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Ce chapitre présente un groupe de types de rapports à définition lâche qui fournissent un avis ou une recommandation étudiée, et ensuite, si vous êtes dans un cours de rédaction technique, vous en écrivez un de votre propre.
Assurez-vous de jeter un œil au exemples de rapports.
Quelques fines distinctions...
Les rapports de faisabilité, les rapports de recommandation, les rapports d'évaluation, les rapports d'appréciation et qui sait quoi d'autre font à peu près la même chose—fournir des opinions soigneusement étudiées et, parfois, des recommandations.
- Rapport de faisabilité : Ce type étudie une situation (par exemple, un problème ou une opportunité) et un plan pour y remédier, puis détermine si ce plan est "feasible"—s'il est pratique en termes de technologie actuelle, d'économie, de besoins sociaux, etc. Le rapport de faisabilité répond à la question "Devrions-nous mettre en œuvre le Plan X ?" en déclarant "oui," "non," mais souvent "peut-être." Non seulement il donne une recommandation, mais il fournit également les données et le raisonnement derrière cette recommandation. Voici une vidéo sur une étude de faisabilité concernant le Un hyperloop dans le Missouri ? Une nouvelle étude dit que c'est faisable, mais pas nécessairement abordable. (s'ouvre dans un navigateur séparé).
- Rapport de recommandation : Ce type commence par un besoin exprimé, une sélection de choix, ou les deux, puis recommande une, plusieurs, ou aucune option. Par exemple, une entreprise pourrait s'intéresser à un logiciel de vérification grammaticale et vouloir une recommandation sur le meilleur produit. Le rapport de recommandation répond à la question "Quelle option devrions-nous choisir ?
- Rapport d'évaluation : Ce type fournit une opinion ou un jugement plutôt qu'une réponse oui-non-peut-être ou une recommandation. Il fournit une opinion étudiée sur le valeur ou valeur de quelque chose en comparant quelque chose à un ensemble d'exigences (ou critères). Par exemple, récemment, la ville d'Austin a évalué le transport en bus gratuit comme un moyen d'augmenter le nombre de passagers et de réduire le trafic. Est-ce que cela a fonctionné ? Était-ce rentable ?—Ce sont des questions auxquelles un rapport d'évaluation tenterait de répondre.
Infographie générée par NotebookLM de ce chapitre
Contenu typique : Rapports de recommandation et de faisabilité
Quelle que soit l'ombre de faisabilité, de recommandation ou de rapport d'évaluation que vous rédigez, quel que soit le nom que les gens lui donnent—la plupart des sections et l'organisation de ces sections sont à peu près les mêmes.
Le principe structurel fondamental est celui-ci : vous ne fournissez pas seulement votre recommandation, votre choix ou votre jugement, mais aussi les données et les conclusions qui y mènent. De cette manière, les lecteurs peuvent vérifier vos résultats, votre logique et vos conclusions et arriver à un point de vue complètement différent.
Introduction. Dans l'introduction, indiquez que le but du document est de déterminer la faisabilité, de faire des recommandations ou d'évaluer un sujet.
Contexte technique. Certaines recommandations ou rapports de faisabilité peuvent nécessiter une discussion technique afin de rendre le reste du rapport significatif. Le dilemme avec ce type d'information est de savoir s'il faut l'inclure dans une section à part ou l'intégrer dans les sections de comparaison où elle est pertinente. Par exemple, une discussion sur la puissance et la vitesse des tablettes nécessitera une certaine discussion sur la RAM, les mégaHertz et les processeurs. Devriez-vous inclure cela dans une section qui compare les tablettes en fonction de la puissance et de la vitesse ? Devriez-vous garder la comparaison propre et concise, strictement limitée à la comparaison et à la conclusion ? Peut-être que tout le contexte technique peut être présenté dans une section à part—soit vers le début du rapport, soit dans une annexe.
Vue schématique des rapports de recommandation et de faisabilité. N'oubliez pas que ceci est un modèle typique ou courant pour le contenu et l'organisation.
Contexte de la situation. Pour bon nombre de ces rapports, vous devrez discuter du problème, du besoin ou de l'opportunité qui les a engendrés. S'il y a peu à en dire, ces informations peuvent figure dans l'introduction.
Exigences et critères. Une partie critique des rapports de faisabilité et de recommandation est la discussion des exigences que vous utiliserez pour parvenir à la décision ou à la recommandation finale. Voici quelques exemples :
- Si vous essayez de recommander une tablette pour les employés, vos exigences impliqueront probablement la taille, le coût, le stockage sur disque dur, la qualité de l'affichage, la durabilité et la durée de vie de la batterie.
- Si vous examinez la faisabilité de fournir à chaque étudiant du Austin Community College une carte d'identité sur le réseau informatique ACC, vous devrez définir les exigences de base d'un tel programme—ce qu'il serait censé accomplir, les problèmes qu'il devrait éviter, etc.
- Si vous évaluez le récent programme de transport en bus gratuit à Austin, vous devez savoir ce qui était attendu du programme et ensuite comparer ses résultats réels à ces exigences.
Les exigences peuvent être définies de plusieurs manières fondamentales :
- Valeurs numériques : De nombreuses exigences sont énoncées sous forme de valeurs numériques maximales ou minimales. Par exemple, il peut y avoir une exigence de coût—la tablette ne doit pas coûter plus de 900 $.
- Valeurs oui/non : Certaines exigences sont simplement une question de oui ou non. La tablette est-elle équipée de Bluetooth ? La voiture est-elle équipée de reconnaissance vocale ?
- Valeurs des évaluations : Dans certains cas, des considérations clés ne peuvent pas être traitées soit avec des valeurs numériques soit avec des valeurs oui/non. Par exemple, votre organisation pourrait vouloir une tablette qui a une note de facilité d'utilisation d'au moins "bonne" selon un groupe de notation nationalement reconnu. Ou vous devrez peut-être attribuer vous-même des notes.
Le terme "exigences" est utilisé ici au lieu de "critères." Un certain niveau d'ambiguïté entoure ce dernier mot ; de plus, la plupart des gens ne sont pas sûrs s'il est singulier ou pluriel. (Techniquement, il est pluriel ; "critère" est singulier, bien que "critères" soit couramment utilisé pour le singulier et le pluriel. Essayez d'utiliser "critère" en public—vous aurez des regards étranges. "Critères" n'est pas un mot et ne devrait jamais être utilisé.)
La section des exigences devrait également aborder l'importance relative des exigences individuelles les unes par rapport aux autres. Imaginez la situation typique où aucune option n'est la meilleure dans toutes les catégories de comparaison. Une option est moins chère ; une autre a plus de fonctionnalités ; une présente de meilleures évaluations en matière de facilité d'utilisation ; une autre est connue pour être plus durable. Organisez vos exigences de manière à ce qu'elles dictent un "vainqueur" même dans des situations où il n'y a pas de vainqueur évident.
Discussion des options. Dans certains types de rapports de faisabilité ou de recommandations, vous devrez expliquer comment vous avez réduit le champ des choix aux options sur lesquelles se concentre votre rapport. Souvent, cela suit immédiatement la discussion des exigences. Vos exigences de base peuvent réduire le champ pour vous. Mais il peut y avoir d'autres considérations qui disqualifient d'autres options—expliquez-les également.
De plus, vous devrez peut-être fournir de brèves descriptions des options elles-mêmes. Ne confondez pas cela avec la comparaison qui apparaîtra dans la section suivante. Dans cette section de description, vous fournissez une discussion générale sur les options afin que les lecteurs en sachent un peu plus à leur sujet. La discussion à ce stade n'est pas comparative. C'est juste une orientation générale sur les options. Dans l'exemple des tablettes, vous voudrez peut-être donner quelques spécifications générales sur chaque modèle qui va être comparé.
Comparaisons point par point. L'un des aspects les plus importants d'un rapport de faisabilité ou de recommandation est la comparaison des options. N'oubliez pas que vous incluez cette section pour que les lecteurs puissent vérifier votre réflexion et parvenir à des conclusions différentes s'ils le souhaitent. Cela devrait être traité point par point comparatif, plutôt que option par option.
Vue schématique des approches tout-à-tout et point par point pour organiser une comparaison. À moins que vous n'ayez un sujet très inhabituel, utilisez l'approche point par point.
Si vous compariez des tablettes, vous auriez une section qui les comparerait sur le coût, une autre section qui les comparerait sur la fonction de la batterie, et ainsi de suite. Vous ne serait-ce pas j'ai une section qui discute de tout sur l'option A, une autre qui discute de tout sur l'option B, et ainsi de suite. Cela ne serait pas du tout efficace, car les comparaisons doivent quand même être faites quelque part—probablement par le pauvre lecteur. (Voir ci-dessus pour une illustration schématique de ces deux approches des comparaisons.)
Avec l'approche point par point, chacune de ces sections comparatives devrait se terminer par une conclusion qui indique quelle option est le meilleur choix dans ce point de comparaison particulier. Bien sûr, il ne sera pas toujours facile d'indiquer un vainqueur clair—vous devrez peut-être qualifier les conclusions de différentes manières, en fournissant plusieurs conclusions pour différentes conditions.
Remarque : Quand utiliseriez-vous jamais l'approche tout-à-tout ? Il se peut que les comparaisons ne se divisent pas logiquement en points—catégories. Les options comparées peuvent avoir des avantages et des inconvénients différents qui ne sont pas comparables. Deux produits comparés peuvent avoir des ensembles de caractéristiques différents mais chevauchants. Alors lequel préférez-vous—une pomme ou une orange ?
Section comparative individuelle. Notez que cette section ne compare qu'un seul point et se termine par une conclusion clairement énoncée concernant ce point unique.
Si vous rédigiez un rapport d'évaluation, vous ne compareriez évidemment pas des options. Au lieu de cela, vous compareriez la chose évaluée par rapport aux exigences qui lui étaient imposées, aux attentes qu'on en avait. Par exemple, Capital Metro avait un programme de plus d'un an de transport en bus gratuit — qu'attendait-on de ce programme ? le programme a-t-il répondu à ces attentes ?
Tableau de résumé. Après les comparaisons individuelles, incluez un tableau récapitulatif qui résume les conclusions de la section de comparaison. Certains lecteurs ont tendance à prêter attention aux détails dans un tableau plutôt que dans des paragraphes. Cela ne vous exonère pas de l'obligation d'écrire les paragraphes !
Tableau récapitulatif. Certains lecteurs préfèrent les données sous forme de tableau plutôt que les données contenues dans des paragraphes.
Conclusions. La section des conclusions d'un rapport de faisabilité ou de recommandation est en partie un résumé ou une reformulation des conclusions que vous avez déjà atteintes dans les sections de comparaison. Dans cette section, vous reformulez les conclusions individuelles, par exemple, quel modèle avait le meilleur prix, lequel avait la meilleure fonction de batterie, et ainsi de suite.
Mais cette section doit aller plus loin. Elle doit démêler toutes les conclusions conflictuelles et parvenir d'une certaine manière à la conclusion finale, qui est celle qui indique quel est le meilleur choix. Ainsi, la section de conclusion liste d'abord les conclusions principales—les simples, à catégorie unique. Mais alors, il doit indiquer conclusions secondaires—celui qui équilibre des conclusions primaires contradictoires. Par exemple, si un comprimé est le moins cher mais a une mauvaise fonction de batterie, tandis qu'un autre est le plus cher et a une bonne fonction de batterie, lequel choisissez-vous et pourquoi ? La conclusion secondaire indiquerait la réponse à ce dilemme.
Et bien sûr, la section des conclusions se termine par le conclusion finale—celui qui indique quelle option est le meilleur choix.
Recommandation ou avis final. La section finale des rapports de faisabilité et de recommandations énonce la recommandation. On pourrait penser que cela devrait être évident maintenant. D'ordinaire, c'est le cas, mais n'oubliez pas que certains lecteurs peuvent passer directement à la section des recommandations et ignorer tout votre travail acharné ! De plus, il y aura des cas où il peut y avoir un meilleur choix, mais vous ne voudriez pas le recommander. Au début de leur histoire, les ordinateurs portables étaient lourds et peu fiables—il y avait peut-être un modèle qui était meilleur que les autres, mais même celui-là ne valait pas la peine d'être choisi.
La section des recommandations devrait refléter les conclusions les plus importantes menant à la recommandation et ensuite énoncer la recommandation de manière emphatique. En règle générale, vous pouvez avoir besoin de recommander plusieurs options en fonction des différentes possibilités. Cela peut être géré, comme le montre les exemples, avec des listes à puces.
Conclusions primaire, secondaire et finale. Remarquez qu'à la conclusion 6, deux catégories de comparaison sont mises en balance, avec plus d'options l'emportant sur un coût inférieur—une conclusion secondaire.
Dans un rapport d'évaluation, cette dernière section énoncerait un avis ou un jugement final. Voici quelques possibilités :
- Oui, le programme de transport en bus gratuit a été un succès, ou du moins c'était le cas, en fonction de ses attentes initiales.
- Non, c'était un échec misérable—il n'a répondu à aucune de ses attentes minimales.
- Ou bien, c'était à la fois un succès et un échec—il a répondu à certaines de ses attentes, mais pas à d'autres. Mais dans ce cas, vous êtes toujours en attente—quelle est votre évaluation globale ? Encore une fois, la base de ce jugement doit être énoncée quelque part dans la section des exigences.
Plans organisationnels pour les rapports de faisabilité et de recommandation
C'est un bon point pour discuter des deux plans organisationnels de base pour ce type de rapport :
- Plan traditionnel : Celle-ci correspond à l'ordre dans lequel les sections ont été présentées dans ce chapitre. Vous commencez par le contexte et les exigences, puis passez aux comparaisons, et terminez par les conclusions et recommandations.
- Plan exécutif : Cela déplace les conclusions et les recommandations au début du rapport et place la discussion complète sur le contexte, les exigences et les comparaisons dans des annexes. De cette façon, l’"exécutif" occupé peut voir les informations les plus importantes immédiatement, et se tourner vers la discussion détaillée seulement s'il y a des questions.
Exemples de plans du même rapport. Remarquez dans l'approche exécutive que tous les faits clés, conclusions et recommandations sont "présentés en premier" afin que le lecteur puisse y accéder rapidement. Dans les grands rapports, il y a des onglets pour chaque annexe.
Invitations d'IA pour des rapports de recommandations
Les listes de contrôle, qui restent généralement non lues, peuvent être utilisées comme source pour des invites d'IA avec quelques modifications. Copiez ce qui suit, collez-le dans un système d'IA tel que Gemini de Google, et voyez ce que vous avez peut-être manqué.
Remarque : Toutes les références au contenu, au format, au style des rapports de données ou à ses composants peuvent être trouvées à manuel de rédaction technique en ligne.
Lorsque vous souhaitez utiliser l'IA pour évaluer un projet d'écriture, présentez-vous, dites à l'IA qui vous êtes et ce que vous voulez. Donnez à l'IA un point de référence pour effectuer des évaluations, comme un manuel en ligne. Ensuite, publiez ce que vous souhaitez que l'IA vérifie dans son évaluation.
Modifiez l'introduction pour qu'elle corresponde à votre identité.
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Invitations à l'IA pour les rapports de recommandation Bonjour, IA. Je suis David McMurrey, un étudiant en cybersécurité au Austin Community College (Austin, Texas). Je demande que vous évaluiez le rapport de recommandation suivant en utilisant ceci. manuel en ligne, le chapitre sur rapports de recommandation, et les questions suivantes :
Informations connexes |
J'apprécierais vos réflexions, réactions, critiques concernant ce chapitre : votre réponse—David McMurrey.
