Online na Teknikal na Pagsulat: Mga Panukala

Paki-click dito para makatulong David McMurrey magbayad para sa web hosting:
Magbigay ng kahit maliit na halaga na kaya mo !
Ang Online Technical Writing ay mananatiling libre.

Siguraduhing tingnan ang mga halimbawa.

Tandaan: Ang kabanatang ito, pati na rin ang natitirang bahagi ng teknikal na aklat-aralin na ito sa pagsulat, ay tumutuon sa mga kasanayan sa teknikal na pagsulat. Ang teknikal na nilalaman dito ay hindi ginagarantiyahan na magiging matagumpay, tumpak o napapanahon—ni hindi ito inaasahan na maging ganoon.

Ilang Paunang Tala

Habang nagsisimula ka, tiyaking nauunawaan mo ang depinisyon na ginagamit namin para sa mga panukala. Gayundin, kung kumukuha ka ng kurso sa teknikal na pagsulat, tiyaking nauunawaan mo ang takdang-panukala—na hindi basta magsulat ng anumang panukala kundi isa na, kahit bahagyang, ay nagmumungkahi na sumulat ng isang bagay.

Mga tunay na panukala. Upang simulan ang pagpaplano ng isang panukala, tandaan ang pangunahing kahulugan: ang panukala ay isang alok o bid na isasagawa ang isang tiyak na proyekto para sa isang tao. Ang mga panukala ay maaaring maglaman ng ibang mga elemento—kaalamang teknikal, mga rekomend

Kung balak mong maging consultant o magpatakbo ng sarili mong negosyo, ang mga nakasulat na panukala ay maaaring isa sa mga pinakamahalagang kasangkapan mo para makakuha ng negosyo. At, kung nagtatrabaho ka para sa isang ahensya ng pamahalaan, nonprofit na organisasyon, o malaking korporasyon, ang panukala ay maaaring maging mahalagang kasangkapan para simulan ang mga proyekto na kapaki-pakinabang sa organisasyon o sa iyo bilang empleyadong nagmumungkahi (at karaniwan pareho).

NotebookLM-generated infographic of this chapter
Infograpiko na ginawa ng NotebookLM para sa kabanatang ito

Mga uri ng panukala.

Ngunit ang mga proposal ay nagaganap din nang mas hindi pormal. Isipin na interesado kang gumawa ng proyekto sa trabaho (halimbawa, pagsusuri sa mga benepisyo ng pagdadala ng bagong teknolohiya upang mapataas ang produktibidad). Isipin na nakipagkita ka sa iyong superbisor at sinubukan mong kumbinsihin siya. Maaaring tumugon siya sa pagsasabing, "Isulat mo ang isang proposal at ipapasa ko ito sa mataas na pamunuan." Gaya ng makikita mo mula sa mga halimbawang ito, ang mga proposal ay maaaring hatiin sa ilang kategorya:

Panloob, panlabas na mga panukala. Isang panukala sa isang tao sa loob ng iyong organisasyon (isang negosyo, isang ahensya ng gobyerno, atbp.) ay isang panloob panukala. Sa mga panukalang panloob, maaaring hindi mo na kailangang isama ang ilang mga seksyon (tulad ng mga kwalipikasyon) o ganoon karaming impormasyon sa mga ito. Isang panlabas panukala ay isang dokumentong isinulat ng isang hiwalay at independiyenteng organisasyon o indibidwal para sa isa pang ganoong entidad. Ang karaniwang halimbawa ay ang independiyenteng konsultant na nagmumungkahi na gawin ang isang proyekto para sa ibang kumpanya.
Hiniling, hindi hiniling na mga panukala. Isang hiniling proposal ay isang uri kung saan ang tumatanggap ang humiling ng proposal. Karaniwan, ang isang kumpanya ay magpapadala ng mga kahilingan para sa mga proposal (RFPs) sa pamamagitan ng koreo o ilalathala ang mga ito sa ilang pinagkukunan ng balita. Ngunit ang mga proposal ay maaari ring hingin sa napaka-lokal na antas: halimbawa, maaari mong ipaliwanag sa iyong boss kung gaano kahusay na maglagay ng bagong teknolohiya sa opisina; maaaring maging interesado ang iyong boss at hilingin sa iyo na isulat ang isang proposal na nag-aalok na magsagawa ng isang pormal na pag-aaral ng ideya. Hindi hinihingi panukala ang mga ito kung saan hindi humiling ang tatanggap ng mga panukala. Sa mga hindi hinihinging panukala, minsan kailangan mong kumbinsihin ang tatanggap na may umiiral na problema o pangangailangan bago mo masimulan ang pangunahing bahagi ng panukala.
"Magandang ideya" (hindi)mga panukala. Isipin na mayroon kang napakagandang ideya para maglagay ng bagong teknolohiya sa iyong pinagtatrabahuhan. Sumulat ka ng paliwanag kung paano ito gumagana at kung bakit napakahusay nito, at pagkatapos ay nagtatapos ka sa paghihikayat sa pamunuan na ituloy ito. Iyon ba ay isang panukala? Hindi—hindi sa kontekstong ito. Mas katulad ito ng isang ulat ng pagiging posible, na pinag-aaralan ang mga merito ng isang proyekto at pagkatapos ay nagrerekomenda kung dapat itong isagawa o hindi. Ang kailangan lang para gawing proposal ang dokumentong ito ay magdagdag ng mga elemento na humihiling ng pag-apruba mula sa pamunuan at na nagbibigay-daan sa iyo upang ituloy ang proyekto.

Iba pang mga pagpipilian para sa gawain tungkol sa panukala. Maaaring hindi mo maipuwersa ang mga plano ng iyong ulat-proyekto sa konteksto ng panukala. Isa pang opsyon ay sumulat ng isang akademikong panukala—ipinapadala mo ito sa iyong instruktor at huwag magpanggap na makatotohanan. Tingnan ang halimbawa ng ganitong uri ng panukala.

Karaniwang Mga Senaryo para sa Panukala

Medyo nagiging mahirap magbalak ng isang magandang proyekto para sa teknikal na ulat at saka ng isang proposal na proyekto na nagmumungkahi, kahit bahagya, na isulat ang ulat na iyon. Narito ang ilang mga ideya:

Isipin na ang isang nonprofit na organisasyon na nakatuon sa isang partikular na isyu ay nais na ang isang ekspertong konsultant ang sumulat ng isang manwal o gabay para sa mga miyembro nito. Ihahain ng dokumentong ito ang impormasyon tungkol sa isyu sa paraang maiintindihan ng mga miyembro.
Isipin na ang isang kumpanya ay may ilang uri ng problema o nais gumawa ng ilang uri ng pagpapabuti. Nagpapadala ito ng kahilingan para sa mga panukala; nakatanggap ka ng isa at tumugon sa pamamagitan ng isang panukala. Nag-aalok kang pumasok, magsiyasat, mag-interview, gumawa ng mga rekomendasyon—at ipresenta ang lahat bilang isang ulat.
May isang organisasyon na nais ng seminar tungkol sa iyong kadalubhasaan. Nagsusulat ka ng isang panukala para magbigay ng seminar—kasama sa pakete ang isang gabay o manwal na matatanggap ng mga dadalo sa seminar.
Nais mong sumulat ng isang prospectus ng negosyo para sa uri ng negosyong balak mong pasimulan. Isipin na gusto mo ng isang prospectus na may pinakamataas na kalidad at wala kang oras o sapat na kaalaman upang maghanda nito; samakatuwid, ikaw magpadala ng kahilingan para sa mga panukala sa mga propesyonal na konsultant. Nagpapalit ka ng papel at nagpapanggap na ikaw ang Business Startup Consultants, Inc., at nagpapadala ka sa iyong ibang sarili ng panukala para gawin ang trabaho. Tinanggap ang iyong panukala, ikaw (bilang
Kamakailan lang ay nagsimulang gumamit ang isang ahensya ng isang magarang sistema ng desktop publishing, pero ang dokumentasyon ay nagpapahirap sa mga tao. Tumanggap ka ng kahilingan para sa mga panukala mula sa ahensyang ito upang sumulat ng isang uri ng pinasimple na gabay o gabay sa pagsisimula.

Isaalang-alang ang paggamit ng gabay na ito sa pagpaplano para mga panukalang nakatuon sa ulat.

Mga Kahilingan para sa mga Panukala (RFP)

Isaalang-alang ang mga sitwasyon kung saan nangyayari ang mga panukala. Maaaring magpadala ang isang kumpanya ng pampublikong anunsyo na humihiling ng mga panukala para sa isang ti

Walang ibinigay na teksto. Pakilagay ang Ingles na teksto na nais mong isalin. smartsheet.com

Ngunit ang mga panukala ay nangyayari nang mas hindi pormal—at ganoon din ang mga RFP. Isipin na interesado kang gumawa ng isang proyekto sa trabaho (halimbawa, pagsisiyasat sa mga pakinabang ng pagdadala ng bagong teknolohiya upang mapataas ang produktibidad). Isipin na nakipagkita ka sa iyong superbisor at sinubukan mo siyang kumbinsihin tungkol dito. Maaaring sumagot siya ng, "Isulat mo sa akin ang isang panukala at ipapakita ko ito sa nakatataas na pamunuan." O ang iyong superbisor ang maaaring magpasimula ng proyekto, nagmumungkahi o nag-uutos ng isang impormal na RFP sa iyo.

Suriin ang mga halimbawa sa mga mapagkukunang nasa ibaba upang makita kung paano nakaayos ang mga RFP, ang wikang ginagamit nila para ilarawan ang kanilang produkto at negosyo, at ang impormasyong hinahanap nila mula sa mga potensyal na nag-aalok:

Talaan ng RFP naglilista ng mga kahilingan para sa panukala, mga oportunidad sa pag-bid, at ang pinakabagong mga alok ng proyekto sa U.S., Canada, at Unyong Europeo. Kasama sa mga kategorya ang mga serbisyo sa negosyo, konstruksyon, malikhain, kalusugan at serbisyong pantao, mga propesyonal na serbisyo, pananaliksik at pagpapaunlad, mga suplay at teknolohiya.
Mga propesyonal na organisasyon, tulad ng Samahan ng Ugnayang Pampubliko ng Amerika, ilista ang mga RFP na may kaugnayan sa sektor na iyon.
Zona ng RFP naglilista ng mga RFP ng pampublikong sektor mula sa U.S., Canada, at ang UK sa isang libreng subscription service.
Karamihan sa mga pederal na kahilingan para sa mga panukala ay nakalista sa Federal Business Opportunities database.
HanapinRFP naglalista ng mga RFP at mga pagkakataon sa pag-bid ng pederal, estado, at lokal na pamahalaan.
Kung saan nagtatagpo ang datos ng mga organisasyong di-kumikita at ng mga gumagawa ng desisyon.. Libreng serbisyo na naglalathala ng mga RFP para sa mga nonprofit at mga pundasyon, candid.org

—Impormasyon na inangkop na may pahintulot mula sa smartsheet.com

Mga Karaniwang Seksyon sa Mga Panukala

Ang sumusunod ay isang pagrepaso ng mga seksyong karaniwang makikita sa mga panukala. Huwag ipagpalagay na ang bawat isa sa mga ito ay kailangang naroroon sa aktwal na panukalang isusulat mo, o na kailangang nakaayos ang mga ito sa pagkakasunud-sunod na ipinakita dito—plus maaaring matuklasan mo na kailangan isama sa iyong partikular na panukala ang iba pang uri ng impormasyon na hindi nabanggit dito.

Habang binabasa mo ang sumusunod tungkol sa mga karaniwang seksyon sa mga panukala, tingnan ang mga halimbawa ng panukala na nakalista sa simula ng kabanatang ito. Hindi lahat ng seksyon na tinalakay sa sumusunod ay makikita sa mga halimbawa, ngunit karamihan ay makikita.

Panimula. Planuhin nang mabuti ang pambungad ng iyong panukala. Tiyaking ginagawa nito ang lahat ng sumusunod (ngunit hindi kinakailangang sa ganitong pagkakasunod-sunod) na naaangkop sa iyong partikular na panukala:

Ipakita na ang dokumentong susunod ay isang panukala.
Banggitin ang ilang naunang pakikipag-ugnayan sa tatanggap ng panukala o ang iyong pinagmulan ng impormasyon tungkol sa proyekto.
Maghanap ng isang maikling nakapagpapasiglang pahayag na hihikayatin ang tatanggap na magpatuloy sa pagbabasa at isaalang-alang ang pagsasagawa ng proyekto (kung ito ay hindi hinihingi o isang kompetitibong panukala) at hihikayatin ka rin na gawin ang proyekto.
Magbigay ng pangkalahatang-ideya ng mga nilalaman ng panukala.

Tingnan ang mga pambungad sa unang dalawang halimbawa ng mga panukala na nakalista sa simula ng kabanatang ito, at subukang tukuyin ang mga elementong ito.

Konteksto tungkol sa problema, pagkakataon, o sitwasyon. Madalas na nangyayari kaagad pagkatapos ng introduksyon, tinatalakay ng seksyon ng background kung ano ang nagdulot ng pangangailangan para sa proyekto—anong problema, anong pagkakataon ang mayroon para mapabuti ang mga bagay, ano ang pangunahing sitwasyon. Halimbawa, maaaring kailanganin ng pamamahala ng isang kadena ng mga sentro ng pangangalaga sa bata na tiyakin na alam ng lahat ng empleyado ang CPR (maaaring may mga bagong alituntunin ng estado na naipasa tungkol sa sertipikasyon sa CPR). Maaaring nais ng may-ari ng lupain na may pine timber sa silangang Texas na gawing produktibo ang lupa para sa maibebentang kahoy nang hindi sinisira ang ekolohiya.

Totoo na maaaring lubos na kilala ng mga tagapakinig ng panukala ang problema, sa ganoong kaso maaaring hindi na kailangan ang seksyong ito. Gayunpaman, maaari pa ring maging kapaki-pakinabang ang pagsulat ng seksyong background sa pagpapakita ng iyong partikular na pananaw sa problema. At, kung ang panukala ay hindi hiniling, halos isang kinakailangan ang seksyong background—malamang kailangan mong kumbinsihin ang mga tagapakinig na umiiral ang problema o pagkakataon at na dapat itong tugunan.

Mga benepisyo at kakayahang maisakatuparan ng iminungkahing proyekto.

Iskematiko na paglalarawan ng mga panukala

Iskematikong pagtingin sa mga panukala—nagpapatuloy

Paglalarawan ng iminungkahing gawain (mga resulta ng proyekto). Karamihan sa mga panukala ay dapat ilarawan ang tapos na produkto ng iminungkahing proyekto. Sa isang kurso sa teknikal na pagsulat, nangangahulugan iyon ng paglalarawan sa dokumentong balak mong isulat, ang mga mambabasa nito at ang layunin; pagbibigay ng balangkas; at pagtalakay sa mga bagay tulad ng haba nito, mga grapiko, pagkakabuklod, at iba pa. Sa senaryong iyong tinukoy, maaaring may iba pang gawain tulad ng pagdaraos ng mga seminar sa pagsasanay o pagbibigay ng patuloy na serbisyo. Idagdag din iyon.

Paraan, pamamaraan, teorya. Sa ilang mga panukala, gusto mong ipaliwanag kung paano mo isasagawa ang ipinapanukalang gawain. Nagiging karagdagang elementong nakakahikayat ito; ipinapakita nito sa mga mambabasa na mayroon kang matibay at maingat na pinag-isipang pamamaraan para sa proyekto. Bukod pa rito, nagsisilbi rin ito bilang ibang anyo ng background na kailangan ng ilang panukala. Tandaan na ang seksyon ng background (yung tinalakay sa itaas) ay nakatuon sa problema o pangangailangang siyang nagtutulak sa panukala. Gayunpaman, sa seksyong ito, tinutukoy mo ang teknikal na background na may kaugnayan sa mga pamamaraan o teknolohiyang balak mong gamitin sa ipinapanukalang gawain. Halimbawa, sa panukalang panggubat, nagbibigay ang manunulat ng kaunting background tungkol sa kung paano isinasagawa ang pamamahala ng kahoy. Muli, binibigyan nito ang manunulat ng panukala ng pagkakataon na ipakita na alam niya ang pinag-uusapan at magbuo ng kumpiyansa sa mga mambabasa.

Iskedyul. Karamihan sa mga proposal ay naglalaman ng seksyon na hindi lamang nagpapakita ng inaasahang petsa ng pagtatapos kundi pati na rin ng mga pangunahing yugto ng proyekto. Kung gagawa ka ng malaking proyekto na tatagal ng maraming buwan, ipapakita rin sa timeline ang mga petsa kung kailan ka maghahatid ng mga ulat ng progreso. At kung hindi ka makapagbanggit ng mga tiyak na petsa, banggitin ang tagal ng bawat yugto ng proyekto.

Mga Kwalipikasyon. Karamihan sa mga proposal ay naglalaman ng buod ng mga kwalipikasyon ng indibidwal o organisasyong nagmumungkahi para gawin ang ipinapanukalang gawain. Parang isang mini-resumé na nakapaloob sa proposal. Ginagamit ito ng mga tumitingin sa proposal upang magpasiya kung ikaw ay angkop para sa proyekto. Samakatuwid, inililista sa bahaging ito ang karanasan sa trabaho, katulad na mga proyekto, mga sanggunian, pagsasanay, at edukasyon na nagpapakita ng pamilyaridad sa proyekto.

Gastos, mga kinakailangang mapagkukunan. Karamihan sa mga panukala ay naglalaman din ng isang seksyon na naglalarawan ng mga gastos ng proyekto, maging panloob man o panlabas. Sa mga panlabas na proyekto, maaaring kailanganin mong ilista ang iyong singil kada oras, ang inaasahang bilang ng oras, ang mga gastos ng kagamitan at mga suplay, at iba pa, at pagkatapos ay kalkulahin ang kabuuang gastos ng buong proyekto. Siyempre hindi libre ang mga panloob na proyekto, ngunit dapat mo pa ring ilista ang mga gastos ng proyekto: halimbawa, ang mga oras na kakailanganin mo upang matapos ang proyekto, ang mga kagamitan at suplay na gagamitin mo, ang tulong mula sa ibang mga tao sa organisasyon, at iba pa.

Mga konklusyon. Ang huling talata o bahagi ng panukala ay dapat ibalik ang pokus ng mga mambabasa sa mga positibong aspeto ng proyekto (dahil kakakita lang nila ng mga gastusin). Sa huling bahagi, maaari mong tapusin sa pamamagitan ng paghikayat sa kanila na makipag-ugnayan upang ayusin ang mga detalye ng proyekto, ipaalala sa kanila ang mga benepisyo ng pagsasagawa ng proyekto, at marahil magbigay ng huling panawagan na ikaw o ang iyong organisasyon ang tamang pagpipilian para sa proyekto.

Mga seksyon na partikular sa espesyal na proyekto. Tandaan na ang mga naunang seksyon ay karaniwan o pangkaraniwan sa mga nakasulat na panukala, hindi mga ganap na kinakailangan. Laging itanong sa iyong sarili kung ano pa ang maaaring kailanganin ng aking madla upang maunawaan ang proyekto, ang pangangailangan para dito, ang mga benepisyong dulot nito, ang aking papel dito, at ang aking mga kwalipikasyon para dito. Ano pa ang maaaring kailanganin ng aking mga mambabasa upang mahikayat silang pahintulutan akong gawin ang proyekto? Ano pa ang kailangan nilang makita upang aprubahan ang proyekto at aprubahan ako na gawin ang proyekto?

Organisasyon ng mga Panukala

Tungkol sa pag-aayos ng nilalaman ng isang panukala, tandaan na sa esensya ito ay isang uri ng pagbebenta o pang-promosyon. Narito ang mga pangunahing hakbang na dinaanan nito:

Ipinakikilala mo ang panukala, sinasabi sa mga mambabasa ang layunin at mga nilalaman nito.
Ipinapakita mo ang background—ang problema, oportunidad, o sitwasyon na nagbubunsod sa iminungkahing proyekto. Pukawin ang pag-aalala ng mambabasa tungkol sa problema, ang kasabikan sa oportunidad, o ang interes sa sitwasyon.
Sabihin kung ano ang iyong ipinapanukalang gawin tungkol sa problema, paano mo planong tulungan ang mga mambabasa na samantalahin ang pagkakataon, paano mo balak tulungan sila sa sitwasyon.
Talakayin ang mga benepisyo ng pagsasagawa ng iminungkahing proyekto, ang mga pakinabang na magmumula sa pag-apruba nito.
Ilarawan nang eksakto kung ano ang magiging bahagi ng natapos na proyekto, ano ang magiging hitsura nito, paano ito gagana—ilarawan ang mga resulta ng proyekto.
Talakayin ang pamamaraan at teorya o lapit sa likod ng pamamaraang iyon—upang payagan ang mga mambabasa na maunawaan kung paano mo isasagawa ang mungkahing gawain.
Magbigay ng iskedyul, kabilang ang mga pangunahing milestone o checkpoint sa proyekto.
Maikling ilista ang iyong mga kwalipikasyon para sa proyekto; magbigay ng isang mini-resume ng iyong karanasan na nagpapakita kung bakit ikaw ang tamang tao para sa proyekto.
Ngayon (at ngayon lang), ilista ang mga gastos ng proyekto, ang mga mapagkukunan na kakailanganin mo para gawin ang proyekto.
Tapusin sa isang pagrepaso ng mga benepisyo ng pagsasagawa ng proyekto (kung sakaling sobra ang pagkabigla mula sa seksyon ng mga gastos), at hikayatin ang mga tagapakinig na makipag-ugnayan o tanggapin ang panukala.

Pansinin ang pangkalahatang lohika ng pagdaloy sa mga seksyong ito: inuudyok mo silang mag-alala tungkol sa isang problema o pinupukaw ang kanilang interes sa isang pagkakataon, pagkatapos pinapasabik mo sila kung paano mo aayusin ang problema o gagawin ang proyekto, at saka ipinapakita mo kung anong magagandang kwalipikasyon ang mayroon ka—pagkatapos ipaalam sa kanila ang mga gastos, pero bumalik agad sa mga magagandang punto tungkol sa proyekto.

Format ng mga Panukala

Mayroon kang mga sumusunod na pagpipilian para sa format at pag-iimpake ng iyong proposal. Hindi mahalaga alin ang gagamitin mo hangga't gagamitin mo ang memorandum na format para sa panloob na mga proposal at ang format ng sulat-pangkalakalan para sa mga panlabas na proposal.

Liham-pambungad o memo na may hiwalay na panukala: Sa format na ito, sumulat ka ng maikling "cover" na liham o memo at idikit ang mismong panukala pagkatapos nito. Ang liham o memo ay maiksing nagpapaalam na may sumusunod na panukala at inilalahad ang mga nilalaman nito. Sa katunayan, halos pareho ang mga nilalaman ng liham o memo sa pambungad (na tinalakay sa nakaraang seksyon). Mapapansin, gayunpaman, na inuulit ng pambungad sa mismong panukala na sumusunod sa liham o memo ang malaking bahagi ng mga naunang sinabi. Ito ay dahil maaaring matanggal ang liham o memo mula sa panukala o maaaring hindi na pansinin ng tumatanggap ang liham o memo at diretso na basahin ang mismong panukala.
Pinagsamang panukalang liham-pangnegosyo o memo: Sa format na ito, pinagsasama mo ang buong panukala sa isang karaniwang liham-pangnegosyo o memo. Isinasama mo ang mga heading at iba pang espesyal na elemento ng pag-format na parang ito ay isang ulat. (Ang pinagsamang format ng memo na ito ay ipinapakita sa kaliwang bahagi ng sumusunod na ilustrasyon.)

Panukala na gumagamit ng pinagsamang format ng memo (kaliwa) at isang panukala na hiwalay mula sa liham-pambungad nito (kanan)

Mga Kinakailangan para sa Espesyal na Takdang Gawain

Tandaan na, sa isang kurso sa teknikal na pagsulat, ang takdang-gawain na proposal ay nagsisilbi ng ilang layunin: (1) upang mabigyan ka ng karanasan sa pagsusulat ng proposal; (2) upang masimulan mong planuhin ang iyong term report; (3) upang bigyan ang iyong instruktor ng pagkakataong makatrabaho ka sa iyong proyekto ng ulat, upang matiyak na mayroon kang maisasagawang plano. Dahil sa ikalawa at ikatlong dahilan, kailangan mong isama ang ilang tiyak na nilalaman sa (o kasama) ang iyong proposal, na ang ilan ay maaaring hindi akma sa isang tunay na proposal. Kung hindi ito kasya sa mismong proposal, ilagay ito sa isang memo para sa iyong instruktor tulad ng ginawa sa unang halimbawa ng proposal na nakalista sa simula ng kabanatang ito.

Narito ang checklist ng mga dapat isama sa panukala o sa kalakip na memo para sa instruktor:

Madla: Ilarawan ang mga tagapakinig ng panukala at ng iminungkahing ulat (maaaring magkaiba sila) ayon sa organisasyong kanilang pinagtatrabahuhan, sa kanilang mga titulo at tungkulin, sa kanilang teknikal na kaalaman, at sa kanilang kakayahang maunawaan ang ulat na iyong iminungkahi.
Sitwasyon: Ilarawan ang inaasahang mga tagapakinig ng panukala: sino sila, ano ang kanilang ginagawa, at ano ang antas ng kanilang kaalaman at karanasan tungkol sa paksa ng panukala. Ilarawan ang sitwasyong kung saan isinusulat ang panukala at kung saan kailangan ang proyekto: ano-anong mga problema o pangangailangan ang naroroon? sino ang may mga ito, nasaan sila matatagpuan?
Uri ng ulat: Ipaliwanag kung anong uri ng ulat ang balak mong isulat: ito ba ay isang teknikal na ulat tungkol sa background? isang ulat sa pagiging posible? Magbigay ng sapat na paliwanag upang makita ng iyong instruktor na nauunawaan mo ang uri ng ulat. Tingnan ang kabanata tungkol sa mga uri ng ulat.
Mga pinagmulan ng impormasyon: Maglista ng mga pinagmumulan ng impormasyon; tiyakin na alam mo na may sapat na impormasyon para sa iyong paksa; ilista ang mga tiyak na libro, artikulo, mga sanggunian, at iba pang uri ng mga pinagkukunan na sa palagay mo ay makakatulong sa iyong ulat.
Mga grapiko: Ilista ang mga grapiko na sa tingin mo ay kakailanganin ng iyong ulat ayon sa kanilang uri at kanilang nilalaman. (Kung hindi ka makaisip ng anumang kakailanganin ng iyong ulat, maaaring wala kang magandang paksa—magsagawa ng brainstorming kasama ang iyong instruktor.)
Balangkas: Isama ang isang balangkas ng mga paksa at subpaksa na sa palagay mo'y tatalakayin sa iyong ulat.

Mga Prompt ng AI para sa mga Panukala

Ang mga checklist, na karaniwang hindi nababasa, ay maaaring magamit bilang pinagmulan ng mga prompt para sa AI sa kaunting pagbabago. Kopyahin ang sumusunod, i-paste ito sa isang sistemang AI tulad ng Gemini ng Google, at tingnan kung ano ang maaaring hindi mo napansin.

Tandaan: Lahat ng mga sanggunian tungkol sa nilalaman, format, at estilo ng techdocs o ng mga bahagi nito ay matatagpuan sa online na aklat-aralin sa teknikal na pagsulat.

Kapag nais mong gamitin ang AI upang suriin ang isang proyekto ng pagsulat, magpakilala, sabihin sa AI kung sino ka at kung ano ang gusto mo. Bigyan ang AI ng sanggunian para sa paggawa ng mga pagsusuri, tulad ng isang online na aklat-aralin. Pagkatapos, ilahad kung ano ang gusto mong suriin ng AI sa pagsusuri nito. Narito ang isang halimbawa:

Baguhin ang panimula upang umangkop sa iyong pagkakakilanlan.

Kamusta, AI. Ako si David McMurrey, isang mag-aaral ng cybersecurity sa Austin Community College (Austin, Texas). Humihiling ako na suriin mo ang sumusunod na panukala gamit ito online na aklat-aralin, ang kabanata tungkol sa mga panukala, at ang mga sumusunod na tanong:

Ipinapaloob ba ang panukalang ito sa isang liham pang-negosyo (pinagsama ang panukala at ang liham), o ipinapadala ba ito bilang isang liham pang-negosyo na may kalakip na panukala?
Bagaman maaari itong maging matalino at mapaglaro, ipinahihiwatig ba ng pamagat ng panukalang ito nang sapat ang paksa nito? Para sa mga detalye, tingnan mga pamagat ng panukala.
Ang panimula ba ay sapat na nagpapahiwatig ng paksa, layunin, at nilalayong mambabasa ng panukalang ito? Nagbibigay ba ito ng listahan ng mga subpaksa na tatalakayin at nagsasaad ng saklaw (ano ang hindi sakop)? Para sa mga detalye, tingnan Mga pagpapakilala.
Naglalaman ba ang panukalang ito ng sapat na mga detalye, mga partikular, mga halimbawa—anumang kailangan upang ipaliwanag kung ano ang iminungkahi at magbigay ng matibay na pangangatwiran para rito?
Kung isasaalang-alang ang paksa, layunin, at mga mambabasa, may kulang bang mahahalagang nilalaman sa panukalang ito? Mayroon bang mga nilalaman na hindi kinakailangan? Mayroon bang teknikal na impormasyon sa panukalang ito na mali? May kulang bang mahahalagang teknikal na impormasyon?
Naglalaman ba ang panukalang ito ng maikling pahayag kung ano ang ipinapanukala, mga benepisyo ng pagsasagawa ng iminungkahing proyekto, proseso ng pagsasagawa ng proyekto, posibilidad ng tagumpay ng proyekto, takdang iskedyul para sa proyekto, pagkakahati-hati ng gastos ng proyekto, at mga kredensyal ng nagpanukala?
Bilang isang mapanghikayat dokumento, kulang ba ang panukalang ito ng anumang bagay na makapagpapalakas ng pagiging makahikayat nito?
Naglalaman ba ang panukala ng anumang halatang hiniram na impormasyon na hindi dokumentado sa anumang paraan?
Ang mga citation (mga reperensiya sa mga item sa listahan ng pinagkukunan ng impormasyon) sa panukalang ito ba ay naka-format ayon sa istilong APA, MLA, o binagong istilong IEEE? Ang mga item ba sa listahan ng mga pinagkukunan ng impormasyon ay naka-format ayon sa istilong APA, MLA, o binagong istilong IEEE? Para sa mga detalye, tingnan Dokumentasyon: mga hiniram na mapagkukunan ng impormasyon.
Naglalaman ba ang lahat ng talahanayan at mga pigurang hindi pampalamuti ng naglalarawang pamagat (caption) at pinagmulan (kung kinakailangan)? Para sa mga detalye, tingnan Mga pamagat ng talahanayan.
Nasa pinakamalapit ba ang lahat ng mga talahanayan at mga pigurang hindi dekoratibo sa kanilang kaugnay na teksto?
Lumilitaw ba ang mga maikling paliwanag na cross-reference bago ang mga talahanayan at mga pigurang hindi pandekorasyon? Para sa mga detalye, tingnan Mga sanggunian na nagpapaliwanag.
May ginagamit bang pamantayang format ng mga pamagat at subpamagat sa katawan ng panukala? Para sa mga detalye, tingnan Mga Pamagat.
Ginagamit ba ang mga numeradong patayong listahan para sa mga item na may kinakailangang pagkakasunod-sunod? Ginagamit ba ang mga naka-bullet na patayong listahan para sa mga item na walang kinakailangang pagkakasunod-sunod? Ginagamit ba ang mga panimulang pangungusap bago ang lahat ng listahan? Para sa mga detalye, tingnan Mga patayong listahan.
May pagkilala ba sa mga direktang sipi, at tama ba ang bantas sa mga pagkilalang iyon? Ang lahat ba ng direktang sipi, mga buod, at mga paraphrase ay wastong naisipi ayon sa APA, MLA, o binagong istilong IEEE? Para sa mga detalye, tingnan Mga sipi & pagkilala.
Malaya ba ang teksto ng panukala mula sa mga pagkakamali sa gramatika, gamit, at bantas? Para sa mga detalye, tingnan Karaniwang Mga Problema sa Gramatika, Paggamit, at Pagbaybay.
Malaya ba ang teksto ng panukala mula sa labis na paggamit ng mga salita at iba pang mga pagkakamali sa istilo ng pangungusap? Para sa mga detalye, tingnan Kalabisan ng mga salita, iba pang mga problema sa istilo ng pangungusap.
Maiintindihan ba ng target na mambabasa ang panukalang ito (tulad ng ipinahiwatig sa mensahe ng paghahatid at sa panimula)? Para sa mga detalye, tingnan Pagsusuri ng madla, at tingnan Pagsasalin ng Teknikal.
AI, upang kumpletuhin ang iyong pagsusuri ng aking panukala, magtalaga ng numerong marka mula 100 hanggang 55).