Xin vui lòng nhấn vào đây để giúp đỡ. David McMurrey trả tiền cho dịch vụ lưu trữ web:
Hãy quyên góp bất kỳ số tiền nhỏ nào bạn có thể!
Viết Kỹ Thuật Trực Tuyến sẽ vẫn miễn phí.
Trong viết kỹ thuật, mô tả quy trình là một trong những loại văn bản quan trọng nhất: mọi người cần biết cách mọi thứ diễn ra, cách mọi thứ hoạt động, cách vận hành mọi thứ, và cách thực hiện một số hành động nhất định. tường thuật cho biết cách mà một điều gì đó xảy ra qua một khoảng thời gian lịch sử. Một quy trình là một sự kiện hoặc tập hợp các sự kiện có thể được thực hiện hoặc xảy ra thường xuyên hoặc lặp đi lặp lại. Các từ "thủ tục" và "thói quen" có mối quan hệ chặt chẽ. Khi bạn "kể lại" một "quy trình," bạn giải thích cách một cái gì đó hoạt động hoặc cách một cái gì đó xảy ra. Chúng ta sẽ sử dụng "thảo luận về quy trình" ở đây.
Lưu ý: Xem ví dụ về quá trình kể chuyện.
Infographic do NotebookLM tạo ra cho chương này
Quy trình là gì?
Câu chuyện quy trình là một cấu trúc thông tin — nó là một trong những tổ hợp cơ bản của nội dung và các mô hình tổ chức mà bạn sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau trong viết kỹ thuật. Ví dụ, hướng dẫn là một ứng dụng của viết kỹ thuật; hướng dẫn sử dụng nhiều câu chuyện quy trình. (Xem chương về hướng dẫn.)
Trọng tâm của chương này là một số hướng dẫn cơ bản cho việc viết. không hướng dẫn các câu chuyện quy trình. Những câu chuyện quy trình này trả lời những câu hỏi như:
- Cơ chế này hoạt động như thế nào?
- Các bước điển hình trong hiện tượng tự nhiên, cơ học, xã hội, sinh học, tâm lý này là gì?
- Sự kiện này (cơ học, tự nhiên, con người, xã hội) diễn ra như thế nào?
Khi chúng ta đặt ra những câu hỏi như thế này, chúng ta mong đợi một lời giải thích hệ thống từng bước về cách cơ chế hoạt động hoặc cách hiện tượng xảy ra. Chúng ta không có ý định tự thực hiện nó, chỉ muốn hiểu rõ hơn về nó. Ở một chương khác, bạn đã đọc về câu chuyện nguyên nhân. Những điều này có liên quan chặt chẽ đến các câu chuyện quy trình. Trong các câu chuyện nguyên nhân, chúng ta quan tâm đến lý do tại sao điều gì đó xảy ra, nguyên nhân của nó, và kết quả hoặc hậu quả của nó. Trong các câu chuyện quy trình, chúng ta quan tâm đến cách mà điều gì đó xảy ra, cách nó hoạt động, theo từng bước một. Thường thì sự phân biệt giữa hai điều này là mờ nhạt.
Tường thuật quy trình. Dần dần, văn bản này giải thích cách mà máy tính "nhận diện" giọng nói.
Các câu chuyện quá trình tập trung vào những thứ như sự hình thành của sét, tuyết, bão, những đợt không khí lạnh, vòi rồng; sự phát triển của phôi người; sự thụ phấn của một bông hoa; các hoạt động tự động của một máy photocopy hoặc một máy tính; sự xuất hiện của siêu nova, lỗ đen, sao khổng lồ đỏ, hoặc sao lùn trắng. Các câu chuyện quá trình giải thích hoạt động của các cơ chế như ắc quy xe hơi, bóng đèn, điện thoại, ti vi, lò vi sóng, đầu thu âm thanh nổi.
Như đã đề cập trước đó, trọng tâm trong chương này là phi hướng dẫn quá trình. Tuy nhiên, trong khi giải thích cách các bác sĩ thực hiện phẫu thuật tim hở hoặc cách một nhà máy điện hạt nhân hoạt động có thể nghe giống như hướng dẫn, chúng không phải như vậy! Thông thường, các tài liệu về những chủ đề này sẽ cung cấp cho mọi người một cái nhìn tổng quan về những gì diễn ra trong các quá trình này. Hình minh họa tiếp theo truyền đạt một ý tưởng chung về cách nước biển được chuyển đổi thành nước ngọt:
Tường thuật quy trình. Từng bước, văn bản này thảo luận về một phương pháp khử muối nước biển.
Làm thế nào để chia quy trình thành các bước?
Khi bạn viết một câu chuyện về quy trình—dù là một đoạn văn đơn lẻ hay một báo cáo hoàn chỉnh—Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất là chia quy trình thành các bước chính, giai đoạn, hoặc thời kỳ. Tất nhiên còn có những cách khác để xử lý một câu chuyện quy trình, nhưng việc chia theo bước thường là tốt nhất. Ví dụ, bạn có thể thử tổ chức một câu chuyện quy trình theo các phần chính của một cơ chế. Sử dụng bất kỳ kế hoạch nào có vẻ phù hợp nhất với độc giả, chủ đề và mục đích của bạn.
Một bước là một hành động hoặc sự kiện (hoặc một nhóm các sự kiện liên quan) được thực hiện hoặc xảy ra trong quy trình. Hãy xem xét một quy trình đơn giản như việc pha cà phê với ấm pha cà phê nhỏ giọt. Một hoạt động như vậy bao gồm các bước sau, mỗi bước thực sự đại diện cho một nhóm hành động.
|
Các bước 1. Đun sôi nước ------------------------> 2. Rửa bình cà phê và rổ lọc 3. Đo lường trong cà phê mới 4. Đổ nước sôi vào |
Hành động cá nhân (bước 1)
a. Tìm chiếc ấm và mang nó đến bồn rửa. b. Bật nước và rửa sạch ấm đun nước c. Đổ đầy ấm nước đến mức mong muốn d. Tắt nước và đi tới bếp e. Đặt ấm nước lên bếp f. Bật bếp nấu g. Đợi nước sôi |
Rõ ràng, không ai cần phải được nhắc đến tất cả những hành động cụ thể này; ví dụ cho thấy rằng một bước thường đại diện cho một nhóm các hành động hoặc sự kiện cụ thể liên quan. Nếu bạn nhìn lại ví dụ về khử muối ở trên, bạn sẽ thấy một ví dụ thực tế hơn về quá trình chia thành các bước. Câu chuyện tập trung vào bốn bước trong quá trình khử muối: (1) tạo áp suất và bay hơi, (2) đông lạnh, (3) tách biệt, và (4) xả phần nước mặn của nước biển.
Các câu chuyện quy trình được sử dụng trong tài liệu kỹ thuật như thế nào? Trước tiên, các quy trình thường được giải thích trong hướng dẫn. Trong một số tình huống, việc giải thích cách một điều gì đó hoạt động gần như hiệu quả như việc cung cấp hướng dẫn từng bước trực tiếp. Và trong mọi trường hợp, mọi người hiểu rõ hơn các hành động mà họ đang thực hiện khi họ hiểu các hành động đứng sau những hành động đó. Các câu chuyện quy trình cũng rất quan trọng trong tài liệu sản phẩm mới—cả nội bộ (dành cho các nhà thiết kế và tiếp thị sản phẩm) hoặc bên ngoài (dành cho khách hàng và người dùng sản phẩm). Cuối cùng, các câu chuyện quy trình cũng quan trọng trong tài liệu nghiên cứu khoa học. Bạn có thể tưởng tượng các nhà nghiên cứu đang nghiên cứu mưa axit hoặc sự cố tràn dầu—việc hiểu những quy trình này có thể dẫn đến việc kiểm soát chúng tốt hơn.
Làm thế nào để Thảo luận các Bước?
Khi bạn thảo luận về một quy trình, mục tiêu của bạn là giúp người đọc hiểu cách mà quy trình đó hoạt động, những sự kiện điển hình xảy ra trong quy trình đó. Bạn sử dụng bất kỳ công cụ viết nào có sẵn để đạt được mục đích đó. Một trong những cách phổ biến nhất để giải thích một quy trình là chia nó thành các bước, giai đoạn, khoảng thời gian, giai đoạn. Những điều này về cơ bản là các đoạn thời gian — nhóm các sự kiện hoặc hành động có liên quan chặt chẽ với nhau. Hãy xem bất kỳ ví dụ nào trong chương này; bạn sẽ thấy câu quy trình ở khắp mọi nơi.
Tuy nhiên, hầu hết các câu chuyện quá trình không có nhiều giá trị nếu không có những giải thích về nguyên nhân và hậu quả đang hoạt động phía sau chúng. Ví dụ, thật sự không quá thú vị khi đọc rằng khi bão t Tornado xuất hiện, trời sẽ mây mù, gió và mưa và những cơn lốc xoáy xảy ra, phá hủy mọi thứ. Chúng ta muốn biết nhiều hơn chỉ là quy trình cơ bản: chúng ta muốn biết nguyên nhân khiến chúng hình thành, những điều kiện nào thuận lợi cho sự hình thành của chúng, chúng cư xử như thế nào sau khi hình thành, và tất nhiên, chúng gây ra những loại thiệt hại gì.
Các loại thông tin khác cũng có thể bổ sung cho cuộc thảo luận về các quy trình:
- Mô tả: Giải thích cách mà mọi thứ trông như thế nào trước, trong hoặc sau quá trình, hoặc bất kỳ giai đoạn nào trong quá trình.
- Định nghĩa: Giải thích nghĩa của bất kỳ thuật ngữ kỹ thuật nào được sử dụng trong câu chuyện.
- So sánh: So sánh quá trình, bất kỳ giai đoạn nào của nó hoặc kết quả với một cái gì đó tương tự hoặc quen thuộc để giúp độc giả hiểu.
- Ví dụ: Cung cấp ví dụ về quy trình mà bạn đang giải thích. Ví dụ, trong một câu chuyện về lốc xoáy, những ví dụ về các cơn lốc xoáy trong lịch sử có thể hữu ích.
Phân bào nguyên phân là quá trình sao chép tế bào, trong đó một tế bào tạo ra hai tế bào con giống hệt nhau. Quá trình này bao gồm bốn giai đoạn chính: prophase, metaphase, anaphase và interphase.
|
Mở rộng ví dụ về câu chuyện quy trình. Cấu trúc thông tin có thể hoạt động như một cái đàn accordion — chúng có thể mở rộng hoặc thu nhỏ tùy theo nhu cầu của bạn. Nhấp vào liên kết trong ví dụ này và xem sự mở rộng của cuộc thảo luận về kì đầu.
Cách Định Dạng Các Kể Chuyện Quy Trình?
Dưới đây là một vài gợi ý về định dạng liên quan cụ thể đến các câu chuyện quy trình.
- Tiêu đề. Nếu bạn viết một bài tường thuật quá trình mở rộng và cấu trúc nó theo các bước hoặc giai đoạn, tức là, các khoảng thời gian, thì các tiêu đề phụ có thể liên quan đến những bước hoặc giai đoạn đó, như được minh họa trong bố cục sơ đồ sau đây của các tường thuật quá trình. Nếu bài tường thuật quá trình của bạn có một phần trong đó bạn giải thích quy trình và một phần khác trong đó bạn thảo luận về một khía cạnh bổ sung của quá trình, thì các tiêu đề của bạn cần chỉ ra cấu trúc đó nữa. Xem chương về tiêu đề để biết thêm chi tiết.
- Danh sách. Vì chúng tập trung vào chuỗi sự kiện, các câu chuyện quy trình là ứng cử viên thích hợp cho danh sách số trong câu và danh sách số theo chiều dọc như các ví dụ trong chương này đã chỉ ra. Xem chương về danh sách để biết thêm chi tiết.
- Đồ họa. Các câu chuyện quy trình là lĩnh vực chính cho các sơ đồ luồng như bạn thấy trong một số minh họa trong cuốn sách này. Ở đây, bạn đưa ra một sự diễn tả không gian về những thứ xảy ra theo thời gian. Cũng hữu ích là các sơ đồ và bản vẽ về các cơ chế tham gia vào quy trình. Xem chương về đồ họa cho chi tiết.
- Phong cách. Bạn xử lý các số, ký hiệu và viết tắt trong các câu chuyện quy trình giống như trong bất kỳ tài liệu kỹ thuật nào khác. Các giá trị đo lường chính xác nên được biểu diễn bằng chữ số, bất kể chúng có nhỏ hơn 10 hay không. Xem chương về phong cách và kỹ thuật để biết thêm chi tiết.
Sơ đồ của một câu chuyện quy trình. Một mô hình điển hình hoặc phổ biến cho nội dung và tổ chức—các mô hình khác cũng có thể.
Thông tin liên quan
Bài kiểm tra đọc hiểu. Sử dụng bài kiểm tra này để kiểm tra sự hiểu biết của bạn về chương này.
Đào tạo có sẵn. Hãy luyện tập viết với McMurrey như giảng viên của bạn.
Tôi rất mong nhận được ý kiến, phản hồi và phê bình của bạn về chương này: phản hồi—David McMurrey
