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किसी तकनीकी दस्तावेज़—या किसी भी लेखन के मामले में—लक्षित या संभावित पाठक होते हैं. अधिकांश तकनीकी लेखकों के लिए, यह सबसे महत्वपूर्ण विचार किसी दस्तावेज़ की योजना बनाने, लिखने, और उसकी समीक्षा करने में। आप "adapt" अपना लेखन उन पाठकों की आवश्यकताओं, रुचियों और पृष्ठभूमि के अनुसार ढालते हैं जो आपका लेखन पढ़ेंगे।
टिप्पणियाँ:
- एक बार जब आपने दर्शकों पर अनुभाग पढ़ लिया है, तो इसे इस्तेमाल करने की कोशिश करें दर्शक योजनाकार. आप रिक्त स्थानों में अपने दर्शकों के बारे में विस्तृत प्रश्नों के उत्तर भरते हैं और फिर इसे खुद को और, वैकल्पिक रूप से, अपने प्रशिक्षक को ई-मेल करते हैं।
- इसके अलावा, इस अध्याय में ... पर एक अनुभाग शामिल है स्थिति. उसका उपयोग करने की कोशिश करें स्थिति योजनाकार उस स्थिति का अंदाज़ा लगाने के लिए जिसमें आपके दर्शक खुद को पाते हैं।
जब आप किसी दर्शक समूह का विश्लेषण करते हैं, तो करने वाली पहली चीज़ों में से एक उसकी किस्म (या किस्में—अक्सर सिर्फ एक ही किस्म नहीं होती) की पहचान करना है. दर्शकों को श्रेणियों में सामान्य विभाजन इस प्रकार है:
- विशेषज्ञ: ये वे लोग हैं जो सिद्धांत और उत्पाद को अंदर-बाहर जानते हैं। उन्होंने इसे डिज़ाइन किया, उन्होंने इसका परीक्षण किया, वे इसके बारे में सब कुछ जानते हैं। अक्सर उनके पास उन्नत डिग्रियाँ होती हैं और वे अकादमिक माहौल में या सरकार और प्रौद्योगिकी जगत के अनुसंधान व विकास क्षेत्रों में काम करते हैं। गैरविशेषज्ञ पाठक सबसे कम संभावना रखता है कि वे इन लोगों की बात समझ पाए—और उसके पास समझने की कोशिश करने का भी सबसे कम कारण होता है। अधिकतर, विशेषज्ञ के सामने संचार की चुनौती तकनीशियन और कार्यकारी से संवाद करने की होती है।
- प्राविधिक: ये वे लोग हैं जो उन चीज़ों का निर्माण, संचालन, रख-रखाव और मरम्मत करते हैं जिनके बारे में विशेषज्ञ डिजाइन और सिद्धांत बनाते हैं। इनका ज्ञान भी अत्यंत तकनीकी है, लेकिन अधिक व्यावहारिक स्वभाव का है।
- कार्यकारी अधिकारी: ये वे लोग हैं जो उन चीज़ों पर व्यवसायिक, आर्थिक, प्रशासनिक, कानूनी, सरकारी और राजनीतिक फैसले लेते हैं जिन पर विशेषज्ञ और तकनीशियनों काम करते हैं. अगर यह कोई नया उत्पाद है, तो वे तय करते हैं कि क्या उसे उत्पादन और विपणन करना चाहिए. अगर यह कोई नई ऊर्जा तकनीक है, तो वे तय करते हैं कि क्या शहर को इसे लागू करना चाहिए. कार्यकारी अधिकारियों के पास किसी विषय के बारे में तकनीकी जानकारी आमतौर पर गैर-विशेषज्ञों जितनी ही कम होती है.
- गैर-विशेषज्ञों: इन पाठकों के पास सभी में सबसे कम तकनीकी ज्ञान होता है। उनकी रुचि तकनीशियनों जितनी व्यावहारिक हो सकती है, लेकिन एक अलग तरह से। वे नई पावर तकनीक को इतना समझना चाहते हैं कि आगामी बांड चुनाव में इसके पक्ष में वोट करना चाहिए या इसके खिलाफ यह तय कर सकें। या, वे किसी विशिष्ट तकनीकी मामले के बारे में सिर्फ जिज्ञासु हो सकते हैं और इसके बारे में—लेकिन किसी विशिष्ट, व्यावहारिक कारण के बिना।
दर्शक विश्लेषण
यह निर्धारित करना महत्वपूर्ण है कि आपके दस्तावेज़ के संभावित पाठक, जिन चार श्रेणियों पर अभी चर्चा की गई थी, उन चारों में से किस श्रेणी से संबंधित हैं, लेकिन बात यहीं खत्म नहीं होती। पाठकों को, चाहे वे किसी भी श्रेणी से हों, निम्नलिखित जैसी विशेषताओं के आधार पर भी विश्लेषित किया जाना चाहिए:
- पृष्ठभूमि—ज्ञान, अनुभव, प्रशिक्षण:
- आवश्यकताएँ और रुचियाँ: नहीं किस बारे में पढ़ना चाहेंगे?
- विभिन्न संस्कृतियाँ: यदि आप अंतरराष्ट्रीय पाठकों के लिए लिखते हैं, तो ध्यान रखें कि समय और तिथियाँ, मुद्रा राशियाँ, और संख्यात्मक मान दिखाने के फॉर्मैट दुनिया भर में भिन्न होते हैं। साथ ही यह भी ध्यान रखें कि हास्य और रूपक भाषा (जैसे "hit a home run") हमारी संस्कृति के बाहर शायद समझी न जाएँ। Texas A&M विश्वविद्यालय उपलब्ध कराता है अध्याय 6, "अंतरराष्ट्रीय पाठकों के लिए लिखना," का तकनीकी जानकारी की रिपोर्टिंग, एलिज़ाबेथ तेबेऑक्स, आदि. मानकों के लिए देखें शैली मार्गदर्शिकाओं की सूची विकिपीडिया से. (इन महत्वपूर्ण विचारों का योगदान करने वाले अनाम अतिथि का धन्यवाद.)
- अन्य जनसांख्यिकीय विशेषताएँ: और बेशक आपके पाठकों के बारे में कई अन्य विशेषताएँ भी हैं जो हो सकता है प्रभावित करते हैं कि आपको अपना दस्तावेज़— कैसे डिज़ाइन और लिखना चाहिए, उदाहरण के लिए, आयु समूह, आवास का प्रकार, निवास क्षेत्र, लिंग, राजनीतिक प्राथमिकताएँ, आदि.
दर्शकों का विश्लेषण कम से कम दो अन्य कारकों से जटिल हो सकता है: एक ही दस्तावेज़ के लिए मिश्रित दर्शक प्रकार, दर्शकों के भीतर व्यापक विविधता, और अज्ञात दर्शक।
- एक से अधिक दर्शक. आप पाएंगे कि आपका दस्तावेज़ एक से अधिक दर्शकों के लिए होगा। उदाहरण के लिए, इसे तकनीकी लोग (विशेषज्ञ और तकनीशियन) और प्रशासनिक लोग (कार्यकारी) देख सकते हैं। क्या करें? आप या तो सभी अनुभाग ऐसे लिखें कि आपके दस्तावेज़ के सभी दर्शक उन्हें समझ सकें (शुभकामनाएँ!). या आप प्रत्येक अनुभाग को सख्ती से उस दर्शक के लिए लिखें जो उसमें रुचि रखेगा, फिर अपने दर्शकों को यह सचेत करने के लिए शीर्षक और अनुभाग परिचय का उपयोग करें कि दस्तावेज़ में कहाँ जाना है और क्या टालना है।
- दर्शकों में व्यापक विविधता। आप यह महसूस कर सकते हैं कि, हालांकि आपकी दर्शक केवल एक श्रेणी में आते हैं, उनके पृष्ठभूमि में व्यापक विविधता है। यह एक कठिन मामला है—यदि आप पाठक के सबसे निचले सामान्य स्तर के हिसाब से लिखते हैं, तो संभवतः आप एक बोझिल, उबाऊ किताब जैसी चीज बनाकर अधिकांश पाठकों को दूर कर देंगे। लेकिन अगर आप उसी सबसे निचले स्तर के अनुसार नहीं लिखते, तो आप अपने उन पाठकों के उस हिस्से को खो देते हैं। क्या करें? अधिकांश लेखक अधिकांश पाठकों को लक्ष्य बनाते हैं और उस अल्पसंख्यक का त्याग कर देते हैं जिन्हें अधिक मदद की ज़रूरत होती है। अन्य लोग सहायक जानकारी को परिशिष्टों में रखते हैं या शुरुआती पाठकों की किताबों के लिए क्रॉस-रेफरेंस डालते हैं।
दर्शक-विश्लेषण उदाहरण
यदि आप एक तकनीकी-लेखन पाठ्यक्रम ले रहे हैं, तो आपसे अपेक्षा की जा सकती है कि आप अपनी तकनीकी दस्तावेज़ों में एक दर्शक विवरण संलग्न करें। यहाँ एक उदाहरण है:
| शिक्षक के लिए नोट: ये निर्देश उन व्यक्तियों के लिए हैं जो Microsoft Excel में मैक्रो का उपयोग करके अपनी गणनाओं को सुगम बनाकर अपने डेटा की गणना कुशलतापूर्वक करना चाहते हैं. वे यह जानते हैं कि Microsoft Excel में डेटा कैसे इनपुट करना है और Microsoft Office Suite का बुनियादी ज्ञान रखते हैं. वे Windows सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने में सहज हैं और अपनी गणनाओं की पुष्टि करने तथा गणना में तर्कगत त्रुटियों की जाँच करने के लिए बुनियादी अंकगणितीय क्षमताओं से सहज हैं. |
दर्शक अनुकूलन
ठीक है! तो आपने अपने पाठकों का इतना विश्लेषण कर लिया है कि आप उन्हें खुद से भी बेहतर जानते हैं। इसका क्या फायदा? आप इस जानकारी का कैसे उपयोग करते हैं? आप कैसे सुनिश्चित करते हैं कि आप कुछ ऐसा न लिखें जो आपके पाठकों के लिए फिर भी समझ से परे या बेकार साबित हो?
लेखन का व्यवसाय को आपके पाठकों में जन्मजात प्रतिभा, अंतर्ज्ञान और यहां तक कि रहस्य का भी बड़ा योगदान हो सकता है। लेकिन कुछ नियंत्रण ऐसे हैं जिन्हें आप इस्तेमाल कर सकते हैं ताकि अपने पाठकों से जुड़ने का बेहतर मौका पा सकें। निम्नलिखित "controls" मुख्यतः तकनीकी जानकारी को गैर-विशेषज्ञ दर्शकों के लिए अधिक समझने योग्य बनाने से संबंधित हैं:
- पाठकों को अपने दस्तावेज़ को समझने के लिए जिन जानकारियों की आवश्यकता है, उन्हें जोड़ें। जांचें कि क्या कुछ प्रमुख जानकारी गायब—उदाहरण के लिए, निर्देशों के सेट से चरणों की एक महत्वपूर्ण श्रृंखला; मुख्य चर्चा को समझने में शुरुआती लोगों की मदद करने वाली महत्वपूर्ण पृष्ठभूमि; प्रमुख शब्दों की परिभाषा. (देखें अध्याय पर सामग्री पर विचार विवरणों के लिए.)
- अपने पाठकों के लिए जो जानकारी आवश्यक नहीं है, उसे हटा दें. अनावश्यक जानकारी पाठकों—आखिरकार, यह वहाँ इसलिए होता है ताकि वे इसे पढ़ने के लिए बाध्य महसूस करें। उदाहरण के लिए, आप शायद बुनियादी निर्देशों से सैद्धांतिक चर्चा हटा सकते हैं।
- आपके पास वर्तमान में जो जानकारी है उसका स्तर बदलें। आपके पास सही जानकारी हो सकती है लेकिन यह "pitched" बहुत उच्च या बहुत निम्न तकनीकी स्तर पर पेश की गई हो सकती है। यह गलत प्रकार के दर्शकों के लिए पेश किया गया हो सकता है—उदाहरण के लिए, विशेषज्ञ दर्शकों के लिए, तकनीशियन दर्शकों के बजाय। यह सबसे अधिक तब होता है जब उत्पाद-डिज़ाइन नोट्स को निर्देशों के रूप में पेश कर दिया जाता है।
- पाठकों की समझ में मदद करने के लिए उदाहरण जोड़ें.
- अपने उदाहरणों के स्तर को बदलें। हो सकता है कि आप उदाहरणों का उपयोग कर रहे हों, लेकिन तकनीकी सामग्री या स्तर आपके पाठकों के लिए उपयुक्त न हो। सरल उदाहरण विशेषज्ञों के लिए उपयोगी नहीं हो सकते; अत्यधिक तकनीकी उदाहरण आपके गैर-विशेषज्ञ पाठकों तक पूरी तरह से नहीं पहुँच पाएंगे।
- अपनी जानकारी की व्यवस्था बदलें. कभी-कभी, आपके पास सभी सही जानकारी हो सकती है लेकिन उसे गलत तरीके से व्यवस्थित किया गया हो सकता है। उदाहरण के लिए, शुरुआत में बहुत अधिक पृष्ठभूमि जानकारी (या बहुत कम) हो सकती है जिससे कुछ पाठक भटक जाते हैं। कभी-कभी, पृष्ठभूमि जानकारी को मुख्य जानकारी—उदाहरण के लिए, निर्देशों में कभी-कभी यह बेहतर होता है कि पृष्ठभूमि के टुकड़े उन्हीं बिंदुओं पर दिए जाएं जहाँ उनकी तुरंत आवश्यकता होती है। (इन अध्यायों को देखें संरचना और संगठन दस्तावेज़ में जानकारी का.)
- संक्रमणों को मजबूत करें. पाठकों, विशेषकर गैर-विशेषज्ञों के लिए, यह कठिन हो सकता है कि वे आपके दस्तावेज़ के मुख्य अनुभागों के बीच, व्यक्तिगत अनुच्छेदों के बीच, और कभी-कभी व्यक्तिगत वाक्यों के बीच संबंध देख सकें। आप इन संबंधों को कुछ जोड़कर बहुत स्पष्ट बना सकते हैं संक्रमण शब्द और प्रतिध्वनित करके मुख्य शब्द और अधिक सटीक रूप से। ऐसे शब्द "therefore," "for example," "however" संक्रमण शब्द हैं—वे पिछली सोच को आने वाली सोच से जोड़ने वाले तर्क को दर्शाते हैं। आप समान प्रमुख शब्दों को सावधानीपूर्वक दोहराकर संक्रमणों को मजबूत भी कर सकते हैं। तकनीकी गद्य में, यह नहीं संक्रमण.)
- अधिक प्रभावशाली परिचय लिखें—पूरे दस्तावेज़ के लिए और प्रमुख अनुभागों के लिए दोनों। परिचय दोनों ही पूरी रिपोर्टों के लिए और रिपोर्टों के भीतर के अनुभागों के लिए.)
- पैराग्राफ़ों और पैराग्राफ़ समूहों के लिए विषय-वाक्य बनाइए। यह पाठकों को अत्यधिक मदद कर सकता है यदि उन्हें किसी अनुभाग (पैराग्राफ़ों के समूह) के विषय और उद्देश्य का एक विचार दिया जाए, और विशेष रूप से उन उप-विषयों का एक अवलोकन दिया जाए जो आगे कवर किए जाने वाले हैं। रोडमैप तब मदद करते हैं जब आप किसी अलग स्थिति में होते हैं! (अध्याय देखें अवलोकन और विषय-वाक्यों का उपयोग करना.)
- वाक्य की शैली और लंबाई बदलें। होना क्रिया-वाक्यांश. इन सबसे आपकी लेखनी और अधिक प्रत्यक्ष व तात्कालिक हो जाती है—पाठकों को इसे खोजने की ज़रूरत नहीं पड़ती. (इस पर अध्याय देखें सामान्य वाक्य-शैली समस्याएँ विवरण के लिए.)
और जाहिर तौर पर, वाक्य की लंबाई भी मायने रखती है। प्रति वाक्य औसतन लगभग 15 से 25 शब्द सही माने जाते हैं; 30 शब्दों से अधिक लंबे वाक्यों पर भरोसा नहीं किया जाना चाहिए। - वाक्य की स्पष्टता और संक्षिप्तता पर काम करें. सामान्य वाक्य-शैली और स्पष्टता की समस्याएँ विवरण के लिए.)
- अधिक या अलग ग्राफिक्स का उपयोग करें। ग्राफ़िक्स विवरणों के लिए.)
- टेक्स्ट को अर्थपूर्ण, उपयोगी टुकड़ों में तोड़ें या समेकित करें। गैर-विशेषज्ञ पाठकों के लिए, आपको छोटे पैराग्राफ़ रखने की आवश्यकता हो सकती है. शायद सामान्यतः अधिकतम 6- से 8-लाइन का पैराग्राफ़ होता है. ध्यान दें कि विशेषज्ञों के लिए लिखे गए तकनीकी दस्तावेज़ों में पैराग्राफ़ कितने लंबे होते हैं.
- महत्वपूर्ण जानकारी के लिए क्रॉस-रेफ़रेंस जोड़ें। तकनीकी जानकारी में, आप गैर-विशेषज्ञ पाठकों की मदद पृष्ठभूमि स्रोतों की ओर संकेत करके कर सकते हैं. यदि आप किसी विषय को तुरंत पूरी तरह समझा नहीं सकते, तो उस अनुभाग या अध्याय की ओर संकेत करें जहाँ वह है. (देखें अध्याय परस्पर-संदर्भ विवरण के लिए.)
- कृपया वह अंग्रेज़ी पाठ दें जिसे मुझे हिंदी में अनुवादित करना है — हेडिंग्स और सूचियों का उपयोग करना चाहिए। शीर्षक और सूचियाँ विवरण के लिए.)
- विशेष टाइपोग्राफी का उपयोग करें, और मार्जिन, पंक्ति की लंबाई, पंक्ति अंतर, फ़ॉन्ट आकार, और फ़ॉन्ट शैली के साथ काम करें. गैर-विशेषज्ञ पाठकों के लिए, आप पंक्तियों को छोटा करना (किनारों को अंदर लाना), बड़े फ़ॉन्ट आकार का उपयोग करना, और इसी तरह की अन्य रणनीतियाँ अपना सकते हैं। कुछ फ़ॉन्ट शैलियाँ दूसरों की तुलना में अधिक दोस्ताना और पठनीय मानी जाती हैं। (फ़ॉन्टों के बारे में कुछ जानकारी पाने के लिए प्रकाशन से जुड़े किसी व्यक्ति को ढूँढने की कोशिश करें।)
स्थिति विश्लेषण & आविष्कार
केवल किसी विषय का चयन करना और तकनीकी लेखन परियोजना के लिए पाठक समूह को परिभाषित करना पर्याप्त नहीं है। आपको (या कल्पना करनी होगी) वह स्थिति जिस संदर्भ में यह ऑडियंस काम करता है—इसके लक्ष्य क्या हैं: समस्या हल करना, सुधार सक्षम करना, निर्णय लेने का समर्थन करना? techdoc लेखन की परिस्थितियाँ शायद मानवीय सामाजिक संबंधों जितनी अनंत हैं। एक tecdoc स्थिति में उस ऑडियंस की आवश्यकता या अनुरोध शामिल होता है कि उसकी विशिष्ट आवश्यकताओं और उपयोगों के लिए एक निश्चित प्रकार का techdoc चाहिए। विवरण के लिए देखें स्थिति विश्लेषण & आविष्कार
संबंधित जानकारी
पठन क्विज़. इस क्विज़ का उपयोग इस अध्याय के बारे में आपकी समझ की जांच करने के लिए करें।
प्रशिक्षण उपलब्ध. लिखने का थोड़ा अभ्यास कर लें मैकमरे आपके प्रशिक्षक के रूप में.
सर्वेक्षणों के माध्यम से दर्शक अंतर्दृष्टियों का पता लगाना. ब्राइटटॉक
दर्शक. नॉर्थ कैरोलिना विश्वविद्यालय, चैपल हिल
मैं इस अध्याय के बारे में आपकी राय, प्रतिक्रियाएँ और आलोचना की सराहना करूँगा: आपकी प्रतिक्रिया—डेविड मैकमरे
