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यह अध्याय रिपोर्टों के उन ढीले-ढंग से परिभाषित प्रकारों के एक समूह को प्रस्तुत करता है जो गहन अध्ययन पर आधारित राय या सिफारिश प्रदान करते हैं, और फिर, यदि आप तकनीकी लेखन के पाठ्यक्रम में हैं, तो आप इनमें से अपनी खुद की एक रिपोर्ट लिखते हैं।

ज़रूर देखें उदाहरण रिपोर्टें.

कुछ सूक्ष्म अंतर...

व्यवहार्यता रिपोर्टें, सिफारिश रिपोर्टें, मूल्यांकन रिपोर्टें, आकलन रिपोर्टें और कौन-क्या—ये सभी लगभग एक ही काम करती हैं—ध्यानपूर्वक अध्ययन की गई राय और कभी-कभी सिफारिशें भी प्रदान करती हैं।

NotebookLM-generated infographic of this chapter इस अध्याय का NotebookLM द्वारा निर्मित इन्फोग्राफिक

सामान्य सामग्री: सिफारिशें और व्यवहार्यता रिपोर्टें

चाहे आप जो भी प्रकार की व्यवहार्यता, सिफारिश, या मूल्यांकन रिपोर्ट लिखें, चाहे लोग इसे किसी भी नाम से बुलाएँ — अधिकांश अनुभाग और उन अनुभागों का संगठन लगभग समान होता है।

मूलभूत संरचनात्मक सिद्धांत यह है: आप केवल अपनी सिफारिश, चुनाव, या निर्णय ही नहीं देते, बल्कि उसके साथ उन तक पहुँचने वाले डेटा और निष्कर्ष भी प्रदान करते हैं। इस तरह पाठक आपकी खोजों, आपकी तर्क-प्रक्रिया और आपके निष्कर्षों की जाँच कर सकते हैं और एक पूरी तरह से अलग दृष्टिकोण प्रस्तुत कर सकते हैं।

परिचय। परिचय में बताएं कि दस्तावेज़ का उद्देश्य किसी विषय की व्यवहार्यता निर्धारित करना, सिफारिश करना, या उसका मूल्यांकन करना है।

तकनीकी पृष्ठभूमि। कुछ सिफारिश या व्यवहार्यता रिपोर्टों के लिए तकनीकी चर्चा आवश्यक हो सकती है ताकि रिपोर्ट का शेष भाग अर्थपूर्ण बने। इस प्रकार की जानकारी के साथ दुविधा यह होती है कि इसे अपने ही एक अनुभाग में रखा जाए या जहाँ यह प्रासंगिक हो तुलना के अनुभागों में समाहित किया जाए। उदाहरण के लिए, टैबलेट कंप्यूटरों की शक्ति और गति पर चर्चा में RAM, मेगाहर्ट्ज़ और प्रोसेसरों पर कुछ चर्चा आवश्यक होगी। क्या आप उसे ऐसे अनुभाग में रखें जो शक्ति और गति के अनुसार टैबलेट्स की तुलना करता हो? क्या आप तुलना को साफ़-सुथरा और केवल तुलना और निष्कर्ष तक सीमित रखें? शायद सभी तकनीकी पृष्ठभूमि को उसके अपने अनुभाग में रखा जा सकता है—या तो रिपोर्ट के आगे की ओर या परिशिष्ट में।


सिफारिश और व्यवहार्यता रिपोर्टों का आरेखीय दृश्य। ध्यान रखें कि यह सामग्री और संगठन के लिए एक सामान्य या प्रचलित मॉडल है।

परिस्थिति की पृष्ठभूमि। इनमें से कई रिपोर्टों के लिए, आपको उन समस्याओं, जरूरतों, या अवसरों पर चर्चा करनी होगी जिन्होंने इन्हें जन्म दिया है। यदि इसके बारे में कहने के लिए बहुत कम है, तो यह जानकारी प्रस्तावना/परिचय में दी जा सकती है।

आवश्यकताएँ और मानदंड। व्यावहार्यता और सिफारिश रिपोर्टों का एक महत्वपूर्ण हिस्सा उन आवश्यकताओं पर चर्चा है जिनका आप अंतिम निर्णय या सिफारिश तक पहुँचने के लिए उपयोग करेंगे। यहाँ कुछ उदाहरण हैं:

आवश्यकताएँ कई बुनियादी तरीकों में परिभाषित की जा सकती हैं:

यहाँ "requirements" शब्द का उपयोग "criteria" के बजाय किया गया है। बाद वाले शब्द के आसपास कुछ अस्पष्टता बनी रहती है; इसके अलावा अधिकतर लोग यह नहीं जानते कि यह एकवचन है या बहुवचन। (तकनीकी रूप से, यह बहुवचन है; "criterion" एकवचन है, हालांकि "criteria" को सामान्यतः एकवचन और बहुवचन दोनों के लिए इस्तेमाल किया जाता है। सार्वजनिक तौर पर "criterion" का उपयोग करने की कोशिश करें—आपको अजीब नज़रें मिलेंगी। "Criterias" कोई शब्द नहीं है और कभी भी उपयोग नहीं किया जाना चाहिए।)

आवश्यकताओं वाले अनुभाग में यह भी चर्चा करनी चाहिए कि व्यक्तिगत आवश्यकताएँ एक-दूसरे के सापेक्ष कितनी महत्वपूर्ण हैं। कल्पना करें उस सामान्य स्थिति की जहाँ कोई भी विकल्प तुलना की सभी श्रेणियों में सर्वश्रेष्ठ न हो। एक विकल्प सस्ता है; दूसरा अधिक कार्यक्षमताएँ प्रदान करता है; एक की उपयोग में आसानी के रेटिंग्स बेहतर हैं; और दूसरा अधिक टिकाऊ होने के लिए जाना जाता है। अपनी आवश्यकताओं को इस तरह सेट करें कि वे उन परिस्थितियों में भी "विजेता" निर्धारित करें जहाँ कोई स्पष्ट विजेता न हो।

विकल्पों पर चर्चा। कुछ प्रकार की व्यवहार्यता या सिफारिश रिपोर्टों में, आपको यह समझाना होगा कि आपने विकल्पों के दायरे को उन विकल्पों तक कैसे सीमित किया जिन पर आपकी रिपोर्ट केंद्रित है। अक्सर, यह आवश्यकताओं पर चर्चा के ठीक बाद आता है। आपकी मूल आवश्यकताएँ आपके लिए विकल्पों के दायरे को अच्छी तरह सीमित कर सकती हैं। लेकिन ऐसे अन्य विचार भी हो सकते हैं जो अन्य विकल्पों को अयोग्य कर देते हैं—इन्हें भी समझाएँ।

इसके अतिरिक्त, आपको विकल्पों का संक्षिप्त विवरण भी प्रदान करने की आवश्यकता हो सकती है। इसे अगले भाग में होने वाली तुलना के साथ मत मिलाइए। इस विवरण खंड में, आप विकल्पों पर सामान्य चर्चा प्रस्तुत करते हैं ताकि पाठक उनके बारे में कुछ जान सकें। इस चरण पर चर्चा तुलनात्मक नहीं है। यह बस विकल्पों के लिए सामान्य परिचय है। टैबलेट्स के उदाहरण में, आप प्रत्येक मॉडल के बारे में कुछ संक्षिप्त, सामान्य विनिर्देश दे सकते हैं जिनकी तुलना की जाने वाली है।

बिंदु-दर-बिंदु तुलना। एक व्यवहार्यता या सिफारिश रिपोर्ट के सबसे महत्वपूर्ण भागों में से एक विकल्पों की तुलना है। ध्यान रखें कि आप यह अनुभाग इसलिए शामिल करते हैं ताकि पाठक आपकी सोच की जांच कर सकें और यदि वे चाहें तो अलग निष्कर्ष पर पहुँच सकें। इसे विकल्प-दर-विकल्प के बजाय प्रत्येक तुलनात्मक बिंदु के अनुसार संभाला जाना चाहिए।


तुलना को व्यवस्थित करने के लिए पूरे-से-पूरे और बिंदु-दर-बिंदु दृष्टिकोणों का योजनात्मक दृश्य। यदि आपका विषय बहुत असामान्य नहीं है, तो बिंदुवार पद्धति का उपयोग करें।

यदि आप टैबलेटों की तुलना कर रहे होते, तो आपके पास एक अनुभाग होता जो उन्हें लागत के आधार पर तुलना करता, एक अन्य अनुभाग होता जो बैटरी कार्यक्षमता के आधार पर उनकी तुलना करता, और इसी तरह। आप नहीं होगा एक ऐसा खंड होना चाहिए जिसमें विकल्प A के बारे में सब कुछ बताया गया हो, एक और खंड जिसमें विकल्प B के बारे में सब कुछ बताया गया हो, और इसी तरह। यह बिलकुल भी प्रभावी नहीं होगा, क्योंकि तुलना कहीं न कहीं अभी भी की जानी चाहिए—संभवतः बेचारी पाठक द्वारा। (इन दोनों तुलनात्मक दृष्टिकोणों के एक योजनात्मक चित्रण के लिए ऊपर देखें।)

बिंदु-दर-बिंदु दृष्टिकोण में, इन तुलनात्मक अनुभागों में से प्रत्येक का समापन ऐसे निष्कर्ष के साथ होना चाहिए जो स्पष्ट करे कि उस विशेष तुलना के बिंदु में कौन सा विकल्प सबसे अच्छा है। बेशक, हमेशा एक स्पष्ट विजेता बताना आसान नहीं होगा—आपको निष्कर्षों में विभिन्न प्रकार की शर्तें लागू करनी पड़ सकती हैं और विभिन्न परिस्थितियों के लिए कई अलग-अलग निष्कर्ष देने पड़ सकते हैं।

नोट: कब आप समग्र-से-समग्र दृष्टिकोण का उपयोग करेंगे? यह हो सकता है कि तुलना तर्कसंगत रूप से बिंदुओं—श्रेणियों में न टूटें। तुलना किए जा रहे विकल्पों के अलग-अलग फायदे और नुकसान हो सकते हैं जो परस्पर तुलनीय न हों। तुलना किए जा रहे दो उत्पादों में विभिन्न परंतु आंशिक रूप से समान विशेषताओं के समूह हो सकते हैं। तो आप किसे पसंद करते हैं—एक सेब या एक संतरा?


व्यक्तिगत तुलनात्मक अनुभाग। ध्यान दें कि यह अनुभाग केवल एक ही बिंदु की तुलना करता है और उसी बिंदु के बारे में स्पष्ट रूप से व्यक्त निष्कर्ष के साथ समाप्त होता है।

यदि आप एक मूल्यांकन रिपोर्ट बना रहे होते, तो जाहिर तौर पर आप विकल्पों की तुलना नहीं कर रहे होते। इसके बजाय, आप उस वस्तु/चीज़ की तुलना उन आवश्यकताओं और लोगों की उससे जुड़ी अपेक्षाओं से कर रहे होते जो उस पर लगाई गई थीं। उदाहरण के लिए, Capital Metro के पास एक साल से अधिक का मुफ्त बस परिवहन कार्यक्रम था—उस कार्यक्रम से क्या अपेक्षाएं थीं? क्या कार्यक्रम ने उन अपेक्षाओं को पूरा किया?

सारांश तालिका। व्यक्तिगत तुलनाओं के बाद, तुलना अनुभाग से निष्कर्षों का सार प्रस्तुत करने वाली एक सारांश तालिका शामिल करें। कुछ पाठक अनुच्छेदों की तुलना में तालिका में दिए गए विवरणों पर अधिक ध्यान देते हैं। इसका अर्थ यह नहीं है कि आप अनुच्छेद लिखने से छूट पा गए हैं!


सारांश तालिका। कुछ पाठक अनुच्छेदों में निहित डेटा की तुलना में तालिका में दी गई जानकारी को अधिक पसंद करते हैं।

निष्कर्ष। व्यवहार्यता (feasibility) या सिफारिश रिपोर्ट के निष्कर्ष अनुभाग का एक भाग उन निष्कर्षों का सारांश या पुनर्प्रस्तुति होता है जिन तक आप तुलना अनुभागों में पहले ही पहुँच चुके हैं। इस अनुभाग में आप व्यक्तिगत निष्कर्षों को पुनः प्रस्तुत करते हैं; उदाहरण के लिए किस मॉडल की कीमत सबसे अच्छी थी, किसकी बैटरी कार्यक्षमता सबसे बेहतर थी, और इसी तरह।

लेकिन इस अनुभाग को और आगे जाना होगा। इसे सभी विरोधाभासी निष्कर्षों को सुलझाना होगा और किसी तरह अंतिम निष्कर्ष तक पहुँचना होगा, जो बताता है कि सबसे अच्छा विकल्प कौन सा है। इस प्रकार, निष्कर्ष अनुभाग सबसे पहले सूचीबद्ध करता है प्रमुख निष्कर्ष—सरल, एकल-श्रेणी वाले। लेकिन फिर इसे बताना चाहिए गौण निष्कर्ष—वे जो विरोधाभासी प्राथमिक निष्कर्षों का संतुलन करते हैं। उदाहरण के लिए, यदि एक टैबलेट सबसे सस्ती है लेकिन उसकी बैटरी की कार्यक्षमता खराब है, और दूसरी सबसे महंगी है और उसकी बैटरी की कार्यक्षमता अच्छी है, तो आप किसे चुनेंगे, और क्यों? द्वितीयक निष्कर्ष इस दुविधा का उत्तर बताएगा।

और बेशक, निष्कर्ष अनुभाग समाप्त होता है अंतिम निष्कर्ष—जो बताता है कि कौन सा विकल्प सबसे अच्छा है।

सिफारिश या अंतिम राय। व्यावहार्यता और सिफारिश रिपोर्टों का अंतिम खंड सिफारिश बताता है। आप सोचेंगे कि यह अब तक स्पष्ट हो जाना चाहिए। आम तौर पर ऐसा ही होता है, लेकिन ध्यान रखें कि कुछ पाठक सीधे सिफारिश वाले खंड पर जा सकते हैं और आपके सारे कठिन परिश्रम को दरकिनार कर सकते हैं! इसके अलावा, कुछ ऐसे मामले होंगे जहाँ एक सर्वोत्तम विकल्प हो सकता है लेकिन आप उसे सुझाना नहीं चाहेंगे। उनके इतिहास के आरंभिक दौर में, लैपटॉप कंप्यूटर भारी और अविश्वसनीय होते थे—शायद एक मॉडल बाकी सभी से बेहतर था, पर वह भी रखने के लायक नहीं था।

अनुशंसा अनुभाग को उन सबसे महत्वपूर्ण निष्कर्षों को दोहराना चाहिए जो अनुशंसा की ओर ले जाते हैं और फिर अनुशंसा को जोर देकर बताना चाहिए। सामान्यतः, आपको विभिन्न संभावनाओं के आधार पर कई विकल्प सुझाने की आवश्यकता हो सकती है। इसे उदाहरणों में दिखाए गए अनुसार बुलेट सूचियों के माध्यम से संभाला जा सकता है।


प्राथमिक, द्वितीयक, और अंतिम निष्कर्ष। ध्यान दें कि निष्कर्ष 6 में तुलना की दो श्रेणियों को एक-दूसरे के खिलाफ तौला गया है, जिसमें अधिक विकल्प कम लागत—एक गौण निष्कर्ष पर भारी पड़ते हैं।

एक मूल्यांकन रिपोर्ट में, यह अंतिम अनुभाग अंतिम राय या निर्णय व्यक्त करेगा। यहाँ कुछ संभावनाएँ हैं:

व्यवहार्यता और सिफारिश रिपोर्टों के लिए संगठनात्मक योजनाएँ

यह इस प्रकार की रिपोर्ट के लिए दो बुनियादी संगठनात्मक योजनाओं पर चर्चा करने का एक अच्छा बिंदु है:


एक ही रिपोर्ट की उदाहरणात्मक रूपरेखाएँ। कार्यकारी दृष्टिकोण में ध्यान दें कि सभी प्रमुख तथ्य, निष्कर्ष और सिफारिशें "सर्वप्रथम" रखी जाती हैं ताकि पाठक जल्दी से उन तक पहुँच सकें। बड़ी रिपोर्टों में प्रत्येक परिशिष्ट के लिए टैब होते हैं।

सिफारिश रिपोर्टों के लिए एआई प्रॉम्प्ट

आम तौर पर अनपढ़ रह जाने वाली चेकलिस्टें कुछ संशोधनों के साथ एआई प्रॉम्प्ट्स के स्रोत के रूप में इस्तेमाल की जा सकती हैं। निम्नलिखित को कॉपी करें, उसे Google के Gemini जैसे किसी एआई सिस्टम में पेस्ट करें, और देखें कि आप क्या चूक गए होंगे।

नोट: डेटा रिपोर्टों की सामग्री, प्रारूप, शैली या इसके घटकों के सभी संदर्भ यहाँ पाए जा सकते हैं: ऑनलाइन तकनीकी लेखन पाठ्यपुस्तक.

जब आप किसी लेखन परियोजना का मूल्यांकन करने के लिए एआई का उपयोग करना चाहते हैं, तो अपना परिचय दें, एआई को बताएं कि आप कौन हैं और आप क्या चाहते हैं। एआई को मूल्यांकन करने के लिए एक संदर्भ बिंदु दें, जैसे कोई ऑनलाइन पाठ्यपुस्तक। फिर वह पोस्ट करें जो आप चाहते हैं कि एआई अपने मूल्यांकन में जांचे।

परिचय को अपनी पहचान के अनुरूप संशोधित करें।

सिफारिश रिपोर्टों के लिए एआई प्रॉम्प्ट

नमस्ते, एआई। मैं डेविड मैकमरे हूँ, ऑस्टिन कम्युनिटी कॉलेज (ऑस्टिन, टेक्सास) में एक साइबर सुरक्षा छात्र हूँ। मैं आपसे अनुरोध करता हूँ कि आप निम्नलिखित अनुशंसा रिपोर्ट का मूल्यांकन इसका उपयोग करते हुए करें। ऑनलाइन पाठ्यपुस्तक, उस अध्याय पर सिफारिशों की रिपोर्टें, और निम्नलिखित प्रश्न:

  1. हालाँकि यह चालाक और चंचल हो सकता है, क्या इस सिफारिशी रिपोर्ट का शीर्षक इसके विषयवस्तु को पर्याप्त रूप से संकेत करता है? विवरण के लिए देखें टेकडॉक शीर्षक.
  2. क्या परिचय पर्याप्त रूप से इस सिफारिशी रिपोर्ट के विषय, उद्देश्य और लक्षित पाठकवर्ग को दर्शाता है? क्या यह शामिल किए जाने वाले उप-विषयों की सूची और दायरे का संकेत (क्या शामिल नहीं है) प्रदान करता है? विस्तृत जानकारी के लिए देखें परिचय.
  3. क्या इस सिफारिश रिपोर्ट में तकनीकी पृष्ठभूमि (यदि आवश्यक हो), स्थिति की पृष्ठभूमि (यदि परिचय में शामिल नहीं है), आवश्यकताएँ, विकल्पों पर चर्चा, सारांश तालिका, निष्कर्षों की सूची, सिफारिश और सूचना स्रोतों के अनुभाग शामिल हैं?
  4. क्या निष्कर्षों की सूची में प्राथमिक निष्कर्ष, द्वितीयक निष्कर्ष और अंतिम निष्कर्ष शामिल हैं?

  5. क्या यह सिफारिश रिपोर्ट दावों और सामान्यताओं का समर्थन करने के लिए आवश्यक पर्याप्त विवरण, विशिष्टताएँ, उदाहरण—या जो कुछ भी आवश्यक हो प्रदान करती है?
  6. विषय, उद्देश्य और दर्शकों को ध्यान में रखते हुए, क्या इस सिफारिशी रिपोर्ट से कोई आवश्यक सामग्री गायब है? क्या कोई सामग्री अनावश्यक है? क्या इस सिफारिशी रिपोर्ट की कोई जानकारी तकनीकी रूप से गलत है? क्या कोई महत्वपूर्ण तकनीकी जानकारी गायब है?
  7. क्या इस अनुशंसा रिपोर्ट में कोई स्पष्ट रूप से उधार ली गई जानकारी है जो किसी भी तरह से दस्तावेजीकृत नहीं है?
  8. क्या इस सिफारिशी रिपोर्ट के मुख्य भाग में उद्धरण (जानकारी-स्रोत सूची में वस्तुओं के संदर्भ) APA, MLA, या संशोधित IEEE शैली के अनुसार स्वरूपित किए गए हैं? क्या जानकारी-स्रोत सूची में वस्तुएँ APA, MLA, या संशोधित IEEE शैली के अनुसार स्वरूपित हैं? विवरण के लिए देखें दस्तावेज़ीकरण: उधार ली गई जानकारी के स्रोत.
  9. क्या सभी तालिकाओं और गैर-सजावटी आकृतियों में एक वर्णनात्मक शीर्षक (कैप्शन) और स्रोत (यदि आवश्यक हो) शामिल हैं? विवरण के लिए देखें तालिका शीर्षक.
  10. क्या सभी तालिकाएँ और गैर-सजावटी आकृतियाँ अपने संबंधित पाठ के जितना संभव हो उतना नज़दीक रखी गई हैं?
  11. क्या संक्षेप में व्याख्यात्मक क्रॉस-संदर्भ तालिकाओं और गैर-सजावटी आकृतियों से पहले दिए जाते हैं? विस्तार के लिए देखें व्याख्यात्मक पार-संदर्भ.
  12. क्या इस सिफारिश रिपोर्ट के मुख्य भाग में शीर्षकों और उपशीर्षकों का एक मानक प्रारूप उपयोग किया गया है? विवरण के लिए देखें शीर्षक.
  13. क्या क्रमांकित ऊर्ध्वाधर सूचियाँ उन सूची आइटमों के लिए उपयोग की जाती हैं जिनका कोई निर्धारित क्रम आवश्यक है? क्या बुलेट वाली ऊर्ध्वाधर सूचियाँ उन सूची आइटमों के लिए उपयोग की जाती हैं जिनका कोई निर्धारित क्रम आवश्यक नहीं है? क्या सभी सूचियों से पहले प्रस्तावनाएँ उपयोग की जाती हैं? विस्तार के लिए देखें ऊर्ध्वाधर सूचियाँ.
  14. क्या प्रत्यक्ष उद्धरणों को श्रेय दिया गया है, और क्या उन श्रेयों में विराम-चिन्ह सही हैं? क्या सभी प्रत्यक्ष उद्धरण, सारांश तथा पैराफ्रेज़ APA, MLA, या संशोधित IEEE शैली के अनुसार सही ढंग से उद्धृत किए गए हैं? विस्तार के लिए देखें उद्धरण और श्रेय.
  15. क्या इस सिफारिश की रिपोर्ट का पाठ व्याकरण, प्रयोग और विराम चिह्न की त्रुटियों से मुक्त है? विवरण के लिए देखें सामान्य व्याकरण, प्रयोग और वर्तनी की समस्याएँ.
  16. क्या इस सिफारिश रिपोर्ट का पाठ अनावश्यक शब्दों और अन्य वाक्य शैली की त्रुटियों से मुक्त है? विवरण के लिए देखें अतिशयोक्ति और अन्य वाक्य-शैली संबंधी समस्याएँ.
  17. क्या यह सिफारिश रिपोर्ट अपने लक्षित पाठकों (जैसा कि परिचय में दर्शाया गया है) द्वारा समझी जा सकती है? विवरण के लिए देखें दर्शक विश्लेषण, और देखें तकनीकी का अनुवाद.
  18. एआई, मेरी सिफारिश रिपोर्ट के आपके मूल्यांकन को पूरा करने के लिए, 100 से 55 के बीच एक संख्यात्मक ग्रेड सौंपें।

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अनुशंसा रिपोर्टें

मैं इस अध्याय के संबंध में आपकी राय, प्रतिक्रियाएँ और आलोचना की सराहना करूँगा: आपका उत्तरडेविड मैकमरे.