Vui lòng nhấn vào đây để giúp đỡ. David McMurrey trả tiền cho dịch vụ lưu trữ web:
Hãy quyên góp bất kỳ số tiền nhỏ nào bạn có thể!
Viết kỹ thuật trực tuyến sẽ vẫn miễn phí.
Cản trở lớn nhất bạn có thể gặp phải khi viết mô tả là nhớ định nghĩa của thuật ngữ này trong bối cảnh này. Chúng ta đều sử dụng từ này. mô tả một cách lỏng lẻo để chỉ hầu như bất kỳ cuộc thảo luận hoặc giải thích nào. Nhưng trong bối cảnh này, nó có nghĩa là cuộc thảo luận chi tiết về các khía cạnh vật lý của một vật. Điều đó có nghĩa là thảo luận về những thứ như màu sắc, hình dạng, kích thước, trọng lượng, chiều cao, chiều rộng, độ dày, kết cấu, mật độ, nội dung, vật liệu xây dựng, và những thứ tương tự.
Ví dụ, câu này không thật sự là mô tả theo nghĩa của chúng ta:
Một đĩa mềm máy tính là một thiết bị dùng để lưu trữ dữ liệu điện tử.
Nó giải thích chức năng hoặc mục đích nhưng cung cấp ít hoặc không có chi tiết vật lý. Tuy nhiên, câu này rất rõ ràng là mô tả:
Đĩa mềm phổ biến của những năm 1980 có kích thước 3,5 inch x 3,5 inch và dày khoảng 1/8 inch.
Hãy chắc chắn kiểm tra mô tả ví dụ có sẵn với chương này.
Infographic được tạo ra bởi NotebookLM của chương này
Bối cảnh để mô tả
Như đã đề cập trước đó, mô tả là một yếu tố phổ biến trong viết kỹ thuật—chỉ không hoàn toàn theo cách mà các hướng dẫn tồn tại. Các mô tả thường xuất hiện dưới dạng một hoặc hai câu ở đây, một đoạn ở đó, hoặc cả một phần ở nơi khác. Một số loại viết kỹ thuật có đặc điểm là mô tả:
- Báo cáo tai nạn yêu cầu nhiều mô tả.
- Thông số sản phẩm — tài liệu mô tả thiết kế và tính năng của một sản phẩm mới hoặc đã thay đổi — có nhiều mô tả.
- Hướng dẫn thường yêu cầu mô tả để giúp người đọc hình dung những gì họ đang làm và những gì họ đang làm việc.
Nội dung và Cấu trúc của Mô tả
Dưới đây là một bài đánh giá về các phần mà bạn thường thấy trong mô tả. Khi bạn đọc, hãy xem qua các mô tả ví dụ.
Giới thiệu. Lên kế hoạch cho phần giới thiệu của mô tả của bạn một cách cẩn thận. Đảm bảo rằng nó thực hiện tất cả các điều sau đây (nhưng không nhất thiết theo thứ tự này) áp dụng cho mô tả của bạn:
- Chỉ định đối tượng cụ thể sẽ được mô tả.
- Chỉ ra những gì khán giả cần về kiến thức và nền tảng để hiểu được mô tả.
- Cung cấp một mô tả chung về đối tượng.
- Bao gồm một cái nhìn tổng quan về nội dung của mô tả.
Nền tảng. Nếu điều bạn đang mô tả có thể không quen thuộc với hầu hết độc giả, hãy xem xét việc thêm một ít bối cảnh trước khi bạn đi vào phần mô tả thực tế. Nếu bạn chuẩn bị mô tả một thiết bị đo mật độ SGO/3 cho những người không chuyên, bạn nên thảo luận trước về việc điều đó là gì, nó hoạt động như thế nào, và nó được sử dụng ở đâu trên hành tinh này.
Thảo luận về các phần hoặc đặc điểm. Phần chính của mô tả của bạn là thảo luận về từng phần hoặc đặc điểm. Bạn phải chia điều mà bạn đang mô tả thành các phần, hoặc đặc điểm, hoặc cả hai. Phần thì rất dễ: ví dụ, một cây bút chì gỗ có lõi, một thùng gỗ, một cục tẩy và một cái kẹp kim loại. Đặc điểm là những khía cạnh có thể mô tả của một sự vật nhưng không phải là các bộ phận: ví dụ, cây bút chì có một trọng lượng nhất định, chiều dài, chiều rộng, và v.v. Nếu bạn là một ông trùm bất động sản mới nổi và phải mô tả một lô đất trống cho hồ sơ công ty, bạn có thể sẽ miêu tả nó qua các đặc điểm: vị trí, diện tích, địa hình, thảm thực vật, khả năng tiếp cận các tiện ích, và v.v. (Hãy xem mô tả của dụng cụ cạo đá nguyên thủy trong các ví dụ; phần của nó được sắp xếp theo đặc điểm, và phần theo các bộ phận!)
Khi bạn đã chia phần vật bạn đang mô tả thành các phần, đặc điểm hoặc cả hai, công việc tiếp theo của bạn là mô tả từng phần. Đối với những vật cơ khí, bắt đầu bằng cách định nghĩa phần đó, bằng cách giải thích chức năng của nó, sẽ rất hiệu quả. Sau đó, bạn mô tả phần đó từ tổng quát đến cụ thể, sử dụng bất kỳ nguồn mô tả nào phù hợp.
Lưu ý rằng trong phần mô tả, bạn có thể kết hợp các hình thức viết khác nhau. Bạn sẽ thấy mình giải thích các chức năng, định nghĩa các thuật ngữ, bàn luận một chút về quy trình khi bạn mô tả. Điều đó không phải là vấn đề miễn là trọng tâm chính và phần lớn nội dung thực sự là mô tả.
Thảo luận về các hoạt động hoặc quy trình liên quan. Vào một thời điểm nào đó trong phần mô tả, thường là ở cuối, sẽ rất hữu ích khi tóm tắt hoạt động hoặc quy trình liên quan đến đối tượng mà bạn đang mô tả. Ví dụ, nếu bạn vừa mô tả về một chiếc bút chì cơ khí, bạn có thể giải thích ngắn gọn cách sử dụng của nó. Nếu bạn vừa mô tả một bông tuyết, bạn có thể thảo luận về quá trình mà nó đã hình thành.
Nguồn gốc của Mô tả
Khi bạn viết một mô tả, bạn cần nghĩ về các loại chi tiết mô tả mà bạn có thể cung cấp. Đôi khi, các mô tả có thể khá yếu về lĩnh vực này. Sử dụng danh sách sau để lên kế hoạch cho phần mô tả của bạn hoặc để xem lại một mô tả mà bạn đã viết. Hãy nghĩ về các loại chi tiết mô tả mà bạn có thể cung cấp, hoặc sử dụng danh sách sau để xác định các danh mục mà bạn chưa sử dụng:
|
màu sắc chiều cao chiều rộng hình dạng trọng lượng vật liệu kết cấu địa điểm phương pháp gắn kết mùi hương |
sâu số lượng họa tiết, thiết kế nguyên liệu tuổi các bộ phận phụ độ dài hoàn tất nhiệt độ độ ẩm |
Sơ đồ tổng quan về các mô tả. Hãy nhớ rằng đây chỉ là một mô hình điển hình hoặc thông thường cho nội dung và tổ chức—còn nhiều mô hình khác cũng có thể có.
Những vấn đề khác
Trong mô tả, bạn có thể thấy mình bối rối về cách xử lý số, viết tắt và ký hiệu:
Số. Hãy nhớ rằng viết kỹ thuật đã phá vỡ một số quy tắc mà bạn đã nỗ lực học trong các lớp viết trước đây. Trong bối cảnh viết kỹ thuật, chúng ta thường rất quan tâm đến các con số và muốn chúng nổi bật. Điều này có nghĩa là bạn nên sử dụng chữ số trong văn bản khi số đó chỉ ra một lượng chính xác, có thước đo hoặc có thể đo lường được, hoặc khi nó đại diện cho một giá trị quan trọng. Ví dụ, trong những câu này, có vẻ như việc các con số là chính xác rất quan trọng:
Cái cốc có đường kính 3 inch.
Sử dụng 4 đinh ghim để gắn poster lên tường.
Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là sử dụng số cho những giá trị không quan tâm. Ví dụ, trong câu này, không có gì gây sốc về số lượng các phần mà báo cáo có:
Báo cáo có bốn phần chính.
Xem phần về số vs. từ để biết thêm thông tin.
Cấu trúc của một đoạn văn mô tả. Thường thì, nó bắt đầu với một tuyên bố nào đó về mục đích hoặc chức năng của phần đó, với các chi tiết mô tả theo sau. Các chi tiết mô tả dựa vào các " nguồn " của mô tả — như màu sắc, hình dạng, chiều rộng, và chiều cao.
Viết tắt. Trong viết kỹ thuật, chúng ta mong đợi thấy các từ viết tắt. Sử dụng chúng một cách thoải mái trong mô tả của bạn. Hãy nhớ quy tắc về cách viết dấu câu cho các từ viết tắt—chỉ viết dấu câu nếu chúng tạo thành một từ (ví dụ, "trong."). Cũng hãy nhớ rằng các từ viết tắt không không đối mặt với số mà chúng được sử dụng (ví dụ, làm cho "băng 8 mm" hoặc "băng 8-mm" nhưng không "băng 8mm").
Biểu tượng. Vấn đề phổ biến nhất với các ký hiệu trong hướng dẫn và mô tả liên quan đến inch và feet. Nếu bạn đang viết hướng dẫn cho một dự án mơ ước của thợ mộc mà có nhiều loại inch và feet, hãy sử dụng ký hiệu " (inches) và ' (feet). Tuy nhiên, nếu bạn chỉ đề cập đến các phép đo inch và foot một vài lần, hãy sử dụng từ hoặc chữ viết tắt thay thế.
Đồ họa và Định dạng trong Các mô tả
Trong hầu hết các mô tả, bạn sẽ cần ít nhất một hình minh họa về thứ mà bạn đang mô tả, với các nhãn chỉ vào các phần. Xem phần về đồ họa để biết thêm về việc tạo đồ họa, định dạng chúng và kết hợp chúng vào mô tả của bạn.
Tiêu đề. Trong phần mô tả, bạn nên sử dụng tiêu đề và tiêu đề phụ để đánh dấu các phần hoặc đặc điểm riêng lẻ. Hãy nhớ rằng, lý tưởng nhất, bạn muốn mô tả mỗi phần trong một đoạn hoặc phần riêng biệt và đánh dấu cuộc thảo luận đó bằng một tiêu đề. Nếu bạn có một phần nền tảng, hãy sử dụng một tiêu đề cho nó nữa. Xem phần về tiêu đề cho các yêu cầu cụ thể.
Danh sách. Danh sách không quan trọng bằng trong phần mô tả như trong hướng dẫn. Tuy nhiên, nếu bạn liệt kê các phần hoặc tiểu phần hoặc liệt kê các thông số kỹ thuật, đây là những tình huống tốt cho danh sách. Xem phần về danh sách cho các yêu cầu cụ thể.
Thông báo đặc biệt. Trong các mô tả, không có gì quan trọng như vai trò của các thông báo đặc biệt như trong hướng dẫn. Rốt cuộc, nếu đó thực sự là một mô tả, người đọc không nên cố gắng làm theo bất kỳ quy trình nào, và do đó không nên gặp rủi ro nào về việc làm hỏng thiết bị, lãng phí vật tư, làm sai quy trình, hoặc gây thương tích cho bản thân hoặc người khác. Tuy nhiên, bạn có thể tìm thấy Ghi chú thông báo đặc biệt để nhấn mạnh các điểm quan trọng hoặc ngoại lệ. Xem phần về thông báo đặc biệt để thảo luận hoàn chỉnh về cách sử dụng đúng các thông báo đặc biệt này cũng như định dạng và vị trí của chúng trong các hướng dẫn.
Tôi rất mong nhận được ý kiến, phản ứng, và sự phê bình của bạn về chương này: phản hồi—David McMurrey
