Klik hier om te helpen David McMurrey betaal voor webhosting:
Doneer elk klein bedrag dat je kunt!
Online technisch schrijven blijft gratis.
Dit hoofdstuk presenteert een vaag gedefinieerde groep rapporttypes die een onderbouwde mening of aanbeveling geven, en als je in een technische schrijf course zit, schrijf je er een van jezelf.
Zorg ervoor dat je de voorbeeld rapporten.
Enkele Fijne Onderscheidingen...
Haalbaarheidsrapporten, aanbevelingsrapporten, evaluatierapporten, beoordelingsrapporten, en wie weet wat nog meer, doen ongeveer hetzelfde—namelijk zorgvuldig bestudeerde meningen en, soms, aanbevelingen geven.
- Haalbaarheidsrapport: Dit type bestudeert een situatie (bijvoorbeeld een probleem of kans) en een plan om hier iets aan te doen en bepaalt dan of dat plan "haalbaar"—of het praktisch is in termen van huidige technologie, economie, sociale behoeften, enzovoort. Het haalbaarheidsrapport beantwoordt de vraag "Moeten we Plan X implementeren?" door te stellen "ja," "nee," maar vaker "misschien." Het geeft niet alleen een aanbeveling, het biedt ook de data en de redenering achter die aanbeveling. Hier is een video over een haalbaarheidsstudie betreffende de Een hyperloop in Missouri? Een nieuwe studie zegt dat het haalbaar is, maar niet per se betaalbaar. (opent in een afzonderlijke browser).
- Aanbevelingsrapport: Dit type begint met een aangegeven behoefte, een selectie van keuzes, of beide en raadt vervolgens één, enkele of geen aan. Een bedrijf kan bijvoorbeeld op zoek zijn naar grammaticacontrole-software en een aanbeveling willen over welk product het beste is. Het aanbevelingsrapport beantwoordt de vraag "Welke optie moeten we kiezen?
- Evaluatierapport: Dit type biedt een mening of oordeel in plaats van een ja-nee-maybe antwoord of een aanbeveling. Het biedt een weloverwogen mening over de waarde of waard van iets door iets te vergelijken met een set van vereisten (of criteria). Bijvoorbeeld, onlangs heeft de stad Austin gratis busvervoer geëvalueerd als een manier om het aantal reizigers te vergroten en het verkeer te verminderen. Heeft het gewerkt? Was het de moeite waard?—Dit zijn vragen die een evaluatierapport zou proberen te beantwoorden.
NotebookLM-geproduceerde infographic van dit hoofdstuk
Typische Inhoud: Aanbevelings- en haalbaarheidsrapporten
Welke schaduw van haalbaarheid, aanbeveling, of evaluatierapport je ook schrijft, welke naam mensen het ook geven—de meeste secties en de organisatie van die secties zijn ongeveer hetzelfde.
Het structurele principe is dit: je biedt niet alleen je aanbeveling, keuze of oordeel, maar ook de gegevens en de conclusies die daartoe leiden. Op die manier kunnen lezers je bevindingen, je logica en je conclusies controleren en tot een geheel ander perspectief komen.
Inleiding. In de inleiding, geef aan dat het doel van het document is om de haalbaarheid te bepalen, aanbevelingen te doen of een onderwerp te evalueren.
Technische Achtergrond. Sommige aanbevelings- of haalbaarheidsrapporten vereisen mogelijk technische discussie om de rest van het rapport betekenisvol te maken. Het dilemma met dit soort informatie is of het in een eigen sectie moet worden geplaatst of in de vergelijkingssecties waar het relevant is. Bijvoorbeeld, een discussie over de kracht en snelheid van tabletcomputers zal enige bespreking van RAM, megahertz en processors vereisen. Moet je dat in een sectie plaatsen die de tablets vergelijkt op basis van kracht en snelheid? Moet je de vergelijking netjes en overzichtelijk houden, strikt beperkt tot de vergelijking en de conclusie? Misschien kan alle technische achtergrond in een eigen sectie worden gepresenteerd, hetzij aan het begin van het rapport of in een bijlage.
Schematisch overzicht van aanbevelings- en haalbaarheidsrapporten. Vergeet niet dat dit een typ model is voor de inhoud en organisatie.
Achtergrond van de situatie. Voor veel van deze rapporten moet je het probleem, de behoefte of de kans bespreken die hen heeft voortgebracht. Als er weinig over gezegd hoeft te worden, kan deze informatie in de inleiding worden opgenomen.
Vereisten en Criteria. Een cruciaal onderdeel van haalbaarheids- en aanbevelingsrapporten is de bespreking van de vereisten die je zult gebruiken om tot de uiteindelijke beslissing of aanbeveling te komen. Hier zijn enkele voorbeelden:
- Als je een tabletcomputer wilt aanbevelen voor gebruik door werknemers, zullen je vereisten waarschijnlijk betrekking hebben op formaat, kosten, harde-schijfopslag, beeldkwaliteit, duurzaamheid en batterijfunctie.
- Als je de haalbaarheid onderzoekt van het verstrekken van een ID aan elke student van Austin Community College op het ACC-computernetwerk, moet je de basisvereisten van een dergelijk programma definiëren—wat het zou moeten bereiken, problemen die het moet vermijden, enzovoort.
- Als je het recente programma voor gratis busvervoer in Austin evalueert, moet je weten wat er van het programma werd verwacht en vervolgens de werkelijke resultaten met die eisen vergelijken.
Vereisten kunnen op verschillende basis manieren worden gedefinieerd:
- Numerieke waarden: Veel vereisten worden aangegeven als maximum- of minimumnumerieke waarden. Bijvoorbeeld, er kan een kosteneis zijn—de tablet mag niet meer dan $900 kosten.
- Ja/nee waarden: Sommige vereisten zijn gewoon een ja-nee vraag. Is de tablet uitgerust met Bluetooth? Is de auto uitgerust met spraakherkenning?
- Beoordelingswaarden: In sommige gevallen kunnen belangrijke overwegingen niet worden afgehandeld met numerieke waarden of ja/nee waarden. Bijvoorbeeld, uw organisatie wil misschien een tablet die een gebruiksvriendelijkheidsbeoordeling heeft van ten minste "goed" volgens een erkende beoordelingsgroep. Of u moet zelf beoordelingen toekennen.
De term "vereisten" wordt hier gebruikt in plaats van "criteria." Er hangt een zekere mate van ambiguïteit rond het laatste woord; bovendien zijn de meeste mensen niet zeker of het enkelvoud of meervoud is. (Technisch gezien is het meervoud; "criterium" is enkelvoud, hoewel "criteria" vaak voor zowel enkelvoud als meervoud wordt gebruikt. Probeer "criterium" in het openbaar—je krijgt vreemde blikken. "Criterias" is geen woord en mag nooit worden gebruikt.)
De sectie over vereisten zou ook moeten bespreken hoe belangrijk de individuele vereisten in relatie tot elkaar zijn. Stel je de typische situatie voor waarin geen enkele optie de beste is in alle categorieën van vergelijking. De ene optie is goedkoper; een andere heeft meer functies; weer een andere heeft betere gebruiksvriendelijkheidsbeoordelingen; een andere staat bekend om zijn duurzaamheid. Stel je vereisten zo op dat ze een "winnaar" dictatoiren, zelfs in situaties waarin er geen duidelijke winnaar is.
Bespreking van de opties. In bepaalde soorten haalbaarheids- of aanbevelingsrapporten moet je uitleggen hoe je het veld van keuzes hebt verkleind tot de opties waar je rapport op focust. Vaak volgt dit direct na de bespreking van de vereisten. Je basisvereisten kunnen het veld voor je verkleinen. Maar er kunnen ook andere overwegingen zijn die andere opties diskwalificeren—leg deze ook uit.
Bovendien moet je mogelijk korte beschrijvingen van de opties zelf geven. Verwar dit niet met de vergelijking die in de volgende sectie aan bod komt. In deze beschrijvingssectie geef je een algemene bespreking van de opties, zodat lezers er iets over weten. De bespreking in deze fase is niet vergelijkend. Het is gewoon een algemene oriëntatie op de opties. In het voorbeeld van tablets wil je misschien enkele korte, algemene specificaties geven van elk model dat zojuist zal worden vergeleken.
Punt-voor-punt vergelijkingen. Een van de belangrijkste onderdelen van een haalbaarheids- of aanbevelingsrapport is de vergelijking van de opties. Vergeet niet dat je deze sectie toevoegt zodat lezers jouw redenering kunnen controleren en indien gewenst tot andere conclusies kunnen komen. Dit moet punt voor punt vergelijkend worden behandeld, in plaats van optie voor optie.
Schematisch overzicht van de geheel-tot-geheel en de punt-voor-punt benaderingen voor het organiseren van een vergelijking. Tenzij je een zeer ongebruikelijk onderwerp hebt, gebruik dan de punt-voor-punt benadering.
Als je tablets zou vergelijken, zou je een sectie hebben die ze op kosten vergelijkt, een andere sectie die ze op batterijfunctie vergelijkt, enzovoort. Je zou niet heb een sectie die alles bespreekt over optie A, een andere die alles bespreekt over optie B, en zo verder. Dat zou helemaal niet effectief zijn, omdat de vergelijkingen toch ergens gemaakt moeten worden— waarschijnlijk door de arme lezer. (Zie hierboven voor een schematische illustratie van deze twee benaderingen van vergelijkingen.)
Met de punt-voor-punt aanpak zou elk van deze vergelijkende secties moeten eindigen met een conclusie die aangeeft welke optie de beste keuze is op dat specifieke vergelijkingspunt. Natuurlijk zal het niet altijd gemakkelijk zijn om een duidelijke winnaar aan te geven—je zult de conclusies op verschillende manieren moeten nuanceren, door meerdere conclusies te geven voor verschillende voorwaarden.
Opmerking: Wanneer zou je ooit de hele-naar-hele aanpak gebruiken? Het kan zijn dat de vergelijkingen niet logisch kunnen worden onderverdeeld in punten—categorieën. De opties die worden vergeleken, kunnen verschillende voordelen en nadelen hebben die niet vergelijkbaar zijn. Twee producten die worden vergeleken, kunnen verschillende maar overlappende sets van functies hebben. Dus, wat geef je de voorkeur aan—een appel of een sinaasappel?
Individueel vergelijkend gedeelte. Merk op dat deze sectie slechts één punt vergelijkt en eindigt met een expliciet gepresenteerde conclusie over dat ene punt.
Als je een evaluatierapport zou opstellen, zou je duidelijk geen opties vergelijken. In plaats daarvan zou je het geëvalueerde item vergelijken met de eisen die eraan gesteld werden, de verwachtingen die mensen ervan hadden. Bijvoorbeeld, Capital Metro had een programma van meer dan een jaar gratis busvervoer—wat werd er verwacht van dat programma? Voldoet het programma aan die verwachtingen?
Samenvattingstabel. Na de individuele vergelijkingen, voeg een samenvattingstabel toe die de conclusies uit de vergelijkingssectie samenvat. Sommige lezers hebben de neiging om aandacht te besteden aan details in een tabel in plaats van in paragrafen. Dat ontslaat je echter niet van de verplichting om de paragrafen te schrijven!
Samenvattingstabel. Sommige lezers geven de voorkeur aan tabelgegevens boven gegevens die in paragrafen zijn opgenomen.
Conclusies. De conclusiesectie van een haalbaarheids- of aanbevelingsrapport is deels een samenvatting of herformulering van de conclusies die je al hebt getrokken in de vergelijkingssecties. In deze sectie herformuleer je de individuele conclusies, bijvoorbeeld welk model de beste prijs had, welke de beste batterijfunctie had, enzovoort.
Maar deze sectie moet verder gaan. Het moet alle tegenstrijdige conclusies ontwarren en op de een of andere manier tot de uiteindelijke conclusie komen, die aangeeft welke de beste keuze is. Daarom lijst de conclusie sectie eerst de primaire conclusies—de eenvoudige, eencategorie items. Maar dan moet het vermelden secundaire conclusies—degenen die conflicterende primaire conclusies balanceren. Bijvoorbeeld, als de ene tablet de goedkoopste is maar een slechte batterijfunctie heeft, en de andere is de duurste maar heeft een goede batterijfunctie, welke kies je dan en waarom? De secundaire conclusie zou het antwoord op deze dilemma geven.
En natuurlijk eindigt de conclusiesectie met de eindconclusie—de gene die aangeeft welke optie de beste keuze is.
Aanbeveling of Eindadvies. Het laatste gedeelte van haalbaarheids- en aanbevelingsrapporten stelt de aanbeveling vast. Je zou denken dat dit inmiddels voor de hand ligt. Gewoonlijk is dat ook zo, maar bedenk dat sommige lezers misschien rechtstreeks naar de aanbevelingssectie gaan en al jouw harde werk overslaan! Bovendien zijn er gevallen waarin er misschien de beste keuze is, maar je wilt deze niet aanbevelen. Vroeger waren laptops zwaar en onbetrouwbaar— er kan één model geweest zijn dat beter was dan de rest, maar zelfs dat was het niet waard om te hebben.
De aanbevelingssectie moet de belangrijkste conclusies herhalen die leiden tot de aanbeveling en vervolgens de aanbeveling nadrukkelijk formuleren. Gewoonlijk moet je verschillende opties aanbevelen op basis van verschillende mogelijkheden. Dit kan worden behandeld, zoals weergegeven in de voorbeelden, met opsommingstekens.
Primaire, secundaire en eindconclusies. Merk op dat in conclusie 6 twee categorieën van vergelijking tegen elkaar worden afgewogen, waarbij meer opties winnen van lagere kosten—een secundaire conclusie.
In een evaluatierapport zou deze laatste sectie een eindoordeel of oordeel vermelden. Hier zijn enkele mogelijkheden:
- Ja, het gratis busvervoerprogramma was succesvol, of althans, dat was het op basis van de oorspronkelijke verwachtingen.
- Nee, het was een vreselijke flop—het voldeed aan geen van zijn minimale verwachtingen.
- Of, het was zowel een succes als een flop—het voldeed aan sommige van zijn verwachtingen, maar niet aan andere. Maar in dit geval ben je nog steeds verantwoordelijk—wat is je algemene beoordeling? Nogmaals, de basis voor dat oordeel moet ergens in de vereisten sectie worden vermeld.
Organisatieplannen voor haalbaarheids- en aanbevelingsrapporten
Dit is een goed punt om de twee basisorganisatorische plannen voor dit type rapport te bespreken:
- Traditioneel plan: Deze volgorde komt overeen met de volgorde waarin de secties in dit hoofdstuk zijn gepresenteerd. Je begint met achtergrond en vereisten, gaat dan naar vergelijkingen, en eindigt met conclusies en aanbevelingen.
- Uitvoeringsplan: Deze versie plaatst de conclusies en aanbevelingen vooraan het rapport en verplaatst de volledige bespreking van de achtergrond, vereisten en de vergelijkingen naar de bijlagen. Op die manier kan de "drukbezette executive" de belangrijkste informatie meteen zien en pas naar de gedetailleerde bespreking kijken als er vragen zijn.
Voorbeelden van dezelfde rapporten. Let op in de uitvoerende aanpak dat alle belangrijke feiten, conclusies en aanbevelingen "voorop" staan, zodat de lezer ze snel kan vinden. In grote rapporten zijn er tabs voor elke bijlage.
AI-aanbevelingen voor aanbevelingsrapporten
Checklist, die meestal ongelezen blijven, kunnen dienen als bron voor AI-prompt met enige wijziging. Kopieer het volgende, plak het in een AI-systeem zoals Google's Gemini, en kijk wat je misschien gemist hebt.
Opmerking: Alle verwijzingen naar de inhoud, indeling, stijl van datarapporten of de componenten daarvan zijn te vinden op online technisch schrijvershandboek.
Wanneer je AI wilt gebruiken om een schrijfproject te evalueren, stel jezelf voor, vertel AI wie je bent en wat je wilt. Geef AI een referentiepunt om evaluaties uit te voeren, zoals een online leerboek. Plaats vervolgens wat je wilt dat AI controleert in zijn evaluatie.
Pas de introductie aan om bij jouw identiteit te passen.
|
AI Aanbevelingen voor Rapporten Hallo, AI. Ik ben David McMurrey, een cybersecuritystudent aan Austin Community College (Austin, Texas). Ik verzoek je om het volgende aanbevelingsrapport te evalueren met deze online leerboek, het hoofdstuk over aanbevelingsrapporten, en de volgende vragen:
|
Gerelateerde Informatie
Leestest. Gebruik deze quiz om je begrip van dit hoofdstuk te testen.
Beschikbare training. Oefen wat met schrijven McMurrey als uw instructeur.
Ik zou uw gedachten, reacties en kritiek over dit hoofdstuk op prijs stellen: je reactie—David McMurrey.
