Dit hoofdstuk presenteert een vaag gedefinieerde groep rapporttypes die een bestudeerde mening of aanbeveling bieden, en vervolgens, als je in een technische schrijf cursus zit, schrijf je er een van jezelf.
Voortgangsrapporten
Vertel ze hoe het gaat—of niet gaat
Schrijf een voortgangsrapport om een supervisor, medewerker of klant te informeren over de voortgang die je hebt geboekt op een project over een bepaalde periode. Het project kan het ontwerp, de bouw of reparatie van iets zijn, de studie of onderzoek van een probleem of vraag, of het verzamelen van informatie over een technisch onderwerp. Je schrijft voortgangsrapporten wanneer het meer dan drie of vier maanden duurt om een project te voltooien.
Functies en Inhoud van Voortgangsrapporten
In het voortgangsrapport leg je een of meer van de volgende zaken uit:
- Hoeveel van het werk is voltooid?
- welk deel van het werk is momenteel in uitvoering
- Welk werk moet nog gedaan worden
- Welke problemen of onverwachte dingen zijn er ontstaan, indien van toepassing?
- Hoe het project in het algemeen verloopt
Voortgangsrapporten hebben verschillende belangrijke functies:
- Verzeker de ontvangers dat je vooruitgang boekt, dat het project soepel verloopt en dat het op de verwachte datum voltooid zal zijn.
- Geef de ontvangers een kort overzicht van enkele bevindingen of een deel van het werk van het project.
- Geef de ontvangers de kans om uw werk aan het project te evalueren en om wijzigingen aan te vragen.
- Geef je een kans om problemen in het project te bespreken en zo de ontvangers te waarschuwen.
- Dwing je om een werkschema op te stellen, zodat je het project op tijd voltooit.
- Projecteer een gevoel van professionaliteit in uw werk en uw organisatie.
NotebookLM-gegenereerde infographic van dit hoofdstuk
Tijdschema en Formaat van Voortgangsrapportages
In een jaarlange project zijn er gewoonlijk drie voortgangsrapporten, één na drie, zes en negen maanden. Afhankelijk van de omvang van het voortgangsrapport, de lengte en betekenis van het project, en de ontvanger, kan het voortgangsrapport de volgende vormen aannemen:
- Memo—Een kort, informeel rapport aan iemand binnen jouw organisatie
- Brief—Een kort, informeel verslag dat naar iemand buiten uw organisatie is gestuurd
- Formeel rapport—Een formeel rapport dat naar iemand buiten jouw organisatie wordt gestuurd
Bekijk de discussie in Formaat van Voorstellen. Je kunt hetzelfde formaat voor voortgangsrapporten gebruiken als voor voorstellen: memo, brief, apart rapport.
Organisatiepatronen voor voortgangsrapporten
De ontvanger van een voortgangsrapport wil zien wat je hebt bereikt in het project, waar je nu aan werkt, wat je als volgende van plan bent en hoe het project in het algemeen verloopt. Om deze informatie te rapporteren, combineer je twee van deze organisatorische strategieën: tijdsperioden, projecttaken of rapportonderwerpen.
Tijdperken. Een voortgangsrapport geeft meestal een samenvatting van het werk binnen elk van de volgende:
- Werkzaamheden uitgevoerd in de voorgaande periode(s)
- Huidig werk dat wordt uitgevoerd
- Werk gepland voor de volgende periode(s)
Projecttaken. Bijna elk project is op te splitsen in afzonderlijke taken:
| Project | Individuele taken |
| Het bouwen van gemeentelijke sportvelden op gemeentelijk eigendom | Gemeenschapsbelang meten Geschikt onroerend goed vinden Het opruimen van het onroerend goed Het ontwerpen van de tribunes, hekken, enz. |
| Een rapport schrijven | De opdracht bestuderen Een onderwerp kiezen Het identificeren van het publiek van het rapport Het onderwerp verkleinen Een ruwe schets ontwikkelen Informatie verzamelen Een of meer ruwe versies schrijven Het documenteren van het rapport Het herzien en bewerken van de rapportconcept Typen en proeflezen van het rapport Het rapport in zijn definitieve verpakking plaatsen |
Projecttaken. Eén organisatorische benadering voor voortgangsrapportages.
Rapportonderwerpen. U kunt uw voortgangsrapport ook organiseren op basis van het werk dat is verricht aan de secties van het eindrapport. In een rapportproject over de co-verbranding van vast stedelijk afval heeft u informatie nodig over deze onderwerpen:
| Onderwerpen die in het eindrapport behandeld moeten worden |
|
Onderwerpen die behandeld moeten worden in een eindrapport. Een organisatorische benadering van een voortgangsrapport over de voortgang van een rapport.
Voor elk van deze onderwerpen zou je het werk uitleggen dat je hebt gedaan, het werk dat je momenteel doet en het werk dat je hebt gepland.
Een voortgangsrapport is eigenlijk een combinatie van twee van deze organisatorische strategieën. De volgende uiteenzettingen geven je een idee van hoe ze kunnen combineren:
| Voortgangsrapport A | Voortgangsrapport B | Vooruitgangsrapport C |
| Taak 1 | Werk voltooid | Onderwerp 1 |
| Werk voltooid | Taak 1 | Werk voltooid |
| Huidig werk | Taak 2 | Huidig werk |
| Geplande werkzaamheden | Taak 3 | Geplande werkzaamheden |
| Taak 2 | Huidig Werk | Onderwerp 2 |
| Werk voltooid | Taak 1 | Werk voltooid |
| Huidig werk | Taak 2 | Huidig werk |
| Gepland werk | Taak 3 | Geplande werkzaamheden |
| Taak 3 | Toekomstig Werk | Onderwerp 3 |
| Werk voltooid | Taak 1 | Werk voltooid |
| Huidig werk | Taak 2 | Huidig werk |
| Geplande werkzaamheden | Taak 3 | Geplande werkzaamheden |
Combinatie van organisatorische strategieën voor voortgangsrapporten
De volgende illustratie toont een voorbeeld van de project-taken benadering met subkoppen voor tijdsperioden:
|
Zoutwaterafvoerbuis Wijzigingen
Tijdens deze periode zijn we doorgaan werken aan problemen die samenhangen met de zoutafvoerbuizen. Vorige periode. Na kleine aanpassingen tijdens een maand van werking, hebben de afvoertubes en de tegenwasmachine beter gepresteerd, maar nog steeds niet volledig naar tevredenheid. De screensecties van deze tubes, zoals je weet, bevinden zich op variabele afstanden langs de hoogte van de wasmachine. Huidige periode. Het schermgedeelte van de pekelafvoertubes is verplaatst naar binnen 5 voet van de bovenkant van het pakket. Tot nu toe is er geen verandering in de prestaties van de tegenwasmachine waargenomen. Productiestatistieken aan het einde van deze maand (februari) zouden ons een beter idee moeten geven van het effect van deze wijziging. Volgende periode. Afhankelijk van de voortdurende prestaties van het scherm in zijn huidige positie ten opzichte van de bovenkant van de verpakking, kunnen we het scherm binnen 3 voet van de bovenkant van de verpakking verplaatsen in de volgende testperiode. Hoewel de wastprijs groter was bij een grotere schermhoogte, lijkt de spoel efficiëntie relatief constant te blijven; de productie ten opzichte van compressor KW-gegevens voor alle schermlocaties tot nu toe lijkt de zelfde lineaire curve te volgen. |
Voorbeeld voortgangsrapporten georganiseerd op tijdsperiodes
Deze twee schema's tonen voortgangsrapporten georganiseerd op projecttaken:
Vanaf dit moment heb ik bijna al het onderzoekswerk afgerond en ben ik bezig met het samenvoegen van de secties van het uiteindelijke rapport. Hier is een overzicht van het werk dat ik tot nu toe heb gedaan. Ontwikkeling van de Fles In de ontwikkelingssectie van mijn verslag heb ik een technische beschrijving geschreven van een typische PET frisdrankfles. Het is compleet en geeft de lezer een goed idee van hoe het product eruit zou moeten zien en wat het zou moeten kunnen bereiken. Gunstige Eigenschappen Het gedeelte van het rapport dat de eigenschappen van PET beschrijft, is klaar. Ik heb vier fysieke eigenschappen gekozen waarvoor veel verpakkingen van grondstoffen worden getest, en ik heb aangetoond hoe PET deze tests doorstaat. Productieprocessen Voor het gedeelte over productieprocessen heb ik onderzoek gedaan om een specifieke productiemethode voor PET-flessen aan te bevelen. Hier heb ik deze gekozen methode beschreven en exact uitgelegd hoe een plastic fles op een productielijn wordt geproduceerd. Economie Ik heb de helft van de economische sectie van dit rapport afgemaakt. Tot nu toe heb ik een economische vergelijking geschreven tussen het gebruik van plastic en glazen flessen. |
Op dit moment ben ik voornamelijk betrokken bij het vaststellen welke delen van mijn rapport tekortschieten in informatie. Daarnaast ga ik door met mijn werk om financiële informatie over PET-flessen te vinden. Productieprocessen In de productieafdeling ben ik momenteel . . . |
Voorbeeld voortgangsrapporten georganiseerd per projecttaak
Andere onderdelen van voortgangsrapporten
In uw voortgangsrapport heeft u ook nodig (a) een inleiding die het doel en de reikwijdte van het project bespreekt, (b) een gedetailleerde beschrijving van uw project en zijn geschiedenis, en (c) een algemene waardering van het project tot nu toe, die meestal als conclusie dient.
Inleiding. Bekijk de details van het doel, de reikwijdte en de activiteiten van uw project. Dit zal ontvangers helpen die niet bekend zijn met het project, die bepaalde details niet herinneren of die uw aanpak van het project willen controleren. De inleiding kan het volgende bevatten:
- Doel van het project
- Specifieke doelstellingen van het project
- Omvang, of grenzen, van het project
- Datum waarop het project is begonnen; datum waarop het project gepland is om te worden voltooid
- Mensen of organisaties die aan het project werken
- Mensen of organisaties voor wie het project wordt uitgevoerd
- Overzicht van de inhoud van het voortgangsrapport
|
Ik dien u nu een rapport in over de voortgang die ik heb
geboekt met mijn onderzoek voor uw bedrijf, Ginseng Cola.
Onmiddellijk na de acceptatie van de aanbieding van mijn bedrijf
op 15 januari om de voordelen van het bottelen van uw
frisdrankproduct in plastic flessen te bestuderen, begon ik
alle aspecten van het project te onderzoeken.
In de volgende secties van dit voortgangsrapport zult u geïnformeerd worden over het werk dat ik al heb verricht, het werk waaraan ik momenteel bezig ben, het werk dat nog gedaan moet worden, en ten slotte een algemene beoordeling van hoe het project verloopt. |
Voorbeeld inleiding voor een voortgangsrapport
Projectbeschrijving. In de meeste voortgangsrapporten, neem een projectomschrijving op om de details van uw project voor de ontvangers te beoordelen:
|
PROJECTBESCHRIJVING
Hier is een beoordeling van het doel en de scope van dit project. Doel. Het oorspronkelijke investeringsplan van deze corporation omvatte alleen langlopende, laag-risico investeringen in bedrijfsobligaties en Amerikaanse effecten. Dit project was ontworpen om vragen te beantwoorden over het potentieel van kortlopende, hoge-investeer bedragen, in het bijzonder diegene die geschikt zijn voor de toekomstige uitbreiding van het investeringsplan van dit bedrijf. Reikwijdte. Het rapport zal basisdefinities van aandelen en opties behandelen, evenals redenen voor en tegen deze twee beleggingsstrategieën. Het rapport zal worden onderverdeeld in vier gebieden:
|
Voorbeeld projectomschrijving uit een verslag
Conclusie. De laatste alinea of sectie verzekert meestal het publiek dat alles goed verloopt en volgens schema. Het kan ook ontvangers waarschuwen voor onverwachte veranderingen of problemen in het project.
|
ALGEHELE BEVINDING
Het project om de productie van PET aan te bevelen vordert goed. Ik ben geen grote problemen tegengekomen en heb veel materiaal over dit onderwerp gevonden. Ik heb echter nog niets gehoord van de heer Simon Juarez van PET Mfg., die informatie stuurt over de productiemethoden voor PET die in verschillende fabrieken in het Zuidwesten worden gebruikt. Ik voorzie geen grote problemen die me zouden tegenhouden om mijn rapport op de contractdatum aan u voor te leggen. In feite kan ik het misschien een paar dagen eerder dan gepland naar u sturen. Over het algemeen ontdek ik dat de PET-fles een nog aantrekkelijker verpakkingsidee is dan in onze eerdere discussies leek. Volledige details hierover zullen echter in het eindrapport verschijnen. Met vriendelijke groet, Steven C. Crosswell Proces Ingenieur C & S Engineering |
Algemene beoordeling gebruikt als conclusie voor een voortgangsrapport
AI-aanwijzingen voor voortgangsrapporten
Checklist, die doorgaans ongelezen blijven, kunnen als bron voor AI-prompts worden gebruikt met enige aanpassing. Kopieer het volgende, plak het in een AI-systeem zoals Google's Gemini, en kijk wat je misschien gemist hebt.
Opmerking: Alle verwijzingen naar de inhoud, het formaat, de stijl van het voortgangsrapport of hun onderdelen zijn te vinden in de online technisch schrijfboek.
Wanneer je AI wilt gebruiken om een schrijfproject te evalueren, stel jezelf voor, vertel AI wie je bent, wat je wilt. Geef AI een referentiepunt voor evaluaties, zoals een online leerboek. Plaats daarna wat je wilt dat AI controleert tijdens de evaluatie. Hier is een voorbeeld:
Pas de introductie aan om bij je identiteit te passen.
|
Hallo, AI. Ik ben David McMurrey, een cybersecuritystudent aan Austin Community College (Austin, Texas). Ik verzoek je om het volgende voortgangsverslag te evalueren met behulp van deze online leerboek, het hoofdstuk over voortgangsrapporten, en de volgende vragen:
|
Gerelateerde Informatie
Leestest. Gebruik deze quiz om je begrip van dit hoofdstuk te testen.
Training beschikbaar. Krijg wat oefening in het schrijven met McMurrey als uw instructeur.
V.S. ministerie van Energie: Voortgangsrapport 2022. Hier is een voortgangsrapport dat dat niet is. De belangrijkste inhoud over verleden, heden en toekomst is begraven in zelfpromotie. Kijk of je dit ding kunt herschrijven zodat het de structuur volgt die in dit hoofdstuk wordt beschreven (noem niet dat het korter moet zijn).
Hoe een voortgangsrapport te schrijven. KlikHelp.
Ik zou uw gedachten, reacties en kritiek over dit hoofdstuk waarderen: je reactie—David McMurrey.
Informatie en programma's aangeboden door mcmassociates.io, 1995-2026.
Deze arbeid is gelicentieerd onder een Creative Commons Naamsvermelding 4.0 Internationaal Licentie.
Zorg ervoor dat je de voorbeeld rapporten.
Enkele Fijne Onderscheidingenhttps://mcmassociates.io.
Haalbaarheidsrapporten, aanbevelingsrapporten, evaluatierapporten, beoordelingsrapporten, en wie weet wat nog meer, doen ongeveer hetzelfde—geven zorgvuldig bestudeerde meningen en, soms, aanbevelingen.
- Haalbaarheidsrapport: Dit type bestudeert een situatie (bijvoorbeeld, een probleem of kans) en een plan om iets te doen en bepaalt vervolgens of dat plan "haalbaar"—of het praktisch is in termen van huidige technologie, economie, sociale behoeften, enzovoort. Het haalbaarheidsrapport beantwoordt de vraag "Moeten we Plan X implementeren?" door "ja," "nee," maar vaker "misschien." Het geeft niet alleen een aanbeveling, het biedt ook de gegevens en de redenering achter die aanbeveling. Hier is een video over een haalbaarheidsstudie betreffende de Een hyperloop in Missouri? Een nieuwe studie zegt dat het haalbaar is, maar niet noodzakelijk betaalbaar. ( opent in een aparte browser ).
- Aanbevelingsrapport: Dit type begint met een vastgestelde behoefte, een selectie van keuzes, of beide, en beveelt vervolgens één, enkele of geen aan. Bijvoorbeeld, een bedrijf bekijkt grammatica-controle software en wil een aanbeveling over welk product het beste is. Het aanbevelingsrapport beantwoordt de vraag "Welke optie moeten we kiezen?
- Evaluatierapport: Dit type geeft een mening of oordeel in plaats van een ja-nee-misschien antwoord of een aanbeveling. Het biedt een doordachte mening over de waarde of waard van iets door iets te vergelijken met een set van vereisten (of criteria). Bijvoorbeeld, onlangs heeft de stad Austin gratis busvervoer geëvalueerd als een manier om het aantal reizigers te verhogen en het verkeer te verminderen. Heeft het gewerkt? Was het de moeite waard? — Dit zijn vragen die een evaluatierapport zou proberen te beantwoorden.
NotebookLM-gegeneerde infographic van dit hoofdstuk
Typische Inhoud: Aanbevelings- en haalbaarheidsrapporten
Ongeacht de mate van haalbaarheid, aanbeveling of evaluatierapport dat je schrijft, hoe mensen het ook noemen—de meeste secties en de organisatie van die secties zijn ruwweg hetzelfde.
Het fundamentele structurele principe is dit: je geeft niet alleen je aanbeveling, keuze of oordeel, maar ook de gegevens en de conclusies die daaraan ten grondslag liggen. Op die manier kunnen lezers je bevindingen, je redenering en je conclusies controleren en tot een volledig ander perspectief komen.
Inleiding. In de inleiding moet worden aangegeven dat het doel van het document is om de haalbaarheid te bepalen, aanbevelingen te geven of een onderwerp te evalueren.
Technische Achtergrond. Sommige aanbevelings- of haalbaarheidsrapporten kunnen technische discussie vereisen om de rest van het rapport zinvol te maken. Het dilemma met dit soort informatie is of je het in een eigen sectie moet plaatsen of het moet opnemen in de vergelijkingssecties waar het relevant is. Bijvoorbeeld, een discussie over de kracht en snelheid van tabletcomputers zal enige discussie over RAM, megahertz en processors vereisen. Moet je dat in een sectie plaatsen die de tablets vergelijkt op basis van kracht en snelheid? Moet je de vergelijking netjes en schoon houden, strikt beperkt tot de vergelijking en de conclusie? Misschien kan de technische achtergrond in een eigen sectie worden gepresenteerd, hetzij aan het begin van het rapport of in een bijlage.
Schematische weergave van aanbevelings- en haalbaarheidsrapporten. Vergeet niet dat dit een typisch of algemeen model is voor de inhoud en organisatie.
Achtergrond van de situatie. Voor veel van deze rapporten moet je het probleem, de behoefte of de kans bespreken die tot de rapporten heeft geleid. Als er weinig over gezegd hoeft te worden, kan deze informatie in de inleiding worden opgenomen.
Vereisten en Criteria. Een cruciaal onderdeel van haalbaarheid en aanbevelingsrapporten is de bespreking van de vereisten die je zult gebruiken om de uiteindelijke beslissing of aanbeveling te bereiken. Hier zijn enkele voorbeelden:
- Als je een tabletcomputer wilt aanbevelen voor gebruik door medewerkers, zijn je vereisten waarschijnlijk gerelateerd aan grootte, kosten, opslagcapaciteit, beeldkwaliteit, duurzaamheid en batterijfunctie.
- Als je kijkt naar de haalbaarheid van het bieden van een ID aan elke student aan de Austin Community College op het ACC-computernetwerk, moet je de basisvereisten van een dergelijk programma definiëren—wat het zou moeten bereiken, problemen die het zou moeten vermijden, enzovoort.
- Als je het recente programma voor gratis busvervoer in Austin evalueert, moet je weten wat er van het programma werd verwacht en vervolgens de werkelijke resultaten vergelijken met die vereisten.
Vereisten kunnen op verschillende basismanieren worden gedefinieerd:
- Numerieke waarde: Vele vereisten worden aangegeven als maximale of minimale numerieke waarden. Zo kan er een kostenvereiste zijn dat de tablet niet meer dan $900 mag kosten.
- Ja/nee waarden: Sommige vereisten zijn simpelweg een ja-nee vraag. Is de tablet uitgerust met Bluetooth? Is de auto uitgerust met spraakherkenning?
- Beoordelingswaarden: In sommige gevallen kunnen belangrijke overwegingen niet worden afgehandeld met numerieke waarden of ja/nee-waarden. Uw organisatie wil bijvoorbeeld een tablet met een gebruiksvriendelijkheid beoordeling van ten minste "goed" volgens een door nationale organisaties geaccepteerde beoordelingsgroep. Of u moet zelf beoordelingen toekennen.
De term "vereisten" wordt hier gebruikt in plaats van "criteria." Een zekere hoeveelheid dubbelzinnigheid hangt rond het laatste woord; bovendien zijn de meeste mensen niet zeker of het enkelvoud of meervoud is. (Technisch gezien is het meervoud; "criterium" is enkelvoud, hoewel "criteria" vaak voor zowel het enkelvoud als meervoud wordt gebruikt. Probeer "criterium" in het openbaar—je krijgt vreemde blikken. "Criterias" is geen woord en mag nooit worden gebruikt.)
De sectie met vereisten moet ook bespreken hoe belangrijk de individuele vereisten zijn in relatie tot elkaar. Stel je de typische situatie voor waarin geen enkele optie de beste is in alle vergelijkingscategorieën. De ene optie is goedkoper; een andere heeft meer functies; de ene heeft betere gebruiksgemakbeoordelingen; een andere staat bekend als duurzamer. Stel je vereisten zo op dat ze een "winnaar" bepalen, zelfs in situaties waarin er geen voor de hand liggende winnaar is.
Bespreking van de opties. In bepaalde soorten haalbaarheid- of aanbevelingsrapporten moet je uitleggen hoe je de keuzemogelijkheden hebt ingeperkt tot de opties waar je rapport zich op richt. Vaak volgt dit direct na de bespreking van de vereisten. Je basisvereisten kunnen het veld voor je inperken. Maar er kunnen ook andere overwegingen zijn die andere opties diskwalificeren—leg deze ook uit.
Daarnaast moet je mogelijk korte beschrijvingen van de opties zelf geven. Verwar dit niet met de vergelijking die in de volgende sectie aan bod komt. In deze beschrijvingssectie geef je een algemene bespreking van de opties, zodat lezers er iets over weten. De bespreking op dit punt is niet vergelijkend. Het is gewoon een algemene oriëntatie op de opties. In het voorbeeld van tablets wil je misschien enkele korte, algemene specificaties geven van elk model dat gaat worden vergeleken.
Punt-voor-punt Vergelijkingen. Een van de belangrijkste onderdelen van een haalbaarheids- of aanbevelingsrapport is de vergelijking van de opties. Vergeet niet dat je deze sectie opneemt zodat lezers je redenering kunnen controleren en andere conclusies kunnen trekken als ze dat willen. Dit zou punt voor punt vergelijkend behandeld moeten worden, in plaats van optie voor optie.
Schematisch overzicht van de geheel-voor-geheel en de punt-voor-punt benaderingen voor het organiseren van een vergelijking. Tenzij je een zeer ongewoon onderwerp hebt, gebruik dan de punt-voor-punt aanpak.
Als je tablets vergelijkt, zou je een sectie hebben die ze op kosten vergelijkt, een andere sectie die ze op batterijprestaties vergelijkt, enzovoorts. Je zou niet heb een sectie die alles over optie A bespreekt, een andere die alles over optie B bespreekt, enzovoort. Dat zou helemaal niet effectief zijn, omdat de vergelijkingen ergens gemaakt moeten worden—waarschijnlijk door de arme lezer. (Zie hierboven voor een schematische weergave van deze twee benaderingen voor vergelijkingen.)
Met de punt-voor-punt aanpak zou elk van deze vergelijkende secties moeten eindigen met een conclusie die aangeeft welke optie de beste keuze is op dat specifieke vergelijkingspunt. Natuurlijk zal het niet altijd gemakkelijk zijn om een duidelijke winnaar aan te geven—je moet mogelijk de conclusies op verschillende manieren nuanceren, door meerdere conclusies voor verschillende omstandigheden te geven.
Opmerking: Wanneer zou je ooit de geheel-tot-geheel benadering gebruiken? Het kan zijn dat de vergelijkingen niet logisch uiteenvallen in punten—categorieën. De te vergelijken opties hebben misschien verschillende voordelen en nadelen die niet vergelijkbaar zijn. Twee producten die vergeleken worden, kunnen verschillende maar overlappende sets van functies hebben. Wat geef je de voorkeur aan—een appel of een sinaasappel?
Individuele vergelijkende sectie. Merk op dat deze sectie slechts één punt vergelijkt en eindigt met een expliciet geformuleerde conclusie met betrekking tot dat ene punt.
Als je een evaluatierapport zou opstellen, zou je uiteraard de opties niet vergelijken. In plaats daarvan zou je het te evalueren onderwerp vergelijken met de eisen die eraan gesteld worden, de verwachtingen die mensen ervan hadden. Bijvoorbeeld, Capital Metro had een programma van meer dan een jaar gratis busvervoer—wat werd er van dat programma verwacht? Voldoet het programma aan die verwachtingen?
Samenvattende tabel. Na de individuele vergelijkingen, voeg een samenvattende tabel toe die de conclusies uit de vergelijkingsectie samenvat. Sommige lezers zijn geneigd meer aandacht te besteden aan details in een tabel dan in paragrafen. Dat ontslaat je echter niet van het schrijven van de paragrafen!
Samenvattingstabel. Sommige lezers geven voorkeur aan tabelgegevens boven gegevens die in paragrafen zijn weergegeven.
Conclusies. De conclusiesectie van een haalbaarheids- of aanbevelingsrapport is gedeeltelijk een samenvatting of herformulering van de conclusies die je al hebt getrokken in de vergelijkingssecties. In deze sectie herformuleer je de individuele conclusies, bijvoorbeeld, welk model de beste prijs had, welk de beste batterijfunctie had, enzovoort.
Maar deze sectie moet verder gaan. Het moet alle tegenstrijdige conclusies ontrafelen en op de een of andere manier de uiteindelijke conclusie bereiken, die stelt wat de beste keuze is. Daarom lijnt de conclusiesectie eerst de primaire conclusies—de eenvoudige, enkelvoudige categorieën. Maar dan moet het aangeven secundaire conclusies—degenen die conflicterende primaire conclusies in balans brengen. Bijvoorbeeld, als één tablet de goedkoopste is maar een slechte batterijfunctie heeft, terwijl een andere de duurste is en een goede batterijfunctie heeft, welke kies je dan en waarom? De secundaire conclusie zou het antwoord op dit dilemma geven.
En natuurlijk eindigt de conclusiesectie met de eindconclusie—de ene die aangeeft welke optie de beste keuze is.
Aanbeveling of Eindadvies. De laatste sectie van haalbaarheids- en aanbevelingsrapporten vermeldt de aanbeveling. Je zou denken dat dat nu wel duidelijk zou moeten zijn. Gewoonlijk is het dat ook, maar herinner je dat sommige lezers rechtstreeks naar de aanbevelingssectie kunnen gaan en al je harde werk kunnen overslaan! Ook zijn er gevallen waarin er een beste keuze kan zijn, maar je zou die niet willen aanbevelen. Vroeg in hun geschiedenis waren laptops zwaar en onbetrouwbaar—er was misschien één model dat beter was dan de rest, maar zelfs dat was het niet waard om te hebben.
De aanbevelingssectie moet de belangrijkste conclusies die leiden tot de aanbeveling herhalen en vervolgens de aanbeveling nadrukkelijk vermelden. Gewoonlijk moet je mogelijk verschillende opties aanbevelen op basis van verschillende mogelijkheden. Dit kan worden behandeld, zoals in de voorbeelden, met opsommingstekens.
Primaire, secundaire en finale conclusies. Opmerkelijk is dat in conclusie 6 twee categorieën van vergelijking tegen elkaar worden afgewogen, waarbij meer opties de voorkeur krijgen boven lagere kosten—een secundaire conclusie.
In een evaluatierapport zou deze laatste sectie een uiteindelijke mening of oordeel weergeven. Hier zijn enkele mogelijkheden:
- Ja, het programma voor gratis busvervoer was succesvol, of althans dat was het, gebaseerd op de oorspronkelijke verwachtingen.
- Nee, het was een ellendige flop—het voldeed aan geen van zijn minimale verwachtingen.
- Of, het was zowel een succes als een flop—het voldeed aan enkele van zijn verwachtingen, maar niet aan andere. Maar in dit geval ben je nog steeds verantwoordelijk—wat is jouw algehele beoordeling? Nogmaals, de basis voor die beoordeling moet ergens in de vereisten sectie worden vermeld.
Organisatieplannen voor haalbaarheids- en aanbevelingsrapporten
Dit is een goed moment om de twee basisorganisatorische plannen voor dit type rapport te bespreken:
- Traditioneel plan: Deze komt overeen met de volgorde waarin de secties zojuist in dit hoofdstuk zijn gepresenteerd. Je begint met achtergrond en vereisten, gaat dan verder met vergelijkingen en eindigt met conclusies en aanbevelingen.
- Uitvoeringsplan: Deze verplaatst de conclusies en aanbevelingen naar de voorkant van het rapport en plaatst de volledige discussie over achtergrond, vereisten en de vergelijkingen in bijlagen. Op die manier kan de "drukke executive" de belangrijkste informatie meteen zien en pas de gedetailleerde discussie bekijken als er vragen zijn.
Voorbeeldstructuren van hetzelfde rapport. Let op in de uitvoerende aanpak dat alle belangrijke feiten, conclusies en aanbevelingen "voorop" zijn geplaatst, zodat de lezer ze snel kan vinden. In grote rapporten zijn er tabs voor elke bijlage.
AI-aanbevelingen voor rapporten
Checklist, die meestal ongelezen blijven, kunnen als bron voor AI-prompts worden gebruikt met enige aanpassing. Kopieer het volgende, plak het in een AI-systeem zoals Google's Gemini, en kijk wat je misschien hebt gemist.
Opmerking: Alle verwijzingen naar de inhoud, opmaak, stijl van gegevensrapporten of de componenten daarvan zijn te vinden op online technisch schrijfboek.
Wanneer je AI wilt gebruiken om een schrijfproject te evalueren, stel jezelf dan voor, vertel AI wie je bent en wat je wilt. Geef AI een referentiepunt voor het doen van evaluaties, zoals een online handboek. Plaats vervolgens wat je wilt dat AI controleert in zijn evaluatie.
Pas de inleiding aan om bij jouw identiteit te passen.
|
AI Aanmoedigingen voor Aanbevelingsrapporten Hallo, AI. Ik ben David McMurrey, een student cybersecurity aan de Austin Community College (Austin, Texas). Ik verzoek je om het volgende aanbevelingsrapport te evalueren met behulp van deze online leerboek, het hoofdstuk over aanbevelingsrapporten, en de volgende vragen:
Gerelateerde Informatie |
Ik zou graag uw gedachten, reacties en kritiek over dit hoofdstuk waarderen: jouw reactie—David McMurrey.