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विवरण लिखते समय आपके सामने आने वाली सबसे बड़ी चुनौती यह याद रखना हो सकती है कि इस संदर्भ में इस शब्द का क्या अर्थ है। हम सभी description शब्द का प्रयोग ढीले अर्थ में लगभग किसी भी चर्चा या व्याख्या के लिए कर लेते हैं। लेकिन इस संदर्भ में इसका अर्थ है किसी वस्तु के भौतिक पहलुओं पर विस्तृत चर्चा। इसका अर्थ है रंग, आकार, माप, वजन, ऊँचाई, चौड़ाई, मोटाई, बनावट, घनत्व, सामग्री, निर्माण में प्रयुक्त पदार्थ, आदि जैसे पहलुओं पर चर्चा करना।
उदाहरण के लिए, यह वाक्य हमारे अर्थ में वास्तव में विवरण नहीं है:
कंप्यूटर डिस्केट एक उपकरण है जिसका उपयोग इलेक्ट्रॉनिक डेटा को संग्रहीत करने के लिए किया जाता है।
यह वाक्य कार्य या उद्देश्य की व्याख्या करता है, लेकिन बहुत कम या कोई भौतिक विवरण प्रदान नहीं करता। हालांकि, निम्नलिखित वाक्य निश्चित रूप से विवरण का उदाहरण है:
1980 के दशक की सामान्य कंप्यूटर डिस्केट का आकार 3.5 इंच × 3.5 इंच था और इसकी मोटाई लगभग 1/8 इंच थी।
इस अध्याय के साथ उपलब्ध उदाहरण विवरणों को अवश्य देखें।
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विवरण के संदर्भ
जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, विवरण तकनीकी लेखन का एक सामान्य तत्व है—हालाँकि निर्देशों की तरह बिल्कुल नहीं। विवरण अक्सर कहीं एक या दो वाक्यों के रूप में, कहीं एक अनुच्छेद के रूप में, या कहीं पूरे अनुभाग के रूप में दिखाई देते हैं। तकनीकी लेखन के कुछ प्रकारों में विवरण विशेष रूप से प्रमुख होता है:
- दुर्घटना रिपोर्टें, जिनमें विस्तृत विवरण की आवश्यकता होती है।
- उत्पाद विनिर्देश—ऐसे दस्तावेज़ जो किसी नए या परिवर्तित उत्पाद के डिज़ाइन और विशेषताओं का वर्णन करते हैं—जिनमें पर्याप्त विवरण होता है।
- निर्देशों में अक्सर विवरण की आवश्यकता होती है ताकि पाठक यह कल्पना कर सकें कि वे क्या कर रहे हैं और किसके साथ काम कर रहे हैं।
विवरण की सामग्री और संगठन
निम्नलिखित अनुभागों की एक समीक्षा है जो आपको सामान्यतः विवरणों में मिलेंगे। पढ़ते समय, उदाहरण विवरणों पर भी ध्यान दें।
परिचय. अपने विवरण के परिचय की सावधानीपूर्वक योजना बनाएँ। सुनिश्चित करें कि यह निम्नलिखित सभी बातों को पूरा करता है (हालाँकि आवश्यक नहीं कि इसी क्रम में) जो आपके विशेष विवरण पर लागू होती हैं:
- वर्णित किए जाने वाले विशिष्ट वस्तु को स्पष्ट करना।
- यह बताना कि विवरण को समझने के लिए पाठकों को किस प्रकार के ज्ञान और पृष्ठभूमि की आवश्यकता है।
- वस्तु का एक सामान्य विवरण प्रदान करना।
- विवरण की सामग्री का एक संक्षिप्त अवलोकन शामिल करना।
पृष्ठभूमि. यदि जिस वस्तु का आप वर्णन कर रहे हैं वह अधिकांश पाठकों के लिए परिचित नहीं है, तो वास्तविक विवरण में जाने से पहले कुछ पृष्ठभूमि जोड़ने पर विचार करें। उदाहरण के लिए, यदि आप गैर-विशेषज्ञों के लिए SGO/3 डेंसिटी गेज का वर्णन करने जा रहे हैं, तो पहले यह बताना बेहतर होगा कि वह वस्तु क्या है, वह क्या करती है, और दुनिया के किस भाग में उसका उपयोग होता है।
भागों या विशेषताओं पर चर्चा. आपके विवरण का मुख्य भाग प्रत्येक भाग या विशेषता की चर्चा होता है। आपको जिस वस्तु का वर्णन कर रहे हैं उसे भागों में, विशेषताओं में, या दोनों में विभाजित करना चाहिए। भाग समझना आसान होता है: उदाहरण के लिए, एक लकड़ी की पेंसिल में ग्रेफाइट, लकड़ी का शरीर, रबर और एक धातु की क्लिप होती है। विशेषताएँ किसी वस्तु के ऐसे पहलू होते हैं जिन्हें वर्णित किया जा सकता है, लेकिन वे भाग नहीं होते: जैसे वजन, लंबाई, चौड़ाई, आदि। यदि आप एक उभरते हुए रियल-एस्टेट व्यवसायी होते और कंपनी की फ़ाइलों के लिए किसी खाली भूखंड का वर्णन करना होता, तो आप संभवतः उसकी विशेषताओं—जैसे स्थान, क्षेत्रफल, भू-आकृति, वनस्पति, उपयोगिताओं तक पहुँच—के आधार पर विवरण देते। (उदाहरणों में दिए गए आदिम पत्थर के खुरचनी के विवरण को देखें; उसका एक भाग विशेषताओं के अनुसार और एक भाग भागों के अनुसार व्यवस्थित है।)
एक बार जब आप वस्तु को भागों, विशेषताओं, या दोनों में विभाजित कर लेते हैं, तो अगला कार्य प्रत्येक का विवरण देना होता है। यांत्रिक वस्तुओं के लिए, भाग को परिभाषित करके और उसके कार्य को समझाकर शुरुआत करना उपयोगी होता है। इसके बाद, भाग का वर्णन सामान्य से विशिष्ट की ओर करें, और विवरण के उपयुक्त स्रोतों का उपयोग करें।
ध्यान दें कि विवरण में आप अन्य प्रकार के लेखन को भी मिला सकते हैं। आप स्वयं को कार्यों की व्याख्या करते, शब्दों को परिभाषित करते, और विवरण के दौरान कुछ प्रक्रियाओं पर चर्चा करते हुए पाएँगे। यह तब तक समस्या नहीं है जब तक मुख्य फोकस और अधिकांश सामग्री वास्तव में विवरण ही हो।
संबंधित संचालन या प्रक्रिया पर चर्चा. विवरण के किसी चरण में—अक्सर अंत में—वर्णित वस्तु से संबंधित संचालन या प्रक्रिया का संक्षेप में सार प्रस्तुत करना उपयोगी होता है। उदाहरण के लिए, यदि आपने अभी एक यांत्रिक पेंसिल का वर्णन किया है, तो आप संक्षेप में यह बता सकते हैं कि इसका उपयोग कैसे किया जाता है। यदि आपने एक हिमकण का वर्णन किया है, तो आप उस प्रक्रिया पर चर्चा कर सकते हैं जिससे वह बना।
विवरण के स्रोत
जब आप विवरण लिखते हैं, तो आपको यह सोचना चाहिए कि आप किस प्रकार के वर्णनात्मक विवरण प्रदान कर सकते हैं। कभी-कभी विवरण इस क्षेत्र में कमजोर होते हैं। अपने विवरण की योजना बनाने या पहले से लिखे गए विवरण की समीक्षा करने के लिए निम्नलिखित सूची का उपयोग करें। उन श्रेणियों के बारे में सोचें जिनका आप उपयोग कर सकते हैं, या इस सूची से उन श्रेणियों की पहचान करें जिनका आपने अभी तक उपयोग नहीं किया है:
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रंग ऊँचाई चौड़ाई आकार वजन सामग्री बनावट स्थान जोड़ने की विधियाँ गंध |
गहराई मात्रा पैटर्न, डिज़ाइन घटक आयु उप-भाग लंबाई फिनिश तापमान नमी की मात्रा |
विवरणों का योजनात्मक दृश्य. ध्यान रखें कि यह केवल सामग्री और संगठन का एक सामान्य या प्रचलित मॉडल है—और भी कई संभावनाएँ मौजूद हैं।
विविध विषय
विवरणों में, आपको संभवतः यह सोचने की आवश्यकता होगी कि संख्याओं, संक्षेपों और प्रतीकों को कैसे संभाला जाए:
संख्याएँ. ध्यान रखें कि तकनीकी लेखन उन कुछ नियमों को तोड़ता है जिन्हें आपने पूर्व लेखन कक्षाओं में सीखा था। तकनीकी लेखन के संदर्भ में, हम अक्सर संख्याओं को अत्यंत महत्वपूर्ण मानते हैं और चाहते हैं कि वे स्पष्ट रूप से दिखाई दें। इसका अर्थ है कि जब संख्या किसी सटीक, मापी गई, या मापी जा सकने वाली मात्रा को दर्शाती है, या किसी महत्वपूर्ण मान का प्रतिनिधित्व करती है, तो चल रहे पाठ में अंकों का उपयोग किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, निम्नलिखित वाक्यों में संख्याओं का सटीक होना महत्वपूर्ण प्रतीत होता है:
कप का व्यास 3 इंच है।
पोस्टर को दीवार पर लगाने के लिए 4 कीलों का उपयोग करें।
हालाँकि, इसका अर्थ यह नहीं है कि तुच्छ मानों के लिए भी अंकों का उपयोग किया जाए। उदाहरण के लिए, निम्नलिखित वाक्य में रिपोर्ट में कितने अनुभाग हैं, यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण नहीं है:
रिपोर्ट में चार प्रमुख अनुभाग हैं।
अधिक जानकारी के लिए numbers vs. words अनुभाग देखें।
एक वर्णनात्मक अनुच्छेद की संरचना. सामान्यतः, यह भाग के उद्देश्य या कार्य के बारे में किसी कथन से शुरू होता है, जिसके बाद वर्णनात्मक विवरण आता है। यह विवरण “विवरण के स्रोतों”—जैसे रंग, आकार, चौड़ाई और ऊँचाई—पर आधारित होता है।
संक्षेप. तकनीकी लेखन में संक्षेपों की अपेक्षा की जाती है। अपने विवरण में उनका स्वतंत्र रूप से उपयोग करें। संक्षेपों में विराम-चिह्न के नियम को याद रखें—केवल तब विराम-चिह्न लगाएँ जब वे कोई शब्द बनाते हों (उदाहरण के लिए, “in.”)। यह भी ध्यान रखें कि संक्षेप संख्या से सटे हुए नहीं होने चाहिए (उदाहरण के लिए, “8 mm tape” या “8-mm tape” लिखें, न कि “8mm tape”)।
प्रतीक. निर्देशों और विवरणों में प्रतीकों से जुड़ी सबसे सामान्य समस्या इंच और फ़ुट से संबंधित होती है। यदि आप किसी बढ़ई के परियोजना के लिए निर्देश लिख रहे हैं जिसमें हर जगह फ़ुट और इंच हों, तो " (इंच) और ' (फ़ुट) प्रतीकों का उपयोग करें। लेकिन यदि आप इन मापों का केवल कुछ ही बार उल्लेख करते हैं, तो शब्द या संक्षेप का उपयोग करना बेहतर है।
विवरण में ग्राफ़िक्स और प्रारूप
अधिकांश विवरणों में, आपको वर्णित वस्तु का कम से कम एक चित्रण शामिल करना होगा, जिसमें भागों की ओर संकेत करने वाले लेबल हों। ग्राफ़िक्स बनाने, उन्हें प्रारूपित करने और विवरणों में शामिल करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए graphics अनुभाग देखें।
शीर्षक. विवरणों में, व्यक्तिगत भागों या विशेषताओं की चर्चा को अलग-अलग दिखाने के लिए शीर्षकों और उप-शीर्षकों का उपयोग करें। आदर्श रूप से, प्रत्येक भाग का विवरण एक अलग अनुच्छेद या अनुभाग में होना चाहिए—और उस चर्चा को शीर्षक द्वारा चिन्हित किया जाना चाहिए। यदि आपके पास पृष्ठभूमि अनुभाग है, तो उसके लिए भी शीर्षक का उपयोग करें। विशिष्ट आवश्यकताओं के लिए headings अनुभाग देखें।
सूचियाँ. विवरणों में सूचियाँ उतनी महत्वपूर्ण नहीं होतीं जितनी निर्देशों में होती हैं। फिर भी, यदि आप भागों, उप-भागों या विनिर्देशों को सूचीबद्ध करते हैं, तो ये सूचियों के लिए उपयुक्त स्थितियाँ हैं। विशिष्ट आवश्यकताओं के लिए lists अनुभाग देखें।
विशेष सूचनाएँ. विवरणों में विशेष सूचनाओं की वही महत्वपूर्ण भूमिका नहीं होती जो निर्देशों में होती है। आखिरकार, यदि पाठ वास्तव में विवरण है, तो पाठकों से किसी प्रक्रिया का पालन करने की अपेक्षा नहीं की जाती, और इसलिए उन्हें उपकरणों को नुकसान पहुँचाने, सामग्री बर्बाद करने, प्रक्रिया बिगाड़ने या स्वयं अथवा दूसरों को चोट पहुँचाने का जोखिम नहीं होना चाहिए। फिर भी, आप पाएँगे कि note विशेष सूचना महत्वपूर्ण बिंदुओं या अपवादों पर ज़ोर देने के लिए उपयोगी हो सकती है। इन विशेष सूचनाओं के सही उपयोग, उनके प्रारूप और निर्देशों में उनके स्थान के बारे में पूर्ण चर्चा के लिए special notices अनुभाग देखें।
इस अध्याय के संबंध में आपके विचार, प्रतिक्रियाएँ और आलोचना सराहनीय होंगी: प्रतिक्रिया—David McMurrey
