Ce chapitre vous présente les documents de procédures opérationnelles standards (POS) et les documents de politique et de procédure (PandP). Cependant, il ne fournit pas de détails définitifs sur la façon de planifier, rédiger, formater et compléter ces documents. Il propose des liens vers des pages Web qui le font, ainsi que quelques conseils sur le maintien d'un périmètre raisonnable pour des projets comme ceux-ci si vous suivez un cours de rédaction technique ou commerciale.

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Procédures Opératoires Standard

Les procédures opérationnelles standard et les documents de politiques et de procédures sont à peu près les mêmes : elles établissent des normes pour faire les choses et présentent des procédures spécifiques étape par étape pour réaliser ces choses. Bien que ces distinctions s'estompent en pratique :

  • Les documents de politiques et de procédures se concentrent plus souvent sur le comportement attendu des employés (par exemple, le tabagisme, la consommation de substances, le harcèlement sexuel).
  • Les procédures opérationnelles standard se concentrent davantage sur les attentes standards pour l'exécution de tâches spécifiques telles que le lavage des mains par les professionnels de santé ou la réalisation d'un implant dentaire dans un laboratoire dentaire.

Les organisations utilisent des documents de politiques et de procédures pour enregistrer leurs règles et réglementations : politiques d'assiduité, politiques sur l'abus de substances, procédures de flux de travail, etc. Une fois enregistrées, les politiques et procédures sont à la disposition de tous dans l'organisation pour référence, et ces documents deviennent le moyen de résoudre la plupart des litiges au sein de l'organisation. Pour distinguer ces deux termes :

  • Politiques sont comme des lois, déclarations de règles : par exemple, la plupart des organisations ont des politiques anti-harcèlement, qui imitent les lois réelles légiférées par le gouvernement.
  • Procédures, d'autre part, sont les méthodes étape par étape pour mettre en œuvre ces politiques. Bien sûr, certaines politiques ne nécessitent pas de procédures. Si l'organisation a une interdiction de fumer politique, c'est tout ce qu'il faut dire. Cependant, si quelqu'un enfreint cette politique, une procédure est nécessaire pour gérer cette situation.

Procédures Opérationnelles Standard : Projets d'Écriture

Si vous êtes inscrit à un cours associé à cette page, vous êtes dans un écriture bien sûr, pas un cours de gestion des affaires. Notre objectif est d'écrire correctement, de concevoir des documents bien faits, des documents qui atteignent leur but, et des documents qui respectent les attentes communes en matière de contenu, d'organisation et de format. Les procédures opérationnelles standard et les documents de politique et de procédure sont évidemment une application importante de l'écriture et peuvent contenir des informations techniques substantielles sur les opérations d'une organisation. Mais ne considérez pas ce chapitre comme le dernier mot sur ces sujets—surtout en termes de légalité.

Procédures Opérationnelles Standard : Structure
  • Système de numérotation décimale—Cela permet de "citer" des politiques ou des procédures. Par exemple, si un employé fume à l'entrée d'un bâtiment, vous pouvez citer la politique administrative 23.1.4 (ou simplement donner un avertissement et oublier tout cela cette fois-ci).
  • Utilisation intensive de prédicats et d'impératifs ("Établir" ceci, "promouvoir" cela).
  • Distinction entre politiques et procédures dans l'exemple du lavage des mains. Les politiques indiquent aux employés quoi faire ; les procédures leur expliquent exactement comment le faire.
  • Numéros de suivi pour faciliter la référence.
  • Les noms de propriété et d'approbation sont spécifiés.
  • Dates de révision, pour permettre aux employés de savoir s'ils consultent la version la plus récente.
  • Définitions pour établir les significations précises des termes clés.
  • Utilisation de "will" pour indiquer une exigence (un style ancien utilise "shall").

Procédures Opérationnelles Standard : Ressources

Voici quelques ressources pour les procédures opérationnelles standard :

Procédures Opérationnelles Standard : Invites AI

Les listes de contrôle, qui restent généralement non lues, peuvent être utilisées comme source pour des invites d'IA avec quelques modifications. Copiez ce qui suit, collez-le dans un système d'IA tel que Google Gemini, et voyez ce que vous avez pu manquer.

Remarque : Toutes les références au contenu, au format, au style des techdocs ou à ses composants peuvent être trouvées dans le manuel de rédaction technique en ligne.

    bientôt disponible !

Politiques et Procédures

Leurs noms vous font penser qu'ils sont des synonymes l'un de l'autre. Non !

a besoin d'un nouveau texte—évidemment !

Les procédures opérationnelles standard et les documents de politiques et procédures sont à peu près les mêmes : ils établissent des normes pour faire les choses et présentent des procédures spécifiques étape par étape pour les réaliser. Bien que ces distinctions s'estompent en pratique :

  • Les documents de politiques et de procédures se concentrent plus souvent sur le comportement attendu des employés (par exemple, le tabagisme, l'abus de substances, le harcèlement sexuel).
  • Les procédures opérationnelles standard se concentrent davantage sur les attentes normales pour l'exécution de tâches spécifiques telles que le lavage des mains par les professionnels de la santé ou la réalisation d'un implant dentaire dans un laboratoire dentaire.

Les organisations utilisent des documents de politiques et de procédures pour consigner leurs règles et règlements : politiques d'assiduité, politiques sur les substances, procédures de flux de travail, etc. Une fois enregistrées, les politiques et procédures sont à la disposition de tous les membres de l'organisation pour consultation, et ces documents deviennent le moyen de résoudre la plupart des différends au sein de l'organisation. Pour distinguer ces deux termes :

  • Politiques sont comme des lois, des déclarations de règles : par exemple, la plupart des organisations ont des politiques de lutte contre le harcèlement, qui imitent les lois législées par le gouvernement.
  • Procédures, d'autre part, sont les méthodes étape par étape pour mettre en œuvre ces politiques. Bien sûr, certaines politiques ne nécessitent pas de procédures. Si l'organisation a une politique sans fumée politique, c'est tout ce qui doit être dit. Cependant, si quelqu'un enfreint cette politique, une procédure est nécessaire pour gérer cette situation.

Procédures Opérationnelles Standard : Projets d'Écriture

Si vous êtes inscrit à un cours associé à cette page, vous êtes dans un écriture cours, pas un cours de gestion d'entreprise. Notre objectif est d'écrire bien, de concevoir des documents de qualité, des documents qui accomplissent leur but, et des documents qui répondent aux attentes communes en matière de contenu, d'organisation et de format. Les procédures opérationnelles standard et les documents de politique et de procédure sont évidemment une application importante de l'écriture et peuvent contenir des informations techniques substantielles sur les opérations d'une organisation. Mais ne considérez pas ce chapitre comme le dernier mot sur ces sujets—surtout en termes de légalité.

Politiques et Procédures : Structure

Comme vous pouvez le voir dans les procédures opérationnelles standard à Instructions, Politiques et Procédures, Procédures Opérationnelles Standard, il y a quelques éléments communs :

  • Système de numérotation décimale—Cela permet aux politiques ou procédures d'être "citées." Par exemple, si un employé fume à l'entrée d'un bâtiment, vous pouvez citer la politique administrative 23.1.4 (ou simplement donner un avertissement et oublier tout cela cette fois-ci).
  • Utilisation intensive de prédicats et d'impératifs ("Établir" ceci, "promouvoir" cela).
  • Distinction entre les politiques et les procédures dans l'exemple du lavage des mains. Les politiques indiquent aux employés quoi faire ; les procédures leur expliquent exactement comment le faire.
  • Numéros de suivi pour faciliter la référence.
  • Les noms de propriété et d'approbation sont spécifiés.
  • Dates de révision, pour permettre aux employés de savoir s'ils consultent la version la plus récente.
  • Définitions pour établir les significations précises des termes clés.
  • Utilisation de "will" pour indiquer une exigence (l'ancien style utilise "shall").

Politiques et Procédures : Ressources

Voici quelques ressources pour les procédures opérationnelles standard :

Politiques et Procédures : Invites IA

Les listes de contrôle, qui restent généralement non lues, peuvent être utilisées comme source de prompts pour l'IA avec quelques modifications. Copiez ce qui suit, collez-le dans un système d'IA tel que Google Gemini, et voyez ce que vous avez pu manquer.

Remarque : Toutes les références au contenu, au format, au style des techdocs ou de ses composants peuvent être trouvées dans le manuel de rédaction technique en ligne.

    à venir bientôt !

Informations connexes

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