Vui lòng nhấp vào đây để giúp đỡ. David McMurrey trả tiền cho dịch vụ hosting web:
Hãy ủng hộ bất kỳ số tiền nhỏ nào bạn có thể!
Viết kỹ thuật trực tuyến sẽ vẫn miễn phí.
Đối tượng của một tài liệu kỹ thuật—hoặc bất kỳ tác phẩm viết nào—là người đọc dự kiến hoặc tiềm năng. Đối với hầu hết những người viết kỹ thuật, đây là quan trọng nhất sự xem xét trong việc lập kế hoạch, viết và xem lại một tài liệu. Bạn "thích ứng" việc viết của mình để đáp ứng nhu cầu, sở thích và nền tảng của những người đọc sẽ đọc bài viết của bạn.
Nguyên tắc này có vẻ hết sức đơn giản và hiển nhiên. Nó giống như việc nói với ai đó, "Hãy nói sao cho người đứng trước bạn có thể hiểu những gì bạn đang nói." Nó giống như việc nói, "Đừng nói về khoa học tên lửa với đứa trẻ sáu tuổi của bạn." Chúng ta có cần một khóa học về điều đó không? Có vẻ là không. Nhưng thực tế, việc thiếu phân tích và điều chỉnh theo đối tượng là một trong những nguyên nhân gốc rễ của hầu hết các vấn đề bạn gặp phải trong các tài liệu chuyên nghiệp, kỹ thuật—đặc biệt là trong các hướng dẫn, nơi vấn đề này bộc lộ rõ ràng nhất.
Ghi chú:
- Một khi bạn đã đọc phần về khán giả, hãy thử sử dụng người lập kế hoạch khán giả. Bạn điền vào chỗ trống với câu trả lời cho các câu hỏi chi tiết về khán giả của bạn và sau đó gửi email cho chính mình và, nếu muốn, đến giảng viên của bạn.
- Ngoài ra, chương này còn bao gồm một phần về tình huống. Cố gắng sử dụng người lập kế hoạch tình huống để phát triển một ý tưởng về tình huống mà khán giả của bạn đang trải qua.
Một trong những điều đầu tiên cần làm khi bạn phân tích một khán giả là xác định loại (hoặc các loại—hiếm khi chỉ có một loại). Sự phân chia phổ biến của khán giả thành các danh mục như sau:
- Chuyên gia: Đây là những người hiểu rõ lý thuyết và sản phẩm từ trong ra ngoài. Họ đã thiết kế nó, họ đã thử nghiệm nó, họ biết mọi thứ về nó. Thường thì, họ có bằng cấp cao và hoạt động trong các bối cảnh học thuật hoặc trong các lĩnh vực nghiên cứu và phát triển của chính phủ và công nghệ. Độc giả không chuyên khó có khả năng hiểu những gì những người này nói—nhưng cũng ít lý do để cố gắng. Thường thì, thách thức giao tiếp mà chuyên gia phải đối mặt là truyền đạt thông tin cho kỹ thuật viên và giám đốc điều hành.
- Kỹ thuật viên: Đây là những người xây dựng, vận hành, bảo trì và sửa chữa những thứ mà các chuyên gia thiết kế và lý thuyết. Kiến thức của họ cũng rất kỹ thuật, nhưng mang tính chất thực tiễn hơn.
- Giám đốc: Đây là những người đưa ra quyết định về kinh doanh, kinh tế, quản trị, pháp lý, chính phủ và chính trị liên quan đến những vấn đề mà các chuyên gia và kỹ thuật viên làm việc. Nếu đó là một sản phẩm mới, họ quyết định có nên sản xuất và tiếp thị nó hay không. Nếu đó là một công nghệ năng lượng mới, họ quyết định liệu thành phố có nên thực hiện nó hay không. Các giám đốc có khả năng có ít kiến thức kỹ thuật về chủ đề này như những người không chuyên.
- Người không chuyên: Những độc giả này có kiến thức kỹ thuật ít nhất trong số tất cả. Sự quan tâm của họ có thể thực tiễn như của các kỹ thuật viên, nhưng theo một cách khác. Họ muốn hiểu công nghệ năng lượng mới đủ để biết liệu nên bỏ phiếu ủng hộ hay phản đối trong cuộc bầu cử trái phiếu sắp tới. Hoặc, họ có thể chỉ đơn giản là tò mò về một vấn đề kỹ thuật cụ thể và muốn tìm hiểu về nó—nhưng không vì lý do thực tiễn cụ thể nào.
Phân tích khán giả
Điều quan trọng là xác định nhóm đối tượng của tài liệu bạn thuộc về trong bốn loại vừa thảo luận, nhưng đó chưa phải là tất cả. Đối tượng, bất kể loại nào, cũng cần được phân tích theo các đặc điểm như sau:
- Nền tảng—kiến thức, kinh nghiệm, đào tạo: Một trong những mối quan tâm quan trọng nhất của bạn là mức độ kiến thức, kinh nghiệm hoặc đào tạo mà bạn có thể mong đợi ở độc giả. Nếu bạn kỳ vọng rằng một số độc giả của bạn thiếu nền tảng nhất định, liệu bạn có tự động cung cấp thông tin đó trong tài liệu của mình không? Hãy xem xét một ví dụ: hãy tưởng tượng bạn đang viết một hướng dẫn sử dụng một sản phẩm phần mềm chạy trên Microsoft Windows. Bạn có thể mong đợi độc giả của mình biết bao nhiêu về Windows? Nếu một số người có thể biết rất ít về Windows, liệu bạn có nên cung cấp thông tin đó không? Nếu bạn nói không, thì bạn đang đối mặt với nguy cơ khách hàng sẽ cảm thấy thất vọng với sản phẩm của bạn. Nếu bạn nói có về việc thêm thông tin nền tảng về Windows, bạn sẽ tăng khối lượng công việc và thêm vào số trang của tài liệu (và do đó là chi phí). Rõ ràng, không có câu trả lời dễ dàng cho câu hỏi này; một phần của câu trả lời có thể liên quan đến việc một phân khúc nhỏ của khán giả cần thông tin nền tảng đó như thế nào.
- Nhu cầu và sở thích: Để lập kế hoạch cho tài liệu của bạn, bạn cần biết khán giả của bạn sẽ mong đợi điều gì từ tài liệu đó. Hãy tưởng tượng cách mà người đọc sẽ muốn sử dụng tài liệu của bạn; họ sẽ yêu cầu gì từ nó. Ví dụ, hãy tưởng tượng bạn đang viết một cuốn hướng dẫn về cách sử dụng một chiếc điện thoại thông minh mới—người đọc của bạn sẽ mong đợi tìm thấy điều gì trong đó? Hãy tưởng tượng bạn đang hợp đồng viết một báo cáo nền về tình trạng ấm lên toàn cầu cho một hiệp hội bất động sản quốc gia—họ muốn đọc về điều gì; và, điều quan trọng không kém, họ không Bạn muốn đọc về cái gì?
- Các nền văn hóa khác nhau: Nếu bạn viết cho một khán giả quốc tế, hãy lưu ý rằng định dạng để chỉ thời gian và ngày tháng, số tiền, và số lượng thay đổi trên toàn cầu. Cũng cần lưu ý rằng sự hài hước và ngôn ngữ hình tượng (như trong "đánh một cú homer") có thể không được hiểu ở ngoài nền văn hóa của chúng ta. Đại học Texas A&M cung cấp Chương 6, "Viết cho Độc Giả Quốc Tế," của Báo cáo Thông tin Kỹ thuật, Elizabeth Tebeaux, và cộng sự. Để biết các tiêu chuẩn, xem Danh sách các hướng dẫn phong cách từ Wikipedia. (Cảm ơn khách ẩn danh đã đóng góp những ý tưởng quan trọng này.)
- Các đặc điểm nhân khẩu học khác: Và tất nhiên có nhiều đặc điểm khác về độc giả của bạn mà có thể có ảnh hưởng đến cách bạn nên thiết kế và viết tài liệu—ví dụ, nhóm tuổi, loại hình cư trú, khu vực cư trú, giới tính, sở thích chính trị, và nhiều thứ khác.
Phân tích khán giả có thể trở nên phức tạp bởi ít nhất hai yếu tố khác: các loại khán giả hỗn hợp cho một tài liệu, sự biến thiên rộng rãi trong khán giả, và khán giả không xác định.
- Hơn một đối tượng khán giả. Bạn có thể nhận thấy rằng tài liệu của bạn phục vụ cho nhiều đối tượng khác nhau. Ví dụ, nó có thể được đọc bởi những người chuyên môn (các chuyên gia và kỹ thuật viên) và những người hành chính (các giám đốc). Phải làm gì? Bạn có thể viết tất cả các phần sao cho tất cả các đối tượng của tài liệu của bạn đều có thể hiểu (chúc may mắn!). Hoặc bạn có thể viết từng phần chỉ dành riêng cho đối tượng mà họ quan tâm, sau đó sử dụng tiêu đề và phần giới thiệu để thông báo cho đối tượng của bạn biết nơi để đi và những gì cần tránh trong tài liệu của bạn.
- Sự đa dạng rộng rãi trong khán giả. Bạn có thể nhận ra rằng, mặc dù bạn có một đối tượng người đọc thuộc về chỉ một danh mục, nhưng có sự đa dạng lớn trong nền tảng của họ. Đây là một vấn đề khó khăn—nếu bạn viết cho mức tối thiểu chung của độc giả, bạn có khả năng sẽ kết thúc với một cuốn sách nặng nề, nhàm chán mà sẽ làm cho phần lớn độc giả không hài lòng. Nhưng nếu bạn không viết cho cấp độ tối thiểu đó, bạn sẽ mất đi phần độc giả đó. Phải làm gì? Hầu hết các nhà văn chọn đa số độc giả và hy sinh thiểu số cần nhiều sự trợ giúp hơn. Những người khác đưa thông tin bổ sung vào các phụ lục hoặc chèn tài liệu tham khảo chéo đến sách cho người mới bắt đầu.
Ví dụ Phân Tích Đối Tượng Khán Giả
Nếu bạn đang tham gia một khóa học viết kỹ thuật, bạn có thể được yêu cầu bổ sung một mô tả về khán giả vào các tài liệu kỹ thuật của mình. Đây là một ví dụ:
| Ghi chú cho Giảng viên: Hướng dẫn này dành cho những cá nhân muốn đơn giản hóa các phép tính của họ bằng cách sử dụng Microsoft Excel thông qua macro để tính toán dữ liệu một cách hiệu quả. Họ hiểu cách nhập dữ liệu vào Microsoft Excel và có kiến thức cơ bản về bộ ứng dụng Microsoft Office. Họ thoải mái sử dụng phần mềm Windows và có khả năng toán học cơ bản để xác minh các phép tính của mình và kiểm tra các lỗi logic trong quá trình tính toán. |
Sự thích ứng với khán giả
Được rồi! Vậy là bạn đã phân tích đối tượng của mình cho đến khi biết họ còn rõ hơn cả chính mình. Điều đó có ích gì? Bạn sử dụng thông tin này như thế nào? Làm thế nào để bạn tránh viết ra những thứ vẫn sẽ không thể hiểu hoặc vô dụng đối với độc giả của bạn?
Nghề viết lách đến khán giả của bạn có thể có nhiều liên quan đến tài năng bẩm sinh, trực giác và thậm chí là bí ẩn. Nhưng có một số cách bạn có thể sử dụng để có cơ hội tốt hơn trong việc kết nối với độc giả của mình. Các "kiểm soát" sau đây chủ yếu liên quan đến việc làm cho thông tin kỹ thuật dễ hiểu hơn cho khán giả không chuyên:
- Thêm thông tin mà độc giả cần để hiểu tài liệu của bạn. Kiểm tra xem có thông tin chính nào bị thiếu hay không—ví dụ, một chuỗi bước quan trọng từ một bộ hướng dẫn; bối cảnh quan trọng giúp người mới bắt đầu hiểu thảo luận chính; định nghĩa các thuật ngữ chính. (Xem chương về ý tưởng về nội dung để biết thêm chi tiết.)
- Bỏ qua thông tin mà độc giả của bạn không cần thiết. Thông tin không cần thiết cũng có thể gây nhầm lẫn và làm người đọc cảm thấy khó chịu—sau tất cả, nó ở đó để họ cảm thấy có nghĩa vụ phải đọc nó. Ví dụ, bạn có thể cắt bỏ các thảo luận lý thuyết khỏi những hướng dẫn cơ bản.
- Thay đổi cấp độ thông tin bạn hiện có. Bạn có thể có thông tin đúng nhưng nó có thể bị "trình bày" ở mức độ kỹ thuật quá cao hoặc quá thấp. Nó có thể được định hướng cho sai loại khán giả—chẳng hạn, cho một khán giả là chuyên gia thay vì khán giả là kỹ thuật viên. Điều này thường xảy ra nhất khi các ghi chú thiết kế sản phẩm được chuyển giao như hướng dẫn.
- Thêm ví dụ để giúp người đọc hiểu rõ hơn. Ví dụ là một trong những cách mạnh mẽ nhất để kết nối với khán giả, đặc biệt trong hướng dẫn. Ngay cả trong văn bản không phải hướng dẫn, chẳng hạn như khi bạn cố gắng giải thích một khái niệm kỹ thuật, ví dụ là một trợ giúp lớn—các phép ẩn dụ đặc biệt.
- Thay đổi cấp độ của các ví dụ của bạn. Bạn có thể đang sử dụng ví dụ nhưng nội dung kỹ thuật hoặc trình độ có thể không phù hợp với độc giả của bạn. Các ví dụ thông thường có thể không hữu ích cho các chuyên gia; những ví dụ quá kỹ thuật có thể hoàn toàn bỏ lỡ độc giả không chuyên của bạn.
- Thay đổi cách tổ chức thông tin của bạn. Đôi khi, bạn có thể có tất cả thông tin đúng nhưng sắp xếp nó theo cách sai. Ví dụ, có thể có quá nhiều thông tin nền ở phía trước (hoặc quá ít) đến mức một số độc giả bị lạc. Đôi khi, thông tin nền cần được hợp nhất vào thông tin chính—ví dụ, trong hướng dẫn, đôi khi tốt hơn là đưa vào từng phần thông tin nền tại những điểm mà chúng ngay lập tức cần thiết. (Xem các chương về cấu trúc và tổ chức của thông tin trong một tài liệu.)
- Củng cố các chuyển tiếp. Có thể khó khăn cho độc giả, đặc biệt là những người không chuyên, để thấy được mối liên hệ giữa các phần chính của tài liệu, giữa các đoạn riêng lẻ và đôi khi thậm chí giữa các câu riêng lẻ. Bạn có thể làm cho những mối liên hệ này rõ ràng hơn bằng cách thêm từ chuyển tiếp và bằng cách vang lại từ khóa chính xác hơn. Các từ như "do đó," "ví dụ," "tuy nhiên" là các từ chuyển tiếp—chúng chỉ ra lý do kết nối suy nghĩ trước đó với suy nghĩ sắp tới. Bạn cũng có thể làm mạnh thêm các chuyển tiếp bằng cách lặp lại cẩn thận những từ khóa giống nhau. Trong văn bản kỹ thuật, điều đó rất... không một ý tưởng hay để thay đổi cách chọn từ—sử dụng những từ giống nhau để mọi người không bị bối rối hơn mức họ có thể đã bị. (Xem chương về chuyển tiếp.)
- Viết những phần giới thiệu mạnh mẽ hơn—cho toàn bộ tài liệu và cho các phần chính. Người đọc có vẻ tự tin và hiểu biết hơn khi họ có "bức tranh lớn"—cái nhìn về những gì sắp tới, và cách nó liên quan đến những gì họ vừa đọc. Do đó, hãy đảm bảo bạn có một phần giới thiệu mạnh mẽ cho toàn bộ tài liệu—một phần rõ ràng về chủ đề, mục đích, đối tượng và nội dung của tài liệu đó. Và cho mỗi phần chính trong tài liệu của bạn, hãy sử dụng những phần giới thiệu nhỏ để chỉ ra ít nhất là chủ đề của phần đó và cung cấp cái nhìn tổng quát về các tiểu đề sẽ được đề cập trong phần đó. (Xem chương về giới thiệu cả cho toàn bộ báo cáo và cho các phần trong báo cáo.)
- Tạo câu chủ đề cho các đoạn văn và nhóm đoạn văn. Nó có thể giúp người đọc rất nhiều khi cung cấp cho họ một ý tưởng về chủ đề và mục đích của một phần (một nhóm các đoạn văn) và đặc biệt là cung cấp cho họ cái nhìn tổng quan về các tiểu đề sắp được đề cập. Bản đồ giúp ích khi bạn ở trong một trạng thái khác! (Xem chương về sử dụng tổng quan và câu chủ đề.)
- Thay đổi phong cách và độ dài câu. Cách bạn viết—ở cấp độ câu cá nhân—có thể tạo ra sự khác biệt lớn. Trong hướng dẫn, ví dụ, việc sử dụng giọng mệnh lệnh và "bạn"cách nói dễ hiểu hơn rất nhiều so với giọng bị động hoặc cách nói ngôi thứ ba. Vì lý do nào đó, việc cá nhân hóa phong cách viết của bạn và làm cho nó thoải mái và không chính thức hơn có thể làm cho nó dễ tiếp cận và dễ hiểu hơn. Viết theo kiểu bị động, không có người thì khó đọc—đưa con người và hành động vào trong văn bản của bạn. Tương tự, hãy chọn động từ chủ động thay vì là cụm động từ. Tất cả những điều này làm cho bài viết của bạn trở nên trực tiếp và ngay lập tức hơn—người đọc không phải đào bới để tìm hiểu. (Xem chương về các vấn đề thường gặp về câu văn để biết thêm chi tiết.)
Và rõ ràng, độ dài câu cũng quan trọng. Trung bình từ 15 đến 25 từ mỗi câu là hợp lý; những câu hơn 30 từ thì cần phải nghi ngờ. - Làm việc để cải thiện độ rõ ràng và tính tiết kiệm của câu. Điều này liên quan chặt chẽ đến "kiểm soát" trước đó nhưng xứng đáng có một chỗ riêng. Thường thì, phong cách viết có thể quá dài dòng đến nỗi khó hoặc gây bực bội khi đọc. Khi bạn chỉnh sửa các bản nháp thô, hãy cho chúng ăn kiêng—đi qua từng dòng của một bản nháp cố gắng giảm tổng số từ, trang hoặc số dòng xuống 20 phần trăm. Hãy thử như một thí nghiệm và xem bạn làm thế nào. Bạn sẽ phát hiện ra nhiều chi tiết không cần thiết và cách diễn đạt phức tạp mà bạn có thể cắt bỏ. (Xem chương về các vấn đề về câu văn và sự rõ ràng thông thường để biết chi tiết.)
- Sử dụng nhiều hình ảnh hơn hoặc hình ảnh khác. Đối với khán giả không chuyên, bạn có thể muốn sử dụng nhiều đồ họa hơn và chúng cũng nên đơn giản hơn. Đồ họa dành cho chuyên gia thì chi tiết hơn, kỹ thuật hơn. Trong các tài liệu kỹ thuật dành cho người không chuyên, thường có nhiều đồ họa trang trí hơn, những đồ họa hấp dẫn nhưng không phục vụ mục đích thông tin hay thuyết phục nào cả. (Xem chương về đồ họa để biết thêm chi tiết.)
- Chia nhỏ văn bản hoặc hợp nhất văn bản thành các phần có ý nghĩa, có thể sử dụng. Đối với những độc giả không chuyên, bạn có thể cần có những đoạn văn ngắn hơn. Có lẽ một đoạn dài từ 6 đến 8 dòng là giới hạn tối đa thông thường. Hãy chú ý xem các đoạn văn trong tài liệu kỹ thuật viết cho chuyên gia dài hơn bao nhiêu.
- Thêm các tham chiếu chéo đến thông tin quan trọng. Trong thông tin kỹ thuật, bạn có thể giúp những độc giả không chuyên bằng cách chỉ họ đến các nguồn nền tảng. Nếu bạn không thể giải thích đầy đủ một chủ đề ngay lập tức, hãy chỉ đến một phần hoặc chương nơi nó được giải thích. (Xem chương về tham chiếu chéo để biết thêm chi tiết.)
- Sử dụng tiêu đề và danh sách. Độc giả có thể cảm thấy áp lực bởi những đoạn văn lớn dày đặc, không được cắt gọn bởi bất cứ điều gì ngoài một dòng trống thỉnh thoảng. Tìm kiếm trong các bản nháp thô của bạn để tìm cách tích hợp các tiêu đề—tìm kiếm sự thay đổi trong chủ đề hoặc tiểu chủ đề. Tìm kiếm trong bài viết của bạn các danh sách các mục—các mục này có thể được biến thành danh sách dọc. Tìm kiếm các danh sách đôi như thuật ngữ và định nghĩa của chúng—các mục này có thể được biến thành danh sách hai cột. Tất nhiên, hãy cẩn thận không ép buộc định dạng đặc biệt này—đừng lạm dụng nó. (Xem các chương về tiêu đề và danh sách cho chi tiết.)
- Sử dụng kiểu chữ đặc biệt, và điều chỉnh lề, chiều dài dòng, khoảng cách dòng, kích thước kiểu và phong cách kiểu chữ. Đối với người đọc không chuyên, bạn có thể thực hiện những điều như làm cho các dòng ngắn hơn (thu hẹp lề), sử dụng cỡ chữ lớn hơn và các chiến thuật tương tự. Một số kiểu chữ được cho là thân thiện và dễ đọc hơn những kiểu khác. (Cố gắng tìm ai đó liên quan đến lĩnh vực xuất bản để có được những hiểu biết về phông chữ.)
Đây là những loại "kiểm soát" mà các nhà văn kỹ thuật chuyên nghiệp sử dụng để điều chỉnh công việc của họ và làm cho nó dễ hiểu nhất có thể. Và trái lại, chính sự tích lũy của rất nhiều vấn đề trong các lĩnh vực này—ngay cả những vấn đề dường như tầm thường—cộng lại khiến tài liệu trở nên khó đọc và hiểu. Những người không chuyên thường đặt câu hỏi tại sao các nhà văn và biên tập viên chuyên nghiệp lại kiên quyết chú ý đến những chi tiết dường như kén chọn, tầm thường, vụn vặt trong viết lách—nhưng tất cả chúng đều tạo nên sự khác biệt! Nó làm tôi nhớ đến phương pháp xử án cổ xưa của Trung Quốc gọi là "chết bởi hàng nghìn nhát cắt." Tuy nhiên, trong trường hợp này, nó sẽ là "lúng túng bởi hàng nghìn vấn đề nhỏ."
Phân tích tình huống & Sáng chế
Chỉ việc chọn một chủ đề và xác định một đối tượng cho một dự án viết kỹ thuật là chưa đủ. Bạn cần biết (hoặc sáng tạo) tình huống trong đó khán giả này hoạt động — mục tiêu của nó là gì: giải quyết một vấn đề, thúc đẩy cải tiến, hỗ trợ ra quyết định? Tình huống viết tài liệu kỹ thuật có lẽ vô hạn như quan hệ xã hội giữa con người. Một tình huống tài liệu kỹ thuật liên quan đến một khán giả cần hoặc yêu cầu một loại tài liệu kỹ thuật nhất định cho nhu cầu và mục đích cụ thể của mình. Để biết chi tiết, hãy xem Phân tích Tình huống & Sáng chế
Thông tin liên quan
Sử dụng khảo sát để khám phá Insights của khán giả. BrightTalk
Khán giả. Đại học Bắc Carolina tại Chapel Hill
Tôi rất mong nhận được ý kiến, phản ứng, và những góp ý của bạn về chương này: phản hồi của bạn—David McMurrey
