này một phần dựa trên yêu cầu của nhà tuyển dụng và một phần dựa trên nền tảng cũng như nhu cầu việc làm của bạn. Về nhiều mặt, các loại thư xin việc giống như các loại sơ yếu lý lịch. Các loại thư xin việc có thể được định nghĩa dựa trên số lượng và loại thông tin:

Thư mục tiêuMột loại thư rất ngắn gọn: nó xác định vị trí được tìm kiếm, thể hiện sự quan tâm đến việc phỏng vấn và thu hút sự chú ý đến việc hồ sơ được đính kèm. Nó cũng đề cập đến bất kỳ vấn đề đặc biệt nào khác không được bao gồm trong hồ sơ, chẳng hạn như ngày và giờ mà bạn có thể đến phỏng vấn. Thư này không bán hàng và rất ngắn gọn. (Nó thể hiện nghĩa thực sự của thư xin việc.)
Làm nổi bật chữ cái—Một loại đơn xin việc khác, loại mà bạn thực hiện cho hầu hết các khóa học viết kỹ thuật, cố gắng tóm tắt các thông tin chính từ sơ yếu lý lịch, những thông tin chính sẽ nhấn mạnh rằng bạn là ứng viên tốt cho công việc. Nói cách khác, nó chọn lọc những thông tin tốt nhất từ sơ yếu lý lịch và tóm tắt nó trong lá thư — loại thư này được thiết kế đặc biệt để tạo kết nối với công việc cụ thể.

Làm sao bạn biết nên viết cái nào? Đối với hầu hết các khóa học viết kỹ thuật, hãy viết thư nổi bật. Tuy nhiên, trong các tình huống "cuộc sống thực", hãy thử gọi cho nhà tuyển dụng tiềm năng; nghiên cứu quảng cáo công việc để tìm manh mối.

Các phần chung trong thư xin việc

Về nội dung thực tế và tổ chức các đoạn trong thư xin việc (cụ thể là cho việc nổi bật loại đơn xin việc), hãy xem xét các cách tiếp cận phổ biến sau đây.

Đoạn mở đầu. Đoạn đầu tiên của thư xin việc là quan trọng nhất; nó thiết lập mọi thứ—tông, trọng tâm, cũng như phẩm chất quan trọng nhất của bạn. Một vấn đề điển hình trong đoạn giới thiệu liên quan đến việc đi thẳng vào kinh nghiệm làm việc và học vấn. Đó là một ý tưởng tồi! Một ý tưởng tốt hơn là kết hợp một số điều sau đây:

Nêu mục đích của bức thư — để hỏi về cơ hội việc làm.
Chỉ rõ nguồn thông tin của bạn về công việc — quảng cáo trên báo, một liên lạc cá nhân, hoặc nguồn khác.
Nêu một điều thu hút sự chú ý về bản thân bạn liên quan đến công việc hoặc nhà tuyển dụng mà sẽ khiến người đọc muốn tiếp tục.
Nếu có thể, hãy đề cập ở đây hoặc trong đoạn tiếp theo, ai đó có liên quan đến tổ chức mà bạn đang nộp đơn có thể làm người tham khảo.

Và bạn cố gắng làm tất cả những điều như vậy trong một đoạn rất ngắn—không quá 3 đến 4 dòng của một bức thư thương mại tiêu chuẩn.

Đoạn thân bài chính. Trong các phần chính của thư xin việc, bạn trình bày kinh nghiệm làm việc, nghĩa vụ quân sự, giáo dục, đào tạo—bất cứ điều gì tạo sự kết nối giữa bạn và công việc bạn đang tìm kiếm. Hãy nhớ rằng đây là công việc quan trọng nhất bạn cần làm trong bức thư này—để giúp người đọc thấy sự phù hợp giữa trình độ của bạn và yêu cầu của công việc.

Có hai cách phổ biến để trình bày thông tin này:

Cách tiếp cận chức năng—Cái này trình bày giáo dục ở một phần, và kinh nghiệm làm việc ở phần khác. Nếu có kinh nghiệm quân sự, có thể đặt vào một phần khác. Phần nào trong số này chứa "những điều tốt nhất" của bạn nên được đặt lên đầu, sau phần giới thiệu.
Phương pháp chủ đề—Cái này chia kinh nghiệm và giáo dục thành các nhóm như "quản lý, " "kỹ thuật, " "tài chính, " và những cái khác, sau đó thảo luận về công việc và giáo dục của bạn liên quan đến chúng trong các đoạn riêng biệt.

Nếu bạn đọc phần về tổ chức chức năng và chủ đề của hồ sơ xin việc, hầu như mọi thứ được nói ở đó đều áp dụng ở đây. Tất nhiên, bức thư thì không toàn diện hoặc đầy đủ về bối cảnh của bạn—nó chỉ làm nổi bật những khía cạnh của bối cảnh của bạn mà tạo ra mối liên hệ với công việc bạn đang tìm kiếm.

Các phần thông dụng trong thư xin việc. Bạn có thể tổ chức bức thư theo chủ đề hoặc chức năng giống như cách bạn tổ chức sơ yếu lý lịch.

Một phần khác đáng xem xét cho nội dung chính của thư xin việc là phần bạn thảo luận về mục tiêu, ý định của bạn, trọng tâm của sự nghiệp của bạn là gì, hoặc bạn đang làm gì, hoặc muốn làm gì trong công việc. Một đoạn như thế này đặc biệt tốt cho những người vừa bắt đầu sự nghiệp, khi không có nhiều điều để đưa vào thư. Tất nhiên, hãy cẩn thận khi chất đầy một đoạn văn như này với những "lời hứa suông". Ví dụ, "Tôi đang tìm kiếm một sự nghiệp thách thức, xứng đáng với một công ty cao cấp năng động, nơi tôi sẽ có nhiều cơ hội cho sự phát triển nghề nghiệp và cá nhân" — Thôi nào! hãy cho chúng tôi một chút nghỉ ngơi! Cũng như nói, "Tôi muốn được hạnh phúc, được trả lương cao và được ăn ngon."

Đoạn kết. Trong đoạn cuối cùng của thư xin việc, bạn có thể chỉ ra cách mà nhà tuyển dụng tiềm năng có thể liên lạc với bạn và thời gian tốt nhất để phỏng vấn. Đây là nơi để kêu gọi nhà tuyển dụng tiềm năng liên hệ với bạn để sắp xếp một cuộc phỏng vấn.

Chi tiết cụ thể trong thư xin việc

Một trong những cách tốt nhất để làm cho thư xin việc trở nên xuất sắc là làm việc với các chi tiết, ví dụ, và những thông tin cụ thể về các khía cạnh liên quan đến nền tảng giáo dục và kinh nghiệm làm việc của bạn. Đúng, nếu hồ sơ được đính kèm, người đọc có thể thấy tất cả những chi tiết đó ở đó. Tuy nhiên, một bức thư quá chung chung và mơ hồ có thể tạo ra rất ít sự quan tâm đến nỗi người đọc thậm chí có thể không thèm xem hồ sơ.

Trong thư xin việc, bạn cần làm nổi bật những chi tiết chọn lọc để thư của bạn khác biệt, dễ nhớ và củng cố các tuyên bố về kỹ năng và kinh nghiệm của bạn. Hãy xem ví dụ này, mà thiếu cụ thể:

Về kinh nghiệm của tôi làm việc với những người khuyết tật phát triển, tôi đã làm việc và tình nguyện tại nhiều bệnh viện phục hồi chức năng và cơ quan ở Austin và Houston. [nói những cái nào cần bổ sung thêm chi tiết vào bức thư này]. Tôi đã nhận được đào tạo [đâu? chứng chỉ?] trong việc giám sát bệnh nhân và hỗ trợ với vật lý trị liệu và xã hội [những liệu pháp nào cụ thể?]Hiện tại, tôi đang tình nguyện tại Bệnh viện St. David. [làm gì?] để tiếp tục việc học của tôi trong việc hỗ trợ những người có khuyết tật phát triển [các khuyết tật cụ thể nào?].

Bây giờ hãy xem xét bản sửa đổi:

Về kinh nghiệm của tôi khi làm việc với những người có khuyết tật phát triển, tôi đã làm việc và tình nguyện tại Bệnh viện Cypress Creek ở Houston và Khu Vực Thủ Đô Easter Seals/ Trung Tâm Phục Hồi Chức Năng và Bệnh Viện Phục Hồi Sức Khỏe Health South tại Austin. Tôi đã nhận được Chứng chỉ CPR, Sơ cứu và Can thiệp Khủng hoảng từ Bệnh viện Cypress Creek. Hiện tại, tôi đang tình nguyện tại Bệnh viện St. David's hỗ trợ với vật lý trị liệu đến những người có khuyết tật phát triển trong bộ phận thể thao dưới nước.

Thư xin việc đầu sự nghiệp

Trong quá khứ và trong các ví dụ Ở đây, bạn có thể thấy một số thư xin việc khá ấn tượng. Nhưng nếu bạn không có tất cả kinh nghiệm đó — bạn làm thế nào để viết một bức thư xin việc đáng kính?

Liệt kê các dự án liên quan (cả trong học thuật và cộng đồng) mà bạn đã tham gia, ngay cả khi chúng không hoàn toàn liên quan đến nghề nghiệp mà bạn theo đuổi.
Dành nhiều thời gian hơn để mô tả các khóa học và chương trình đại học mà bạn đã tham gia. Còn về các dự án nhóm, dự án nghiên cứu hoặc báo cáo thì sao?
Bao gồm công việc tình nguyện có bất kỳ dấu vết kỹ thuật nào trong đó. (Nếu bạn chưa tham gia công việc tình nguyện, hãy bắt đầu tham gia!)
Liệt kê bất kỳ tổ chức nào bạn đã là thành viên và mô tả bất kỳ hoạt động nào của họ có liên quan đến kỹ thuật. (Nếu bạn chưa thuộc về bất kỳ tổ chức nào liên quan đến kỹ thuật, hãy tham gia đi!)
Cũng giống như bản lý lịch, bạn có thể sử dụng định dạng để phân tán thông tin bạn có nhằm lấp đầy trang lý lịch.

Trong bức thư xin ứng tuyển của sinh viên dưới đây, hãy chú ý rằng người viết mô tả các khóa học và các ứng dụng mà anh ta đã sử dụng. Sự đề cập đến một triển lãm chuyên nghiệp cho thấy sự quan tâm tích cực đến một lĩnh vực kỹ thuật cụ thể. Hơn nữa, việc gặp gỡ một nhân viên của công ty mà anh ta đang tìm việc là một hình thức giới thiệu tên khéo léo. Nói chung, bức thư thể hiện sự nhiệt huyết về việc làm trong lĩnh vực VLSI.

Thư xin việc cho giai đoạn đầu sự nghiệp. Hãy sử dụng các chiến lược được gợi ý ở đây để làm đầy bức thư của bạn bằng thông tin cụ thể tốt.

Đề Xuất AI cho Thư Ứng Tuyển

Danh sách kiểm tra, thường không được đọc, có thể được sử dụng làm nguồn cho các gợi ý AI với một vài chỉnh sửa. Sao chép phần tiếp theo, dán vào một hệ thống AI như Gemini của Google và xem những gì bạn có thể đã bỏ lỡ.

Ghi chú: Tất cả các tham chiếu đến nội dung, định dạng, phong cách của thư xin việc hoặc các thành phần của chúng có thể được tìm thấy trong sách giáo khoa viết kỹ thuật trực tuyến.

AI Gợi ý cho Thư Ứng Tuyển

Xin chào, AI. Tôi yêu cầu bạn đánh giá một bức thư xin việc được viết bởi một sinh viên năm hai đại học ở Mỹ. Dưới đây là tóm tắt các chương sách về thư tín thương mại chung và thư ứng tuyển để sử dụng làm cơ sở cho đánh giá của bạn. (Thông tin nhận dạng đã bị ẩn)

Thư có hiệu quả kết nối trình độ của ứng viên với yêu cầu công việc không?
Có đủ các thông tin chi tiết, ví dụ, và thông tin cụ thể được cung cấp để hỗ trợ các tuyên bố không?
Thư có được tổ chức tốt không, tránh các đoạn văn dài hơn 5-6 dòng?
Nó có bao gồm tất cả các phần tiêu chuẩn của một bức thư thương mại: tiêu đề, địa chỉ bên trong, lời chào (có dấu hai chấm), nội dung, phần kết thúc, khối chữ ký, và chỉ dẫn phần đính kèm không?
Tiêu đề và địa chỉ trong có được định dạng đơn dòng không? (Tôi không biết tại sao Microsoft lại khăng khăng về việc sử dụng khoảng cách 2x hoặc 1.5x cho những phần này của bức thư.)
Có phải các từ viết tắt, chữ viết tắt và thuật ngữ kỹ thuật không quen thuộc được định nghĩa không?
Liệu có một sự cân bằng tốt giữa việc khẳng định năng lực và tránh tự khen ngợi không? Những khẳng định này có được hỗ trợ bởi ví dụ không?
Giọng điệu có giữ được sự lạc quan và chuyên nghiệp mà không quá hung hăng hoặc quá nhút nhát không?
Có đủ khoảng trắng không, và văn bản có dễ đọc không với việc không có các đoạn văn dày đặc?
Thư có lấp đầy trang một cách hợp lý, tránh vẻ ngoài quá ít chữ, đặc biệt là đối với những ứng viên mới bắt đầu sự nghiệp không?
Liệu bức thư có kết thúc với một yêu cầu hành động rõ ràng, như là sắp xếp một cuộc phỏng vấn tiềm năng không?
Thư có miễn phí lỗi ngữ pháp và được viết theo phong cách rõ ràng, súc tích không?
Ứng viên có dấu hai chấm sau lời chào và thêm "Kèm theo" phía dưới khối chữ ký không?
Xem xét các đánh giá trên: