Veuillez cliquer ici pour aider. David McMurrey payer pour l'hébergement web :
Faites un don de tout petit montant que vous pouvez !
L'écriture technique en ligne restera gratuite.
Ce chapitre présente un groupe de types de rapports mal défini qui fournissent une opinion ou une recommandation étudiée, puis, si vous êtes dans un cours d'écriture technique, vous en rédigez un vous-même.
Assurez-vous de consulter le exemples de rapports.
Quelques Fines Distinctions...
Les rapports de faisabilité, les rapports de recommandation, les rapports d'évaluation, les rapports d'appréciation, et qui sait quoi d'autre, font à peu près la même chose—fournir des opinions soigneusement étudiées et, parfois, des recommandations.
- Rapport de faisabilité : Ce type étudie une situation (par exemple, un problème ou une opportunité) et un plan pour y remédier, puis détermine si ce plan est "faisable"—s'il est pratique en termes de technologie actuelle, d'économie, de besoins sociaux, etc. Le rapport de faisabilité répond à la question "Devrions-nous mettre en œuvre le Plan X ?" en énonçant "oui," "non," mais plus souvent "peut-être." Non seulement il donne une recommandation, mais il fournit également les données et le raisonnement derrière cette recommandation. Voici une vidéo sur une étude de faisabilité concernant le Un hyperloop au Missouri ? Une nouvelle étude dit que c'est faisable, mais pas nécessairement abordable. (ouvre dans un navigateur séparé).
- Rapport de recommandation : Ce type commence par un besoin exprimé, une sélection de choix, ou les deux, puis recommande un, plusieurs ou aucun. Par exemple, une entreprise pourrait examiner des logiciels de vérification grammaticale et vouloir une recommandation sur le meilleur produit. Le rapport de recommandation répond à la question " Quelle option devrions-nous choisir ?
- Rapport d'évaluation : Ce type fournit une opinion ou un jugement plutôt qu'une réponse par oui, non ou peut-être, ou une recommandation. Il fournit une opinion réfléchie sur le valeur ou valeur de quelque chose en comparant quelque chose à un ensemble d'exigences (ou critères). Par exemple, récemment, la ville d'Austin a évalué le transport en commun gratuit comme moyen d'augmenter le nombre de passagers et de réduire le trafic. Est-ce que ça a fonctionné ? Était-ce utile ?—Ce sont des questions auxquelles un rapport d'évaluation tenterait de répondre.
Infographie générée par NotebookLM de ce chapitre
Contenu typique : Rapports de recommandation et de faisabilité
Quelle que soit l'ombre de faisabilité, de recommandation ou de rapport d'évaluation que vous rédigez, quel que soit le nom que les gens lui donnent—la plupart des sections et l'organisation de ces sections sont à peu près les mêmes.
Le principe structurel fondamental est le suivant : vous ne fournissez pas seulement votre recommandation, votre choix ou votre jugement, mais aussi les données et les conclusions qui y ont mené. De cette manière, les lecteurs peuvent vérifier vos résultats, votre logique et vos conclusions et parvenir à un point de vue complètement différent.
Introduction. Dans l'introduction, indiquez que l'objectif du document est de déterminer la faisabilité, de recommander ou d'évaluer un sujet.
Contexte technique. Certaines recommandations ou rapports de faisabilité peuvent nécessiter une discussion technique afin que le reste du rapport soit significatif. Le dilemme avec ce type d'information est de savoir s'il faut la placer dans une section à part ou l'intégrer dans les sections de comparaison où elle est pertinente. Par exemple, une discussion sur la puissance et la vitesse des tablettes nécessitera une certaine discussion sur la RAM, les mégahertz et les processeurs. Faut-il inclure cela dans une section qui compare les tablettes selon leur puissance et leur vitesse ? Faut-il garder la comparaison propre et nette, strictement limitée à la comparaison et à la conclusion ? Peut-être que tout le contexte technique peut être placé dans sa propre section, soit vers le début du rapport, soit dans une annexe.
Vue schématique des rapports de recommandation et de faisabilité. N'oubliez pas qu'il s'agit d'un modèle typique ou courant pour le contenu et l'organisation.
Contexte de la situation. Pour bon nombre de ces rapports, vous devrez discuter du problème, du besoin ou de l'opportunité qui les a suscités. S'il y a peu à en dire, cette information peut figurer dans l'introduction.
Exigences et Critères. Une partie essentielle des rapports de faisabilité et de recommandation est la discussion des critères que vous utiliserez pour parvenir à la décision finale ou à la recommandation. Voici quelques exemples :
- Si vous essayez de recommander une tablette pour une utilisation par des employés, vos exigences concerneront probablement la taille, le coût, le stockage sur disque dur, la qualité d'affichage, la durabilité et la fonction de la batterie.
- Si vous envisagez la faisabilité de fournir à chaque étudiant du Austin Community College une identification sur le réseau informatique de l'ACC, vous devez définir les exigences de base d'un tel programme—ce qu'il serait censé accomplir, les problèmes qu'il devrait éviter, et ainsi de suite.
- Si vous évaluez le récent programme de transport en bus gratuit à Austin, vous devez savoir ce qui était attendu du programme et ensuite comparer ses résultats réels à ces exigences.
Les exigences peuvent être définies de plusieurs manières fondamentales :
- Valeurs numériques : De nombreuses exigences sont énoncées comme des valeurs numériques maximales ou minimales. Par exemple, il peut y avoir une exigence de coût—la tablette ne doit pas coûter plus de 900 $.
- Valeurs oui/non : Certaines exigences sont tout simplement une question de oui ou non. La tablette est-elle équipée de Bluetooth ? La voiture est-elle équipée de la reconnaissance vocale ?
- Valeurs des évaluations : Dans certains cas, des considérations clés ne peuvent pas être traitées ni avec des valeurs numériques ni avec des valeurs oui/non. Par exemple, votre organisation pourrait vouloir une tablette qui a une note de facilité d'utilisation d'au moins "bonne" selon un groupe de notation nationalement accepté. Ou vous devrez peut-être attribuer des notes vous-même.
Le terme "exigences" est utilisé ici à la place de "critères." Une certaine ambiguïté entoure ce dernier mot ; de plus, la plupart des gens ne sont pas sûrs s'il est singulier ou pluriel. (Techniquement, il est pluriel ; "critère" est singulier, bien que "critères" soit couramment utilisé pour le singulier et le pluriel. Essayez d'utiliser "critère" en public—vous obtiendrez des regards étranges. "Criterias" n'est pas un mot et ne devrait jamais être utilisé.)
La section des exigences devrait également discuter de l'importance des exigences individuelles par rapport aux autres. Imaginez la situation typique où aucune option n'est la meilleure dans toutes les catégories de comparaison. Une option est moins chère ; une autre a plus de fonctions ; une a de meilleures évaluations en matière de facilité d'utilisation ; une autre est connue pour être plus durable. Établissez vos exigences de manière à ce qu'elles dictent un "vainqueur" même dans les situations où il n'y a pas de vainqueur évident.
Discussion des options. Dans certains types de rapports de faisabilité ou de recommandations, vous devrez expliquer comment vous avez restreint le champ des choix aux options sur lesquelles votre rapport se concentre. Souvent, cela suit directement la discussion des exigences. Vos exigences de base peuvent bien réduire le champ pour vous. Mais il peut y avoir d'autres considérations qui disqualifient d'autres options—expliquez-les également.
De plus, vous devrez peut-être fournir de brèves descriptions des options elles-mêmes. Ne mélangez pas cela avec la comparaison qui apparaît dans la section suivante. Dans cette section de description, vous fournissez une discussion générale sur les options afin que les lecteurs en sachent quelque chose. La discussion à ce stade n'est pas comparative. C'est juste une orientation générale aux options. Dans l'exemple des tablettes, vous voudrez peut-être donner quelques spécifications brèves et générales sur chaque modèle qui sera comparé.
Comparaisons point par point. L'une des parties les plus importantes d'un rapport de faisabilité ou de recommandation est la comparaison des options. N'oubliez pas que vous incluez cette section afin que les lecteurs puissent vérifier votre réflexion et tirer des conclusions différentes s'ils le souhaitent. Cela doit être traité point par point comparatif, plutôt que option par option.
Vue schématique des approches globale-à-globale et point-par-point pour organiser une comparaison. À moins que vous n'ayez un sujet très inhabituel, utilisez l'approche point par point.
Si vous compariez des tablettes, vous auriez une section qui les comparerait sur le coût, une autre section qui les comparerait sur la fonction de la batterie, et ainsi de suite. Vous ne serait-ce pas avoir une section qui discute de tout ce qui concerne l'option A, une autre qui discute de tout ce qui concerne l'option B, et ainsi de suite. Cela ne serait pas du tout efficace, car les comparaisons doivent encore être faites quelque part—probablement par le pauvre lecteur. (Voir ci-dessus pour une illustration schématique de ces deux approches comparatives.)
Avec l'approche point par point, chacune de ces sections comparatives devrait se terminer par une conclusion qui indique quelle option est le meilleur choix pour ce point de comparaison particulier. Bien sûr, il ne sera pas toujours facile d'indiquer un gagnant clair—vous devrez peut-être nuancer les conclusions de différentes manières, en fournissant plusieurs conclusions pour différentes conditions.
Remarque : Quand utiliseriez-vous l'approche tout-à-tout ? Il se peut que les comparaisons ne se décomposent pas logiquement en catégories de points— . Les options comparées peuvent avoir des avantages et des inconvénients différents qui ne sont pas comparables. Deux produits comparés peuvent avoir des ensembles de fonctionnalités différents mais qui se chevauchent. Alors, lequel préférez-vous—une pomme ou une orange ?
Section comparative individuelle. Remarquez que cette section ne compare qu'un seul point et se termine par une conclusion clairement énoncée concernant ce point.
Si vous rédigiez un rapport d'évaluation, vous ne compareriez évidemment pas des options. Au lieu de cela, vous compareriez l'objet évalué aux exigences qui lui étaient imposées, aux attentes que les gens en avaient. Par exemple, Capital Metro avait un programme de plus d'un an de transport gratuit en bus—qu'attendait-on de ce programme ? Le programme a-t-il répondu à ces attentes ?
Tableau résumant. Après les comparaisons individuelles, incluez un tableau récapitulatif qui synthétise les conclusions de la section de comparaison. Certains lecteurs ont tendance à prêter attention aux détails dans un tableau plutôt que dans des paragraphes. Cela ne vous dispense pas d'écrire les paragraphes !
Tableau récapitulatif. Certains lecteurs préfèrent les données sous forme de tableau plutôt que les données contenues dans des paragraphes.
Conclusions. La section des conclusions d'un rapport de faisabilité ou de recommandations est en partie un résumé ou une reformulation des conclusions que vous avez déjà atteintes dans les sections de comparaison. Dans cette section, vous reformulez les conclusions individuelles, par exemple, quel modèle avait le meilleur prix, lequel avait la meilleure fonction de batterie, et ainsi de suite.
Mais cette section doit aller plus loin. Elle doit démêler toutes les conclusions contradictoires et, d'une manière ou d'une autre, parvenir à la conclusion finale, qui est celle qui indique quel est le meilleur choix. Ainsi, la section de conclusion commence par énumérer les conclusions principales— les simples, à catégorie unique. Mais ensuite, cela doit indiquer conclusions secondaires— ceux qui équilibrent des conclusions primaires conflictuelles. Par exemple, si une tablette est la moins chère mais a une mauvaise fonction de batterie, tandis qu'une autre est la plus chère et a une bonne fonction de batterie, laquelle choisissez-vous et pourquoi ? La conclusion secondaire énoncerait la réponse à ce dilemme.
Et bien sûr, la section des conclusions se termine par le conclusion finale—celui qui indique quelle option est le meilleur choix.
Recommandation ou Avis Final. La dernière section des rapports de faisabilité et de recommandations énonce la recommandation. On pourrait penser que cela devrait être évident maintenant. Ordinairement, c'est le cas, mais rappelez-vous que certains lecteurs peuvent sauter directement à la section des recommandations et éviter tout votre travail acharné ! De plus, il y aura des cas où il peut y avoir un meilleur choix mais que vous ne voudriez pas recommander. Au début de leur histoire, les ordinateurs portables étaient lourds et peu fiables—il y avait peut-être un modèle qui était meilleur que les autres, mais même celui-ci ne valait pas la peine d'être acquis.
La section de recommandation doit faire écho aux conclusions les plus importantes conduisant à la recommandation et ensuite énoncer la recommandation de manière emphatique. En général, vous devrez peut-être recommander plusieurs options en fonction de différentes possibilités. Cela peut être géré, comme le montrent les exemples, avec des listes à puces.
Conclusions principales, secondaires et finales. Notez qu'à la conclusion 6, deux catégories de comparaison s'opposent, avec plus d'options l'emportant sur un coût inférieur — une conclusion secondaire.
Dans un rapport d'évaluation, cette section finale exprimerait une opinion ou un jugement final. Voici quelques possibilités :
- Oui, le programme de transport en bus gratuit a été un succès, ou du moins il l'a été, en fonction de ses attentes initiales.
- Non, c'était un échec misérable—il n'a répondu à aucune de ses attentes minimales.
- Ou, c'était à la fois un succès et un échec—cela a répondu à certaines de ses attentes, mais pas à d'autres. Mais dans ce cas, vous êtes toujours dans l'embarras—quelle est votre évaluation globale ? Encore une fois, la base de ce jugement doit être énoncée quelque part dans la section des exigences.
Plans organisationnels pour des rapports de faisabilité et de recommandations
C'est un bon point pour discuter des deux plans organisationnels de base pour ce type de rapport :
- Plan traditionnel : Celle-ci correspond à l'ordre dans lequel les sections viennent d'être présentées dans ce chapitre. Vous commencez par le contexte et les exigences, puis passez aux comparaisons, et terminez par les conclusions et les recommandations.
- Plan exécutif : Cela déplace les conclusions et recommandations au début du rapport et relègue la discussion complète des antécédents, des exigences et des comparaisons dans des annexes. De cette façon, le "dirigeant" occupé peut voir les informations les plus importantes immédiatement, et se tourner vers la discussion détaillée uniquement s'il y a des questions.
Exemples de plans du même rapport. Notez dans l'approche exécutive que tous les faits clés, conclusions et recommandations sont "présentés d'emblée" afin que le lecteur puisse y accéder rapidement. Dans les grands rapports, il y a des onglets pour chaque annexe.
Prompts d'IA pour les rapports de recommandation
Les listes de contrôle, qui restent généralement non lues, peuvent être utilisées comme source pour des invites d'IA avec quelques modifications. Copiez ce qui suit, collez-le dans un système d'IA tel que Google Gemini, et voyez ce que vous avez peut-être manqué.
Remarque : Toutes les références au contenu, au format, au style des rapports de données ou à ses composants peuvent être trouvées à manuel de rédaction technique en ligne.
Lorsque vous souhaitez utiliser l'IA pour évaluer un projet d'écriture, présentez-vous, dites à l'IA qui vous êtes et ce que vous souhaitez. Donnez à l'IA un point de référence pour effectuer des évaluations, comme un manuel en ligne. Ensuite, publiez ce que vous voulez que l'IA vérifie dans son évaluation.
Modifiez l'introduction pour qu'elle corresponde à votre identité.
|
Prompts d'IA pour les rapports de recommandation Bonjour, IA. Je suis David McMurrey, étudiant en cybersécurité au Austin Community College (Austin, Texas). Je demande que vous évaluiez le rapport de recommandation suivant en utilisant ceci. manuel en ligne, le chapitre sur rapports de recommandation, et les questions suivantes :
|
Informations connexes
Quiz de lecture. Utilisez ce quiz pour tester votre compréhension de ce chapitre.
Formation disponible. Pratiquez un peu l'écriture avec McMurrey en tant que votre instructeur.
J'apprécierais vos pensées, réactions, critiques concernant ce chapitre : votre réponse—David McMurrey.
