Prosím, kliknite sem, aby ste pomohli David McMurrey zaplaťte za webhosting:
Darujte akúkoľvek malú sumu, ktorú môžete!
Online technické písanie zostane zadarmo.
Táto kapitola predstavuje voľne definovanú skupinu typov správ, ktoré poskytujú premyslený názor alebo odporúčanie, a potom, ak ste na kurze technického písania, napíšete jednu z vlastných.
Nezabudnite sa pozrieť na príklady správ.
Niektoré jemné rozdiely...
Správy o uskutočniteľnosti, odporúčacie správy, hodnotiace správy, správy o posúdení a kto vie, čo ešte, všetky robia približne to isté—poskytujú starostlivo preskúmané názory a niekedy aj odporúčania.
- Správa o uskutočniteľnosti: Tento typ študuje situáciu (napríklad problém alebo príležitosť) a plán na jej riešenie a následne určuje, či je tento plán "uskutočniteľný"—či je praktický z hľadiska aktuálnej technológie, ekonomiky, sociálnych potrieb a podobne. Správa o uskutočniteľnosti odpovedá na otázku "Máme implementovať plán X?" tým, že uvádza "áno," "nie," ale častejšie "možno." Nielenže poskytuje odporúčanie, ale tiež poskytuje dáta a dôvody za týmto odporúčaním. Tu je video o štúdii uskutočniteľnosti týkajúcej sa Hyperloop v Missouri? Nová štúdia tvrdí, že je to uskutočniteľné, ale nie nevyhnutne cenovo dostupné. (otvorí sa v samostatnom prehliadači).
- Odporúčací správa: Tento typ začína uvedenou potrebou, výberom možností, alebo oboma a potom odporúča jednu, niektoré, alebo žiadnu. Napríklad, spoločnosť môže hľadať softvér pre kontrolu gramatiky a chce odporúčanie, ktorý produkt je najlepší. Odporúčací report odpovedá na otázku "Ktorú možnosť by sme mali zvoliť?
- Hodnotiaca správa: Tento typ poskytuje názor alebo súd skôr než odpoveď áno-nie-možno alebo odporúčanie. Poskytuje premyslený názor na hodnota alebo hodnota porovnaním niečoho s súborom požiadaviek (alebo kritérií). Napríklad, nedávno mesto Austin hodnotilo bezplatnú autobusovú dopravu ako spôsob, ako zvýšiť počet cestujúcich a znížiť dopravu. Fungovalo to? Stálo to za to?—To sú otázky, na ktoré by sa hodnotiaca správa snažila odpovedať.
Infografika generovaná NotebookLM z tejto kapitoly
Typický obsah: Odporúčania a správy o vykonateľnosti
Bez ohľadu na to, aký odtieň uskutočniteľnosti, odporúčania alebo hodnotiacej správy napíšete, akýmkoľvek názvom vás ľudia nazývajú—väčšina sekcií a organizácia týchto sekcií sú zhruba rovnaké.
Strukturálny základný princíp je tento: poskytujete nielen svoje odporúčanie, výber alebo posúdenie, ale aj dáta a závery, ktoré k tomu vedú. Týmto spôsobom si čitatelia môžu overiť vaše zistenia, vašu logiku a vaše závery a prísť na úplne iný názor.
Úvod. V úvode uveďte, že cieľom dokumentu je určiť vykonateľnosť, odporučiť alebo vyhodnotiť tému.
Technické pozadie. Niektoré odporúčania alebo správy o realizovateľnosti môžu vyžadovať technickú diskusiu, aby bol zvyšok správy zmysluplný. Dilema s týmto druhom informácií spočíva v tom, či ich umiestniť do vlastnej sekcie, alebo ich zaradiť do sekcií porovnania, kde sú relevantné. Napríklad diskusia o výkone a rýchlosti tabletov si bude vyžadovať aj diskusiu o RAM, megahertzoch a procesoroch. Mali by ste to zahrnúť do sekcie, ktorá porovnáva tablety podľa výkonu a rýchlosti? Mali by ste porovnanie udržiavať čisté a prehľadné, obmedzené výhradne na porovnanie a záver? Možno všetky technické podklady môžu byť zahrnuté do vlastnej sekcie—buď na začiatku správy, alebo v prílohe.
Schematický pohľad na odporúčania a vykonateľnosť správ. Pamätajte, že toto je typický alebo bežný model pre obsah a organizáciu.
Pozadie situácie. Pre mnohé z týchto správ budete musieť diskutovať o probléme, potrebe alebo príležitosti, ktorá ich spôsobila. Ak je o tom málo čo povedať, tieto informácie môžu ísť do úvodu.
Požiadavky a kritériá. Kritickou súčasťou správ o vykonateľnosti a odporúčaniach je diskusia o požiadavkách, ktoré použijete na dosiahnutie konečného rozhodnutia alebo odporúčania. Tu je niekoľko príkladov:
- Ak sa snažíte odporučiť tablet pre zamestnancov, vaše požiadavky pravdepodobne zahŕňajú veľkosť, cenu, kapacitu pevného disku, kvalitu displeja, odolnosť a funkciu batérie.
- Ak skúmate uskutočniteľnosť poskytovania každému študentovi na Austin Community College identifikačnej karty v počítačovej sieti ACC, musíte definovať základné požiadavky takého programu—čo by sa od neho očakávalo, problémy, ktorým by sa mal vyhnúť, a tak ďalej.
- Ak hodnotíte nedávny program bezplatnej autobusovej dopravy v Austine, potrebujete vedieť, čo sa od programu očakávalo, a potom porovnať jeho skutočné výsledky s týmito požiadavkami.
Požiadavky môžu byť definované niekoľkými základnými spôsobmi:
- Číselné hodnoty: Mnoho požiadaviek je uvedených ako maximálne alebo minimálne číselné hodnoty. Napríklad môže existovať požiadavka na náklady, že tablet by mal stáť najviac 900 dolárov.
- Áno/nie hodnoty: Niektoré požiadavky sú jednoducho otázky áno-nie. Prichádza tablet vybavený Bluetooth? Je auto vybavené hlasovým ovládaním?
- Hodnoty hodnotenia: V niektorých prípadoch sa kľúčové úvahy nedajú spracovať ani s číselnými hodnotami, ani s hodnotami áno/nie. Napríklad, vaša organizácia môže chcieť tablet, ktorý má hodnotenie jednoduchosti použitia aspoň "dobré" podľa nejakej národne akceptovanej hodnotiacej skupiny. Alebo budete musieť hodnotenia priradiť sami.
Termín "požiadavky" sa používa namiesto "kritérií." Okolo druhého slova panuje istá miera nejasnosti; navyše väčšina ľudí si nie je istá, či je to jednotné alebo množné číslo. (Technicky je to množné číslo; "kritérium" je jednotné, hoci "kritériá" sa bežne používajú pre jednotné aj množné číslo. Pokúste sa použiť "kritérium" na verejnosti—dostanete čudné pohľady. "Kritériá" nie je slovo a nikdy by sa nemalo používať.)
Sekcia požiadaviek by mala diskutovať aj o tom, ako dôležité sú jednotlivé požiadavky v súvislosti s ostatnými. Predstavte si typickú situáciu, kde žiadna možnosť nie je najlepšia vo všetkých kategóriách porovnania. Jedna možnosť je lacnejšia; iná má viac funkcií; jedna má lepšie hodnotenia jednoduchosti použitia; iná je známa svojou väčšou odolnosťou. Nastavte svoje požiadavky tak, aby určovali "víťaza" aj v situáciách, kde neexistuje zrejmý víťaz.
Diskusia o možnostiach. V určitých typoch správ o realizovateľnosti alebo odporúčaniach budete musieť vysvetliť, ako ste zúžili výber možností na tie, na ktoré sa vaša správa zameriava. Často to nasleduje priamo po diskusii o požiadavkách. Vaše základné požiadavky môžu dobre zúžiť pole na vás. Môžu však existovať aj iné úvahy, ktoré diskvalifikujú iné možnosti—vysvetlite tiež tieto.
Okrem toho možno budete musieť poskytnúť stručné opisy samotných možností. Nenechajte sa zmýliť s porovnaním, ktoré sa objaví v nasledujúcej sekcii. V tejto časti opisu poskytnete všeobecnú diskusiu o možnostiach, aby čitatelia vedeli niečo o nich. Diskusia v tejto fáze nie je porovnávacia. Ide len o všeobecnú orientáciu k možnostiam. V prípade tabletov by ste mohli poskytnúť niekoľko stručných, všeobecných špecifikácií pre každý model, ktorý sa má porovnať.
Porovnania bod po bode. Jednou z najdôležitejších častí správy o uskutočniteľnosti alebo odporúčaní je porovnanie možností. Nezabudnite, že túto časť zahrňujete, aby si čitatelia mohli overiť vaše myslenie a prísť k iným záverom, ak budú chcieť. Toto by malo byť spracované porovnávacím bod po porovnávacom bode, skôr než možnosť po možnosti.
Schematičný pohľad na prístup celku k celku a bod po bode pri organizovaní porovnania. Ak nemáte veľmi nezvyčajné téma, použite prístup bod po bode.
Ak by ste porovnávali tablety, mali by ste sekciu, ktorá by ich porovnávala z hľadiska ceny, ďalšiu sekciu, ktorá by porovnávala ich výkon batérie, a tak ďalej. Vy byť by nie. mám časť, ktorá diskutuje o všetkom ohľadom možnosti A, ďalšiu, ktorá diskutuje o všetkom ohľadom možnosti B, a tak ďalej. To by vôbec nebolo efektívne, pretože porovnania musia byť niekde stále urobené—pravdepodobne chudobným čitateľom. (Pozrite sa vyššie na schematickú ilustráciu týchto dvoch prístupov k porovnaniam.)
S použitím prístupu bod po bode by každá z týchto porovnávacích sekcií mala skončiť záverom, ktorý uvádza, ktorá možnosť je najlepšou voľbou v danej oblasti porovnania. Samozrejme, nemusí byť vždy jednoduché uviesť jasného víťaza—môžete byť nútení kvalifikovať závery rôznymi spôsobmi, poskytujúc viacero záverov pre rôzne podmienky.
Poznámka: Kedy by ste niekedy použili prístup celok k celku? Môže sa stať, že porovnania sa logicky nerozdeľujú na body—kategórie. Možnosti, ktoré sa porovnávajú, môžu mať rôzne výhody a nevýhody, ktoré nie sú porovnateľné. Dva porovnávané produkty môžu mať rôzne, ale prekrývajúce sa súbory funkcií. Tak čo preferujete—jablko alebo pomaranč?
Individuálna porovnávacia sekcia. Všimnite si, že táto časť porovnáva iba jeden bod a končí jasne formulovaným záverom týkajúcim sa tohto jedného bodu.
Ak by ste robili hodnotiacu správu, určite by ste neporovnávali možnosti. Namiesto toho by ste porovnali hodnotenú vec s požiadavkami, ktoré na ňu boli kladené, a očakávaniami, ktoré od nej ľudia mali. Napríklad, Capital Metro mal program viac ako rok bezplatnej autobusovej dopravy—aké boli očakávania od tohto programu? Splnil program tieto očakávania?
Zhrňujúca tabuľka. Po jednotlivých porovnaniach pridajte súhrnnú tabuľku, ktorá zhrnie závery z porovnávacej časti. Niektorí čitatelia majú tendenciu venovať pozornosť detailom v tabuľke skôr ako v odsekoch. To vás však nezbavuje povinnosti písať odseky!
Súhrnná tabuľka. Niektorí čitatelia uprednostňujú údaje v tabuľkách pred údajmi obsiahnutými v odsekoch.
Závery. Časť záverov v správe o uskutočniteľnosti alebo odporúčaniach je čiastočne súhrnom alebo preformulovaním záverov, ktoré ste už dosiahli v porovnávacích sekciách. V tejto časti znovu formulujete jednotlivé závery, napríklad, ktorý model mal najlepšiu cenu, ktorý mal najlepšiu funkciu batérie a tak ďalej.
Ale táto časť musí ísť ďalej. Musí rozpliesť všetky protichodné závery a akýmisi spôsobmi dospieť k záverečnému záveru, ktorý uvádza, ktorá možnosť je najlepšia. Takže záverečná časť najprv vymenúva základné závery—tie jednoduché, jednofaktorové. Ale potom musí uviesť sekundárne závery—tí, ktorí vyvažujú protichodné hlavné závery. Napríklad, ak je jeden tablet najlacnejší, ale má zlú funkciu batérie, zatiaľ čo iný je najdrahší a má dobrú funkciu batérie, ktorý si vyberiete a prečo? Sekundárny záver by uviedol odpoveď na túto dilemu.
A samozrejme, sekcia záveru končí s záverečný zhrnutie—ten, ktorý uvádza, ktorá možnosť je najlepšou voľbou.
Odporúčanie alebo Záverečný názor. Záverečná časť správ o uskutočniteľnosti a odporúčaniach uvádza odporúčanie. Mysleli by ste, že to by malo byť teraz očividné. Zvyčajne to je, ale nezabúdajte, že niektorí čitatelia môžu skočiť priamo na sekciu odporúčaní a obísť všetku vašu prácu! Taktiež budú existovať prípady, kde môže existovať najlepšia voľba, ale nechceli by ste ju odporučiť. Na začiatku histórie notebookov boli ťažké a nespolehlivé—mohol existovať jeden model, ktorý bol lepší ako ostatné, ale ani ten nestál za to, aby ste ho mali.
Sekcia odporúčaní by mala odzrkadľovať najdôležitejšie závery vedúce k odporúčaniu a následne dôrazne uviesť odporúčanie. Zvyčajne môže byť potrebné odporučiť niekoľko možností na základe rôznych možností. To môže byť spracované, ako je ukázané v príkladoch, pomocou odrážkových zoznamov.
Hlavné, vedľajšie a konečné závery. Všimnite si, že v závere 6 sú proti sebe porovnávané dve kategórie, pričom viac možností víťazí nad nižšími nákladmi—vedľajší záver.
V hodnotiacej správe by táto posledná sekcia uvádzala konečný názor alebo posúdenie. Tu sú niektoré možnosti:
- Áno, program bezplatnej autobusovej dopravy bol úspešný, alebo aspoň bol, na základe svojich počiatočných očakávaní.
- Nie, bol to úbohý prepadák—nesplnil ani minimálne očakávania.
- Ale, bol to úspech aj prepadák—splnil niektoré z očakávaní, ale v iných nie. Ale v tomto prípade si stále zodpovedný—aká je tvoja celková hodnotenie? Ešte raz, základ pre toto hodnotenie musí byť uvedený niekde v sekcii požiadaviek.
Organizačné plány pre správy o vykonateľnosti a odporúčania
Toto je dobrý bod na diskusiu o dvoch základných organizačných plánoch pre tento typ správy:
- Tradičný plán: Toto zodpovedá poradiu, v ktorom boli sekcie práve prezentované v tejto kapitole. Začnete pozadím a požiadavkami, potom prejdete k porovnaniam a skončíte závermi a odporúčaniami.
- Exekutívny plán: Tento prístup presúva závery a odporúčania na začiatok správy a presúva celú diskusiu o pozadí, požiadavkách a porovnaniach do príloh. Takýmto spôsobom môže "zaneprázdnený vedúci pracovník"ihneď vidieť najdôležitejšie informácie a otočiť sa na podrobnú diskusiu iba v prípade otázok.
Príklady osnov tej istej správy. Všimnite si v exekutívnom prístupe, že všetky kľúčové fakty, závery a odporúčania sú "na prvom mieste", aby sa čitateľ k nim dostal rýchlo. V rozsiahlych správach sú záložky pre každý prílohu.
AI výzvy na odporúčacie správy
Kontrolné zoznamy, ktoré zvyčajne zostávajú nepoužité, môžu byť použitá ako zdroj pre AI podnety s niektorými úpravami. Skopírujte nasledujúce, vložte to do AI systému ako je Google's Gemini a zistite, čo ste mohli prehliadnuť.
Poznámka: Všetky odkazy na obsah, formát, štýl dátových reportov alebo ich komponenty môžu byť nájdené na online technická príručka na písanie.
Keď chcete použiť AI na vyhodnotenie písacieho projektu, predstavte sa, povedzte AI, kto ste a čo chcete. Dajte AI referenčný bod na vykonávanie hodnotení, ako napríklad online učebnicu. Potom zverejnite, čo chcete, aby AI skontrolovalo vo svojom hodnotení.
Upravte úvod, aby vyhovoval vašej identite.
|
AI podnety pre odporúčacie správy Ahoj, AI. Som David McMurrey, študent kybernetickej bezpečnosti na Austin Community College (Austin, Texas). Žiadam, aby ste posúdili nasledujúcu odporúčaciu správu pomocou tohto online učebnica, kapitola o odporúčacie správy, a nasledujúce otázky:
|
Súvisiace informácie
Kvíz o čítaní. Použite tento kvíz na testovanie vášho porozumenia tejto kapitole.
Dostupné školenie. Získajte nejakú prax v písaní s McMurrey ako váš inštruktor.
Vážil by som si vaše myšlienky, reakcie a kritiku týkajúcu sa tejto kapitoly: tvoja odpoveď—David McMurrey.
