براہ کرم مدد کے لیے یہاں کلک کریں ڈیوڈ میک موری۔ ویب ہوسٹنگ کے لئے ادائیگی کریں:
جو بھی چھوٹی رقم آپ دے سکتے ہیں وہ دیں!
آن لائن تکنیکی تحریر مفت رہے گی۔
ضرور چیک کریں مثالیں.
نوٹس:
- یہ باب، ساتھ ہی اس تکنیکی تحریری نصاب کی دیگر شقیں، پر توجہ مرکوز کرتا ہے۔ تکنیکی تحریری مہارتیں۔ یہاں موجود تکنیکی مواد کی کامیابی، درستگی یا تازگی کی ضمانت نہیں دی جاتی۔
- اس باب کا ترجمہ اوپن اے آئی چیٹ جی پی ٹی کے ذریعے کیا گیا ہے۔ براہ کرم زبان کے مسائل کی رپورٹ کریں۔ ایڈمن@mcmassociates.io
کچھ ابتدائی معلومات
جب آپ شروع کریں، تو یقینی بنائیں کہ آپ اُس تعریف کو سمجھتے ہیں جو ہم تجاویز کے لیے استعمال کر رہے ہیں۔ نیز، اگر آپ ایک تکنیکی تحریر کے کورس میں ہیں، تو یہ یقینی بنائیں کہ آپ منصوبہ کی تفویض کو سمجھتے ہیں—صرف کوئی بھی تجویز لکھنے کے لیے نہیں بلکہ ایک ایسی جو کم از کم جزوی طور پر کچھ لکھنے کی تجویز دیتی ہو۔
حقیقی تجاویز۔ ایک تجویز کی منصوبہ بندی شروع کرنے کے لیے، بنیادی تعریف یاد رکھیں: ایک تجویز کسی شخص کے لیے کسی خاص پروجیکٹ کے انجام دینے کی پیشکش یا بولی ہے۔ تجاویز میں دیگر عناصر شامل ہو سکتے ہیں—تکنیکی پس منظر، سفارشات، سروے کے نتائج، عملیت کے بارے میں معلومات، وغیرہ۔ لیکن جو چیز ایک تجویز کو تجویز بناتی ہے وہ یہ ہے کہ یہ سامعین سے براہ راست درخواست کرتی ہے کہ وہ تجویز کردہ پروجیکٹ کی منظوری، فنڈنگ، یا اجازت دیں۔
اگر آپ مشیر بننے کا ارادہ رکھتے ہیں یا اپنا کاروبار چلانا چاہتے ہیں، تو تحریری تجاویز آپ کے کاروبار لانے کے لیے سب سے اہم ٹولز میں سے ایک ہو سکتی ہیں۔ اور، اگر آپ کسی حکومت کی ایجنسی، غیر منافع بخش تنظیم، یا بڑی کمپنی کے لیے کام کرتے ہیں، تو تجویز ایک قیمتی ٹول ہو سکتی ہے جو ایسے منصوبوں کا آغاز کرتی ہے جو تنظیم یا آپ ملازم-تجویز دہندہ کے لیے فائدہ مند ہیں (اور عموماً دونوں کے لیے)۔
ایک تجویز میں ایسی معلومات ہونی چاہئیں جو اس تجویز کے سامعین کو یہ فیصلہ کرنے میں مدد دے سکیں کہ آیا منصوبے کی منظوری دی جائے، آپ کو کام کرنے کے لیے منظور کیا جائے، یا دونوں۔ ایک کامیاب تجویز لکھنے کے لیے، اپنے آپ کو اپنے سامعین کی جگہ رکھیں—تجویز کا موصول کرنے والا—اور سوچیں کہ اس شخص کو آپ پر اعتماد کرنے کے لیے کس قسم کی معلومات کی ضرورت ہوگی تاکہ وہ آپ کو منصوبہ کرنے دے۔
اس باب کا نوٹ بک ایل ایم کے ذریعہ تیار کردہ انفографک
پروپوزل کی اقسام۔ ان حالات پر غور کریں جن میں تجویزیں پیش کی جاتی ہیں۔ ایک کمپنی کسی مخصوص منصوبے کے لیے تجویزیں طلب کرنے کے لیے ایک عوامی اعلان بھیج سکتی ہے۔ یہ عوامی اعلان جسے تجویزات کی درخواست (RFP) کہا جاتا ہے، اخبارات، تجارتی جرائد، چیمبر آف کامرس کے چینلز، یا انفرادی خطوط کے ذریعے جاری کیا جا سکتا ہے۔ منصوبے میں دلچسپی رکھنے والی کمپنیاں یا افراد پھر تجویزیں لکھیں گے جن میں وہ اپنی اہلیت، منصوبے کا شیڈول اور اخراجات کا خلاصہ پیش کریں گے، اور منصوبے کے لیے اپنے نقطہ نظر پر بات چیت کریں گے۔ ان تمام تجویزات کا وصول کنندہ پھر ان کا اندازہ لگائے گا، بہترین امیدوار کا انتخاب کرے گا، اور پھر ایک معاہدہ تیار کرے گا۔
لیکن تجاویز بہت کم رسمی طریقے سے بھی سامنے آتی ہیں۔ فرض کریں کہ آپ کام پر کسی پروجیکٹ میں دلچسپی رکھتے ہیں (مثال کے طور پر، پیداواریت بڑھانے کے لیے کچھ نئی ٹیکنالوجی لانے کے فوائد کی تحقیقات کرنا)۔ تصور کریں کہ آپ نے اپنے سپروائزر کے ساتھ ملاقات کی اور انہیں اس بات پر قائل کرنے کی کوشش کی۔ وہ جواب دے سکتی ہیں، "میرے لیے ایک تجویز لکھیں اور میں اسے اعلیٰ انتظامیہ کے سامنے پیش کروں گی." جیسا کہ آپ ان مثالوں سے دیکھ سکتے ہیں، تجاویز کو کئی زمرے میں تقسیم کیا جا سکتا ہے:
- داخلی، خارجی تجاویز۔ آپ کی تنظیم کے اندر کسی شخص کے لیے ایک تجویز (ایک کاروبار، ایک حکومت کا ادارہ، وغیرہ) ایک اندرونی تجویز۔ داخلی تجاویز کے ساتھ، آپ کو کچھ سیکشنز (جیسے قابلیت) یا ان میں اتنی معلومات شامل کرنے کی ضرورت نہیں ہو سکتی۔ ایک باہر کا پیشکش ایک ایسی تحریر ہے جو ایک علیحدہ، آزاد تنظیم یا فرد کی طرف سے دوسری ایسی ہی ہستی کو لکھی جاتی ہے۔ عام مثال آزاد مشیر کی ہے جو ایک دوسرے ادارے کے لئے کسی منصوبے کی پیشکش کرتا ہے۔
- درخواست کردہ، بغیر درخواست کے تجاویز۔ ایک درخواست کردہ پروپوزل وہ ہوتی ہے جس میں وصول کنندہ نے پروپوزل کی درخواست کی ہوتی ہے۔ عام طور پر، ایک کمپنی میل کے ذریعے یا کسی نیوز سورس میں درخواست برائے پروپوزل (RFPs) بھیجتی ہے۔ لیکن پروپوزلز کو بہت مقامی سطح پر بھی طلب کیا جا سکتا ہے: مثلاً، آپ اپنے باس کو یہ وضاحت کر سکتے ہیں کہ دفتر میں نئی ٹیکنالوجی نصب کرنا کتنا بہترین ہوگا؛ آپ کا باس دلچسپی لے سکتا ہے اور آپ سے کہہ سکتا ہے کہ اس خیال کے بارے میں رسمی مطالعے کے لیے ایک پروپوزل لکھیں۔ غیر درخواست کردہ غیر درخواست کردہ تجاویز وہ ہوتی ہیں جن میں موصول کنندہ نے تجاویز کی درخواست نہیں کی ہوتی۔ غیر درخواست کردہ تجاویز میں، آپ کو کبھی کبھار موصول کنندہ کو اس بات پر قائل کرنا پڑتا ہے کہ کوئی مسئلہ یا ضرورت موجود ہے، اس سے پہلے کہ آپ تجویز کے اہم حصہ کی ابتدا کر سکیں۔
- "عالی خیال" (غیر) تجاویز۔
تصور کریں کہ آپ کے پاس اپنے کام پر نئی ٹیکنالوجی نصب کرنے کا ایک زبردست خیال ہے۔ آپ اس کی وضاحت کرتے ہیں کہ یہ کیسے کام کرتی ہے اور یہ کیوں اتنی بہترین ہے، اور پھر آخر میں انتظامیہ سے درخواست کرتے ہیں کہ وہ اس کا انتخاب کریں۔ کیا یہ ایک تجویز ہے؟ نہیں—اس تناظر میں نہیں۔ یہ ایک feasibility رپورٹ کی طرح زیادہ ہے، جو کسی منصوبے کے فوائد کا مطالعہ کرتی ہے اور پھر اس کے حق میں یا اس کے خلاف سفارش کرتی ہے۔ اس دستاویز کو پروپوزل بنانے کے لیے صرف یہ کرنا ہوگا کہ ایسے عناصر شامل کیے جائیں جو انتظامیہ سے منظوری کی درخواست کریں اور آپ کو منصوبے کے ساتھ آگے بڑھنے کے لیے کہیں۔
تجاویز کے assignment کے لیے دیگر آپشنز۔ یہ ممکن ہے کہ آپ اپنی رپورٹ-پروجیکٹ کی منصوبہ بندی کو تجویزی تناظر میں ڈالنے پر مجبور نہ ہوں۔ دوسرا آپشن یہ ہے کہ آپ ایک تعلیمی تجویز لکھیں—آپ اسے اپنے استاد کو مخاطب کریں اور حقیقت پسندی کا کوئی دھوکہ نہ دیں۔ دیکھیں ایک مثال اس قسم کی تجویز کا۔
پیشکش کے لیے عام منظرنامے
اچھی تکنیکی رپورٹ کے منصوبے کا خواب دیکھنا اور پھر ایک تجویز پیش کرنا جو کم از کم جزوی طور پر اس رپورٹ کو لکھنے کی تجویز دے، کافی مشکل ہو جاتا ہے۔ یہاں کچھ خیالات ہیں:
- تصور کریں کہ ایک غیر منافع بخش تنظیم جو ایک مخصوص مسئلے پر توجہ مرکوز کرتی ہے، ایک ماہر مشیر کو چاہتی ہے کہ وہ اپنے اراکین کے لیے ایک ہینڈ بک یا رہنما لکھے۔ یہ دستاویز اس مسئلے پر معلومات پیش کرے گی جسے اراکین سمجھ سکیں۔
- تصور کریں کہ ایک کمپنی کو کسی قسم کی مسئلہ درپیش ہے یا وہ کچھ بہتری کرنا چاہتی ہے۔ وہ تجاویز کے لئے درخواست جاری کرتی ہے؛ آپ کو ایک ملتی ہے اور آپ اس کا جواب دیتے ہیں۔ آپ پیشکش کرتے ہیں کہ آپ آئیں گے، تحقیقات کریں گے، انٹرویوز کریں گے، سفارشات پیش کریں گے—اور یہ سب ایک رپورٹ کی صورت میں پیش کریں گے۔
- کچھ تنظیمیں آپ کی مہارت میں ایک سیمینار چاہتی ہیں۔ آپ سیمینار کے لیے ایک تجویز لکھتے ہیں — پیکیج ڈیل میں وہ رہنما یا ہینڈ بک شامل ہے جو سیمینار میں شرکت کرنے والے لوگوں کو ملے گی۔
- آپ ایک کاروباری پیشکش لکھنا چاہتے ہیں جس قسم کا کاروبار آپ شروع کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں۔ تصور کریں کہ آپ کو ایک اعلیٰ معیار کی پیشکش کی ضرورت ہے اور آپ کے پاس اسے تیار کرنے کا وقت یا مہارت نہیں ہے؛ اس لیے، آپ پروفیشنل کنسلٹنٹس کے لیے تجاویز طلب کریں۔ آپ مختلف کردار ادا کریں اور فرض کریں کہ آپ بزنس اسٹارٹ اپ کنسلٹنٹس، انک ہیں، اور اپنے دوسرے خود کو کام کرنے کے لیے ایک تجویز بھیجتے ہیں۔ آپ کی تجویز منظور ہو جاتی ہے، آپ (بزنس اسٹارٹ اپ کنسلٹنٹس، انک کے طور پر) ایک پراسپیکٹس لکھتے ہیں۔
- کچھ ایجنسی نے ابھی حال ہی میں ایک شاندار ڈیسک ٹاپ پبلشنگ سسٹم کا استعمال شروع کیا ہے، لیکن دستاویزات لوگوں کے لیے مشکلات پیدا کر رہی ہیں۔ آپ کو اس ایجنسی سے تجاویز کی درخواست موصول ہوئی ہے کہ کسی قسم کا سادہ رہنما یا شروعاتی رہنما لکھا جائے۔
اس منصوبہ بندی کے رہنما کا استعمال کرنے پر غور کریں۔ رپورٹ پر مبنی تجاویز.
مجوزہ منصوبوں کے لیے درخواستیں (RFP)
ایسی صورتوں پر غور کریں جن میں تجاویز پیش کی جاتی ہیں۔ ایک کمپنی ایک عوامی اعلان جاری کر سکتی ہے جس میں کسی مخصوص پروجیکٹ کے لیے تجاویز طلب کی جاتی ہیں۔ یہ عوامی اعلان جسے—ایک درخواست برائے تجاویز (RFP) کہا جاتا ہے—اخبارات، تجارتی رسائل، باہمی چیمبر کے چینلز، یا انفرادی خطوط کے ذریعے جاری کیا جا سکتا ہے۔ پروجیکٹ میں دلچسپی رکھنے والی کمپنیوں یا افراد کو پھر تجاویز لکھنی ہوں گی جن میں وہ اپنی قابلیت، پروجیکٹ کے شیڈول اور لاگت کا خلاصہ پیش کریں گے، اور پروجیکٹ کے لیے اپنے طریقہ کار پر بحث کریں گے۔ ان تمام تجاویز کے وصول کنندہ پھر انہیں جانچیں گے، بہترین امیدوار کا انتخاب کریں گے، اور پھر ایک معاہدہ تیار کریں گے۔
براہ کرم متن فراہم کریں تاکہ میں اس کا اردو میں ترجمہ کر سکوں۔ smartsheet.com
لیکن تجاویز بہت کم رسمی طور پر آتی ہیں—اور اسی طرح آر ایف پیز بھی۔ تصور کریں کہ آپ کام پر ایک منصوبے میں دلچسپی رکھتے ہیں (مثال کے طور پر، پیداواریت بڑھانے کے لیے کچھ نئی ٹیکنالوجی لانے کے فوائد کی تحقیقات کرنا)۔ تصور کریں کہ آپ نے اپنے سپروائزر سے ملاقات کی اور انہیں اس کے بارے میں قائل کرنے کی کوشش کی۔ وہ یہ کہہ سکتی ہیں، "میرے لیے ایک تجویز لکھیں اور میں اسے اعلیٰ انتظامیہ کے سامنے پیش کروں گی۔" یا آپ کا سپروائزر منصوبہ شروع کر سکتا ہے، آپ کی طرف غیر رسمی آر ایف پی کی تجویز یا ہدایت کر سکتا ہے۔
ذیل میں موجود وسائل میں مثالوں کا جائزہ لیں تاکہ یہ دیکھ سکیں کہ RFPs کیسے ترتیب دیے گئے ہیں، وہ اپنے مصنوعات اور کاروبار کو بیان کرنے کے لیے کونسی زبان استعمال کرتے ہیں، اور وہ ممکنہ بڈرز سے کونسی معلومات طلب کرتے ہیں:
- یہ لنک RFP ڈیٹا بیس ایسے تجاویز کی درخواستوں، بولی کے مواقع، اور امریکہ، کینیڈا، اور یورپی یونین میں تازہ ترین پراجیکٹس کی پیشکشیں درج ہیں۔ اقسام میں کاروباری خدمات، تعمیرات، تخلیقاتی، صحت اور انسانی خدمات، پیشہ ورانہ خدمات، تحقیق اور ترقی، سامان اور ٹیکنالوجی شامل ہیں۔
- پیشہ ورانہ تنظیمیں، جیسے کہ امریکی عوامی تعلقات کا سوسائٹی، اس شعبے سے متعلق RFPs کی فہرست دیں۔
- یہ لنک RFP زون امریکا، کینیڈا اور UK سے عوامی شعبے کی RFPs کی فہرست ایک مفت سبسکرپشن سروس میں۔
- زیادہ تر وفاقی تجویز کی درخواستیں وفاقی کاروباری مواقع کے ڈیٹا بیس میں درج ہیں۔
- یہ لنک فائنڈ آر ایف پی وفاقی، ریاستی اور مقامی حکومت کی RFPs اور بولی کے مواقع کی فہرست فراہم کرتا ہے۔
- اور یہ لنک جہاں غیر منافع بخش ڈیٹا فیصلہ سازوں سے ملتا ہے. مفت سروس جو غیر منافع بخش اداروں اور فاؤنڈیشنز کے لیے درخواستیں شائع کرتی ہے، candid.org
—معلومات smartsheet.com سے اجازت کے ساتھ ڈھالی گئی۔
پیشکشوں میں عام سیکشنز
منزلِ نظر کے سیکشنز کا جائزہ درج ذیل ہے جو آپ کو عموماً تجاویز میں ملیں گے۔ یہ نہ سمجھیں کہ ان میں سے ہر ایک آپ کی لکھی گئی اصل تجویز میں ہونا لازمی ہے، نہ ہی کہ انہیں یہاں پیش کردہ ترتیب میں ہونا ضروری ہے—مزید برآں، آپ یہ بھی جان سکتے ہیں کہ یہاں ذکر نہیں کیے گئے دیگر قسم کی معلومات آپ کی مخصوص تجویز میں شامل کرنا ضروری ہو سکتی ہیں۔
جب آپ تجاویز میں عام سیکشنز کے بارے میں ذیل میں پڑھیں، تو اس باب کے آغاز میں دی گئی مثالوں کو بھی دیکھیں۔ درج ذیل میں بحث کیے گئے تمام سیکشنز مثالوں میں نہیں ملیں گے، لیکن زیادہ تر ملیں گے۔
تعارف۔ اپنی تجویز کے تعارف کی منصوبہ بندی غور سے کریں۔ یقینی بنائیں کہ یہ مندرجہ ذیل چیزیں کرتی ہے (لیکن ضروری نہیں کہ اس ترتیب میں) جو آپ کی مخصوص تجویز پر لاگو ہوتی ہیں:
- ذیل میں آنے والا دستاویز ایک تجویز ہے۔
- تجاویز کے وصول کنندہ کے ساتھ کچھ پچھلی رابطے کا حوالہ دیں یا اس منصوبے کے بارے میں اپنی معلومات کے ماخذ کا ذکر کریں۔
- آگے پڑھنے کی ترغیب کے لیے ایک مختصر موٹیویٹنگ بیان تلاش کریں جو وصول کنندہ کو منصوبے پر غور کرنے کی ترغیب دے (اگر یہ غیر مانگی گئی یا مقابلے کی تجویز ہے) اور آپ کو بھی منصوبہ مکمل کرنے کے لیے متاثر کرے۔
- پیشنهاد کی مواد کا خلاصہ فراہم کریں۔
اس باب کے آغاز میں دی گئی پہلی دو مثالوں کی تجاویز میں تعارف پر نظر ڈالیں، اور ان عناصر کی نشاندہی کرنے کی کوشش کریں۔
مسئلے، موقع، یا صورت حال کا پس منظر۔ اکثر متعارف طور پر تعارف کے بعد پیش آنے والا، پس منظر کا حصہ اس بارے میں بات کرتا ہے کہ اس پروجیکٹ کی ضرورت کیوں پیش آئی ہے—کون سا مسئلہ ہے، کیا مواقع ہیں چیزوں کو بہتر بنانے کے لئے، بنیادی صورت حال کیا ہے۔ مثال کے طور پر، دن کی دیکھ بھال کے مراکز کے سلسلے کے انتظام کو یہ یقینی بنانا ہوگا کہ تمام ملازمین سی پی آر جانتے ہیں (شاید ریاستی ہدایت نامے کے تحت سی پی آر کی تصدیق کے بارے میں نئے قوانین نافذ ہوئے ہیں)۔ مشرقی ٹیکساس میں پائن کے لکڑی کے سامان کا مالک چاہے گا کہ وہ زمین کو بیچنے کے قابل لکڑی کی پیداوار کے لئے پیداواری بنائے بغیر ماحولیاتی نظام کو نقصان پہنچائے۔
یہ درست ہے کہ درخواست کے سامعین مسئلہ کو بہت اچھی طرح جانتے ہوں گے، ایسی صورت میں یہ سیکشن ضروری نہیں ہو سکتا۔ تاہم، پس منظر کا سیکشن لکھنا آپ کے مسئلے کے بارے میں خاص نقطہ نظر کو ظاہر کرنے میں مفید ہو سکتا ہے۔ اور، اگر درخواست غیر درخواست کی گئی ہو، تو پس منظر کا سیکشن تقریباً ایک ضرورت ہے—آپ کو ممکنہ طور پر سامعین کو قائل کرنا پڑے گا کہ مسئلہ یا موقع موجود ہے اور اس کا حل ہونا چاہیے۔
منصوبے کے ممکنہ فوائد اور عمل درآمد کی قابلیت۔ زیادہ تر پیشکشیں تجویز کردہ منصوبے کے فوائد یا فوائد پر بات کرتی ہیں۔ یہ منصوبے کی منظوری کے حق میں ایک دلیل کے طور پر کام کرتا ہے۔ اسی طرح، کچھ پیشکشیں منصوبے کی کامیابی کے امکانات پر بھی گفتگو کرتی ہیں۔ جنگلات کی پیشکش میں، پیش کرنے والا زمین کے مالک کو سرمایہ کاری کرنے کی سفارش کرتا ہے؛ پیشکش کے آخر میں، وہ اس سرمایہ کاری پر ممکنہ منافع کے سوال کا جائزہ لیتا ہے۔ غیر طلب کردہ پیشکش میں، یہ سیکشن خاص طور پر اہم ہے—آپ "پروجیکٹ کو "ناظرین کو بیچنے کی کوشش کر رہے ہیں۔
تجویزوں کا خاکہ دار منظر
سکیمیٹک نقطہ نظر کی تجاویز—جاری ہے
پیشنہاد کردہ کام کی تفصیل (پروجیکٹ کے نتائج)۔ زیادہ تر پیشکشوں میں منصوبہ بند پروجیکٹ کے مکمل شدہ مصنوعات کی وضاحت ہونی چاہیے۔ ایک تکنیکی تحریر کے کورس میں، اس کا مطلب ہے کہ آپ جس تحریری دستاویز کی تجویز دے رہے ہیں اس کی وضاحت کریں، اس کا ہدف اور مقصد؛ ایک خاکہ فراہم کریں؛ اور اس کی لمبائی، گرافکس، بندش وغیرہ جیسے امور پر بات کریں۔ اس منظرنامے میں جو آپ نے بیان کیا ہے، تربیتی سمینارز کا انعقاد یا جاری خدمات فراہم کرنے جیسے دیگر کام بھی ہو سکتے ہیں۔ یہ بھی شامل کریں۔
طریقہ، عمل، نظریہ۔ کچھ تجاویز میں، آپ کو یہ وضاحت کرنی ہوگی کہ آپ تجویز کردہ کام کو کرنے کے لیے کیسے جائیں گے۔ یہ ایک اضافی قائل کرنے والا عنصر کا کام کرتا ہے؛ یہ سامعین کو دکھاتا ہے کہ آپ کے پاس منصوبے کے لیے ایک درست، سوچا سمجھا طریقہ کار ہے۔ اس کے علاوہ، یہ دوسرے پس منظر کی شکل بھی فراہم کرتا ہے جس کی کچھ تجاویز کو ضرورت ہوتی ہے۔ یاد رکھیں کہ پس منظر کا سیکشن (جو اوپر بیان کیا گیا) اس مسئلے یا ضرورت پر مرکوز ہوتا ہے جو تجویز کو جنم دیتا ہے۔ تاہم، اس سیکشن میں، آپ ان طریقوں یا ٹیکنالوجی کے تکنیکی پس منظر پر بات کرتے ہیں جن کا آپ تجویز کردہ کام میں استعمال کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں۔ مثال کے طور پر، جنگلات کی تجویز میں، مصنف تھوڑی سی معلومات فراہم کرتا ہے کہ لکڑی کے انتظام کا کام کیسے کیا جاتا ہے۔ ایک بار پھر، یہ آپ کو تجویز لکھنے والے کو یہ موقع دیتا ہے کہ آپ یہ ظاہر کریں کہ آپ جس بارے میں بات کر رہے ہیں اسے اچھی طرح جانتے ہیں اور سامعین میں اعتماد بنائیں۔
شیڈیول۔ زیادہ تر تجاویز میں ایک ایسا سیکشن شامل ہوتا ہے جو نہ صرف متوقع مکمل ہونے کی تاریخ دکھاتا ہے بلکہ منصوبے کے اہم سنگ میل بھی پیش کرتا ہے۔ اگر آپ ایک بڑا منصوبہ کر رہے ہیں جو کئی مہینوں میں پھیلا ہوا ہے، تو ٹائم لائن ان تاریخوں کو بھی دکھائے گی جن پر آپ ترقیاتی رپورٹیں فراہم کریں گے۔ اور اگر آپ مخصوص تاریخیں نہیں بتا سکتے، تو منصوبے کے ہر مرحلے کے لیے وقت کی مقدار بتائیں۔
اہلیت۔ زیادہ تر تجاویز میں تجویز کردہ فرد یا تنظیم کی قابلیت کا خلاصہ ہوتا ہے تاکہ تجویز کردہ کام کیا جا سکے۔ یہ تجاویز میں شامل ایک چھوٹا سا ریزیومے جیسا ہے۔ تجویز کا سامعہ اس کا استعمال کرتا ہے تاکہ یہ فیصلہ کیا جا سکے کہ آیا آپ اس پروجیکٹ کے لیے موزوں ہیں یا نہیں۔ لہذا، اس حصے میں کام کا تجربہ، مشابہ پروجیکٹس، حوالہ جات، تربیت، اور تعلیم کی فہرست ہوتی ہے جو پروجیکٹ سے واقفیت کو ظاہر کرتی ہے۔
اخراجات، درکار وسائل۔ زیادہ تر تجاویز میں ایک ایسا حصہ بھی شامل ہوتا ہے جو منصوبے کے اخراجات کی وضاحت کرتا ہے، چاہے وہ اندرونی ہو یا بیرونی۔ بیرونی منصوبوں کے ساتھ، آپ کو اپنی گھنٹہ کی شرحیں، متوقع گھنٹے، سامان اور فراہمی کے اخراجات وغیرہ کی فہرست بنانا پڑ سکتی ہے، اور پھر مکمل منصوبے کا کل خرچ حساب کرنا ہوگا۔ اندرونی منصوبے یقیناً مفت نہیں ہوتے، لیکن آپ کو ابھی بھی منصوبے کے اخراجات کی فہرست بنانی چاہیے: مثال کے طور پر، وہ گھنٹے جو آپ کو منصوبے کو مکمل کرنے کی ضرورت ہوگی، استعمال ہونے والے سامان اور فراہمی، اور تنظیم میں دیگر لوگوں کی مدد وغیرہ۔
نتائج۔ پروپوزل کا آخری پیراگراف یا حصہ قارئین کو پروجیکٹ کے مثبت پہلوؤں پر واپس لانا چاہئے (آپ نے ابھی انہیں اخراجات دکھائے ہیں)۔ آخری حصے میں، آپ انہیں اس بات کی ترغیب دے سکتے ہیں کہ وہ تفصیلات پر بات چیت کرنے کے لیے رابطہ کریں، پروجیکٹ کرنے کے فوائد کی یاد دلاتے رہیں، اور شاید آپ یا آپ کی تنظیم کو پروجیکٹ کے لیے صحیح انتخاب کے طور پر ایک آخری بار پیش کریں۔
خاص پروجیکٹ کی مخصوص شقیں۔ یاد رکھیں کہ پچھلے سیکشن لکھے گئے تجاویز میں عام یا روایتی ہیں، یہ قطعی تقاضے نہیں ہیں۔ ہمیشہ اپنے آپ سے پوچھیں کہ میرے سامعین کو پروجیکٹ کو سمجھنے کے لیے اور کیا چیز درکار ہے، اس کی ضرورت، اس کے فوائد، میرے کردار، میری قابلیتیں۔ میرے قارئین کو پروجیکٹ کرنے کی اجازت دینے کے لیے کیا اور چیزیں ان کو قائل کرنے کی ضرورت ہے؟ پروجیکٹ کی منظوری کے لیے اور مجھے پروجیکٹ کرنے کی اجازت دینے کے لیے انہیں اور کیا چیزیں دیکھنے کی ضرورت ہے؟
بعید یہ قیام کی تجویز
پیشکش کے مواد کی تنظیم کے حوالے سے، یاد رکھیں کہ یہ بنیادی طور پر ایک فروخت یا تشہیری قسم کی چیز ہے۔ یہاں اس کے ذریعے جانے والے بنیادی مراحل ہیں:
- آپ تجویز کا تعارف کرائیں، قارئین کو اس کا مقصد اور مواد بتائیں۔
- آپ مسئلے، موقع، یا صورت حال کا پس منظر پیش کرتے ہیں جو تجویز کردہ منصوبے کا باعث بنتا ہے۔ قارئین کو مسئلے کے بارے میں فکر مند کریں، موقع کے بارے میں پرجوش کریں، یا صورت حال میں دلچسپی پیدا کریں۔
- بیان کریں کہ آپ مسئلے کے بارے میں کیا کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں، آپ کس طرح پڑھنے والوں کو اس موقع سے فائدہ اٹھانے میں مدد فراہم کریں گے، آپ ان کی صورتحال میں کس طرح مدد کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں۔
- پیش کردہ منصوبے پر تبادلہ خیال کریں، اس کی منظوری سے حاصل ہونے والے فوائد کو بیان کریں۔
- پروجیکٹ مکمل ہونے کے بعد اس میں درج ذیل عناصر شامل ہوں گے: یہ کس طرح نظر آئے گا، یہ کیسے کام کرے گا—پروجیکٹ کے نتائج کی وضاحت کریں۔
- طریقہ کار اور نظریہ یا اس طریقہ کے پیچھے کے نقطہ نظر پر بحث کریں — قارئین کو یہ سمجھنے میں مدد دے سکتا ہے کہ آپ مجوزہ کام کو کس طرح انجام دیں گے۔
- ایک شیڈول فراہم کریں، جس میں منصوبے کے اہم سنگ میل یا جانچ کے نکات شامل ہوں۔
- اپنے پروجیکٹ کے لیے اپنی قابلیت مختصر طور پر درج کریں؛ پس منظر کا ایک مختصر ریزیومے فراہم کریں جو آپ کو اس پروجیکٹ کے لیے موزوں بناتا ہے۔
- اب (اور صرف اب)، منصوبے کے اخراجات کی فہرست بنائیں، وسائل جو آپ کو منصوبہ مکمل کرنے کے لئے درکار ہوں گے۔
- پروجیکٹ کرنے کے فوائد کا خلاصہ پیش کریں (اگر لاگت کے سیکشن سے دھچکا بہت زیادہ ہوا ہو)، اور سامعین کو رابطہ کرنے یا تجویز قبول کرنے کی ترغیب دیں۔
ان حصوں کے ذریعے تحریک کی مجموعی منطق پر غور کریں: آپ انہیں کسی مسئلے کی فکر میں مبتلا کرتے ہیں یا کسی موقع میں دلچسپی دلاتے ہیں، پھر آپ انہیں اس بات پر پرجوش کرتے ہیں کہ آپ مسئلہ کیسے حل کریں گے یا یہ منصوبہ کیسے کریں گے، پھر آپ انہیں دکھاتے ہیں کہ آپ کے پاس کیا اچھی قابلیت ہے۔پھر انہیں اخراجات کے بارے میں بتائیں، لیکن پھر پروجیکٹ کی اچھی باتوں کی طرف واپس آئیں۔
پروپوزلز کا فارمیٹ
آپ کے پاس آپ کی تجویز کے لئے شکل اور پیکیجنگ کے لئے درج ذیل اختیارات ہیں۔ اس بات کی پرواہ نہیں ہے کہ آپ کون سا استعمال کرتے ہیں جب تک کہ آپ داخلی تجاویز کے لئے یادداشت کی شکل اور خارجی تجاویز کے لئے کاروباری خط کی شکل استعمال کریں۔
- خط کا احاطہ یا یادداشت جس کے ساتھ علیحدہ تجویز ہو: اس فارمیٹ میں، آپ ایک مختصر "کور" خط یا یادداشت لکھتے ہیں اور اس کے بعد اصل تجویز منسلک کرتے ہیں۔ کور خط یا یادداشت مختصراً اعلان کرتا ہے کہ ایک تجویز آگے آ رہی ہے اور اس کے مواد کا خاکہ پیش کرتا ہے۔ درحقیقت، کور خط یا یادداشت کے مواد کا زیادہ تر حصہ تعارف کے جیسا ہی ہوتا ہے (جو پچھلے سیکشن میں بحث کی گئی تھی)۔ تاہم، نوٹ کریں کہ اصل تجویز کا تعارف جو کور خط یا یادداشت کے بعد آتا ہے اس سے پہلے کے بہت سے نکات کو دہرایا جاتا ہے۔ اس کی وجہ یہ ہے کہ خط یا یادداشت تجویز سے علیحدہ ہو سکتی ہے یا وصول کنندہ خط یا یادداشت کو دیکھنے کی زحمت بھی نہیں کرتا اور سیدھے اصل تجویز میں جا سکتا ہے۔
- مرکزی کاروباری خط یا نوٹ کی تجویز: اس فارمیٹ میں، آپ پورے تجویز کو ایک معیاری کاروباری خط یا یادداشتی میں یکجا کرتے ہیں۔ آپ عنوانات اور دیگر خصوصی فارمیٹنگ عناصر شامل کرتے ہیں جیسے کہ یہ ایک رپورٹ ہو۔ (یہ یکجا کردہ یادداشت کا فارمیٹ درج ذیل تصویر کے بائیں حصے میں ظاہر کیا گیا ہے۔)
ایک تجویز جو مشترکہ میمو کی شکل (بائیں) میں ہے اور ایک تجویز جو اپنے کور لیٹر سے علیحدہ ہے (دائیں)
خصوصی تفویض کے تقاضے
یاد رکھیں کہ، ایک تکنیکی تحریری کورس میں، تجویز کا کام کئی مقاصد کے لیے ہوتا ہے: (1) آپ کو تجویز لکھنے کا کچھ تجربہ دینا؛ (2) آپ کو اپنے ٹرم تکنیکی دستاویز کی منصوبہ بندی شروع کرنے کے لیے؛ (3) آپ کے استاد کو آپ کے رپورٹ پروجیکٹ پر آپ کے ساتھ کام کرنے کا موقع دینا، یہ یقینی بنانے کے لیے کہ آپ کے پاس کچھ کارآمد ہے۔ دوسرے اور تیسرے وجوہات کی بنا پر، آپ کو اپنی تجویز میں (یا اس کے ساتھ) کچھ مخصوص مواد شامل کرنے کی ضرورت ہے، جن میں سے کچھ حقیقی دنیا کی تجویز میں مناسب نہیں لگ سکتے۔ اگر یہ تجویز میں مناسب نہیں ہے تو اسے اپنے استاد کے لیے ایک یادداشت میں ڈال دیں جیسا کہ اس باب کے شروع میں دی گئی پہلی مثال کی تجویز میں کیا گیا ہے۔
یہاں ایک چیک لسٹ ہے کہ آپ کو پروپوزل میں یا اساتذہ کے لئے attached memo میں کیا شامل کرنا چاہئے:
- ناظرین: تجویز کردہ رپورٹ کے سامعین اور تجویز کردہ رپورٹ کے متعلق وضاحت کریں (یہ مختلف ہو سکتے ہیں) تنظیم کے لحاظ سے جس میں وہ کام کرتے ہیں، ان کے عنوانات اور ملازمتیں، ان کا تکنیکی پس منظر، اور ان کی تجویز کردہ رپورٹ کو سمجھنے کی قابلیت۔
- صورتحال: اس تجویز کے ہدفی سامعین کی وضاحت کریں: وہ کون ہیں، وہ کیا کرتے ہیں، اور تجویز کے موضوع پر ان کی علم کی سطح اور پس منظر کیا ہے۔ اس صورت حال کی وضاحت کریں جس میں تجویز لکھی گئی ہے اور جس میں اس پروجیکٹ کی ضرورت ہے: کون سی مسائل یا ضروریات موجود ہیں؟ یہ مسائل یا ضروریات کس کے پاس ہیں، یہ کہاں واقع ہیں؟
- رپورٹ کی قسم: آپ جو رپورٹ لکھنے کا ارادہ رکھتے ہیں اس کی وضاحت کریں: کیا یہ ایک تکنیکی پس منظر کی رپورٹ ہے؟ ایک عملی قابلیت کی رپورٹ؟ اتنی وضاحت فراہم کریں تاکہ آپ کا استاد یہ دیکھ سکے کہ آپ رپورٹ کی نوعیت کو سمجھتے ہیں۔ دیکھیں باب پر رپورٹس کے اقسام.
- معلومات کے ذرائع: معلومات کے ذرائع کی فہرست بنائیں؛ یہ یقینی بنائیں کہ آپ کے موضوع کے لیے معلومات کافی ہیں؛ مخصوص کتابیں، مضامین، حوالہ جاتی کام، دیگر قسم کے ذرائع کی فہرست بنائیں جو آپ کے رپورٹ میں مددگار ہوں گے۔
- گرافکس: اپنی رپورٹ کے مطابق آپ کو جن گرافکس کی ضرورت محسوس ہوتی ہے انہیں درج کریں: لکھیں اور ان کے مواد۔ (اگر آپ کے ذہن میں کوئی چیز نہیں آ رہی جو آپ کی رپورٹ کے لئے ضروری ہو، تو آپ کے پاس شاید ایک اچھا موضوع نہیں ہے — اپنے انسٹرکٹر کے ساتھ کچھ خیالوں پر غور کریں۔)
- خاکہ: اپنی رپورٹ میں شامل کیے جانے والے موضوعات اور ذیلی موضوعات کی ایک خاکہ شامل کریں۔
- یقینی بنائیں کہ آپ صحیح فارمٹ کا استعمال کریں۔ یاد رکھیں، میمو کا فارمٹ داخلی تجاویز کے لیے ہے؛ جبکہ کاروباری خط کا فارمٹ ایک خارجی تنظیم سے دوسری تنظیم کو لکھی گئی تجاویز کے لیے ہے۔ (کیا آپ کور میمو یا کور لیٹر استعمال کرتے ہیں یہ آپ کی انتخاب ہے۔)
- ایک اچھی تعارفی تحریر لکھیں جیسا کہ پہلے ذکر کیا گیا تھا۔
- یقینی بنائیں کہ آپ جو تجویز کر رہے ہیں اسے بالکل واضح طور پر بیان کریں۔
- یقینی بنائیں کہ ایک رپورٹ—ایک لکھی ہوئی دستاویز—کسی نہ کسی طرح اس منصوبے میں شامل ہے جس کی آپ تجویز کر رہے ہیں۔ یاد رکھیں کہ تکنیکی تحریر کے کورس میں ہم دو چیزیں کرنے کی کوشش کر رہے ہیں: ایک تجویز لکھنا اور ایک ٹرم-رپورٹ منصوبے کی منصوبہ بندی کرنا۔
- یقینی بنائیں کہ حصے منطقی اور قدرتی ترتیب میں ہیں۔ مثلاً، پہلے سامعین کو پروجیکٹ میں دلچسپی حاصل کرنے دیں، پھر انہیں شیڈولز اور لاگت کے بارے میں آگاہ کریں۔
- اخراجات کے حصے کو تفصیلات میں تقسیم کریں؛ گھنٹہ وار نرخ اور دیگر ایسی تفصیلات شامل کریں۔ انہیں صرف ایک بھاری حتمی لاگت سے نہ ماریں۔
- اندرونی پروجیکٹس کے لیے، لاگت اور قابلیت کے سیکشن کو شامل کرنا نہ بھولیں: اس میں لاگت ہوگی، بس براہ راست نہیں۔ مثال کے طور پر، آپ کو کتنا وقت درکار ہوگا، کیا پرنٹنگ اور بائنڈنگ کی لاگت ہوگی؟ اپنی قابلیت شامل کریں—یہ تصور کریں کہ آپ کی تجویز تنظیم کے کسی ایسے فرد تک پہنچے گی جو آپ کو نہیں جانتا۔
- ضروری ہے کہ اس تجویز کو حقیقی یا حقیقت پسندانہ سامعین — کے نام کریں، نہ کہ اپنے استاد کے۔ (آپ اپنے استاد کا نام اس تنظیم کے CEO یا سپرنٹنڈنٹ کے طور پر استعمال کر سکتے ہیں جسے آپ تجویز بھیج رہے ہیں۔)
- تکنیکی باتیں بنانے سے محتاط رہیں۔ ہاں، آپ کی تجویز پڑھنے والوں میں سے کچھ آپ کے منصوبے کے تکنیکی پہلو جانتے ہوں گے—لیکن دوسرے نہیں جانتے ہوں گے۔ اپنے آپ کو چیلنج کریں کہ پیچیدہ تکنیکی تصورات کو ایسے سطح پر لائیں کہ غیر ماہرین بھی سمجھ سکیں۔
- ضرور "خاص تفویض کی ضروریات" میں درج تمام معلومات شامل کریں۔ اگر یہ تجاویز میں منطقی یا قدرتی طور پر نہیں آتا، تو اسے اپنے استاد کے لیے ایک یادداشت میں ڈال دیں۔
فیصلوں کے لیے AI تجاویز
چیک لسٹیں، جو عموماً پڑھی نہیں جاتیں، کچھ ترمیم کے ساتھ AI پرامپٹس کے لیے ماخذ کے طور پر استعمال کی جا سکتی ہیں۔ ذیل کا متن کاپی کریں، اسے گوگل کے جیمینی جیسے AI سسٹم میں پیسٹ کریں، اور دیکھیں کہ آپ کیا چھوڑ سکتے ہیں۔
نوٹ: ٹیک ڈوک کے مواد، فارمٹ، طرز یا اس کے اجزاء کے بارے میں تمام حوالہ جات یہاں مل سکتے ہیں۔ آن لائن تکنیکی تحریر کی نصابی کتاب.
جب آپ AI کو ایک تحریری منصوبے کا جائزہ لینے کے لیے استعمال کرنا چاہتے ہیں، تو اپنا تعارف کروائیں، AI کو بتائیں کہ آپ کون ہیں، آپ کیا چاہتے ہیں۔ AI کو کوئی حوالے کا نقطہ فراہم کریں جیسے کہ آن لائن نصاب کتاب۔ پھر وہ چیز پوسٹ کریں جس کی آپ AI سے جانچ کروانا چاہتے ہیں۔ یہاں ایک مثال ہے:
اپنی شناخت کے مطابق تعارف میں ترمیم کریں۔
|
ہیلو، اے آئی۔ میں ڈیوڈ میک مرے ہوں، ایک سائبر سیکیورٹی کے طالب علم آسٹن کمیونٹی کالج (آسٹن، ٹیکساس) میں۔ میں درخواست کرتا ہوں کہ آپ مندرجہ ذیل تجویز کا جائزہ لیں۔ آن لائن درسی کتابباب پر تجاویز, اور مندرجہ ذیل سوالات:
|
متعلقہ معلومات
ایک کامیاب تجویز درخواست لکھیں.... کیٹ ایبی، اسمارٹ شیٹ ڈاٹ کام
نتائج حاصل کرنے کے لیے درخواستیں تحریر کرنے کے راز. clickhelp.com
درخواست برائے تجاویز. ٹیمپلیٹ، اسمارٹشیٹ.کام
کاروباری تجویز کیسے لکھیں (جدید طریقہ). یاؤہن زارمبا، پانڈا ڈاک
میں اس باب کے بارے میں آپ کے خیالات، ردعمل، اور تنقید کی قدر کروں گا: آپ کا جواب—ڈیوڈ میکمرے.
