Vui lòng nhấp vào đây để giúp đỡ. David McMurrey trả tiền cho dịch vụ lưu trữ web:
Hãy ủng hộ bất kỳ số tiền nhỏ nào bạn có thể!
Viết Kỹ Thuật Trực Tuyến sẽ vẫn miễn phí.
Rào cản lớn nhất mà bạn có thể gặp phải khi viết một mô tả là nhớ nghĩa của thuật ngữ này như nó được sử dụng trong ngữ cảnh này. Tất cả chúng ta đều sử dụng từ này. mô tả lỏng lẻo đề cập đến gần như bất kỳ cuộc thảo luận hoặc giải thích nào. Nhưng trong bối cảnh này, nó có nghĩa là cuộc thảo luận chi tiết về các khía cạnh vật lý của một sự vật. Điều đó có nghĩa là thảo luận về các yếu tố như màu sắc, hình dạng, kích thước, trọng lượng, chiều cao, chiều rộng, độ dày, kết cấu, mật độ, nội dung, vật liệu xây dựng, và những thứ tương tự.
Ví dụ, câu này không thực sự là mô tả theo nghĩa của chúng ta:
Một đĩa mềm máy tính là một thiết bị được sử dụng để lưu trữ dữ liệu điện tử.
Nó giải thích chức năng hoặc mục đích nhưng cung cấp ít hoặc không có chi tiết vật lý. Tuy nhiên, câu này thật sự là mô tả:
Đĩa mềm phổ biến của những năm 1980 có kích thước 3.5 inch x 3.5 inch và dày khoảng 1/8 inch.
Hãy chắc chắn kiểm tra mô tả ví dụ có sẵn trong chương này.
Đồ họa thông tin được tạo ra bởi NotebookLM của chương này
Bối cảnh cho Mô tả
Như đã đề cập trước đó, mô tả là một yếu tố phổ biến trong viết kỹ thuật—chỉ là không hoàn toàn giống như cách mà hướng dẫn xuất hiện. Mô tả thường xuất hiện dưới dạng một hoặc hai câu ở đây, một đoạn ở đó, hoặc một phần hoàn chỉnh ở nơi khác. Một số loại viết kỹ thuật đặc trưng cho mô tả:
- Các báo cáo tai nạn cần nhiều mô tả.
- Thông số sản phẩm — tài liệu mô tả thiết kế và tính năng của một sản phẩm mới hoặc đã thay đổi — có nhiều mô tả.
- Hướng dẫn thường yêu cầu mô tả để giúp người đọc hình dung những gì họ đang làm và những gì họ đang làm việc với.
Nội dung và Cấu trúc của Mô tả
Dưới đây là một đánh giá về các phần mà bạn thường thấy trong mô tả. Khi bạn đọc, hãy xem qua các mô tả ví dụ.
Giới thiệu. Lên kế hoạch cho phần giới thiệu của mô tả của bạn một cách cẩn thận. Đảm bảo rằng nó thực hiện tất cả những điều sau đây (nhưng không nhất thiết theo thứ tự này) áp dụng cho mô tả cụ thể của bạn:
- Chỉ định đối tượng cụ thể sẽ được mô tả.
- Chỉ ra những gì khán giả cần về kiến thức và nền tảng để hiểu được mô tả.
- Cung cấp mô tả tổng quát về đối tượng.
- Bao gồm một cái nhìn tổng quan về nội dung của mô tả.
Nền. Nếu sự vật mà bạn đang mô tả có khả năng không quen thuộc với hầu hết độc giả, hãy cân nhắc việc thêm một số thông tin nền trước khi bạn bắt tay vào mô tả thực tế. Nếu bạn sắp mô tả một máy đo mật độ SGO/3 cho những người không chuyên, tốt nhất là bạn nên thảo luận trước về nó là gì, nó làm gì, và nó được sử dụng ở đâu trên hành tinh này.
Thảo luận về các bộ phận hoặc đặc điểm. Phần chính của mô tả của bạn là thảo luận về từng phần hoặc đặc điểm. Bạn phải chia đối tượng mà bạn đang mô tả thành các phần, hoặc đặc điểm, hoặc cả hai. Phần rất dễ: ví dụ, một chiếc bút chì bằng gỗ có lõi chì, một thùng gỗ, một cục tẩy, và một kẹp kim loại. Đặc điểm là những khía cạnh có thể mô tả của một vật nhưng không phải là các phần: ví dụ, cây bút chì có một trọng lượng nhất định, chiều dài, chiều rộng, và những thứ tương tự. Nếu bạn là một ông trùm bất động sản mới nổi và phải mô tả một lô đất trống cho hồ sơ công ty, bạn có thể sẽ mô tả nó qua các đặc điểm của nó: vị trí, diện tích, địa hình, thảm thực vật, khả năng tiếp cận các tiện ích, và những thứ tương tự. (Hãy xem mô tả của dụng cụ cào đá nguyên thủy trong các ví dụ; một phần của nó được sắp xếp theo các đặc điểm, và phần còn lại theo các phần!)
Khi bạn đã phân chia đối tượng mà bạn đang mô tả thành các phần, đặc điểm hoặc cả hai, công việc tiếp theo của bạn là mô tả từng phần. Đối với các đối tượng cơ khí, bắt đầu bằng cách định nghĩa phần đó, giải thích chức năng của nó là một cách làm hiệu quả. Sau đó, bạn mô tả phần đó từ tổng quát đến cụ thể, sử dụng bất kỳ nguồn thông tin nào phù hợp.
Lưu ý rằng trong phần mô tả, bạn có thể kết hợp các loại viết khác nhau. Bạn sẽ thấy mình giải thích các chức năng, định nghĩa các thuật ngữ, thảo luận một chút về quy trình khi bạn mô tả. Điều đó không phải là vấn đề miễn là trọng tâm chính và phần lớn nội dung thực sự là mô tả.
Thảo luận về hoạt động hoặc quy trình liên quan. Ở một thời điểm nào đó trong phần mô tả, thường là ở cuối, nó rất hữu ích để tóm tắt hoạt động hoặc quy trình liên quan đến vật thể mà bạn đang mô tả. Chẳng hạn, nếu bạn vừa mô tả một cây bút chì cơ khí, bạn có thể giải thích ngắn gọn cách mà nó được sử dụng. Nếu bạn vừa mô tả một tinh thể tuyết, bạn có thể thảo luận về quy trình mà nó hình thành.
Nguồn Gốc Miêu Tả
Khi bạn viết một mô tả, bạn cần nghĩ về các loại chi tiết mô tả mà bạn có thể cung cấp. Đôi khi, các mô tả khá yếu trong lĩnh vực này. Sử dụng danh sách sau để lên kế hoạch cho mô tả của bạn hoặc để xem lại một mô tả bạn đã viết. Hãy nghĩ về các loại chi tiết mô tả mà bạn có thể cung cấp, hoặc sử dụng danh sách sau để xác định các loại mà bạn chưa sử dụng:
|
màu sắc chiều cao chiều rộng hình dạng cân nặng vật liệu kết cấu địa điểm các phương pháp gắn kết mùi hương |
độ sâu số lượng hoa văn, thiết kế nguyên liệu tuổi các bộ phận phụ chiều dài hoàn thành nhiệt độ nội dung độ ẩm |
Hình ảnh sơ đồ của các mô tả. Hãy nhớ rằng đây chỉ là một mô hình điển hình hoặc phổ biến cho nội dung và tổ chức—nhiều mô hình khác có thể.
Các Vấn Đề Khác
Trong các mô tả, bạn có thể sẽ thấy khó khăn trong việc xử lý các số, viết tắt và ký hiệu:
Số. Hãy nhớ rằng viết kỹ thuật phá vỡ một số quy tắc mà bạn đã nỗ lực học trong các lớp viết trước đây. Trong bối cảnh viết kỹ thuật, chúng ta thường rất quan tâm đến các con số và muốn chúng nổi bật. Điều này có nghĩa là bạn nên sử dụng số trong văn bản chạy khi con số chỉ ra một lượng chính xác, được đo lường hoặc có thể đo lường được, hoặc khi nó đại diện cho một giá trị quan trọng. Ví dụ, trong những câu này, dường như quan trọng rằng các con số là chính xác:
Chiếc cốc có đường kính 3 inch.
Sử dụng 4 đinh ghim để gắn tấm áp phích lên tường.
Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là sử dụng chữ số cho những giá trị không quan trọng. Ví dụ, trong câu này, không có gì gây ấn tượng mạnh về số lượng mục mà báo cáo có:
Báo cáo có bốn phần chính.
Xem phần về số vs. từ để biết thêm chi tiết.
Cấu trúc của một đoạn văn mô tả. Thông thường, nó bắt đầu bằng một câu nói về mục đích hoặc chức năng của phần, với các chi tiết mô tả theo sau. Các chi tiết mô tả dựa vào các "nguồn" mô tả—những thứ như màu sắc, hình dạng, chiều rộng và chiều cao.
Viết tắt. Trong viết kỹ thuật, chúng ta mong đợi sẽ thấy các chữ viết tắt. Hãy sử dụng chúng một cách tự do trong mô tả của bạn. Hãy nhớ quy tắc về việc chấm câu cho chữ viết tắt—chỉ chấm câu nếu chúng tạo thành một từ (ví dụ, "in."). Cũng hãy nhớ rằng các chữ viết tắt không không đối đầu với số mà chúng được dùng kèm (ví dụ, tạo ra "băng 8 mm" hoặc "băng 8-mm" nhưng không "băng 8mm").
Biểu tượng. Vấn đề phổ biến nhất với các ký hiệu trong hướng dẫn và mô tả liên quan đến inch và feet. Nếu bạn đang viết hướng dẫn cho một dự án mơ ước của thợ mộc nơi có inch và feet ở khắp mọi nơi, hãy sử dụng ký hiệu " (inch) và ' (feet). Tuy nhiên, nếu bạn chỉ trích dẫn các phép đo inch và feet một vài lần, hãy sử dụng từ hoặc viết tắt thay vào đó.
Đồ họa và định dạng trong mô tả
Trong hầu hết các mô tả, bạn sẽ cần ít nhất một hình minh họa của vật bạn đang mô tả, với các nhãn chỉ vào các phần. Xem phần về đồ họa để biết thêm về việc tạo đồ họa, định dạng chúng và tích hợp chúng vào mô tả của bạn.
Tiêu đề. Trong mô tả, bạn sẽ muốn sử dụng tiêu đề và tiêu đề phụ để phân chia phần thảo luận về các phần hoặc đặc điểm riêng lẻ. Hãy nhớ rằng, lý tưởng là bạn muốn mô tả mỗi phần trong một đoạn hoặc phần riêng biệt và đánh dấu phần thảo luận đó bằng một tiêu đề. Nếu bạn có một phần nền tảng, hãy sử dụng một tiêu đề cho nó nữa. Xem phần về tiêu đề cho các yêu cầu cụ thể.
Danh sách. Danh sách không quan trọng bằng trong mô tả như trong hướng dẫn. Tuy nhiên, nếu bạn liệt kê các phần hoặc tiểu phần hoặc đưa ra các thông số kỹ thuật, đây là những tình huống tốt cho danh sách. Xem phần về danh sách cho các yêu cầu cụ thể.
Thông báo đặc biệt. Trong mô tả, không có gì quan trọng như vai trò của các lưu ý đặc biệt như trong hướng dẫn. Dù sao đi nữa, nếu thực sự là một mô tả, người đọc không nên cố gắng thực hiện bất kỳ quy trình nào, và do đó không nên có nguy cơ làm hỏng thiết bị, lãng phí vật tư, gây ra lỗi trong quy trình, hoặc tự làm tổn thương mình hoặc người khác. Tuy nhiên, bạn có thể tìm thấy ghi chú Thông báo đặc biệt để nhấn mạnh những điểm quan trọng hoặc ngoại lệ. Xem phần về thông báo đặc biệt để thảo luận đầy đủ về việc sử dụng đúng cách các thông báo đặc biệt này cũng như định dạng và vị trí của chúng trong hướng dẫn.
Thông tin liên quan
Đố đọc sách. Sử dụng bài quiz này để kiểm tra sự hiểu biết của bạn về chương này.
Đào tạo có sẵn. Hãy thực hành viết với McMurrey là người hướng dẫn của bạn.
Tôi rất trân trọng những suy nghĩ, phản ứng và đánh giá của bạn về chương này: phản hồi—David McMurrey
