La introducci贸n es una de las secciones m谩s importantes de un informe—o, para el caso, de cualquier documento—, pero las introducciones suelen estar mal redactadas. Una raz贸n puede ser que la gente no comprende el prop贸sito de las introducciones. Una introducci贸n presenta a los lectores el informe y no necesariamente, o s贸lo m铆nimamente, el tema. "Introducci贸n" no equivale a "antecedentes"; puede contener algunos antecedentes pero s贸lo de forma m铆nima.
Los lectores tienen una necesidad comprensible de conocer algunas cosas b谩sicas sobre un informe antes de empezar a leerlo: tales como de qu茅 trata, por qu茅 fue escrito, para qu茅 sirve, para qui茅n fue escrito y cu谩les son sus contenidos principales. Los lectores necesitan una orientaci贸n b谩sica sobre el tema, el prop贸sito, la situaci贸n y los contenidos de un informe—en otras palabras, una introducci贸n.
Imag铆nese que, hace a帽os, usted estaba redactando un informe de recomendaci贸n sobre dispositivos inform谩ticos CD-ROM. Podr铆a sentirse tentado a usar la introducci贸n para comentar los antecedentes del desarrollo del disco compacto o su vertiente te贸rica. Eso podr铆a ser buen material para incluir en el informe, y probablemente pertenezca al informe—pero no en la introducci贸n, o al menos no con mucho detalle o extensi贸n.
Para informes de 10 p谩ginas, las introducciones podr铆an promediar desde media hasta una p谩gina completa. En esa p谩gina, podr铆a haber tres p谩rrafos. Uno de esos p谩rrafos podr铆a dedicarse a informaci贸n de antecedentes—en otras palabras, a introducir el tema. Pero los otros dos p谩rrafos deben cumplir la funci贸n de presentar el informe y orientar al lector respecto al informe, como se discute a continuaci贸n.
Aseg煤rate de consultar los ejemplos adicionales: introducciones a instrucciones e informes.
Elementos comunes de las introducciones
Nota: Si est谩 escribiendo un documento breve de 1 a 2 p谩ginas, aseg煤rese de leer la siguiente secci贸n sobre introducciones para documentos breves.
Ninguno de los siguientes elementos es obligatorio en todas las introducciones, y algunos elementos se combinan en la misma oraci贸n. En lugar de aplicar mec谩nicamente estos elementos, escribe la introducci贸n que te parezca adecuada y luego vuelve y busca en ella dichos elementos.
Tema. Al principio de la introducci贸n, indique el tema espec铆fico del informe. Algunas introducciones parecen querer mantener a los lectores en suspense durante un tiempo antes de indicar el verdadero tema—eso es una apuesta. Es mejor indicar el tema temprano—de modo que puedas rodear las palabras del tema en las primeras tres o cuatro l铆neas.
Prop贸sito y situaci贸n. Una buena introducci贸n debe indicar por qu茅 fue escrita, para qui茅n y con qu茅 prop贸sito. Si el informe proporciona recomendaciones sobre si implementar un programa, la introducci贸n debe indicar ese prop贸sito. Tambi茅n podr铆a considerar indicar algo del alcance del informe—lo que es no destinado a lograr.
Audiencia. Indique qui茅nes son los lectores apropiados o previstos del informe—por ejemplo, "t茅cnicos experimentados capacitados en el HAL/6000." Indique qu茅 nivel de experiencia o conocimiento necesitan los lectores para comprender el informe, si lo hay. Si no se necesita ninguno, diga eso. Si el informe fue preparado para los miembros del consejo de la Ciudad de Utopia, Texas, la introducci贸n debe expresarlo.
Descripci贸n general de los contenidos. Indique el contenido principal del informe. Puede hacerlo con una lista dentro de la oraci贸n, como ilustran los ejemplos. Si le preocupan los lectores; expectativas exageradas, indique qu茅 temas trata el informe no cubierta.
Antecedentes sobre el tema. 隆Este es el favorito de todos! Unos antecedentes m铆nimos suelen incluirse en una introducci贸n—por ejemplo, definiciones clave, antecedentes hist贸ricos, teor铆a, la importancia del tema. Informaci贸n como esta hace que los lectores se interesen, se sientan motivados a leer y se afiancen en algunos conceptos fundamentales. Sin embargo, cuidado—esta discusi贸n puede salirse de control y ocupar m谩s de una p谩gina. Si lo hace, est谩 bien—no todo est谩 perdido. Mu茅velo al cuerpo del informe o a un ap茅ndice.
Antecedentes sobre la situaci贸n. Otro tipo de antecedentes tambi茅n es un buen candidato para las introducciones—la situaci贸n que dio lugar a la necesidad del informe. Por ejemplo, si hab铆a muchos datos contradictorios sobre alguna nueva tecnolog铆a, lo que provoc贸 la necesidad de la investigaci贸n, estos antecedentes podr铆an resumirse en la introducci贸n. Por ejemplo, si una empresa necesitaba alg煤n tipo de equipo nuevo o si la empresa ten铆a alg煤n problema o necesidad y algunos requisitos en relaci贸n con ese equipo—la discusi贸n de estos asuntos deber铆a ir en la introducci贸n.
Observe en la discusi贸n de estos elementos que la palabra "indicar" sigue utiliz谩ndose. Eso se debe a que desea evitar un lenguaje poco sutil, como "El tema de este informe es..." o "Este informe ha sido redactado para...". Observe c贸mo las introducciones de ejemplo generalmente evitan este tipo de formulaciones.
Ejemplo de introducci贸n a un informe extenso con elementos contractuales incluidos. (Se abre como ventana emergente; cambie el tama帽o para ver mejor.)
Ejemplo de otra introducci贸n extensa de informe, nuevamente, con elementos contractuales incluidos. (Se abre como una ventana emergente; ajuste el tama帽o para una mejor visualizaci贸n.)
Agrupaci贸n y secuenciaci贸n de elementos en las introducciones
Agrupaci贸n. Un problema com煤n es dispersar la informaci贸n de contexto en diferentes partes de una introducci贸n. Aunque puede haber buenas razones para dividir la informaci贸n de contexto en partes dispares de una introducci贸n, por lo general es mejor mantenerla toda en un solo lugar:
Desorganizaci贸n en un p谩rrafo introductorio.
Observe que la frase resaltada en rojo es informaci贸n de fondo. Sin embargo, la informaci贸n de fondo aparece en el primer p谩rrafo. Mu茅vela al primer p谩rrafo y reform煤lala empleando "fiable" como transici贸n.
Secuenciaci贸n. Otra forma de analizar las introducciones es considerar la secuencia de tipos de informaci贸n que se producen en ellas. Con la oraci贸n fuera de lugar trasladada al primer p谩rrafo, una secuencia razonable de tipos de informaci贸n podr铆a ser la siguiente:
|
Informaci贸n de fondo Temas que se cubrir谩n P煤blico objetivo Alcance: lo que no est谩 cubierto |
Secuencia de tipos de informaci贸n com煤nmente utilizada en un p谩rrafo introductorio.
Introducciones a documentos breves
Aseg煤rate de consultar los ejemplos adicionales: introducciones a instrucciones e informes.
Si est谩 escribiendo un documento breve de 1 a 2 p谩ginas, no necesita todos esos elementos comunes a las introducciones de informes tratados en la secci贸n anterior. Aqu铆 est谩 el subconjunto de lo que probablemente necesitar谩:
Tema. Si puedes marcar con un c铆rculo las palabras del tema en alg煤n lugar de las primeras tres o cuatro l铆neas de la introducci贸n, est谩 bien.
Prop贸sito y situaci贸n. En las instrucciones, basta con decirles a los lectores que van a ver c贸mo hacer algo. En un informe de recomendaciones, basta con mencionar que los lectores ver谩n conclusiones y recomendaciones.
Audiencia. Indique qu茅 nivel de experiencia o conocimientos necesitan los lectores para comprender el documento. Si no se necesita ninguno, ind铆quelo.
Resumen de los contenidos. Indique los contenidos principales del documento. Una lista simple en la misma frase servir谩.
Antecedentes. Recuerda siempre que una introducci贸n no es una discusi贸n de antecedentes; puede contener algo, pero solo de forma m铆nima.
Ejemplo de una breve introducci贸n con la mayor铆a de los elementos clave presentes.
Introducciones en esquemas
Cuando elaboras un esquema para un documento de extensi贸n tipo informe, puedes encontrarte usando esa secci贸n marcada con el n煤mero romano I para informaci贸n de antecedentes. No es una buena idea. Recuerda la directriz: Las introducciones preparan a los lectores para leer el documento.. Con eso en mente, es bastante f谩cil esbozar la introducci贸n de un documento con la extensi贸n de un informe. Aqu铆 tienes un ejemplo:
I. INTRODUCCI脫N
A. Prop贸sito
B. Alcance
C. Visi贸n general (lista breve de lo que se cubrir谩)
D. Situaci贸n y audiencia
II. ANTECEDENTES . . .
No es necesario incluir todos estos elementos ni en este orden exacto, y deber铆as ser capaz de combinar h谩bilmente algunos de ellos en la misma oraci贸n.
Introducciones de la secci贸n
Normalmente no pensamos que haya m谩s de una introducci贸n en un informe. Sin embargo, en informes de m谩s de 8 o 10 p谩ginas, las secciones individuales tambi茅n necesitan alg煤n tipo de introducci贸n. Estas pueden llamarse introducciones de secci贸n porque preparan a los lectores para leer una secci贸n de un informe—orientan a los lectores respecto a su contenido y prop贸sito y muestran cierta vinculaci贸n con la secci贸n precedente.
Por supuesto, la introducci贸n de una secci贸n no tiene por qu茅 incluir todos los elementos de la introducci贸n de un informe. Sin embargo, s铆 incluye varios que, si se manejan bien, pueden marcar una gran diferencia en la claridad y la fluidez de un informe.
Introducci贸n de la secci贸n de ejemplo. N贸tese que la introducci贸n de esta secci贸n no solo menciona los temas anteriores y los siguientes, sino que muestra c贸mo est谩n relacionados. (De un informe escrito en 1983.)
Indicaci贸n del tema. Al igual que con la introducci贸n del informe, indique el tema de la pr贸xima secci贸n. Pero recuerde—no tiene por qu茅 ser el pomposo y contundente "El tema de esta pr贸xima secci贸n del informe es..."
Descripci贸n general del contenido. Al igual que en la introducci贸n del informe, es una buena idea enumerar los contenidos principales. La lista dentro de la oraci贸n cumple bien con este prop贸sito.
Transici贸n. Un elemento que resulta muy 煤til en las introducciones de las secciones es la frase transicional que indica c贸mo la secci贸n anterior se relaciona con la que est谩 a punto de comenzar. En informes de cualquier extensi贸n y complejidad, es una buena t茅cnica—, gu铆a a los lectores, mostr谩ndoles c贸mo encajan todas las partes del informe.
Lista de verificaci贸n para la revisi贸n de introducciones
Al revisar sus introducciones, est茅 atento a problemas como los siguientes:
- Evite redactar una introducci贸n que consista 煤nicamente en informaci贸n de antecedentes; evite permitir que esa informaci贸n opaque los elementos clave de la introducci贸n.
- Aseg煤rate de indicar el tema desde el principio.
- Aseg煤rese de indicar la audiencia y la situaci贸n—qu茅 deben esperar los lectores del informe; qu茅 conocimientos o antecedentes necesitan para comprender el informe; qu茅 situaci贸n dio lugar a la necesidad del informe.
- Aseg煤rese de que haya una visi贸n general del contenido del informe, adem谩s de informaci贸n sobre el alcance—lo que el informe no cubre.
Agradecer铆a sus comentarios, reacciones y cr铆ticas con respecto a este cap铆tulo: tu respuesta—David McMurrey.
