< ऑनलाइन तकनीकी लेखन: परिचय

परिचय किसी रिपोर्ट—या, वास्तव में, किसी भी दस्तावेज़—के सबसे महत्वपूर्ण अनुभागों में से एक है, लेकिन परिचय अक्सर खराब लिखे जाते हैं। एक कारण यह हो सकता है कि लोग परिचयों के उद्देश्य को गलत समझते हैं। एक परिचय पाठकों को रिपोर्ट से परिचित कराता है और जरूरी नहीं कि विषय वस्तु से, या केवल न्यूनतम रूप से ही परिचित कराता है। "परिचय" और "पृष्ठभूमि" समान नहीं हैं; इसमें कुछ पृष्ठभूमि हो सकती है पर केवल न्यूनतम रूप से।

पाठकों को रिपोर्ट पढ़ना शुरू करने से पहले कुछ बुनियादी बातें जानने की स्वाभाविक आवश्यकता होती है: जैसे कि यह किस बारे में है, इसे क्यों लिखा गया था, यह किस काम का है, यह किसके लिए लिखा गया है, और इसकी मुख्य सामग्रियाँ क्या हैं। पाठकों को रिपोर्ट के विषय, उद्देश्य, स्थिति, और सामग्री के बारे में एक बुनियादी परिचय चाहिए—दूसरे शब्दों में, एक परिचय।

कल्पना कीजिए कि, सालों पहले, आप सीडी-रोम कंप्यूटर उपकरणों के बारे में एक अनुशंसा रिपोर्ट लिख रहे थे। आप परिचय में कॉम्पैक्ट डिस्क के विकास की पृष्ठभूमि या इसके सैद्धांतिक पक्ष पर चर्चा करने के लिए प्रलोभित हो सकते हैं। यह रिपोर्ट में शामिल करने के लिए अच्छी सामग्री हो सकती है, और यह शायद रिपोर्ट—का हिस्सा होना चाहिए, लेकिन परिचय में नहीं, या कम से कम बहुत अधिक विस्तार या लंबाई में नहीं।

10-पृष्ठीय रिपोर्टों के लिए, प्रस्तावनाएँ औसतन आधा से एक पूरा पृष्ठ हो सकती हैं। उस एक पृष्ठ पर, आपके पास तीन पैराग्राफ हो सकते हैं। उनमें से एक पैराग्राफ पृष्ठभूमि जानकारी—दूसरे शब्दों में, विषयवस्तु का परिचय कराने के लिए समर्पित हो सकता है। लेकिन बाकी दो पैराग्राफों को रिपोर्ट का परिचय कराने और पाठक को रिपोर्ट के प्रति अभिमुख करने का काम करना चाहिए, जैसा कि निम्नलिखित में चर्चा की गई है।

अतिरिक्त उदाहरणों को अवश्य देखें: निर्देशों और रिपोर्टों का परिचय.

परिचयों के सामान्य तत्व

ध्यान दें: यदि आप एक संक्षिप्त 1- से 2-पृष्ठ दस्तावेज़ लिख रहे हैं, तो निम्नलिखित अनुभाग पढ़ना न भूलें: संक्षिप्त दस्तावेज़ों का परिचय.

निम्नलिखित में से प्रत्येक तत्व सभी परिचयों में आवश्यक नहीं है, और कुछ तत्व एक ही वाक्य में मिल भी जाते हैं। इन तत्वों को यांत्रिक रूप से लागू करने के बजाय, वह परिचय लिखें जो आपको अच्छा लगे, फिर वापस आकर उसमें इन तत्वों की तलाश करें।

विषय। परिचय की शुरुआत में ही रिपोर्ट के विशिष्ट विषय का संकेत दें। कुछ परिचय ऐसे प्रतीत होते हैं कि वे असली विषय— बताने से पहले पाठकों को कुछ समय के लिए सस्पेंस में रखना चाहते हैं — यह एक जोखिम है। बेहतर यह है कि विषय को जल्दी— बता दें, ताकि आप पहले तीन से चार पंक्तियों में विषय के शब्दों को घेर सकें।

उद्देश्य और स्थिति। एक अच्छी भूमिका में यह बताना आवश्यक है कि इसे क्यों लिखा गया था, किसके लिए, और किस उद्देश्य से। यदि रिपोर्ट किसी कार्यक्रम को लागू करने के बारे में सिफारिशें प्रदान करती है, तो भूमिका में उस उद्देश्य का संकेत देना चाहिए। आप यह भी विचार कर सकते हैं कि रिपोर्ट के दायरे के बारे में कुछ संकेत दिया जाए—यह क्या है नहीं पूरा करने का इरादा था।

दर्शक. रिपोर्ट के उपयुक्त या लक्षित पाठक कौन हैं यह बताइए—उदाहरण के लिए, "HAL/6000 पर प्रशिक्षित अनुभवी तकनीशियन।" बताइए कि पाठकों को रिपोर्ट को समझने के लिए किस स्तर का अनुभव या ज्ञान चाहिए, यदि कोई हो। यदि किसी भी प्रकार का अनुभव या ज्ञान आवश्यक नहीं है, तो यह बताइए। यदि रिपोर्ट Utopia, Texas के नगर परिषद के सदस्यों के लिए तैयार की गई थी, तो परिचय में इसे स्पष्ट रूप से व्यक्त करना चाहिए।

सामग्री का अवलोकन। रिपोर्ट की मुख्य सामग्री दर्शाएँ। आप यह एक वाक्य के भीतर सूची के रूप में कर सकते हैं, जैसा कि उदाहरण दिखाते हैं। यदि आप पाठकों की अतिरंजित अपेक्षाओं के बारे में चिंतित हैं, तो बताइए कि रिपोर्ट किन विषयों को शामिल करती है। नहीं आवरण.

विषय की पृष्ठभूमि। यह सभी का पसंदीदा है! कुछ न्यूनतम पृष्ठभूमि सामान्यतः परिचय—उदाहरण के लिए, प्रमुख परिभाषाएँ, ऐतिहासिक पृष्ठभूमि, सिद्धांत, विषय का महत्व। इस तरह की जानकारी पाठकों को रुचिकर बनाती है, पढ़ने के लिए प्रेरित करती है, और उन्हें कुछ मौलिक अवधारणाओं से परिचित कराती है। हालाँकि सावधान रहें—यह चर्चा आपकी पकड़ से बाहर हो सकती है और एक पृष्ठ से अधिक फैल सकती है। यदि ऐसा होता है, तो यह ठीक है—सब कुछ खोया हुआ नहीं है। इसे रिपोर्ट के मुख्य भाग में ले जाएँ, या किसी परिशिष्ट में डाल दें।

स्थिति की पृष्ठभूमि। एक और प्रकार की पृष्ठभूमि परिचयों के लिए एक अच्छा उम्मीदवार भी है—वह स्थिति जिसने रिपोर्ट की आवश्यकता पैदा की। उदाहरण के लिए, यदि किसी नई तकनीक के बारे में बहुत सारे विरोधाभासी डेटा थे, जिससे शोध की आवश्यकता बनी, तो इस पृष्ठभूमि को परिचय में संक्षेप में बताया जा सकता है। उदाहरण के लिए, यदि किसी कंपनी को किसी प्रकार के नए उपकरण की आवश्यकता थी या यदि कंपनी के पास उस उपकरण से संबंधित कोई समस्या या आवश्यकता और कुछ आवश्यकताएँ थीं—इन मामलों पर चर्चा परिचय में होनी चाहिए।

इन तत्वों की चर्चा में शब्द "indicate" बार-बार उपयोग किया जाता है। ऐसा इसलिए है क्योंकि आप भारी-भरकम भाषा से बचना चाहेंगे, जैसे "The topic of this report is..." या "This report has been written for..."। ध्यान दें कि उदाहरण के परिचय सामान्यतः इस तरह की वाक्य-रचना से कैसे बचते हैं।

अनुबंध के तत्वों को शामिल करते हुए लंबी रिपोर्ट के लिए उदाहरणात्मक परिचय। (पॉपअप के रूप में खुलता है; बेहतर देखने के लिए आकार बदलें।)

अनुबंध तत्व शामिल करते हुए फिर से एक और विस्तृत रिपोर्ट परिचय का उदाहरण। (पॉपअप के रूप में खुलता है; बेहतर देखने के लिए आकार बदलें।)

परिचय में तत्वों का वर्गीकरण और क्रमबद्ध करना

समूह बनाना। एक सामान्य समस्या यह है कि परिचय के विभिन्न हिस्सों में पृष्ठभूमि की जानकारी बिखेर दी जाती है। हालांकि परिचय के अलग‑अलग भागों में पृष्ठभूमि की जानकारी को विभाजित करने के अच्छे कारण हो सकते हैं, फिर भी आम तौर पर इसे एक ही स्थान पर रखना बेहतर होता है:

परिचयात्मक अनुच्छेद में अव्यवस्था।

ध्यान दें कि लाल रंग में हाइलाइट किया गया वाक्य पृष्ठभूमि की जानकारी है। हालांकि, पृष्ठभूमि की जानकारी पहले पैराग्राफ़ में होती है। इसे पहले पैराग्राफ़ में स्थानांतरित करें, और संक्रमण के लिए 'विश्वसनीय' शब्द का उपयोग करके इसे पुनर्लेखित करें।

अनुक्रमण। परिचयों का विश्लेषण करने का एक और तरीका यह है कि उनमें प्रकट होने वाले सूचना प्रकारों के क्रम पर विचार किया जाए। पहले पैराग्राफ में उस असंगत वाक्य को स्थानांतरित करने पर सूचना प्रकारों का एक तर्कसंगत क्रम कुछ इस प्रकार हो सकता है:

पृष्ठभूमि की जानकारी
कवर किए जाने वाले विषय
लक्षित दर्शक
दायरा: क्या शामिल नहीं है

परिचयात्मक पैराग्राफ में सामान्यतः उपयोग किए जाने वाले सूचना प्रकारों का क्रम।

संक्षिप्त दस्तावेज़ों के परिचय

अतिरिक्त उदाहरणों को ज़रूर देखें: निर्देशों और रिपोर्टों का परिचय.

यदि आप 1 से 2 पृष्ठों का संक्षिप्त दस्तावेज़ लिख रहे हैं, तो आपको पूर्व अनुभाग में चर्चा किए गए रिपोर्ट परिचय के उन सभी सामान्य तत्वों की आवश्यकता नहीं होगी। यहाँ उन तत्वों का उपसमुच्चय दिया गया है जिनकी आपको संभवतः आवश्यकता होगी:

विषय। यदि आप परिचय की पहली तीन से चार पंक्तियों में कहीं विषय शब्दों को घेर सकें, तो ठीक है।

उद्देश्य और स्थिति. निर्देशों में, पाठकों से यह बताना ही पर्याप्त है कि वे देखेंगे कि किसी चीज़ को कैसे किया जाता है। एक सिफारिशों की रिपोर्ट में, बस यह उल्लेख करें कि पाठक निष्कर्षों और सिफारिशों को देखेंगे।

दर्शक। पाठक को दस्तावेज़ को समझने के लिए किस स्तर का अनुभव या ज्ञान चाहिए, बताइए। अगर किसी प्रकार का अनुभव या ज्ञान आवश्यक नहीं है, तो ऐसा कहिए।

सामग्री का अवलोकन। दस्तावेज़ की मुख्य सामग्री बताइए। एक सरल वाक्य में दी गई सूची ही पर्याप्त होगी।

पृष्ठभूमि। हमेशा याद रखें कि परिचय पृष्ठभूमि पर चर्चा नहीं है; इसमें कुछ पृष्ठभूमि हो सकती है, लेकिन केवल न्यूनतम रूप में।


ऐसा संक्षिप्त परिचय का उदाहरण जिसमें अधिकांश प्रमुख तत्व उपस्थित हैं।

रूपरेखाओं में परिचय

जब आप किसी रिपोर्ट जैसी लंबाई वाले दस्तावेज़ के लिए रूपरेखा तैयार करते हैं, तो आप देख सकते हैं कि आप रोमन अंक I वाले खंड का उपयोग पृष्ठभूमि जानकारी के लिए कर रहे हैं। यह अच्छा विचार नहीं है। नियम याद रखें: परिचय पाठकों को दस्तावेज़ पढ़ने के लिए तैयार करते हैं।. इसे ध्यान में रखते हुए, रिपोर्ट-लंबाई वाले दस्तावेज़ के परिचय की रूपरेखा तैयार करना काफी आसान है। यहाँ एक उदाहरण है:

I. परिचय
A. उद्देश्य
B. दायरा
C. अवलोकन (कवर किए जाने वाले विषयों की संक्षिप्त सूची)
D. स्थिति और दर्शक
II. पृष्ठभूमि . . .

आपको इन सभी तत्वों को शामिल करने की आवश्यकता नहीं है और न ही इन्हें बिल्कुल इसी क्रम में रखना होगा, और आपको कुछ तत्वों को उसी वाक्य में कुशलतापूर्वक संयोजित करने में सक्षम होना चाहिए।

अनुभागों का परिचय

हम आमतौर पर यह नहीं सोचते कि किसी रिपोर्ट में एक से अधिक परिचय होते हैं। हालांकि, 8 से 10 या उससे अधिक पन्नों की रिपोर्टों में, व्यक्तिगत अनुभागों को भी किसी न किसी प्रकार के परिचय की आवश्यकता होती है। इन्हें कहा जा सकता है अनुभागों का परिचय क्योंकि वे पाठकों को किसी रिपोर्ट—के एक अनुभाग को पढ़ने के लिए तैयार करते हैं; वे पाठकों को उसकी सामग्री और उद्देश्य के बारे में परिचित कराते हैं और पिछले अनुभाग से कुछ संबंध दिखाते हैं।

बेशक, किसी अनुभाग के परिचय में जरूरी नहीं कि रिपोर्ट के परिचय के सभी तत्व शामिल हों। हालाँकि, इसमें कुछ ऐसे तत्व होते हैं जो, यदि अच्छी तरह से संभाले जाएँ, तो रिपोर्ट की स्पष्टता और प्रवाह में बहुत फर्क ला सकते हैं।

उदाहरण अनुभाग का परिचय। ध्यान दें कि इस अनुभाग की प्रस्तावना न केवल पूर्ववर्ती और आगामी विषयों का उल्लेख करती है, बल्कि यह भी दिखाती है कि वे किस प्रकार संबंधित हैं। (1983 में लिखी गई एक रिपोर्ट से।)

विषय संकेत। रिपोर्ट के परिचय की तरह, आगामी खंड के विषय का संकेत दें। लेकिन याद रखें—यह ज़रूरी नहीं है कि यह बोझिला, भारी-हाथ "रिपोर्ट के इस अगले खंड का विषय है..."

सामग्री का अवलोकन। जैसे रिपोर्ट के परिचय में होता है, वैसे ही मुख्य सामग्री को सूचीबद्ध करना एक अच्छा विचार है। वाक्य के भीतर की सूची इस उद्देश्य के लिए अच्छी तरह काम आती है।

संक्रमण। अनुभाग परिचयों में बहुत उपयोगी एक तत्व है संक्रमणवाचक वाक्यांश जो बताता है कि पिछला अनुभाग उस आगामी अनुभाग से किस प्रकार संबंधित है। किसी भी लंबाई और जटिलता की रिपोर्टों में, यह एक अच्छी तकनीक—यह पाठकों का मार्गदर्शन करती है, उन्हें दिखाती है कि रिपोर्ट के हिस्से कैसे एक-दूसरे में समायोजित होते हैं।

परिचयों के लिए संशोधन जाँच सूची

जब आप अपनी प्रस्तावनाएँ संशोधित कर रहे हों, तो निम्नलिखित जैसी समस्याओं के प्रति सतर्क रहें:

  • केवल पृष्ठभूमि जानकारी पर आधारित परिचय लिखने से बचें; पृष्ठभूमि जानकारी को परिचय के मुख्य तत्वों पर हावी न होने दें।
  • यह सुनिश्चित करें कि विषय को शुरू में स्पष्ट रूप से बताया जाए।
  • यह सुनिश्चित करें कि दर्शक और स्थिति—क्या पाठक रिपोर्ट से उम्मीद रखें; रिपोर्ट को समझने के लिए उन्हें किस प्रकार का ज्ञान या पृष्ठभूमि चाहिए; किस स्थिति ने रिपोर्ट की आवश्यकता उत्पन्न की।
  • सुनिश्चित करें कि रिपोर्ट की सामग्री का एक अवलोकन हो, साथ ही कार्यक्षेत्र की जानकारी—रिपोर्ट में क्या शामिल नहीं है।

मैं इस अध्याय के बारे में आपके विचारों, प्रतिक्रियाओं और आलोचनाओं की सराहना करूँगा: आपकी प्रतिक्रिया—डेविड मैकमरे.