Prosím, kliknite sem, aby ste pomohli. David McMurrey zaplaťte za webhosting:
Darujte akúkoľvek malú sumu, ktorú môžete!
Online technické písanie zostane zadarmo.
Táto kapitola predstavuje voľne definovanú skupinu typov správ, ktoré poskytujú preštudovaný názor alebo odporúčanie, a potom, ak ste na kurze technického písania, napíšete jednu z vlastných.
Určite si nezabudnite pozrieť príkladové správy.
Niektoré jemné rozdiely...
Správy o vykonateľnosti, odporúčacie správy, hodnotiace správy, posudkové správy a kto vie čo ešte všetko robí zhruba to isté — poskytujú starostlivo preskúmané názory a niekedy aj odporúčania.
- Odborná správa o uskutočniteľnosti: Tento typ skúma situáciu (napríklad problém alebo príležitosť) a plán, ako s ňou niečo urobiť, a potom určuje, či je ten plán "realizovateľný"—či je praktický z hľadiska súčasnej technológie, ekonomiky, sociálnych potrieb, a tak ďalej. Správa o realizovateľnosti odpovedá na otázku "Mali by sme implementovať Plán X?" tým, že uvádza "áno," "nie," ale častejšie "možno." Nielenže poskytuje odporúčanie, ale tiež poskytuje údaje a dôvody za týmto odporúčaním. Tu je video o štúdii realizovateľnosti týkajúcej sa Hyperloop v Missouri? Nová štúdia hovorí, že je to realizovateľné, ale nie nutne cenovo dostupné. (otvorí sa v samostatnom prehliadači).
- Odporúčacia správa: Tento typ začína od stanovených potrieb, výberu možností, alebo oboch a potom odporúča jednu, niekoľko, alebo žiadnu. Napríklad, spoločnosť môže hľadať softvér na kontrolu gramatiky a chcela by odporúčanie, ktorý produkt je najlepší. Odporúčací správa odpovedá na otázku " Ktorú možnosť by sme mali zvoliť?
- Hodnotiaca správa: Tento typ poskytuje názor alebo posúdenie, skôr než odpoveď áno-nie-možno alebo odporúčanie. Poskytuje preskúmaný názor na hodnota or hodnota niečoho porovnaním niečoho so sadou požiadaviek (alebo kritérií). Napríklad, nedávno mesto Austin hodnotilo bezplatnú autobusovú dopravu ako spôsob zvýšenia počtu cestujúcich a zníženia dopravy. Fungovalo to? Bolo to prínosné? —Toto sú otázky, na ktoré by sa hodnotiaca správa pokúsila odpovedať.
Infografika generovaná NotebookLM pre túto kapitolu
Typický obsah: Odporúčania a správy o uskutočniteľnosti
Akákoľvek farba realizovateľnosti, odporúčania alebo hodnotiacej správy, ktorú napíšete, akýmkoľvek menom ju ľudia nazývajú—väčšina sekcií a organizácia týchto sekcií sú zhruba rovnaké.
Základným štrukturálnym princípom je toto: poskytujete nielen svoju odporúčanie, výber alebo posúdenie, ale aj dáta a závery, ktoré k tomu vedú. Takto môžu čitatelia skontrolovať vaše zistenia, vašu logiku a vaše závery a prísť k úplne inému pohľadu.
Úvod. V úvode uveďte, že cieľom dokumentu je určiť uskutočniteľnosť, odporúčania alebo vyhodnotiť tému.
Technické zázemie. Niektoré odporúčania alebo správy o uskutočniteľnosti môžu vyžadovať technickú diskusiu, aby bol zvyšok správy zmysluplný. Dilema s takýmto druhom informácií spočíva v tom, či ich umiestniť do vlastnej sekcie, alebo ich prispôsobiť porovnávacím sekciám, kde sú relevantné. Napríklad diskusia o výkone a rýchlosti tabletov si bude vyžadovať nejakú diskusiu o RAM, megahertzoch a procesoroch. Mali by ste to dať do sekcie, ktorá porovnáva tablety podľa výkonu a rýchlosti? Mali by ste udržiavať porovnanie prehľadné a čisté, striktne obmedzené na porovnanie a záver? Možno všetky technické pozadia môžu byť uvedené vo vlastnej sekcii—buď na začiatku správy, alebo v prílohe.
Schématický pohľad na správy o odporúčaniach a uskutočniteľnosti. Pamätajte, že ide o typický alebo bežný model pre obsah a organizáciu.
Pozadie situácie. Pre mnohé z týchto správ bude potrebné diskutovať o probléme, potrebe alebo príležitosti, ktorá ich spôsobila. Ak sa o tom toho veľa povedať nemusí, tieto informácie môžu ísť do úvodu.
Požiadavky a kritériá. Kritickou súčasťou správ o uskutočniteľnosti a odporúčania je diskusia o požiadavkách, ktoré použijete na dosiahnutie konečného rozhodnutia alebo odporúčania. Tu je niekoľko príkladov:
- Ak sa snažíte odporučiť tablet pre zamestnancov, vaše požiadavky sa pravdepodobne týkajú veľkosti, ceny, úložiska na pevnom disku, kvality displeja, odolnosti a funkcie batérie.
- Ak sa zaoberáte uskutočniteľnosťou poskytnutia ID každému študentovi na Austin Community College v počítačovej sieti ACC, mali by ste definovať základné požiadavky takého programu—čo by sa očakávalo, že dosiahne, problémy, ktorým by sa malo vyhnúť, a podobne.
- Ak hodnotíte nedávny program bezplatnej autobusovej dopravy v Austine, musíte vedieť, čo sa od programu očakávalo, a potom porovnať jeho skutočné výsledky s týmito požiadavkami.
Požiadavky môžu byť definované niekoľkými základnými spôsobmi:
- Číselné hodnoty: Mnohé požiadavky sú uvedené ako maximálne alebo minimálne číselné hodnoty. Napríklad, môže existovať požiadavka na náklady—tablet by mal stáť maximálne 900 dolárov.
- Áno/nie hodnoty: Niektoré požiadavky sú jednoducho otázky na áno alebo nie. Je tablet vybavený Bluetooth? Je auto vybavené rozpoznávaním hlasu?
- Hodnotenie: V niektorých prípadoch sa kľúčové úvahy nedajú spracovať ani s číselnými hodnotami, ani s áno/ne hodnotami. Napríklad vaša organizácia môže chcieť tablet, ktorý má hodnotenie jednoduchosť používania aspoň "dobré" podľa nejakej národne prijatej hodnotiacej skupiny. Alebo budete musieť hodnotenia priradiť sami.
Termín "požiadavky" sa tu používa namiesto "kritérií." Určitá miera nejasnosti sa viaže na posledné slovo; navyše väčšina ľudí nie je istá, či je to v jednotnom alebo množnom čísle. (Technicky, je to v množnom čísle; "kritérium" je v jednotnom čísle, hoci "kritériá" sa bežne používa pre jednotné aj množné číslo. Skúste použiť "kritérium" na verejnosti—dostanete divné pohľady. "Kritériá" nie je slovo a nemalo by sa nikdy používať.)
Sekcia požiadaviek by mala tiež diskutovať o tom, ako sú jednotlivé požiadavky dôležité v porovnaní navzájom. Predstavte si typickú situáciu, kde žiadna možnosť nie je najlepšia vo všetkých kategóriách porovnania. Jedna možnosť je lacnejšia; iná má viac funkcií; jedna má lepšie hodnotenie jednoduchosti použitia; iná je známa svojou väčšou trvanlivosťou. Nastavte svoje požiadavky tak, aby určovali "víťaza" aj v situáciách, kde neexistuje zjavný víťaz.
Diskusia o možnostiach. V určitých typoch správ o uskutočniteľnosti alebo odporúčaniach budete musieť vysvetliť, ako ste zúžili počet možností na tie, na ktoré sa vaša správa zameriava. Často to nasleduje priamo po diskusii o požiadavkách. Vaše základné požiadavky môžu veľmi dobre zúžiť pole pre vás. Môžu však existovať aj iné úvahy, ktoré vylučujú ďalšie možnosti—vysvetlite ich tiež.
Okrem toho môže byť potrebné poskytnúť krátke opisy samotných možností. Nezamieňajte si to s porovnaním, ktoré sa objaví v nasledujúcej sekcii. V tejto sekcii opisu poskytujete všeobecnú diskusiu o možnostiach, aby čitatelia o nich vedeli niečo. Diskusia v tejto fáze nie je porovnávacia. Ide len o všeobecné zorientovanie sa v možnostiach. V príklade tabletov by ste mohli poskytnúť niektoré stručné, všeobecné špecifikácie každého modelu, ktorý sa má porovnať.
Porovnania bod po bode. Jednou z najdôležitejších častí správy o uskutočniteľnosti alebo odporúčania je porovnanie možností. Nezabudnite, že túto časť zahrňujete, aby si čitatelia mohli skontrolovať vaše myslenie a prísť k iným záverom, ak si to želajú. Toto by sa malo riešiť porovnávacím bod po porovnávacom bode, nie možnosť po možnosti.
Schématický pohľad na prístup celku k celku a prístup bod po bode pri organizovaní porovnania. Pokiaľ nemáte veľmi neobvyklú tému, použite prístup bod po bode.
Ak by ste porovnávali tablety, mali by ste sekciu, ktorá by ich porovnávala podľa ceny, ďalšiu sekciu, ktorá by ich porovnávala podľa funkcie batérie, a tak ďalej. Vy by sa nemohol mám sekciu, ktorá diskutuje o všetkom ohľadom možností A, ďalšiu, ktorá diskutuje o všetkom ohľadom možnosti B, a tak ďalej. To by vôbec nebolo efektívne, pretože porovnania musia byť stále vykonané niekde—pravdepodobne chudobným čitateľom. (Pozrite sa vyššie na schematickú ilustráciu týchto dvoch prístupov k porovnaniam.)
S prístupom bod po bode by mala každá z týchto porovnávacích sekcií končiť záverom, ktorý uvádza, ktorá možnosť je najlepšou voľbou v danom bode porovnania. Samozrejme, nebude vždy jednoduché uviesť jasného víťaza—možno budete musieť kvalifikovať závery rôznymi spôsobmi a poskytnúť viacero záverov pre rôzne podmienky.
Poznámka: Kedy by ste vôbec použili prístup celku k celku? Môže sa stať, že porovnania sa logicky nerozdeľujú na body—kategórie. Porovnávané možnosti môžu mať rôzne výhody a nevýhody, ktoré nie sú porovnateľné. Dva porovnávané produkty môžu mať rôzne, ale prekrývajúce sa sady funkcií. Takže čo preferujete—jablko alebo pomaranč?
Jednotlivá porovnávacia sekcia. Upozorňujeme, že táto časť porovnáva iba jeden bod a končí zjavne vyjadreným záverom týkajúcim sa tohto jedného bodu.
Keby ste robili hodnotiacu správu, zjavne by ste neporovnávali možnosti. Namiesto toho by ste porovnávali vec, ktorá sa hodnotí, s požiadavkami, ktoré sú na ňu kladené, s očakávaniami, ktoré mali ľudia. Napríklad, Capital Metro mal program viac ako rok bezplatnej autobusovej dopravy—aké bolo očakávanie od tohto programu? Splnil program tieto očakávania?
Zhrňujúca tabuľka. Po individuálnych porovnaniach zahrňte súhrnnú tabuľku, ktorá zhrnie závery z časti porovnania. Niektorí čitatelia majú sklon venovať pozornosť detailom v tabuľke skôr ako v odstavcoch. To vás však neoslobodzuje od písania odstavcov!
Sumarizačná tabuľka. Niektorí čitatelia dávajú prednosť tabuľkovým údajom pred údajmi obsiahnutými v odsekoch.
Závery. Sekcia záverov v správe o uskutočniteľnosti alebo odporúčaniach je čiastočne súhrn alebo opätovné vyjadrenie záverov, ku ktorým ste už dospeli v porovnávacích sekciách. V tejto sekcii opakujete jednotlivé závery, napríklad, ktorý model mal najlepšiu cenu, ktorý mal najlepšiu funkciu batérie a tak ďalej.
Ale táto časť musí ísť ďalej. Musí rozpliesť všetky protichodné závery a nejakým spôsobom dospieť k konečnému záveru, ktorý uvádza, ktorá voľba je najlepšia. Takže sekcia záverov najprv uvádza hlavné závery—tieto jednoduché, jednopoložkové. Ale potom musí uviesť sekundárne závery—tí, ktorí vyvážia protichodné primárne závery. Napríklad, ak je jedna tableta najlacnejšia, ale má slabú funkciu batérie, zatiaľ čo iná je najdrahšia a má dobrú funkciu batérie, ktorú si vyberiete a prečo? Sekundárny záver by uviedol odpoveď na túto dilemu.
A samozrejme, sekcia záverov končí s záverečný záver—ten, ktorý uvádza, ktorá možnosť je najlepšou voľbou.
Odporúčanie alebo Záverečné stanovisko. Záverečná časť správ o uskutočniteľnosti a odporúčaniach uvádza odporúčanie. Mysleli by ste si, že by to malo byť teraz jasné. Zvyčajne je, ale pamätajte, že niektorí čitatelia môžu preskočiť priamo na sekciu odporúčaní a obísť všetku vašu ťažkú prácu! Taktiež budú niektoré prípady, kde môže byť najlepšia voľba, ale nechceli by ste ju odporučiť. Na začiatku svojej histórie boli prenosné počítače ťažké a nespolehlivé—mohol existovať jeden model, ktorý bol lepší ako ostatné, ale ani ten nestál za to, aby ste ho mali.
Sekcia odporúčaní by mala zopakovať najdôležitejšie závery vedúce k odporúčaniu a potom jasne uviesť odporúčanie. Zvyčajne bude potrebné odporučiť niekoľko možností na základe rôznych možností. To sa dá spracovať, ako je ukázané v príkladoch, pomocou odrážkových zoznamov.
Hlavné, vedľajšie a konečné závery. Všimnite si, že v závere 6 sú porovnávané dva kategórie, pričom viac možností sa prevyšuje nad nižšími nákladmi—sekundárny záver.
V hodnotiacej správe by táto posledná sekcia uvádzala konečný názor alebo posúdenie. Tu sú niektoré možnosti:
- Áno, program bezplatnej dopravy autobusom bol úspešný, alebo aspoň bol na základe svojich počiatočných očakávaní.
- Nie, bol to nehynúci prepadák—nesplnil ani jedno ze svojich minimálnych očakávaní.
- Alebo to bol úspech aj prepadák—splnilo to niektoré z očakávaní, ale v iných nie. Ale v tomto prípade ste stále zodpovední—aká je vaša celková takzvaná hodnotenie? Ešte raz, základ pre tento úsudok musí byť uvedený niekde v sekcii požiadaviek.
Organizačné plány pre správy o uskutočniteľnosti a odporúčania
Toto je dobrý bod na prediskutovanie dvoch základných organizačných plánov pre tento typ správy:
- Tradičný plán: Toto zodpovedá poradí, v akom boli sekcie práve prezentované v tejto kapitole. Začnete s pozadím a požiadavkami, potom prejdete k porovnaniam a skončíte závermi a odporúčaniami.
- Výkonný plán: Tento dokument presúva závery a odporúčania na začiatok správy a presúva celú diskusiu o pozadí, požiadavkách a porovnaniach do príloh. Takto môže "zaneprázdnený výkonný"úradník vidieť najdôležitejšie informácie hneď, a podrobnejšiu diskusiu si prečítať len v prípade otázok.
Príklady osnov rovnakého reportu. Upozornenie na výkonný prístup, že všetky kľúčové fakty, závery a odporúčania sú "na prednej strane" tak, aby sa k nim čitateľ mohol rýchlo dostať. Vo veľkých správach sú sekcie pre každú prílohu.
AI výzvy pre odporúčacie správy
Kontrolné zoznamy, ktoré sa zvyčajne nečítajú, môžu byť použité ako zdroj pre AI výzvy s niektorými úpravami. Skopírujte nasledujúce, vložte ho do AI systému, ako je Google Gemini, a zistite, čo ste mohli prehliadnuť.
Poznámka: Všetky odkazy na obsah, formát, štýl dátových správ alebo jej komponenty možno nájsť na online technická príručka na písanie.
Keď chcete použiť AI na hodnotenie písateľského projektu, predstavte sa, povedzte AI, kto ste a čo chcete. Poskytnite AI referenčný bod na vykonávanie hodnotení, napríklad online učebnicu. Potom zverejnite, čo chcete, aby AI skontrolovalo vo svojom hodnotení.
Upravte úvod tak, aby zodpovedal vašej identite.
|
AI Návrhy na odporúčacie správy Ahoj, AI. Som David McMurrey, študent kybernetickej bezpečnosti na Austin Community College (Austin, Texas). Žiadam ťa, aby si vyhodnotil nasledujúcu odporúčaciu správu pomocou tohto online učebnica, kapitola o odporúčacie správy, a nasledujúce otázky:
Súvisiace informácie |
Oceňujem vaše myšlienky, reakcie a kritiku na túto kapitolu: tvoja odpoveď—David McMurrey.
