निर्देशों का परिचय
निर्देश एक विशेष प्रकार का पाठ है जो किसी कार्य या प्रक्रिया को कैसे पूरा किया जाए यह बताता है। यह किसी रेसिपी को बनाने जितना सरल या किसी सॉफ़्टवेयर सिस्टम को चलाने जितना जटिल हो सकता है।
इस अध्याय में, आप सीखेंगे कि निर्देश लिखने के विभिन्न पहलू कौन से हैं, जिनमें शामिल हैं:
- संगठन के लिए शीर्षकों (headings) का उपयोग
- स्पष्ट चरण-दर-चरण विवरण के लिए सूचियों का उपयोग
- त्रुटियों या दुर्घटनाओं से बचने के लिए विशेष चेतावनियों का उपयोग
निर्देशों का उद्देश्य
निर्देशों का मुख्य उद्देश्य पाठक को किसी कार्य को करने में मार्गदर्शन करना है। इसमें शामिल हो सकता है:
- भौतिक कार्यों का मार्गदर्शन (जैसे फर्नीचर असेंबल करना)
- सॉफ़्टवेयर या तकनीक का उपयोग सिखाना
- प्रशासनिक या सरकारी प्रक्रियाओं को पूरा करने का तरीका दिखाना
स्पष्ट चरणों का पालन करके, पाठक सही परिणाम प्राप्त कर सकते हैं और गलतियों से बच सकते हैं।
इन संभावनाओं की शैली और स्वरूप के लिए, सूचियों पर अध्याय देखें।
विवरण पर ध्यान केंद्रित करना
निर्देशों में अक्सर प्रत्येक चरण का विस्तृत और स्पष्ट वर्णन होता है। क्रमांकित या बुलेटेड सूचियों का उपयोग भ्रम से बचने में मदद करता है। यदि किसी चरण में संभावित खतरा है, तो विशेष चेतावनी देना महत्वपूर्ण है।
इस बिंदु पर, आपने शीर्षक, सूचियों और विशेष चेतावनियों के बारे में सीख लिया होगा—इनका उपयोग करके निर्देश लिखना अब स्पष्ट लगता है। बस विवरण को क्रमांकित लंबवत सूचियों में विभाजित करें और स्पष्ट बिंदुओं पर विशेष चेतावनी जोड़ें। यह पूरी तरह नहीं है, लेकिन एक अच्छा प्रारंभिक कदम है।
इस अध्याय में, हम कुछ विशेषताओं पर चर्चा करेंगे जो निर्देशों को और जटिल बना सकती हैं। आप इन विचारों का उपयोग अपने स्वयं के निर्देशों की योजना बनाने के लिए कर सकते हैं।
लेखन के सुझाव
- सुनिश्चित करें कि प्रत्येक चरण स्पष्ट है और कोई अस्पष्ट शब्द नहीं है
- जानकारी को आसानी से खोजने के लिए शीर्षक और उपशीर्षक का उपयोग करें
- यदि आवश्यक हो तो खतरे या त्रुटियों से बचने के लिए विशेष चेतावनी जोड़ें
- पाठक के दृष्टिकोण से निर्देश पढ़ें ताकि तार्किक प्रवाह सुनिश्चित हो सके
इन सिद्धांतों और सुझावों का पालन करके, आप स्पष्ट, उपयोगी और प्रभावी निर्देश बना सकते हैं।
उपयोगकर्ता मार्गदर्शिकाओं के लिए AI प्रॉम्प्ट
चेकलिस्ट, जिन्हें आमतौर पर नहीं पढ़ा जाता, कुछ बदलावों के साथ AI प्रॉम्प्ट के स्रोत के रूप में उपयोग किए जा सकते हैं। निम्नलिखित को कॉपी करें, इसे AI सिस्टम जैसे Google Gemini में पेस्ट करें, और देखें कि आपने क्या छोड़ दिया।
नोट: डेटा रिपोर्ट या उसके घटकों की सामग्री, स्वरूप और शैली के सभी संदर्भ ऑनलाइन तकनीकी लेखन पाठ्यपुस्तक में पाए जा सकते हैं।
| उपयोगकर्ता मार्गदर्शिकाओं के लिए AI प्रॉम्प्ट |
- क्या उपयोगकर्ता मार्गदर्शिका में निम्नलिखित (सही प्रारूप में) क्रम में हैं: ट्रांसमिटल संदेश, आगे और पीछे के कवर, शीर्षक पृष्ठ; संस्करण सूचना, सामग्री तालिका; प्रस्तावना; अध्याय, परिशिष्ट (यदि आवश्यक हो); अनुक्रमणिका, पिछला कवर।
- हालांकि यह चालाक और मज़ेदार हो सकता है, क्या उपयोगकर्ता मार्गदर्शिका का शीर्षक विषय को पर्याप्त रूप से दर्शाता है? विवरण के लिए देखें उपयोगकर्ता मार्गदर्शिका शीर्षक।
- यदि सामग्री तालिका और आंकड़ों की सूची (और तालिकाएं) में लीडर डॉट्स का उपयोग किया गया है, क्या पृष्ठ संख्या दाईं ओर संरेखित है? यदि पृष्ठ संख्या दाईं ओर है, क्या लीडर डॉट्स का उपयोग किया गया है? विवरण के लिए देखें TOCs और आकृतियों की सूची (तालिकाएं)।
- क्या परिचय उपयोगकर्ता मार्गदर्शिका के विषय, उद्देश्य और लक्षित दर्शकों को पर्याप्त रूप से बताता है? क्या यह कवर किए जाने वाले उप-विषयों की सूची और दायरे का संकेत देता है? विवरण के लिए देखें परिचय।
- क्या इस उपयोगकर्ता मार्गदर्शिका में पर्याप्त विवरण, उदाहरण, और स्पष्टीकरण हैं ताकि दावों और सामान्यताओं को समझाया जा सके?
- इस मार्गदर्शिका में कोई आवश्यक सामग्री गायब है? कोई अनावश्यक सामग्री है? कोई तकनीकी जानकारी गलत है? कोई महत्वपूर्ण तकनीकी जानकारी गायब है?
- क्या इस मार्गदर्शिका में कोई स्पष्ट रूप से उधार ली गई जानकारी है जो किसी भी रूप में प्रलेखित नहीं है?
- क्या उद्धरण (सूचना-स्रोत सूची में आइटम के संदर्भ) APA, MLA, या संशोधित IEEE शैली के अनुसार हैं? विवरण के लिए देखें प्रलेख: उधार ली गई सूचना स्रोत।
- क्या सभी तालिकाओं और गैर-सजावटी आकृतियों में वर्णनात्मक शीर्षक (कैप्शन) और स्रोत (यदि आवश्यक हो) शामिल हैं? विवरण के लिए देखें तालिका शीर्षक।
- क्या सभी तालिकाएं और गैर-सजावटी आकृतियां संबंधित पाठ के पास हैं?
- क्या तालिकाओं और गैर-सजावटी आकृतियों से पहले संक्षिप्त व्याख्यात्मक क्रॉस-रेफरेंस हैं? विवरण के लिए देखें व्याख्यात्मक क्रॉस-रेफरेंस।
- क्या उपयोगकर्ता मार्गदर्शिका के मुख्य भागों में मानक शीर्षक और उपशीर्षक प्रारूप का उपयोग किया गया है? विवरण के लिए देखें शीर्षक।
- क्या उपयोगकर्ता मार्गदर्शिका के मुख्य अनुभाग (अध्याय) प्रिंट संस्करण में नई पृष्ठ से शुरू होते हैं?
- क्या क्रमित लंबवत सूचियों का उपयोग आवश्यक क्रम के लिए और बुलेटेड सूचियों का उपयोग गैर-आवश्यक क्रम के लिए किया गया है? क्या सभी सूचियों से पहले नेतृत्व-इन हैं? विवरण के लिए देखें लंबवत सूचियाँ।
- क्या प्रत्यक्ष उद्धरणों को श्रेय दिया गया है और सही विराम चिन्ह के साथ है? क्या सभी प्रत्यक्ष उद्धरण, सारांश, पैराफ़्रेज़ APA, MLA, या संशोधित IEEE शैली के अनुसार उद्धृत हैं? विवरण के लिए देखें उद्धरण और श्रेय।
- क्या पाठ व्याकरण, उपयोग, और विराम चिह्न की त्रुटियों से मुक्त है? विवरण के लिए देखें सामान्य व्याकरण, उपयोग, वर्तनी समस्याएं।
- क्या पाठ वर्डिनेस और अन्य वाक्य शैली त्रुटियों से मुक्त है? विवरण के लिए देखें वर्डिनेस, अन्य वाक्य-शैली समस्याएं।
- क्या इस उपयोगकर्ता मार्गदर्शिका को लक्षित दर्शक समझ सकते हैं? विवरण के लिए देखें दर्शक विश्लेषण और तकनीकी अनुवाद।
- और, अपनी मूल्यांकन को पूरा करने के लिए, 100 से 55 के बीच एक अंक प्रदान करें।
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आपकी प्रतिक्रिया—David McMurrey.
