Prosím, kliknite sem, aby ste pomohli David McMurrey platiť za webhosting:
Darujte akúkoľvek malú sumu, ktorú môžete!
Online technické písanie zostane zdarma.
Napíšte správu o pokroku, aby ste informovali nadriadeného, spolupracovníka alebo zákazníka o pokroku, ktorý ste dosiahli na projekte v určitom časovom období. Projekt môže byť návrh, výstavba alebo oprava niečoho, štúdium alebo výskum problému alebo otázky, alebo zhromažďovanie informácií o technickej téme. Správy o pokroku píšete, keď trvá dokončenie projektu viac ako tri alebo štyri mesiace.
Funkcie a obsah správ o pokroku
V správe o pokroku vysvetľujete akýkoľvek alebo všetky z nasledujúcich:
- Koľko práce je hotovej
- Aká časť práce je momentálne v priebehu?
- Aká práca zostáva na dokončenie?
- Aké problémy alebo nečakané veci sa objavili?
- Ako projekt postupuje vo všeobecnosti
Správy o pokroku majú niekoľko dôležitých funkcií:
- Uistite príjemcov, že robíte pokroky, že projekt prebieha hladko a že bude dokončený v očakávanom termíne.
- Poskytnite príjemcom stručný prehľad niektorých zistení alebo niektorých prác projektu.
- Dajte príjemcom príležitosť zhodnotiť vašu prácu na projekte a požiadať o zmeny.
- Dajte vám príležitosť diskutovať o problémoch v projekte a týmto predbežne varovať príjemcov.
- Nútiť vás vytvoriť pracovný harmonogram, aby ste projekt dokončili načas.
- Prejavte zmysel pre profesionalitu vo svojej práci a vo svojej organizácii.
Určite si pozrite príkladové správy.
Infografika generovaná NotebookLM k tejto kapitole
Časovanie a formát správ o pokroku
V ročnom projekte sa zvyčajne vypracovávajú tri správy o pokroku, a to po troch, šiestich a deviatich mesiacoch. V závislosti od veľkosti správy o pokroku, dĺžky a významu projektu a prijímateľa môže správa o pokroku mať nasledujúce formy:
- Memo—Krátka, neformálna správa pre niekoho vo vašej organizácii
- List—Krátka, neformálna správa zaslaná niekomu mimo vašej organizácie
- Formálny report—Formálny report zaslaný niekomu mimo vašej organizácie
Pozrite sa na diskusiu v Formát návrhov. Môžete použiť rovnaký formát pre správy o pokroku, ako aj pre návrhy: memo, list, samostatná správa.
Organizačné vzory pre priebežné správy
Príjemca správy o pokroku chce vidieť, čo si dosiahol na projekte, na čom teraz pracuješ, na čom plánuješ pracovať ďalej a ako projekt prebieha vo všeobecnosti. Na vykázanie týchto informácií skombinuješ dve z týchto organizačných stratégií: časové obdobia, projektné úlohy alebo témy správy.
Časové obdobia. Priebežná správa zvyčajne zhrňuje prácu v rámci každého z nasledujúcich:
- Práca vykonaná v predchádzajúcom období/och
- Práca, ktorá sa momentálne vykonáva
- Práca naplánovaná na nasledujúce obdobia
Projektové úlohy. Takmer každý projekt sa rozkladá na jednotlivé úlohy:
| Projekt | Jednotlivé úlohy |
| Stavba mestských štadiónov na mestskom pozemku | Meranie záujmu komunity Nájdenie vhodnej nehnuteľnosti Vyčistenie nehnuteľnosti Navrhovanie tribún, plotov atď. |
| Písanie správy | Študovanie úlohy Výber témy Identifikácia publika správy Zúženie témy Vytváranie hrubého náčrtu Zbieranie informácií Písanie jedného alebo viacerých hrubých návrhov Dokumentovanie správy Revízia a úprava návrhu správy Písanie a korektúra správy Uloženie správy do jej konečného balíka |
Projektové úlohy. Jeden organizačný prístup k správam o pokroku.
Témy správ. Môžete tiež usporiadať svoju správu o pokroku podľa vykonanej práce na sekciách konečnej správy. V správe projektu o spoluspaľovaní komunálneho odpadu by ste potrebovali informácie o týchto témach:
| Témy, ktoré sa majú zahrnúť do záverečnej správy |
|
Témy, ktoré sa majú zahrnúť do záverečnej správy. Organizačný prístup k správe o pokroku týkajúcej sa správy.
Pre každú z týchto tém by ste vysvetlili prácu, ktorú ste vykonali, prácu, ktorú momentálne vykonávate, a prácu, ktorú ste naplánovali.
Správa o pokroku je vlastne kombináciou dvoch z týchto organizačných stratégií. Nasledujúce výťahy z osnovy vám dávajú predstavu, ako sa môžu kombinovať:
| Pokroková správa A | Pokroková správa B | Správa o pokroku C |
| Úloha 1 | Práca dokončená | Téma 1 |
| Práca dokončená | Úloha 1 | Práca dokončená |
| Aktuálna práca | Úloha 2 | Aktuálna práca |
| Plánovaná práca | Úloha 3 | Plánovaná práca |
| Úloha 2 | Aktuálna práca | Téma 2 |
| Práca dokončená | Úloha 1 | Práca dokončená |
| Aktuálna práca | Úloha 2 | Aktuálna práca |
| Plánovaná práca | Úloha 3 | Plánovaná práca |
| Úloha 3 | Budúca práca | Téma 3 |
| Práca dokončená | Úloha 1 | Práca dokončená |
| Súčasná práca | Úloha 2 | Aktuálna práca |
| Plánovaná práca | Úloha 3 | Plánovaná práca |
Kombinácia organizačných stratégií pre správy o pokroku
Nasledujúca ilustrácia ukazuje príklad prístupu projekt-úlohy s podnadpismi pre časové obdobia:
|
Úpravy drenážneho potrubia slaného roztoku
Počas tohto obdobia sme pokračovali v práci na problémoch spojených s drenážnymi trubicami na soľanku. Predchádzajúce obdobie. Po drobných úpravách počas mesiaca prevádzky, drenážne trubice a protis filtr preukázali lepší výkon, ale stále nie úplne uspokojivo. Ako viete, obrazovkové sekcie týchto trubíc sa nachádzajú na variabilných vzdialenostiach pozdĺž výšky umývačky. Súčasné obdobie. Oblasť obrazovky odvodných rúr na soľanky bola presunutá do vzdialenosti 5 metrov od vrchu balíka. Doteraz neboli pozorované žiadne zmeny v účinnosti protioplachovača. Výrobné štatistiky na konci tohto mesiaca (február) by nám mali poskytnúť jasnejšiu predstavu o účinku tejto úpravy. Ďalšie obdobie. V závislosti od ďalšej výkonnosti obrazovky v jej súčasnej polohe vo vzťahu k vrcholu balíka, môžeme obrazovku presunúť do vzdialenosti 3 stopy od vrcholu balíka v nasledujúcom období testovania. Aj keď bol pomer umývania väčší pri vyššej polohe obrazovky, účinnosť umývania sa zdá byť relatívne konštantná; údaje o produkcii voči KW kompresora pre všetky polohy obrazovky doteraz sa zdajú sledovať rovnakú lineárnu krivku. |
Príkladové správy o pokroku organizované podľa časových období
Tieto dva náčrty zobrazujú správy o pokroku usporiadané podľa projektových úloh:
K dnešnému dňu som takmer dokončil všetku výskumnú prácu a skladajú časti konečnej správy dohromady. Tu je prehľad práce, ktorú som doteraz vykonal. Vývoj fľaše V sekcii vývoja mojej správy som napísal technický popis typickej PET fľaše na nápoje. Je kompletný a poskytuje čitateľovi dobrú predstavu o tom, ako by mal produkt vyzerať a čo by mal byť schopný dosiahnuť. Priateľské vlastnosti Sekcia správy popisujúca vlastnosti PET je dokončená. Vybral som štyri fyzikálne vlastnosti, na ktoré sa testuje mnoho obalových materiálov, a ukázal som, ako PET tieto testy vydrží. Výrobné procesy Pre sekciu o výrobných procesoch som vykonal prieskum, aby som mohol odporučiť jednu konkrétnu výrobnú metódu pre PET fľaše. Tu som opísal túto vybranú metódu a presne vysvetlil, ako sa plastová fľaša vyrába na montážnej linke. Ekonomika Dokončil som prácu na polovici ekonomickej sekcie tejto správy. Doteraz som napísal ekonomické porovnanie použitia plastových a sklenených fliaš. |
Práve teraz sa hlavne zaoberám určením, ktoré oblasti mojej správy postrádajú informácie. Taktiež pokračujem vo svojej práci na hľadaní finančných informácií o PET fľašiach. Výrobné procesy V sekcii výroby momentálne . . . |
Príklady správ o pokroku usporiadané podľa úloh projektu
Ostatné časti správ o pokroku
Vo vašej správe o pokroku potrebujete tiež (a) úvod, ktorý preskúma účel a rozsah projektu, (b) podrobný popis vášho projektu a jeho histórie, a (c) celkovú hodnotenie projektu doteraz, ktoré zvyčajne slúži ako záver.
Úvod. Prehodnoťte podrobnosti o účele, rozsahu a aktivitách vášho projektu. To pomôže prijímateľom, ktorí sú s projektom oboznámení, ktorí si nepamätajú určité podrobnosti alebo ktorí chcú skontrolovať váš prístup k projektu. Úvod môže obsahovať nasledovné:
- Účel projektu
- Špecifické ciele projektu
- Rozsah, alebo limity projektu
- Dátum začiatku projektu; dátum plánovaného dokončenia projektu
- Ľudia alebo organizácia pracujúca na projekte
- Ľudia alebo organizácia, pre ktorých sa projekt vykonáva
- Prehľad obsahu správy o pokroku
|
Teraz vám predkladám správu o pokroku, ktorý som dosiahol vo
svojom výskume pre vašu spoločnosť, Ginseng Cola. Ihneď po
prijatí ponuky mojej firmy 15. januára na štúdium
výhod balenia vášho nealkoholického nápoja do plastových
fliaš som začal skúmať všetky oblasti projektu.
V nasledujúcich častiach tejto správy o pokroku vás informujem o práci, ktorú som už vykonal, o práci, ktorej sa teraz zúčastňujem, o práci, ktorá zostáva urobiť, a nakoniec o celkovom hodnotení, ako sa projekt vyvíja. |
Príklad úvodu k správe o pokroku
Popis projektu. Vo väčšine správ o postupe zahrňte popis projektu, aby ste prijímateľom zhodnotili podrobnosti vášho projektu:
|
OPIS PROJEKTU
Tu je prehľad účelu a rozsahu tohto projektu. Účel. Pôvodný investičný plán tejto корпорации zahŕňal iba dlhodobé, nízkorizikové investície do firemných dlhopisov a amerických cenných papierov. Tento projekt bol navrhnutý na odpoveď na otázky o potenciáli krátkodobých, veľkých investícií, najmä tých, ktoré sú vhodné na budúce rozšírenie investičného plánu tejto spoločnosti. Rozsah. Správa sa bude zaoberať základnými definíciami akcií a opcií, ako aj dôvodmi za a proti týmto dvom investičným stratégiám. Správa bude rozdelená do štyroch oblastí:
|
Príklad popisu projektu z správy
Záver. Záverečný odsek alebo časť zvyčajne uisťuje publikum, že všetko prebieha dobre a podľa plánu. Môže tiež upozorniť príjemcov na nečakané zmeny alebo problémy v projekte.
|
CELKOVÉ HODNOTENIE
Projekt na odporúčanie výroby PET postupuje dobre. Narazil som na žiadne väčšie problémy a našiel som veľa materiálu na túto tému. Avšak, nepočul som od pána Simona Juareza z PET Mfg., ktorý posiela informácie o metódach výroby PET používaných v niekoľkých závodoch na Juhozápade. Neočakávam žiadne veľké problémy, ktoré by mi zabránili odovzdať vám moju správu k dátumu zmluvy. V skutočnosti by som ju mohol poslať o pár dní skôr, ako sa plánovalo. Všeobecne zisťujem, že PET fľaša je ešte atraktívnejší nápad na balenie, než sa zdalo v našich predchádzajúcich diskusiách. Podrobnosti o tom však budú obsahovať záverečná správa. S úctou, Steven C. Crosswell Procesný inžinier C & S Engineering |
Celkové hodnotenie použitá ako záver k správe o pokroku
AI podnety pre správy o pokroku
Kontrolné zoznamy, ktoré zvyčajne zostávajú nepovšimnuté, môžu byť použité ako zdroj pre AI výzvy s niektorými úpravami. Skopírujte nasledujúce, vložte to do AI systému, ako je Google Gemini, a pozrite sa, čo ste mohli prehliadnuť.
Poznámka: Všetky odkazy na obsah, formát, štýl správy o pokroku alebo ich komponenty sú dostupné v online učebnica technického písania.
Keď chcete použiť AI na hodnotenie písacieho projektu, predstavte sa, povedzte AI, kto ste a čo chcete. Dajte AI referenčný bod na vykonávanie hodnotení, ako je online učebnica. Potom zverejnite, čo chcete, aby AI skontrolovalo vo svojom hodnotení. Tu je príklad:
Upravte úvod tak, aby zodpovedal vašej identite.
|
Ahoj, AI. Som David McMurrey, študent kybernetickej bezpečnosti na Austin Community College (Austin, Texas). Žiadam ťa, aby si vyhodnotil nasledujúcu správu o pokroku pomocou tohto online učebnica, kapitola o správy o pokroku, a nasledujúce otázky:
|
Súvisiace informácie
Čítací kvíz. Použite tento kvíz na overenie svojho porozumenia tejto kapitole.
Dostupný tréning. Získajte trochu praxe v písaní s McMurrey ako váš inštruktor.
Ministerstvo energetiky USA: Správa o pokroku 2022. Tu je pokroková správa, ktorá to nie je. Hlavné obsah minulosti, prítomnosti a budúcnosti sú zakopané v sebapromovaní. Pozri sa, či to môžeš prepracovať tak, aby to sledovalo štruktúru opísanú v tejto kapitole (nemožno spomenúť, aby to bolo kratšie).
Ako napísať správu o pokroku. ClickHelp.
Oceňujem vaše myšlienky, reakcie a kritiku k tejto kapitole: tvoja odpoveď—David McMurrey.
