Kérjük, kattintson ide, hogy segítsen David McMurreynek fedezni a webtárhely költségeit:
Adományozzon bármilyen kis összeget, amit megengedhet magának!
Az Online Technical Writing továbbra is ingyenes marad.
A műszaki írásban a folyamatleírás az egyik legfontosabb prózai műfaj: az embereknek tudniuk kell, hogyan történnek a dolgok, hogyan működnek, hogyan kell őket működtetni, és hogyan lehet bizonyos műveleteket végrehajtani. A narráció azt írja le, hogyan zajlik le valami a történelmi idő során. A folyamat olyan esemény vagy események sorozata, amely végrehajtható, illetve rendszeresen vagy ismétlődően történik. Az „eljárás” és a „rutin” szavak szorosan kapcsolódnak egymáshoz. Amikor egy „folyamatot” „elbeszélünk”, azt magyarázzuk el, hogyan működik valami, vagy hogyan történik meg. Itt a „folyamat tárgyalása” kifejezést használjuk.
Megjegyzés: Lásd a folyamatleírások példáit.
Mi az a folyamat?
A folyamatleírás egy információs szerkezet — azon alapvető tartalmi és szervezési minták egyike, amelyeket a műszaki írás számos különböző helyzetében használunk. Például az utasítások a műszaki írás egyik alkalmazási területét jelentik; az utasítások nagymértékben támaszkodnak a folyamatleírásra. (Lásd az utasításokról szóló fejezetet.)
Ennek a fejezetnek a középpontjában a nem utasítás jellegű folyamatleírások írásához szükséges alapvető irányelvek állnak. Ezek a folyamatleírások olyan kérdésekre adnak választ, mint például:
- Hogyan működik ez a mechanizmus?
- Melyek ennek a természeti, mechanikai, társadalmi, biológiai vagy pszichológiai jelenségnek a tipikus lépései?
- Hogyan történik ez az esemény (mechanikai, természeti, emberi, társadalmi)?
Amikor ilyen kérdéseket teszünk fel, egy szisztematikus, lépésről lépésre haladó magyarázatot várunk arra vonatkozóan, hogyan működik a mechanizmus, vagy hogyan zajlik le a jelenség. Nem végrehajtani akarjuk, hanem megérteni. Egy másik fejezetben az ok-okozati narratívákról olvashatott. Ezek szorosan kapcsolódnak a folyamatleírásokhoz. Az ok-okozati narratívákban az érdekel bennünket, hogy miért történik valami, mi okozza, és milyen eredményei vagy következményei vannak. A folyamatleírásokban viszont arra összpontosítunk, hogyan történik meg valami, hogyan működik, lépésről lépésre. A kettő közötti különbség gyakran elmosódik.
Folyamatleírás. Ez a szöveg lépésről lépésre magyarázza el, hogyan „ismerik fel” a számítógépek a beszédet.
A folyamatleírások olyan jelenségekre összpontosítanak, mint a villámlás, a hó, a hurrikánok, a hidegfrontok és a tornádók kialakulása; az emberi embrió fejlődése; a virágok beporzása; egy fénymásoló vagy számítógép automatikus működése; valamint a szupernóvák, fekete lyukak, vörös óriások vagy fehér törpék létrejötte. A folyamatleírások olyan mechanizmusok működését is bemutatják, mint az autóakkumulátorok, villanykörték, telefonok, televíziók, mikrohullámú sütők és sztereó erősítők.
Ahogy korábban említettük, ennek a fejezetnek a fókuszában a nem utasítás jellegű folyamat áll. Ugyanakkor annak magyarázata, hogyan végeznek az orvosok nyitott szívműtétet, vagy hogyan működik egy atomerőmű, könnyen hangozhat utasításnak — de valójában nem az! Az ilyen témájú dokumentumok általában áttekintést adnak arról, mi történik ezekben a folyamatokban. A következő ábra általános képet ad arról, hogyan alakítják át a tengervizet édesvízzé:
Folyamatleírás. Ez a szöveg lépésről lépésre tárgyalja a tengervíz sótalanításának egyik módszerét.
Hogyan osszuk fel a folyamatot lépésekre?
Amikor folyamatleírást írunk — legyen az egyetlen bekezdés vagy egy teljes jelentés — az egyik legfontosabb feladat a folyamat fő lépésekre, fázisokra, szakaszokra vagy időszakokra bontása. Természetesen más módjai is vannak a folyamatleírás kezelésének, de a lépések szerinti felosztás általában a legjobb megoldás. Például megpróbálhatja a folyamatleírást egy mechanizmus kulcsfontosságú részei szerint megszervezni. Azt a tervet válassza, amely leginkább megfelel az olvasók, a téma és a cél szempontjából.
Egy lépés egyetlen cselekvés vagy esemény (vagy ezek összefüggő csoportja), amelyet a folyamat során végrehajtanak vagy amely bekövetkezik. Vegyünk egy egyszerű folyamatot, például a filteres kávéfőzővel történő kávékészítést. Egy ilyen tevékenység a következő lépésekből áll, amelyek mindegyike valójában több cselekvést foglal magában.
|
Lépések 1. A víz felforralása ------------------------> 2. A kávéfőző edény és a szűrőkosár kiöblítése 3. Az új kávé kimérése 4. A forró víz ráöntése |
Egyedi műveletek (1. lépés)
a. A vízforraló megkeresése és a mosogatóhoz vitele b. A víz megnyitása és a vízforraló kiöblítése c. A vízforraló feltöltése a kívánt mennyiségig d. A víz elzárása és a tűzhelyhez sétálás e. A vízforraló elhelyezése az egyik főzőlapon f. A főzőlap bekapcsolása g. Várakozás, amíg a víz felforr |
Nyilvánvalóan senkinek sincs szüksége arra, hogy mindezeket az apró műveleteket részletesen elmondják; a példa azt mutatja, hogy egy lépés általában összefüggő konkrét cselekvések vagy események csoportját jelenti. Ha visszatekint az előző sótalanítási példára, egy sokkal életszerűbb példát lát a lépésekre bontás folyamatára. A narratíva a sótalanítási folyamat négy lépésére összpontosít: (1) nyomás alá helyezés és párolgás, (2) fagyasztás, (3) szétválasztás, és (4) a tengervíz sós részének elvezetése.
[200~Hogyan használják a folyamatleírásokat a műszaki dokumentumokban? Mindenekelőtt a folyamatokat általában az utasításokban magyarázzák el. Bizonyos helyzetekben annak elmagyarázása, hogy egy dolog hogyan működik, szinte ugyanolyan hatékony, mint a közvetlen, lépésről lépésre haladó utasítások megadása. És mindenesetre az emberek jobban megértik az általuk végrehajtott műveleteket, ha megértik az ezek mögött álló folyamatokat. A folyamatleírások az új termékek dokumentációjában is kulcsfontosságúak — legyenek azok belső jellegűek (a termék tervezőinek és marketingeseinek szánva) vagy külső jellegűek (a termék vásárlóinak és felhasználóinak szánva). Végül a folyamatleírások a tudományos kutatási szakirodalomban is fontos szerepet játszanak. Elképzelhetjük például azokat a kutatókat, akik a savas esőt vagy az olajszennyezéseket tanulmányozzák — ezeknek a folyamatoknak a megértése hozzájárulhat ahhoz, hogy jobban tudjuk őket szabályozni.
Hogyan tárgyaljuk a lépéseket?
Amikor egy folyamatot tárgyalunk, a célunk az, hogy az olvasók megértsék, hogyan működik az adott folyamat, és milyen tipikus események zajlanak benne. Ennek eléréséhez bármilyen rendelkezésre álló írási eszközt felhasználhatunk. A folyamat magyarázatának egyik leggyakoribb módja az, hogy lépésekre, fázisokra, időszakokra vagy szakaszokra bontjuk. Ezek lényegében időbeli egységek — egymással szorosan összefüggő események vagy cselekvések csoportjai. Vessen egy pillantást a fejezet bármelyik példájára; mindenütt folyamatmondatokat fog látni.
Ugyanakkor a legtöbb folyamatleírás nem sokat ér az őket meghatározó okok és hatások magyarázata nélkül. Például nem különösebben izgalmas azt olvasni, hogy amikor tornádók alakulnak ki, beborul az ég, szél és eső támad, majd pusztító forgószelek jelennek meg. Többre vágyunk puszta, csupasz folyamathalmaznál: tudni akarjuk, mi okozza a kialakulásukat, milyen feltételek kedveznek nekik, hogyan viselkednek létrejöttük után, és természetesen azt is, milyen károkat okoznak.
A folyamatok tárgyalását más típusú információk is kiegészíthetik:
- Leírás: Magyarázza el, hogyan néznek ki a dolgok a folyamat előtt, közben vagy után, illetve a folyamat bármely szakaszában.
- Meghatározások: Magyarázza el a narratívában használt műszaki kifejezések jelentését.
- Összehasonlítások: Hasonlítsa össze a folyamatot, annak egyes fázisait vagy eredményeit valami hasonlóval vagy ismerőssel, hogy segítse az olvasók megértését.
- Példák: Mutasson be példákat az ismertetett folyamatra. Például egy tornádókról szóló narratívában történelmi tornádók esetei is segíthetnek.
Mitózis a sejtosztódás folyamata, amelynek során egy sejt két azonos leánysejtre oszlik. A folyamat négy fő szakaszból áll: profázis, metafázis, anafázis és interfázis.
|
A folyamatleírás kibontott példája. Az információs struktúrák harmonikaszerűen működhetnek — igény szerint kibonthatók vagy összecsukhatók. Kattintson a példában található hivatkozásra, és tekintse meg a profázis tárgyalásának kibővített változatát.
Hogyan formázzuk a folyamatleírásokat?
Az alábbiakban néhány, kifejezetten a folyamatleírásokra vonatkozó formázási javaslat következik.
- Címsorok. Ha egy hosszabb folyamatleírást ír, és azt lépések vagy fázisok — vagyis időbeli szegmensek — szerint tagolja, akkor az alcímek ezekhez a lépésekhez vagy fázisokhoz kapcsolódhatnak, ahogyan azt a folyamatleírások következő sematikus ábrája is szemlélteti. Ha a folyamatleírás egyik része magát a folyamatot magyarázza, egy másik része pedig annak valamely kiegészítő aspektusát tárgyalja, akkor a címsoroknak ezt a szerkezetet is jelezniük kell. Részletekért lásd a címsorokról szóló fejezetet.
- Listák. Mivel a folyamatleírások eseménysorokra összpontosítanak, különösen alkalmasak a mondaton belüli és a függőleges, számozott listák használatára, ahogyan azt a fejezet példái is mutatják. Részletekért lásd a listákról szóló fejezetet.
- Grafikák. A folyamatleírások ideális terepet biztosítanak az olyan folyamatábrák számára, amilyeneket a könyv egyes illusztrációiban is láthatunk. Ezek térbeli ábrázolást adnak az időben zajló eseményekről. Hasznosak továbbá a folyamatban részt vevő mechanizmusokat bemutató diagramok és rajzok is. Részletekért lásd a grafikákról szóló fejezetet.
- Stílus. A folyamatleírásokban a számokat, szimbólumokat és rövidítéseket ugyanúgy kezeljük, mint bármely más műszaki dokumentumban. A pontos mérési értékeket számjegyekkel kell megadni, függetlenül attól, hogy 10 alattiak-e. Részletekért lásd a stílus és helyesírás fejezetet.
Egy folyamatleírás sematikus ábrája. A tartalom és a szervezés egy tipikus vagy gyakori modellje — más modellek is lehetségesek.
Nagyra értékelném gondolatait, reakcióit és kritikáját e fejezettel kapcsolatban: válasz—David McMurrey
