Vui lòng nhấp vào đây để giúp đỡ. David McMurrey trả tiền cho dịch vụ lưu trữ web:
Hãy đóng góp bất kỳ số tiền nhỏ nào bạn có thể!
Viết Kỹ Thuật Trực Tuyến sẽ vẫn miễn phí.
Người đọc của một tài liệu kỹ thuật—hay bất kỳ tác phẩm viết nào cũng vậy—là người đọc được mong đợi hoặc tiềm năng. Đối với hầu hết các nhà viết kỹ thuật, điều này là quan trọng nhất cân nhắc trong việc lập kế hoạch, viết và xem xét một tài liệu. Bạn "thích nghi" việc viết của mình để đáp ứng nhu cầu, sở thích và nền tảng của những độc giả sẽ đọc bài viết của bạn.
Nguyên tắc dường như đơn giản và hiển nhiên đến lố bịch. Nó giống như việc nói với ai đó, "Nói sao để người đối diện bạn có thể hiểu những gì bạn đang nói." Giống như nói, "Đừng nói khoa học tên lửa với đứa trẻ sáu tuổi của bạn." Chúng ta có cần một khóa học về điều đó không? Có vẻ như không. Nhưng, thực tế, thiếu phân tích và điều chỉnh đối tượng là một trong những nguyên nhân chính của hầu hết các vấn đề mà bạn gặp phải trong các tài liệu chuyên nghiệp, kỹ thuật—đặc biệt là hướng dẫn nơi mà nó thể hiện rõ ràng nhất.
Ghi chú:
- Khi bạn đã đọc phần về khán giả, hãy thử sử dụng cái này. người lập kế hoạch khán giả. Bạn điền vào các chỗ trống với câu trả lời cho những câu hỏi chi tiết về khán giả của bạn và sau đó gửi email cho chính mình và, tùy chọn, cho giảng viên của bạn.
- Ngoài ra, chương này bao gồm một phần về tình huống. Cố gắng sử dụng người lập kế hoạch tình huống để phát triển một ý tưởng về tình huống mà khán giả của bạn đang gặp phải.
Một trong những điều đầu tiên cần làm khi bạn phân tích một khán giả là xác định loại (hoặc các loại—hiếm khi chỉ có một loại). Phân loại khán giả phổ biến được chia như sau:
- Chuyên gia: Đây là những người nắm rõ lý thuyết và sản phẩm từ trong ra ngoài. Họ thiết kế, họ thử nghiệm, họ biết mọi thứ về nó. Thường thì, họ có bằng cấp cao và làm việc trong môi trường học thuật hoặc trong các lĩnh vực nghiên cứu và phát triển của chính phủ và công nghệ. Độc giả không chuyên ít có khả năng hiểu những gì những người này đang nói—nhưng cũng ít có lý do để cố gắng. Thường thì, thách thức giao tiếp mà chuyên gia phải đối mặt là giao tiếp với kỹ thuật viên và giám đốc điều hành.
- Kỹ thuật viên: Đây là những người xây dựng, vận hành, bảo trì và sửa chữa những thứ mà các chuyên gia thiết kế và lý thuyết hóa. Kiến thức của họ cũng rất chuyên môn, nhưng mang tính thực tiễn hơn.
- Giới lãnh đạo: Đây là những người đưa ra quyết định về kinh doanh, kinh tế, hành chính, pháp lý, chính phủ, chính trị liên quan đến các vấn đề mà các chuyên gia và kỹ thuật viên làm việc. Nếu đó là một sản phẩm mới, họ quyết định xem có nên sản xuất và tiếp thị nó hay không. Nếu đó là một công nghệ năng lượng mới, họ quyết định xem thành phố có nên triển khai hay không. Các giám đốc thường có ít kiến thức kỹ thuật về chủ đề đó giống như những người không chuyên.
- Người không chuyên: Những độc giả này có kiến thức kỹ thuật ít nhất trong số tất cả. Sự quan tâm của họ có thể thực tiễn như các kỹ thuật viên, nhưng theo một cách khác. Họ muốn hiểu công nghệ năng lượng mới đến mức biết liệu có nên bỏ phiếu cho hay chống lại nó trong cuộc bầu cử trái phiếu sắp tới. Hoặc, họ có thể chỉ tò mò về một vấn đề kỹ thuật cụ thể nào đó và muốn tìm hiểu về nó—nhưng không vì lý do thực tiễn cụ thể nào.
Phân tích khán giả
Quan trọng là xác định độc giả tiềm năng của tài liệu của bạn thuộc về một trong bốn loại đã thảo luận, nhưng đó không phải là tất cả. Các đối tượng, bất kể loại nào, cũng phải được phân tích dựa trên các đặc điểm như sau:
- Nền tảng—kiến thức, kinh nghiệm, đào tạo: Một trong những mối quan tâm quan trọng nhất của bạn là bạn có thể mong đợi mức độ kiến thức, kinh nghiệm hoặc đào tạo nào ở độc giả của mình. Nếu bạn mong một số độc giả sẽ thiếu kiến thức nền tảng nhất định, thì bạn có tự động cung cấp thông tin đó trong tài liệu của mình không? Hãy xem xét một ví dụ: hãy tưởng tượng bạn đang viết một hướng dẫn sử dụng một sản phẩm phần mềm chạy trên hệ điều hành Microsoft Windows. Bạn có thể mong đợi độc giả của mình biết những gì về Windows? Nếu một số người có khả năng biết rất ít về Windows, bạn có nên cung cấp thông tin đó không? Nếu bạn nói không, thì bạn đang có nguy cơ khiến khách hàng cảm thấy thất vọng với sản phẩm của bạn. Nếu bạn nói có về việc thêm thông tin nền tảng về Windows, bạn sẽ tăng khối lượng công việc của mình và tăng số trang của tài liệu (và do đó là chi phí). Rõ ràng, không có câu trả lời dễ dàng cho câu hỏi này; một phần của câu trả lời có thể liên quan đến việc một phân khúc nhỏ của khán giả cần thông tin nền tảng đó nhiều đến mức nào.
- Nhu cầu và sở thích: Để lập kế hoạch cho tài liệu của bạn, bạn cần phải biết khán giả của mình sẽ mong đợi điều gì từ tài liệu đó. Hãy tưởng tượng cách mà người đọc sẽ muốn sử dụng tài liệu của bạn; họ sẽ yêu cầu điều gì từ nó. Ví dụ, hãy tưởng tượng bạn đang viết một hướng dẫn về cách sử dụng một chiếc điện thoại thông minh mới—người đọc của bạn sẽ mong đợi tìm thấy điều gì trong đó? Hãy tưởng tượng bạn đang có hợp đồng viết một báo cáo nền tảng về sự nóng lên toàn cầu cho một hiệp hội bất động sản quốc gia—họ muốn đọc về điều gì; và, điều không kém phần quan trọng, họ muốn gì. không Bạn muốn đọc về cái gì?
- Các nền văn hóa khác nhau: Nếu bạn viết cho một khán giả quốc tế, hãy nhận thức rằng định dạng để chỉ thời gian và ngày tháng, số tiền và số lượng khác nhau trên toàn cầu. Cũng hãy lưu ý rằng sự hài hước và ngôn ngữ hình tượng (như trong "đánh một cú home run") có thể không được hiểu ở ngoài văn hóa của chúng ta. Đại học Texas A&M cung cấp Chương 6,"Viết cho độc giả quốc tế," của Báo cáo Thông tin Kỹ thuật, Elizabeth Tebeaux, và các tác giả khác. Để biết các tiêu chuẩn, xem Danh sách các hướng dẫn phong cách từ Wikipedia. (Cảm ơn khách ẩn danh đã đóng góp những ý tưởng quan trọng này.)
- Các đặc điểm dân số khác: Và tất nhiên có nhiều đặc điểm khác về người đọc của bạn mà có thể có ảnh hưởng đến cách bạn nên thiết kế và viết tài liệu của bạn—ví dụ, nhóm tuổi, loại hình cư trú, khu vực cư trú, giới tính, sở thích chính trị, và những điều khác.
Phân tích khán giả có thể trở nên phức tạp bởi ít nhất hai yếu tố khác: các loại khán giả hỗn hợp cho một tài liệu, sự biến động lớn trong khán giả, và khán giả không xác định.
- Hơn một khán giả. Bạn có thể thấy rằng tài liệu của bạn phục vụ cho nhiều đối tượng khác nhau. Ví dụ, nó có thể được xem bởi những người có chuyên môn (các chuyên gia và kỹ thuật viên) và những người làm công tác hành chính (các giám đốc). Phải làm gì? Bạn có thể viết tất cả các phần sao cho tất cả các đối tượng của tài liệu đều có thể hiểu (chúc may mắn!). Hoặc bạn có thể viết từng phần dành riêng cho đối tượng mà họ sẽ quan tâm, sau đó sử dụng tiêu đề và phần giới thiệu để thông báo cho đối tượng của bạn về nơi nên đến và những gì nên tránh trong tài liệu của bạn.
- Sự biến đổi lớn trong khán giả. Bạn có thể nhận ra rằng, mặc dù bạn có một đối tượng chỉ phù hợp với một loại, nhưng có sự đa dạng lớn về nền tảng của họ. Đây là một câu hỏi khó—nếu bạn viết cho tín hiệu chung thấp nhất của độc giả, bạn có khả năng kết thúc với một thứ gì đó cồng kềnh, nhàm chán như một cuốn sách sẽ khiến phần lớn độc giả cảm thấy không hứng thú. Nhưng nếu bạn không viết ở mức thấp nhất đó, bạn sẽ mất đi phân khúc độc giả đó. Phải làm gì? Hầu hết các nhà văn chọn đa số độc giả và hy sinh thiểu số cần giúp đỡ nhiều hơn. Những người khác đưa thông tin bổ sung vào phụ lục hoặc chèn các tài liệu tham khảo chéo đến các cuốn sách cho người mới bắt đầu.
Ví dụ Phân Tích Khán Giả
Nếu bạn đang theo một khóa học viết kỹ thuật, bạn có thể được yêu cầu thêm mô tả về đối tượng vào tài liệu kỹ thuật của mình. Dưới đây là một ví dụ:
| Lưu ý cho Giảng viên: Hướng dẫn này dành cho những cá nhân muốn tối ưu hóa các phép tính của họ bằng cách sử dụng Microsoft Excel với các macro để tính toán dữ liệu hiệu quả. Họ hiểu cách nhập dữ liệu vào Microsoft Excel và có kiến thức cơ bản về Bộ ứng dụng Microsoft Office. Họ thoải mái khi sử dụng phần mềm Windows và có khả năng toán học cơ bản để xác minh các phép tính của mình và kiểm tra lỗi logic trong việc tính toán. |
Thích ứng với khán giả
Được rồi! Vậy là bạn đã phân tích khán giả của mình cho đến khi bạn hiểu họ tốt hơn cả bản thân mình. Điều đó có ích gì? Bạn sử dụng thông tin này như thế nào? Làm thế nào để bạn tránh viết một cái gì đó vẫn không thể hiểu hoặc vô dụng đối với độc giả của bạn?
Nghề viết lách đến khán giả của bạn có thể liên quan nhiều đến tài năng bẩm sinh, trực giác và thậm chí là điều huyền bí. Nhưng có một số biện pháp kiểm soát mà bạn có thể sử dụng để có cơ hội tốt hơn trong việc kết nối với độc giả. Các "biện pháp kiểm soát" sau đây chủ yếu liên quan đến việc làm cho thông tin kỹ thuật dễ hiểu hơn cho khán giả không chuyên:
- Thêm thông tin mà người đọc cần để hiểu tài liệu của bạn. Kiểm tra xem thông tin quan trọng nào có bị thiếu không—ví dụ, một chuỗi các bước quan trọng trong một bộ hướng dẫn; bối cảnh quan trọng giúp người mới bắt đầu hiểu thảo luận chính; định nghĩa các thuật ngữ chính. (Xem chương về Ý tưởng về nội dung cho chi tiết.)
- Bỏ qua thông tin mà độc giả của bạn không cần. Thông tin không cần thiết cũng có thể khiến người đọc bối rối và thất vọng—sau cùng, nó ở đó để họ cảm thấy bị bắt buộc phải đọc. Ví dụ, bạn có thể cắt bỏ phần thảo luận lý thuyết từ các hướng dẫn cơ bản.
- Thay đổi mức độ thông tin bạn hiện có. Bạn có thể có thông tin đúng nhưng nó có thể được "trình bày" ở mức độ kỹ thuật quá cao hoặc quá thấp. Nó có thể được trình bày cho loại khán giả không phù hợp—chẳng hạn như, cho khán giả chuyên gia thay vì khán giả kỹ thuật viên. Điều này thường xảy ra khi các ghi chú thiết kế sản phẩm được coi là hướng dẫn.
- Thêm ví dụ để giúp độc giả hiểu rõ hơn. Ví dụ là một trong những cách mạnh mẽ nhất để kết nối với khán giả, đặc biệt là trong các hướng dẫn. Ngay cả trong văn bản không hướng dẫn, chẳng hạn như khi bạn đang cố gắng giải thích một khái niệm kỹ thuật, ví dụ là một sự giúp đỡ lớn, đặc biệt là những phép ẩn dụ.
- Thay đổi mức độ của các ví dụ của bạn. Bạn có thể đang sử dụng các ví dụ nhưng nội dung hoặc cấp độ kỹ thuật có thể không phù hợp với độc giả của bạn. Những ví dụ đơn giản có thể không hữu ích cho các chuyên gia; những ví dụ quá kỹ thuật có thể hoàn toàn bỏ lỡ nhóm độc giả không chuyên.
- Thay đổi tổ chức thông tin của bạn. Đôi khi, bạn có thể có tất cả thông tin đúng nhưng sắp xếp nó theo cách sai. Ví dụ, có thể có quá nhiều thông tin nền ở ngay đầu (hoặc quá ít) đến mức một số độc giả bị lạc lối. Đ đôi khi, thông tin nền cần được hợp nhất vào thông tin chính—ví dụ, trong hướng dẫn, đôi khi tốt hơn là cung cấp các khúc thông tin nền tại những điểm mà chúng cần ngay lập tức. (Xem các chương về cấu trúc và tổ chức của thông tin trong một tài liệu.)
- Củng cố các chuyển tiếp. Có thể khó khăn cho người đọc, đặc biệt là những người không chuyên, để nhận thấy các mối liên hệ giữa các phần chính của tài liệu của bạn, giữa các đoạn riêng lẻ, và đôi khi thậm chí giữa các câu riêng lẻ. Bạn có thể làm cho các mối liên hệ này rõ ràng hơn bằng cách thêm từ chuyển tiếp và bằng cách vang dội từ khóa chính xác hơn. Những từ như "do đó," "ví dụ," "tuy nhiên" là từ chuyển tiếp—chúng chỉ ra logic kết nối ý nghĩ trước đó với ý nghĩ sắp tới. Bạn cũng có thể làm mạnh các chuyển tiếp bằng cách lặp lại cẩn thận các từ khóa giống nhau. Trong văn bản kỹ thuật, nó không một ý tưởng hay để thay đổi lựa chọn từ ngữ—sử dụng những từ giống nhau để mọi người không bị bối rối hơn mức họ có thể đã bối rối rồi. (Xem chương về chuyển tiếp.)
- Viết những phần mở đầu mạnh mẽ hơn — cả cho toàn bộ tài liệu và cho các phần chính. Người đọc có vẻ tự tin và hiểu biết hơn khi họ có "bức tranh tổng thể"—cái nhìn về những gì sắp xảy ra, và cách nó liên quan đến những gì họ vừa đọc. Do đó, hãy đảm bảo rằng bạn có một phần giới thiệu mạnh mẽ cho toàn bộ tài liệu—một phần làm rõ chủ đề, mục đích, đối tượng và nội dung của tài liệu đó. Và đối với mỗi phần chính trong tài liệu của bạn, hãy sử dụng các phần giới thiệu ngắn cho biết ít nhất chủ đề của phần và đưa ra cái nhìn tổng quan về các tiểu chủ đề sẽ được đề cập trong phần đó. (Xem chương về giới thiệu cả cho báo cáo toàn bộ và cho các phần trong báo cáo.)
- Tạo các câu chủ đề cho các đoạn văn và nhóm đoạn văn. Điều này có thể giúp độc giả rất nhiều khi cung cấp cho họ một ý tưởng về chủ đề và mục đích của một phần (một nhóm đoạn văn) và đặc biệt là cung cấp cho họ cái nhìn tổng quan về các tiểu chủ đề sắp được đề cập. Bản đồ giúp khi bạn đang ở trong một trạng thái khác! (Xem chương về sử dụng các tóm tắt và câu chủ đề.)
- Thay đổi phong cách và độ dài câu. Cách bạn viết—xuống ở cấp độ câu cá nhân—cũng có thể tạo ra một sự khác biệt lớn. Trong hướng dẫn, ví dụ, việc sử dụng giọng mệnh lệnh và "bạn"cách diễn đạt thì dễ hiểu hơn nhiều so với giọng bị động hoặc cách diễn đạt ngôi thứ ba. Vì một lý do nào đó, việc cá nhân hóa phong cách viết của bạn và làm cho nó trở nên thoải mái và không chính thức hơn có thể khiến nó dễ tiếp cận và dễ hiểu hơn. Viết bị động, không có người thực dễ đọc hơn—đưa con người và hành động vào bài viết của bạn. Tương tự, hãy lựa chọn động từ chủ động thay vì là Cụm động từ. Tất cả những điều này làm cho văn bản của bạn trở nên rõ ràng và ngay lập tức hơn—người đọc không phải tìm kiếm. (Xem chương về các vấn đề về câu kiểu thông thường để biết thêm chi tiết.)
Và rõ ràng, độ dài câu cũng quan trọng. Một câu trung bình nằm trong khoảng từ 15 đến 25 từ là phù hợp; những câu dài hơn 30 từ thì nên bị nghi ngờ. - Làm việc để cải thiện sự rõ ràng và ngắn gọn của câu văn. Điều này liên quan chặt chẽ đến việc "kiểm soát" trước đó nhưng xứng đáng có một vị trí riêng. Thường thì, phong cách viết có thể dài dòng đến mức khó khăn hoặc gây khó chịu khi đọc. Khi bạn chỉnh sửa bản thảo thô của mình, hãy đặt chúng vào chế độ ăn kiêng—đi qua từng dòng của bản thảo và cố gắng giảm tổng số từ, trang hoặc dòng xuống 20%. Hãy thử nghiệm và xem bạn làm như thế nào. Bạn sẽ tìm thấy rất nhiều chi tiết rườm rà, không cần thiết và cách diễn đạt phức tạp mà bạn có thể cắt bỏ. (Xem chương về các vấn đề về phong cách câu và sự rõ ràng phổ biến để biết thêm chi tiết.)
- Sử dụng nhiều đồ họa hơn hoặc khác nhau. Đối với khán giả không chuyên, bạn có thể muốn sử dụng nhiều đồ họa hơn và đơn giản hơn nữa. Đồ họa cho các chuyên gia chi tiết và kỹ thuật hơn. Trong các tài liệu kỹ thuật dành cho người không chuyên, thường có nhiều đồ họa trang trí hơn, những đồ họa hấp dẫn nhưng không phục vụ mục đích thông tin hoặc thuyết phục nào cả. (Xem chương về đồ họa về chi tiết.)
- Chia nhỏ văn bản hoặc kết hợp văn bản thành các phần có ý nghĩa, hữu ích. Đối với người đọc không chuyên, bạn có thể cần có các đoạn văn ngắn hơn. Có lẽ đoạn văn dài từ 6 đến 8 dòng là tối đa thông thường. Chú ý xem các đoạn văn dài hơn bao nhiêu trong các tài liệu kỹ thuật được viết cho chuyên gia.
- Thêm tài liệu tham khảo chéo cho thông tin quan trọng. Trong thông tin kỹ thuật, bạn có thể giúp độc giả không chuyên bằng cách chỉ họ đến các nguồn tài liệu nền tảng. Nếu bạn không thể giải thích đầy đủ một chủ đề ngay lập tức, hãy chỉ ra một phần hoặc chương nơi có nội dung đó. (Xem chương về tham chiếu chéo để biết chi tiết.)
- Sử dụng tiêu đề và danh sách. Bạn đọc có thể cảm thấy bị áp lực bởi những đoạn văn dày đặc, không có bất kỳ sự cắt lát nào ngoài một dòng trắng thỉnh thoảng. Tìm kiếm các bản thảo thô của bạn để tìm cách tích hợp tiêu đề—tìm kiếm những thay đổi trong chủ đề hoặc tiểu chủ đề. Tìm kiếm trong bài viết của bạn những danh sách các thứ—những điều này có thể được biến thành danh sách đứng. Tìm kiếm các danh sách cặp như các thuật ngữ và định nghĩa của chúng—những điều này có thể được biến thành danh sách hai cột. Tất nhiên, hãy cẩn thận đừng ép buộc định dạng đặc biệt này—đừng làm quá mức. (Xem các chương về tiêu đề và danh sách cho chi tiết.)
- Sử dụng kiểu chữ đặc biệt, và làm việc với lề, độ dài dòng, khoảng cách dòng, kích thước chữ, và kiểu chữ. Đối với độc giả không chuyên, bạn có thể làm những điều như rút ngắn các dòng (hạn chế lề), sử dụng kích thước chữ lớn hơn và những chiến thuật khác như vậy. Một số kiểu chữ được cho là thân thiện và dễ đọc hơn những kiểu khác. (Hãy cố gắng tìm một người làm trong ngành xuất bản để có thêm thông tin về các loại phông chữ.)
Đây là những loại "kiểm soát" mà các nhà viết kỹ thuật chuyên nghiệp sử dụng để tinh chỉnh công việc của họ và làm cho nó dễ hiểu nhất có thể. Và ngược lại, sự tích lũy của rất nhiều vấn đề ở những lĩnh vực này—thậm chí là những vấn đề dường như tầm thường—cộng lại khiến cho một tài liệu trở nên khó đọc và khó hiểu. Những người không chuyên thường đặt câu hỏi tại sao các nhà văn và biên tập viên chuyên nghiệp lại nhất thiết phải bận tâm đến những chi tiết dường như nhặt nhạnh, tầm thường, nhỏ nhặt trong việc viết—nhưng tất cả chúng đều tích tụ lại! Nó làm tôi nhớ đến phương pháp thi hành án cổ xưa của Trung Quốc gọi là "chết bởi ngàn nhát cắt." Tuy nhiên, trong trường hợp này, nó sẽ là "sự phức tạp bởi ngàn vấn đề nhỏ."
Phân tích tình huống & phát minh
Không đủ chỉ để chọn một chủ đề và xác định một khán giả cho một dự án viết kỹ thuật. Bạn cần biết (hoặc sáng tạo) nội dung. tình huống trong đó khán giả này hoạt động — mục tiêu của nó là gì: giải quyết một vấn đề, thúc đẩy sự cải tiến, hỗ trợ ra quyết định? Các tình huống viết tài liệu kỹ thuật có lẽ đa dạng như các mối quan hệ xã hội của con người. Một tình huống tài liệu kỹ thuật liên quan đến một khán giả cần hoặc yêu cầu một loại tài liệu kỹ thuật nhất định cho nhu cầu và mục đích cụ thể của họ. Để biết chi tiết, xem Phân tích tình huống & Phát minh
Thông tin liên quan
Đọc bài kiểm tra. Sử dụng bài kiểm tra này để kiểm tra sự hiểu biết của bạn về chương này.
Có khóa đào tạo sẵn có. Tập viết một chút với McMurrey như là người hướng dẫn của bạn.
Sử Dụng Khảo Sát Để Khám Phá Thông Tin Khán Giả. BrightTalk
Khán giảĐại học Bắc Carolina tại Chapel Hill
Tôi rất trân trọng ý kiến, phản ứng và chỉ trích của bạn về chương này: phản hồi của bạn—David McMurrey
