Tổng quan về Tin nhắn Doanh nghiệp

Vui lòng nhấp vào đây để giúp đỡ. David McMurrey thanh toán cho dịch vụ lưu trữ web:
Hãy đóng góp bất kỳ số tiền nhỏ nào bạn có thể!
Viết Kỹ Thuật Trực Tuyến sẽ vẫn miễn phí.

Lưu ý: Thực hiện tìm kiếm trên Google với từ khóa "định dạng thư kinh doanh chuẩn," và bạn sẽ thấy rằng *không* có ví dụ nào sử dụng định dạng nhiều khoảng cách cho tiêu đề và địa chỉ bên trong như quy định bởi các mẫu của Microsoft. Ngoài ra, mẫu thư kinh doanh của Microsoft cho thấy một dấu phẩy ngăn cách phần chào. Một dấu hai chấm là truyền thống cho kinh doanh thư tín. Chấm phẩy phi truyền thống trong lời chào của thư thương mại: Ghi chú: Sử dụng một : (thay vào đó là dấu hai chấm)

Ghi nhớ Doanh nghiệp

Đối với các thông tin nội bộ trong một tổ chức, hãy sử dụng định dạng bản ghi nhớ. Nội dung thực tế của một bản ghi nhớ có thể rất giống với thư thương mại hoặc như một báo cáo ngắn—chìa khóa là định dạng bản ghi nhớ.

Cũng như với các bức thư kinh doanh in chính thức, bạn có thể tự hỏi liệu các bản ghi nhớ in có cần thiết trong thời đại Internet hay không. Tổ chức của bạn có thể có chính sách nghiêm ngặt về khi nào không được phép sử dụng email. Mối quan tâm chính là sự bảo mật; bất kỳ email nào cũng có khả năng bị ai đó xem. Vì lý do đó, một lời mời làm việc, một yêu cầu tăng lương, và các phàn nàn về một nhân viên là những ví dụ tốt về khi không nên sử dụng email.

Các thành phần chuẩn của bản ghi nhớ

Định dạng cho bản ghi nhớ đơn giản hơn nhiều so với thư thương mại. Hình ảnh bên dưới minh họa các thành phần tiêu chuẩn.

NGÀY: Trong khi các định dạng khác nhau, hãy đặt ngày bạn gửi thông báo ở phần đầu. Ví dụ dưới đây cho thấy nó là dòng thứ ba trong tiêu đề; trong một số thiết kế, nó là dòng đầu tiên.

ĐẾN: Đặt tên người nhận hoặc tên nhóm vào chỗ này. Mức độ trang trọng rất rõ ràng ở đây. Bạn có thể ghi "Elizabeth", "Elizabeth Bennet", hoặc "Cô Elizabeth Bennet, Giám đốc Nhân sự", tùy thuộc vào mức độ quen thuộc của bạn với người nhận và tính trang trọng của tình huống.

Sử dụng định dạng đặc biệt, trong trường hợp này, danh sách có đánh số (để chỉ ra một trình tự đã được sắp xếp)

Ví dụ về một bản ghi nhớ kinh doanh

Phần tiêu đề của định dạng memo thay đổi tùy theo vị trí của các yếu tố này, nhưng tất cả đều cần thiết.

Dòng tiêu đề: rõ ràng xác định chủ đề và, trong trường hợp này, bối cảnh của cuộc giao tiếp

Tham chiếu đến các cuộc trao đổi trước. Nếu dòng tiêu đề không làm rõ ngữ cảnh của thông tin liên lạc, hãy làm điều đó trong đoạn đầu tiên của bản ghi nhớ. Ví dụ, "Sarah, tôi hoàn toàn đồng ý" không chỉ rõ điều gì mà người viết ghi nhớ đồng ý.

Ví dụ về một bản ghi nhớ doanh nghiệp

TỪ: Điền tên của bạn hoặc tên của người hoặc nhóm mà bạn đang viết bản ghi nhớ trong vị trí này. Một lần nữa, sự quen thuộc và tính trang trọng quyết định việc bạn chỉ cần ghi tên đệm, tên đầy đủ, hoặc tên đầy đủ kèm theo chức vụ. Truyền thống, với tư cách là người viết bản ghi nhớ, hãy viết tắt hoặc tên đệm của bạn ngay sau tên in của bạn.

CHỦ ĐỀ: Trong phần này, hãy đưa ra một cụm từ thể hiện chủ đề và mục đích của bản ghi nhớ. Đối với một khảo sát về phần mềm kiểm tra ngữ pháp, chủ đề có thể là "Kết quả khảo sát của chúng tôi về phần mềm kiểm tra ngữ pháp." Nhãn thực tế cho phần này có thể khác nhau: Một số phong cách sử dụng "RE:" hoặc "SUBJ.:". Nếu bản ghi nhớ của bạn là một phản hồi, hãy đặt câu chủ đề phù hợp. Ví dụ: "Re: yêu cầu của bạn về khảo sát các thiết bị áp điện."

Cơ thể. Nội dung bắt đầu ngay sau tiêu đề. Văn bản được cách dòng đơn; các dòng đầu tiên của đoạn không được thụt vào; và cách dòng đôi được sử dụng giữa các đoạn. (Để biết các chiến lược viết và phong cách sử dụng trong phần nội dung, xem ‘‘Phong Cách Viết cho Thư Từ Kinh Doanh’’ ở phần trước trong chương này.)

Khối chữ ký. Trong các phong cách ghi nhớ chính thức, người viết thực sự chèn cùng một loại lời chúc tốt đẹp và khối chữ ký mà bạn thấy trong các thư doanh nghiệp. Nếu không, khối chữ ký sẽ không được sử dụng trong các ghi nhớ.

Phong cách viết bản ghi nhớ

Về phong cách trong các bản ghi nhớ, đây là một số gợi ý:

Không trang trọng. Điều chỉnh tông của bản ghi nhớ của bạn phù hợp với người nhận và tình huống. Tính không chính thức thường thấy trong các bản ghi nhớ, nhưng hãy cân nhắc kỹ việc sử dụng sự hài hước hoặc châm biếm với khách hàng doanh nghiệp và quản lý cấp cao—đặc biệt là những người có tiếng mẹ đẻ không phải là tiếng Anh.

Ngắn gọn. Ghi chú thường khá ngắn — ví dụ, dưới một tá dòng — và các đoạn văn cũng ngắn.

Dòng tiêu đề cụ thể. Để đảm bảo bản ghi nhớ của bạn được đọc và có tác động như mong muốn, hãy làm cho tiêu đề cụ thể và hấp dẫn. Nếu người nhận có từ 60 đến 70 tin nhắn đang chờ trong hộp thư và tất cả những gì họ thấy chỉ là tiêu đề, họ sẽ có xu hướng đọc những tin nhắn trông quan trọng hoặc thú vị hơn.

thông tin quan trọng trước tiên. Khi mọi người nhận được nhiều thông báo, họ có xu hướng mất hứng thú hoặc kiên nhẫn nhanh chóng. Mọi người đều bận rộn! Đặt thông tin quan trọng nhất ở đầu thông báo của bạn. Sử dụng các câu tiếp theo để giải thích.

mỗi bản ghi nhớ chỉ có một chủ đề, vấn đề, câu hỏi, yêu cầu. Đôi khi, chỉ có mục đầu tiên trong ghi chú của bạn nhận được phản hồi. Đúng, mọi người đều bận rộn. Nếu bạn có hai yêu cầu, hãy đặt một yêu cầu trong một ghi chú; yêu cầu còn lại trong một ghi chú sau.

các đoạn văn ngắn và khoảng cách giữa các đoạn văn. mỗi khi có thể, hãy chia các ghi chú của bạn thành các đoạn ba hoặc bốn dòng. và khi bạn chia thông điệp của mình thành các đoạn, hãy bỏ một dòng giữa chúng.

nhấn mạnh và chú ý. sử dụng hiệu ứng tiểu biểu (in đậm, in nghiêng, màu sắc, phông chữ khác nhau), bảng biểu và đồ họa một cách nhất quán và có chừng mực. bạn cũng có thể sử dụng bảng biểu và đồ họa để củng cố các ghi chú của mình (xem chương 7).

tiêu đề. nếu bản ghi chú của bạn dài một trang trở lên, hãy sử dụng tiêu đề để xác định các chủ đề con. cho các tiêu đề này, hãy sử dụng phông chữ lớn hơn một chút và in đậm. (xem chương 3 để biết chi tiết về tiêu đề.)

danh sách. nếu bạn có những điểm chính cần nhấn mạnh hoặc nếu bạn đang trình bày thông tin theo từng bước, hãy sử dụng danh sách gạch đầu dòng và danh sách đánh số, tương ứng.

phản hồi tự động. nếu bạn đọc các bản lưu trực tuyến, hãy cẩn thận khi sử dụng chức năng trả lời. nó có thể là một thảm họa đang chờ xảy ra. vì các bản lưu thường được gửi đến nhiều người nhận, nên rất dễ để gửi trả lời cho tất cả họ khi bạn chỉ định trả lời một người. hãy tưởng tượng rằng trong khi trả lời một đối tác về một dự án, bạn đặt câu hỏi về năng lực của một đối tác khác trong cùng dự án đó. nhưng nếu câu trả lời này cũng được gửi đến cả hai đối tác thì sao? ôi không...

thư điện tử kinh doanh

để được thêm vào

thư thương mại (thư bưu điện)

các thành phần thông dụng

Dưới đây là những thông tin liên quan đến chi tiết cơ khí và vật lý của thư thương mại. Tất cả các thành phần được thảo luận dưới đây đều được minh họa trong phần tiếp theo:


các yếu tố chung của thư thương mại

tiêu đề. Tiêu đề bao gồm địa chỉ của người viết và ngày tháng của bức thư. Tên của người viết không được đưa vào; chỉ cần ngày tháng trong tiêu đề trên giấy tiêu đề. Hãy nhớ rằng nếu bạn sử dụng giấy tiêu đề có trang đầu tiên với tiêu đề và logo cầu kỳ, thì không nên sử dụng loại trang đó cho các trang tiếp theo. Sử dụng giấy của các trang tiếp theo đi kèm với giấy có logo.

nếu bạn đang tham gia một khóa học viết, tại sao không tạo cho mình một logo đẹp mắt, kèm theo tên công ty và địa chỉ (nếu giảng viên cho phép)? hãy xem xét hai ví dụ sau:


một khả năng cho bảng tiêu đề logo được sáng tạo


một khả năng khác cho giấy tiêu đề logo sáng tạo

địa chỉ bên trong. Địa chỉ bên trong cho thấy tên và địa chỉ của người nhận thư. Thông tin này có thể giúp ngăn chặn sự nhầm lẫn tại văn phòng của người nhận. Ngoài ra, nếu người nhận đã chuyển đi, địa chỉ bên trong giúp xác định cách xử lý thư. Trong địa chỉ bên trong, hãy bao gồm danh hiệu tôn trọng thích hợp của người nhận; và sao chép tên công ty chính xác như cách công ty đó viết. Khi bạn có tên của các cá nhân, hãy nhớ để xưng hô họ đúng cách: bà, cô, ông, tiến sĩ, v.v. Nếu bạn không chắc chắn điều gì là đúng đối với một cá nhân, hãy cố gắng tìm hiểu cách mà cá nhân đó ký thư hoặc tham khảo phần xưng hô trong từ điển.

lời chào. Lời chào trực tiếp hướng đến người nhận thư và được theo sau bởi dấu hai chấm (trừ khi một tông điệu thân thiện, quen thuộc, xã giao được mong muốn, trong trường hợp đó, một dấu phẩy được sử dụng).

ghi chú: bắt đầu một tài liệu mới trong microsoft word, và bạn sẽ thấy rằng tất cả các mẫu thư xin việc đều chấm câu lời chào bằng dấu phẩy. chấm câu với dấu hai chấm trong thư thương mại được quy định rõ ràng trong bạn đồng hành của nhà viết văn kinh doanh (2011).

lưu ý rằng trong thư đơn giản Trong định dạng này, dòng chào mừng bị loại bỏ hoàn toàn. Nếu bạn không biết liệu người nhận là nam hay nữ, thực hành truyền thống là viết "kính thưa ông" hoặc "kính thưa các ông"—nhưng điều đó thì có phần phân biệt giới tính! Để tránh vấn đề này, các lời chào như "kính thưa ông bà," "kính thưa các quý vị," "kính thưa bạn bè," hoặc "kính thưa mọi người" đã được thử nghiệm—nhưng không nhận được sự chấp nhận rộng rãi. Việc xóa hẳn dòng chào mừng hoặc chèn "kính gửi người quan tâm" thay thế cho nó, cũng không phải là một giải pháp tốt lắm—nó không mang tính cá nhân.

Giải pháp tốt nhất là thực hiện một cuộc gọi nhanh, ẩn danh đến tổ chức và hỏi tên; hoặc, gửi lời chào đến một tên phòng ban, tên ủy ban, hoặc tên vị trí: " kính gửi phòng nhân sự," " kính gửi ủy ban tuyển dụng," " kính gửi chủ tịch," " kính gửi giám đốc tài chính hỗ trợ," chẳng hạn.

Định dạng chữ in hoa

dòng chủ đề hoặc tham khảo. như được trình bày trong thư đặt hàngDòng tiêu đề thay thế lời chào hoặc được bao gồm cùng với nó. Dòng tiêu đề thông báo về nội dung chính của bức thư.

nội dung của bức thư. thông điệp thực sự tất nhiên được chứa trong nội dung của bức thư, các đoạn giữa lời chào và phần kết thúc lịch sự. Các chiến lược để viết nội dung của bức thư được thảo luận trong phần về phong cách thư tín thương mại.

kết thúc lịch sự. phần "trân trọng của bạn" trong một bức thư kinh doanh được gọi là phần kết thúc lịch sự. những phần kết thúc thông dụng khác là "trân trọng của bạn," "thân ái," "kính trọng," hoặc "kính trọng của bạn." bạn có thể thiết kế riêng cho mình, nhưng hãy cẩn thận đừng tạo ra những phần kết thúc hoa mỹ hoặc dài dòng. lưu ý rằng chỉ chữ cái đầu tiên được viết hoa, và nó luôn được theo sau bằng một dấu phẩy.

khối chữ ký. thông thường, bạn gõ tên của mình bốn dòng dưới phần kết thúc và ký tên của bạn ở giữa. nếu bạn là phụ nữ và muốn làm rõ tình trạng hôn nhân, hãy sử dụng cô, bà, hoặc quý bà trong ngoặc trước phiên bản gõ của tên riêng của bạn. bất cứ khi nào có thể, hãy bao gồm chức vụ hoặc tên của vị trí mà bạn đang giữ ngay dưới tên của bạn. ví dụ, sinh viên viết kỹ thuật, sinh viên chuyên ngành xử lý dữ liệu năm hai, hoặc sinh viên cao đẳng cộng đồng quận tarrant hoàn toàn chấp nhận được.

kết thúc ghi chú. Ngay dưới khối chữ ký thường có một số viết tắt hoặc cụm từ có chức năng quan trọng.

• Chữ cái đầu. Các chữ cái viết hoa trong các số liệu trước đó là của người viết thư, và các chữ cái viết thường ngay sau dấu hai chấm là của người đánh máy.
• Tài liệu kèm theo. Để đảm bảo rằng người nhận biết rằng các vật phẩm đi kèm theo bức thư trong cùng một phong bì, hãy sử dụng những chỉ dẫn như "Tài liệu kèm theo, " "Tài liệu kèm, " "Tài liệu kèm theo (2)." Ví dụ, nếu bạn gửi một bản sơ yếu lý lịch và một mẫu viết kèm theo thư xin việc của bạn, bạn sẽ làm điều này: "Tài liệu kèm theo: Sơ yếu lý lịch và Mẫu viết." Nếu tài liệu kèm theo bị mất, người nhận sẽ biết.
• Bản sao. Nếu bạn gửi bản sao của một bức thư đến những người khác, hãy chỉ ra điều này trong phần chú thích cuối cùng. Nếu, chẳng hạn, bạn cảm thấy khó chịu bởi cách mà một thương nhân địa phương xử lý các vấn đề sửa chữa của bạn và đang gửi bản sao bức thư của bạn đến Cục Doanh nghiệp Tốt hơn, bạn sẽ viết như sau: "cc: Cục Doanh nghiệp Tốt hơn." Nếu bạn dự định gửi một bản sao cho luật sư của mình, hãy viết một điều gì đó như sau: "cc: Ông Raymond Mason, Luật sư."

Các trang tiếp theo. Nếu lá thư của bạn dài hơn một trang, phần tiêu đề ở đầu các trang tiếp theo có thể được xử lý theo một trong những cách được trình bày bên dưới. Thông tin trong phần tiêu đề trang tiếp theo là tên người nhận, ngày và số trang:

Ví dụ về định dạng tiêu đề trang tiếp theo.

Nếu bạn sử dụng giấy tiêu đề, hãy nhớ không sử dụng nó cho các trang tiếp theo. Tuy nhiên, bạn phải sử dụng giấy trắng có cùng chất lượng, trọng lượng và kết cấu với giấy tiêu đề (thông thường, giấy tiêu đề đi kèm với giấy trắng tương ứng).

Định dạng Thư Kinh Doanh

Nếu bạn đang viết một bức thư kinh doanh, hãy chọn một trong những định dạng phổ biến như đã được trình bày trong các bức thư mẫu dưới đây. Các định dạng này bao gồm thư khối, thư bán khối, thư khối thay thế và thư đơn giản.

• Xem cái CHỮ IN HOA.
• Xem cái chữ nửa khối.
• Xem cái đó chữ in hoa thay thế.
• Đối với thư giản lược.

Việc sử dụng định dạng nào phụ thuộc vào những định dạng thường được sử dụng trong tổ chức của bạn hoặc tình huống bạn đang viết. Hãy sử dụng bức thư đơn giản nếu bạn thiếu tên của một cá nhân hoặc phòng ban để gửi đến.

Phong cách trong Thông điệp Kinh doanh

Việc viết thư và bản ghi nhớ kinh doanh khác với việc viết báo cáo ở một số điểm quan trọng. Hãy ghi nhớ những lời khuyên sau đây khi bạn viết và đặc biệt là khi bạn sửa đổi thư hoặc bản ghi nhớ kinh doanh của mình.

Nêu rõ lĩnh vực kinh doanh, mục đích hoặc chủ đề ngay lập tức. Hãy cho người đọc biết ngay từ câu đầu tiên về nội dung bức thư của bạn. Hãy nhớ rằng khi những người làm kinh doanh mở một bức thư, mối quan tâm đầu tiên của họ là biết bức thư này nói về điều gì, mục đích của nó là gì, và tại sao họ phải dành thời gian đọc nó. Do đó, hãy tránh bắt đầu vòng vo. Nếu bạn đang viết để xin việc, hãy bắt đầu với một điều như sau: "Tôi viết thư này để xin ứng tuyển vào vị trí mà bạn hiện đang mở...." Nếu bạn có tin xấu cho ai đó, bạn không cần phải tiết lộ tất cả ngay trong câu đầu tiên. Dưới đây là một ví dụ về cách tránh cụm từ tiêu cực: "Tôi viết thư này để phản hồi thư của bạn ngày 24 tháng 7, XXXX, trong đó bạn đề cập đến những vấn đề mà bạn đã gặp phải với một bảng tính điện tử được mua từ công ty chúng tôi." Dưới đây là một ví dụ bổ sung.

Nêu rõ mục đích chính hoặc Công việc của bức thư ngay lập tức. Phiên bản vấn đề ngay từ đầu đã bắt đầu lộn xộn. Phiên bản đã sửa ít nhất xác định được mục đích của bức thư (và sau đó cũng bắt đầu lộn xộn).

Nếu bạn đang phản hồi một bức thư, hãy xác định bức thư đó bằng tiêu đề và ngày tháng trong đoạn văn hoặc câu đầu tiên. Những người nhận bận rộn thường viết nhiều thư cho chính họ có thể không nhớ thư của họ gửi cho bạn. Để tránh rắc rối, hãy chỉ rõ ngày và chủ đề của bức thư mà bạn đang phản hồi:

Kính gửi ông Stout: Tôi viết thư này để phản hồi về bức thư của bạn ngày 1 tháng 9 năm 2024, trong đó bạn mô tả các vấn đề mà bạn đã gặp phải với một trong những cưa xích của chúng tôi. Tôi rất tiếc vì bạn đã gặp phải sự bất tiện và chi phí này và....

Kính gửi cô Cohen: Tôi vừa nhận được thư của bạn ngày 4 tháng 8 năm 2024, trong đó bạn liệt kê tên và các nguồn khác từ đó tôi có thể tìm thêm thông tin về sản xuất và sử dụng chai nhựa trong ngành công nghiệp nước ngọt....

Giữ cho các đoạn trong hầu hết các bức thư kinh doanh ngắn gọn. Các đoạn trong thư thương mại thường ngắn, có đoạn chỉ dài một câu. Thư thương mại không được đọc giống như các bài viết, báo cáo hay sách. Thông thường, chúng được đọc một cách nhanh chóng. Những đoạn văn lớn, dày, dày đặc hơn mười dòng, đòi hỏi nhiều sự tập trung, có thể không được đọc kỹ lưỡng hoặc thậm chí không được đọc chút nào.

Để giúp người nhận đọc những bức thư của bạn nhanh hơn và hiểu cũng như ghi nhớ những thông tin hoặc ý tưởng quan trọng, hãy tạo những đoạn văn ngắn từ ba đến tám dòng. Trong các bức thư thương mại, những đoạn văn chỉ bao gồm một câu là rất phổ biến và hoàn toàn chấp nhận được. Trong suốt chương này, bạn sẽ thấy những ví dụ về các đoạn văn ngắn thường được sử dụng trong các bức thư thương mại.

"Phân loại" nội dung của bức thư của bạn. Khi bạn "phân chia"nội dung của một bức thư thương mại, bạn đặt mỗi phần khác nhau của cuộc thảo luận—mỗi chủ đề khác nhau của bức thư—trong một đoạn văn riêng. Nếu bạn đang viết một bức thư khiếu nại liên quan đến các vấn đề với đơn vị hệ thống của máy tính cá nhân của bạn, bạn có thể có các đoạn văn sau:

• Một mô tả về những vấn đề bạn đã gặp phải với nó.
• Những công việc sửa chữa không hiệu quả mà bạn đã có
• Mức đãi ngộ mà bạn nghĩ bạn xứng đáng nhận và lý do tại sao

Nghiên cứu từng đoạn trong những bức thư của bạn về mục đích, nội dung hoặc chức năng của chúng. Khi bạn xác định được một đoạn có nhiều hơn một chức năng, hãy xem xét việc tách nó thành hai đoạn. Nếu bạn phát hiện ra hai đoạn ngắn riêng biệt thực hiện cùng một chức năng, hãy xem xét việc kết hợp chúng thành một.

Cung cấp chỉ số chủ đề ở đầu các đoạn văn. Phân tích một số bức thư bạn thấy trong chương này theo nội dung hoặc mục đích của các đoạn văn riêng lẻ. Trong câu đầu tiên của bất kỳ đoạn thân bài nào của một bức thư kinh doanh, hãy cố gắng xác định một từ hoặc cụm từ chỉ ra chủ đề của đoạn văn đó. Nếu một đoạn văn thảo luận về vấn đề của bạn với máy tính cá nhân, hãy đưa từ "vấn đề" hoặc cụm từ "vấn đề với máy tính cá nhân của tôi" vào câu đầu tiên. Việc này sẽ giúp người nhận có cái nhìn rõ ràng về nội dung và mục đích của từng đoạn văn. Dưới đây là một đoạn trích trước và sau khi các chỉ báo chủ đề được đưa vào:

Vấn đề: Tôi đã làm việc như một thợ điện tại khu vực Decatur, Illinois, được khoảng sáu năm. Kể từ năm 2022, tôi đã được cấp phép bởi thành phố Decatur với tư cách là một nhà thầu điện đủ điều kiện thực hiện các công việc thương mại và công nghiệp cũng như công việc dân dụng. Sửa đổi: Về việc kinh nghiệm làm việc của tôi, Tôi đã làm việc như một thợ điện ở khu vực Decatur, Illinois, khoảng sáu năm. Kể từ năm 2022, tôi đã được cấp phép bởi thành phố Decatur với tư cách là một nhà thầu điện đủ điều kiện để thực hiện công việc thương mại và công nghiệp cũng như công việc dân dụng.(Nghiêng không có trong bản gốc.)

Trong thư kinh doanh, hãy liệt kê hoặc ghi danh bất cứ khi nào có thể. Liệt kê giúp phân bố văn bản của bức thư, làm cho việc nắm bắt các điểm quan trọng trở nên dễ dàng hơn. Các danh sách có thể được xử lý theo nhiều cách khác nhau, như đã giải thích trong chương về danh sách. Để xem ví dụ về danh sách trong thư từ kinh doanh, xem định dạng chữ in hoa trong phần trước. thư điều tra, và thư đặt hàng.

Đặt thông tin quan trọng một cách chiến lược trong các bức thư thương mại. Thông tin ở các dòng đầu tiên và cuối cùng của đoạn văn thường được đọc và nhớ kỹ hơn. Đây là những điểm có độ hiển thị cao. Thông tin chôn sâu ở giữa các đoạn văn dài dễ bị bỏ qua hoặc quên. Ví dụ, trong các thư xin việc mà bạn phải thuyết phục nhà tuyển dụng tiềm năng rằng bạn phù hợp với công việc, hãy đặt thông tin về những phẩm chất thu hút của bạn ở đầu hoặc cuối đoạn để tạo sự chú ý lớn hơn. Đặt thông tin ít tích cực hoặc có hại ở những điểm kém hiển thị hơn. Nếu bạn có một số điều khó nói, một chiến lược tốt (và trung thực) là giảm bớt sự chú ý bằng cách đặt chúng ở những khu vực ít nổi bật hơn. Nếu một công việc yêu cầu ba năm kinh nghiệm mà bạn chỉ có một năm, hãy chôn dấu thông tin này ở giữa hoặc phần dưới của một đoạn trong thư xin việc. Thư xin việc kết quả sẽ trung thực và đầy đủ; nó chỉ không làm nổi bật những điểm yếu một cách không cần thiết. Dưới đây là một số ví dụ về những ý tưởng này:

Vấn đề: Vào tháng Bảy, tôi sẽ tốt nghiệp từ Đại học Kansas với bằng Cử nhân Khoa học về Dinh dưỡng và Khoa học Ẩm thực. Trong bốn năm qua, khi theo đuổi bằng này, tôi đã làm trợ lý phòng thí nghiệm cho Tiến sĩ Alison Laszlo và đã tích cực tham gia vào hai tổ chức liên quan, Hiệp hội Dinh dưỡng Sinh viên và Hiệp hội Kinh tế Gia đình Hoa Kỳ. Trong các phòng thí nghiệm hóa sinh dinh dưỡng và khoa học thực phẩm, tôi đã viết nhiều báo cáo kỹ thuật và bài báo khoa học. Tôi cũng đã làm trợ lý dinh dưỡng tại Bệnh viện St. David's ở Lawrence trong một năm rưỡi qua. (Công việc cần một nhà viết kỹ thuật; hãy nhấn mạnh điều đó trước, sau đó đề cập đến những điều khác!) Sửa đổi: Trong quá trình học tập tại Đại học Kansas, tôi đã có nhiều kinh nghiệm viết báo cáo kỹ thuật và bài báo khoa học. Hầu hết các báo cáo và bài báo này đều thuộc lĩnh vực dinh dưỡng và chế độ ăn uống, lĩnh vực mà tôi sẽ nhận bằng Cử nhân Khoa học vào tháng Bảy này. Trong bốn năm học tại trường, tôi cũng đã xử lý nhiều loại giấy tờ với tư cách là trợ lý phòng thí nghiệm cho Tiến sĩ Alison Laszlo, là thành viên của hai tổ chức liên quan, Hiệp hội Dinh dưỡng Sinh viên và Hiệp hội Kinh tế Gia đình Hoa Kỳ, cũng như là trợ lý dinh dưỡng tại Bệnh viện St. David ở Lawrence trong khoảng một năm rưỡi qua.

Vấn đề: Đến nay, tôi chưa thực hiện bất kỳ cuộc kiểm tra xây dựng độc lập nào. Tôi đã làm việc trong hai năm qua dưới sự giám sát của ông Robert Packwood, người thường giao cho tôi trách nhiệm chính trong việc kiểm tra và đánh giá tài sản. Chính ông Packwood là người khuyến khích tôi nộp đơn cho vị trí này. Tôi cũng đã thực hiện một số công việc cải tạo nhà cũ theo hợp đồng và có một số kinh nghiệm trong xây dựng công nghiệp với tư cách là thợ hàn và là nhân viên văn phòng tại một công trường xây dựng hạt nhân. (Nhưng hãy thành thật về việc chúng ta thiếu kinh nghiệm, nhưng cũng đừng để nó thành biển quảng cáo!) Sửa đổi: Về kinh nghiệm làm việc của tôi, tôi đã thực hiện nhiều cuộc kiểm tra và khảo sát bất động sản dưới sự giám sát của ông Robert Packwood trong hai năm qua. Ông Packwood, người đã khuyến khích tôi nộp đơn cho vị trí này, thường giao cho tôi trách nhiệm chính cho nhiều công việc kiểm tra. Tôi cũng đã thực hiện một số công việc tân trang nhà cũ theo hợp đồng và có một ít kinh nghiệm trong xây dựng công nghiệp với vai trò là thợ hàn và nhân viên ở một công trường xây dựng hạt nhân.

Tìm cách tích cực để diễn đạt tin xấu trong các bức thư kinh doanh của bạn. Thường thì, các bức thư kinh doanh phải truyền đạt tin xấu: một bàn phím máy tính hỏng không thể được thay thế, hoặc một cá nhân không thể được tuyển dụng. Tin xấu như vậy có thể được truyền đạt một cách khéo léo. Làm như vậy giúp giảm khả năng kết thúc mối quan hệ kinh doanh với người nhận tin xấu. Để truyền đạt tin xấu một cách tích cực, hãy tránh những từ như "không thể," "cấm," "thất bại," "không thể làm," "từ chối," "cấm đoán," "hạn chế," và "từ chối" càng nhiều càng tốt. Những phiên bản đầu tiên của các câu ví dụ bên dưới được diễn đạt bằng một cách khá lạnh lùng và không thân thiện; những phiên bản thứ hai tích cực hơn nhiều, thân thiện và khéo léo hơn:

Vấn đề: Vì lượng thông tin bạn yêu cầu trong thư của bạn, tôi không thể giúp bạn mà không làm xáo trộn nghiêm trọng lịch làm việc của mình. Sửa đổi: Trong bức thư của bạn, bạn yêu cầu một lượng thông tin khá lớn mà tôi muốn giúp bạn tìm kiếm. Tuy nhiên, vì các cam kết công việc của tôi, tôi chỉ có thể trả lời một vài câu hỏi....

Vấn đề: Nếu bạn không hoàn thành và trả lại hợp đồng quảng cáo này trước ngày 1 tháng 7, XXXX, bạn sẽ không nhận được không gian quảng cáo của bạn trong năm nay. Dòng Capitol. Nếu chúng tôi không nhận được phản hồi từ bạn trước thời hạn này, chúng tôi sẽ bán không gian quảng cáo của bạn cho khách hàng khác. Sửa đổi: Vui lòng hoàn thành hợp đồng kèm theo và gửi lại cho chúng tôi trước ngày 1 tháng 7 năm XXXX. Sau thời hạn này, chúng tôi sẽ bắt đầu bán bất kỳ không gian quảng cáo nào chưa được gia hạn trong năm nay. Dòng Capitol, nên tôi hy vọng sẽ nhận được tin từ bạn trước thời điểm đó.

Vấn đề: Trong khi tôi sẵn sàng thảo luận về những thay đổi trong các khía cạnh cụ thể của bài viết này hoặc những ý tưởng về những lĩnh vực bổ sung cần đề cập, tôi không sẵn lòng thay đổi chủ đề cơ bản của bài viết: khả năng sử dụng của hệ thống vi tính Victor. Sửa đổi: Tôi chắc chắn mở lòng với những gợi ý và nhận xét về các khía cạnh cụ thể của bài viết này, hoặc bất kỳ suy nghĩ nào của bạn về những lĩnh vực bổ sung mà bạn nghĩ tôi nên đề cập. Tuy nhiên, tôi muốn giữ nguyên chủ đề cơ bản của bài viết: tính khả dụng của hệ thống microcomputer Victor.

Tập trung vào nhu cầu, mục đích hoặc sở thích của người nhận thay vì của chính bạn. Tránh tập trung vào những mối quan tâm của chính bạn thay vì của người nhận. Ngay cả khi bạn phải nói về bản thân mình trong một bức thư kinh doanh rất nhiều, hãy làm điều đó theo cách liên quan đến mối quan tâm của người nhận. Phong cách hướng đến người nhận này thường được gọi là thái độ "bạn__, " điều này không có nghĩa là sử dụng nhiều từ bạn mà là làm cho người nhận trở thành trung tâm của bức thư.

Vấn đề: Tôi viết cho bạn về một sự thay đổi trong chính sách giá cả của chúng tôi sẽ giúp công ty tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Trong một hoạt động như của chúng tôi, việc làm sạch và rửa chén đĩa đã qua sử dụng khi chúng trở về từ các bữa tiệc lớn tốn của chúng tôi rất nhiều thời gian lao động (và do đó là chi phí). Ngoài ra, chúng tôi đã phải chi nhiều tiền vào việc thay thế khăn trải bàn bị hư hại bởi các vết bẩn mà lẽ ra có thể được ngâm ngay sau bữa tiệc để cứu vãn. Sửa đổi: Tôi viết thư này để thông báo cho bạn về một chính sách mới mà chúng tôi sẽ bắt đầu, có hiệu lực từ ngày 1 tháng 9 năm 2021, sẽ cho phép chúng tôi phục vụ nhu cầu của các bữa tiệc lớn của bạn thường xuyên hơn và không bị chậm trễ. Trong một hoạt động như của chúng tôi, nơi cung cấp cho các bữa tiệc lên tới 500 người, thời gian xử lý là rất quan trọng; bộ đồ dùng chưa được rửa sạch và chưa được xả nước sẽ gây ra sự chậm trễ trong thời gian dọn dẹp và, quan trọng hơn, làm giảm tần suất và độ nhanh chóng phục vụ đến bạn, khách hàng. Ngoài ra, phí bổ sung cho ga trải giường bị ố có thể được tránh bằng cách ngâm ngay lập tức sau bữa tiệc.

Vấn đề: Vì những lý do này, chính sách mới của chúng tôi, có hiệu lực từ ngày 1 tháng 9, XXXX, sẽ là tính thêm 15% đối với đồ dùng bàn chưa rửa và 75% giá trị buôn của vải trải bàn bị ố mà chưa được ngâm. Sửa đổi: Do đó, để chúng tôi có thể cung cấp kịp thời nhu cầu của quý vị cho bữa tiệc lớn, chúng tôi sẽ bắt đầu tính phí 15% trên tất cả đồ dùng bàn chưa rửa và 75% giá trị bán buôn của khăn trải bàn bị chấy chưa được ngâm. Chính sách này chúng tôi hy vọng sẽ khuyến khích nhân viên bếp của khách hàng thực hiện việc rửa nhanh chóng và đơn giản và/hoặc ngâm vào cuối các bữa tiệc lớn. Làm như vậy sẽ đảm bảo phục vụ nhanh hơn và thường xuyên hơn.

Tránh sử dụng ngôn ngữ kiêu căng, phức tạp và giống như trong pháp lý. Coi chừng ngôn ngữ khoa trương, nghe có vẻ quan trọng. Loại ngôn ngữ này có thể trông có vẻ chuyên nghiệp lúc đầu; nhưng thực tế thì thật nực cười. Tất nhiên, cách diễn đạt như vậy có vẻ là cần thiết trong các tài liệu pháp lý; nhưng tại sao phải sử dụng nó trong các tình huống viết khác? Khi bạn viết một bức thư thương mại, hãy hình dung mình là một người nói thẳng, có lý trí, gần gũi (nhưng tránh tục ngữ). Hãy xem các ví dụ sau để có một liều thuốc nghiêm túc về ngôn ngữ quan liêu.

Phiên bản ngôn ngữ kiêu ngạo	Phiên bản tiếng Anh đơn giản
Giáo viên phải hỗ trợ học sinh trong quá trình tiếp thu văn hóa về khả năng sử dụng hội nghị điện tử.	Giáo viên phải giúp học sinh làm quen với các cuộc hội thảo trực tuyến.
Học sinh phải học cách mà phương tiện này giới hạn và tạo điều kiện cho việc sản xuất và trao đổi diễn ngôn của họ.	Sinh viên phải học cách hội nghị trực tuyến ảnh hưởng đến giao tiếp của họ.
Giáo viên phải cùng nhau xây dựng không gian trí tuệ, xã hội và chính trị của hội nghị điện tử với học sinh của họ một cách năng động.	Giáo viên phải xây dựng bầu không khí của hội nghị trực tuyến với học sinh của họ.
Sinh viên phải nhận thấy rằng tính khẩu ngữ của việc thường xuyên thay đổi vai trò như những người sản xuất và tiêu thụ diễn ngôn trong động lực tương tác của sự trao đổi diễn ngôn trong một hệ thống giao hàng điện tử nhanh chóng là giống như điều xảy ra giữa những người nói và người nghe trong cuộc trò chuyện miệng.	Sinh viên phải hiểu rằng vai trò của họ với tư cách là người viết và người đọc trong các hội nghị trực tuyến thay đổi nhanh chóng giống như vai trò của họ với tư cách là người nói và người nghe trong các cuộc trò chuyện bằng miệng.

Đây là một ví dụ khác—trước và sau:

Tránh viết theo kiểu phô trương, chính thức. Không chỉ âm điệu của phiên bản vấn đề gây khó chịu, nó gần như dài gấp đôi phiên bản đã chỉnh sửa!

Hãy kết thúc bức thư thương mại của bạn bằng một "hành động" khi có thể. Một "hành động-kết thúc" làm rõ những gì người viết thư mong đợi người nhận thực hiện và khi nào. Những kết luận không hiệu quả trong các thư doanh nghiệp thường kết thúc bằng những câu nói mờ nhạt, không quyết đoán như "Hy vọng được nghe tin từ bạn sớm" hoặc "Cho tôi biết nếu tôi có thể giúp gì thêm." Thay vào đó, hoặc thêm vào đó, hãy chỉ rõ hành động mà người nhận nên thực hiện và thời gian cho hành động đó. Nếu, ví dụ, bạn đang viết một lá thư hỏi, hãy lịch sự yêu cầu biên tập viên cho bạn biết quyết định của ông ấy nếu có thể trong vòng một tháng. Nếu bạn đang viết một lá thư xin việc, hãy khéo léo cố gắng thiết lập một ngày và giờ cho buổi phỏng vấn. Dưới đây là một số ví dụ:

Ngay khi bạn phê duyệt kế hoạch này, tôi sẽ bắt đầu liên hệ với các đại diện bán hàng ngay lập tức để sắp xếp mua và giao hàng cho những chiếc máy tính xách tay. Tôi có thể mong nhận được phản hồi từ bạn trong vòng một tuần không?

Tôi rảnh sau 2:00 chiều vào hầu hết các ngày. Chúng ta có thể sắp xếp một cuộc hẹn để thảo luận thêm về nền tảng của tôi và vị trí này không? Tôi mong nhận được phản hồi từ bạn.

Viết Email Chuyên Nghiệp. Michael Alley, Đại học Penn State

Tôi rất trân trọng những suy nghĩ, phản ứng, và nhận xét của bạn về chương này: phản hồi của bạn—David McMurrey.