Mangyaring i-click dito upang tulungan si David McMurrey na mabayaran ang web hosting:
Mag-donate ng kahit maliit na halaga kung maaari!
Mananatiling libre ang Online Technical Writing.
Siguraduhing tingnan ang mga halimbawa.
Mga Tala:
- Ang kabanatang ito, tulad ng iba pang bahagi ng aklat na ito sa Technical Writing, ay nakatuon sa mga kasanayan sa teknikal na pagsulat (technical writing skills). Ang teknikal na nilalaman dito ay hindi ginagarantiyang magiging matagumpay, eksakto, o napapanahon.
- Ang kabanatang ito ay isinalin gamit ang OpenAI ChatGPT. Mangyaring iulat ang mga suliranin sa wika sa admin@mcmassociates.io
Ilang Paunang Tala
Habang nagsisimula ka, tiyaking nauunawaan mo ang depinisyon na ginagamit natin para sa mga panukala. Gayundin, kung ikaw ay kumukuha ng kursong technical writing, tiyaking nauunawaan mo ang takdang-aralin sa panukala—hindi lamang ang pagsulat ng kahit anong panukala, kundi isang panukalang nagmumungkahi, kahit sa isang bahagi, ng pagsulat ng isang dokumento.
Mga tunay na panukala. Sa pagsisimula ng pagpaplano ng isang panukala, tandaan ang batayang depinisyon: ang panukala ay isang alok o bid upang isagawa ang isang tiyak na proyekto para sa isang tao o organisasyon. Maaaring maglaman ang mga panukala ng iba pang elemento—teknikal na background, mga rekomendasyon, mga resulta ng survey, impormasyon tungkol sa kakayahang maisakatuparan (feasibility), at iba pa. Ngunit ang dahilan kung bakit panukala ang isang dokumento ay dahil hinihiling nito sa mambabasa na aprubahan, pondohan, o pahintulutan ang iminungkahing proyekto.
Kung plano mong maging consultant o magpatakbo ng sarili mong negosyo, ang mga nakasulat na panukala ay maaaring isa sa iyong pinakamahalagang kasangkapan sa pagkuha ng kliyente. At kung ikaw ay nagtatrabaho para sa isang ahensya ng gobyerno, nonprofit na organisasyon, o malaking korporasyon, ang panukala ay maaaring maging mahalagang kasangkapan sa pagsisimula ng mga proyektong kapaki-pakinabang sa organisasyon o sa iyo bilang empleyadong nagmumungkahi (karaniwan ay pareho).
Ang isang panukala ay dapat maglaman ng impormasyong magbibigay-daan sa mambabasa na magpasya kung aaprubahan ang proyekto, kung ikaw ang kukuning magsagawa ng gawain, o pareho. Upang makapagsulat ng matagumpay na panukala, ilagay ang iyong sarili sa posisyon ng mambabasa—ang tatanggap ng panukala—at isipin kung anong uri ng impormasyon ang kakailanganin niya upang maging kumpiyansa sa pagbibigay sa iyo ng proyekto.
Infographic ng kabanatang ito na nilikha ng NotebookLM
Paglalarawan ng iminungkahing gawain (mga resulta ng proyekto). Karamihan sa mga panukala ay kailangang ilarawan ang magiging tapos na produkto ng iminungkahing proyekto. Sa isang kursong technical writing, nangangahulugan ito ng paglalarawan sa dokumentong isusulat mo, ang target na mambabasa at layunin nito; pagbibigay ng balangkas (outline); at pagtalakay sa mga bagay tulad ng haba, mga grapiko (graphics), pagba-bind (binding), at iba pa. Sa senaryong iyong tinukoy, maaari ring may iba pang gawain tulad ng pagsasagawa ng mga seminar sa pagsasanay (training seminars) o pagbibigay ng tuluy-tuloy na serbisyo (ongoing service). Isama rin ang mga ito.
Paraan, proseso, teorya. Sa ilang panukala, kakailanganin mong ipaliwanag kung paano mo isasagawa ang iminungkahing gawain. Ito ay nagsisilbing karagdagang elementong mapanghikayat (persuasive element); ipinapakita nito sa mambabasa na mayroon kang maayos at pinag-isipang pamamaraan sa proyekto. Nagsisilbi rin ito bilang isa pang uri ng background na kailangan ng ilang panukala. Tandaan na ang seksyong background (na tinalakay sa itaas) ay nakatuon sa problema o pangangailangan na nagbigay-daan sa panukala. Gayunpaman, sa seksyong ito, tinatalakay mo ang teknikal na background na may kaugnayan sa mga pamamaraan o teknolohiyang balak mong gamitin sa iminungkahing gawain. Halimbawa, sa panukalang may kinalaman sa forestry, nagbibigay ang manunulat ng kaunting background kung paano isinasagawa ang pamamahala ng kahoy (timber management). Muli, binibigyan ka nito bilang manunulat ng panukala ng pagkakataong ipakita na alam mo ang iyong sinasabi at upang makabuo ng tiwala sa mambabasa.
Iskedyul. Karamihan sa mga panukala ay may seksyong nagpapakita hindi lamang ng inaasahang petsa ng pagkumpleto kundi pati na rin ng mahahalagang yugto (milestones) ng proyekto. Kung ikaw ay magsasagawa ng malaking proyektong tatagal ng maraming buwan, dapat ding ipakita ng timeline ang mga petsa kung kailan ka magsusumite ng mga ulat sa progreso (progress reports). At kung hindi ka makapagbigay ng tiyak na petsa, magbanggit ng tagal ng oras para sa bawat yugto ng proyekto.
Mga kwalipikasyon. Karamihan sa mga panukala ay naglalaman ng buod ng mga kwalipikasyon ng indibidwal o organisasyong nagmumungkahi upang maisagawa ang iminungkahing gawain. Ito ay maituturing na isang maikling resume (mini-resume) na nakapaloob sa panukala. Ginagamit ito ng mambabasa ng panukala upang magpasya kung ikaw ay angkop para sa proyekto. Dahil dito, inililista sa seksyong ito ang karanasan sa trabaho, mga katulad na proyekto, mga sanggunian (references), pagsasanay, at edukasyon na nagpapakita ng pagiging pamilyar sa proyekto.
Mga gastos, kinakailangang mapagkukunan. Karamihan sa mga panukala ay naglalaman din ng seksyong nagdedetalye ng mga gastos ng proyekto, maging panloob o panlabas man. Para sa mga panlabas na proyekto, maaaring kailanganin mong ilista ang iyong orasang singil (hourly rates), inaasahang bilang ng oras, gastos sa kagamitan at mga suplay, at iba pa, at pagkatapos ay kalkulahin ang kabuuang halaga ng buong proyekto. Ang mga panloob na proyekto ay hindi rin libre, ngunit dapat mo pa ring ilista ang mga gastos ng proyekto: halimbawa, ang oras na kakailanganin upang makumpleto ang proyekto, mga kagamitang at suplay na gagamitin, tulong mula sa ibang tao sa organisasyon, at iba pa.
Mga konklusyon. Ang huling talata o seksyon ng panukala ay dapat magbalik ng pokus ng mambabasa sa mga positibong aspeto ng proyekto (katatapos mo lamang ipakita ang mga gastos). Sa huling seksyon, maaari mong tapusin sa pamamagitan ng paghikayat sa kanila na makipag-ugnayan upang ayusin ang mga detalye ng proyekto, pagpapaalala sa mga benepisyo ng pagsasagawa ng proyekto, at marahil ay magbigay ng isang huling pagpapatibay kung bakit ikaw o ang iyong organisasyon ang tamang pagpili para sa proyekto.
Mga espesyal na seksyong partikular sa proyekto. Tandaan na ang mga naunang seksyon ay karaniwan o tipikal lamang sa mga nakasulat na panukala, at hindi ganap na mga kinakailangan. Palaging itanong sa iyong sarili kung ano pa ang maaaring kailanganin ng iyong mambabasa upang maunawaan ang proyekto, ang pangangailangan nito, ang mga benepisyong dulot nito, ang iyong papel dito, at ang iyong mga kwalipikasyon para rito. Ano pa ang maaaring kailanganin ng iyong mambabasa upang sila ay makumbinsi na pahintulutan kang isagawa ang proyekto? Ano pa ang kailangan nilang makita upang aprubahan ang proyekto at aprubahan ka upang isagawa ito?
Organisasyon ng mga Panukala
Tungkol naman sa organisasyon ng nilalaman ng isang panukala, tandaan na ito ay mahalagang isang dokumentong nagbebenta o nagpo-promote. Narito ang mga pangunahing hakbang na karaniwan nitong sinusunod:
- Ipinapakilala mo ang panukala, at ipinapaliwanag sa mga mambabasa ang layunin at nilalaman nito.
- Ipinapakita mo ang background—ang problema, oportunidad, o sitwasyong nagbigay-daan sa iminungkahing proyekto. Gawing alalahanin ng mambabasa ang problema, maging interesado sa oportunidad, o mausisa sa sitwasyon.
- Ipinapahayag kung ano ang iminungkahi mong gawin tungkol sa problema, kung paano mo planong tulungan ang mambabasa na samantalahin ang oportunidad, o kung paano mo sila tutulungan sa sitwasyon.
- Tinatalakay ang mga benepisyo ng pagsasagawa ng iminungkahing proyekto, ang mga kalamangan na dulot ng pag-apruba nito.
- Inilalarawan nang eksakto kung ano ang magiging nilalaman ng tapos na proyekto, kung ano ang magiging anyo nito, at kung paano ito gagana—ang mga resulta ng proyekto.
- Tinatalakay ang paraan at teorya o lapit sa likod ng paraang iyon—upang maunawaan ng mambabasa kung paano mo isasagawa ang iminungkahing gawain.
- Nagbibigay ng iskedyul, kabilang ang mahahalagang yugto o checkpoint ng proyekto.
- Maikling inililista ang iyong mga kwalipikasyon para sa proyekto; nagbibigay ng maikling buod ng background na nagpapakita kung bakit ikaw ang angkop para sa proyekto.
- Pagkatapos lamang (at sa puntong ito lamang), inililista ang mga gastos ng proyekto at ang mga mapagkukunang kakailanganin upang maisagawa ito.
- Nagtatapos sa pamamagitan ng muling pagtalakay sa mga benepisyo ng proyekto (sakaling maging mabigat ang epekto ng seksyon ng gastos) at hinihikayat ang mambabasa na makipag-ugnayan o tanggapin ang panukala.
Pansinin ang kabuuang lohika ng daloy sa mga seksyong ito: una, ginagawang alalahanin ng mambabasa ang problema o maging interesado sa oportunidad; pagkatapos ay pinasisigla sila tungkol sa kung paano mo aayusin ang problema o isasagawa ang proyekto; pagkatapos ay ipinapakita mo ang iyong mga kwalipikasyon—pagkatapos lamang ay inilalahad ang mga gastos, ngunit agad mong ibinabalik ang pokus sa mga positibong aspeto ng proyekto.
Format ng mga Panukala
Mayroon kang mga sumusunod na opsyon para sa format at presentasyon ng iyong panukala. Hindi mahalaga kung alin ang iyong gamitin, basta’t ginagamit mo ang memorandum format para sa mga panloob na panukala at ang business-letter format para sa mga panlabas na panukala.
- Cover letter o memo na may hiwalay na panukala: Sa format na ito, sumusulat ka ng isang maikling “cover” letter o memo at ikinakabit ang mismong panukala pagkatapos nito. Ang cover letter o memo ay maikling nagpapahayag na may kasunod na panukala at binabalangkas ang nilalaman nito. Sa katunayan, ang nilalaman ng cover letter o memo ay halos kapareho ng panimula (na tinalakay sa nakaraang seksyon). Gayunpaman, mapapansin na ang panimula ng mismong panukala na kasunod ng cover letter o memo ay inuulit ang marami sa mga naunang pahayag. Ito ay dahil maaaring mahiwalay ang liham o memo mula sa panukala, o maaaring hindi na basahin ng tatanggap ang liham o memo at dumiretso na lamang sa panukala.
- Pinagsamang panukalang nasa anyong business letter o memo: Sa format na ito, pinagsasama mo ang buong panukala sa isang karaniwang business letter o memo. Gumagamit ka ng mga heading at iba pang espesyal na elemento ng format na parang isang ulat (report). (Ang pinagsamang format na ito ay ipinapakita sa kaliwang bahagi ng sumusunod na ilustrasyon.)
Panukalang gumagamit ng pinagsamang memo format (kaliwa) at panukalang hiwalay sa cover letter nito (kanan)
Mga Espesyal na Pangangailangan ng Takdang-Aralin
Tandaan na, sa isang kursong technical writing, ang takdang-aralin sa panukala ay nagsisilbi sa ilang layunin: (1) upang bigyan ka ng karanasan sa pagsulat ng panukala; (2) upang tulungan kang magsimulang magplano ng iyong pang-semester na techdoc; (3) upang bigyan ang iyong guro ng pagkakataong makipagtulungan sa iyo sa iyong proyekto sa ulat, at tiyaking may magagamit at maisasakatuparan kang paksa. Para sa ikalawa at ikatlong layunin, kailangan mong isama ang ilang partikular na nilalaman sa (o kalakip ng) iyong panukala, na ang ilan ay maaaring hindi angkop sa isang panukalang pang-propesyonal. Kung hindi ito angkop sa mismong panukala, ilagay ito sa isang memo para sa iyong guro, gaya ng ipinakita sa unang halimbawang panukala na nakalista sa simula ng kabanatang ito.
Narito ang isang checklist ng mga dapat isama sa panukala o sa isang kalakip na memo para sa guro:
- Audience: Ilarawan ang mambabasa ng panukala at ng iminungkahing ulat (maaaring magkaiba ang mga ito) batay sa organisasyong kanilang kinabibilangan, kanilang mga titulo at tungkulin, kanilang teknikal na background, at ang kanilang kakayahang maunawaan ang ulat na balak mong isulat.
- Sitwasyon: Ilarawan ang inaasahang mambabasa ng panukala: kung sino sila, ano ang kanilang ginagawa, at kung ano ang antas ng kanilang kaalaman at background sa paksa ng panukala. Ilarawan ang sitwasyong kinalalagyan ng panukala at kung saan kinakailangan ang proyekto: anu-anong problema o pangangailangan ang umiiral? sino ang may mga ito, at saan sila matatagpuan?
- Uri ng ulat: Ipaliwanag kung anong uri ng ulat ang balak mong isulat: ito ba ay isang technical background report? isang feasibility report? Magbigay ng sapat na paliwanag upang makita ng iyong guro na nauunawaan mo ang uri ng ulat. Tingnan ang kabanata tungkol sa mga uri ng ulat.
- Mga sanggunian ng impormasyon: Ilista ang mga sanggunian ng impormasyon; tiyaking may sapat na impormasyong makukuha para sa iyong paksa; ilista ang mga tiyak na aklat, artikulo, sangguniang akda, at iba pang uri ng mapagkukunan na sa palagay mo ay makatutulong sa iyong ulat.
- Mga grapiko: Ilista ang mga grapikong kakailanganin ng iyong ulat ayon sa kanilang uri at nilalaman. (Kung wala kang maisip na kahit isa, maaaring hindi pa malinaw ang iyong paksa—makipag-brainstorm sa iyong guro.)
- Balangkas: Isama ang isang balangkas (outline) ng mga paksa at subpaksa na inaasahan mong tatalakayin sa iyong ulat.
Mga AI Prompt para sa mga Panukala
Ang mga checklist, na kadalasang hindi binabasa, ay maaaring gamitin bilang batayan ng mga AI prompt na may kaunting pagbabago. Kopyahin ang sumusunod, i-paste ito sa isang AI system tulad ng Gemini ng Google, at tingnan kung ano ang maaaring nakaligtaan mo.
Tandaan: Ang lahat ng sanggunian sa nilalaman, format, at istilo ng mga techdoc o ng mga bahagi nito ay matatagpuan sa online technical-writing textbook.
Kapag nais mong gumamit ng AI upang suriin ang isang proyekto sa pagsulat, ipakilala ang iyong sarili, sabihin sa AI kung sino ka at kung ano ang nais mo. Bigyan ang AI ng sanggunian para sa pagsusuri, tulad ng isang online textbook. Pagkatapos, ilagay ang nais mong ipasuri sa AI. Narito ang isang halimbawa:
Baguhin ang panimula upang umangkop sa iyong identidad.
~ ~