Vui lòng nhấp vào đây để giúp đỡ. David McMurrey thanh toán cho dịch vụ lưu trữ web:
Hãy quyên góp bất kỳ số tiền nhỏ nào bạn có thể!
Viết Kỹ Thuật Trực Tuyến sẽ vẫn miễn phí.
Trong viết kỹ thuật, tường thuật quy trình là một trong những loại văn bản quan trọng nhất: mọi người cần biết cách mọi thứ diễn ra, cách mọi thứ hoạt động, cách vận hành các thiết bị và cách thực hiện những hành động nhất định. A tường thuật kể về cách mà một điều gì đó xảy ra trong một khoảng thời gian lịch sử. Một quá trình là một sự kiện hoặc một tập hợp các sự kiện có thể được thực hiện hoặc xảy ra một cách thường xuyên hoặc lặp đi lặp lại. Các từ "quy trình" và "thói quen" có mối quan hệ chặt chẽ. Khi bạn "kể lại" một "quy trình," bạn giải thích cách mà một cái gì đó hoạt động hoặc cách mà một cái gì đó xảy ra. Chúng ta sẽ sử dụng "thảo luận quy trình" ở đây.
Ghi chú: Xem ví dụ về quy trình tường thuật.
Đồ họa thông tin được tạo ra bởi NotebookLM của chương này
Quy trình là gì?
Mạch kể quy trình là một cấu trúc thông tin — nó là một trong những kết hợp cơ bản của nội dung và các mẫu tổ chức mà bạn sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau trong viết kỹ thuật. Ví dụ, hướng dẫn là một ứng dụng của viết kỹ thuật; hướng dẫn sử dụng rất nhiều mạch kể quy trình. (Xem chương về hướng dẫn.)
Chương này tập trung vào một số hướng dẫn cơ bản để viết. không hướng dẫn các câu chuyện quy trình. Những câu chuyện quy trình này trả lời các câu hỏi như:
- Cơ chế này hoạt động như thế nào?
- Các bước điển hình trong hiện tượng tự nhiên, cơ học, xã hội, sinh học, tâm lý là gì?
- Sự kiện này (cơ học, tự nhiên, con người, xã hội) diễn ra như thế nào?
Khi chúng ta đặt những câu hỏi như thế này, chúng ta mong đợi một giải thích theo từng bước có hệ thống về cách mà cơ chế hoạt động hoặc cách mà hiện tượng xảy ra. Chúng ta không có ý định thực hiện nó, chỉ muốn hiểu nó. Ở một chương khác, bạn đã đọc về các câu chuyện nguyên nhân. Những điều này có liên quan chặt chẽ đến các câu chuyện quá trình. Trong các câu chuyện nguyên nhân, chúng ta quan tâm đến lý do tại sao một cái gì đó xảy ra, nguyên nhân của nó, và kết quả hoặc hệ quả của nó là gì. Trong các câu chuyện quá trình, chúng ta quan tâm đến cách mà một cái gì đó xảy ra, nó hoạt động như thế nào, theo cách từng bước. Thường thì ranh giới giữa hai điều này là không rõ ràng.
Narrative quy trình. Từng bước, văn bản này giải thích cách máy tính "nhận diện" giọng nói.
Các câu chuyện quy trình tập trung vào những điều như sự hình thành của sét, tuyết, bão, không khí lạnh, lốc xoáy; sự phát triển của phôi thai con người; sự thụ phấn của một bông hoa; các hoạt động tự động của máy photocopy hoặc máy vi tính; sự xuất hiện của siêu tân tinh, lỗ đen, sao khổng lồ đỏ, hoặc sao lùn trắng. Các câu chuyện quy trình giải thích cách hoạt động của các cơ chế như ắc quy ô tô, bóng đèn, điện thoại, ti vi, lò vi sóng, máy thu âm stereo.
Như đã đề cập trước đó, trọng tâm trong chương này là không hướng dẫn quá trình. Tuy nhiên, khi giải thích cách các bác sĩ thực hiện phẫu thuật tim mở hoặc cách một nhà máy điện hạt nhân hoạt động có thể giống như là hướng dẫn, nhưng chúng không phải! Thông thường, các tài liệu về những chủ đề này sẽ cung cấp cho mọi người cái nhìn tổng quan về những gì diễn ra trong những quá trình này. Minh họa tiếp theo này truyền đạt một ý tưởng tổng quát về cách nước biển được chuyển đổi thành nước ngọt:
Kể lại quá trình. Từng bước, văn bản này đề cập đến một phương pháp khử muối nước biển.
Cách chia quá trình thành các bước?
Khi bạn viết một bản tường thuật quy trình — dù là một đoạn văn đơn lẻ hay một báo cáo hoàn chỉnh — một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất là chia quy trình thành các bước chính, giai đoạn, hoặc thời kỳ. Tất nhiên còn nhiều cách khác để xử lý một bản tường thuật quy trình, nhưng việc chia theo các bước thường là cách tốt nhất. Ví dụ, bạn có thể thử tổ chức một bản tường thuật quy trình theo các phần chính của một cơ chế. Sử dụng bất kỳ kế hoạch nào dường như phù hợp nhất với người đọc, chủ đề và mục đích của bạn.
Một bước là một hành động hoặc sự kiện (hoặc một nhóm các sự kiện liên quan) được thực hiện hoặc diễn ra trong quá trình. Hãy xem xét một quy trình đơn giản như việc pha cà phê bằng ấm pha cà phê nhỏ giọt. Hoạt động này bao gồm các bước sau, mỗi bước thực sự đại diện cho một nhóm hành động.
|
Các bước 1. Đun sôi nước ------------------------> 2. Rửa bình cà phê và rổ lọc 3. Đo lường trong cà phê mới 4. Đổ nước sôi vào |
Hành động cá nhân (bước 1)
a. Tìm cái ấm và mang nó đến bồn rửa. b. Mở nước và rửa sạch ấm nước c. Đổ đầy ấm nước đến mức mong muốn d. Tắt nước và đi đến bếp e. Đặt ấm nước lên bếp f. Bật bếp g. Chờ nước sôi |
Rõ ràng, không ai cần phải được nói về tất cả những hành động cụ thể này; ví dụ cho thấy rằng một bước thường đại diện cho một nhóm các hành động hoặc sự kiện cụ thể có liên quan. Nếu bạn quay lại xem ví dụ khử muối trước đó, bạn sẽ thấy một ví dụ thực tế hơn về quá trình chia thành các bước. Câu chuyện tập trung vào bốn bước trong quy trình khử muối: (1) nén và bốc hơi, (2) đông lạnh, (3) phân tách, và (4) thải phần nước mặn của nước biển.
Các câu chuyện về quy trình được sử dụng trong các tài liệu kỹ thuật như thế nào? Trước hết, quy trình thường được giải thích trong các hướng dẫn. Đối với một số tình huống, việc giải thích cách một thứ hoạt động gần như hiệu quả như việc cung cấp hướng dẫn từng bước trực tiếp. Và trong bất kỳ trường hợp nào, mọi người đều hiểu rõ hơn về các hành động họ đang thực hiện khi họ hiểu rõ các hành động ẩn sau những hành động đó. Các câu chuyện về quy trình cũng rất quan trọng trong tài liệu sản phẩm mới—cả nội bộ (dành cho các nhà thiết kế và tiếp thị của sản phẩm) lẫn bên ngoài (dành cho khách hàng và người sử dụng sản phẩm). Cuối cùng, các câu chuyện về quy trình cũng quan trọng trong tài liệu nghiên cứu khoa học. Bạn có thể tưởng tượng các nhà nghiên cứu nghiên cứu mưa acid hoặc tràn dầu—việc hiểu những quy trình này có thể dẫn đến việc kiểm soát chúng tốt hơn.
Cách thảo luận về các bước?
Khi bạn thảo luận về một quá trình, mục tiêu của bạn là giúp người đọc hiểu cách mà quá trình đó hoạt động, những sự kiện điển hình xảy ra trong quá trình đó. Bạn sử dụng bất kỳ công cụ viết nào có sẵn để đạt được mục đích đó. Một trong những cách phổ biến nhất để giải thích một quá trình là chia nó thành các bước, giai đoạn, thời kỳ, hoặc cấp độ. Những điều này về cơ bản là các đoạn thời gian — các nhóm sự kiện hoặc hành động có liên quan chặt chẽ với nhau. Hãy xem bất kỳ ví dụ nào trong chương này; bạn sẽ thấy câu mô tả quá trình ở mọi nơi.
Tuy nhiên, hầu hết các câu chuyện về quy trình không có nhiều ý nghĩa nếu không có những giải thích về nguyên nhân và tác động phía sau chúng. Ví dụ, không có gì thú vị khi đọc rằng khi bão lốc hình thành, trời sẽ mây mù, gió và mưa và các cơn lốc xuất hiện, phá hủy mọi thứ. Chúng ta muốn biết nhiều hơn chỉ về quy trình thô sơ: chúng ta muốn biết nguyên nhân nào khiến chúng hình thành, điều kiện nào thuận lợi cho sự hình thành của chúng, chúng cư xử như thế nào sau khi hình thành, và tất nhiên là những loại thiệt hại nào mà chúng gây ra.
Những loại thông tin khác cũng có thể bổ sung cho cuộc thảo luận về các quy trình:
- Mô tả: Giải thích cách mọi thứ trông như thế nào trước, trong hoặc sau quá trình, hoặc bất kỳ giai đoạn nào trong quá trình.
- Định nghĩa: Giải thích ý nghĩa của bất kỳ thuật ngữ kỹ thuật nào được sử dụng trong câu chuyện.
- So sánh: So sánh quá trình, bất kỳ giai đoạn hoặc kết quả nào của nó, với một cái gì đó tương tự hoặc cái gì đó quen thuộc để giúp độc giả hiểu rõ hơn.
- Ví dụ: Cung cấp ví dụ về quy trình bạn đang giải thích. Chẳng hạn, trong một câu chuyện về bão vòi, những ví dụ về các cơn bão vòi trong lịch sử có thể giúp.
Phân bào nguyên phân là quá trình sao chép tế bào, trong đó một tế bào tạo ra hai tế bào con giống hệt nhau. Quá trình này bao gồm bốn giai đoạn chính: kỳ đầu, kỳ giữa, kỳ sau và kỳ gian.
|
Mở rộng ví dụ về tường thuật quy trình. Cấu trúc thông tin có thể hoạt động như một chiếc accordion—chúng có thể mở rộng hoặc thu gọn tùy theo nhu cầu của bạn. Nhấn vào liên kết trong ví dụ này và xem sự mở rộng của cuộc thảo luận về kỳ đầu.
Cách Định Dạng Các Tường Trình Quy Trình?
Dưới đây là một vài gợi ý về định dạng liên quan cụ thể đến các câu chuyện quy trình.
- Tiêu đề. Nếu bạn viết một câu chuyện quy trình mở rộng và sắp xếp nó theo từng bước hoặc giai đoạn, nói cách khác, các đoạn thời gian, thì các tiêu đề phụ có thể liên quan đến những bước hoặc giai đoạn đó, như được minh họa trong hình ảnh sơ đồ sau đây về các câu chuyện quy trình. Nếu câu chuyện quy trình của bạn có một phần mà bạn giải thích quy trình và một phần khác mà bạn thảo luận về một khía cạnh bổ sung nào đó của quy trình, các tiêu đề của bạn cũng cần phản ánh cấu trúc đó. Xem chương về tiêu đề để biết chi tiết.
- Danh sách. Bởi vì chúng tập trung vào chuỗi sự kiện, các câu chuyện quy trình có khả năng là ứng cử viên hàng đầu cho các danh sách số trong câu và danh sách theo chiều dọc như các ví dụ trong chương này cho thấy. Xem chương về danh sách để biết chi tiết.
- Đồ họa. Các câu chuyện quy trình là vùng lãnh thổ chính cho các sơ đồ lưu lượng như bạn thấy trong một số hình minh họa trong cuốn sách này. Ở đây, bạn cung cấp một biểu diễn không gian của các sự vật khi chúng xảy ra theo thời gian. Cũng hữu ích là các sơ đồ và bản vẽ về các cơ chế tham gia vào quy trình. Xem chương về đồ họa để biết chi tiết.
- Phong cách. Bạn đối xử với các số, ký hiệu và chữ viết tắt trong các câu chuyện quy trình tương tự như trong bất kỳ tài liệu kỹ thuật nào khác. Giá trị đo lường chính xác nên được viết dưới dạng số, bất kể chúng có dưới 10 hay không. Xem chương về phong cách và cơ chế để biết thêm chi tiết.
Sơ đồ quy trình của một câu chuyện quy trình. Một mô hình điển hình hoặc phổ biến cho nội dung và tổ chức—các mô hình khác là có thể.
Thông tin liên quan
Câu hỏi trắc nghiệm đọc bài. Sử dụng bài quiz này để kiểm tra sự hiểu biết của bạn về chương này.
Đào tạo có sẵn. Hãy thực hành viết với McMurrey như giảng viên của bạn.
Tôi rất mong nhận được ý kiến, phản ứng, và sự chỉ trích của bạn về chương này: phản hồi—David McMurrey
