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Ce chapitre présente un groupe de types de rapports à la définition vague qui fournissent une opinion ou une recommandation étudiée, puis, si vous suivez un cours de rédaction technique, vous en rédigez un vous-même.
Assurez-vous de vérifier le exemples de rapports.
Quelques Fines Distinctions...
Les rapports de faisabilité, les rapports de recommandation, les rapports d'évaluation, les rapports d'appréciation, et qui sait quoi d'autre font tous à peu près la même chose—fournir des opinions soigneusement étudiées et, parfois, des recommandations.
- Rapport de faisabilité : Ce type étudie une situation (par exemple, un problème ou une opportunité) et un plan pour faire quelque chose à ce sujet, puis détermine si ce plan est "réalisable"—s'il est pratique en termes de technologie actuelle, d'économie, de besoins sociaux, etc. Le rapport de faisabilité répond à la question "Devons-nous mettre en œuvre le Plan X ?" en déclarant "oui," "non," mais plus souvent "peut-être." Non seulement il donne une recommandation, mais il fournit également les données et le raisonnement derrière cette recommandation. Voici une vidéo sur une étude de faisabilité concernant le Un hyperloop dans le Missouri ? Une nouvelle étude dit que c'est faisable, mais pas nécessairement abordable. (s'ouvre dans un navigateur séparé).
- Rapport de recommandation : Ce type commence par un besoin exprimé, une sélection de choix, ou les deux et recommande ensuite un, plusieurs, ou aucun. Par exemple, une entreprise pourrait chercher un logiciel de vérification grammaticale et vouloir une recommandation sur quel produit est le meilleur. Le rapport de recommandation répond à la question "Quelle option devrions-nous choisir ?
- Rapport d'évaluation : Ce type fournit une opinion ou un jugement plutôt qu'une réponse par oui-non-peut-être ou une recommandation. Il fournit une opinion étudiée sur le valeur ou valeur d'une chose en comparant quelque chose à un ensemble d'exigences (ou critères). Par exemple, récemment, la ville d'Austin a évalué le transport en bus gratuit comme un moyen d'augmenter le nombre de passagers et de réduire le trafic. Est-ce que cela a fonctionné ? Était-ce rentable ?—Ce sont des questions auxquelles un rapport d'évaluation tenterait de répondre.
Infographie générée par NotebookLM de ce chapitre
Contenu typique : Rapports de recommandation et de faisabilité
Quelle que soit l'ombre de faisabilité, de recommandation ou de rapport d'évaluation que vous rédigez, quel que soit le nom que les gens lui donnent—la plupart des sections et l'organisation de ces sections sont à peu près les mêmes.
Le principe structural fondamental est le suivant : vous ne fournissez pas seulement votre recommandation, choix ou jugement, mais aussi les données et les conclusions qui y mènent. De cette façon, les lecteurs peuvent vérifier vos résultats, votre logique et vos conclusions et arriver à une vue complètement différente.
Introduction. Dans l'introduction, indiquez que le but du document est de déterminer la faisabilité, de faire des recommandations ou d'évaluer un sujet.
Contexte Technique. Certaines recommandations ou rapports de faisabilité peuvent nécessiter une discussion technique afin de rendre le reste du rapport significatif. Le dilemme avec ce type d'information est de savoir s'il faut l'inclure dans une section à part ou l'intégrer dans les sections de comparaison où cela est pertinent. Par exemple, une discussion sur la puissance et la vitesse des tablettes nécessitera une certaine discussion sur la RAM, les mégahertz et les processeurs. Faut-il inclure cela dans une section qui compare les tablettes en fonction de leur puissance et de leur vitesse ? Faut-il garder la comparaison claire et nette, strictement limitée à la comparaison et à la conclusion ? Peut-être que tout le contexte technique peut être regroupé dans sa propre section, soit vers le début du rapport, soit dans une annexe.
Vue schématique des rapports de recommandation et de faisabilité. Rappelez-vous que c'est un modèle typique ou commun pour le contenu et l'organisation.
Contexte sur la situation. Pour bon nombre de ces rapports, vous devrez discuter du problème, du besoin ou de l'opportunité qui les a suscités. S'il y a peu de choses à en dire, ces informations peuvent figurer dans l'introduction.
Exigences et Critères. Une partie essentielle des rapports de faisabilité et de recommandation est la discussion des critères que vous utiliserez pour prendre la décision ou la recommandation finale. Voici quelques exemples :
- Si vous essayez de recommander une tablette pour une utilisation par des employés, vos exigences impliqueront probablement la taille, le coût, le stockage sur disque dur, la qualité de l'affichage, la durabilité et la fonction de la batterie.
- Si vous examinez la faisabilité de fournir à chaque étudiant du Austin Community College une identification sur le réseau informatique de l'ACC, vous devez définir les exigences de base d'un tel programme—ce qu'il devrait accomplir, les problèmes qu'il devrait éviter, et ainsi de suite.
- Si vous évaluez le récent programme de transport en bus gratuit à Austin, vous devez savoir ce qui était attendu du programme et ensuite comparer ses résultats réels à ces exigences.
Les exigences peuvent être définies de plusieurs manières fondamentales :
- Valeurs numériques : De nombreuses exigences sont énoncées comme des valeurs numériques maximales ou minimales. Par exemple, il peut y avoir une exigence de coût — la tablette ne devrait pas coûter plus de 900 $.
- Valeurs oui/non : Certaines exigences sont simplement une question de oui ou non. La tablette est-elle équipée de Bluetooth ? La voiture est-elle équipée de reconnaissance vocale ?
- Valeurs d'évaluation : Dans certains cas, des considérations clés ne peuvent pas être traitées par des valeurs numériques ou des valeurs oui/non. Par exemple, votre organisation pourrait vouloir une tablette qui a une note de facilité d'utilisation d'au moins "bonne" selon certains groupes de notation reconnus au niveau national. Ou vous devrez peut-être attribuer des notes vous-même.
Le terme "exigences" est utilisé ici au lieu de "critères." Une certaine ambiguïté entoure ce dernier mot ; de plus, la plupart des gens ne sont pas sûrs s'il est au singulier ou au pluriel. (Techniquement, il est au pluriel ; "critère" est singulier, bien que "critères" soit couramment utilisé pour le singulier et le pluriel. Essayez d'utiliser "critère" en public—vous obtiendrez des regards bizarres. "Critères" n'est pas un mot et ne devrait jamais être utilisé.)
La section des exigences devrait également discuter de l'importance relative des exigences individuelles les unes par rapport aux autres. Imaginez la situation typique où aucune option n'est la meilleure dans toutes les catégories de comparaison. Une option est moins chère ; une autre a plus de fonctions ; une a des notes de facilité d'utilisation meilleures ; une autre est connue pour être plus durable. Établissez vos exigences de sorte qu'elles dictent un "gagnant" même dans des situations où il n'y a pas de gagnant évident.
Discussion des options. Dans certains types de rapports de faisabilité ou de recommandations, vous devrez expliquer comment vous avez restreint le champ des choix aux options sur lesquelles votre rapport se concentre. Souvent, cela suit immédiatement la discussion des exigences. Vos exigences de base peuvent bien restreindre le champ pour vous. Mais il peut y avoir d'autres considérations qui disqualifient d'autres options—expliquez-les également.
De plus, vous devrez peut-être fournir de brèves descriptions des options elles-mêmes. Ne confondez pas cela avec la comparaison qui apparaîtra dans la section suivante. Dans cette section de description, vous fournissez une discussion générale sur les options afin que les lecteurs sachent quelque chose à leur sujet. La discussion à ce stade n'est pas comparative. C'est juste une orientation générale sur les options. Dans l'exemple des tablettes, vous pourriez vouloir donner quelques spécifications générales sur chaque modèle à comparer.
Comparaisons point par point. Une des parties les plus importantes d'un rapport de faisabilité ou de recommandation est la comparaison des options. N'oubliez pas que vous incluez cette section pour que les lecteurs puissent vérifier votre raisonnement et arriver à des conclusions différentes s'ils le souhaitent. Cela doit être traité point par point comparatif, plutôt que option par option.
Vue schématique des approches tout-à-tout et point par point pour organiser une comparaison. À moins que vous n'ayez un sujet très inhabituel, utilisez l'approche point par point.
Si vous compariez des tablettes, vous auriez une section qui les comparerait en fonction du coût, une autre section qui les comparerait en fonction de la fonction de la batterie, et ainsi de suite. Vous ne serait-ce pas j'ai une section qui discute de tout sur l'option A, une autre qui discute de tout sur l'option B, et ainsi de suite. Cela ne serait pas du tout efficace, car les comparaisons doivent encore être faites quelque part—probablement par le pauvre lecteur. (Voir ci-dessus pour une illustration schématique de ces deux approches des comparaisons.)
Avec l'approche point par point, chacune de ces sections comparatives devrait se terminer par une conclusion qui indique quelle option est le meilleur choix dans ce point de comparaison particulier. Bien sûr, il ne sera pas toujours facile d'indiquer un gagnant clair—vous devrez peut-être qualifier les conclusions de différentes manières, en fournissant plusieurs conclusions pour différentes conditions.
Remarque : Quand utiliseriez-vous jamais l'approche du tout au tout ? Il se peut que les comparaisons ne se décomposent pas logiquement en points — catégories. Les options comparées peuvent avoir des avantages et des inconvénients différents qui ne sont pas comparables. Deux produits comparés peuvent avoir des ensembles de caractéristiques différents mais qui se chevauchent. Alors, que préférez-vous — une pomme ou une orange ?
Section comparative individuelle. Notez que cette section compare seulement un point et se termine par une conclusion clairement énoncée concernant ce point.
Si vous rédigez un rapport d'évaluation, vous ne compareriez évidemment pas des options. Au lieu de cela, vous compareriez l'objet évalué aux exigences qui lui sont imposées, aux attentes que les gens avaient à son égard. Par exemple, Capital Metro avait un programme de plus d'un an de transport en bus gratuit—quelles étaient les attentes de ce programme ? Le programme a-t-il répondu à ces attentes ?
Tableau de résumé. Après les comparaisons individuelles, incluez un tableau récapitulatif qui résume les conclusions de la section de comparaison. Certains lecteurs ont tendance à prêter attention aux détails dans un tableau plutôt que dans des paragraphes. Cela ne vous exonère pas de rédiger les paragraphes !
Tableau résumé. Certaines lecteurs préfèrent les données tabulaires aux données contenues dans des paragraphes.
Conclusions. La section des conclusions d'un rapport de faisabilité ou de recommandation est en partie un résumé ou une reformulation des conclusions que vous avez déjà atteintes dans les sections de comparaison. Dans cette section, vous reformulez les conclusions individuelles, par exemple, quel modèle avait le meilleur prix, lequel avait la meilleure fonction de batterie, et ainsi de suite.
Mais cette section doit aller plus loin. Elle doit démêler toutes les conclusions conflictuelles et parvenir d'une manière ou d'une autre à la conclusion finale, qui est celle qui indique quel est le meilleur choix. Ainsi, la section des conclusions énumère d'abord les conclusions principales—les simples, de catégorie unique. Mais ensuite, cela doit déclarer conclusions secondaires—ceux qui équilibrent des conclusions primaires conflictuelles. Par exemple, si un comprimé est le moins cher mais a une mauvaise autonomie, tandis qu'un autre est le plus cher et a une bonne autonomie, lequel choisissez-vous, et pourquoi ? La conclusion secondaire indiquerait la réponse à ce dilemme.
Et bien sûr, la section des conclusions se termine par le conclusion finale—celui qui indique quelle option est le meilleur choix.
Recommandation ou avis final. La section finale des rapports de faisabilité et de recommandations énonce la recommandation. On pourrait penser que cela devrait être évident maintenant. Ordinairement, c'est le cas, mais n'oubliez pas que certains lecteurs peuvent passer directement à la section des recommandations et ignorer tout votre travail acharné ! De plus, il y aura des cas où il peut y avoir un meilleur choix, mais vous ne voudriez pas le recommander. Au début de leur histoire, les ordinateurs portables étaient lourds et peu fiables—il y avait peut-être un modèle qui était meilleur que les autres, mais même celui-ci ne valait pas la peine d'être possédé.
La section des recommandations doit faire écho aux conclusions les plus importantes menant à la recommandation et ensuite énoncer la recommandation de manière emphatique. En général, il peut être nécessaire de recommander plusieurs options en fonction de différentes possibilités. Cela peut être géré, comme le montrent les exemples, avec des listes à puces.
Conclusions primaires, secondaires et finales. Notez qu'à la conclusion 6, deux catégories de comparaison sont mises en balance, avec davantage d'options l'emportant sur un coût inférieur—une conclusion secondaire.
Dans un rapport d'évaluation, cette section finale énoncerait un avis ou un jugement final. Voici quelques possibilités :
- Oui, le programme de transport en bus gratuit a été un succès, ou du moins il l'a été, en fonction de ses attentes initiales.
- Non, c'était un échec misérable—il n'a satisfait aucune de ses attentes minimales.
- Ou bien, c'était à la fois un succès et un échec—cela a répondu à certaines de ses attentes, mais pas à d'autres. Mais dans ce cas, vous êtes toujours engagé—quelle est votre évaluation globale ? Une fois de plus, la base de ce jugement doit être mentionnée quelque part dans la section des exigences.
Plans organisationnels pour les rapports de faisabilité et de recommandation
C'est un bon moment pour discuter des deux plans organisationnels de base pour ce type de rapport :
- Plan traditionnel : Celle-ci correspond à l'ordre dans lequel les sections viennent d'être présentées dans ce chapitre. Vous commencez par le contexte et les exigences, puis passez aux comparaisons, et terminez par les conclusions et recommandations.
- Plan exécutif : Cela déplace les conclusions et recommandations au début du rapport et relègue la discussion complète sur le contexte, les exigences et les comparaisons dans des appendices. De cette manière, l'"exécutif "occupé peut voir les informations les plus importantes immédiatement, et se tourner vers la discussion détaillée uniquement s'il y a des questions.
Exemples de plans du même rapport. Remarquez dans l'approche exécutive que tous les faits clés, conclusions et recommandations sont "présentés d'emblée" afin que le lecteur puisse y accéder rapidement. Dans les grands rapports, il y a des onglets pour chaque annexe.
Invitations IA pour Rapports de Recommandation
Des listes de contrôle, qui sont généralement ignorées, peuvent servir de source pour des prompts d'IA avec quelques modifications. Copiez ce qui suit, collez-le dans un système d'IA tel que Gemini de Google, et voyez ce que vous avez peut-être manqué.
Remarque : Toutes les références au contenu, au format, au style des rapports de données ou de ses composants peuvent être trouvées à manuel de rédaction technique en ligne.
Lorsque vous souhaitez utiliser l'IA pour évaluer un projet d'écriture, présentez-vous, dites à l'IA qui vous êtes, ce que vous voulez. Donnez à l'IA un point de référence pour faire des évaluations, comme un manuel en ligne. Ensuite, publiez ce que vous souhaitez que l'IA vérifie dans son évaluation.
Modifiez l'introduction pour qu'elle corresponde à votre identité.
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Prompts d'IA pour rapports de recommandation Bonjour, IA. Je suis David McMurrey, étudiant en cybersécurité au Austin Community College (Austin, Texas). Je demande que vous évaluiez le rapport de recommandation suivant en utilisant ceci. manuel en ligne, le chapitre sur rapports de recommandation, et les questions suivantes :
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J'apprécierais vos pensées, réactions, critiques concernant ce chapitre : votre réponse—David McMurrey.
