Klik hier om te helpen David McMurrey betaal voor webhosting:
Doneer elk klein bedrag dat je kunt!
Online technisch schrijven blijft gratis.
Dit hoofdstuk presenteert een vaag gedefinieerde groep rapporttypes die een weloverwogen mening of aanbeveling geven, en vervolgens, als je in een technische schrijfopleiding zit, schrijf je er eentje van jezelf.
Zorg ervoor dat je de voorbeeldrapporten.
Enkele Fijne Onderscheidingen...
Haalbaarheidsrapporten, aanbevelingsrapporten, evaluatierapporten, beoordelingsrapporten, en wie weet wat nog meer, doen ruwweg hetzelfde — ze geven zorgvuldig onderzochte meningen en, soms, aanbevelingen.
- Haalbaarheidsrapport: Dit type bestudeert een situatie (bijvoorbeeld een probleem of kans) en een plan om daar iets aan te doen en bepaalt vervolgens of dat plan "uitvoerbaar"—of het praktisch is in termen van huidige technologie, economie, sociale behoeften, enzovoort. Het haalbaarheidrapport beantwoordt de vraag "Moeten we Plan X implementeren?" door "ja," "nee," maar vaker "misschien." Het geeft niet alleen een aanbeveling, het biedt ook de gegevens en de redenering achter die aanbeveling. Hier is een video over een haalbaarheidsonderzoek met betrekking tot de Een hyperloop in Missouri? Een nieuwe studie zegt dat het haalbaar is, maar niet per se betaalbaar. (opent in een aparte browser).
- Aanbevelingsrapport: Dit type begint met een aangegeven behoefte, een selectie van keuzes, of beide en beveelt vervolgens één, enkele, of geen aan. Bijvoorbeeld, een bedrijf kan kijken naar software voor grammaticacontrole en wil een aanbeveling over welk product het beste is. Het aanbevelingsrapport beantwoordt de vraag "Welke optie moeten we kiezen?
- Evaluatierapport: Dit type geeft een mening of oordeel in plaats van een ja-nee-misschien antwoord of aanbeveling. Het biedt een weloverwogen mening over de waarde of waarde van iets door iets te vergelijken met een set van vereisten (of criteria). Bijvoorbeeld, onlangs heeft de stad Austin gratis busvervoer geëvalueerd als een manier om het aantal reizigers te verhogen en het verkeer te verminderen. Heeft het gewerkt? Was het de moeite waard?—Dit zijn vragen die een evaluatierapport zou proberen te beantwoorden.
NotebookLM-gegenereerde infographic van dit hoofdstuk
Typische Inhoud: Aanbevelings- en haalbaarheidrapporten
Welke schaduw van haalbaarheid, aanbeveling of evaluatierapport je ook schrijft, welke naam mensen het ook geven—de meeste secties en de organisatie van die secties zijn ruwweg hetzelfde.
Het fundamentele structurele principe is dit: je biedt niet alleen je aanbeveling, keuze of oordeel, maar ook de gegevens en de conclusies die daartoe leiden. Op die manier kunnen lezers je bevindingen, je logica en je conclusies controleren en tot een geheel andere visie komen.
Inleiding. In de inleiding moet worden aangegeven dat het doel van het document is om de haalbaarheid te bepalen, aanbevelingen te doen of een onderwerp te evalueren.
Technische Achtergrond. Sommige aanbevelings- of haalbaarheidsrapporten vereisen technische discussie om de rest van het rapport betekenisvol te maken. Het dilemma met dit soort informatie is of het in een eigen sectie moet worden geplaatst of dat het moet worden geïntegreerd in de vergelijkingssecties waar het relevant is. Bijvoorbeeld, een discussie over de kracht en snelheid van tabletcomputers zal enige discussie over RAM, megahertz en processors vereisen. Moet je dat in een sectie plaatsen die de tablets vergelijkt op basis van kracht en snelheid? Moet je de vergelijking netjes en overzichtelijk houden, strikt beperkt tot de vergelijking en de conclusie? Misschien kan alle technische achtergrond in een eigen sectie worden geplaatst, ofwel aan het begin van het rapport of in een bijlage.
Schemaweergave van aanbevelings- en haalbaarheidsrapporten. Vergeet niet dat dit een typisch of algemeen model is voor de inhoud en organisatie.
Achtergrond van de situatie. Voor veel van deze rapporten moet je het probleem, de behoefte of de kans bespreken die hen heeft voortgebracht. Als er weinig over te zeggen is, kan deze informatie in de inleiding worden opgenomen.
Vereisten en Criteria. Een cruciaal onderdeel van haalbaarheids- en aanbevelingsrapporten is de bespreking van de vereisten die je zult gebruiken om tot de uiteindelijke beslissing of aanbeveling te komen. Hier zijn enkele voorbeelden:
- Als je een tabletcomputer probeert aan te bevelen voor gebruik door medewerkers, zijn je vereisten waarschijnlijk van invloed op grootte, kosten, harde schijf opslag, beeldkwaliteit, duurzaamheid en batterijfunctie.
- Als je de haalbaarheid onderzoekt van het voorzien van elke student aan de Austin Community College van een ID op het ACC-computernetwerk, moet je de basisvereisten van een dergelijk programma definiëren—wat het zou moeten bereiken, problemen die het zou moeten vermijden, enzovoort.
- Als je het recente programma voor gratis busvervoer in Austin beoordeelt, moet je weten wat er van het programma werd verwacht en vervolgens de werkelijke resultaten vergelijken met die vereisten.
Vereisten kunnen op verschillende basiswijzen gedefinieerd worden:
- Numerieke waarden: Veel vereisten worden gesteld als maximum- of minimumnumerieke waarden. Bijvoorbeeld, er kan een kostenvereiste zijn—de tablet mag niet meer dan $900 kosten.
- Ja/nee waarden: Sommige vereisten zijn simpelweg een ja-nee vraag. Wordt de tablet geleverd met Bluetooth? Is de auto uitgerust met spraakherkenning?
- Beoordelingswaarden: In sommige gevallen kunnen belangrijke overwegingen niet worden behandeld met numerieke waarden of ja/nee-waarden. Bijvoorbeeld, uw organisatie wil misschien een tablet die een gebruiksgemakbeoordeling heeft van ten minste "goed" volgens een nationaal erkende beoordelingsgroep. Of u moet zelf beoordelingen toekennen.
De term "vereisten" wordt hier gebruikt in plaats van "criteria." Er hangt een zekere hoeveelheid ambiguïteit rondom het laatste woord; bovendien zijn de meeste mensen niet zeker of het enkelvoud of meervoud is. (Technisch gezien is het meervoud; "criteria" is enkelvoud, hoewel "criteria" vaak voor zowel het enkelvoud als het meervoud wordt gebruikt. Probeer "criteria" in het openbaar—je krijgt vreemde blikken. "Criterias" is geen woord en mag nooit worden gebruikt.)
De sectie met vereisten moet ook bespreken hoe belangrijk de individuele vereisten ten opzichte van elkaar zijn. Stel je de typische situatie voor waarin geen enkele optie het beste is in alle categorieën van vergelijking. De ene optie is goedkoper; een andere heeft meer functies; een is gebruiksvriendelijker; weer een andere staat bekend om zijn duurzaamheid. Stel je vereisten zo op dat ze een "winnaar" dicteren, zelfs in situaties waarin er geen duidelijke winnaar is.
Bespreking van de opties. In bepaalde soorten haalbaarheids- of aanbevelingsrapporten moet je uitleggen hoe je het aantal keuzes hebt beperkt tot die waar je rapport op focust. Vaak volgt dit direct na de bespreking van de vereisten. Je basisvereisten kunnen het aantal opties al voor je verkleinen. Maar er kunnen ook andere overwegingen zijn die andere opties uitsluiten—leg deze ook uit.
Daarnaast moet je mogelijk korte beschrijvingen van de opties zelf geven. Verwar dit niet met de vergelijking die in de volgende sectie aan bod komt. In deze beschrijvingssectie geef je een algemene bespreking van de opties, zodat lezers er iets over weten. De bespreking in deze fase is niet vergelijkend. Het is gewoon een algemene oriëntatie op de opties. In het voorbeeld van tablets wil je misschien enkele korte, algemene specificaties van elk model geven dat binnenkort vergeleken zal worden.
Punt-voor-punt Vergelijkingen. Een van de belangrijkste onderdelen van een haalbaarheids- of aanbevelingsrapport is de vergelijking van de opties. Vergeet niet deze sectie op te nemen, zodat lezers jouw gedachten kunnen controleren en, indien gewenst, tot andere conclusies kunnen komen. Dit moet punt voor punt worden behandeld in plaats van optie voor optie.
Schematisch overzicht van de geheel-naar-geheel en de punt-voor-punt benaderingen voor het organiseren van een vergelijking. Tenzij je een zeer ongebruikelijk onderwerp hebt, gebruik dan de punt-voor-punt aanpak.
Als je tablets zou vergelijken, zou je een sectie hebben die ze vergelijkt op kosten, een andere sectie die ze vergelijkt op batterijfunctie, enzovoort. Je zou niet heb een sectie die alles bespreekt over optie A, een andere die alles bespreekt over optie B, enzovoort. Dat zou helemaal niet effectief zijn, omdat de vergelijkingen ergens—waarschijnlijk door de arme lezer moeten worden gemaakt. (Zie hierboven voor een schematische illustratie van deze twee benaderingen voor vergelijkingen.)
Met de punt-voor-punt aanpak zou elk van deze vergelijkende secties moeten eindigen met een conclusie die aangeeft welke optie de beste keuze is op dat specifieke vergelijkingspunt. Natuurlijk zal het niet altijd gemakkelijk zijn om een duidelijke winnaar aan te geven—je moet de conclusies op verschillende manieren nuanceren en meerdere conclusies voor verschillende omstandigheden bieden.
Opmerking: Wanneer zou je ooit de whole-to-whole benadering gebruiken? Het kan zijn dat de vergelijkingen niet logisch opdelen in punten—categorieën. De opties die vergeleken worden hebben misschien verschillende voor- en nadelen die niet vergelijkbaar zijn. Twee producten die vergeleken worden kunnen verschillende maar overlappende sets van functies hebben. Dus welke heb je liever—een appel of een sinaasappel?
Individueel vergelijkend gedeelte. Merk op dat deze sectie alleen één punt vergelijkt en eindigt met een duidelijk geformuleerde conclusie over dat ene punt.
Als je een evaluatierapport zou maken, zou je duidelijk geen opties vergelijken. In plaats daarvan zou je de te evalueren zaak vergelijken met de vereisten die eraan werden gesteld, de verwachtingen die mensen ervan hadden. Bijvoorbeeld, Capital Metro had een programma van meer dan een jaar gratis busvervoer—wat werd er van dat programma verwacht? heeft het programma aan die verwachtingen voldaan?
Samenvattingstabel. Na de individuele vergelijkingen, voeg een samenvattingstabel toe die de conclusies uit de vergelijkingssectie samenvat. Sommige lezers zijn geneigd meer aandacht te besteden aan details in een tabel dan in paragrafen. Dat ontslaat je echter niet van het schrijven van de paragrafen!
Samenvattend tabel. Sommige lezers geven de voorkeur aan tabelgegevens boven gegevens die in paragrafen zijn opgenomen.
Conclusies. De conclusiesectie van een haalbaarheids- of aanbevelingsrapport is gedeeltelijk een samenvatting of herformulering van de conclusies die je al hebt getrokken in de vergelijkingssecties. In deze sectie herhaal je de individuele conclusies, bijvoorbeeld welke model de beste prijs had, welke de beste batterijfunctie had, enzovoort.
Maar deze sectie moet verder gaan. Het moet alle conflicterende conclusies ontwarren en op de een of andere manier de uiteindelijke conclusie bereiken, die aangeeft wat de beste keuze is. Daarom geeft de conclusie sectie eerst een lijst van de primaire conclusies—de eenvoudige, enkelvoudige categorieën. Maar dan moet het aangeven secundaire conclusies—degenen die conflicterende primaire conclusies balanceren. Bijvoorbeeld, als één tablet de goedkoopste is maar een slechte batterijfunctie heeft, terwijl een andere de duurste is maar een goede batterijfunctie heeft, welke kies je dan en waarom? De secundaire conclusie zou het antwoord op dit dilemma aangeven.
En natuurlijk eindigt de conclusiesectie met de eindconclusie—de ene die aangeeft welke optie de beste keuze is.
Aanbeveling of Eind opinie. Het laatste deel van haalbaarheids- en aanbevelingsrapporten geeft de aanbeveling weer. Je zou denken dat dit inmiddels vanzelfsprekend is. Gewoonlijk is dat ook zo, maar onthoud dat sommige lezers misschien rechtstreeks naar de aanbevelingssectie gaan en al je harde werk overslaan! Ook zijn er gevallen waarin er misschien een beste keuze is, maar je deze niet wilt aanbevelen. Vroeg in hun geschiedenis waren laptops zwaar en onbetrouwbaar—er was misschien één model dat beter was dan de rest, maar zelfs dat was het niet waard om te hebben.
De aanbevelingssectie moet de belangrijkste conclusies herhalen die leiden tot de aanbeveling en vervolgens de aanbeveling nadrukkelijk vermelden. Gewoonlijk moet je verschillende opties aanbevelen op basis van verschillende mogelijkheden. Dit kan worden behandeld, zoals getoond in de voorbeelden, met opsommingstekens.
Primaire, secundaire en definitieve conclusies. Merk op dat in conclusie 6 twee categorieën van vergelijking tegen elkaar worden afgewogen, waarbij meer opties het winnen van lagere kosten—een secundaire conclusie.
In een evaluatierapport zou deze laatste sectie een uiteindelijke mening of oordeel geven. Hier zijn enkele mogelijkheden:
- Ja, het gratis busvervoerprogramma was succesvol, in ieder geval was het dat op basis van de aanvankelijke verwachtingen.
- Nee, het was een ellendige flop—het voldeed aan geen enkele van zijn minimale verwachtingen.
- Of, het was zowel een succes als een flop—het voldeed aan sommige van zijn verwachtingen, maar niet aan andere. Maar in dit geval ben je nog steeds verantwoordelijk—wat is je algemene evaluatie? Nogmaals, de basis voor dat oordeel moet ergens in het vereisten gedeelte worden vermeld.
Organisatieplannen voor haalbaarheids- en aanbevelingsrapporten
Dit is een goed moment om de twee basisorganisatieplannen voor dit type rapport te bespreken:
- Traditioneel plan: Deze komt overeen met de volgorde waarin de secties in dit hoofdstuk zojuist zijn gepresenteerd. Je begint met achtergrond en vereisten, gaat vervolgens naar vergelijkingen, en eindigt met conclusies en aanbevelingen.
- Uitvoerend plan: Deze versie plaatst de conclusies en aanbevelingen vooraan in het rapport en verplaatst de volledige discussie over achtergrond, vereisten en de vergelijkingen naar de bijlagen. Op die manier kan de "drukke executive" de belangrijkste informatie meteen zien en pas naar de gedetailleerde discussie kijken als er vragen zijn.
Voorbeelden van dezelfde rapporten. Let op in de uitvoerende benadering dat alle belangrijke feiten, conclusies en aanbevelingen "voorop" staan, zodat de lezer ze snel kan vinden. In grote rapporten zijn er tabbladen voor elke bijlage.
AI-aanbevelingen voor Rapporten
Checklist, die doorgaans ongelezen blijven, kunnen met enige aanpassing worden gebruikt als bron voor AI-prompts. Kopieer het volgende, plak het in een AI-systeem zoals Google's Gemini, en kijk wat je misschien hebt gemist.
Opmerking: Alle verwijzingen naar de inhoud, het formaat, de stijl van datab rapports of de componenten ervan zijn te vinden op online technisch schrijfboek.
Wanneer je AI wilt gebruiken om een schrijfproject te evalueren, stel jezelf voor, vertel de AI wie je bent en wat je wilt. Geef de AI een referentiepunt voor het doen van evaluaties, zoals een online leerboek. Plaats vervolgens wat je wilt dat de AI controleert in zijn evaluatie.
Pas de introductie aan om bij jouw identiteit te passen.
|
AI-aanbevelingen voor Rapporten Hallo, AI. Ik ben David McMurrey, een cyberbeveiligingstudent aan Austin Community College (Austin, Texas). Ik verzoek je om het volgende aanbevelingsrapport te evalueren met behulp van dit online leerboek, het hoofdstuk over aanbevelingsrapporten, en de volgende vragen:
Gerelateerde Informatie |
Ik waardeer uw gedachten, reacties en kritiek op dit hoofdstuk: je reactie—David McMurrey.
