Tafadhali bonyeza hapa kusaidia David McMurrey lipa kwa ukaribu wa mtandao:
Toa kiasi chochote kidogo unachoweza!
Kuandika Kitaalamu Mtandaoni kutabaki bure.
Watazamaji wa hati ya kiufundi—au kipande chochote cha uandishi kwa ujumla—ni msomaji au wasomaji waliokusudia au wa uwezekano. Kwa waandishi wengi wa kiufundi, hii ni muhimu zaidi kuzingatia katika kupanga, kuandika, na kupitia hati. Unapaswa kubadilisha uandishi wako ili kukidhi mahitaji, maslahi, na asili ya wasomaji watakaokuwa wakisoma uandishi wako.
Kanuni inaonekana kuwa rahisi na ya wazi kupita kiasi. Ni kama kusema, "Zungumza ili mtu aliye mbele yako aelewe unachosema." Ni kama kusema, "Usizungumze sayansi ya roketi kwa mtoto wako wa miaka sita." Je, tunahitaji kozi katika hilo? Hahitajiki. Lakini, kwa kweli, kukosekana kwa uchambuzi wa hadhira na uboreshaji ni moja ya sababu za msingi za matatizo mengi unayoyapata katika hati za kitaaluma, za kiufundi—hasa maelekezo ambapo inaonekana kwa wazi zaidi.
Maelezo:
- Mara tu umesoma sehemu kuhusu hadhira, jaribu kutumia mpango wa hadhira. Unajaza mapengo na majibu ya maswali ya kina kuhusu hadhira yako kisha unajituma kwa barua pepe na, ikiwa unataka, kwa mwalimu wako.
- Pia, sura hii ina sehemu kuhusu hali. Jaribu kutumia mpango wa hali kuunda wazo la hali ambayo hadhira yako inajikuta.
Moja ya mambo ya kwanza kufanya unapochambua hadhira ni kubaini aina yake (au aina zake—si mara nyingi ni aina moja tu). Ugawaji wa kawaida wa hadhira katika makundi ni kama ifuatavyo:
- Wataalamu: Hawa ni watu ambao wanajua nadharia na bidhaa ndani na nje. Waliibuni, waliijaribu, wanajua kila kitu kuhusu hiyo. Mara nyingi, wana digrii za juu na hufanya kazi katika mazingira ya kitaaluma au katika maeneo ya utafiti na maendeleo katika serikali na ulimwengu wa teknolojia. Msomaji asiye mtalaamu huwa na uwezekano mdogo wa kuelewa kile watu hawa wanachosema—lakini pia ana sababu ndogo ya kujaribu. Mara nyingi, changamoto ya mawasiliano anayokabiliana nayo mtaalamu ni kuwasiliana na mfanyakazi wa kiufundi na mtendaji.
- Wahandisi: Hawa ni watu wanaojenga, kuendesha, kutunza, na kurekebisha vitu ambavyo wataalamu wanavijenga na kuviweka katika dhana. Ujuzi wao una mwelekeo wa kiufundi pia, lakini ni wa aina ya vitendo zaidi.
- Wakuu: Hawa ni watu wanaofanya maamuzi ya biashara, kiuchumi, kiutawala, kisheria, serikali, na kisiasa kuhusu mambo ambayo wataalamu na mafundi wanashughulikia. Ikiwa ni bidhaa mpya, wanaamua kama wazalishaji na kuisambaza. Ikiwa ni teknolojia mpya ya nguvu, wanaamua kama jiji linapaswa kuitekeleza. Wakati mwingine wasimamizi wanaweza kuwa na maarifa madogo kuhusu mada hiyo kama wasiokuwa wataalamu.
- Wasiojishughulisha: Wasomaji hawa wana maarifa madogo zaidi ya kiufundi kuliko wote. Hamasa yao inaweza kuwa ya vitendo kama ya wanateknolojia, lakini kwa njia tofauti. Wanataka kuelewa teknolojia mpya ya nguvu vya kutosha ili kujua kama wapige kura kwa au dhidi yake katika uchaguzi wa dhamana ujao. Au, wanaweza kuwa na shauku tu kuhusu suala fulani la kiufundi na wanataka kujifunza kuhusu hilo—lakini kwa sababu maalum ya kivitendo.
Uchambuzi wa Wasikilizaji
Ni muhimu kubaini ni ipi ya vikundi vinne vilivyojadiliwa hivi karibuni wasomaji wa hati yako wanahitaji, lakini hiyo siyo mwisho wa jambo hilo. Hadhira, bila kujali kundi, pia inapaswa kuchunguzwa kwa vipengele kama ifuatavyo:
- Muktadha—maarifa, uzoefu, mafunzo: Moja ya wasiwasi zako muhimu ni ni kiasi gani cha maarifa, uzoefu, au mafunzo unavyoweza kutarajia kwa wasomaji wako. Ikiwa unatarajia baadhi ya wasomaji wako kukosa msingi fulani, je, unatoa moja kwa moja katika hati yako? Fikiria mfano: fikiria unandika mwongozo wa kutumia bidhaa ya programu inayotumiwa chini ya Microsoft Windows. Unaweza kutarajia wasomaji wako wajue kiasi gani kuhusu Windows? Ikiwa baadhi yao wana uwezekano wa kujua kidogo kuhusu Windows, je, unapaswa kutoa habari hiyo? Ikiwa unasema hapana, basi unajiweka katika hatari ya wateja kukasirishwa na bidhaa yako. Ikiwa unasema ndiyo kumekuwa na habari ya msingi kuhusu Windows, unazidisha juhudi zako za kazi na kuongeza idadi ya kurasa za hati (na hivyo kuongeza gharama). Kwa wazi, hakuna jibu rahisi kwa swali hili—sehemu ya jibu inaweza kujumuisha ni kiasi gani kidogo cha hadhira kinahitaji habari hiyo ya msingi.
- Mahitaji na maslahi: Ili kupanga hati yako, unahitaji kujua kile hadhira yako itatarajia kutoka kwa hati hiyo. Fikiria jinsi wasomaji watakavyotaka kutumia hati yako; ni nini watahitaji kutoka kwake. Kwa mfano, fikiria unandika mwongozo wa jinsi ya kutumia simu mpya ya kisasa—ni nini wasomaji wako watatarajia kukutana nacho? Fikiria uko chini ya mkataba wa kuandika ripoti ya msingi kuhusu ongezeko la joto duniani kwa kampuni ya kitaifa ya mali isiyohamishika—ni nini wanataka kusoma kuhusu; na, muhimu sawa, ni nini wanahitaji si unataka kusoma kuhusu?
- Tamaduni tofauti: Ikiwa unandika kwa hadhira ya kimataifa, kuwa makini kwamba njia za kuonyesha muda na tarehe, kiasi cha pesa, na kiasi cha nambari hutofautiana duniani kote. Pia uelewe kwamba ucheshi na lugha ya taskini (kama katika "gonga nyumbani") huenda zisieleweke nje ya tamaduni zetu. Chuo Kikuu cha Texas A&M kinatoa доступно Sura ya 6"Kuandika kwa Wasomaji wa Kimataifa," wa Kutoa Taarifa za Kiufundi, Elizabeth Tebeaux, na wengine. Kwa viwango, tazama Orodha ya miongozo ya mtindo kutoka Wikipedia. (Asante kwa mgeni asiyejulikana ambaye alichangia mawazo haya muhimu.)
- Mambo mengine ya kimaudhui: Na bila shaka kuna sifa nyingi nyingine kuhusu wasomaji wako ambazo huenda kuwa na ushawishi juu ya jinsi unapaswa kubuni na kuandika hati yako—kwa mfano, vikundi vya umri, aina ya makazi, eneo la makazi, jinsia, mapendeleo ya kisiasa, na kadhalika.
Uchambuzi wa hadhira unaweza kuwa mgumu kwa sababu angalau za mambo mawili: aina mchanganyiko za hadhira kwa hati moja, tofauti kubwa ndani ya hadhira, na hadhira zisizojulikana.
- Zaidi ya mmoja hadhira. Unatarajia kugundua kwamba hati yako ina hadhira zaidi ya moja. Kwa mfano, inaweza kutazamwa na watu wa kiufundi (wataalamu na wanateknolojia) na watu wa utawala (wasimamizi). Ufanye nini? Unaweza kuandika sehemu zote ili hadhira zote za hati yako ziweze kuzielewa (bahati njema!). Au unaweza kuandika kila sehemu kwa usahihi kwa hadhira ambayo itakuwa na nia nayo, kisha kutumia vichwa vya habari na utangulizi wa sehemu kuwakumbusha hadhira yako kuhusu wapi waende na ni nini waepuke katika hati yako.
- Tofauti kubwa katika hadhira. Unaweza kutambua kwamba, ingawa una hadhira inayofaa katika kategoria moja tu, kuna utofauti mkubwa katika historia yake. Hii ni ngumu sana—ikiwa unandika kwa kiwango cha chini zaidi cha msomaji, kuna uwezekano wa kuishia na kitu kizito, kisicho na mvuto ambacho kitawazuilia wasomaji wengi. Lakini ikiwa hunaandika kwa kiwango hicho cha chini, unapoteza sehemu hiyo ya wasomaji wako. Nifanye nini? Waandishi wengi wanachagua wingi wa wasomaji na kuathiri wachache wanaohitaji msaada zaidi. Wengine huweka taarifa za ziada kwenye viambatisho au kuingiza viungo vya rejea kwenye vitabu vya waanzilishi.
Mfano wa Uchambuzi wa Hadhira
Kama unachukua kozi ya uandishi wa kiufundi, unaweza kutarajiwa kuongeza maelezo ya hadhira kwa nyaraka zako za kiufundi. Hapa kuna mfano:
| Kumbuka kwa Mwalimu: Maagizo haya yanawasilishwa kwa watu wanaotaka kurahisisha hesabu zao kwa kutumia Microsoft Excel kupitia macros ili kufanikisha kuhesabu data zao kwa ufanisi. Wanaelewa jinsi ya kuingiza data katika Microsoft Excel na wana maarifa ya msingi ya Microsoft Office Suite. Wanafarijika kutumia programu za Windows na wana uwezo wa msingi wa hisabati ili kuthibitisha hesabu zao na kuangalia makosa ya mantiki katika kuhesabu. |
Mabadiliko ya Watazamaji
Sawa! Basi umechambua hadhira yako hadi unawajua vizuri zaidi kuliko unavyowajua wewe mwenyewe. Ni faida gani ya hili? Unatumia vipi taarifa hii? Unajiepusha vipi na kuandika kitu ambacho hakitaeleweka au hakitakuwa na faida kwa wasomaji wako?
Biashara ya uandishi kwa hadhira yako inaweza kuwa na uhusiano mkubwa na talanta ya asili, hisia, na hata siri. Lakini kuna vidhibiti vingine unavyoweza kutumia kupata nafasi bora ya kuungana na wasomaji wako. Vidhibiti vifuatavyo vinahusiana zaidi na kufanya taarifa za kiufundi ziwe rahisi kueleweka kwa hadhira zisizo na utaalamu:
- Ongeza taarifa ambazo wasomaji wanahitaji kuelewa hati yako. Angalia ikiwa taarifa muhimu fulani inakosekana —kwa mfano, mfululizo muhimu wa hatua kutoka kwa seti ya maelekezo; muktadha muhimu unasaidia waanziaji kuelewa mada kuu; tafsiri ya maneno muhimu. (Angalia sura kwenye wazo kuhusu maudhui kwa maelezo.)
- Acha habari ambazo wasomaji wako hawahitaji. Taarifa zisizohitajika pia zinaweza kuchanganya na kufadhaisha wasomaji—basi, ziko pale ili wajihisi wanalazimika kuzisoma. Kwa mfano, labda unaweza kuondoa mjadala wa nadharia kutoka kwa maagizo ya msingi.
- Badilisha kiwango cha habari ulizonacho sasa. Unaweza kuwa na taarifa sahihi lakini inaweza kuwa imeelekezwa kwa kiwango cha kiufundi kilichokithiri au kidogo. Inaweza kuelekezwa kwa aina isiyo sahihi ya hadhira, kwa mfano, kwa hadhira ya wataalamu badala ya hadhira ya waundaji. Hii hutokea mara nyingi wakati maelekezo ya kubuni bidhaa yanawekwa kama maagizo.
- Ongeza mifano ili kusaidia wasomaji kuelewa. Mifano ni mojawapo ya njia zenye nguvu zaidi za kuunganisha na hadhira, hasa katika maelekezo. Hata katika maandiko yasiyo ya maelekezo, kwa mfano, unapojaribu kuelezea dhana ya kiufundi, mifano ni msaada mkubwa, hasa—mifano iliyo sawa.
- Badilisha kiwango cha mifano yako. Unaweza kuwa unatumia mifano lakini yaliyomo kiufundi au kiwango huenda hayafai kwa wasomaji wako. Mifano ya kawaida inaweza kuwa haina manufaa kwa wataalamu; zile zilizokithiri kiufundi zinaweza kabisa kukosa wasomaji wasiokuwa wataalamu.
- Badilisha mpangilio wa taarifa zako. Wakati mwingine, unaweza kuwa na taarifa zote sahihi lakini ukiziweka kwa njia isiyo sahihi. Kwa mfano, kunaweza kuwa na taarifa nyingi za msingi mapema (au chache mno) kiasi kwamba wasomaji fulani wanajikuta wakipotea. Wakati mwingine, taarifa za msingi zinahitaji kuunganishwa na habari kuu — kwa mfano, katika maagizo ni bora wakati mwingine kuwasilisha vipande vya taarifa za msingi pale ambapo zinahitajika mara moja. (Tazama sura kuhusu muundo na taasisi ya taarifa katika hati.)
- Imarisha mabadiliko. Inaweza kuwa vigumu kwa wasomaji, hasa wasiokuwa wataalamu, kuona uhusiano kati ya sehemu kuu za hati yako, kati ya aya binafsi, na wakati mwingine hata kati ya sentensi binafsi. Unaweza kufanya uhusiano huu kua wazi zaidi kwa kuongeza maneno ya mpito na kwa kurudiarudia maneno muhimu kwa usahihi zaidi. Maneno kama "basi," "kwa mfano," "hata hivyo" ni maneno ya mpito—yanadhihirisha mantiki inayounganisha wazo la awali na wazo linalofuata. Unaweza pia kuimarisha mpito kwa kuzingatia kusisitiza maneno muhimu yaleyale. Katika maandiko ya kiufundi, ni siyo wazo zuri kubadili uchaguzi wa maneno—tumia maneno yale yale ili watu wasichanganyike zaidi ya vile ambavyo wanaweza kuwa tayari. (Tazama sura kwenye mabadiliko.)
- Andika utangulizi wenye nguvu — kwa ajili ya hati nzima na kwa sehemu kuu. Watu wanaonekana kusoma kwa ujasiri zaidi na uelewa wanapokuwa na "picha kubwa"—maoni ya kile kinachokuja, na jinsi kinavyohusiana na kile walichosoma hivi karibuni. Kwa hiyo, hakikisha una utangulizi mzuri kwa nyaraka zote—moja inayoeleza waziwazi mada, kusudi, hadhira, na yaliyomo katika nyaraka hiyo. Na kwa kila sehemu kuu ndani ya nyaraka yako, tumia utangulizi mfupi unaoashiria angalau mada ya sehemu hiyo na kutoa mwonekano wa mada ndogo zitakazofunikwa katika sehemu hiyo. (Tazama sura kuhusu utambulisho za ripoti zote na kwa sehemu ndani ya ripoti.)
- Unda sentensi za mada za viparagraph na vikundi vya viparagraph. Inasaidia wasomaji kwa kiasi kikubwa kutoa wazo la mada na kusudi la sehemu (kikundi cha aya) na hasa kuwapa muonekano wa mada ndogo zitakazofunikwa. Ramani za barabara zinasaidia unapokua katika hali tofauti! (Tazama sura kuhusu kutumia muhtasari na sentensi za mada.)
- Badilisha mtindo wa sentensi na urefu. Jinsi unavyofanya kuandika — chini katika kiwango cha sentensi — kunaweza kuleta tofauti kubwa pia. Katika maelekezo, kwa mfano, kutumia sauti ya amri na "wewe" maneno ni rahisi kueleweka zaidi kuliko sauti ya pasivo au maneno ya mtu wa tatu. Kwa sababu fulani, kubinafsisha mtindo wako wa kuandika na kuufanya uwe rahisi na usio rasmi kunaweza kuufanya uwe rahisi zaidi kufikiwa na kueleweka. Kuandika kwa njia ya pasivo, bila mtu, ni vigumu kusoma — weka watu na vitendo katika maandiko yako. Vivyo hivyo, tafuta verbi za shughuli badala ya kuwa maneno ya kitenzi. Yote haya yanafanya kuandikwa kwako kuwa moja kwa moja na ya haraka—wasomaji hawahitaji kuchimba ili kuyapata. (Tazama sura kuhusu matatizo ya kawaida katika muundo wa sentensi kwa maelezo.)
Na dhahiri, urefu wa sentensi una umuhimu pia. Kiwango cha kati kati ya maneno 15 na 25 kwa sentensi kinatosha; sentensi zinazozidi maneno 30 zinapaswa kupewa shaka. - Fanya kazi juu ya ufahamu wa sentensi na uchumi. Hii inahusiana kwa karibu na "udhibiti" wa awali lakini inastahili nafasi yake mwenyewe. Mara nyingi, mtindo wa kuandika unaweza kuwa mzito kiasi kwamba ni vigumu au kukasirisha kusoma. Unapofanya marekebisho ya rasimu zako, ziweke kwenye lishe— pitia rasimu hiyo mstari kwa mstari ukijaribu kupunguza jumla ya maneno, ukurasa au hesabu ya mistari kwa asilimia 20. Jaribu kama majaribio na uone jinsi unavyofanya. Utaona maelezo mengi ya kupita kiasi, yasiyo ya lazima na maneno yaliyopandishwa unaweza kuyakatiza. (Tazama sura kuhusu matatizo ya kawaida ya muundo wa sentensi na ufahamu kwa maelezo.)
- Tumia grafiki zaidi au tofauti. Kwa watazamaji wasio wataalamu, huenda ukahitaji kutumia picha nyingi —na za kawaida zaidi. Picha za wataalamu ni za kina zaidi, za kiufundi zaidi. Katika nyaraka za kiufundi kwa wasio wataalamu, pia huenda kuna picha nyingi zaidi "za mapambo"picha —za kuvutia lakini hazina lengo la habari au ushawishi kabisa. (Tazama sura juu ya picha kwa maelezo.)
- Gawanya maandiko au kuunganisha maandiko kuwa vipande vyenye maana na vinavyotumika. Kwa wasomaji wasio na utaalamu, unaweza kuhitaji kuwa na aya fupi. Labda aya yenye mistari 6 hadi 8 ndiyo inayoeleweka zaidi. Angalia jinsi aya zinavyokuwa ndefu zaidi katika hati za kiufundi zinazandikwa kwa wataalamu.
- Ongeza marejeleo ya kuvuka kwa habari muhimu. Katika habari za kiufundi, unaweza kuwasaidia wasomaji wasio wataalamu kwa kuwapeleka kwenye vyanzo vya msingi. Ikiwa huwezi kuelezea mada kwa undani mara moja, pelekea sehemu au sura ambapo imeelezwa. (Tazama sura kuhusu) marejeleo ya msalaba kwa maelezo.)
- Tumia vichwa na orodha. Wasomaji wanaweza kuogopa aya kubwa za maandiko, zisizokatwa na kitu chochote isipokuwa mstari wa tupu mara kwa mara. Tafuta katika muswada wako wa awali njia za kuingiza vichwa vya habari—tafuta mabadiliko ya mada au mada ndogo. Tafuta katika maandiko yako orodha za vitu—hizi zinaweza kufanywa kuwa orodha za wima. Tafuta orodha zilizoshirikishwa kama vile istilahi na tafsiri zao—hizi zinaweza kufanywa kuwa orodha za safu mbili. Kwa kweli, kuwa makini usilazimishe muundo huu maalum—usifanye sana. (Tazama sura za vichwa vya habari na orodha kwa maelezo.)
- Tumia uandishi maalum, na fanya kazi na mipaka, urefu wa mistari, nafasi ya mistari, saizi ya maandiko, na mtindo wa maandiko. Kwa wasomaji wasio na utaalamu, unaweza kufanya mambo kama kupunguza urefu wa mistari (kuleta mipaka ya ndani), kutumia saizi kubwa za maandiko, na mbinu nyingine kama hizo. Aina fulani za maandiko zinadhaniwa kuwa rafiki zaidi na zinazosomeka kwa urahisi kuliko nyingine. (Jaribu kumpata mtu anayehusika na uchapishaji ili kupata mwanga juu ya fonti.)
Hizi ni mbinu za "udhibiti" ambazo waandishi wa kitaalamu hutumia kuboresha kazi zao na kufanya iwe rahisi kueleweka kadri inavyowezekana. Na kinyume chake, ni mkusanyiko wa matatizo mengi katika maeneo haya—hata yale yasiyoonekana kuwa na maana— ambayo yanachangia hati kuwa ngumu kusoma na kueleweka. Wasio kitaalamu mara nyingi hujiuliza kwanini waandishi na wahariri wa kitaalamu wanasisitiza kushughulika na vidokezo vidogo vidogo, vya hali ya chini katika uandishi—lakini vyote vinajilimbikiza! Inanikumbusha kuhusu mbinu ya zamani ya kichina ya kuuawa iitwayo "kifo kwa kata elfu." Hata hivyo, katika kesi hii, itakuwa "kuchanganyikiwa kwa matatizo madogo elfu."
Uchambuzi wa Hali & Ubunifu
Sio vya kutosha kuchagua tu mada na kufafanua hadhira kwa mradi wa uandishi wa kiufundi. Unahitaji kujua (au kubuni) hali ambapo hadhira hii inafanya kazi—malengo yake ni yapi: kutatua tatizo, kuwezesha maendeleo, kusaidia kufanya maamuzi? Hali za kuandika techdoc zinaweza kuwa nyingi kama mahusiano ya kijamii ya binadamu. Hali ya techdoc inahusisha hadhira inayohitaji au kuyaomba aina fulani ya techdoc kwa mahitaji na matumizi yake maalum. Kwa maelezo zaidi, ona Uchambuzi wa Hali & Ubunifu
Taarifa Zinazohusiana
Kutumia Tafiti Kugundua Maarifa ya Watazamaji. BrightTalk
HadaraChuo Kikuu cha North Carolina mjini Chapel Hill
Ningependa kupata mawazo yako, majibu, na ukosoaji kuhusu sura hii: jibu lako—David McMurrey
