Online Technical Writing: تقارير التقدم , Progress Reports (Arabic Version)

اكتب تقرير تقدم (Progress Report) لإبلاغ مشرف أو زميل أو عميل بالتقدم الذي أحرزته في مشروع خلال فترة زمنية معينة. يمكن أن يكون المشروع تصميم شيء ما أو إنشاؤه أو إصلاحه، أو دراسة مشكلة أو سؤال أو إجراء بحث بشأنه، أو جمع معلومات حول موضوع تقني. اكتب تقارير التقدم عندما يستغرق إكمال المشروع أكثر من ثلاثة أو أربعة أشهر.

وظائف ومحتويات تقارير التقدم (Progress Reports)

في تقرير التقدم (Progress Report)، اشرح أيًا مما يلي أو كله:

• مقدار العمل الذي تم إنجازه
• الجزء من العمل الذي هو قيد التنفيذ حاليًا
• العمل المتبقي الذي يجب إنجازه
• أي مشكلات أو أمور غير متوقعة ظهرت، إن وجدت
• كيفية سير المشروع بشكل عام

لتقارير التقدم (Progress Reports) عدة وظائف مهمة:

• طمأنة المستلمين بأنك تحرز تقدمًا، وأن المشروع يسير بسلاسة، وأنه سيكتمل في الموعد المتوقع.
• تزويد المستلمين بنظرة موجزة على بعض النتائج أو بعض الأعمال الخاصة بالمشروع.
• إتاحة الفرصة للمستلمين لتقييم عملك في المشروع وطلب التغييرات.
• إتاحة الفرصة لك لمناقشة مشكلات المشروع ومن ثم تنبيه المستلمين مسبقًا.
• إلزامك بوضع جدول عمل لضمان إكمال المشروع في الوقت المحدد.
• إضفاء طابع الاحترافية على عملك وعلى مؤسستك.

احرص على الاطلاع على نماذج التقارير.

رسم معلوماتي (infographic) لهذا الفصل تم إنشاؤه بواسطة NotebookLM

التوقيت والتنسيق في تقارير التقدم (Progress Reports)

في مشروع يمتد لعام كامل، من المعتاد إعداد ثلاثة تقارير تقدم (Progress Reports)، أحدها بعد ثلاثة أشهر، والثاني بعد ستة أشهر، والثالث بعد تسعة أشهر. واعتمادًا على حجم تقرير التقدم، وطول المشروع وأهميته، وطبيعة المستلم، يمكن أن يتخذ تقرير التقدم الأشكال التالية:

• مذكرة (Memo)—تقرير قصير غير رسمي يُرسل إلى شخص داخل مؤسستك
• رسالة (Letter)—تقرير قصير غير رسمي يُرسل إلى شخص خارج مؤسستك
• تقرير رسمي (Formal report)—تقرير رسمي يُرسل إلى شخص خارج مؤسستك

اطّلع على المناقشة في تنسيق المقترحات (Format of Proposals). يمكنك استخدام التنسيق نفسه في تقارير التقدم (Progress Reports) كما في المقترحات: مذكرة، رسالة، أو تقرير مستقل.

الأنماط التنظيمية لتقارير التقدم (Progress Reports)

يرغب مستلم تقرير التقدم (Progress Report) في معرفة ما أنجزته في المشروع، وما الذي تعمل عليه الآن، وما الذي تخطط للعمل عليه لاحقًا، وكيف يسير المشروع بشكل عام. ولعرض هذه المعلومات، تجمع بين استراتيجيتين من الاستراتيجيات التنظيمية التالية: الفترات الزمنية، أو مهام المشروع، أو موضوعات التقرير.

الفترات الزمنية. يلخص تقرير التقدم عادةً العمل ضمن كل مما يلي:

• العمل المُنجز في الفترة (أو الفترات) السابقة
• العمل الجاري تنفيذه حاليًا
• العمل المخطط له للفترة (أو الفترات) القادمة

مهام المشروع. يكاد كل مشروع ينقسم إلى مهام فردية:

المشروع	المهام الفردية
بناء ملاعب كرة بلدية على أراضٍ مملوكة للمدينة	قياس اهتمام المجتمع تحديد موقع مناسب تجهيز الأرض وإخلاؤها تصميم المدرجات، والأسوار، وغير ذلك
كتابة تقرير	دراسة متطلبات التكليف اختيار موضوع تحديد جمهور التقرير تضييق نطاق الموضوع إعداد مخطط أولي جمع المعلومات كتابة مسودة أولى أو أكثر توثيق التقرير مراجعة وتحرير مسودة التقرير طباعة التقرير وتدقيقه لغويًا إخراج التقرير في شكله النهائي

مهام المشروع. أحد الأساليب التنظيمية لتقارير التقدم.

موضوعات التقرير. يمكنك أيضًا تنظيم تقرير التقدم وفقًا للعمل المنجز في أقسام التقرير النهائي. ففي مشروع تقرير حول الحرق المشترك للنفايات الصلبة البلدية (cocombusting municipal solid waste)، ستحتاج إلى معلومات حول الموضوعات التالية:

الموضوعات التي سيتم تناولها في التقرير النهائي

إجمالي كمية النفايات الصلبة البلدية (MSW) المنتجة —محليًا —وطنيًا الطاقة الكامنة في النفايات الصلبة البلدية (MSW)، والعوامل المؤثرة في طاقتها الكامنة تكاليف تعديل مرافق المدينة من أجل التحول إلى الحرق المشترك (cocombustion)

الموضوعات التي سيتم تناولها في التقرير النهائي. أسلوب تنظيمي لتقرير تقدم يتناول التقدم المحرز في إعداد تقرير.

لكلٍ من هذه الموضوعات، تشرح العمل الذي أنجزته، والعمل الذي تقوم به حاليًا، والعمل الذي تخطط له.

إن تقرير التقدم (Progress Report) هو في الواقع مزيج من استراتيجيتين من هذه الاستراتيجيات التنظيمية. وتمنحك المخططات المقتطفة التالية فكرة عن كيفية الجمع بينها:

تقرير التقدم أ	تقرير التقدم ب	تقرير التقدم ج
المهمة 1	العمل المُنجز	الموضوع 1
العمل المُنجز	المهمة 1	العمل المُنجز
العمل الحالي	المهمة 2	العمل الحالي
العمل المخطط له	المهمة 3	العمل المخطط له
المهمة 2	العمل الحالي	الموضوع 2
العمل المُنجز	المهمة 1	العمل المُنجز
العمل الحالي	المهمة 2	العمل الحالي
العمل المخطط له	المهمة 3	العمل المخطط له
المهمة 3	العمل المستقبلي	الموضوع 3
العمل المُنجز	المهمة 1	العمل المُنجز
العمل الحالي	المهمة 2	العمل الحالي
العمل المخطط له	المهمة 3	العمل المخطط له

الجمع بين الاستراتيجيات التنظيمية في تقارير التقدم (Progress Reports)

يوضح الشكل التالي مثالًا على أسلوب مهام المشروع (project-tasks approach) مع عناوين فرعية للفترات الزمنية:

تعديلات أنابيب تصريف المحلول الملحي (Brine Drainage Tube Modifications) خلال هذه الفترة، واصلنا العمل على المشكلات المرتبطة بأنابيب تصريف المحلول الملحي. الفترة السابقة. بعد تعديلات طفيفة خلال شهر من التشغيل، تحسّن أداء أنابيب التصريف وجهاز الغسيل العكسي (counterwasher)، لكنه لا يزال غير مُرضٍ تمامًا. وكما تعلمون، تقع الأجزاء الشبكية (screen sections) لهذه الأنابيب على مسافات متفاوتة على طول ارتفاع جهاز الغسيل. الفترة الحالية. تم نقل الجزء الشبكي من أنابيب تصريف المحلول الملحي إلى مسافة 5 أقدام من أعلى الحشوة (pack). وحتى الآن، لم يُلاحظ أي تغيير في أداء جهاز الغسيل العكسي. ومن المفترض أن تمنحنا إحصاءات الإنتاج في نهاية هذا الشهر (فبراير) فكرة أوضح عن أثر هذا التعديل. الفترة القادمة. اعتمادًا على استمرار أداء الشبكة في موضعها الحالي بالنسبة إلى أعلى الحشوة، قد ننقل الشبكة إلى مسافة 3 أقدام من أعلى الحشوة في فترة الاختبار التالية. وعلى الرغم من أن نسبة الغسل (wash ratio) كانت أكبر عند زيادة ارتفاع الشبكة، يبدو أن كفاءة الغسل تبقى ثابتة نسبيًا؛ إذ إن بيانات الإنتاج مقابل قدرة الضاغط بالكيلوواط (compressor KW) لجميع مواضع الشبكة حتى الآن بدت وكأنها تتبع المنحنى الخطي نفسه.

مثال على تقارير تقدم منظمة حسب الفترات الزمنية

يوضح المخططان التاليان تقارير تقدم منظمة حسب مهام المشروع:

العمل المُنجز حتى هذا الوقت، أنجزتُ معظم أعمال البحث، وأعمل الآن على تجميع أقسام التقرير النهائي. وفيما يلي تفصيل للعمل الذي أنجزته حتى الآن. تطوير الزجاجة في قسم التطوير من تقريري، كتبتُ وصفًا تقنيًا لزجاجة مشروبات غازية نموذجية مصنوعة من PET. وقد اكتمل هذا القسم، وهو يمنح القارئ فكرة واضحة عما ينبغي أن يكون عليه شكل المنتج وما ينبغي أن يكون قادرًا على تحقيقه. الخصائص الملائمة انتهى القسم الذي يصف خصائص مادة PET. وقد اخترتُ أربع خصائص فيزيائية تُختبر بها العديد من حاويات المواد الخام، وأوضحتُ كيف تتحمل مادة PET هذه الاختبارات. عمليات التصنيع في قسم عمليات التصنيع، أجريتُ بحثًا لمساعدتي على التوصية بطريقة إنتاج معينة لزجاجات PET. وقد وصفتُ هنا هذه الطريقة المختارة وشرحتُ بالتفصيل كيفية إنتاج زجاجة بلاستيكية على خط التجميع. الجوانب الاقتصادية أنهيتُ العمل على نصف قسم الجوانب الاقتصادية في هذا التقرير. وحتى الآن، كتبتُ مقارنة اقتصادية بين استخدام الزجاجات البلاستيكية والزجاجية.

العمل الحالي أعمل حاليًا بشكل أساسي على تحديد الجوانب في تقريري التي تفتقر إلى معلومات. كما أواصل جهودي في البحث عن معلومات مالية تتعلق بزجاجات PET. عمليات التصنيع في قسم التصنيع، أقوم حاليًا بـ . . .

مثال على تقارير تقدم منظمة حسب مهام المشروع

أجزاء أخرى من تقارير التقدم (Progress Reports)

في تقرير التقدم (Progress Report)، تحتاج أيضًا إلى: (أ) مقدمة تستعرض هدف المشروع ونطاقه، (ب) وصف تفصيلي لمشروعك وتاريخه، و(ج) تقييم عام للمشروع حتى تاريخه، والذي يعمل عادةً بوصفه خاتمة.

المقدمة. استعرض تفاصيل هدف مشروعك ونطاقه وأنشطته. سيساعد ذلك المستلمين الذين ليسوا على دراية بالمشروع، أو الذين لا يتذكرون بعض التفاصيل، أو الذين يرغبون في التحقق مرة أخرى من منهجك في تنفيذ المشروع. ويمكن أن تتضمن المقدمة ما يلي:

• هدف المشروع
• الأهداف المحددة للمشروع
• نطاق المشروع أو حدوده
• تاريخ بدء المشروع؛ وتاريخ الموعد المقرر لإكماله
• الأشخاص أو الجهة العاملة على المشروع
• الأشخاص أو الجهة التي يُنفَّذ المشروع لصالحها
• نظرة عامة على محتويات تقرير التقدم

أقدّم إليكم الآن تقريرًا عن التقدم الذي أحرزته في بحثي لصالح شركتكم، جينسنغ كولا (Ginseng Cola). وفور قبول عرض شركتي في 15 يناير لدراسة مزايا تعبئة منتجكم من المشروبات الغازية في زجاجات بلاستيكية، بدأتُ في استقصاء جميع جوانب المشروع. في الأقسام التالية من تقرير التقدم هذا، ستُطلَعون على العمل الذي أنجزته بالفعل، والعمل الذي أعمل عليه حاليًا، والعمل المتبقي، وأخيرًا تقييمًا عامًا لكيفية سير المشروع.

مثال على مقدمة لتقرير تقدم

وصف المشروع. في معظم تقارير التقدم، أدرِج وصفًا للمشروع لاستعراض تفاصيله للمستلمين:

وصف المشروع فيما يلي مراجعة لهدف هذا المشروع ونطاقه. الهدف. كانت خطة الاستثمار الأصلية لهذه المؤسسة تقتصر على الاستثمارات طويلة الأجل منخفضة المخاطر في سندات الشركات والأوراق المالية الأمريكية. وقد صُمم هذا المشروع للإجابة عن تساؤلات تتعلق بإمكانات الاستثمارات قصيرة الأجل ذات القيمة العالية، ولا سيما تلك المناسبة للتوسع المستقبلي في خطة استثمار هذه الشركة. النطاق. سيغطي التقرير التعريفات الأساسية للأسهم والخيارات (stocks and options)، بالإضافة إلى المبررات المؤيدة والمعارضة لهاتين الاستراتيجيتين الاستثماريتين. وسيُقسَّم التقرير إلى أربعة مجالات: آليات عمل الأسهم والخيارات مقارنات بين الأسهم والخيارات أمثلة على سيناريوهات استثمارية توصيات لخطة استثمار

مثال على وصف مشروع من تقرير

الخاتمة. تؤكد الفقرة أو القسم الأخير عادةً للجمهور أن كل شيء يسير على ما يرام ووفق الجدول الزمني. كما يمكن أن تنبّه المستلمين إلى أي تغييرات غير متوقعة أو مشكلات في المشروع.

التقييم العام يسير مشروع التوصية بإنتاج PET بشكل جيد. لم أواجه أي مشكلات رئيسية، وقد وجدتُ قدرًا وافرًا من المواد حول هذا الموضوع. ومع ذلك، لم أتلقَّ ردًا من السيد سيمون خواريز (Mr. Simon Juarez) من شركة PET Mfg.، الذي يرسل معلومات حول طرق إنتاج PET المستخدمة في عدة مصانع في الجنوب الغربي. لا أتوقع أي مشكلات كبيرة قد تحول دون تسليم تقريري إليكم في تاريخ العقد المحدد. بل قد أتمكن من إرساله إليكم قبل الموعد المخطط له ببضعة أيام. وبوجه عام، أجد أن زجاجة PET تُعد فكرة تعبئة أكثر جاذبية مما بدا في مناقشاتنا السابقة. غير أن التفاصيل الكاملة حول ذلك سترد في التقرير النهائي. مع خالص التحية، Steven C. Crosswell مهندس عمليات C & S Engineering

التقييم العام المستخدم بوصفه خاتمة لتقرير تقدم

مطالبات الذكاء الاصطناعي (AI Prompts) لتقارير التقدم

يمكن استخدام قوائم المراجعة، التي غالبًا ما لا تُقرأ، بوصفها مصدرًا لمطالبات الذكاء الاصطناعي بعد إجراء بعض التعديلات. انسخ ما يلي، والصقه في نظام ذكاء اصطناعي مثل Gemini من Google، وتحقق مما قد تكون قد أغفلته.

ملاحظة: يمكن العثور على جميع الإشارات إلى محتوى تقارير التقدم أو تنسيقها أو أسلوبها أو مكوناتها في الكتاب الإلكتروني للكتابة التقنية.

عند رغبتك في استخدام الذكاء الاصطناعي لتقييم مشروع كتابي، عرّف بنفسك، وأخبر الذكاء الاصطناعي من تكون وما الذي تريده. قدّم له مرجعًا لإجراء التقييمات مثل كتاب إلكتروني. ثم انشر ما تريد من الذكاء الاصطناعي مراجعته في تقييمه. فيما يلي مثال:

عدّل المقدمة بما يتناسب مع هويتك.

مرحبًا أيها الذكاء الاصطناعي. أنا David McMurrey، طالب في مجال الأمن السيبراني في كلية مجتمع أوستن (أوستن، تكساس). أطلب منك تقييم تقرير التقدم التالي باستخدام هذا الكتاب الإلكتروني، والفصل الخاص بـ تقارير التقدم، والأسئلة التالية: هل تم إعداد تقرير التقدم هذا في شكل رسالة عمل مدمجة مع المقترح، أم في شكل رسالة عمل مرفق بها تقرير التقدم؟ هل يشير عنوان تقرير التقدم هذا بصورة كافية إلى موضوعه؟ للتفاصيل، انظر عناوين تقارير التقدم. هل تشير المقدمة بصورة كافية إلى موضوع تقرير التقدم هذا وغرضه وجمهوره المستهدف؟ وهل تتضمن قائمة بالموضوعات الفرعية التي سيتم تناولها وإشارة إلى النطاق (ما لا يشمله التقرير)؟ للتفاصيل، انظر المقدمات. هل يحتوي تقرير التقدم هذا على أقسام لوصف المشروع؛ وأقسام للفترات الزمنية أو موضوعات المهام أو كليهما؟ وهل يتضمن بيانًا حول التقدم العام للمشروع؟ هل يحتوي تقرير التقدم هذا على تفاصيل كافية، وتواريخ، ونِسَب مئوية—وكل ما يلزم لوصف مدى تقدم المشروع؟ بالنظر إلى الموضوع والغرض والجمهور، هل هناك أي محتويات أساسية مفقودة من تقرير التقدم هذا؟ وهل هناك محتويات غير ضرورية؟ وهل توجد أي معلومات غير صحيحة تقنيًا في هذا التقرير؟ وهل هناك معلومات تقنية مهمة مفقودة؟ بوصفه مستندًا إقناعيًا، هل يفتقر تقرير التقدم هذا إلى أي عناصر قد تجعله أكثر إقناعًا؟ هل تتضمن جميع الجداول والأشكال غير الزخرفية عنوانًا وصفيًا (تسمية توضيحية) ومصدرًا (عند الحاجة)؟ للتفاصيل، انظر عناوين الجداول. هل تظهر جميع الجداول والأشكال غير الزخرفية في أقرب موضع ممكن من النص ذي الصلة؟ هل ترد الإحالات التوضيحية الموجزة قبل الجداول والأشكال غير الزخرفية؟ للتفاصيل، انظر الإحالات التوضيحية. هل يُستخدم تنسيق قياسي للعناوين والعناوين الفرعية في متن تقرير التقدم؟ للتفاصيل، انظر العناوين. هل تُستخدم القوائم الرأسية المرقمة للعناصر التي تتطلب ترتيبًا معينًا؟ وهل تُستخدم القوائم النقطية للعناصر التي لا تتطلب ترتيبًا معينًا؟ وهل تُستخدم عبارات تمهيدية قبل جميع القوائم؟ للتفاصيل، انظر القوائم الرأسية. هل تُنسب الاقتباسات المباشرة إلى مصادرها، وهل وُضعت علامات الترقيم الخاصة بها بشكل صحيح؟ وهل تم توثيق جميع الاقتباسات المباشرة والملخصات وإعادة الصياغة وفقًا لأسلوب APA أو MLA أو IEEE المعدّل؟ للتفاصيل، انظر الاقتباسات والإسناد. هل يخلو نص تقرير التقدم من أخطاء النحو والاستعمال وعلامات الترقيم؟ للتفاصيل، انظر مشكلات شائعة في النحو والاستعمال والإملاء. هل يخلو نص تقرير التقدم من الحشو ومشكلات أسلوب الجملة الأخرى؟ للتفاصيل، انظر الحشو ومشكلات أسلوب الجملة الأخرى. هل يمكن للجمهور المستهدف فهم تقرير التقدم هذا (كما هو موضح في رسالة الإحالة والمقدمة)؟ للتفاصيل، انظر تحليل الجمهور، وانظر أيضًا ترجمة المحتوى التقني. أيها الذكاء الاصطناعي، لإكمال تقييمك لتقرير التقدم الخاص بي، امنح درجة رقمية من 100 إلى 55).

معلومات ذات صلة

تقارير التقدم

كيفية كتابة تقرير تقدم. ClickHelp.

---

أقدّر أفكاركم وملاحظاتكم وانتقاداتكم بشأن هذا الفصل: ردكم—David McMurrey.