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यहाँ डेटा रिपोर्ट से तात्पर्य ऐसे प्रतिवेदन से है जिसमें तालिकाओं, चार्टों और ग्राफ़ों के रूप में बड़ी मात्रा में डेटा शामिल होता है। तकनीकी लेखक (technical writer):

  1. ऐसे स्रोत से प्रारंभ करता है जिसमें अधिकांशतः तालिकाएँ होती हैं।
  2. ऐसे चार्ट और ग्राफ़ तैयार करता है जो उन तालिकाओं में दिए गए डेटा को अधिक स्पष्ट रूप से दर्शाते हैं।
  3. तालिकात्मक डेटा में प्रमुख प्रवृत्तियों और निष्कर्षों को स्पष्ट करने के लिए explanatory cross-references जोड़ता है।

तकनीकी लेखक के कार्य का परिणाम एक ऐसी डेटा रिपोर्ट होता है जिसे तेज़ी से पढ़ना (skim करना) और मुख्य बिंदुओं को समझना कहीं अधिक आसान होता है।

डेटा रिपोर्ट्स का उपयोग प्रत्येक उद्योग और सरकारी शाखा में किया जाता है:

कृपया उदाहरणों को अवश्य देखें।

इस अध्याय का NotebookLM द्वारा निर्मित इन्फ़ोग्राफ़िक इस अध्याय का NotebookLM द्वारा निर्मित इन्फ़ोग्राफ़िक

डेटा रिपोर्ट की संरचना

मनुष्यों की तरह, डेटा रिपोर्ट्स भी विभिन्न आकारों और रूपों में होती हैं। यहाँ एक ऐसा ढाँचा प्रस्तुत किया गया है जिसे आप यथावत उपयोग कर सकते हैं या आवश्यकतानुसार संशोधित कर सकते हैं।

यदि आप एक डेटा रिपोर्ट तैयार कर रहे हैं, तो देखें Create Data Report

heading
table
chart
explanatory cross-reference
source indicator

इस उदाहरण में डेटा रिपोर्ट के एक व्यक्तिगत अनुभाग की संरचना पर ध्यान दें: तालिका (हटाई गई), ग्राफ़, explanatory cross-reference:

तालिका या cross-reference व्याख्या के बिना डेटा रिपोर्ट चार्ट

जैसा कि Figure 4 में देखा जा सकता है, 1960 से 2015 की अवधि में उत्पादित कागज़ सामग्री ने पुनर्चक्रित कागज़ सामग्री को पीछे छोड़ दिया—6730 मिलियन टन बनाम 4760 मिलियन टन।

यहाँ explanatory cross-reference का एक और उदाहरण दिया गया है:

MSW उत्पादन और पुनर्प्राप्ति की प्रवृत्तियों को दर्शाने वाला चार्ट

Figure 6. प्रति व्यक्ति प्रति दिन MSW पाउंड

जैसा कि ऊपर दिए गए चित्र में देखा जा सकता है, नगरपालिका ठोस अपशिष्ट (municipal solid waste, MSW) की पुनर्प्राप्ति में प्रगति वर्ष 2000 तक बढ़ती रही, लेकिन उसके बाद रुक गई।

डेटा रिपोर्ट्स के लिए AI Prompts

चेकलिस्ट, जिन्हें सामान्यतः पढ़ा नहीं जाता, कुछ संशोधन के साथ AI prompts के स्रोत के रूप में उपयोग की जा सकती हैं। निम्नलिखित को कॉपी करें, इसे Google के Gemini जैसे किसी AI सिस्टम में पेस्ट करें, और देखें कि आपने क्या-क्या छोड़ दिया हो सकता है।

नोट: डेटा रिपोर्ट्स या उनके घटकों की सामग्री, प्रारूप और शैली से संबंधित सभी संदर्भ ऑनलाइन तकनीकी लेखन पाठ्यपुस्तक में उपलब्ध हैं।

डेटा रिपोर्ट्स के लिए AI Prompts

  1. क्या डेटा रिपोर्ट में कम से कम निम्नलिखित तत्व (उचित रूप से स्वरूपित) और इसी क्रम में शामिल हैं: विषय-सूची (table of contents); आकृतियों, तालिकाओं, या दोनों की संयुक्त सूची; परिचय; मुख्य अनुभाग (अध्याय); तथा सूचना स्रोत? विवरण के लिए देखें Techdoc design.
  2. यद्यपि शीर्षक चतुर और आकर्षक हो सकता है, क्या डेटा रिपोर्ट का शीर्षक उसके विषय-वस्तु को पर्याप्त रूप से दर्शाता है? विवरण के लिए देखें Techdoc titles.
  3. यदि विषय-सूची और आकृतियों (और तालिकाओं) की सूची में leader dots का उपयोग किया गया है, तो क्या पृष्ठ संख्या दाईं ओर संरेखित है? यदि विषय-सूची और आकृतियों (और तालिकाओं) की सूची में पृष्ठ के दाएँ किनारे पर पृष्ठ संख्या दी गई है, तो क्या leader dots का उपयोग किया गया है? विवरण के लिए देखें TOCs and List of Figures (Tables).
  4. क्या परिचय techdoc के विषय, उद्देश्य और लक्षित पाठक वर्ग को पर्याप्त रूप से स्पष्ट करता है? क्या यह कवर किए जाने वाले उपविषयों की सूची तथा दायरे (क्या शामिल नहीं है) का संकेत प्रदान करता है? विवरण के लिए देखें Introductions.
  5. क्या उद्धरण (information-sources सूची में दिए गए आइटमों के संदर्भ) techdoc के मुख्य भाग में APA, MLA, या modified IEEE शैली के अनुसार स्वरूपित हैं? क्या information sources सूची के आइटम APA, MLA, या modified IEEE शैली के अनुसार स्वरूपित हैं? विवरण के लिए देखें Documentation: borrowed information sources.
  6. क्या इस डेटा रिपोर्ट के प्रत्येक मुख्य अनुभाग की शुरुआत एक पहचानने योग्य शीर्षक (heading) से होती है? विवरण के लिए देखें Headings.
  7. क्या इस डेटा रिपोर्ट के प्रत्येक मुख्य अनुभाग में एक तालिका, उस तालिका को दर्शाने वाला एक chart, तथा एक explanatory cross-reference अनुच्छेद (किसी भी क्रम में) शामिल है? विवरण के लिए देखें Tables; Tables and Charts in Microsoft; Tables and Charts in Google Sheets.
  8. क्या इस डेटा रिपोर्ट में प्रयुक्त chart तार्किक हैं? उदाहरण के लिए, क्या line chart का उपयोग केवल कालानुक्रमिक (chronological) डेटा के लिए किया गया है?
  9. क्या इस डेटा रिपोर्ट में कम से कम एक bar या column chart, एक pie chart, और एक line chart शामिल है?
  10. क्या explanatory cross-reference अनुच्छेद तालिका और chart में दर्शाए गए कम से कम एक महत्वपूर्ण तथ्य या प्रवृत्ति (trend) का उल्लेख करते हैं?
  11. क्या सभी तालिकाओं और chart में एक वर्णनात्मक शीर्षक (caption) और स्रोत (यदि आवश्यक हो) शामिल है? विवरण के लिए देखें Table titles.
  12. क्या सभी तालिकाएँ और गैर-सजावटी आकृतियाँ अपने संबंधित पाठ के यथासंभव निकट स्थित हैं?
  13. क्या डेटा रिपोर्ट का पाठ व्याकरण, प्रयोग (usage), और विराम-चिह्न (punctuation) की त्रुटियों से मुक्त है? विवरण के लिए देखें Common Grammar, Usage, Spelling Problems.
  14. क्या डेटा रिपोर्ट का पाठ अनावश्यक शब्दाडंबर (wordiness) और अन्य वाक्य-शैली संबंधी त्रुटियों से मुक्त है? विवरण के लिए देखें Wordiness, other sentence-style problems.
  15. क्या यह techdoc अपने लक्षित पाठक वर्ग द्वारा समझा जा सकता है (जैसा कि transmittal message और परिचय में दर्शाया गया है)? विवरण के लिए देखें Audience analysis, तथा Translating the Technical.
  16. क्या इस डेटा रिपोर्ट में अन्य स्रोतों से प्रत्यक्ष उद्धृत, पुनर्परिभाषित (paraphrased), या संक्षेपित पाठ शामिल है जिसे प्रलेखित नहीं किया गया है, जिससे plagiarism का संकेत मिलता हो? विवरण के लिए देखें Plagiarism. Purdue OWL.
  17. उपरोक्त मूल्यांकन को ध्यान में रखते हुए:
    • इस डेटा रिपोर्ट की कौन-सी बातें अच्छी हैं?
    • इस डेटा रिपोर्ट की कौन-सी बातें कमज़ोर हैं?
  18. उपरोक्त मूल्यांकन प्रश्नों का उपयोग करते हुए इस डेटा रिपोर्ट को कौन-सा संख्यात्मक ग्रेड (100 के आधार पर) दिया जा सकता है?

नोट: डेटा रिपोर्टों या उनके घटकों की सामग्री, प्रारूप और शैली से संबंधित सभी संदर्भ ऑनलाइन तकनीकी लेखन पाठ्यपुस्तक में उपलब्ध हैं।

इस अध्याय के संबंध में आपके विचार, प्रतिक्रियाएँ और आलोचनात्मक टिप्पणियाँ सराहनीय होंगी: आपकी प्रतिक्रिया—David McMurrey.