Tafadhali bofya hapa kumsaidia David McMurrey kugharamia huduma ya upangishaji wa tovuti:
Changia kiasi chochote kidogo unachoweza!
Online Technical Writing itaendelea kuwa bure.


Ripoti ya data, hapa, ni ripoti inayojumuisha kiasi kikubwa cha data katika mfumo wa jedwali, chart, na grafu. Mwandishi wa kiufundi (technical writer):

  1. huanza na chanzo ambacho kwa kiasi kikubwa kina jedwali.
  2. huunda chart na grafu zinazoonyesha data iliyo katika jedwali hizo kwa uwazi zaidi.
  3. huongeza explanatory cross-references ili kueleza mienendo muhimu na hitimisho katika data ya jedwali.

Matokeo ya kazi ya mwandishi wa kiufundi ni ripoti ya data ambayo ni rahisi zaidi kuipitia haraka (skim) na kubaini hoja kuu.

Ripoti za data hutumika katika kila sekta ya viwanda na kila tawi la serikali:

Hakikisha unaangalia mifano.

Infografiki ya sura hii iliyozalishwa na NotebookLM Infografiki ya sura hii iliyozalishwa na NotebookLM

Muundo wa Ripoti ya Data

Kama ilivyo kwa binadamu, ripoti za data huja katika maumbo na ukubwa mbalimbali. Hapa kuna mfumo mmoja ambao unaweza kuutumia kama ulivyo au kuubadilisha.

Ikiwa unatayarisha ripoti ya data, angalia Create Data Report

heading
table
chart
explanatory cross-reference
source indicator

Zingatia katika mfano huu muundo wa sehemu moja ya ripoti ya data: jedwali (limeondolewa), grafu, na explanatory cross-reference:

Chart ya ripoti ya data bila jedwali au maelezo ya cross-reference

Kama inavyoonekana katika Figure 4, kiasi cha vifaa vya karatasi vilivyozalishwa kilizidi vifaa vya karatasi vilivyosindikwa upya—tani milioni 6730 dhidi ya tani milioni 4760—katika kipindi cha 1960 hadi 2015.

Huu ni mfano mwingine wa explanatory cross-reference:

Chart inayoonyesha mienendo ya uzalishaji na urejeshaji wa MSW

Figure 6. Pauni za MSW kwa Mtu kwa Siku

Kama inavyoonekana kwenye mchoro hapo juu, maendeleo katika urejeshaji wa taka ngumu za manispaa (municipal solid waste, MSW) yaliongezeka hadi mwaka 2000 lakini yamesimama tangu wakati huo.

AI Prompts kwa Ripoti za Data

Orodha za ukaguzi (checklists), ambazo kwa kawaida hazisomwi, zinaweza kutumika kama chanzo cha AI prompts kwa kufanya marekebisho machache. Nakili yafuatayo, bandika kwenye mfumo wa AI kama Google’s Gemini, kisha uone ni mambo gani huenda umeyakosa.

Kumbuka: Marejeleo yote ya maudhui, muundo, na mtindo wa ripoti za data au vipengele vyake yanapatikana katika kitabu cha mtandaoni cha uandishi wa kiufundi.

AI Prompts kwa Ripoti za Data

  1. Je, data report ina angalau vipengele vifuatavyo (vilivyoundwa ipasavyo) na kwa mpangilio huu: table of contents; orodha ya vielelezo, majedwali, au mchanganyiko wake; utangulizi; sehemu za mwili (sura); na vyanzo vya taarifa? Kwa maelezo zaidi, tazama Techdoc design.
  2. Ingawa inaweza kuwa bunifu na ya kuchekesha, je, kichwa cha data report kinaonyesha kwa uwazi mada yake? Kwa maelezo zaidi, tazama Techdoc titles.
  3. Ikiwa table of contents na orodha ya vielelezo (na majedwali) zinatumia leader dots, je, nambari za kurasa zimepangiliwa upande wa kulia? Ikiwa table of contents na orodha ya vielelezo (na majedwali) zina nambari za kurasa kwenye ukingo wa kulia wa ukurasa, je, leader dots zinatumika? Kwa maelezo zaidi, tazama TOCs and List of Figures (Tables).
  4. Je, utangulizi unaonyesha ipasavyo mada, madhumuni, na hadhira lengwa ya techdoc? Je, unatoa orodha ya mada ndogo zitakazoshughulikiwa pamoja na maelezo ya upeo wa maudhui (yale yasiyojumuishwa)? Kwa maelezo zaidi, tazama Introductions.
  5. Je, marejeleo (citations) kwa vipengele vilivyo katika orodha ya information sources yanaonekana katika mwili wa techdoc yakiwa yameundwa kulingana na mtindo wa APA, MLA, au IEEE uliorekebishwa? Je, vipengele katika orodha ya information sources vimeundwa kulingana na APA, MLA, au IEEE uliorekebishwa? Kwa maelezo zaidi, tazama Documentation: borrowed information sources.
  6. Je, kila sehemu ya mwili wa data report hii huanza na kichwa kinachoitambulisha (heading)? Kwa maelezo zaidi, tazama Headings.
  7. Je, kila sehemu ya mwili wa data report hii ina jedwali, chart inayoonyesha jedwali hilo, na aya ya explanatory cross-reference (kwa mpangilio wowote)? Kwa maelezo zaidi, tazama Tables; Tables and Charts in Microsoft; Tables and Charts in Google Sheets.
  8. Je, chart zilizo katika data report hii ni za kimantiki? Kwa mfano, je, line chart inatumika tu kwa data ya mpangilio wa wakati (chronological)?
  9. Je, data report ina angalau bar au column chart moja, pie chart moja, na line chart moja?
  10. Je, aya za explanatory cross-reference zinataja angalau ukweli mmoja muhimu au mwelekeo (trend) unaoonekana katika jedwali na chart?
  11. Je, majedwali na chart zote zina kichwa cha maelezo (caption) na chanzo (ikiwa kinahitajika)? Kwa maelezo zaidi, tazama Table titles.
  12. Je, majedwali yote na vielelezo visivyo vya mapambo vinaonekana karibu iwezekanavyo na maandishi yanayohusiana nayo?
  13. Je, maandishi ya data report hayana makosa ya sarufi, matumizi (usage), na uakifishaji (punctuation)? Kwa maelezo zaidi, tazama Common Grammar, Usage, Spelling Problems.
  14. Je, maandishi ya data report hayana urudiaji wa maneno (wordiness) na matatizo mengine ya mtindo wa sentensi? Kwa maelezo zaidi, tazama Wordiness, other sentence-style problems.
  15. Je, techdoc hii inaweza kueleweka na hadhira lengwa (kama ilivyoonyeshwa katika transmittal message na utangulizi)? Kwa maelezo zaidi, tazama Audience analysis, na Translating the Technical.
  16. Je, data report hii ina maandishi yaliyonukuliwa moja kwa moja, yaliyofanyiwa paraphrase, au yaliyofupishwa kutoka vyanzo vingine bila kuandikwa marejeleo, jambo linaloashiria plagiarism? Kwa maelezo zaidi, tazama Plagiarism. Purdue OWL.
  17. Kuzingatia tathmini zilizo hapo juu:
    • Ni mambo gani mazuri kuhusu data report hii?
    • Ni mambo gani yasiyo mazuri kuhusu data report hii?
  18. Ni alama gani ya nambari (kwa msingi wa 100) inayoweza kutolewa kwa data report hii kwa kutumia maswali ya tathmini yaliyo hapo juu?

Kumbuka: Marejeleo yote ya maudhui, muundo, na mtindo wa data reports au vipengele vyake yanapatikana katika kitabu cha mtandaoni cha uandishi wa kiufundi.

Ningefurahi kupokea mawazo yako, maoni yako, na ukosoaji wako kuhusu sura hii: jibu lako—David McMurrey.