Klik hier om te helpen David McMurrey betaal voor webhosting:
Doneer elk klein bedrag dat je kunt!
Online technische documentatie blijft gratis.
Dit hoofdstuk presenteert een vaag gedefinieerde groep rapporttypes die een bestudeerde mening of aanbeveling bieden, en vervolgens, als je in een technische schrijf cursus zit, schrijf je er een van jezelf.
Zorg ervoor dat je de voorbeeld rapporten.
Enkele Fijne Onderscheidingen...
Haalbaarheidsrapporten, aanbevelingsrapporten, evaluatierapporten, beoordelingsrapporten, en wie weet wat nog meer, doen ongeveer hetzelfde—geven zorgvuldig bestudeerde meningen en, soms, aanbevelingen.
- Haalbaarheidsrapport: Dit type bestudeert een situatie (bijvoorbeeld, een probleem of kans) en een plan om iets te doen en bepaalt vervolgens of dat plan "haalbaar"—of het praktisch is in termen van huidige technologie, economie, sociale behoeften, enzovoort. Het haalbaarheidsrapport beantwoordt de vraag "Moeten we Plan X implementeren?" door "ja," "nee," maar vaker "misschien." Het geeft niet alleen een aanbeveling, het biedt ook de gegevens en de redenering achter die aanbeveling. Hier is een video over een haalbaarheidsstudie betreffende de Een hyperloop in Missouri? Een nieuwe studie zegt dat het haalbaar is, maar niet noodzakelijk betaalbaar. ( opent in een aparte browser ).
- Aanbevelingsrapport: Dit type begint met een vastgestelde behoefte, een selectie van keuzes, of beide, en beveelt vervolgens één, enkele of geen aan. Bijvoorbeeld, een bedrijf bekijkt grammatica-controle software en wil een aanbeveling over welk product het beste is. Het aanbevelingsrapport beantwoordt de vraag "Welke optie moeten we kiezen?
- Evaluatierapport: Dit type geeft een mening of oordeel in plaats van een ja-nee-misschien antwoord of een aanbeveling. Het biedt een doordachte mening over de waarde of waard van iets door iets te vergelijken met een set van vereisten (of criteria). Bijvoorbeeld, onlangs heeft de stad Austin gratis busvervoer geëvalueerd als een manier om het aantal reizigers te verhogen en het verkeer te verminderen. Heeft het gewerkt? Was het de moeite waard? — Dit zijn vragen die een evaluatierapport zou proberen te beantwoorden.
NotebookLM-gegeneerde infographic van dit hoofdstuk
Typische Inhoud: Aanbevelings- en haalbaarheidsrapporten
Ongeacht de mate van haalbaarheid, aanbeveling of evaluatierapport dat je schrijft, hoe mensen het ook noemen—de meeste secties en de organisatie van die secties zijn ruwweg hetzelfde.
Het fundamentele structurele principe is dit: je geeft niet alleen je aanbeveling, keuze of oordeel, maar ook de gegevens en de conclusies die daaraan ten grondslag liggen. Op die manier kunnen lezers je bevindingen, je redenering en je conclusies controleren en tot een volledig ander perspectief komen.
Inleiding. In de inleiding moet worden aangegeven dat het doel van het document is om de haalbaarheid te bepalen, aanbevelingen te geven of een onderwerp te evalueren.
Technische Achtergrond. Sommige aanbevelings- of haalbaarheidsrapporten kunnen technische discussie vereisen om de rest van het rapport zinvol te maken. Het dilemma met dit soort informatie is of je het in een eigen sectie moet plaatsen of het moet opnemen in de vergelijkingssecties waar het relevant is. Bijvoorbeeld, een discussie over de kracht en snelheid van tabletcomputers zal enige discussie over RAM, megahertz en processors vereisen. Moet je dat in een sectie plaatsen die de tablets vergelijkt op basis van kracht en snelheid? Moet je de vergelijking netjes en schoon houden, strikt beperkt tot de vergelijking en de conclusie? Misschien kan de technische achtergrond in een eigen sectie worden gepresenteerd, hetzij aan het begin van het rapport of in een bijlage.
Schematische weergave van aanbevelings- en haalbaarheidsrapporten. Vergeet niet dat dit een typisch of algemeen model is voor de inhoud en organisatie.
Achtergrond van de situatie. Voor veel van deze rapporten moet je het probleem, de behoefte of de kans bespreken die tot de rapporten heeft geleid. Als er weinig over gezegd hoeft te worden, kan deze informatie in de inleiding worden opgenomen.
Vereisten en Criteria. Een cruciaal onderdeel van haalbaarheid en aanbevelingsrapporten is de bespreking van de vereisten die je zult gebruiken om de uiteindelijke beslissing of aanbeveling te bereiken. Hier zijn enkele voorbeelden:
- Als je een tabletcomputer wilt aanbevelen voor gebruik door medewerkers, zijn je vereisten waarschijnlijk gerelateerd aan grootte, kosten, opslagcapaciteit, beeldkwaliteit, duurzaamheid en batterijfunctie.
- Als je kijkt naar de haalbaarheid van het bieden van een ID aan elke student aan de Austin Community College op het ACC-computernetwerk, moet je de basisvereisten van een dergelijk programma definiëren—wat het zou moeten bereiken, problemen die het zou moeten vermijden, enzovoort.
- Als je het recente programma voor gratis busvervoer in Austin evalueert, moet je weten wat er van het programma werd verwacht en vervolgens de werkelijke resultaten vergelijken met die vereisten.
Vereisten kunnen op verschillende basismanieren worden gedefinieerd:
- Numerieke waarde: Vele vereisten worden aangegeven als maximale of minimale numerieke waarden. Zo kan er een kostenvereiste zijn dat de tablet niet meer dan $900 mag kosten.
- Ja/nee waarden: Sommige vereisten zijn simpelweg een ja-nee vraag. Is de tablet uitgerust met Bluetooth? Is de auto uitgerust met spraakherkenning?
- Beoordelingswaarden: In sommige gevallen kunnen belangrijke overwegingen niet worden afgehandeld met numerieke waarden of ja/nee-waarden. Uw organisatie wil bijvoorbeeld een tablet met een gebruiksvriendelijkheid beoordeling van ten minste "goed" volgens een door nationale organisaties geaccepteerde beoordelingsgroep. Of u moet zelf beoordelingen toekennen.
De term "vereisten" wordt hier gebruikt in plaats van "criteria." Een zekere hoeveelheid dubbelzinnigheid hangt rond het laatste woord; bovendien zijn de meeste mensen niet zeker of het enkelvoud of meervoud is. (Technisch gezien is het meervoud; "criterium" is enkelvoud, hoewel "criteria" vaak voor zowel het enkelvoud als meervoud wordt gebruikt. Probeer "criterium" in het openbaar—je krijgt vreemde blikken. "Criterias" is geen woord en mag nooit worden gebruikt.)
De sectie met vereisten moet ook bespreken hoe belangrijk de individuele vereisten zijn in relatie tot elkaar. Stel je de typische situatie voor waarin geen enkele optie de beste is in alle vergelijkingscategorieën. De ene optie is goedkoper; een andere heeft meer functies; de ene heeft betere gebruiksgemakbeoordelingen; een andere staat bekend als duurzamer. Stel je vereisten zo op dat ze een "winnaar" bepalen, zelfs in situaties waarin er geen voor de hand liggende winnaar is.
Bespreking van de opties. In bepaalde soorten haalbaarheid- of aanbevelingsrapporten moet je uitleggen hoe je de keuzemogelijkheden hebt ingeperkt tot de opties waar je rapport zich op richt. Vaak volgt dit direct na de bespreking van de vereisten. Je basisvereisten kunnen het veld voor je inperken. Maar er kunnen ook andere overwegingen zijn die andere opties diskwalificeren—leg deze ook uit.
Daarnaast moet je mogelijk korte beschrijvingen van de opties zelf geven. Verwar dit niet met de vergelijking die in de volgende sectie aan bod komt. In deze beschrijvingssectie geef je een algemene bespreking van de opties, zodat lezers er iets over weten. De bespreking op dit punt is niet vergelijkend. Het is gewoon een algemene oriëntatie op de opties. In het voorbeeld van tablets wil je misschien enkele korte, algemene specificaties geven van elk model dat gaat worden vergeleken.
Punt-voor-punt Vergelijkingen. Een van de belangrijkste onderdelen van een haalbaarheids- of aanbevelingsrapport is de vergelijking van de opties. Vergeet niet dat je deze sectie opneemt zodat lezers je redenering kunnen controleren en andere conclusies kunnen trekken als ze dat willen. Dit zou punt voor punt vergelijkend behandeld moeten worden, in plaats van optie voor optie.
Schematisch overzicht van de geheel-voor-geheel en de punt-voor-punt benaderingen voor het organiseren van een vergelijking. Tenzij je een zeer ongewoon onderwerp hebt, gebruik dan de punt-voor-punt aanpak.
Als je tablets vergelijkt, zou je een sectie hebben die ze op kosten vergelijkt, een andere sectie die ze op batterijprestaties vergelijkt, enzovoorts. Je zou niet heb een sectie die alles over optie A bespreekt, een andere die alles over optie B bespreekt, enzovoort. Dat zou helemaal niet effectief zijn, omdat de vergelijkingen ergens gemaakt moeten worden—waarschijnlijk door de arme lezer. (Zie hierboven voor een schematische weergave van deze twee benaderingen voor vergelijkingen.)
Met de punt-voor-punt aanpak zou elk van deze vergelijkende secties moeten eindigen met een conclusie die aangeeft welke optie de beste keuze is op dat specifieke vergelijkingspunt. Natuurlijk zal het niet altijd gemakkelijk zijn om een duidelijke winnaar aan te geven—je moet mogelijk de conclusies op verschillende manieren nuanceren, door meerdere conclusies voor verschillende omstandigheden te geven.
Opmerking: Wanneer zou je ooit de geheel-tot-geheel benadering gebruiken? Het kan zijn dat de vergelijkingen niet logisch uiteenvallen in punten—categorieën. De te vergelijken opties hebben misschien verschillende voordelen en nadelen die niet vergelijkbaar zijn. Twee producten die vergeleken worden, kunnen verschillende maar overlappende sets van functies hebben. Wat geef je de voorkeur aan—een appel of een sinaasappel?
Individuele vergelijkende sectie. Merk op dat deze sectie slechts één punt vergelijkt en eindigt met een expliciet geformuleerde conclusie met betrekking tot dat ene punt.
Als je een evaluatierapport zou opstellen, zou je uiteraard de opties niet vergelijken. In plaats daarvan zou je het te evalueren onderwerp vergelijken met de eisen die eraan gesteld worden, de verwachtingen die mensen ervan hadden. Bijvoorbeeld, Capital Metro had een programma van meer dan een jaar gratis busvervoer—wat werd er van dat programma verwacht? Voldoet het programma aan die verwachtingen?
Samenvattende tabel. Na de individuele vergelijkingen, voeg een samenvattende tabel toe die de conclusies uit de vergelijkingsectie samenvat. Sommige lezers zijn geneigd meer aandacht te besteden aan details in een tabel dan in paragrafen. Dat ontslaat je echter niet van het schrijven van de paragrafen!
Samenvattingstabel. Sommige lezers geven voorkeur aan tabelgegevens boven gegevens die in paragrafen zijn weergegeven.
Conclusies. De conclusiesectie van een haalbaarheids- of aanbevelingsrapport is gedeeltelijk een samenvatting of herformulering van de conclusies die je al hebt getrokken in de vergelijkingssecties. In deze sectie herformuleer je de individuele conclusies, bijvoorbeeld, welk model de beste prijs had, welk de beste batterijfunctie had, enzovoort.
Maar deze sectie moet verder gaan. Het moet alle tegenstrijdige conclusies ontrafelen en op de een of andere manier de uiteindelijke conclusie bereiken, die stelt wat de beste keuze is. Daarom lijnt de conclusiesectie eerst de primaire conclusies—de eenvoudige, enkelvoudige categorieën. Maar dan moet het aangeven secundaire conclusies—degenen die conflicterende primaire conclusies in balans brengen. Bijvoorbeeld, als één tablet de goedkoopste is maar een slechte batterijfunctie heeft, terwijl een andere de duurste is en een goede batterijfunctie heeft, welke kies je dan en waarom? De secundaire conclusie zou het antwoord op dit dilemma geven.
En natuurlijk eindigt de conclusiesectie met de eindconclusie—de ene die aangeeft welke optie de beste keuze is.
Aanbeveling of Eindadvies. De laatste sectie van haalbaarheids- en aanbevelingsrapporten vermeldt de aanbeveling. Je zou denken dat dat nu wel duidelijk zou moeten zijn. Gewoonlijk is het dat ook, maar herinner je dat sommige lezers rechtstreeks naar de aanbevelingssectie kunnen gaan en al je harde werk kunnen overslaan! Ook zijn er gevallen waarin er een beste keuze kan zijn, maar je zou die niet willen aanbevelen. Vroeg in hun geschiedenis waren laptops zwaar en onbetrouwbaar—er was misschien één model dat beter was dan de rest, maar zelfs dat was het niet waard om te hebben.
De aanbevelingssectie moet de belangrijkste conclusies die leiden tot de aanbeveling herhalen en vervolgens de aanbeveling nadrukkelijk vermelden. Gewoonlijk moet je mogelijk verschillende opties aanbevelen op basis van verschillende mogelijkheden. Dit kan worden behandeld, zoals in de voorbeelden, met opsommingstekens.
Primaire, secundaire en finale conclusies. Opmerkelijk is dat in conclusie 6 twee categorieën van vergelijking tegen elkaar worden afgewogen, waarbij meer opties de voorkeur krijgen boven lagere kosten—een secundaire conclusie.
In een evaluatierapport zou deze laatste sectie een uiteindelijke mening of oordeel weergeven. Hier zijn enkele mogelijkheden:
- Ja, het programma voor gratis busvervoer was succesvol, of althans dat was het, gebaseerd op de oorspronkelijke verwachtingen.
- Nee, het was een ellendige flop—het voldeed aan geen van zijn minimale verwachtingen.
- Of, het was zowel een succes als een flop—het voldeed aan enkele van zijn verwachtingen, maar niet aan andere. Maar in dit geval ben je nog steeds verantwoordelijk—wat is jouw algehele beoordeling? Nogmaals, de basis voor die beoordeling moet ergens in de vereisten sectie worden vermeld.
Organisatieplannen voor haalbaarheids- en aanbevelingsrapporten
Dit is een goed moment om de twee basisorganisatorische plannen voor dit type rapport te bespreken:
- Traditioneel plan: Deze komt overeen met de volgorde waarin de secties zojuist in dit hoofdstuk zijn gepresenteerd. Je begint met achtergrond en vereisten, gaat dan verder met vergelijkingen en eindigt met conclusies en aanbevelingen.
- Uitvoeringsplan: Deze verplaatst de conclusies en aanbevelingen naar de voorkant van het rapport en plaatst de volledige discussie over achtergrond, vereisten en de vergelijkingen in bijlagen. Op die manier kan de "drukke executive" de belangrijkste informatie meteen zien en pas de gedetailleerde discussie bekijken als er vragen zijn.
Voorbeeldstructuren van hetzelfde rapport. Let op in de uitvoerende aanpak dat alle belangrijke feiten, conclusies en aanbevelingen "voorop" zijn geplaatst, zodat de lezer ze snel kan vinden. In grote rapporten zijn er tabs voor elke bijlage.
AI-aanbevelingen voor rapporten
Checklist, die meestal ongelezen blijven, kunnen als bron voor AI-prompts worden gebruikt met enige aanpassing. Kopieer het volgende, plak het in een AI-systeem zoals Google's Gemini, en kijk wat je misschien hebt gemist.
Opmerking: Alle verwijzingen naar de inhoud, opmaak, stijl van gegevensrapporten of de componenten daarvan zijn te vinden op online technisch schrijfboek.
Wanneer je AI wilt gebruiken om een schrijfproject te evalueren, stel jezelf dan voor, vertel AI wie je bent en wat je wilt. Geef AI een referentiepunt voor het doen van evaluaties, zoals een online handboek. Plaats vervolgens wat je wilt dat AI controleert in zijn evaluatie.
Pas de inleiding aan om bij jouw identiteit te passen.
|
AI Aanmoedigingen voor Aanbevelingsrapporten Hallo, AI. Ik ben David McMurrey, een student cybersecurity aan de Austin Community College (Austin, Texas). Ik verzoek je om het volgende aanbevelingsrapport te evalueren met behulp van deze online leerboek, het hoofdstuk over aanbevelingsrapporten, en de volgende vragen:
Gerelateerde Informatie |
Ik zou graag uw gedachten, reacties en kritiek over dit hoofdstuk waarderen: jouw reactie—David McMurrey.
