Le plus grand obstacle que vous pourriez rencontrer en rédigeant une description est de garder à l'esprit ce que le terme signifie dans ce contexte. Nous utilisons tous le mot description largement pour désigner pratiquement toute discussion ou explication. Mais dans ce contexte, cela signifie la discussion détaillée des aspects physiques d'une chose. Cela signifie discuter de choses comme la couleur, la forme, la taille, le poids, la hauteur, la largeur, l'épaisseur, la texture, la densité, le contenu, les matériaux de construction, etc.
Par exemple, cette phrase n'est pas vraiment une description dans notre sens du terme :
Une disquette est un dispositif utilisé pour stocker des données électroniques.
Il explique la fonction ou l'objectif mais fournit peu ou pas de détails physiques. Cependant, cette phrase est très clairement une description :
La disquette informatique commune des années 1980 mesurait 3,5 pouces par 3,5 pouces et était d'environ 1/8 pouce d'épaisseur.
Infographie générée par NotebookLM de ce chapitre
Contextes pour la Description
Comme mentionné précédemment, les descriptions sont un élément commun dans l'écriture technique—mais pas tout à fait de la même manière que les instructions. Les descriptions apparaissent plus souvent sous la forme d'une phrase ou deux ici, d'un paragraphe là, ou d'une section entière ailleurs. Certains types d'écriture technique contiennent des descriptions :
- Rapports d'accidents nécessitant beaucoup de description.
- Les spécifications du produit—documents qui décrivent la conception et les caractéristiques d'un produit nouveau ou modifié—ont beaucoup de descriptions.
- Les instructions nécessitent souvent une description pour permettre aux lecteurs de visualiser ce qu'ils font et avec quoi ils travaillent.
Contenu et organisation des descriptions
Ce qui suit est un aperçu des sections que vous trouverez fréquemment dans les descriptions. En lisant, consultez les descriptions exemples.
Introduction. Planifiez soigneusement l'introduction de votre description. Assurez-vous qu'elle fait toutes les choses suivantes (mais pas nécessairement dans cet ordre) qui s'appliquent à votre description particulière :
- Indiquez l'objet spécifique qui va être décrit.
- Indiquez ce dont le public a besoin en termes de connaissances et de contexte pour comprendre la description.
- Fournissez une description générale de l'objet.
- Inclure un aperçu du contenu de la description.
Contexte. Si la chose que vous décrivez n'est probablement pas familière à la plupart de vos lecteurs, envisagez d'ajouter un peu de contexte avant de plonger dans la description proprement dite. Si vous êtes sur le point de décrire un densitomètre SGO/3 à des non-spécialistes, il vaut mieux d'abord discuter de ce qu'est cet appareil, ce qu'il fait et dans quelle partie du monde il est utilisé.
Discussion des parties ou des caractéristiques. La partie principale de votre description est la discussion de chaque partie ou caractéristique. Vous devez diviser ce que vous décrivez en parties, ou en caractéristiques, ou en les deux. Pièces sont faciles : par exemple, un crayon en bois a de la mine, un fût en bois, une gomme, et un clip en métal. Caractéristiques sont des aspects descriptibles d'une chose mais ne sont pas des parties : par exemple, le crayon a un certain poids, une certaine longueur, une certaine largeur, et ainsi de suite. Si vous étiez un jeune magnat de l'immobilier et deviez décrire un terrain vacant pour les fichiers de l'entreprise, vous le décririez probablement par ses caractéristiques : son emplacement, sa superficie, son terrain, sa végétation, son accès aux services publics, et ainsi de suite. (Consultez la description du grattoir en pierre primitive dans les exemples ; une partie est organisée par caractéristiques, et une partie par parties !)
Une fois que vous avez divisé la chose que vous décrivez en parties, caractéristiques, ou les deux, votre prochaine tâche est de décrire chacune d'elles. Pour les objets mécaniques, il est efficace de commencer par définir la pièce, en expliquant sa fonction. Ensuite, vous décrivez la pièce de manière générale à spécifique, en utilisant toutes les sources de description qui sont appropriées.
Notez qu dans la description, vous pouvez mélanger d'autres types d'écriture. Vous vous retrouverez à expliquer des fonctions, définir des termes, discuter un peu du processus pendant que vous décrivez. Ce n'est pas un problème tant que l'accent principal et la majorité du contenu sont vraiment descriptifs.
Discussion de l'opération ou du processus associé. À un moment donné dans une description, souvent à la fin, il est utile de résumer l'opération ou le processus associé à l'objet que vous décrivez. Par exemple, si vous venez de décrire un crayon mécanique, vous pourriez brièvement expliquer comment il s'utilise. Si vous venez de décrire un flocon de neige, vous pourriez évoquer le processus par lequel il s'est formé.
Sources de description
Lorsque vous rédigez une description, vous devez réfléchir aux types de détails descriptifs que vous pouvez fournir. Parfois, les descriptions sont plutôt faibles à cet égard. Utilisez la liste suivante pour planifier votre description ou pour réviser une description que vous avez écrite. Pensez aux catégories de détails descriptifs que vous pourriez fournir, ou utilisez la liste suivante pour identifier des catégories que vous n'avez pas utilisées :
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couleur hauteur largeur forme poids matériaux texture emplacement méthodes d'attachement odeur |
profondeur montant motif, design ingrédients âge sous-parties longueur finir température teneur en humidité |
Vue schématique des descriptions. N'oubliez pas que ceci est juste un modèle typique ou commun pour le contenu et l'organisation—de nombreux autres sont possibles.
Questions diverses
Dans les descriptions, vous vous retrouverez probablement à vous demander comment gérer les chiffres, les abréviations et les symboles :
Nombres. N'oubliez pas que l'écriture technique enfreint certaines des règles que vous avez tant travaillé pour apprendre dans vos cours d'écriture passés. Dans le contexte de l'écriture technique, nous sommes souvent très préoccupés par les chiffres et souhaitons qu'ils se démarquent. Cela signifie que vous devriez utiliser des chiffres dans le texte courant lorsque le nombre indique un montant exact, mesuré ou mesurable ou lorsqu'il représente une valeur critique. Par exemple, dans ces phrases, il semble important que les chiffres soient exacts :
La tasse a un diamètre de 3 pouces.
Utilisez 4 punaise pour fixer l'affiche au mur.
Cependant, cela ne signifie pas utiliser des chiffres pour des valeurs indifférentes. Par exemple, dans cette phrase, il n'y a rien de palpitant quant au nombre de sections que le rapport contient :
Le rapport contient quatre sections principales.
Voir la section sur nombres vs. mots pour plus de détails.
Anatomie d'un paragraphe descriptif. Typiquement, cela commence par une déclaration sur le but ou la fonction de la pièce, suivie des détails descriptifs. Les détails descriptifs s'appuient sur les "sources" de description— de choses telles que la couleur, la forme, la largeur et la hauteur.
Abréviations. Dans l'écriture technique, nous nous attendons à voir des abréviations. Utilisez-les librement dans votre description. Rappelez-vous la règle sur la ponctuation des abréviations : ne les ponctuez que si elles forment un mot (par exemple, "in."). Souvenez-vous aussi que les abréviations font pas s'opposer au nombre avec lequel ils sont utilisés (par exemple, faire que "tape de 8 mm" ou "tape 8 mm" mais non "tape 8mm").
Symboles. Le problème le plus courant avec les symboles dans les instructions et les descriptions concerne les pouces et les pieds. Si vous écrivez des instructions pour le projet de rêve d'un menuisier où il y a des pieds et des pouces partout, utilisez les symboles " (pouces) et ' (pieds). Cependant, si vous citez des mesures en pouces et en pieds seulement quelques fois, utilisez le mot ou l'abréviation à la place.
Graphiques et Format dans les Descriptions
Dans la plupart des descriptions, vous aurez besoin d'au moins une illustration de la chose que vous décrivez, avec des étiquettes pointant vers les parties. Voir la section sur graphismes pour en savoir plus sur la création de graphiques, leur formatage et leur incorporation dans vos descriptions.
Titres. Dans les descriptions, vous voudrez utiliser des titres et des sous-titres pour délimiter la discussion des différentes parties ou caractéristiques. N'oubliez pas que, idéalement, vous voulez décrire chaque partie dans un paragraphe ou une section séparée—et signaler cette discussion avec un titre. Si vous avez une section de contexte, utilisez également un titre pour celle-ci. Voir la section sur titres pour les exigences spécifiques.
Listes. Les listes ne sont pas aussi importantes dans les descriptions que dans les instructions. Cependant, si vous énumérez des parties ou des sous-parties ou que vous listez des spécifications, ce sont de bonnes situations pour utiliser des listes. Voir la section sur listes pour les exigences spécifiques.
Avis spéciaux. Dans les descriptions, il n’y a rien de tel que le rôle important des avis spéciaux, comme c'est le cas dans les instructions. Après tout, s'il s'agit vraiment d'une description, les lecteurs ne devraient pas essayer de suivre une procédure, et donc ne devraient pas courir le risque d'endommager l'équipement, de gaspiller des fournitures, de rater la procédure, ou de s'infliger des blessures, à eux-mêmes ou à d'autres. Cependant, vous pourriez trouver le note avis spécial pour être utile à mettre en évidence des points ou des exceptions importants. Consultez la section sur avis spéciaux pour une discussion complète sur l'utilisation appropriée de ces avis spéciaux ainsi que leur format et leur placement dans les instructions.
J'apprécierais vos pensées, réactions, critiques concernant ce chapitre : réponse—David McMurrey
